Как провести инкассацию по онлайн кассе

Инкассация денежных средств в розничных магазинах: правила, порядок проведения, бухгалтерский учет

Хранить на торговой точке избыток наличных денег — не самая хорошая идея. Это тянет за собой путаницу при учете, необходимость покупать сейфы и оборудование для хранения, а также лишнюю нагрузку на персонал. В конце концов, это небезопасно: внештатные ситуации никто не отменял. Выход из положения — инкассация денег в банк. О ней и пойдет речь в нашей новой статье.

Что такое инкассация

Термин подразумевает перевозку наличных денежных средств в банк. Обычно это та кредитная организация, где у вас открыт расчетный счет. Деньги доставляются в финансовое учреждение, после чего зачисляются на ваш счет. После этого ими можно пользоваться для расчетов с контрагентами, выдачи заработной платы сотрудникам, оплаты налогов, сборов и штрафов.

Сразу отметим: закон не обязывает пользоваться услугами специализированный инкассаторов. Вы вполне можете возить деньги в банк и самостоятельно. Насколько это безопасно — вопрос второй. Просто так делать можно. Но это не значит, что проведение инкассации никак не регламентируется законом.

Когда вам может понадобиться инкассация

Кассовая инкассация: право или обязанность

Хранить сколько угодно денег прямо на торговой точке разрешено не всем. Юридические лица обязаны устанавливать лимиты наличных остатков, превышать которые нельзя (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Тем не менее наличность в магазине нужна для:

• выдачи сдачи покупателям;
• расчетов с поставщиками товара;
• выдачи заработной платы сотрудниками;
• покупки оборудования, основных средств;
• ремонта техники;
• текущих нужд: питьевой воды, кассовой ленты и так далее;
• прочих расходов.

На практике делается так: руководитель совместно с ответственными лицами (бухгалтер, экономист) решают, сколько денег нужно иметь в кассе для текущих расходов. Например, в кассе должно быть не меньше 50 тысяч рублей наличными. После этого директор издает приказ по организации об установлении лимита наличных остатков в размере 50 тысяч рублей. Это значит, что вся наличка, превышающая эту сумму, должна быть изъята из кассы и размещена на расчетном счете в банке.

Никаких ограничений по лимиту налички нет: каждая организация определяет эту цифру самостоятельно для себя. Бывает, что львиная доля расчетов идет как раз через наличные платежи. Живыми деньгами вы расплачиваетесь с контрагентами, платите зарплату работникам и так далее. А безналичными переводами пользуетесь мало. В этом случае можно установить любой комфортный лимит остатка, хоть миллион рублей.

Если основные расчеты идут по безналу, хранить много денег в сейфе не нужно. В таком случае лимит будет минимальным, буквально чтобы выдавать сдачу покупателям.

Отчет о кассовой смене

К расчету лимита нужно подойти ответственно и в будущем неукоснительно его соблюдать. За превышение могут выписать серьезные штрафы согласно КоАП РФ:

• от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей;
• от 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц.

Есть периоды, когда размер лимита по остаткам может быть превышен. Это дни выдачи заработной платы, социальных платежей и так далее. То есть ситуации, когда вам нужны наличные деньги. В эти периоды за превышение суммы наличных штрафовать не будут. Они могут длиться не более 5 рабочих дней.

А сейчас внимание: обязанность устанавливать лимиты наличных остатков обязаны только организации и юридические лица. Индивидуальным предпринимателям это делать не обязательно. Это их право, а не обязанность. Хотят — устанавливают, не хотят — не устанавливают (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, пункт второй абзац десятый). То же самое относится к субъектам малого предпринимательства и малым предприятиям.

Если ИП установил лимит остатка налички и издал соответствующий приказ, на него распространяются все требования и ответственность, предусмотренная для юридических лиц, включая штрафы. Ничего не сделал в этом направлении — ответственности нет.

Кто такие ИП всем понятно, а вот о субъектах малого предпринимательства знают не все. Под эти критерии попадают следующие организации (в том числе и ООО):

• размер годовой выручки не должен превышать 800 тысяч рублей;
• штат работников (среднегодовой) — не более 100 человек;
• доля участия других компаний в уставном капитале — не больше 49 процентов;
• доля некоммерческих и государственных организаций в уставном капитале — не более 25 процентов.

Субъекты малого и среднего предпринимательства

Итоги из этой части статьи:

1. Юридические лица обязаны устанавливать лимит наличных денег, которые можно хранить в кассе. Он зависит от особенностей бизнеса и может быть любым.
2. Все, что превышает лимит наличных средств, нужно отвозить в банк, то есть делать инкассацию.
3. ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимиты. Но если порог установлен, хранить избытки наличных на торговой точке запрещено действующим законодательством.
4. Можно заниматься перевозкой денег самостоятельно или обратиться в специализированную организацию.

Кто может заниматься инкассацией кассовой выручки

Путей здесь три:

• самостоятельная инкассация. Это когда вы лично берете деньги из кассы, отвозите их в банк и размещаете на расчетном счете через кассу. Либо вносите наличные на корпоративную карту и они падают на расчетный счет. Плюсы — бесплатно, быстро. Минус — небезопасно;
• обратиться в организацию, занимающуюся инкассацией денежных средств. Они выступают в роли посредников между вами и банком. Фактически их функции сводятся к физическому перемещению денег из точки “А” (ваш розничный магазин в точку “Б” (банк)). Плюсы: быстро и безопасно, минус — это стоит денег;
• обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Среди прочих это самый предпочтительный вариант. Его плюсы: быстро, безопасно, нет посредников. Минус — это, опять же, стоит денег.

Кстати, банки часто не имеют собственной инкассаторской службы и пользуются услугами подрядных организаций. Для вас это не имеет никакого значения.

Самое главное преимущество инкассации специальной службой в том, что она несет полную материальную ответственность за сохранность наличных денег. Это предусмотрено федеральным законом “О банковской деятельности”.

Что входит в функции службы инкассации

Доставка наличных в банк — не единственное назначение инкассаторов. Договором на оказание услуг могут быть предусмотрены следующие моменты:

• доставка денег из банка обратно в магазин или офис. Это может понадобиться в дни выдачи заработной платы, расчетов с контрагентами и других платежей и в тех случаях, когда на торговой точке нужна наличка;
• перевозка денег между структурными подразделениями компании. Например, средства нужно доставить из торговой точку в офис бухгалтерии на другом конце города, перевезти наличку из магазина в магазин и так далее;
• изъятие денег из торговых и вендинговых автоматов и другого оборудования (платежные терминалы, банкоматы);
• транспортировке ценностей и документов.

Как организовать инкассацию

Работу начинают с поиска подходящей организации, оказывающей эти услуги. Первым делом логично обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Но сначала сравните предложения между собой. Возможно, кто-то окажет услугу дешевле и качественнее. Вот критерии для выбора подрядчика:

• стоимость услуг. Здесь нужно обратить внимание не только на цену в абсолютном выражении, но и тарификацию в целом. Подходы банков и сторонних компаний могут различаться. Например, “Тинькофф” берет за услугу от 0,3 процента от суммы вывезенных средств. В “Сбербанке” цена зависит от региона: в Новосибирске придется заплатить за инкассацию 510 рублей, а в Санкт-Петербурге — 415. Кроме того, “Сбербанк” берет дополнительную плату за пересчет и зачисление — около одной сотой процента от суммы перевозимых денег;
• время зачисления средств на расчетный счет. Как и в случае с эквайрингом, обычно средства падают на РС на следующий рабочий день. В целом — чем быстрее, тем лучше: вы раньше сможете воспользоваться собственными деньгами;
• график инкассаций. Где-то это происходит по заранее составленному расписанию, где-то — по требованию и предварительной заявке. Смотрите, как вам удобнее. (Обычно предпочтительнее второе. Так в магазине не скопятся деньги сверх лимита и вы не переплатите за то, что служба отвезла три копейки);
• репутация компании и наличие положительных отзывов. Не все службы работают одинаково четко. Могут срывать сроки, долго зачислять деньги на счет и прочее.

После выбора подходящей службы инкассации нужно определиться с тарифом и заключить с компанией договор подряда.

Тарифы на инкассацию от “Сбербанка”

Правила проведения инкассации

Итак, компания выбрана, договор заключен. Настало время первой инкассации. При проведении придерживайтесь следующего порядка:

1. Подготовьтесь к визиту инкассатора: проведите изъятие наличных денег из кассы, их пересчет и упаковку.
2. Ответственное лицо (продавец, кассир или бухгалтер) проверяет документы у инкассатора. В стандартном случае это паспорт, доверенность, служебное удостоверение, карта-заявка и другие бумаги.
3. Стороны заполняют все необходимые документы: сопроводительная ведомость (в трех экземплярах), регистр выполнения транзакций, накладная и квитанция. Бумаги заверяются печатями и подписями сторон.
4. Деньги помещаются в сумку сейф и пломбируются. Перед этим инкассатор обязан показать кассиру образец пломбы.
5. Средства перевозятся на спецтранспорте в отделение банка, где пересчитываются и вносятся на расчетный счет.

Обратите внимание: сотрудник службы инкассации не проверяет соответствие переданной суммы тому, что указано в сопроводительных документах. Эта обязанность лежит на сотруднике магазина, ответственного за проведение инкассации. Если при пересчете в банке обнаружится недостача или избыток денег, служба инкассации за это не отвечает. Поэтому тщательно пересчитывайте деньги перед тем, как заказать их перевозку.

Учет и бухгалтерские проводки при инкассации

После того, как деньги поступили на расчетный счет, нужно правильно оформить процедуру. Для тех, кто ведет полную бухгалтерию, нужно сделать соответствующие проводки в учете:

• дебет 57 — кредит 50 — «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам». Запись делается на основании квитанции от сотрудника службы инкассации и приходного кассового ордера;
• дебет 51 — кредит 57 — «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке». Основание для записи — выписка из банка о движении средств на расчетном счете;
• дебет 91.2 — кредит 51 — «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств». Основание записи — выписка из банка.

Для тех, кто ведет бухгалтерию по упрощенной форме, достаточно записи в учетных документах. Также нужно зафиксировать изъятие денег при помощи контрольно-кассовой техники. Для этого там есть специальный раздел меню. Отметку о движении денег надо сделать и в товароучетной системе, если она это позволяет. Так вы не будете гадать, где и в каких количествах размещены денежные средства.

Ведите бизнес безопасно и не перевозите деньги самостоятельно. Доверьтесь профессионалам и спите спокойно. Удачи!

Читайте также

• Контакты
• Конфиденциальность данных
• Лицензионный договор

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Как провести инкассацию и внести деньги в ККМ

1. Перейдите в раздел «Управление отелем» → «Фискальный регистратор».

2. Нажмите на кнопку «Действие» и выберите вариант «Инкассация».

Также при клике на название кассы вы можете нажать на кнопку «Инкассация».

3. Инкассация — это частичное или полное изъятие денежных средств из кассы. В открывшемся окне укажите сумму, которая изымается из кассы. В кассовом аппарате останется информация, что денежных средств на определенную сумму стало меньше. Нажмите «Применить».

Как внести деньги в кассу

Чтобы внести деньги в кассу:

1. В разделе «Управление отелем» → «Фискальный регистратор» нажмите на кнопку «Действие» и выберите вариант «Внесение денег».

2. Нажмите на кнопку «Действие» и выберите вариант «Инкассация».

Также при клике на название кассы вы можете нажать на кнопку «Внесение денег».

3. В открывшемся окне «Внесение денег» укажите сумму, которую вы вносите в кассу. В кассовом аппарате останется информация, что денежных средств на определенную сумму стало больше. Нажмите «Применить».

Как вести учёт наличных
в кассе

1. Проводить инкассацию может любой сотрудник, которому разрешено работать с кассой. Создайте раздельные карточки сотрудников — так вы узнаете, кто вносил и изымал деньги из кассы.

2. Все денежные операции хранятся на вкладке «Документы → Деньги» личного кабинета, а также в эксель-отчетах и в итогах смен на кассе.

Автовыем — стандартная кассовая настройка, которая обнуляет сумму в конце каждой смены.

Если вам не нужен автовыем в конце каждой смены, включите перенос остатков в личном кабинете. Тогда все оставшиеся деньги будут переходить на следующий рабочий день:

Иногда может потребоваться инкассация в течение смены. Такое случается, когда инкассаторы приезжают в четыре дня, а точка работает до восьми вечера.

Как пользоваться онлайн-кассой: подробный гайд

Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Она формирует документы, которые называют фискальными: кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Онлайн-касса шифрует информацию о чеке или другом документе, записывает на фискальный носитель и передает ее в налоговую. Подробно о том, какие бывают онлайн-кассы, какую лучше выбрать и как ее подключить, мы написали отдельную статью.

Недостаточно просто установить и зарегистрировать онлайн-кассу, нужно еще правильно с ней работать. К компаниям много требований по ведению кассовой дисциплины, к предпринимателям — меньше. Но даже из-за одной ошибки можно получить штраф от 1500 ₽.

В статье рассказываем, как предпринимателю пользоваться онлайн-кассой, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

Настройка онлайн-кассы

Подключение и установка кассового аппарата выглядят так:

1. До покупки онлайн-кассы нужно проверить модель в реестре на сайте налоговой службы. Закон разрешает использовать только модель из реестра.

2. Проверить фискальный накопитель в реестре накопителей на сайте налоговой службы. Изначально онлайн-касса выпускается без накопителя. Если поставщик не продал его в комплекте с кассой, нужно купить фискальный накопитель отдельно.

3. Заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД. Это посредник между бизнесом и налоговой. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации. Пока нет договора с ОФД, налоговая инспекция не зарегистрирует кассу, поэтому с ней не получится работать.

4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете пользователя ККТ на сайте налоговой службы. Еще кассу можно зарегистрировать через личный кабинет ОФД.

После регистрации на онлайн-кассе можно формировать фискальные документы.

Какие фискальные документы формирует онлайн-касса

Фискальные документы — это чеки и отчеты, которые касса формирует по определенным форматам. Сейчас есть три версии форматов фискальных документов: 1.05, 1.1 и 1.2. Отличаются форматы друг от друга обязательными реквизитами.

К фискальным документам относят:

• отчет о регистрации онлайн-кассы — формируется один раз, когда онлайн-касса ставится на учет. Сформировать отчет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера кассы;
• отчет об изменении параметров регистрации — его делают, когда меняют системные параметры кассы, например адрес установки;
• отчет об открытии смены — формируется в начале каждой новой смены;
• кассовый чек — к ним относятся чеки продажи и возврата, которые подтверждают расчеты, например на полную оплату, на аванс или его зачет, на возврат денег за товар, на выдачу денег при скупке товаров у населения;
• кассовый чек коррекции — его формируют, когда надо скорректировать расчет;
• отчет о закрытии смены — формируют, когда закрывают смену;
• отчет о закрытии фискального накопителя — с его помощью в налоговую передают все сведения из памяти устройства. Так налоговая может сверить данные с теми, что получала онлайн;
• отчет о текущем состоянии расчетов — в нем содержатся данные по не переданным в ОФД фискальным документам.

Кассир регулярно выбивает отчеты об открытии и закрытии смены, кассовые чеки и чеки коррекции. Дальше в статье мы разберем, как их формировать.

Инструкция по работе с онлайн-кассой

С кассой может работать как сам ИП, так и нанятый сотрудник. Должность человека, который работает с кассой, обычно называется «кассир» или «кассир-операционист».

Должность кассира и его фамилию нужно обязательно указывать в бумажном или электронном чеках. Эти данные можно вбить в товароучетную программу или запрограммировать в кассе.

Кассир — материально ответственное лицо, он обязан следить за сохранностью кассового оборудования и денег в самой кассе. В случае их пропажи или порчи он возмещает ущерб своими деньгами. Но для этого с кассиром работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности. Это нужно сделать до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания, чтобы его не подписывать.

Есть шаги, которые нужно выполнить один раз перед тем, как начать работать с онлайн-кассой, и то, что нужно делать каждый день.

Один раз за весь период работы. Вот что делает кассир при устройстве на работу:

1. Знакомится со всеми внутренними документами по эксплуатации кассовой техники и ставит подпись на листе ознакомления.
2. Изучает инструкцию к онлайн-кассе. Все кассы работают примерно одинаково, но особенности есть у каждой и прописаны в инструкции к кассе.

Ежедневно. Работа с онлайн-кассой у кассира каждый рабочий день будет выглядеть так:

1. Формирует отчет о начале новой смены.
2. Принимает деньги, пробивает чеки продажи, возврата.
3. К концу смены перепроверяет, есть ли все необходимые документы по кассовой смене, например заявления на возврат, пояснительные записки к чекам коррекции.
4. Формирует отчет о закрытии смены.

Разберем, как выполнять ежедневные задачи кассира.

Как открыть рабочую смену

Кассир должен подготовиться к началу рабочего дня: посмотреть, что в кассовом принтере есть чековая лента и она не заканчивается, и проверить, что дополнительное оборудование подключено к онлайн-кассе и исправно работает. Например, сканер штрихкодов, терминал эквайринга, весы.

Прежде чем принимать оплату от покупателей, кассир формирует отчет об открытии смены. На разных моделях касс отчет формируется:

• в ручном режиме — кассир нажимает специальную кнопку на кассовом аппарате, сенсорном дисплее или в программе на компьютере;
• автоматически — касса сама формирует отчет при формировании кассового чека или другой операции.

Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке онлайн-касса получит подтверждение, что оператор принял документ, и распечатает отчет. После этого можно начинать расчеты с покупателями.

Как выдавать чек покупателю

О том, как оформлять чек и какие в нем должны быть реквизиты, мы написали подробную статью.

Чаще всего на онлайн-кассе выбивают чеки прихода — их оформляют при получении денег от покупателя. Чек пробивают в момент расчета и сразу передают его покупателю:

• если покупатель расплачивается наличными либо очно картой, чек формируют в момент расчета;
• если покупатель переводит деньги заочно по реквизитам счета продавца, чек выбивают в ближайший рабочий день, следующий за днем поступления денег на счет;
• если покупатель оплачивает заказ через форму на сайте продавца, чек должна формировать автоматическая онлайн-касса, кассир в этом не участвует.

Для интернет-торговли есть особые правила, как выбивать чеки в зависимости от размера предоплаты и того, в какой момент клиент оплачивает покупку — при заказе или получении товара. Все их собрали в отдельной статье.

Кроме чеков прихода, которые выбивают при получении денег от покупателя, на онлайн-кассе выбивают еще чеки коррекции, чеки на возврат денег, предоплату, ее зачет, выплату денег при скупке товаров и другие.

Чек коррекции нужен, чтобы исправить ошибку в чеке или если забыли выбить в момент продажи или возврата.

Чек возврата — если покупатель принес товар обратно в магазин и нужно принять его и вернуть деньги.

Как закрыть рабочую смену

После окончания работы нужно закрыть смену на онлайн-кассе. До 2017 года для этого формировали Z-отчет. Сейчас его заменил отчет о закрытии смены. Но некоторые бухгалтеры по-прежнему продолжают называть отчет о закрытии смены Z-отчетом.

Отчет о закрытии смены содержит сведения по всем операциям за смену:

• о количестве пробитых чеков за смену;
• о количестве непереданных фискальных документов;
• суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: прихода, возврата прихода, расхода, возврата расхода и по чекам коррекции.

Если ОФД не были переданы какие-то фискальные документы или пора менять фискальный накопитель, эта информация тоже будет в отчете о закрытии смены. Чтобы исправить ситуацию, у владельца кассы есть 30 дней. Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса перестанет работать.

Сведения из отчета о закрытии смены поступают в налоговую через ОФД в онлайн-режиме.

Смена длится максимум 24 часа. Можно открыть смену в один день, а закрыть на следующий, но общая продолжительность смены не должна превысить сутки. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа и онлайн-касса перестает выдавать кассовые чеки.

Если касса работает в круглосуточном магазине, то через сутки после начала смены ее нужно закрыть и сразу же открыть следующую смену.

Если не сформировать отчет в пределах 24 часов после начала смены, можно получить штраф от 1500 до 3000 ₽.

Кассовая дисциплина у ИП

У предпринимателя есть преимущество перед компаниями в плане ведения кассовой дисциплины: требований закона к ним гораздо меньше.

• оформлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордеры;
• вести кассовую книгу;
• устанавливать лимит остатка наличных.

Для удобства ИП может вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы, но при проверке его не смогут наказать за их отсутствие или неправильное оформление.

Так как ИП не должен соблюдать лимит наличных денег в кассе и сдавать излишки в банк, он может заработанное за день забрать из кассы, положить в сейфе магазина, отвезти в офис или потратить на личные нужды и не отчитываться об этом.

Хранить бумажные документы и чеки не нужно, в том числе чеки открытия и закрытия смены. ИП хранят только фискальные накопители — в течение пяти лет с момента, когда накопитель перестали использовать.

Еще ИП обязаны соблюдать лимит расчетов наличными с компаниями и другими ИП: по одному договору можно принять наличными до 100 000 ₽, если сумма больше — подойдет только безналичная оплата. При расчетах с физлицами без статуса ИП ограничений нет.

Главное требование закона к ИП по поводу работы с онлайн-кассой: выбивать чек на каждый расчет с покупателем. Если нарушать правила оформления чеков или не вовремя их выбивать, можно получить штраф.

Что делать кассиру, если возникли проблемы

Разобрали, что делать в самых частых случаях:

• сломалась касса или отключили электричество;
• отключили интернет;
• сломался фискальный накопитель.

Поломка кассы, отключение электричества. Если онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества, торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать взамен кассового товарный чек или другой документ нельзя. За это можно получить штраф — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.

Если касса сломалась в момент расчетов и кассир не пробил чек, после починки кассы действовать нужно так же, как в случае, когда не пробили чек по ошибке кассира, — сформировать чек коррекции. Это можно сделать в любой момент. Главное, сформировать чек коррекции до того, как ошибку обнаружила налоговая.

На случай поломки кассы налоговая служба рекомендует купить запасную. Если такой нет, торговлю необходимо остановить, пока не восстановят работу кассы.

Если есть резервная онлайн-касса, нужно зарегистрировать или перерегистрировать ее на тот адрес, где торгуете.

Отключение интернета. Если отключили интернет, онлайн-касса не сможет отправить пробитые чеки ОФД. Эти чеки не пропадут — они сохраняются в фискальном накопителе, а после восстановления связи отправятся ОФД. Можно продолжать торговлю, главное — убедиться, что фискальный накопитель не вышел из строя.

Если кассир пробивал чеки при отключенном интернете, после устранения проблем нужно проверить, ушли ли чеки ОФД. Узнать о непереданных чеках можно:

• из уведомления о том, что есть не переданные ОФД документы, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
• в личном кабинете ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если пробитых без интернета чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
• из отчета о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
• из отчета о текущем состоянии расчетов.

Если обнаружены непереданные чеки, лучше обратиться в компанию, которая занимается обслуживанием вашей кассы. Она должна проверить, почему касса не передает чеки, и отрегулировать систему.

Поломка фискального накопителя. Если сломался фискальный накопитель, его нужно передать на экспертизу в сервисный центр изготовителя. После экспертизы кассу можно будет перерегистрировать с новым накопителем.