Особенности учета централизованного снабжения
Одним из вариантов обеспечения материальными ценностями бюджетных организаций и филиалов крупных компаний является система централизованного снабжения. Получатель активов не занимается поиском поставщиков и переводами денежных средств. Весь комплекс работ по оформлению и реализации сделки возлагается на головную структуру.
Что такое централизованное снабжение материальными активами
В централизованном типе поставок материалов участвуют три стороны:
- Поставщик, который на платной основе обязуется передать определенное количество материальных ценностей по заранее оговоренной цене.
- Заказчик. В его роли выступает организация, у которой имеются полномочия для заключения сделок и подписания договорной документации, открыт расчетный счет в банковском учреждении.
Типовая корреспонденция по отражению операций по централизованному снабжению
ВАЖНО! Денежными расчетами связаны только два участника сделки: поставщик и заказчик товаров.
Осуществление всех этапов централизованных закупок регламентируется нормами закона от 5 апреля 2013 г. №44-ФЗ (ст. 26). Поставки могут быть реализованы в нескольких вариантах:
- грузополучатель выступает в роли подведомственного распределителя материальных активов;
- грузополучатель является конечным звеном, приходующим ценности.
ВАЖНО! Журнал операций по учету централизованного снабжения от КонсультантПлюс доступен по ссылке
В первом случае получатель материалов принимает их на баланс, проверяет комплектность и количество, распределяет между зависимыми организациями или подразделениями.
В соответствии с утвержденным планом распределения активы направляются адресатам.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Передача ценностей в пользу подведомственной организации осуществляется безвозмездно.
Суть централизованных закупок сводится к наделению отдельного государственного органа полномочиями по:
- подбору поставщиков;
- планированию расходных операций, касающихся приобретения материальных активов;
- заключению сделок;
- проведению расчетов.
Законодательство допускает выполнение заказчиком своих функций на самостоятельной основе. Задача обоснования закупок конкретного вида актива и его количества не может быть возложена на распределителя материалов. Идентификация операций по централизованным закупкам проводится по нормам п. 153 Приказа Минфина от 6 декабря 2010 г. №162н:
- закупка касается материальных активов;
- возникновение трехсторонних отношений;
- два участника сделки связаны между собой по признаку подведомственного подчинения.
Порядок снабжения
Схема реализации снабжения состоит из таких этапов:
- Подача подведомственными структурами в снабженческий орган заявок на плановый расход материалов в будущем периоде с детализацией по видам активов и обоснованием необходимости заявленного количества ценностей.
- Составление плана закупок и истребование финансирования под него головным распорядителем.
- Поиск и выбор поставщиков организацией, выполняющей роль заказчика.
- Согласование деталей сотрудничества между заказчиком и поставщиком, подписание договора поставки.
- Доставка и отгрузка товаров грузополучателю.
- Оплата распределителем суммы по договору.
КСТАТИ! Материалы могут быть получены работниками склада заказчика или на объекте грузополучателя без участия промежуточного звена.
Система документооборота требует оформлять договор, сопроводительные бланки к нему, извещения формы 0504805. Извещение составляется в двух экземплярах. Каждый новый бланк заполняемого документа формы 0504805 должен быть зарегистрирован в специальном журнале. Правила оформления закреплены в Приказе №52н от 30 марта 2015 г. Возможны два способа составления этого документа:
- Извещение формируется заказчиком. Грузополучатель на базе отраженной в форме информации производит проверку ценностей при их поступлении и заполняет свою часть бланка. Второй экземпляр со всеми заполненными реквизитами направляется заказчику для оповещения его о приходовании активов в полном объеме (или сообщает о неполной комплектации, обнаружении брака).
- Грузополучатель создает извещение и отправляет все экземпляры вышестоящей инстанции, являющейся заказчиком по договору поставки. Заказчик проверяет документы, заполняет вторую часть извещения и возвращает один из бланков получателю материалов.
Учет снабженческих операций при централизованных поставках
Раздел 6 Приказа №162н регулирует вопросы, связанные с учетом операций по централизованному снабжению. Нормативный акт рекомендует заказчикам оформлять этапы сделки такими корреспондирующими записями:
- В момент перечисления авансового платежа дебетовые обороты накапливаются на 1 206 31 560, а кредитовые могут отражаться по 1 304 05 310, 1 304 05 320, 1 304 05 340.
- В случае с прямой доставкой получателю активов без промежуточной проверки материалов заказчиком в учете показываются суммы через дебетование 1 304 04 310, 1 304 04 320, 1 304 04 340 и кредитование 1 302 31 730, 1 302 32 730, 1 302 34 730.
- При осуществлении поставщиком доставки на один из объектов заказчика для дальнейшего направления оттуда распределенной нормы по подведомственным получателям делаются записи формата:
При наличии в условиях договора пункта об обязательном возврате в адрес поставщика тары ее отправка будет отражена у заказчика в учете одним из способов:
- дебетование 1 205 74 560 – кредитование 1 304 04 340;
- по дебету записывается 1 401 20 272, а по кредиту — 1 304 04 340;
- в дебетовых оборотах участвует 1 210 02 440, 1 303 05 830, в кредитовых — 1 205 74 660.
В учетных операциях грузополучателя может быть задействован счет 22, являющийся забалансовым. На нем отражаются полученные ценности в рамках централизованного снабжения до момента получения полного комплекта документации на конкретную партию изделий. При оприходовании на объект грузополучателя материалов счет 22 дебетуется на сумму их стоимости. В момент поступления извещения счет 22 кредитуется.
ВАЖНО! До того как грузополучатель получит оформленное извещение, он может пользоваться привезенным имуществом только при условии наличия разрешения главного распорядителя.
Заказчик, ответственный за централизованные поставки активов в подведомственные организации, выбирает код КОСГУ с учетом назначения приобретаемых им материалов. Если ценности покупаются для передачи другим субъектам бюджетного процесса, сам заказчик не будет ими пользоваться, вместо отражения сумм на КОСГУ 310, 320, 340 затраты относятся на КОСГУ 241. Эта операция будет означать безвозмездную передачу имущественных объектов в пользу бюджетных учреждений. Норма закреплена Письмом Минобороны от 25 апреля 2014 г. №184/7/223.
Получатель активов показывает их по 180 КОСГУ в составе прочих доходов. Этот вариант актуален для поставок от учредителей. При перемещении активов от головного предприятия его подразделениям используются 310 КОСГУ и 340 КОСГУ (для основных средств и всех типов материальных запасов).
Заказчик в обязательном порядке должен оформлять акт по форме 0504101 при приеме-передаче активов. Дополнением к нему служит извещение. Пока этот набор документов не будет готов, все ценности будут числиться в полной стоимости на забалансовом учете (счет 22). Оба бланка составляются в двух экземплярах.
Грузополучатель в бухгалтерском учете все операции проводит при помощи таких корреспонденций:
- При отгрузке на его объектах изделий от поставщика дебетуется счет 22.
- Когда грузополучателю приходит акт и извещение со всеми заполненными реквизитами, счет 22 надо прокредитовать.
- В случаях, когда в рамках централизованного снабжения были получены объекты основных средств, в дебете прописывается 4 101 00 310, а в кредите — 4 401 10 180.
- Если были привезены материальные запасы, то запись будет формата Д 4 105 00 340 – К 4 401 10180.
Основанием для постановки имущества на баланс всегда является акт приема-передачи. Извещение используется для подтверждения получения активов от поставщика, идентификации полноты комплектации партии изделий и исключения поставки бракованной продукции.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! До окончания документального оформления операции поставки все отгруженные материальные ценности учитываются и заказчиком, и грузополучателем на забалансовых счетах.
До момента оформления акта с извещением и получения их заинтересованными участниками сделки у заказчика ценности будут числиться на забалансовом счете 05. Когда поставщик отгрузит продукцию на территории подведомственного получателя и это будет зафиксировано документально, суммы с 05 счета списываются.
Структурные подразделения, филиалы и подведомственные учреждения после заполнения и отправки извещения, возврата его второго экземпляра начинают реализовывать постановку ценностей на баланс. Для этого основанием будет выступать приходный ордер. Он оформляется по форме 0504207.
Актуальные вопросы внутреннего аудита закупочного процесса
Закупки являются одним из ключевых расходных направлений бюджета любой организации. Высокая материальность процесса влечет его значительную коррупциогенность как в государственном 2 , так и корпоративном сегменте 3 . Наличие подобных рисков обуславливает регламентацию этого процесса как на уровне нормативных актов (изданы государством и его уполномоченными органами), так и на уровне внутренних документов предприятий (политики, регламенты взаимодействия и др.).
Следует отметить, что:
Выявление существенных рисков, способных оказать воздействие на цели, деятельность или ресурсы организации является предметом деятельности внутреннего аудита (стандарт 1220.А3). При этом внутренний аудит должен оценить риски совершения мошенничества и то, как организация управляет риском мошенничества (стандарт 2120.А2).
Указанные предпосылки объясняют пристальное внимание к закупкам со стороны внутреннего аудита.
В статье представлены основные элементы закупочного процесса, ключевые риски, а также контрольные процедуры, которые позволят их снизить/ выявить.
Составляющие закупочного процесса и ключевые контрольные процедуры
Укрупненно закупки любой организации можно представить в виде следующей последовательности этапов:
планирование закупок (включая формирование требований к продукции),
подготовка к проведению закупок и их объявление,
проведение закупочных процедур и выбор поставщиков.
В зависимости от масштаба организации процедуры закупок могут быть детально формализованы на уровне политик и регламентов взаимодействия или просто сводиться к оплате на основе выставленных контрагентами счетов.
Дефекты закупочного процесса могут быть изначально заложены в его структуре (например, отсутствие контролей в наиболее проблемных/ рисковых этапах) или стать следствием ненадлежащего дизайна контрольных процедур, некачественного их выполнения, умышленных действий работников (корпоративное мошенничество).
I. Планирование закупок
Данный этап включает:
определение потребности в закупаемых товарах, работах, услугах;
оценку наличия средств для закупки;
определение требований к закупаемой продукции и поставщикам.
Можно выделить следующие ключевые риски на данном этапе:
1. Закупка в отсутствие необходимых финансовых средств.
Одним из непременных условий возможности закупки является наличие средств. Обычно проверка их наличия является одним из начальных шагов, без которых нельзя инициировать закупочную процедуру. Последствием отсутствия денег станет невозможность заключения договора, оплаты на договорных условиях, риск потери репутации у партнеров.
2. Установление необоснованных требований к закупаемой продукции.
До инициирования закупки необходимо определить, что именно нам нужно. Для этого следует определить характеристики продукции, ее технические параметры. Следствием некачественного их определения могут быть завышенные требования (установление их под «конкретного» поставщика) или недостаточные технические параметры продукции.
-
при закупке услуг по комплексной уборке помещений заказчик установил требования к мешкам для сбора мусора: они должны быть изготовлены из ПНД/ПНВ толщиной 50-60 мкм размером 500-70*600-1100 мм и быть черного, синего, зеленого или красного цвета. Данные требования были признаны неправомерными решением Московского УФАС России (дело №1-00-162/77-16 по жалобе ООО «Альфа» на действия заказчика) 4 ;
-
заказчик в документации о закупке указал конкретный товарный знак и марку офисной бумаги, необходимой ему для использования. Суд признал, что включение в документацию о закупке требований к закупаемому товару, которые свидетельствуют о его конкретном производителе, в отсутствие специфики такого товара, его использования, является ограничением конкуренции 5 .
3. Установление необоснованных/ неоднозначных требований к поставщику.
В большинстве случаев для выбора контрагента, способного качественно исполнить свои обязательства, проводится оценка его производственных мощностей, кадрового состава. Оценка поставщика также необходима для соблюдения принципа должной осмотрительности, определенного налоговым законодательством 6 . Однако на практике требования, устанавливаемые к квалификации потенциального поставщика, могут быть как недостаточными, так и избыточными.
-
при закупке были установлены требования о наличии лицензии на предоставление услуг связи. Однако требование о том, что участники закупки должны являться операторами связи, установлено не было. В итоге комиссией Московского УФАС России жалоба участника закупки, отклоненного из-за отсутствия данной лицензии, была признана обоснованной (решение от 27.12.2017 №223ФЗ-1073/17 по жалобе ООО «ТВЕРЦ» на действия заказчика 7 );
-
при закупке Модульной мобильной подстанции 2Х25 МВА 110/20(10) кВ Заказчик установил требование о наличии 2-хлетнего опыта поставки аналогичного оборудования. При этом из документации нельзя определить, что понимается под «аналогичным» оборудованием. Заказчик признан нарушившим требования Закона № 223-ФЗ (решение комиссии ФАС России от 08.10.2015 №223-ФЗ-289/15 по жалобе ООО «Юридическая фирма «Невский аукцион» на действия заказчика 8 ).
Подтверждением тезисов о существенности рисков установления необоснованных требований являются результаты исследования, проведенного Высшей школой экономики 9 в 2020 году: по итогам опроса, более 50% заказчиков придерживались стратегии определения поставщика до фактического проведения закупки (закупка формируется изначально под конкретного «победителя»).
Протестировать этап планирования закупок и характерные для него риски внутреннему аудитору помогут следующие процедуры:
проверка наличия средств для закупки в бюджете,
оценка наличия требуемых материалов/ оборудования на складе,
анализ обоснованности и достаточности требований к закупаемой продукции,
оценка обоснованности требований, предъявляемых к поставщику.
II. Подготовка к закупке и ее объявление
Данный этап закупочного процесса включает в себя:
определение цены продукции (начальной цены при проведении торгов);
инициирование процедуры (направление запросов предложений поставщикам, объявление закупки на сайте организации или на электронных торговых площадках).
Можно выделить следующие ключевые риски, присущие данному этапу:
1. Некорректность определения цены.
На практике нередко встречаются ситуации, когда начальная цена закупки определена неправильно. Как правило, она бывает завышена, в итоге мы получим завышенную стоимость закупаемой продукции (и избыточные расходы), либо «фиктивную» экономию.
Так, по оценке экспертов, привлеченных Счетной палатой Российской Федерации, при участии в торговых процедурах компаний и заказчиков, состоящих в сговоре, снижение ценового предложения победителя закупки составляет от 0 до 5 % от начальной цены контракта, при этом она завышается в диапазоне от 30 до 80%. При участии реально конкурирующих компаний среднее снижение цены в результате таких закупок составляет около 25% 10 .
По мнению Счетной палаты Российской Федерации, «необоснованное определение заказчиками начальной цены контракта генерирует значимые риски осуществления неэффективной закупки и коррупционные риски». Доля нарушений при ее определении составила 45% от суммы выявленных нарушений в сфере закупок (47 нарушений на сумму 105,7 млрд. руб.) 11 .
2. Некорректное формирование лотов.
Данный риск можно охарактеризовать двумя возможными ситуациями: искусственным «дроблением» закупок и их необоснованным укрупнением. Эти проблемы часто наблюдаются в сфере государственных закупок и являются предметом рассмотрения контрольных органов, включая Федеральную антимонопольную службу.
«Дробление» закупок – искусственное разделение одного крупного контракта/ закупки на несколько мелких 12 . Это позволяет избежать проведения конкурентных закупок или уйти из фокуса внимания к данным закупкам (ниже сумма – меньше контроль).
Необоснованное укрупнение закупок преследует иные цели. Например, включение в один лот различных по функциональным и техническим характеристикам товаров, работ и услуг. Это существенно ограничивает конкуренцию 13 .
-
в один лот были включены авиационные масла, имеющиеся в широком доступе, и масла, разрешенные к применению в вооружении, круг поставщиков которых крайне ограничен. Заказчик был привлечен к административной ответственности за ограничение конкуренции (постановление 11 Арбитражного апелляционного суда от 28.10.2019 по делу А65-16056/2019);
-
в один лот объединены проектно-изыскательские, строительно-монтажные работы и поставка оборудования. Заказчик привлечен к административной ответственности за ограничение конкуренции (определение Верховного суда Российской Федерации от 24.07.2017 №А56-82425/2016).
3. Несвоевременность инициирования закупки.
Закупка может быть инициирована как слишком рано, так и слишком поздно. И если для услуг или работ раннее заключение договора проблем, как правило, не представляет, то при закупке товаров необходимо обратить внимание на устанавливаемые сроки поставки и их соответствие графикам производства работ (прогнозу/ плану продаж). Наибольшую проблему может составить позднее инициирование закупочной процедуры, следствием чего станет невозможность своевременной поставки или производства работ.
-
срок поставки компьютерной техники – в течение 15 дней со дня обращения заказчика. Однако, согласно коммерческим предложениям поставщиков данного оборудования, возможный срок – 4 месяца. Комиссия ФАС России пришла к выводу, что срок поставки, установленный в документации об аукционе, не позволяет надлежащим образом поставить товар (решение от 10.11.2015 №К-1498/15 по жалобе ООО «Информационные системы связи и безопасности» на действия заказчика 14 ).
4. Отсутствие информирования поставщиков о проводимой закупке.
Даже в условиях крупных компаний, закупочная деятельность которых детально регламентирована и прозрачна, вопрос информирования широкого круга поставщиков о проводимых закупках является крайне актуальным. Известны факты, когда при проведении государственных закупок публикуемые на портале государственных закупок извещения в описании закупаемой продукции содержали латинские символы (имитирующие кириллицу), что не позволяло потенциальным поставщикам находить интересные им закупки 15 .
В настоящее время информирование поставщиков может осуществляться посредством электронных торговых площадок (публикации объявлений, рассылки поставщикам по видам экономической деятельности (ОКВЭД), на сайтах компании-заказчика, либо иными способами, принятыми в организации). Вместе с тем, конкуренция может быть ограничена путем некорректного установления кода закупаемой продукции (ОКПД2) 16 .
Оценить существенность рисков данного этапа можно путем проведения следующих процедур:
анализ рыночных цен на закупаемую продукцию;
анализ цен ранее заключенных договоров;
оценка соблюдения требований внутренних документов при определении цены закупки;
оценка наличия в плане закупок нескольких процедур одной номенклатуры;
анализ лота на предмет однотипности включенной в него продукции;
сравнение сроков вовлечения продукции в графиках производства и сроков заявления в закупку; сравнение планов продаж, складских остатков закупаемой номенклатуры, сроков изготовления закупаемой продукции со сроками закупок;
анализ списков поставщиков, которые проинформированы о закупке (у которых запрошены коммерческие предложения).
III. Проведение закупочных процедур
Данный этап, по сути, завершает процесс закупки. Его результатом является заключенный договор либо несостоявшаяся закупка, после чего он возвращается в исходную точку. Этап содержит следующие элементы:
оценка поставщиков на предмет соответствия требованиям квалификации,
оценка соответствия предлагаемой поставщиками продукции требованиям закупки,
итоговое ранжирование предложений контрагентов и выбор поставщика.
На данном этапе можно выделить следующие ключевые риски:
1. Некорректность оценки квалификации поставщиков.
Оценка заявок участников закупок связана с крайне высокой степенью риска мошенничества и коррупции. Именно на этом этапе принимается решение, способен ли поставщик выполнить обязательства или нет. При этом оценка квалификации может иметь довольно субъективный характер: если оценить достаточность персонала и технических ресурсов можно, то уже с определением квалификации персонала – дело сложнее. Еще тяжелее оценить опыт потенциального поставщика работ/ услуг, особенно когда представленные контрагентом документы свидетельствуют о практике выполнения «аналогичных» работ, не полностью совпадающих с предметом закупки.
Таким образом, на данном этапе возможны как ошибки, обусловленные отсутствием четких утвержденных критериев оценки, так и умышленные действия, которые приведут к «двойным» стандартам и преференциям отдельным поставщикам.
-
при оценке опыта исполнения аналогичных договоров неправомерно приняты к оценке договоры, заключенные не в соответствии с Федеральным законом № 223-ФЗ (по условиям закупки подлежали учету успешно исполненные договоры, заключенные в соответствии с Федеральным законом № 223-ФЗ). Определено, что заказчик нарушил требования закона 223-ФЗ (решение Московского областного УФАС России по делу 50/07/31434ип/20 по жалобе ИП Букалова О.А. на действия заказчика 17 );
-
при закупке было установлено требование о необходимости наличия у участников закупки сварщика 4-го разряда. При оценке квалификации персонала заказчик не учел представленные поставщиком документы о наличии сварщика требуемой квалификации (документы были представлены в составе заявки). Действия заказчика признаны нарушающими требования Федерального закона № 223-ФЗ (решение ФАС России от 19.08.2020 №223ФЗ-654/20 по жалобе ООО «Авангард ТС» на действия заказчика 18 ).
2. Некорректность оценки характеристик предлагаемой продукции.
Не менее важным элементом выбора поставщика является оценка соответствия предлагаемой им продукции требуемым характеристикам. Нередко для технической оценки требуется привлечение квалифицированных технических экспертов, имеющих специальные знания, без которых она невозможна. На данном этапе имеется широкое поле как для ошибок, так и для намеренных действий по допуску или не допуску предлагаемой продукции.
-
заказчиком необоснованно отклонена заявка участника закупки из-за несоответствия предлагаемой продукции требованиям документации. Действия заказчика признаны нарушающими требования Федерального закона № 223-ФЗ (решение ФАС России от 12.08.2020 №223ФЗ-627/20 по жалобе ООО «СД-К» на действия заказчика 19 ).
3. Необоснованность итогового ранжирования предложений участников закупок.
Завершающим этапом оценки заявок участников является сравнение всех критериев оценки в соответствии с требованиями закупки. На этом этапе играют роль и результаты оценки квалификационных требований, и технических предложений участников закупок, ведь их некорректность повлечет за собой дефекты в итоговой оценке.
Проанализировать существенность рисков данного этапа можно путем проведения процедур:
проверка документов поставщиков установленным требованиям квалификации;
оценка соответствия представленных документов формальным признакам (наличие реквизитов, печатей и др.);
сравнение установленных технических требований и параметров продукции, предложенной поставщиками;
сравнение корректности оценки ценовых предложений участников закупки.
Выше представлен краткий обзор основных рисков закупочного процесса. При их выявлении целесообразно обратить внимание на следующее:
1. Уровень регламентации закупочного процесса.
Как правило, в крупных и средних компаниях закупочный процесс регламентируется достаточно подробно на уровне политик, регламентов взаимодействия, матриц закрепления ответственности. Они формализуют не только порядок и способы осуществления закупок, но и детально описывают функции участников процесса, их права и обязанности.
Стоит обратить внимание, что подробное описание процедур закупок требуется не всегда. Так, в небольших компаниях вполне может быть достаточно матрицы взаимодействия или краткой инструкции.
Однако независимо от масштаба организации целесообразно предусматривать в регламентирующих документах следующие элементы:
проверка обоснованности потребности (в срок ли закупаем, нет ли на складе, нужно ли);
независимые контроли определения начальной цены (цена/ ее расчет должна проверяться не тем, кто ее рассчитал);
порядок отбора поставщиков (проверка должной осмотрительности, оценка способности выполнить поставщиком обязательства).
2. Оценка рисков закупочного процесса.
Риски несвоевременности закупок, поставки некачественных товаров, работ или услуг, как правило, оказывают существенное влияние на деятельность любой компании. Их оценка должна на постоянной основе осуществляться менеджментом. Внутренний аудит же, с учетом результатов своей деятельности, может подтвердить оценку существенности рисков или предложить свою оценку.
В связи с высокой коррупциогенностью сферы закупок внутреннему аудиту следует обращать внимание на риски, связанные с процессом закупок несмотря на то, что в большинстве случаев они являются частью обеспечивающих процессов.
3. Периодичность проведения контрольных мероприятий со стороны внутреннего аудита.
В условиях ограниченности ресурсов внутреннего аудита выявление проблем закупочного процесса может стать элементом разных проверочных мероприятий. Так, в рамках одних аудитов могут быть изучены вопросы планирования, в рамках других – проанализировано качество выбора контрагентов.
Это позволит протестировать существующие контроли и определить их слабые места.
Каждый из этапов закупочных процедур имеет свои характерные риски. Им присущи специфические черты, их выявление нередко требует наличия специфических знаний и опыта. Однако в условиях существенного риска мошеннических действий при закупках, внутреннему аудиту необходимо уметь их выявлять, правильно определять причины и последствия выявленных наблюдений.
1 Ассоциация «Институт внутренних аудиторов» (Ассоциация «ИВА»), зарегистрированная в 2000 г., является профессиональным объединением более чем 4000 внутренних аудиторов, внутренних контролеров и работников других контрольных подразделений российских компаний и организаций. Подробности на сайте www.iia-ru.ru
2 Отчет о результатах Мониторинга развития системы государственных и корпоративных закупок за 2019 год https://ach.gov.ru/upload/iblock/fea/fea86920fc7f4c8b39262ce74beb32d8.pdf
3 «Роль конкурентного ведомства в борьбе с коррупцией и хищениями на торгах» Артюшенко Д.В, заместитель начальника Управления по борьбе с картелями ФАС России https://fas.gov.ru/documents/561857
4 База решений и правовых актов Федеральной антимонопольной службы Российской Федерации https://br.fas.gov.ru/to/moskovskoe-ufas-rossii/1-00-162-77-16/
5 Пункт 10 Обзора судебной практики по вопросам, связанным с применением Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 16 мая 2018 г.).
6 Статья 54-1 Налогового кодекса России, постановление Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 12.10.2026 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды».
9 Доклад «Регламентированные закупки в России: как повысить стимулирующую роль расходов бюджетов и регулируемых компаний» https://conf.hse.ru/mirror/pubs/share/359455190.pdf
10 Результаты «Мониторинга развития системы государственных и корпоративных закупок в Российской Федерации за 2018 год https://ach.gov.ru/promo/goszakupki-2018/index.html
11 Отчет о результатах экспертно-аналитического мероприятия «Мониторинг развития системы государственных и корпоративных закупок в Российской Федерации за 2019 год» (стр.24) https://ach.gov.ru/upload/iblock/fea/fea86920fc7f4c8b39262ce74beb32d8.pdf
12 Например, «дроблению» закупок посвящено письмо ФАС России от 14.11.2019 №ИА/100041/19 https://fas.gov.ru/documents/686067
13 Письмо Минэкономразвития России от 28.11.2016 Д28и-3238, разъяснение Управления ФАС России по Челябинской области https://chel.fas.gov.ru/news/12095
14 СПС «Консультант Плюс».
15 «В госконтракты вкрались лукавые буквы», Гришина Т., Николаева Д., Сапожков О., газета «Коммерсантъ» № 106 от 17.06.200 https://www.kommersant.ru/doc/1188275
16 Письмо Министерства экономического развития РФ от 17.02.2016 N Д28и-344.
Положение об отделе закупок
В данном разделе приводится образец Положения об отделе закупок. Документ вводит базовые положения и определения для работы отдела.
1. Область применения
- Настоящий документ является основным внутренним документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность отдела закупок, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами компании и внешними контрагентами.
- Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением в составе компании, выполняющим функции по закупке товара у поставщиков нерезидентов и резидентов РФ.
- В своей деятельности отдел закупок руководствуется:
- целями и задачами компании;
- законодательством Российской Федерации;
- Трудовым Кодексом РФ;
- Уставом компании;
- Должностными инструкциями;
- Положением об отделе закупок.
- Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
- Изменения в Положении утверждаются генеральным директором.
- ОЗ — отдел закупок;
- ОП – отдел продаж;
- РОЗ – руководитель отдела закупок;
- МОЗ – менеджер отдела закупок;
- KPI – ключевые показатели эффективности;
- ВЭД — контракт – договор с юридическим лицом, зарегистрированным на территории иностранного государства;
- Поставщик – юридическое лицо, зарегистрированное на территории РФ или иностранного государства, осуществляющее поставки товара в адрес компании.
- Организационная структура отдела закупок построена по линейному принципу.
- Схема организационно-функциональной структуры отдела закупок:
- генеральный директор;
- коммерческий директор;
- руководитель отдела закупок;
- заместитель руководителя отдела закупок (старший менеджер ОЗ);
- менеджеры отдела закупок.
- заместитель руководителя отдела закупок (старший менеджер ОЗ);
- менеджеры отдела закупок.
- стратегическое развитие компании;
- создание, поддержание и усиление конкурентных преимуществ компании;
- поиск и начало сотрудничества с новыми поставщиками;
- работу с рисками в отношении поставщиков, логистических маршрутов, финансовых взаимоотношений;
- повышение автоматизации процессов отдела закупок;
- развитие персонала отдела закупок.
- достижение плановых значений по выручке от реализации и чистой прибыли компании;
- достижение плановых значений по оборачиваемости товара;
- выполнение KPI показателей отдела закупок;
- обеспечение правильности и своевременности документооборота;
- исполнение принятых в компании и отделе закупок регламентов работы.
- номенклатуры;
- цены;
- условий поставки;
- отсрочке по оплате.
- регулярные, т.е. не изменяемые на протяжении длительного периода времени (например, себестоимость закупленных товаров, срок поставки товаров, сроки предоставления ответов на запросы ОП и др.);
- специальные, т.е. показатели, которые могут меняться в зависимости от приоритетов периода времени и компании (например: план закупок по определённому бренду или товарной группе, специальные задачи по отдельным поставщикам, обновление информации и др.).
- прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком;
- предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.
- указать поставщика;
- определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
- указать срок поставки товаров — используется для расчета предполагаемой даты поставки;
- указать склад поставки товаров от поставщика и др.
- Закупка товаров у поставщика;
- Закупка товаров через подотчетное лицо;
- Прием товаров на комиссию;
- Закупка импортных товаров;
- Ввоз товаров из стран ЕАЭС.
- предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
- оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.
- исправление ошибок — регистрация полученного счета — фактура;
- корректировка по согласованию сторон — регистрация полученного корректировочного счета –фактуры.
- возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую необходимо перепроверить при инвентаризации;
- принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком;
- учесть изменение цен как прочий доход.
- поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления;
- поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления;
- поставка товаров из стран ЕАЭС.
- поставка товаров из стран ЕАЭС;
- регистрация заявления на оплату налогов в ФНС;
- оплата налогов на расчетный счет ФНС;
- подтверждение факта оплаты от ФНС;
- оплата поставщику.
- поддержание актуальной информации о комитентах;
- хранение, анализ и сопоставление условий работы с комитентами;
- регистрация заключенных с комитентами договоров;
- планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту;
- оформление поступления и возврата товаров и их обособленный учет;
- оформление продажи и списания комиссионных товаров;
- расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению;
- регистрация полученных от комитентов счетов- фактур.
4. Цели и задачи отдела закупок
Цель отдела закупок — построение и развитие наиболее выгодных на своем рынке партнерских отношений с поставщиками товаров и услуг, обеспечивающих:
Задачи отдела закупок:
5. Взаимодействие с контрагентами
Взаимодействие отдела закупок с контрагентами осуществляется на договорной основе.
Взаимодействие с контрагентами должно быть основано на принципах максимизации выгоды компании, которое должно достигаться путем системной работы по оценке поставщиков, регулярному взаимодействию с поставщиками, поиском дополнительных стимулов на получение лучших условий от поставщиков в части:
6. Ключевые показатели эффективности (KPI) отдела закупок
Система KPI показателей или ключевых показателей эффективности призвана создать набор метрик эффективности выполнения того или иного бизнес-процесса и отдела закупок в целом. Целевые значения показателей могут иметь количественные значения – показатели результатов и качественные – показатели процессов.
Система работы по KPI показателям призвана способствовать поступательному повышению эффективности каждого бизнес-процесса через формирование целевых показателей плана и действий направленных на выполнение показателей, которые являются маркерами развития и совершенствования того или иного бизнес-процесса.
Показатели KPI должны быть понятны сотрудникам, понятна их природа формирования. Сотрудник и компания в целом должны иметь возможность формирования отчетности по всем показателям и иметь простые алгоритмы их расчетов.
Особо важные, с точки зрения развития бизнеса, показатели KPI могут быть связаны с системой материальной и нематериальной мотивации специалистов и руководителей ОЗ, в этом случает менеджер получает заранее установленную сумму вознаграждения при выполнении того или иного показателя KPI в течение периода времени.
Период времени принимается равным 1 месяцу и/или 1 кварталу.
KPI показатели соответствуют функционалу каждого сотрудника и его должностной инструкции и могут различаться по направлениям работы отдела закупок и по сотрудникам отдела закупок.
KPI показатели могут иметь форму целевых значений, выраженных в цифрах плана (показатели результатов) или конкретных достижениях/действиях сотрудника в отношении поставщиков, брендов, товарных групп, процессов компании (показатели процессов).
KPI показатели отдела закупок могут быть двух видов:
В случае, когда KPI показатели предусматривают материальное вознаграждение сотрудника, то могут быть установлены пороговые значения выполнения показателей, так регулярные KPI показатели могут иметь порог в 80% выполнения, специальные также могут иметь порог 80%, а некоторые, связанные с исполнением определенного процесса (провести переговоры, совершить контакты и т.д.) могут иметь порог в 100%.
KPI показатели устанавливаются на период и в течение периода не изменяются.
6.1. KPI показатели по бизнес-процессам отдела закупок
В приложении №1 приведен перечень вариантов KPI показателей для основных бизнес-процессов отдела закупок. Приложении №2 содержит инструкцию о порядке взаимодействия сотрудников ОП со специалистами ОЗ в части работы с запросами поставщикам.
6.2. Количество KPI показателей отдела закупок
Количество KPI показателей для сотрудника ОЗ может быть установлено не более 3 (трех) на отчетный период равный 1 месяцу и не более 1 (одного) на отчетный период равный 3 месяцам (или 1 квартал).
6.3. KPI руководителя отдела закупок
Руководитель отдела закупок имеет аналогичный подход в постановке KPI показателей на отчетный период.
Значения KPI показателя для руководителей могут устанавливаться как сумма плановых и фактических значений непосредственных подчиненных.
Руководитель может иметь индивидуальные KPI показатели.
Сотрудники, замещающие руководителя, имеют значения KPI как сумму индивидуальных KPI и дополнительные KPI в соответствии с выполняемыми задачами.
7. Постановка планов и контроль результатов в отделе закупок
Ежемесячно с 1 по 5 число каждый сотрудник получает от непосредственного руководителя свой набор KPI показателей в виде файла через CRM систему с указанием конкретных значений планов по каждому из показателей.
Направленный сотруднику файл с набором KPI показателей считается утвержденным на очередной период, сотрудник, в свою очередь, должен убедиться в понимании стоящих перед ним задач и способов их реализации, а в случае не понимания задать уточняющие вопросы, причем сделать это необходимо в течении первой отчетной недели отчетного периода.
В течение месяца сотрудник самостоятельно и/или с помощью непосредственного руководителя отслеживает выполнение своих показателей KPI.
Еженедельно руководитель доводит до сотрудников выполнение KPI показателей в общем и по каждому в отдельности, а также осуществляется анализ план/факт по основным показателям.
Ежемесячно с 1 по 5 число нового месяца производится подсчет результатов выполнения KPI показателей по каждому сотруднику за предыдущий месяц.
Результаты оформляются файлом и высылаются сотруднику через CRM систему для ознакомления. В случае несогласия с результатами сотрудник ОЗ может обратиться за разъяснениями результатов к своему непосредственному руководителю, а в случае неполучения ответа к вышестоящему руководству.
С Положением об отделе закупок компании ознакомлен (ФИО и подпись сотрудника):
Данное положение является реальным примером, которым можно воспользоваться, адаптировав его под конкретный бизнес.
Управление закупками
В данной схеме представлены все этапы оформления закупок — начиная с момента регистрации условий закупок (цен поставщика, условий оплаты и т. д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.
Регистрация информации по поставщикам
Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т. д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения данной ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.
Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы. Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку. Также можно регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.
Условия закупок
В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.
Оформление заказов поставщикам
Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщикам — инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.
Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т. д.).
Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т. д.).
Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.
Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную. Состояние — информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т. д.).
Оформление поставок товаров от поставщика
Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом Приобретение товаров и услуг.
Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.
Зарегистрировать поступления товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.
Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад, только после оформления приходного ордера на товары.
Корректировка и возврат товаров поставщику
После оформления документов поставки может возникнуть необходимость их корректировки. Например, товары могут быть получены фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик пришлет исправленные документы с другой ценой за единицу.
В корректировке приобретения вводится информация о товарах по данным новых документов поставщика.
Для отражения операции возврата поступивших товаров предусмотрен документ — Возврат товаров поставщику, использование которого изменяет состояние расчетов с поставщиком и отражает переход прав собственности на товар. Возврат товаров от поставщика может быть оформлен на основе данных о поступлении товаров и услуг.
Закупка импортных товаров
Ведется автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения. Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, оформляется как обычная поставка.
Если поставка импортного товара не требует декларирования, то она оформляется как обычная поставка с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения. Все расходы, связанные с доставкой такого груза, оформляются как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т. д.
При варианте закупки импортных товаров, которые требуют таможенного оформления, регистрируется не только факт поставки товаров, но и факт прохождения его через таможню. При таком варианте поставки товаров поддерживается возможность отслеживать все этапы прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.
При поступлении и продаже (списании, перемещении, сборке) импортных товаров предусмотрена возможность контроля указания номеров ГТД. Таможенная декларация может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Предусмотрена также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.
Оплата таможенных расходов может производиться как перечислением аванса, так и по факту после прохождения таможни. Услуги таможне можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера.
Прием товаров на комиссию
Операция приема товаров на комиссию оформляется в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, использование которого позволяет задать размер комиссионного вознаграждения.
Порядок ведения расчетов с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны следующие варианты: по договору и по отчетам по комиссии.
Для регистрации хозяйственных операций при приеме товаров на комиссию используется тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи. Прикладное решение позволяет оформлять отчет комитенту (принципалу) о продажах, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.
Отчет комитенту формируется на основе данных о проданных или списанных товарах.
Списание комиссионных товаров фиксируется автоматически в момент оформления операций, которые не относятся к продажам: списание товаров, передача товаров на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.
2. Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
3. Организационная структура отдела закупок