Восстановление бухучета: что делать, если пришлось этим заниматься
Необходимость восстановления бухгалтерского учета может коснуться абсолютно любого предпринимателя, если такое произойдёт — нужно точно знать что делать.
Когда требуется восстановление учета?
Восстанавливать бухучет нужно, когда есть проблемы с документацией компании. Они могут возникнуть по нескольким причинам:
- обнаружены ошибки в бухгалтерских документах;
- утеряны документы или компьютерная база;
- бухучет не велся в течение длительного времени;
- сменился учредитель. Новый владелец может потребовать информацию о состоянии учета. Кроме этого, перед продажей бизнеса можно восстановить учет – фирму с прозрачным бухучетом могут купить дороже;
- недостаток знаний главбуха. Это может стать причиной несоответствия данных учета текущему финансовому положению;
- уволился прежний главбух, который может просто обидеться и унести с собой документы;
- выявлены ошибки в документах налоговыми органами, начислены в связи с этим штрафы и пени;
- заблокированы счета фирмы;
- подготовка к финансовой или налоговой проверке. Анализ состояния учета перед данными мероприятиями может значительно уменьшить риск возможных претензий.
Что будет, если учет не восстанавливать?
Отсутствие документации не даст возможности полноценно контролировать сохранность активов компании. По этой же причине нельзя будет своевременно получать верную информацию о состоянии расчетов с контрагентами.
Самое важное, что при отсутствии полноценного бухгалтерского учета не будет достаточных аргументов, чтобы защититься от претензий налоговиков. Если в организации нет системы учета или первичных документов, то в ходе налоговой проверки доначислят налоги, штрафы и пени.
Кроме этого, недостоверная отчетность или ее отсутствие приводит к тому, что собственники бизнеса, руководители и иные заинтересованные лица не смогут получить полную и точную информацию о том, как обстоят дела компании и каково ее финансовое положение.
Если учет ведется не по правилам, то искажается отчетность и нарушаются сроки ее сдачи. В итоге руководство компании и ответственные лица вынуждены нести административную и уголовную ответственность.
Например, если компания не выплатит за три года налогов на сумму более двух миллионов рублей, то ее руководство не только оштрафуют, но и привлекут к уголовной ответственности.
Частично или полностью восстанавливать учет?
При восстановлении бухгалтерского учета заново создаются и обрабатываются различные документы: договоры, платежные поручения, акты, накладные, квитанции, счета-фактуры и другое. Бумаги готовит и сама организация и ее контрагенты. Также нужно подсчитать сумму задолженности перед контрагентами и банками, доходы и расходы.
Если бухучет восстанавливают частично, данные восполняются на конкретных участках. К примеру, учет кадров, операции по кассе, платежи по банку и прочее. Преимущества такого вида восстановления — относительно быстро и дешево.
Если бухучет восстанавливают полностью, анализируют и исправляют весь учет. При этом обрабатывается вся первичная документация за истекшие периоды, сдается бухгалтерская отчетность и декларации, а также отчеты в инспекцию, фонды и статистику.
Первый шаг
Для начала рекомендуется провести инвентаризацию всех активов, а также материальных ценностей, которые находятся на складах и в других подразделениях компании. Это даст реальную информацию о фактическом наличии активов компании и их состоянии.
Далее, нужно оценить их стоимость. Оптимально и быстро это сделает независимый оценщик. Он составит отчет, в котором укажет рыночную цену активов, а также сроки их работы.
На основании этих сведений можно принять активы на баланс и определить срок их использования.
По порядку
Обычно восстановление учета проходит следующие этапы:
Первый этап — это обработка документов, которые удалось найти (если удалось), их сортировка и анализ. На этом же этапе проводят инвентаризацию, в ходе которой выявляют имеющиеся активы. На основе полученных данных разрабатывают решения по ведению учета, учетную политику и другие внутренние нормативные документы нужные в работе.
Второй этап — это поиск утраченных документов, их восстановление и обработка. На этом этапе формируют регистры учета и отчетности: вносят корректировки в уже существующие регистры или составляют регистры заново, если их нет.
При восстановлении бухучета проводят анализ документов, заново организуется документооборот, подаются уточненные формы отчетности за период, за который нужно восстановить учет. Проверяется правильность расчета налогов, составления деклараций, организуется бухучет в соответствии с законодательными требованиями.
На этапе поиска и восстановления документов выполняют следующие работы:
- анализ первичных документов, восстановление тех, что были потеряны, если это нужно. Объем работ, как правило, зависит от количества документов, в том числе утраченных, масштабов бизнеса компании, числа филиалов и ряда других факторов;
- если нужно, создается программное обеспечения для бухгалтерского учета. Базы данных могут быть восстановлены полностью, даже если их повреждения были серьезными или их не было вовсе;
- составляются и подаются декларации и отчеты, возобновляется учет сотрудников;
- проводится сверка с контролирующими и надзорными органами.
После того как учетные данные будут восстановлены, бухгалтерская и налоговая отчетность будет содержать достоверные сведения.
Какие могут ошибки быть?
При восстановлении учета нужно, в частности, обратить внимание на следующее.
1. Возможные расхождения по расчетам с налоговыми органами.
Данные, которые отражаются ИФНС в карточке лицевого счета, и суммы налогов и сборов, начисленных в бухучете к моменту подписания акта сверки, могут и не совпадать друг с другом.
Например, если акт сверки получен 31 декабря, то начисление по итогам года в учете отражается с помощью заключительных оборотов декабря. А в лицевом счете в налоговой начисления будут отражены в момент их выплаты, то есть 28 марта года, следующего за отчетным.
2. В отчетности по бухучету и налогам могут содержаться неверные данные и ошибки.
Это возможно, если после подписания и подачи отчетных форм возникли ситуации, влияющие на информацию, содержащуюся в них. Событиями, которые влияют на итог, являются только те факты, которые зафиксированы после отчетной даты, но до подачи отчетности.
Примерами событий после отчетной даты являются дивиденды, которые были рекомендованы или объявлены по итогам деятельности компании, пополнение резервного фонда за счет прибыли, потеря дорогих материальных ценностей.
3. Не нужно уничтожать документы, по которым восстанавливается бухучет.
За сохранность первичной документации, регистров бухучета и отчетности полностью ответственны руководитель организации и главный бухгалтер.
Сколько это стоит?
Стоимость восстановления бухучета напрямую зависит от нескольких факторов: объемов необходимых работ, продолжительности периода, в течение которого учет велся с нарушениями или не велся вообще, величины документооборота, сроков, необходимых для проведения работ.
Кроме того, на стоимость услуг оказывают влияние режим налогообложения заказчика, наличие внешнеторговых операций, займов и кредитов, сложности производственных процессов и т.д.
Поскольку показателей, которые влияют на стоимость восстановления бухучета, достаточно много, определить даже примерную цену услуг заранее сложно. Ее лучше уточнить у специалистов, которые подробно проанализируют конкретную ситуацию.
Можно ли учесть расходы?
Оплату услуг по восстановлению учета можно включить в расходы:
- при расчете налога на прибыль — как прочие расходы;
- при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» — по статье расходы на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги.
Восстановление бухгалтерского учета с помощью «Моё дело. Бухгалтер»
Оптимальным решением по восстановлению недостатков учета является передача таких обязанностей специалистам. Они создадут пропущенные проводки, сформируют учетную базу, проанализируют на наличие подтверждений первичными документами, или оформят все с нуля, сформируют отчетность и многое другое.
Бухгалтер не вела программу что делать
Учётные регистры явно должны отдать (хоть на бумаге)
Пляшите от баланса-2009
Да, лучше не тратьте время и восстанавливайте бухучет. Заносите в базу сами.
Да, лучше не тратьте время и восстанавливайте бухучет. Заносите в базу сами.
Этож время, и соответственно деньги и не маленькие (за восстановление)
Этож время, и соответственно деньги и не маленькие (за восстановление)
Так у них никаких гарантий, что базу вернут, так как договора нет, а за базу опять же деньги требуют.
Дак непонятно, первичку вернули или нет?
Если да — то наверное легче вам самостоятельно базу восстановить. (не забыть за это доп. оплату назначить своему диру)
Попробуйте найти компромисс, но общаться лучше с начальством а не обнаглевшим подчиненным.
Согласна, эта мадам поди денег хочет
OLYI я так в детстве на обиду отвечала, тихим голосом предупреждала что вырасту и стану хирургом / стоматологом , придешь ко мне все тебе вспомню)))
вспомнила на эту тему, у нас одноклассник был, он с 3 класса всем девочкам говорил, что вырастет и станет гинекологом. И вырос, и стал гинекологом. 🙂
и толку: отчётность без секретного ключа не восстановишь (а он по определению д.б. у одного человека). По хорошему отношению можно восстановить по данным налоговой.
Через Такском можно только скомпроментировать ключ, новым запросить карточку л/с и на основании начислений их восстановить. но не баланс.
и толку: отчётность без секретного ключа не восстановишь (а он по определению д.б. у одного человека). По хорошему отношению можно восстановить по данным налоговой.
Через Такском можно только скомпроментировать ключ, новым запросить карточку л/с и на основании начислений их восстановить. но не баланс.
возможно я ошибаюсь но вот не помню секретных ни каких ключей, есть лицензия и эл. подпись, вот сама не давно такском устанавливала:cool: не могу ни как вспомнить ключ -это что?, а подпись эл. по любому или ген. дир-ра или учредителя этой организации, в общем считаю звонить в такском нужно при условии что организация действительно отчитывалась электронно
возможно я ошибаюсь но вот не помню секретных ни каких ключей, есть лицензия и эл. подпись, вот сама не давно такском устанавливала:cool: не могу ни как вспомнить ключ -это что?
По маркеру входим, и Крипто Про просит указать место контейнера. 2 ключа там, открытый передаёт. открытые ключи налоговых такском передаёт отдельно.
Ефимов Павел да думаю на вряд ли они восстановят в такскоме
Знаю. И пишу, что невозможно, т.к. старого ключа у них нет и не должно быть, а новым старое не расшифруешь.
1. Внимательно читать договор.
2. Если пункта о передаче базы предприятия нет, то бухгалтер, которая ведет предприятие, не должна передавать никакой базы.
3. Если запрашиваемая стоимость базы несоизмерима со стоимостью ведения предприятия, то, возможно, имеет смысл начать вести параллельно учет в своей базе, например, с 1 октября 2010 или с 1 января 2011.
Для более конкретных рекомендаций необходимо понимать специфику работы предприятия, объем документооборота и т.п.
Заодно, не мешало бы выяснить, в какой программе ведется учет (7-ка или 8-ка). Ну, и вопрос лицензионности программы. Если ПО нелицензионное (вроде как домашний компьютер), то плачет по этому бухгалтеру ст.146 УК.
P.S. Ни в милицию, ни в налоговую я бы постарался не соваться с подобной проблемой. Как бы эти "помощники" не разорили вконец предприятие.
Крупный ущерб- от 50000. Метод подсчёта- наибольшая цена. Но если даже
"Офис" на компанию 12000
"форточки" грубо 7000
Т.е. стоимость бухгалтерии д.б. 31000
То есть (в приведённом варианте) ответственность наступает, если с имеющегося на её ПК программу (1С бух 8) может запустить на более 5 ПК одновременно (см прайс 1С), при этом лицензионное соглашение фактически на меньшее число (не важна дельта).
1. Внимательно читать договор.
2. Если пункта о передаче базы предприятия нет, то бухгалтер, которая ведет предприятие, не должна передавать никакой базы.
3. Если запрашиваемая стоимость базы несоизмерима со стоимостью ведения предприятия, то, возможно, имеет смысл начать вести параллельно учет в своей базе, например, с 1 октября 2010 или с 1 января 2011.
P.S. Ни в милицию, ни в налоговую я бы постарался не соваться с подобной проблемой. Как бы эти "помощники" не разорили вконец предприятие.
Полностью согласна. Если нет в договоре слов о передаче базы, то никакой базы передавать не обязаны (в случае если программа лично бухгалтера). А вот в бумажном виде все регистры потребуйте. Составьте акт приема-передачи.
Короче кроме ликвидации не вижу другого пока выхода.
А ликвидировать-то как? При ликвидации же налоговая камералит 🙁
А вообще потребовать тогда все документы по фирме с предыдущего директора (через суд или как там это делается). Это все его проблемы. Он отвечает за учет на фирме. В любом случае к юристу надо.
500000 тысяч за что?
😮 Обалдеть! Однозначно к юристу! У него дешевле получится!
Короче кроме ликвидации не вижу другого пока выхода.
Ликвидация — это очень и очень сложно! Опять же налоговики потребуют документы на проверку. Это не выход. Для начала, пока есть время, запросите в налоговой копии бух.баланса и формы №2. Мотивация — потеряли. Так будет от чего отталкиваться при сдаче отчетности за 9 мксяцев.
Нет я не расстраиваюсь. Просто по человечески делать надо, а она решила денег поиметь с меня. 500000 тысяч за что?
За что? За раздолбайство предыдущего директора. Собственникам/учредителям предприятия не мешало бы с него спросить за возникновение подобной ситуации.
М-да, красиво жить не запретишь.
А вот интересно, каким образом она собирается получить эти деньги? Мне интересна формулировка, за что ей должны быть оплачены эти деньги?
Я бы проявил гибкость. и настоял на договоре с этим бухгалтером, в котором будет четко прописано: за какие года в передаваемой базе должна содержаться информация и что это именно та база, на основе которой бухгалтер сдавала отчетность предприятия.
Пусть эта бухгалтер подготовит и подпишет этот договор в 2-х экземплярах (все страницы). Тем самым, она признает, что все эти годы пользовалась нелицензионным ПО в коммерческих целях.
Эти подписанные договора забираются "на изучение". Разумеется, я не призываю другую сторону подписывать этот договор. 🙂
Кроме того, я бы попытался выяснить какие другие предприятия ведет эта бухгалтер.
«Бухгалтер исчез, а все документы и база были у него!»— примерно с такой формулировкой клиенты приходят к нам на восстановление учета. Часто паника вызвана целым комплексом проблем: скоро сдача очередной отчетности, из ИФНС пришло требование, а бухгалтер перестал отвечать на звонки.
Чаще всего бухгалтер пропадает накануне грядущей налоговой проверки, сдачи годового баланса, перед отчётным периодом, а иногда — после получения грозных писем из налоговой, ареста расчетного счета. Помимо поиска нового бухгалтера, решения управленческих задач, перед руководителем возникает комплекс проблем: от уплаты штрафов за несданную отчетность до полного восстановления учета и всех первичных документов.
Что делать, если пропал бухгалтер?
Главное — знать, как поступать и как обезопасить себя от дополнительных проблем и штрафов. Если такая ситуация уже произошла, для вас — наша статья с инструкцией по применению. В первую очередь важно не поддаваться приступам паники и действовать пошагово:
1. Найдите другие контакты этого бухгалтера
Попробуйте связаться с пропавшим бухгалтером по всем имеющимся в вашем распоряжении контактам: телефон родственников, домашний адрес, общие знакомые, соцсети. Не исключено, что у бухгалтера уважительные причины пропуска работы: например, сложилась непредвиденная ситуация, в результате которой человек попал в больницу.
2. Проверьте наличие денег в кассе и на расчетном счете
Обязательно произведите проверку наличия денег в кассе и на расчетных счетах компании. Если денежные средства и/или ценные документы украдены — обратитесь с заявлением в правоохранительные органы.
3. Проверьте наличие ключей доступа в банк и для сдачи отчетности
- Если есть основания не доверять «сбежавшему» бухгалтеру — сразу поменяйте пароль для входа в банк-клиент (или заблокируйте тот логин, которым пользовался бухгалтер).
- Если утерян сертификат ключей электронной подписи для доступа в банк-клиент, руководителю нужно лично обратиться в банк с заявлением о переиздании сертификата.
- Утеряна электронная подпись компании для сдачи отчетности в электронной форме — сразу обратитесь к вашему поставщику услуг (Калуга-Астрал, СБИС/Тензор, Контур, Такском и т.д.) с заявлением о компрометации ключей и аннулированием электронной подписи. Возможно, сертификат придется перевыпустить.
- Необходимо также восстановить доступ к системе сдачи электронной отчетности вашей компании, которой пользовался бухгалтер.
4. Проверьте наличие и целостность бухгалтерской базы данных
По наличию бухгалтерского программного обеспечения (ПО) и базы данных учета (БД) разделим ситуации на три типа, которые помогут определить «масштаб бедствия»:
Доступно ПО и БД
Если бухгалтер работал на вашем ПК, необходимо получить доступ к своей бухгалтерской базе/базам данных (1С).
Зайдите в программу, вместе с экспертом (бухгалтером или аудитором, которому доверяете) посмотрите в Журнале операций даты последних проводок, оцените полноту ведения учета и соответствие фактам хозяйственной деятельности компании, проверьте на предмет умышленного искажения учетных данных.
Есть БД, нет ПО
Если бухгалтер использовал свой компьютер и лично приобретенное ПО, в котором вел ваш бухгалтерский и налоговый учет, — запросите выгрузку базы данных, которая является интеллектуальной собственностью вашей компании (например, 1Cv8.1cd — файл, где находится информационная база в формате 1С:Предприятие). Для дальнейшей работы с базой потребуется приобрести соответствующее ПО.
Обратитесь к IT-специалистам, которые помогут правильно произвести загрузку (экспорт) данных в ваше ПО.
Нет ни ПО, ни БД
Если ПО и базы данных нет, или она по какой-то причине повреждена, либо загрузка невозможна, необходимо будет восстанавливать бухгалтерский учет с нуля, так как в конце года у вас возникнет необходимость формирования и сдачи бухгалтерского баланса, который формируется на основании первичных документов за полный календарный год.
При наличии базу данных желательно передать на проверку квалифицированному профессионалу, а лучше заказать аудит бухгалтерского и налогового учета у независимой бухгалтерской компании.
Почему бухгалтер не отдает базу?
Когда бухгалтер понимает, что дела клиента запущены, то в силу низкой квалификации он может просто исчезнуть, не передавая клиенту рабочей базы. Таких бухгалтеров отыскать потом довольно сложно, так как они чаще всего не закрепляют отношения договором. Самое неприятное в этой ситуации — отсутствие у компании учетной бухгалтерской базы 1С.
ТОП-5 причин не отдавать базу:
- Бухгалтер боится передать базу, так как в ней видны неаккуратность ведения учета и присутствуют ошибки;
- Бухгалтер ведет учет своих клиентов в одной базе. Отдать данные по конкретному клиенту не может, а разделять базы не умеет;
- Намеренно удерживает у себя базу данных как залог оплаты за свою работу;
- Учет ведется в программе, формат данных которой не совместим с общепринятой 1С, все данные приходится переносить вручную;
- Учет не велся вообще, базы нет.
В нашей практике был случай: клиент узнал, что предыдущий бухгалтер, которой он платил целый год, вообще не вела базу, а отчеты по компании составляла в MS Excel. При налоговой проверке отсутствие бухучета, конечно, «всплыло».
5. Проверьте наличие бухгалтерской и кадровой документации
Если бухгалтеру ранее передавались, а ныне отсутствуют первичные документы, договоры — необходимо составить реестры пропавших бумаг. В Акте об утрате документов зафиксируйте максимально подробную опись недостающих документов, трудовой книжки и зарплатных ведомостей, причины пропажи. Вы можете подать заявление о хищении в правоохранительные органы для возбуждения административного (или уголовного) дела. В полиции получите справку, подтверждающую принятие вашего заявления, — она понадобится для предоставления в ИФНС, так вы сможете избежать санкций за несвоевременную сдачу отчетности.
6. Cверки с фондами и налоговой
Каким бы профессионалом не был сбежавший бухгалтер, перепроверьте все периоды, в течение которых он вел бухгалтерию. Для этого руководитель компании может написать в налоговую инспекцию запрос копий сданной отчетности компании за последние три полных года, «в связи с утерей документов».
- Проведите сверку расчетов с ФНС, ПФР: есть ли задолженность по налогам и взносам, переплаты в прошлых периодах?
- Запросите у банка архивную выписку за период деятельности;
- По выписке установите контрагентов и запросите у них дубликаты документов, акты сверок;
- Если начислялась заработная плата — восстановите информацию по кадрам и начислениям.
Чем раньше руководство компании будет осведомлено о долгах перед контрагентами и фондами, тем меньше у компании риск потерять положительную деловую репутацию и попасть под штрафные санкции. Без системного представления о финансовой составляющей своего бизнеса руководитель утрачивает контроль не только над денежной динамикой и активами компании, но и над отношениями с контрагентами.
Важно помнить, что в отсутствии работника, на которого возложены обязанности главного бухгалтера, ответственность несет сам руководитель (см. Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В частности, он отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления и уплаты налогов.
Проверьте свой бухучет
БЕСПЛАТНЫЙ ЭКСПРЕСС-АУДИТ бухгалтерского и налогового учета от 1С:БухОбслуживание. Вы увидите недочеты в учёте раньше налоговой службы и будете знать, как исправить ситуацию.
6 советов: как минимизировать потери в будущем
Чтобы минимизировать потери в ситуации с исчезновением бухгалтера, ведите внутренний контроль деятельности бухгалтерии. В крупных организациях для таких целей создаются подразделения внутреннего аудита и службы безопасности, разрабатываются мероприятия по выявлению и предотвращению хищений. В небольших компаниях функцию контролера, как правило, выполняет сам руководитель.
Основная причина негативных ситуаций с пропавшим «приходящим» бухгалтером — безоговорочное доверие своему бухгалтеру. Другие причины — это нежелание руководителя заниматься всем, что связано с бухгалтерией и отсутствие знания у руководителя, КАК контролировать своего бухгалтера.
Цель всех превентивных мероприятий — показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и вникаете в процесс. Это многократно снижает риск ввода вас в заблуждение по вопросам бухучета, сдачи отчетности. Не стесняйтесь проверять работу бухгалтера, данные профилактические меры позволят также составить объективную картину о его профессионализме и эффективности:
Заключите договор с бухгалтером
Возможно, поначалу предпринимателю выгоднее работать с бухгалтером, который приезжает в офис пару раз в месяц, забирает первичные документы, привозит отчетность. Тогда не поленитесь заключить с таким бухгалтером хотя бы гражданско-правовой договор, в котором формализован порядок обмена документами и ответственность. Иначе фактически получается, что сторонний вашей организации человек отвечает за взятые им документы, а за исполнение своих обязанностей — только своим честным словом и добросовестностью. Организуйте дальнейшее взаимодействие: попросите бухгалтера составить таблицу-график сдачи отчетности на текущий календарный год.
Впоследствии можно будет оформить сотрудника по ТК РФ — обязанности главного бухгалтера будут закреплены трудовым договором и должностной инструкцией.
Проверяйте банковскую выписку
Будет неплохо, если у руководителя предприятия на своем рабочем месте будет возможность самостоятельно получать банковские выписки по всем расчетным счетам из системы электронных платежей типа «Банк-Клиент».
При больших оборотах в бизнесе просите бухгалтера расшифровывать вам каждую строчку в банковской выписке. Если что-то покажется странным, просите подтверждающие документы. Особо обращайте внимание на суммы, снимаемые на выплату зарплаты, командировочные или хозяйственные нужды.
Храните у себя резервные копии бухгалтерской базы
Договоритесь с бухгалтером, что вы забираете себе архивную копию не реже 1 раза в квартал, после сдачи отчетности. Наиболее современный способ — хранить базу 1С в «облаке». Пусть ваша база и ее резервные копии лежат в облаке, там вы всегда сможете ее посмотреть сами или показать аудитору, не ставя в известность своего текущего бухгалтера.
Контролируйте наличные
Периодически (например, раз в месяц) просите бухгалтера показать Кассовую книгу, Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Обращайте внимание на суммы и даты в документах. Посмотрите, кому выдавались подотчетные средства, с какой целью, какие суммы. Совпадают ли записи в ваших приходно-расходных кассовых документах и кассовой книге с реальными расходами и доходами предприятия? Проконтролируйте остаток по кассе.
Если наличные средства снимаются по чековой книжке, то рекомендация простая: не отдавайте бухгалтеру чековую книжку с заранее подписанными и заверенными печатью листами.
Если в компании используется корпоративная карта — к ней можно подключить лимит расходования и защиту списания по смс-паролю.
Следите за порядком в документообороте
Признаки беспорядочного документооборота в компании:
1) документы хранятся россыпью, а не сформированными по группам учета;
2) в архиве присутствуют ксерокопии финансовых документов, без оригинальных подписей и синих печатей;
3) отсутствуют архивы за прошлые годы: бумаги за истекшие периоды не заархивированы, не прошиты и не опечатаны.
Если это применимо к вашей компании, установите сроки наведения порядка. Выписывайте главному бухгалтеру премию за своевременное архивирование, дайте ему рычаги административного/материального воздействия на подчиненных.
Выборочно проверяйте остатки на складе
Контролируйте склад не по фактическому наличию на нем товара, а по данным учета. Будет полезно запросить у бухгалтера отчет «Контроль отрицательных остатков» (есть ли не оприходованный бухгалтерией товар, отрицательные остатки?), ведомость движения товаров. Соответствуют ли единицы измерения и количество товара в приходных документах — расходным, а также тем, что указаны в отчетах об остатках и в ведомостях движений товаров?
Что не следует доверять бухгалтеру?
Контроль — это прямая директива известного принципа «Доверяй — и проверяй». Но для того чтобы свести к минимуму негативные последствия от не вовремя «пропавшего» бухгалтера, нужно соблюдать элементарные правила информационной и финансовой безопасности.
Ключи от клиент-банка
Чтобы контролировать деньги на счете, ограничьте или усложните процедуру их снятия и перевода:
- Если расчетный счет подключен к клиент-банку, необходима двухфакторная система подтверждения платежей. Как вариант, закажите два ключа с подписями: основной (право первой подписи) — для руководителя, второй («технический») — для бухгалтера. В этом случае бухгалтер отслеживает поступления на расчетный счет, создает платежи, а руководитель — проверяет и подписывает платежи своим ключом;
- Если ваш учет ведет бухгалтер на аутсорсинге, закажите ему в банке логин с правом доступа «только для чтения», чтобы он мог оперативно выгружать банковские выписки и загружать платежные поручения в банк;
- Если ключ электронной подписи хранится на токене или флешке, не оставляйте носитель в компьютере, храните в сейфе под замком. Телефон, на который приходят подтвержающие СМС от банка, держите при себе.
Свою бухгалтерскую базу
Пусть ваша база 1С будет у вас в руках. Способы оставить себе базу:
- Ежеквартально забирать выгрузку базы после составления и сдачи бухгалтером отчетности;
- Хранить базу на своем сервере, а бухгалтеру организовать к ней удаленный доступ;
- Бухгалтерская база «в облаке», на удаленных серверах. В режиме 24/7 и бухгалтер, и руководитель имеют доступ к базе, при этом администрирование, обновление, резервные копии выполняются вовремя.
Весь объем первичных документов
Не отдавайте бухгалтеру «на удаленке» всю стопку оригиналов первички, чтобы не возникало непредвиденных ситуаций: утеря или случайная порча, угроза шантажа и пропажа документов вместе с бухгалтером. Хранение первичных документов является обязанностью предприятия, а некоторые виды дел — например, ведомости начисленной заработной платы — имеют длительные сроки хранения и несут важную информацию, которая может быть затребована в любое время действующими или бывшими работниками, контролирующими органами.
Поэтому лучше передавать бухгалтеру на обработку скан-копии, а оригиналы руководителю оставлять себе. Хранение в сканированном виде позволит проверить, какие конкретно документы отправлялись бухгалтеру на обработку.
А если все-таки передаете бухгалтеру на обработку оригиналы «первички» — составьте наиболее удобный график документооборота, чтобы все архивы хранились в организации, а в обработке находилась только малая часть документов. При передаче комплекта каждый раз составляйте передаточный акт/опись документов.
Отчетность и документы, подтверждающие сдачу отчетности
Возьмите за правило раз в квартал запрашивать и получать копии сданной бухгалтером отчетности с отметкой о сдаче (квитанцией о приеме). В случае пропажи бухгалтера не потребуется оперативно восстанавливать отчетность в налоговой, все копии у вас будут на руках. По этим сканам вы всегда сможете проверить, все ли сдано в срок, какие суммы фигурируют в отчетности.
Учредительные документы, печать организации
Не передавайте оригиналы учредительной документации и основную печать организации бухгалтеру, храните у себя. Дело в том, что без учредительных документов руководителю не произвести ни одно регистрационное действие у нотариуса.
Предупрежден — значит, вооружен информацией. Желаем, чтобы такие ситуации не случались с вами, а если и случались — то с наименьшими потерями. Берегите свой бизнес!
Восстановление бухгалтерского учета, если учет не велся или ушел бухгалтер или велся с ошибками.
Мы постараемся вам рассказать, почему именно нас выбирают десятки клиентов, которым понадобилось провести восстановление бухгалтерии, и чем мы отличаемся от других компаний, оказывающих услуги восстановления бухгалтерского учета и расчета зарплаты.
СИТУАЦИИ КОГДА НЕОБХОДИМО ВОССТАНОВЛЕНИЕ УЧЕТА:
если ждете налоговую
если предстоит кредитование а банке
если привлекаются инвестиции или бизнес продается
если решили ликвидировать юр. лицо
если готовитесь к аудиту
если хотите навести порядок в учете по итогам аудиторской/налоговой проверки и пр.
ДАЖЕ ЕСЛИ У ВАС ОТСУТСТВУЕТ БУХГАЛТЕРСКАЯ БАЗА. НЕТ ДОКУМЕНТОВ. СМЕНИЛИСЬ ЛЮДИ. ПОДЖИМАЮТ СРОКИ.
. НЕ БЕСПОКОЙТЕСЬ, ВЫХОД ЕСТЬ!
С Вами работают профессионалы — люди, которые занимаются бухгалтерским и налоговым учетом более десяти лет — главные бухгалтера и налоговые юристы.
Что делают для вас:
Проверяют наличие необходимых первичных документов, исходя из требований законодательства к их наличию и оформлению (помогают со сбором/ заменой/ восстановлением документов)
Проводят инвентаризацию и закрытие взаиморасчетов с поставщиками, покупателями и бюджетом