Банковское досье клиента для налоговой что это

Банки обязаны выдавать налоговой досье на клиента

В соответствии с п. 2.1 ст. 86 НК РФ по мотивированному запросу налогового органа банки обязаны выдавать ему документы и информацию из досье клиентов, в т. ч.:

• копии паспортов лиц, имеющих право на получение денег со счета клиента (распоряжение ими);
• копии доверенностей на такое получение (распоряжение);
• копии документов по открытию (ведению, закрытию) счета;
• карточки с образцами подписей и оттиска печати;
• информацию о бенефициарных владельцах, выгодоприобретателях и представителях клиента.

Это положение введено в НК РФ законом от 17.02.2021 № 6-ФЗ и действует с 17.03.2021.

Теперь ФНС внесла соответствующие корректировки в Порядок представления в банки (операторам по переводу денежных средств) документов, используемых налоговыми органами, и представления банками (операторами по переводу денежных средств) информации по запросам налоговых органов в электронном виде по ТКС (приказ ФНС от 17.09.2021 № ЕД-7-2/817@). Новая редакция указанного НПА вступает в силу 21.04.2022. Но и до этой даты контролеры могут запрашивать и получать эти документы — в соответствии с полномочиями и в порядке, предусмотренном пп. 1, 2 ст. 93.1 НК РФ (см. письмо ФНС от 01.07.2021 № СД-4-2/9296@).

Для чего налоговики запрашивают и как используют эту информацию, какие еще сведения о клиентах раскрывают банки налоговикам, рассказывают эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и сможете посмотреть разъяснения бесплатно.

Запрос каких сведений у банка — злоупотребление налоговой, см. здесь.

Банковское досье клиента для налоговой что это

Глава 7. Юридическое дело

7.1. Юридическое дело должно быть сформировано банком на бумажном носителе и (или) в электронном виде по каждому счету клиента.

Одно юридическое дело может формироваться по нескольким счетам клиента. Случаи и порядок формирования одного юридического дела по нескольким счетам клиента определяются банковскими правилами.

По совместному счету должны формироваться юридические дела по каждому клиенту, либо в случаях и порядке, предусмотренных банковскими правилами, формируется одно юридическое дело по всем клиентам — владельцам совместного счета.

Юридическому делу клиента может быть присвоен порядковый номер в соответствии с банковскими правилами.

В случае если лицо, обратившееся в банк для открытия счета, является представителем нескольких клиентов, банк вправе поместить копии документов, удостоверяющих личность представителя (либо сведения об их реквизитах), а также документы, подтверждающие наличие у представителя соответствующих полномочий (либо сведения о них), в юридическое дело одного из клиентов, в чьих интересах действует представитель. При этом юридические дела иных клиентов должны содержать информацию, указывающую на юридическое дело, в которое помещены документы (сведения) о представителе этих клиентов. Порядок формирования юридических дел клиентов, по поручению и от имени которых действует один представитель, должен быть определен банковскими правилами.

7.2. В юридическое дело помещаются:

документы и сведения, полученные банком при открытии счета, а также документы и сведения, полученные в случае изменения документов и сведений, полученных банком при открытии счета;

договор (договоры) банковского счета, вклада (депозита), изменения и дополнения к указанному договору (указанным договорам), другие договоры, определяющие отношения между банком и клиентом по открытию, ведению и закрытию счета;

документы, касающиеся направления банком сообщений об открытии (закрытии) счета, об изменении реквизитов счета в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

переписка банка с клиентом по вопросам открытия, ведения и закрытия счета;

утратившие силу карточки;

иные документы, касающиеся отношений между клиентом и банком по вопросам открытия, ведения и закрытия счета.

Не требуется помещать в юридическое дело условия договора банковского счета, вклада (депозита), которые определены банком в стандартной форме и размещены на сайте банка в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» либо доступ к которым предоставлен клиентам на постоянной основе иным способом.

Представленные и используемые при обслуживании клиентов карточки подлежат хранению в месте, определяемом банком самостоятельно.

7.3. При изъятии (выемке) документа (его копии), осуществляемом в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, на основании решения (постановления) государственного органа, в юридическое дело должны быть помещены документы (копии документов), полученные банком при изъятии (выемке) документа (его копии).

В случае составления одного документа при изъятии (выемке) документов из нескольких юридических дел в одно из юридических дел должен быть помещен документ (его копия), полученный банком при изъятии (выемке) документов, в другие юридические дела — заверенные банком копии указанного документа.

При изъятии (выемке) из юридического дела документа (его копии) банк обязан принять все необходимые и возможные в сложившихся обстоятельствах меры для помещения в юридическое дело копии изымаемого документа, заверенной в порядке, определенном банковскими правилами.

7.4. Банк обязан исключить несанкционированный доступ к юридическим делам клиентов при их хранении.

7.5. В случае прекращения обслуживания клиента в одном подразделении банка и перевода его на обслуживание в другое подразделение банка юридическое дело может быть передано из одного подразделения банка в другое в порядке, установленном банковскими правилами.

7.6. Юридические дела должны храниться банком в течение всего срока действия договора банковского счета, вклада (депозита), а после прекращения отношений с клиентом — в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации для хранения документов, помещенных в юридическое дело.

Раскрытие банковской тайны в угоду фискальным интересам государства

Если не хочешь, чтобы враг узнал твою тайну,
не открывай её даже другу.

Всевозможные схемы уклонения от уплаты налогов и попытки незаконного возмещения НДС из бюджета находятся под постоянным пристальным вниманием налоговой службы. При появлении подозрений в недобросовестности, налоговики в обязательном порядке проводят так называемые «встречные проверки» всех контрагентов организации, попавшей в поле интереса фискалов. При проверке они, как правило, запрашивают информацию о хозяйственной деятельности контрагента, месте нахождения его офисов и складов, наличии персонала в штате, уровне заработной платы, наличии основных средств и иные сведения.

Кроме того, при сборе доказательной базы о получении налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды от взаимоотношений с фирмами-однодневками, наметилась тенденция все более активного обращения налоговиков за информацией в банки. Кредитные учреждения регулярно получают требования от налоговых органов о предоставлении следующих документов и сведений о своем клиенте:

• договор банковского счета;
• карточка с образцами подписей и оттиска печати;
• банковское досье клиента;
• сведения об использовании технологии «Клиент-Банк»;
• сведения об IP -адресах, с которых клиентом осуществлялся доступ к системе «Клиент-Банк», а также сведения о MAC -адресах (идентификационные номера сетевых карт компьютеров), которым были сопоставлены IP -адреса;
• документы, содержащие сведения о месте установки автоматизированного рабочего места «Клиент», администраторах системы, контактные телефоны, ФИО лиц, получивших доступ к системе «Клиент-Банк»;
• соглашение об использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП), а также полный код ЭЦП должностных лиц организации;
• акты приема-передачи ключей, сертификатов ключей, программных средств;
• доверенности лиц (сотрудников, курьеров и иных лиц), обращавшихся в банк от имени организации.

Насколько законны и обоснованы подобные запросы налоговиков? Не нарушают ли они охраняемую законом банковскую тайну?

Гражданский кодекс РФ гарантирует клиентам банка соблюдение тайны банковского счета и вклада, операций по счету и иных сведений о юридических и физических лицах. Однако, в силу прямого указания законодательства, некоторой информацией кредитные организации все же обязаны делиться. Так, например, согласно пункту 15 статьи 7 Закона РФ от 21.03.1991 г. № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации», налоговые органы вправе получать доступ к информации, составляющей банковскую тайну в пределах, необходимых для осуществления налогового контроля.

Кроме того, статья 86 Налогового кодекса РФ налагает на банки ряд обязанностей, среди которых:

• уведомление налогового органа об открытии или закрытии счета организацией или индивидуальным предпринимателем, а также об изменении реквизитов счета;
• выдача по запросу налогового органа справок о наличии счетов, выписок по операциям на счетах и сведений об остатке денежных средств на них.

Перечень документов, которые могут затребовать налоговики, носит закрытый характер. Ограничены и поводы для направления подобных запросов в банки: проведение у клиента кредитной организации мероприятий налогового контроля, а также вынесение решений о взыскании налога, приостановлении операций по счетам или об отмене приостановления операций по счетам.

Впрочем, у проверяющих есть и еще один «ключик» к банковской тайне, а именно – статья 93.1 Налогового кодекса. Как указали специалисты Минфина в своем письме от 19 мая 2010 г. № 03-02-07/1-243, согласно пунктам 1 и 2 статьи 93.1 НК РФ налоговики вправе запросить любой документ, касающийся деятельности проверяемого налогоплательщика.

Зачем налоговикам IP ?

Как правило, интересуясь информацией об IP -адресах, сведениями из банковской карточки и документами из персонального дела клиента, налоговики направляют в банк требование о предоставлении документов (информации) именно в порядке, предусмотренном статьей 93.1 НК РФ. Формально нарушений в порядке обращения нет, так как банк, с которым у организации заключен договор банковского счета – такой же контрагент организации, как ее поставщики или покупатели.

Причина повышенного интереса налоговиков к вышеперечисленным сведениям, а особенно IP-адресам очевидна – информация о том, что управление банковскими счетами «однодневок» происходило с IP проверяемого налогоплательщика равносильна тому, что управление такими счетами осуществлялось этим же налогоплательщиком. Как показывает арбитражная практика, совпадение IP-адреса компании и ее контрагента в суде объяснить сложно и это становится 100-процентным аргументом в пользу налогового органа.

В 2011 г. судьи сходились во мнении, что, к примеру, отправка платежных поручений проверяемой компании и ее поставщика с одного IP-адреса свидетельствует о подконтрольности всех денежных потоков самому налогоплательщику (Постановления ФАС Московского округа от 05.03.2011 № КА-А40/140-11-2 и от 28.11.2011 по делу № А40-40756/11-20-176). В 2012 г. мнение судов не изменилось (см. Постановление ФАС Уральского округа от 13.04.2012 № Ф09-2808/12).

Конечно, можно привести аргумент, что IP-адреса совпадали потому, что офисы контрагентов находятся рядом, и партнеры могли самостоятельно подключаться к сети Wi-Fi налогоплательщика и управлять с него своими расчетными счетами. Однако такие аргументы вряд ли найдут поддержку у судей.

В настоящее время налоговики стараются избежать подобных споров и по возможности получают необходимую информацию, обращаясь в правоохранительные органы.

Технология выявления реального адреса по IP весьма проста. Определить привязку IP -адреса можно на общедоступных интернет-ресурсах. Далее направляется запрос провайдеру, который в большинстве случаев направляет официальное подтверждение привязки того или иного IP-адреса к адресу почтовому. С динамическими IP-адресами или с доступом в интернет с мобильных устройств путь к получению информации о реальном адресе чуть более сложен. Для этого проверяющим лишь необходимо узнать в банке точное время входа пользователя в «Клиент-Банк» или время осуществления платежа с точностью до секунды.

То, что банки обладают такой информацией, нет никаких сомнений. Однако на законодательном уровне за банками не закреплена обязанность по фиксированию, обобщению и хранению в течение определенного периода времени базы данных IP -адресов. Центральный Банк РФ с подачи МВД в свое время выступал с инициативой принятия соответствующих поправок в законодательство, однако пока такая мера не введена.

Предоставьте информацию! Оценивать её относимость – не ваше право.

На практике часто встречаются ситуации, когда налоговые органы, прикрываясь статьей 93.1 или 86 НК РФ, просят банк предоставить сведения, касающиеся деятельности одной организации (клиента банка) в связи с проведением мероприятий налогового контроля (например, выездной налоговой проверки) в отношении другой организации, которая клиентом банка не является.

Очевидно, что мероприятия налогового контроля проводятся в отношении лица, которое к банку не имеет никакого отношения. При этом контрольные мероприятия у клиента банка не проводятся. Если банк откажет налоговой в предоставлении сведений, то он рискует (хотя это весьма спорно) быть привлеченным к ответственности по пункту 1 статьи 135.1 НК РФ в виде штрафа в размере 20 тыс. руб. Если же банк предоставит такие сведения, то он рискует нарушить положения статьи 857 ГК РФ о гарантировании клиенту банка сохранения банковской тайны. Это может повлечь взыскание с банка понесенных клиентом убытков.

Статья 135.1 НК РФ устанавливает ответственность банка за непредставление им справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган в порядке пункта 2 статьи 86 НК РФ. Это следует из прямого указания, содержащегося в данной норме. Таким образом, к ответственности по вышеназванной статье Налогового кодекса банк может быть привлечен только в случае непредставления им в налоговый орган справок (выписок) по операциям и счетам клиентов банка по мотивированному запросу налогового органа, оформленному согласно статье 86 НК РФ при проведении мероприятий налогового контроля в отношении этих организаций — клиентов банка.

Если выяснится, что налоговый орган проводит выездную налоговую проверку в отношении одного хозяйствующего субъекта, а запрашивает информацию (именно в порядке пункта 2 статьи 86 НК РФ) в отношении другого хозяйствующего субъекта, то банк не может быть привлечен к ответственности по статье 135.1 НК РФ (Определения ВАС РФ от 18.09.2008 № 10846/08 по делу № А40-48954/07-35-297, и от 17.09.2008 № 10407/08 по делу № А40-48878/07-111-238).

Если же документы у банка истребуются на основании статьи 93.1 НК РФ, тогда инспекторы опять же могут затребовать только сведения, касающиеся непосредственно того клиента кредитной организации, у которого проводится проверка. Это напрямую следует из пункта 1 данной статьи. Однако Федеральная налоговая служба в своем письме от 18 ноября 2011 года № АС-4-2/19341 высказывает позицию, согласно которой пункт 2 статьи 86 НК РФ при запросе сведений у банка не ограничивает налоговиков в истребовании документов у иных лиц, не являющихся проверяемым налогоплательщиком. То есть проведение проверки в отношении одной организации и запрос сведений о другой, равносильно тому, что и в отношении второй организации также проводятся мероприятия налогового контроля. ФНС поясняет, что при таких обстоятельствах налоговые органы, осуществляющие мероприятия налогового контроля в отношении как самого налогоплательщика, так и иных лиц, вправе, руководствуясь пунктом 2 статьи 86 НК РФ, направить запрос в банк в рамках статьи 93.1 кодекса.

Арбитражная практика по этому вопросу идет вразрез с официальным мнением налоговой службы. Примером тому является постановление Президиума ВАС РФ от 18 октября 2011 г. № 5355/11. Судьи ВАС признали, что при отсутствии в запросе сведений о наличии связи между проверяемой организацией и клиентом банка привлечение банка к ответственности за непредоставление документов незаконно.

В другом Постановлении ВАС от 23 июля 2009 г. № 1681/09 судьи также заняли сторону банка, однако поводом для отказа в привлечении к ответственности послужил тот факт, что в качестве мотива направления запроса в банк налоговики указали фактическое отсутствие общества по адресу регистрации. После этого специалисты ФНС, в уже упомянутом письме от 18 ноября 2011 года № АС-4-2/19341 проинструктировали своих коллег, чтобы те формулировали свои запросы правильно и указывали именно то лицо, информация по которому им необходима, и в связи с какими контрольными мероприятиями. Если же проверяющие будут оформлять запросы подобным образом, то останется надеяться, что судебная практика выработает позицию, согласно которой истребование документов у контрагента не является самостоятельным мероприятием контроля и не может служить основанием для истребования документов у банка.

Понятие банковской тайны размывается.

В ряде стран за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих банковскую тайну, предусмотрена уголовная ответственность.

И на это «святое» в финансовом мире понятие покусились европейцы. «Банковская тайна устарела», — заявил министр финансов Франции Пьер Московичи. Из-за излишней закрытости счетов для налоговых органов страны ЕС недополучают триллион евро бюджетных поступлений, сказал он. Создание общеевропейской системы поддержали практически все ведущие страны Евросоюза. Особняком пока держатся только австрийские власти, считая, что государство не должно «лезть в дела частных вкладчиков» 1 .

Кроме того Минфином также было выпущено еще одно интересное письмо с формулировкой «довести до сведения кредитных организаций» — письмо от 19.09.2011 № 03-08-07/1. В нем сказано, что согласно соответствующим положениям конвенций об избежании двойного налогообложения между Россией и Германией, а также между Россией и Чехией, ФНС России имеет право запрашивать у банков информацию в отношении физических лиц, предоставление которой предусмотрено статьей 86 НК РФ в отношении организаций и индивидуальных предпринимателей, для последующего направления ее, соответственно, чешскому или германскому компетентному органу. Однако формулировки этих международных соглашений, на которые имеется ссылка в вышеупомянутом письме, не позволяют однозначно установить наличие обязанности банка по раскрытию соответствующей информации по запросу налогового органа. При таком подходе Минфина понятие «банковская тайна», сформулированное в статье 857 ГК РФ, фактически корректируется международными налоговыми соглашениями.

Остается лишь констатировать, что понятие банковской тайны постепенно размывается, а приоритет отдается фискальным интересам государства, а не конфиденциальности банковских операций бизнеса и граждан.

Создаем электронный архив кредитных досье (часть 1)

Е сли вы начинали работу в архиве с «нуля», то вам приходилось переносить, передвигать и расставлять по местам горы документов, при этом глотать и глотать тонны пыли. Что говорить, систематизация архивных дел требует не только логического мышления, но и физической подготовки.

Как хорошо после таких трудов мечтать: работаешь в архивохранилище, в котором нет ни пыли, ни куч неразобраных бумаг, только ровные «ряды», «коробки» и «папки» систематизированных документов. Протянул руку и сразу взял нужный документ. Бывают ли такие архивы? Конечно! Таким архивом можно считать электронное хранилище данных.

Термин «хранение документов» чаще всего применяется на двух основных этапах жизненного цикла документов: на стадии делопроизводства и на стадии архивного хранения. Если мы говорим об архивном хранении, то всегда подразумеваем именно хранение документов, завершенных в делопроизводстве, при котором в архив сдаются дела, завершенные в делопроизводстве, оформленные в соответствии с правилами работы архивов. И, что особенно важно, внутреннее содержание таких дел является постоянной величиной, переменной величиной в этом случае будет состав дел архивного фонда.

Сегодня термин «архив» применяют и к электронному хранилищу данных, и к хранению документов на бумажном носителе в текущем делопроизводстве, особенно если количество хранимых документов зашкаливает за тысячи и хранятся они в отдельном специально оборудованном помещении – хранилище.

В настоящей статье термин «архив» мы будем использовать именно в этом значении, применяя его к текущему архиву розничных досье. Мы подробно рассмотрим вопрос трансформации комплекса документов на бумажном носителе (текущего архива розничных досье) в электронный архив.

Понятие кредитного досье и состав входящих в него документов

Текущий архив розничных досье формируется из досье (скажем, личных дел) клиентов, заключивших с кредитной организацией договор кредитования.

Основное назначение такого архива – организация учета, хранения и использования документов, входящих в состав кредитных досье клиентов. При этом нужно учитывать одну важную особенность: досье клиентов не являются завершенными в делопроизводстве делами, каждое пополняется документами в соответствии с историческим развитием кредита (в него периодически будут подшиваться документы, сопровождающие банковские операции кредитования, оформляемые на протяжении всей истории данного кредита – от момента подачи клиентом заявления о выдаче кредита и заканчивая документами, фиксирующими полное погашение ссудной задолженности).

Процесс организации хранения кредитных досье неразрывно связан с другими бизнес-процессами, отражающими взаимоотношения заемщика и кредитной организации, поэтому его условно можно разделить на три основных этапа:

• подготовка сделки;
• заключение кредитного договора;
• погашение кредитного договора.

Преддоговорная работа по подготовке сделки начинается с обращения клиента в кредитную организацию с просьбой о предоставлении кредита.

Обращение клиента в банк может оформляться в виде заявления, анкеты, заявления-анкеты. Кроме того, банк просит предъявить документы, с помощью которых можно идентифицировать личность лица, обратившегося в банк, и подтверждающие его платежеспособность:

• паспорт гражданина;
• загранпаспорт;
• водительское удостоверение;
• пенсионное удостоверение;
• свидетельство о регистрации права собственности;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
• справку о доходах 2-НДФЛ;
• налоговую декларацию (для индивидуальных предпринимателей) и другие документы, установленные российским законодательством и внутренними нормативными документами кредитной организации.

Естественно, клиент не сдает в банк паспорт гражданина РФ, загранпаспорт, водительское удостоверение и другие личные документы – они копируются, заверяются сотрудником банка, принявшим документы, и формируются в один комплект, который в дальнейшем будет называться «Кредитное досье заемщика – физического лица».

Некоторые документы клиент предоставляет в виде заверенных копий. Таким документом, например, является трудовая книжка.

Справки о доходах предоставляются в виде оригиналов.

Далее банк рассматривает заявление гражданина и принимает по нему положительное либо отрицательное решение. Обращаю ваше внимание: банки оставляют за собой право отказать в предоставлении кредита без объяснения причин.

Принятое решение, как правило, оформляется в виде распорядительного документа уполномоченного органа управления и обязательно поступает в досье заемщика в виде выписки из протокола заседания коллегии, распоряжения или иного документа.

К протоколу (выписке из протокола) прилагаются документы, на основании которых данное решение было принято. Это могут быть служебные записки, справки, заключения и другие документы. Необходимо отметить, что они чаще всего являются типовыми документами и оформляются по утвержденным формам.

Заключение кредитного договора совершается на основании заявления клиента и принятого по нему решения, оформляется в виде кредитного договора и других документов, которые могут являться его неотъемлемой частью, например, «График погашения кредита», «Уведомление о полной стоимости кредита», «Правила и условия кредитования» и т.д. Кредитный договор и приложения к нему являются оригинальными документами, которые подписываются всеми участниками сделки (представителем кредитной организации и заемщиком) и обязательно заверяются печатью банка.

Также в кредитное досье клиента поступают документы, подтверждающие факт выдачи денежных средств заемщику.

Погашение кредитного договора – это бизнес-процесс, который может растягиваться на годы в зависимости от вида кредитования. Например, договор ипотеки может быть заключен на срок до 30 лет.

Погашение кредита может проходить в «плановом» порядке, т.е. заемщик регулярно, в соответствии с заключенным кредитным договором и графиком погашения кредита, производит погашение ссудной задолженности. В этом случае кредитное досье живет «тихой» жизнью, т.е. лежит себе мирно на полке и ждет часа полного погашения заемщиком кредита.

Часто заемщик старается погасить кредитную задолженность досрочно, тем более что сейчас законодательство вполне разделяет это желание. При этом досрочное погашение кредита (полное или частичное) сопровождается различными документами: заявлением клиента на досрочное погашение кредита, финансовыми документами, подтверждающими данное действие ,и т.д. Например, если в связи с досрочным частичным погашением кредита изменяются условия погашения, то банк предоставляет заемщику новый измененный график погашения кредита. Таким образом, досье «активного» заемщика регулярно пополняется новыми документами и растет день ото дня.

Если заемщик нарушает условия кредитного договора (например, несвоевременно погашает ссудную задолженность, не исполняет другие установленные кредитным договором условия), банк обязан направить заемщику письменное требование об исполнении взятых обязательств. Копии требований также подшиваются в кредитное досье. А как мы знаем, любое направление документов вовне организации сопровождается специальными «почтовыми» бумажками: уведомлениями, конвертами и реестрами отправки, которые также будут помещены в кредитное досье клиента в виде оригиналов, чтобы в случае необходимости служить доказательной базой. Поэтому их тоже вкладываем в папку – кредитное досье клиента.

Хотелось бы сказать несколько слов о документах, сопровождающих такой вид кредитования, как автокредитование.

Данный вид кредитования напрямую связан с процессом приобретения, регистрацией и эксплуатацией транспортного средства, поэтому в кредитное досье обязательно формируются:

• копия договора купли-продажи транспортного средства;
• копии бухгалтерских документов, подтверждающих оплату транспортного средства;
• копии документов, подтверждающих регистрацию транспортного средства заемщиком;
• копии документов, подтверждающих оплату заемщиком страховых полисов обязательного и добровольного страхования транспортного средства.

Данные документы формируются в состав документов кредитного досье еще на стадии заключения кредитного договора. Но такие документы, как «страховой полис», имеют установленный срок действия, поэтому требуют регулярной пролонгации. Вот почему кредитное досье заемщика- автолюбителя должно постоянно пополняться новыми копиями страховок.

Так как приобретенный на заемные средства автомобиль становится объектом залога, оригинал паспорта транспортного средства (ПТС) передается заемщиком на хранение в кредитную организацию, выдавшую автокредит. Кроме того, в досье подшиваются заявления клиентов о выдаче ПТС во временное пользование и соответствующие акты приема-передачи ПТС.

Задачи, которые нужно решить

Получается, что кредитное досье является живым организмом, который или тихо отлеживается на полке, или, что происходит чаще всего, находится в состоянии активного роста. Поэтому сотрудникам, работающим с досье, приходится постоянно разбирать вновь поступающие документы, определять их принадлежность и внимательно (!) расшивать в кредитные досье. Ведь сколько сил нужно будет потратить, чтобы найти нужный документ, если его отправить «не по адресу»! Это можно сравнить разве что с поиском иголки в стоге сена.

На текущий архив кредитных досье распространяются и обычные задачи работы с архивными документами:

• учет поступления досье;
• учет выдачи досье во временное пользование;
• учет закрытых кредитных договоров и их передача на архивное хранение;
• учет движения отдельных документов (прием и выдача во временное пользование);
• топографирование хранилища;
• формирование различного рода отчетов.

Также важнейшей задачей, стоящей перед архивом розничных досье (как на бумажном, так и на электронном носителях), является обеспечение сохранности информации, в т.ч. защита персональных данных заемщиков.

Таким образом, если мы собираемся создавать электронное хранилище документов, входящих в состав кредитных досье заемщиков (физических лиц), то должны решить три основные задачи:

• сокращение бумажного документооборота;
• обеспечение учета отдельных документов и досье в целом;
• обеспечение конфиденциальности и сохранности информации.

Основные элементы электронного архива кредитных досье

Рассмотрим такие основные понятия изучаемого бизнес-процесса, как «Кредитное досье», «Кредитный договор» и «Заемщик».

Кредитное досье – совокупность документов, отражающих историю взаимодействия банка и заемщика. В состав кредитного досье входят: копии персональных документов всех участников сделки (заемщика, созаемщика, поручителя, залогодателя); банковские экземпляры договорных документов, отражающих условия сделки; документы по предмету залога (при его наличии) и т.д.

Заемщик – физическое лицо, заключившее с банком кредитный договор.

Кредитный договор – договор, заключаемый в письменной форме, по которому банк обязуется предоставить заемщику денежные средства (кредит) на условиях, указанных в данном договоре, а заемщик обязуется возвратить сумму полученного кредита и уплатить проценты за пользование кредитом.

Давайте рассмотрим, как эти три основных элемента процесса взаимосвязаны. Мы видим, что заемщик заключает с банком кредитный договор, на основании которого будет формироваться кредитное досье. При этом хотелось бы отметить, что один заемщик может заключить с банком несколько кредитных договоров (и каждый договор будет жить своей отдельной от предыдущего договора жизнью, см. Схему 1). И наоборот: несколько заемщиков могут заключить с банком один кредитный договор и, став созаемщиками, распределить ответственность займа между собой (Схема 2).

Схема 1. Вариант группировки документов по кредитным досье, когда одно лицо заключает несколько кредитных договоров

Схема 2. Вариант группировки документов в кредитное досье при нескольких заемщиках по одному кредиту

Исходя из определения кредитного досье мы можем сделать вывод, что создавая кредитное досье в любой форме (на бумажном или электронном носителе), в нем в первую очередь нужно отражать взаимоотношения клиента с банком в рамках одного кредитного договора. Тем более что эти взаимоотношения и определяются только кредитным договором: срок, сумма, валюта, условия кредитования и прочие «индивидуальные» для каждого кредитного договора элементы. Смотрите: в Схеме 1 для одного физического лица в рамках каждого кредитного договора эти параметры будут совершенно разными, а по Схеме 2 одинаковые параметры кредитного договора будут применимы к различным физическим лицам. Это еще раз подтверждает, что основным учетным элементом создаваемой нами системы является кредитное досье, у которого будет своя собственная история.

Вторым учетным элементом системы может стать физическое лицо (заемщик, созаемщик, поручитель, залогодатель). Обязательная регистрация всех физических лиц (участников сделки) позволит идентифицировать каждого гражданина путем присвоения ему идентификационного номера. Таким образом, в дальнейшем можно будет одно лицо связать с несколькими кредитными договорами или с разными ролями в кредитной сделке. Например, гражданин Сидоров Петр Петрович в одном кредитном договоре является заемщиком, в другом – поручителем, а в третьем – супругом заемщика.

Третьим учетным элементом будет документ – тот информационный ресурс, ради которого и создается система. Так как в состав кредитного досье входит множество документов, удобнее разделить их по различным признакам на группы.

Не секрет, что для создания любого информационного массива используются различные таблицы, которые в нашем случае мы будем называть справочниками. Создавая архив розничных досье, мы создали несколько взаимосвязанных справочников:

• «Кредитные досье»,
• «Физические лица»
• и несколько справочников типа «Группа документов».

Схема 3. Взаимосвязь элементов электронного архива розничных досье

Основные реквизиты регистрационной карточки кредитного досье

Итак, мы установили, что основным учетным элементом нашей системы будет кредитное досье. Безусловно, каждый элемент системы должен содержать какие-либо метаданные (в нашем случае – поля), с помощью которых можно будет реализовывать основные функции системы.

Давайте проанализируем, какую информацию мы хотели бы получать по кредитным досье. Ну, во-первых, необходимо знать номера и даты действующих кредитных договоров, являющихся основанием для заведения кредитного досье. Во-вторых, необходимо знать фамилию заемщика, заключившего с банком данный кредитный договор.

Другие метаданные, вносимые в систему, обязательно должны помочь в процессе осуществления следующего функционала:

• прием-передача кредитного досье из структурных подразделений банка в архив розничных досье на хранение;
• выдача кредитных досье во временное пользование;
• поиск кредитных досье по различным параметрам, указанным в поступающих документах;
• определение места хранения кредитного досье;
• описание состава документов кредитного досье, осуществление контроля за полнотой формирования кредитного досье;
• проведение сверки наличия кредитных досье;
• сверка наличия документов, входящих в состав кредитного досье;
• подготовка и передача кредитного досье на хранение в Архив банка.

С целью фиксации метаданных была разработана регистрационная форма – карточка кредитного досье со следующими полями:

Информация в поля «№ договора» и «Дата заключения договора» переносится из кредитного договора, они обязательны для заполнения.

Поле «Клиент» заполняется из справочника «Физические лица», в который вносятся Ф.И.О. и идентификационный номер, а также информация о присвоенном клиенту «статусе». Чтобы минимизировать персональную информацию о клиенте, данный справочник ограничили этим количеством полей.

Поле «Статус» клиента входит в состав справочника «Физические лица» и является полем, с помощью которого можно осуществлять фильтрацию клиентов по различным признакам, тем самым разграничивая доступ пользователям к документам клиентов различных «статусных групп». Сейчас во многих банках применяется политика «привилегий», когда для обслуживания так называемых «vip», «платиновых», «золотых» клиентов создаются обособленные подразделения или выделяются персональные менеджеры. Данное поле вынесено в основную форму регистрационной карточки «Кредитное досье». Это позволяет сотруднику, выдающему досье во временное пользование или предоставляющему другим пользователям (читателям) доступ к документам досье, определить, имеет ли пользователь, запрашивающий досье или документ, право на его просмотр.

Поле «Полное наименование кредитного досье» формируется в автоматическом режиме путем сложения сведений из следующих полей: «№ договора» и «Дата заключения договора», «Клиент». Например: «Договор № КД-1254/11 от 11.06.2012 (Образцов Иван Петрович)».

Поле «Дата закрытия договора» содержит дату полного погашения заемщиком кредитной (ссудной) задолженности. Она проставляется после закрытия кредитного договора.

Поле «Статус досье» заполняется из справочника, элементами которого являются такие стадии жизненного цикла кредитного досье, как:

• оформлено (этот статус означает, что кредитный договор заключен, кредитное досье сформировано, но в архив розничных досье не передано);
• принято на хранение в архив розничных досье (проставляется сотрудником этого архива и означает, что досье принято на хранение);
• закрыто (данный статус информирует о погашении кредита);
• сдано на хранение в Архив банка (сейчас этот статус завершает жизненный цикл кредитного досье в нашей информационной системе. Хотя, думаю, стоит добавить еще один статус – «уничтожено в связи с истечением срока хранения», но его будет присваивать уже сотрудник Архива банка после его физического уничтожения).

Поле «Продукт» заполняется из пополняемого справочника, по нему можно фильтровать кредитные досье. Для начала его содержимое может ограничиваться следующими элементами: АвтоКредит, ПотребКредит, Ипотека. При необходимости его содержимое можно расширить, подстраивая под изменения продуктовой линейки вашей кредитной организации.

Важно контролировать полноту формирования кредитных досье. Состав документов кредитного досье утверждается внутренними нормативными документами кредитной организации. Отсутствие даже одного документа может привести к возникновению рисков. Поэтому в регистрационную карточку кредитного досье мы внесли поле «Комплектность», которое заполняется только одним из двух возможных вариантов: «да» или «нет». К сожалению, у нас этот показатель пока определяется «вручную» сотрудником, формирующим документы электронного досье. Хотелось бы в дальнейшем сделать этот реквизит вычисляемым.

Поле «Рубрика» является «свободным» полем, с помощью которого можно осуществлять фильтрацию записей справочника «Кредитные досье», создавая временные «рабочие» рубрики, которые будут удалены после их использования.

Пример 1. Использование свободно заполняемого поля «Рубрика»

Допустим, мы готовим закрытые досье к отправке в Архив банка. Сначала мы фильтруем кредитные досье по полю «Статус», выбирая досье с параметром «закрыто», и в поле «Рубрика» вписываем номер коробки, в которую кладем досье, например, «Короб 1». Полностью заполнив коробку, нам останется только отфильтровать справочник по этим полям, выгрузить полученные данные в Excel и распечатать внутреннюю опись Короба 1.

Еще мы решили проблему выделения из общей массы кредитных досье тех, что выданы во временное пользование. Для этого в регистрационной карточке кредитного досье предусмотрен флажок «Выдано во временное пользование», который активируется, если в соответствующие разделы карточки будут внесены соответствующие данные.

Поле «Наша организация» предназначено для указания наименования структурного подразделения кредитной организации, в котором в данный момент находится кредитное досье. С помощью этого поля легко можно отследить движение досье между подразделениями. Первоначально указывается наименование структурного подразделения, в котором кредитное досье было сформировано.

Итак, с помощью предусмотренных нами полей регистрационной карточки кредитного досье мы уже решили несколько поставленных задач:

• организация приема-передачи кредитного досье из структурных подразделений банка в архив розничных досье на хранение;
• контроль за полнотой формирования кредитного досье;
• подготовка и передача кредитного досье на хранение в Архив банка.

Прием-передачу кредитных досье из структурных подразделений банка в архив розничных досье мы осуществляем с помощью двух полей: «Статус досье» и «Наша организация».

Пример 2. Передача кредитных досье в архив розничных досье

Сотрудник фронтофиса, формируя кредитное досье клиента, заполняет поля «№ договора», «Дата заключения договора» и «Клиент», в поле «Наша организация» указывает наименование «своего» офиса, в поле «Статус досье» выбирает статус «оформлено».

Этот же сотрудник может отфильтровать кредитные досье по этим заполненным параметрам, при необходимости выгрузить их в Excel (с целью оформления акта приема-передачи кредитных досье) или, что еще проще, отправить выбранные досье сотруднику архива кредитных досье в виде вложения в соответствующую задачу, например, «Передача досье на хранение в архив кредитных досье».

Сотрудник архива кредитных досье, получив задачу, контролирует факт поступления досье на хранение. Получив досье, он вносит изменения в его регистрационную карточку, меняя показатель поля «Статус досье» на «Принято на хранение», а в поле «Место хранения» выбирает «Архив розничных досье».