Как подписать документ электронной подписью в excel

Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010 с использованием «КриптоПро Office Signature»

Для создания ЭЦП документа в Microsoft Office Word/Excel 2010 необходимо наличие плагина "КриптоПро Office Signature".

Установка продукта "КриптоПро Office Signature"

1. Установка продукта "КриптоПро Office Signature" производится на компьютер с программным обеспечением:
   • ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);
   • Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);
   • КриптоПро CSP 2.0 и выше.
2. Скачайте установочный файл:
3. Вытащите ваш ключевой носитель ruToken из usb-порта на время установки программы
4. Запустите скачанный файл, следуйте подсказкам мастера установки
5. Перезагрузите компьютер

Создание цифровой подписи

Откройте документ, который необходимо подписать

Нажмите на вкладку Файл — раздел Сведения — кнопка Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Добавление или удаление цифровой подписи для файлов Microsoft 365

В этой статье описываются цифровые подписи (также называемые цифровыми идентификаторами), их использование и способы использования цифровых подписей в следующих приложениях Microsoft 365: Word, Excel и PowerPoint.

В этой статье

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — это электронная зашифрованная печать, удостоверяющая подлинность цифровых данных, таких как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что сведения предоставлены подписавшим их создателем и не были изменены.

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи. Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. При отправке макроса или документа, подписанного цифровой подписью, также отправляется сертификат и открытый ключ. Сертификаты выпускаются центром сертификации и, аналогично водительскому удостоверению, могут быть отозваны. Как правило, сертификат действителен в течение года, по истечении которого подписывающий должен обновить имеющийся сертификат или получить новый для удостоверения своей личности.

Примечание: Дополнительные сведения об открытых и закрытых ключах см. в этой статье.

Центр сертификации. Центр сертификации похож на нотариальную контору. Он выпускает цифровые сертификаты, подтверждает их достоверность с помощью подписей, а также отслеживает сертификаты, которые истекли или были отозваны.

Совет: дополнительные сведения о получении цифрового сертификата см. в статье Получение цифрового сертификата и создание цифровой подписи.

Что гарантирует цифровая подпись?

Подлинность. Цифровая подпись подтверждает личность подписавшего.

Целостность. Цифровая подпись подтверждает, что содержимое документа не было изменено или подделано после заверения.

Неотрекаемость. Цифровая подпись подтверждает происхождение заверенного содержимого. Подписавший не может отрицать свою связь с подписанным содержимым.

Нотариальное заверение. Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint с временем, проставленным защищенным сервером меток времени, при определенных обстоятельствах равносильны нотариальному заверению.

Чтобы подтвердить все эти параметры, создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет указанным ниже требованиям.

Цифровая подпись должна быть действительной.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).

Лицо или организация, поставившая цифровую подпись (издатель), является доверенной.

Важно: Независимо от времени получения сертификата подписи и состояния его отзыва считается, что подписанные документы с действующей отметкой времени содержат действительные подписи.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается издателю компетентным центром сертификации.

Строки подписи в документах Word и Excel

Строка подписи напоминает типичный заполнитель подписи, который может отображаться в печатном документе. Однако он работает по-другому. При вставке строки подписи в файл Microsoft 365 автор может указать сведения о предполагаемом подписывшем и инструкции для подписывающего. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему лицу, это лицо видит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрошена. Подписыватель может:

выбрать изображение подписи от руки;

ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Важно: документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.

Создание строки подписи в документе Word или Excel

Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.

На вкладке Вставка в группе Текст раскройте список Строка подписи и выберите пункт Строка подписи Microsoft Office.

В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.

Предложенный подписывающий. Полное имя подписывающего лица.

Должность предложенного подписывающего. Должность подписывающего лица (если таковая имеется).

Адрес электронной почты предложенного подписывающего. Адрес электронной почты подписывающего лица (при необходимости).

Инструкции для подписывающего. Добавьте инструкции, например «Прежде чем подписывать документ, проверьте правильность содержимого».

Установите один или оба указанных ниже флажка.

Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи. Разрешение подписывающему указать цель добавления подписи.

Показывать дату подписи в строке подписи. Рядом с подписью будет отображаться ее дата.

Совет: Для добавления дополнительных строк подписи повторите эти действия.

Примечание: Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений Подписи. Чтобы завершить процесс подписывания, нажмите кнопку Просмотр подписей.

Подписание строки подписи в документе Word или Excel

При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.

Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.

Примечание: Если файл откроется в режиме защищенного просмотра, нажмите кнопку Все равно редактировать (если файл получен из надежного источника).

Выберите в меню команду Подписать.

Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.

Нажмите кнопку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать.

Если используется версия приложения на китайском (традиционное или упрощенное письмо), корейском или японском языке, появится пункт Штамп в строке подписи.

Кроме того, можно подписать строку подписи, дважды щелкнув строку подписи. Введите свое имя рядом с X. Или в области Подписи в разделе Запрошенные подписи щелкните стрелку рядом с подписью. Выберите в меню команду Подписать.

Введите свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).

Нажмите кнопку Подписать.

В нижней части документа или листа появится кнопка Подписи.

На приведенном ниже рисунке показана кнопка Подписи.

Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel

Откройте документ или лист с видимой подписью, которую необходимо удалить.

Щелкните строку подписи правой кнопкой мыши.

Нажмите кнопку Удалить подпись.

Нажмите кнопку Да.

Примечание: Чтобы удалить подпись, также можно щелкнуть стрелку рядом с подписью в области подписи. Нажмите кнопку Удалить подпись.

Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись (например, видимая строка цифровой подписи) удостоверяет подлинность, целостность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи. Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе Сведения, который отображается после открытия вкладки Файл.

Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint

Чтобы удостоверить подлинность содержимого документа, можно добавить в него невидимую цифровую подпись. В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи.

Откройте вкладку Файл.

Выберите пункт Сведения.

Нажмите кнопку Защита документа, Защита книги или Защита презентации.

Нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.

Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку ОК.

В диалоговом окне Подпись в поле Цель подписания документа укажите цель подписания документа.

Щелкните элемент Подпись.

После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка Подписи, а сам файл станет доступен только для чтения.

Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint

Откройте документ, книгу или презентацию с невидимой подписью, которую необходимо удалить.

Откройте вкладку Файл.

Щелкните элемент Сведения.

Щелкните элемент Просмотр подписей.

Произойдет возврат к представлению документа, книги или презентации, и появится панель Подписи.

Как подписать электронной подписью документы word и pdf

Для осуществления электронного документооборота необходимо, чтобы документы были подписаны электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Это обязательное условие, так как документ без подписи не может считаться юридически значимым. Рассказываем, что и в каком порядке нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.

Что потребуется

Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.

Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:

Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.

КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.

Средства электронной подписи.

В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.

Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.

Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.

Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается. Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:

на вкладке Файл перейти в разделе Сведения;

нажать кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро);

в окне Подписание нажать кнопку Изменить и выбрать личный сертификат ЭЦП;

после выбора сертификата нажать кнопку Подписать.

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.

Как с помощью ЭЦП подписать документ в формате PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.

Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.

Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:

Заходим в меню Редактирование → Установки → Подписи.

В блоке Создание и оформление нажимаем кнопку Подробнее.

В пункте Метод подписания по умолчанию выбираем КриптоПро PDF.

Чтобы подписать PDF-файл:

Откройте документ в Acrobat Reader DC

Выберите пункт Заполнить и подписать на панели инструментов справа.

Выберите пункт Сертификаты. Если его нет в списке, то необходимо добавить через настройки панели инструментов.

Нажмите Подписать.

Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП

Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.

Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.

Как создать файл электронной подписи в формате SIG

Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:

Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши (1), выбрать в меню КриптоАРМ (2), затем – Подписать (3).

Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.

Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.

В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи (4). Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр (5).

Как подписывать документы excel и xml электронной подписью

Без ЭЦП или ЭП невозможно проводить электронный оборот документов. Физическим и юридическим лицам электронная подпись позволяет взаимодействовать с официальными органами удаленно. Подписать электронные «бумаги» можно несколькими способами.

• Виды ЭЦП
• Принцип функционирования ЭП и необходимые инструменты для ее создания
• ПО для создания ЭП

Виды ЭЦП

Название, правила применения электронной подписи регулируются Федеральным законом №63. Согласно ему, существует 3 вида ЭП:

ЭП надежнее бумажной, так как ее невозможно подделать. Поэтому электронная подпись становится популярным и обязательным инструментом при составлении договоров. Например, принимать участие в госзакупках нельзя без ЭП.

Справка! Официально для электронной подписи используется аббревиатура «ЭП». В поисковиках, на сайтах используется старое название «ЭЦП», так как это облегчает поиск необходимой информации об инструменте.

Принцип функционирования ЭП и необходимые инструменты для ее создания

Усиленные ЭП создаются с помощью криптографического шифрования. Для восстановления и идентификации используются 2 ключа: закрытый на токене и открытый. Хранятся на флешке или в защищенном облачном хранилище. После получения токена следует поменять пароль. Для создания ЭП необходимы следующие инструменты:

1. Документ, подлежащий подписанию, в окончательном варианте. После создания ЭП его нельзя будет изменить.
2. Настройка компьютера. Подготовить его к установке необходимого ПО.
3. Ключ или сертификат подписи. Получают его в Удостоверяющем центре и устанавливают на компьютер.
4. Криптопровайдер для генерирования ЭП. Могут быть в виде плагинов, веб-сервисов, утилит.

ЭП действует определенный срок — обычно 1 год, по истечению которого необходимо заново получить подпись. После создания ЭП документ нельзя изменить. Если он был отредактирован после установки электронной подписи, то все изменения отслеживаются. Также можно определить личности подписантов.

Важно: токен и криптопровайдер должны пройти сертификацию в ФСБ, согласно законам РФ.

ПО для создания ЭП

Для подписания документов существуют как платное ПО, так и бесплатное. Наиболее популярны плагины КриптоПро Office Signature, КриптоАРМ, ViPNet CryptoFile. Для создания подписи в документе Excel или Word с помощью КриптоПро Office Signature проделать шаги:

• Скачать КриптоПро CSP версии выше 4.0.
• Установить программу, для этого запустить инсталлятор и выбрать тип установки «Полная».

• В конце нужно ввести ключ. Если этого не сделать, то активируется демо версия, рассчитанная на 90 дней.

• Далее развернуть документ, на который устанавливается ЭП. Нажать на нем на пункт «Файл».
• Затем — «Сведения». В появившемся меню кликнуть по строке «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)».

• Откроется вкладка «Подписание». Здесь нужно указать нужный сертификат, нажав на кнопку «Изменить».

• Появятся доступные сертификаты. Выбрать нужный.

• Возможно, что придется ввести пароль для токена, если он ранее был установлен.

• В конце должно появиться окно, оповещающее об успешном создании ЭП.

• Для проверки можно нажать на «Файл». Вверху появиться надпись «Помечен как окончательный», означающая наличие ЭП. Также можно нажать на значок внизу документа.
• Справа отобразится владелец ЭП.

После подписания документ нельзя изменять, так как любое редактирование сделает ЭЦП недействительной.

Важно! С 1 января 2019 года электронная подпись должна соответствовать ГОСТ Р 34.10-2012. Только версии 4.0 и выше поддерживают данный стандарт.

Подписать документы xml можно распространенной программой КриптоАрм. Она работает на алгоритме КриптоПро Office Signature, платная. Бесплатная версия действует 14 дней. КриптоАрм позволяет проверить папку с файлами.

При этом для каждого документа создается отдельная подпись. С помощью программы можно обратиться в удостоверяющий центр для получения или отзыва сертификата.

Если КриптоАрм не установлен, то инсталлировать его так:

• Скачать программу.
• После распаковки запустить файл TrustedDesktopBundle с правами администратора.

• Откроется первое окно установщика. Оставить все без изменений и кликнуть по кнопке «Далее».

• В окне с лицензионном соглашением кликнуть по «Начать».

• После установки согласиться с перезагрузкой компьютера.

Если в течении 14 дней не купить лицензионный ключ, то программа не сможет работать с сертификатами по истечении пробного периода. После приобретения лицензии запустить криптопровайдер. Выбрать во вкладке «Помощь» пункт «Установить лицензию»

Ввести код, полученный в письме, в соответствующую строку.

Для «внедрения» ЭЦП в xml файлы проделать несколько действий:

• Кликнуть по документу правой кнопкой мыши и выбрать «КриптоАрм», затем «Подписать».

• Откроется мастер создания ЭЦП, нажать на «Далее».

• Далее можно добавить файлы или папку, для которых нужна ЭЦП.

• Далее необходимо определиться с типом кодировки. Чаще используется DER, но некоторые организации работают и с BASE Если файлы подлежат архивированию после подписания, то отметить соответствующий пункт. Также можно отправить их по электронной почте.

• Затем настраивается ЭЦП. Указывается интегрируется подпись с файлами или создается отдельно в виде файла с расширением sig.

• В следующей вкладке необходимо добавить сертификат, полученный в удостоверяющем центре.

• В последнем окне проверяются внесенные изменения и подтверждаются нажатием кнопки «Готово». Также можно сохранить данные.

Все выбранные файлы будут подписаны. Купить ПО для внедрения ЭЦП можно в удостоверяющем центре. Специалисты помогут с установкой программы, выдадут сертификаты.