Вопрос: Сколько ключей усиленной квалифицированной электронной подписи может быть у юридического лица? (официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», декабрь 2020 г.)
Документ отсутствует в свободном доступе.
Вы можете заказать текст документа и получить его прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем системы ГАРАНТ, то Вы можете открыть этот документ прямо сейчас, или запросить его через Горячую линию в системе.
Для повышения качества информирования и удобства налогоплательщиков в Системе ГАРАНТ приведены ответы на самые актуальные вопросы, отобранные специалистами ФНС России из тысяч обращений граждан и юридических лиц, ежедневно поступающих в налоговые органы.
Теперь, прежде чем обращаться в ФНС России, налогоплательщик при помощи Системы ГАРАНТ может с высокой степенью вероятности получить ответы на часто задаваемые вопросы.
Благодаря этому экономится время, затрачиваемое на ожидание ответа, а также снижается нагрузка на сотрудников налоговых органов, которые смогут уделить больше внимания решению нетипичных вопросов.
Текст материала опубликован в разделе «Часто задаваемые вопросы» на официальном письмом ФНС России от 09 апреля 2013 г. N 12-3-06/0008.
9 вопросов и ответов об электронной подписи для бизнеса
«Контур» — экосистема продуктов для бизнеса. Ключевые направления деяельности: интернет-отчетность и онлайн-бухгалтерия, сервисы для ЭДО и работы с маркировкой, облачный товароучет и онлайн-кассы, проверка контрагентов и электронные подписи
1. Что такое электронная подпись и как ее получить?
Электронная подпись — цифровой аналог собственноручной подписи. Он нужен, чтобы совершать сделки и подтверждать подлинность документов онлайн. ЭП состоит из двух элементов: закрытого ключа, с помощью которого ее владелец подписывает бумаги, и сертификата, подтверждающего принадлежность подписи конкретному человеку.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели используют квалифицированную электронную подпись — ее сертификаты выдают сотрудникам компаний за один день в аккредитованном удостоверяющем центре за 2000–6000 рублей либо бесплатно в налоговой, если вы руководитель организации или ИП. Список удостоверяющих центров есть на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.
Для оформления квалифицированной электронной подписи понадобятся паспорт, номера СНИЛС и ИНН. Сотруднику компании нужна доверенность, которая подтверждает право выступать от имени организации.
Чтобы получить сертификат подписи впервые, подать документы нужно лично. Если у вас уже есть ЭП и ее действие заканчивается, оформить новую можно удаленно через сайт удостоверяющего центра или налоговой.
2. Какие документы можно подписать с помощью ЭП?
Согласно Федеральному закону №63-ФЗ, квалифицированной цифровой подписью можно подписывать любые документы, для которых существует электронная форма, то есть почти все. На практике бизнес использует ее для нескольких сфер:
- Отчетность в ФНС, ПФР, Росстат, ФСС и другие контролирующие органы.
- Электронный документооборот между бизнесами в b2b-области — счета-фактуры, акты, договоры.
- Электронная коммерция — например, участие в государственных закупках сейчас проходит только в цифровом виде; b2b-закупки тоже быстрее и удобнее совершать в таком формате.
- Внутрикорпоративный документооборот — кадровые документы, приказы, распоряжения.
3. Где хранить электронную подпись и какой способ самый безопасный?
Закрытый ключ электронной подписи нужно хранить так, чтобы его не могли использовать посторонние. Потому что с ним злоумышленник может подписать любой документ, и доказать, что это сделали не вы, будет сложно.
Наиболее безопасный способ хранения ключа — токен. Это защищенный паролем носитель, похожий на флешку. Если носитель похитят, получить доступ к ключу подписи все равно не получится.
В будущем электронную подпись возможно будет хранить в защищенном интернет-облаке — так владелец сможет получить доступ к ЭП с компьютера, смартфона, планшета и любого другого устройства.
Сейчас в России разрабатывают правила, по которым должна работать облачная подпись. Когда они будут утверждены государством, ЭП позволит вести дела более мобильно. Например, сейчас, если руководитель оставил свой токен в офисе и уехал в командировку, он не сможет ничего подписать — придется возвращаться. А облачная подпись будет доступна с телефона, который точно не забудешь.
4. Почему директору и всем сотрудникам компании нельзя пользоваться одной подписью?
Иметь отдельные подписи для руководителя и каждого сотрудника безопаснее. Иначе можно столкнуться с серьезными проблемами: например, бухгалтер, который использует ключ директора для сдачи отчетности, подпишет от имени организации кредитный договор в банке и выведет средства, а директор узнает об этом, только когда придет время первого платежа. Пока в компании выясняют, кто взял кредит, банк предъявляет законные требования по возврату. Если бухгалтер будет пользоваться своей подписью по доверенности на сдачу отчетности от организации и не будет иметь полномочий на подписание кредитных договоров, такой ситуации не произойдет.
Каким сотрудникам нужна отдельная подпись:
- Бухгалтеру, чтобы сдавать отчетность. Если ее ведет несколько специалистов, каждому лучше использовать свою подпись: например, один занимается НДС, другой — общей отчетностью, третий — фондами.
- Менеджерам по закупкам и отгрузкам.
- Тендерным специалистам, которые готовят документы к подаче на конкурс и торгуются. Если этими задачами занимаются разные люди, каждому нужна своя подпись.
- Кадровым специалистам, чтобы подписывать локальные нормативные акты, приказы, распоряжения.
5. Может ли один человек иметь несколько подписей?
Чтобы руководитель компании не выпустил несколько сертификатов подписей и не отдал токены сотрудникам, государство с 2022 года ограничивает количество ЭП у директора. Глава организации может получить единственный сертификат, который нельзя скопировать. При выпуске нового сертификата подписи старый перестает действовать.
На сотрудников и их сертификаты электронной подписи такие ограничения не распространяются — они могут получить несколько сертификатов для разных задач или устройств.
6. Как компании быстро выпустить электронные подписи для всех сотрудников?
Есть два способа:
1. Каждый сотрудник сам обращается в удостоверяющий центр или налоговую, предоставляет доверенность от компании и получает сертификат.
2. Если у компании большой штат, она заключает партнерский договор с удостоверяющим центром. Тогда сотрудники приходят за сертификатом не в центр, а в свою организацию к ответственному лицу. Этим способом пользуются компании, которые массово переходят на электронный документооборот.
7. Если сотрудник получил электронную подпись в одной компании, сможет ли он использовать ее на другом месте работы?
Обычно в компании используют сертификаты, в которых указаны ее реквизиты и данные сотрудника. При смене должности или увольнении организация сообщает об этом в удостоверяющий центр, и такая подпись перестает действовать.
В 2023 году начнут действовать поправки, внесенные в Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники должны будут использовать сертификат физического лица — в нем указаны только личные сведения без места работы. Это удобно, потому что полномочия, должности и компании меняются, а физическое лицо остается тем же. Но тогда только сертификата недостаточно. Чтобы налоговая узнала, что вы представляете конкретную организацию и действуете от ее имени, понадобится электронная доверенность от руководства компании.
8. Можно ли посмотреть все документы, подписанные определенной ЭП?
Общей базы не существует, так как при подписании нет обязанности где-то регистрировать документ. Часто организации контролируют этот процесс — например, приглашают сотрудников в общую информационную систему электронного документооборота, через которую отслеживают все действия.
Но ничто не мешает сотруднику, как уже упоминалось выше, например, взять токен директора, подписать кредитный договор и отправить его по электронной почте в банк. Директор может никогда об этом не узнать. Согласно статье 10 Федерального закона «Об электронной подписи», владелец обязан следить, чтобы ЭП не использовали без его согласия. Но наказание для того, кто применил чужую подпись, не прописано.
9. Можно ли использовать российскую подпись для сделок с иностранными компаниями?
Если в России иностранная компания действует по российским законам, можно заключить соглашение, по которому подпись будет действительна. Когда во время сделки одна сторона в России, а другая за рубежом, нужны более сложные правовые конструкции.
Наше законодательство об электронной подписи содержит общие принципы с европейским, американским, китайским, но признание сертификата от другого государства — предмет межправительственных соглашений. Например, если Россия и Китай договорятся о том, что они признают между собой определенные электронные подписи, в РФ можно будет проверять и признавать документы, подписанные на территории КНР.
Пока соглашений о трансграничном ЭДО нет, но ведется активная работа по их созданию в рамках Евразийского экономического союза — с Беларусью, Азербайджаном и Киргизией: действует правовая база, но пока не на уровне правительства, а на уровне Евразийской экономической комиссии.
10 вопросов про новую электронную подпись
Новые правила получения электронной подписи вызывают у предпринимателей массу вопросов. Можно ли получить бесплатную подпись для директора в ФНС уже сейчас, не дожидаясь 1 января 2022 года? Как работать в переходный период? Что такое машиночитаемая доверенность? На эти и многие другие вопросы отвечает эксперт компании Такском в области применения электронной подписи Дмитрий Ананьин.
Руководитель получил бесплатную подпись в ФНС и потерял её. Он сможет бесплатно получить повторную подпись или ему придётся её оплачивать?
В этом случае первая подпись будет отозвана, и руководитель сможет бесплатно получить новую подпись в ФНС.
Как будет оформляться электронная доверенность на сотрудника? Нужна ли электронная подпись руководителя, чтобы оформить такую доверенность?
Доверенность будет создаваться через сервисы операторов ЭДО или аккредитованных удостоверяющих центров. Доверенность заверяется электронной подписью руководителя.
Может ли руководитель иметь несколько ЭП, и отдать одну, например, бухгалтеру?
Нет, подпись в ФНС выдаётся в единственном экземпляре. И её нельзя передавать другим лицам.
Я руковожу несколькими юридическими лицами. Когда я получу подпись, я смогу её использовать для подписания документов сразу в нескольких организациях?
Нет, на каждое юридическое лицо выдаётся отдельная электронная подпись, даже если у этих организаций один руководитель.
Можно ли скопировать в учётную систему ЭЦП директора и оттуда пользоваться ею без токена?
Нет, копирование ключа технически ограничено.
В ФНС уже можно получить электронную подпись на руководителя ИП?
Да, получить электронную подпись индивидуального предпринимателя в ФНС можно с 1 июля.
Наш сертификат для сдачи отчётности заканчивается в октябре 2021 года. Новый сертификат нужно получать уже в ФНС или в Такском?
До 1 января 2022 года вы можете получать сертификат электронной подписи на генерального директора как в ФНС, так и в удостоверяющем центре Такском.
Подпись, выданная ФНС может использоваться только для сдачи отчётности? С ЭДО, таможней, Центробанком можно будет работать с простой электронной подписью?
Подпись УЦ ФНС должна будет приниматься во всех информационных системах без ограничений, но как получится по факту – увидим на практике, так как не все готовы принимать сертификаты без oid.
У меня как у физлица есть электронная подпись для Госуслуг, могу ли я с этой подписью и электронной доверенностью от организации отправлять отчётность с 01.01.2022?
Да, вы сможете после 1 января пользоваться своей личной подписью, выступая от имени юридического лица, выписавшего доверенность.
Будут ли в сертификате физического лица указаны реквизиты организации или его должность?
Нет, электронная подпись физлица не содержит реквизитов организации. Эта информация будет в электронной доверенности.
Напомним, что 18 мая 2021 года Удостоверяющий центр Такском в соответствии с решением Правительственной комиссии первым в России получил аккредитацию согласно новым требованиям закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. И продолжает оформлять электронные подписи юрлицам, индивидуальным предпринимателям и физлицам.
Горячие вопросы про электронную подпись
Катя Дегтяренко
- Общие вопросы
- Вопросы при эмиграции
- Коротко
Когда мы пишем «получить электронную подпись», то упрощаем термины. Предприниматели получают «сертификат», а уже с помощью него ставят электронные подписи на документы. В статье мы используем термины «электронная подпись», «квалифицированная электронная подпись (КЭП)» и «сертификат», но подразумеваем одно и то же.
Общие вопросы
Можно ли получить электронную подпись в Эльбе?
Да, пользователи Эльбы могут получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) физлица или подпись ФНС на ИП или руководителя организации при оплате любого тарифа. Если вы раньше уже получили подпись ФНС в налоговой — её можно загрузить в Эльбу. Для этого перейдите в раздел Реквизиты → Для отчётности → Электронная подпись и загрузите электронную подпись.
Будет ли работать электронная подпись физлица, которой я подписываю документы в Эльбе, в 2023 году?
Если в 2023 году не будет изменений в законе, то КЭП физлица продолжит работать. Но мы рекомендуем при первой же возможности получить электронную подпись ФНС на ИП.
А вот КЭП руководителя, которые получали не в ФНС, а в аккредитованном УЦ (например, Контуре), перестанут работать до 1 сентября 2023 года. До этого момента все ИП и руководители ООО должны получить электронную подпись ФНС. Это можно сделать через Эльбу.
Нужна ли старая электронная подпись для просмотра отправленных отчётов в Эльбе?
Нет, если вы уже хотя бы раз заходили в сданный отчёт. В этом случае, даже если подпись потеряется (но лучше бы не терялась!), данные будут доступны. Об отчётах, в которые стоит зайти подскажет счётчик в разделе Отчётность. Если его нет — значит вы уже открывали и можно не беспокоиться:)
Сколько КЭП можно записать на один токен? Можно ли записать на токен ЭП разных ООО?
Токен — это специальный носитель для записи КЭП, внешне токен похож на флешку. Но в отличие от флешки, токен предназначен именно для защиты информации — в нём могут быть зашиты средства криптозащиты и установлен пароль.
На токен можно записать несколько сертификатов, обычно не больше 15 — это техническое ограничение самого носителя. Важно: записать на один токен подписи нескольких директоров разных ООО или ИП нельзя. Но можно записать разные подписи одного владельца — если он руководит разными юрлицами, это ограничение не работает.
Иван — директор магазина автозапчастей ООО «Детальный ответ». В этом году он решил дополнительно открыть ИП для автомастерской. Электронные подписи на ООО и ИП он может хранить на одном токене.
Но если жена Ивана тоже решит стать ИП — ей придётся купить свой токен.
Можно ли ИП получить несколько КЭП одновременно?
УЦ ФНС одновременно не может выдавать более одного сертификата на компанию. Но ИП вправе получить на себя вторую подпись — как на физлицо, например, в Контуре. Стоит помнить, что с подписью физлица работают не все системы, отправить отчётность за сотрудников с ней тоже не получится.
Однако если предприниматель планирует переезжать за границу, он может подстраховаться и получить один сертификат руководителя ФНС, а второй на физлицо в Эльбе.
Вопросы при эмиграции
ИП планирует уехать из России, может ли он оставить КЭП другу или родственнику?
Основной закон 63-ФЗ бескомпромиссно говорит, что так делать нельзя — это будет считаться компрометацией ключа. Риски понятны: с чужой ЭП злоумышленники могут наделать много бед, а самому владельцу подписи будет непросто доказать свою непричастность.
Теоретически ИП может оставить КЭП другому человеку, но мы не рекомендуем так делать из-за потенциальных рисков.
Предприниматель уехал из России, но оформил нотариальную доверенность на родственника. Может ли родственник получить электронную подпись на предпринимателя?
Нет, представитель ИП или директора ООО с генеральной доверенностью не может получить электронную подпись вместо самого предпринимателя. Будущий владелец подписи ФНС должен приехать лично — для идентификации (согласно Порядку УЦ ФНС).
Можно ли продлить КЭП ФНС, находясь за границей?
Продлить электронную подпись ФНС можно удалённо, через личный кабинет налогоплательщика (ИП или юрлица). Но здесь есть нюансы: предыдущий сертификат еще должен действовать, а в выписках ЕГРЮЛ и ЕГРИП не должно быть никаких изменений. Если ИП сменит фамилию, то даже с ещё работающим сертификатом, удалённо получить новый не выйдет. Придётся ехать в ФНС или к её доверенному лицу.
ИП уехал из России, но оформил нотариальную доверенность на сотрудника с собственной КЭП. Может ли такой сотрудник сдать отчётность за предпринимателя?
К сожалению, пока что отправить отчёты по доверенности в Эльбе нельзя. Но это можно сделать, например, через Контур.Экстерн. Для этого сотрудник ИП должен приобрести сервис, как обслуживающая бухгалтерия.
До 1 сентября 2023 года есть два варианта отправки отчётности сотрудниками ИП по доверенности:
- с КЭП физлица и бумажной нотариальной доверенностью от лица ИП, которую надо отнести в ИФНС до отправки отчётности;
- с КЭП физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД), подписанной КЭП ИП, полученной в ФНС или у её доверенного лица.
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно
Как закрыть ИП удаленно, если нет действующей электронной подписи?
ИП можно закрыть и без действующего сертификата — с помощью приложения Госключ, доверенности на другого человека или по почте. Об этих вариантах мы писали в статье.
Коротко
- Чтобы работать в Эльбе, директор ООО или ИП с сотрудниками должны получить электронную подпись ФНС. ИП без сотрудников пока может работать в Эльбе с ЭП ФНС или ЭП физлица.
- КЭП на руководителя можно получить в ФНС или прямо в Эльбе.
- Передавать свою электронную подпись кому-то — небезопасно.
- Закрыть ИП из-за границы можно и без действующей ЭП.
Статья актуальна на 03.11.2022
Как ИП избавиться от рутины: подборка статей
Как ИП и компаниям работать с машиночитаемыми доверенностями
Как изменится НДФЛ для нерезидентов с 2024 года
Рассылка для бизнеса
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур