Как сделать эдо для ип

Электронный документооборот (ЭДО) для ИП на УСН

ЭДО или электронный документооборот — это совокупность операций с электронными документами. ЭДО пришёл на смену бумажному документообороту и постепенно его вытесняет, благодаря его явным преимуществам. ИП на УСН переходят на электронный документооборот, потому что он позволяет экономить не только время, но и деньги.

Юридическая значимость электронным документам обеспечивается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Файлы, подписанные с её помощью, обладают такой же правовой силой, как и их бумажные аналоги. Электронная подпись используется как для внешнего, так и для внутреннего документооборота.

Так как вся работа с документами проходит внутри СЭД — системы электронного документооборота — время на поиск необходимых файлов значительно сокращается. Это происходит благодаря встроенное функции поиска по определённым критериям.

СЭД предоставляют ОЭД — операторы электронного документооборота. От выбора оператора зависит принцип работы системы. Чтобы осуществлять обмен документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов предоставляется функция роуминга.

Зачем ЭДО для ИП на УСН

Основная причина, по которой предприниматели переходят на ЭДО — оптимизация бизнес-процессов. Эта причина объединяет в себе основные преимущества электронного документооборота для ИП:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
• возможность изменения документов и доступ к их истории;
• прозрачность работы сотрудников;
• автоматизация поиска необходимых файлов;
• наличие стандартных форм в СЭД;
• автоматическая классификация документов по разным критериям;
• минимальный риск потери или порчи файлов.

В СЭД можно выполнять основные действия с документами: создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. Наличие единой системы позволяет сократить время на подготовку, обработку, доставку документов и получение файлов.

ИП может отправлять отчётность в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН и ФТС. Файлы доставляются за максимально короткое время, но скорость передачи зависит от конкретной системы. В «Астрал.Докс» документы доставляются за пару минут благодаря автоматической синхронизации с сервером.

Использование СЭД для предпринимателя обходится дешевле, чем использование бумажной документации. Расходы на печать, канцелярию, бумагу и доставку значительно сокращаются. Стоимость ЭДО для ИП на УСН можно узнать ниже.

Работать из СЭД удобно. Например, «1С-ЭДО» подключается в «1С: Предприятие 8», и вся работа с электронными документами проходит в этой программе. Для обмена ЭД достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы и получить от него подтверждение.

Какую электронную подпись выбрать

Как для внешнего, так и для внутреннего документооборота нужно использовать электронную подпись. Для внешнего ЭДО обязательно использование КЭП — квалифицированной электронной подписи. Для внутреннего ЭДО подойдёт и НЭП — неквалифицированная электронная подпись.

Использование КЭП нужно для обеспечения двух задач безопасности при передаче документа:

• Защита от перехвата информации.
• Защита файла от изменений после отправки.

Важно: без использования КЭП электронный документ не будет обладать юридической значимостью.

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре. ГК «Астрал» предлагает два продукта: «1С-ЭТП» и «Астрал-ЭТ». Оба онлайн-сервиса позволяют получить электронную подпись с рабочего места в течение одного рабочего дня.

Какие документы можно передавать в СЭД

Для ИП актуальная работа с такими документами:

• декларации по формам 2-НДФЛ, 3-НДФЛ и 4-НДФЛ;
• декларация по НДС;
• КУДиР;
• налоговая декларация в УСН;
• отчётность по формам 4-ФСС, РСВ-1 и СЗВ-ТД.

Все основные формы документов доступны в системе, их можно создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. СЭД умеет работать со счетами-фактурами, первичными документами, актами и уникальными передаточными документами.

Файлы передаются по стандартным формам. Например, счета-фактуры составляются в соответствии с Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.

Помимо стандартных документов, СЭД должна уметь работать и с нестандартными: экспедиторские или складские расписки, заявки на проведение ремонта или предоставление услуг, спецификации, накладные на отпуск, реестры, сметы, протоколы разногласий и претензии.

Любой документ можно перевести в электронный вид различными методами. Например, это можно сделать с помощью перевода документа в PDF-формат или создать таблицу с помощью языка разметки XML. Для последнего можно сделать визуальную форму в Excel, которая позволяет работать с документом в привычном для него виде.

Большая часть стандартных форм документов уже находится в системе. Их можно заполнять в самой СЭД.

Как выбрать и перейти на ЭДО

При выборе системы нужно обратить внимание на наличие возможностей:

• приглашения контрагентов к обмену документами;
• создания, получения, отправления, изменения и архивирования документов;
• исправления ошибок в файлах и ведения их истории;
• согласования документов;
• разграничения доступа к файлам и ролей.

Выбор системы ЭДО зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и веб-сервис «Астрал.Докс». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» предоставляет возможность работы с электронной документацией прямо из «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого проводится её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Эта СЭД поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Переход на СЭД выполняет в три этапа:

• Отбор документов и бизнес-процессов.
• Выбор системы ЭДО.
• Подключение контрагентов.

После подключения системы предпринимателю полезно отслеживать изменения в рабочем процессе. ИП может фиксировать увеличение скорости работы, разгрузку сотрудников и общую оптимизацию процесса работы с документацией.

Роуминг ЭДО

Роуминг необходим организациям-участникам разных ОЭД для обеспечения возможности обмена документами. Запросить подключение можно в сервисе «Астрал.Роуминг ЭДО». Для этого нужно выполнить три действия:

• Ввести данные организации.
• Внести данные контрагентов.
• Проверить введённые данные.

Система роуминга развивается постепенно, охватывая всё больший список операторов, которые могут осуществлять обмен документами.

ИП выбирают системы электронного документооборота, чтобы уйти от заполнения бумажных документов и освободить время на другие задачи.

Продукты по направлению

Сервис электронного документооборота с контрагентами

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Как подключить ЭДО для ИП

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами, которые имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные с подписями и печатями. Их передают в специальной системе через операторов ЭДО. Применять такой вид документооборота очень удобно, а в некоторых случаях он уже обязателен.

• Зачем ИП электронный документооборот
• Как подключить электронный документооборот

Зачем ИП электронный документооборот

ЭДО нужен, чтобы решить как минимум две важные задачи.

Для взаимодействия с контролирующими органами

Налоговая служба, пенсионный фонд и соцстрах всё чаще создают условия, при которых не получится сдавать бумажные отчёты. Например, если у ИП работает больше 10 человек, только в электронном виде можно подать:

• 6-НДФЛ,
• РСВ,
• ЕФС-1.

Декларацию по НДС и бухгалтерскую отчётность всегда сдают в электронном виде. Росстат теперь тоже принимает отчётность только в электронном виде.

С 2022 года уже почти не выдают бумажные листы нетрудоспособности. Работодателю нужно заполнять сведения по работнику в электронном виде. Для этого придётся наладить электронный обмен данными с соцстрахом.

Возможно, в ближайшее время весь документооборот бизнеса полностью перейдёт в электронный вид. ФНС давно планирует внедрить обязательный ЭДО.

Для взаимодействия с контрагентами

ЭДО нужен не только для отчётности и больничных. Можно обмениваться с контрагентами договорами, накладными, актами, УПД и счетами-фактурами. Это здорово сокращает время на оформление, доставку и согласование документов. А ещё экономит деньги на бумагу, расходники для принтера, канцтовары и почтовые услуги.

Есть давний способ электронного обмена между контрагентами: бумажные документы просто сканируют и пересылают сканы по электронке или через мессенджеры. Чтобы подтвердить, что у сканов есть юридическая сила, в договоре с контрагентом нужно прописать, что электронные копии приравниваются к бумажным оригиналам с личными подписями. В реквизитах сторон желательно указать электронные почты и обмениваться документами только с них. Но если ИП нужно подтверждать расходы бизнеса документами, налоговая не примет сканы в качестве подтверждения. Контрагентам всё равно придётся пересылать друг другу оригиналы бухгалтерских документов.

При полноценном ЭДО документы заверяют усиленной квалифицированной подписью, отправляют и принимают по защищённому каналу связи. Их можно использовать при судебных разбирательствах и предоставлять при проверках налоговым инспекторам. Счета-фактуры и отчёты пересылаются в установленном формате. Для налоговой они равноценны бумажным аналогам и распечатывать их не нужно.

ЭДО (электронный документооборот) для ИП

ЭДО — электронный документооборот с контрагентами. Эта форма пришла на смену стандартному (бумажному) документообороту и успешно заменяет его. При переходе на ЭДО для ИП предприниматель получает внушительную экономию, причём бережет не только силы и время, но и собственные финансы.

Преимущества ЭДО для ИП

Главная причина перехода предпринимателей на документацию в электронном формате — эффективная оптимизация бизнеса. ЭДО подойдет тем ИП, кто хочет идти в ногу с технологическим прогрессом и применять новые сервисы в работе. ЭДО позволяет избавиться от бумажной волокиты, забыть про распечатывание бумажных документов, больше не гоняться за партнёрами с напоминанием вовремя отправлять закрывающие документы. Электронный документооборот экономит ваше время, которое вы можете направить в более продуктивное русло для развития бизнеса и получения новых клиентов и заказов.

• эффективное решение для любого бизнеса
• экономия времени на доставку и расходные материалы
• сокращение операционных затрат
• фиксированная стоимость за отправку, а не за вес и кол-во страниц документа
• быстрый обмен, подписание и получение закрывающих документов
• удобство работы в любом месте на ноутбуке или телефоне
• настройка маршрутов согласования для сотрудников
• возможность оформления МЧД
• всегда актуальные формы документов в системе ЭДО для ИП
• работа в одном окне с несколькими компаниями
• быстрый поиск и выгрузка документов
• удобство хранения в электронном виде — не нужны архивы
• бизнес без потерь документов
• упрощение работу в 1С: отправка и работа в привычном интерфейсе
• интеграция с вашей учетной системой (УС)

На ЭДО стоит перейти предпринимателям, ценящим технологический прогресс и желающим ускорить, облегчить работу с документацией.

Нормативная база

Регламентируют работу в области ЭДО для ИП действующие законы РФ:

• для внутренней документации разрешается применять неквалифицированную ЭП;
• для внешней допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) и НЭП (но для этого должно быть дополнительное соглашение между юридическими лицами).

ЭП — это основание полномочий ИП в ЭДО. При работе предпринимателю разрешается применять как неквалифицированную НЭП (для внутреннего документооборота), так и квалифицированную КЭП (для внешнего).

1. Защищает информацию от перехвата.
2. Гарантирует сохранность файла от любых корректировок и изменений после отправки.

Используя IT-систему «Такском», пользователь может оперативно получить ЭП. Она выдается по заявке в течение рабочего дня.

• счёт-фактура;
• передаточный документ универсального типа (УПД);
• документация о выполнении работ (отгрузке продукции) и т.д.

1. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 28.04.2018 № 791-р.
2. Федеральный закон от 25.12.2018 № 488-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации» и статьи 4-4 и 4-5 Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
3. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 28.12.2018 № 2963-р.

Как подобрать оператора ЭДО для ИП?

1. Веб-сервис Файлер 2.0. и мобильное приложение. Многофункциональный и удобный электронный онлайн-сервис для взаимодействия с контрагентами. С его помощью можно быстро подписывать документацию как в web-версии, так и прямо в смартфоне, поддерживающем технологию NFC. – для работы и отправки документов в привычном интерфейсе 1С, если ИП использует систему 1С для ведения бухгалтерского учета. – сервис ЭДО встроен в программу 1С. – при работе с маркированным товаром: перемаркировка товарных остатков, маркировка продукции на производстве или импортированных товаров

Оба решения предоставляют пользователю возможность ведения внешнего и внутреннего электронного документооборота и активно взаимодействовать с контрагентами.

Любой предприниматель может бесплатно оценить преимущества ЭДО, специально для ИП «Такском-Файлер» разработал тариф, включающий 25 бесплатных отправок.

Компания «Такском» является официальным партнером системы «Честный ЗНАК». Сервис «Такском-Файлер» позволяет полноценно работать с прослеживаемым и маркированным товаром и передает коды маркировки Data Matrix в «Честный ЗНАК».

«Станция Сканирования» становится удобным решением при работе с маркированным товаром. Производители и импортеры могут делать маркировку новой продукции, импортированных товаров и перемаркировку остатков.

Какими документами может обмениваться ИП через ЭДО?

• счета и счета-фактуры, накладные;
• соглашения и договора;
• акты выполнения работ и приема-передачи;
• универсальные и корректировочные передаточные бланки для документооборота (УПД и КПД);
• перевозочную и кадровую документацию;
• заявки и технические бланки;
• декларации и отчётность для контролирующих инстанций.

Для предпринимателей актуальны как формализованные, так и неформализованные документы, применяемые в работе.

Используя сервис ЭДО «Такском-Файлер», пользователь может создавать и отправлять неформализованные документы. Например, в электронный документооборот могут входить складские, экспедиторские расписки, спецификации, реестры, претензии, протоколы разногласий, заявки на оказание услуг (проведение ремонта) и пр.

ЭДО для ИП

Электронный документооборот (ЭДО) постепенно вытесняет бумажный. К этому приводят очевидные выгоды безбумажного делопроизводства — экономия средств, упрощение бизнес-процессов и их контроля, безопасность данных. ЭДО выбирают не только крупные компании, но и индивидуальные предприниматели. Расскажем, чем им будет полезен перевод делопроизводства в цифру.

В этой статье:

• Зачем ЭДО для ИП
• Преимущества ЭДО для ИП
• Какими документами ИП может обмениваться через ЭДО
• Как подключить ЭДО для ИП
• Зачем нужна электронная подпись для ЭДО
• Возможен ли обмен документами между двумя системами
• Вопрос-ответ

Зачем ЭДО для ИП

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи, которые обеспечивает оператор ЭДО. Такой формат делопроизводства оптимизирует бизнес-процессы, что нужно как закрепившимся на рынке компаниям, так и малому бизнесу. Ведь каждый ИП на любой системе налогообложения обязан оформлять хозяйственные операции документально, вести кадровый, налоговый, бухгалтерский учет.

Индивидуальным предпринимателям ЭДО с контрагентами поможет:

• создавать, получать, обрабатывать, отправлять, редактировать, согласовывать и подписывать документы;
• уменьшить административные расходы на бумагу, печать, обслуживание принтеров;
• сократить время на подготовку, доставку документов;
• отвечать за качество и полноту сведений в бухгалтерской отчетности;
• освободить время на отличные от заполнения бумаг задачи;
• вести кадровый учет, КУДИР (книгу учета доходов и расходов) и иные виды учета;
• контролировать работу сотрудников;
• корректно оформлять документы благодаря наличию в системе ЭДО стандартных форм.

Кроме того, онлайн можно регистрировать онлайн-кассы в ФНС и заключать договоры с оператором фискальных данных, а также участвовать в торгах на федеральных и коммерческих площадках, в проведении закупок по 44-ФЗ.

Электронный документооборот упростит и отправку отчетности в контролирующие госорганы — ФНС, Пенсионный фонд, Соцстрах, Росстат и другие. В электронном виде можно сдать декларацию по налогу на УСН, форму 4-ФСС. Только в электронном формате принимаются сведения о деятельности ИП в Росстат, справки 2-НДФЛ, если работников больше десяти, декларация по НДС.

Кроме того, обязательна безбумажная отчетность в ПФР и ФСС, если под вашим руководством работает более 25 человек, и в ФНС, если в компании числится 100 и более сотрудников. Остальным организациям электронная отчетность рекомендована.

ЭДО с Диадоком

Откройте все возможности ЭДО для ИП

Преимущества ЭДО для ИП

Преимущества ЭДО привлекают средний и малый бизнес. Благодаря электронному делопроизводству компании сокращают издержки, повышают общую эффективность всех процессов и становятся более конкурентоспособными на рынке.

Это происходит благодаря тому, что в отличие от бумажного делопроизводства ЭДО позволяет:

• Экономить деньги на печати, канцелярии, бумаге, забыть про почтовые, курьерские услуги.
• Редактировать документы, не допускать их дублирования, отслеживать их статус и сроки подписания.
• Забыть о трудностях, связанных с пересылкой оригиналов документов.
• Избегать ошибок за счет автопроверки форматов и сертификата электронной подписи, оперативно находить причину и исправлять расхождение данных.
• Хранить документы без затрат на содержание архива.
• Легко искать нужные файлы в единой системе.
• Проводить сделки в кратчайшие сроки, быстро оформлять первичные, закрывающие документы.
• Без проблем предъявлять документы по требованию контролирующих органов.
• Обеспечить минимальный риск порчи, утери файлов.
• Увеличить скорость поступления данных в учетные системы.
• Повысить безопасность данных — передача происходит через защищенное соединение, а доступом к файлам владеет конкретное число пользователей.

Безбумажное делопроизводство повышает и производительность труда сотрудников. При бумажном документообороте работники тратят до половины рабочего времени на обработку документов. С ЭДО процессы ускоряются, а доступ к файлам легко получить даже удаленно.

Более того, систему ЭДО можно интегрировать с 1С и другими программами учета. Это позволит автоматически заполнять формы документов, настраивать проводку входящих файлов и дальнейшее формирование отчетности.

Поможем подобрать решение и подключиться к ЭДО

Какими документами ИП может обмениваться через ЭДО

Уже сегодня индивидуальные предприниматели переходят на формирование и сдачу налоговой и иной отчетности в электронном виде, а также на обмен следующими документами:

• договорами, соглашениями и приложениями к ним;
• счетами, счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ, УПД.

С помощью стандартных форм в редакторе Диадока можно создавать и заполнять счета-фактуры, накладные, акты, УПД, отправлять их, получать, изменять, согласовывать, подписывать, хранить. Отметим, что счета-фактуры будут равнозначны бумажным, только если составлены по утвержденному формату ФНС, переданы через оператора ЭДО и подписаны электронной подписью.

Как подключить ЭДО для ИП

Для организации электронного документооборота понадобится выбрать систему и оператора ЭДО, проанализировать делопроизводство, внести изменения в учетную политику и договориться об обмене электронными документами с контрагентами.

Способ организации ЭДО выбирается с учетом количества отправляемых документов и занятых в документообороте сотрудников:

• Веб-версия. Подойдет для малого документооборота: ее использование упростит переход на ЭДО, поскольку она работает в любом браузере и интерфейсом напоминает электронную почту.
• Модуль для учетной системы 1С. Интеграция системы ЭДО и 1С позволит работать в привычной системе.
• Интеграция с другими учетными системами.

Также при выборе системы ЭДО стоит обратить внимание на условия внедрения, набор опций, тарифы, наличие роуминга, режим работы техподдержки.

Зачем нужна электронная подпись для ЭДО

Электронная подпись (ЭП) в электронном документообороте необходима для того, чтобы подписанные документы имели ту же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. ЭП визирует документ, подтверждает авторство подписи, гарантирует отсутствие изменений в документе после подписания.

В законе 63-ФЗ «Об электронной подписи» обозначены три вида ЭП:

• Квалифицированная (КЭП). Только эта подпись равнозначна собственноручной. Это самая защищенная ЭП: ее технология контролируется ФСБ, выдать ее может только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ), а работает она только со средством криптографической защиты информации.
• Неквалифицированная (НЭП). В технологии тоже используются криптографические алгоритмы, а сама ЭП позволяет проверить личность подписанта и отсутствие в файле изменений. Для получения такой подписи можно обратиться в любой УЦ, а уровень ее безопасности ниже. Для обмена документами с контрагентами понадобится взаимное соглашение.
• Простая. Эта подпись подтверждает, что была сформирована конкретным человеком. Чаще всего применяется в онлайн-банкинге, интернет-магазинах, внутреннем документообороте. Простую подпись нельзя использовать для отправки документов в госорганы, для обмена с партнерами нужно соглашение.

В Диадоке компании-резиденты РФ для обмена документами пользуются только квалифицированной ЭП. С ней для организации юридически значимого документооборота не понадобятся дополнительные соглашения с контрагентами, при этом подпись будет равнозначна собственноручной. Соглашение требуется только для организации международного ЭДО с контрагентом из другой страны, который использует НЭП.

С КЭП предприниматель сможет вести документооборот, отчитываться онлайн и выполнять любые другие операции, которые нужно заверять личной подписью:

• Обмениваться с партнерами как формализованными документами (счета-фактуры, УПД, их корректировки), так и неформализованными (договоры, соглашения, счета).
• Обеспечить оперативное достижение договоренностей и проведение расчетов по сделкам.
• Отчитываться за год, квартал и другие периоды в контролирующие госорганы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и т.д.
• Участвовать в электронных торгах, тендерах, госзакупках.
• Регистрировать онлайн-кассы.

При создании электронной подписи пользователь получит квалифицированный сертификат и два ключа — открытый для проверки подписи и закрытый для ее генерации.

Возможен ли обмен документами между двумя системами

Если у ИП и контрагента разные системы ЭДО, обмен документами тоже возможен. Для этого операторы должны поддерживать технологию роуминга. Документооборот при этом происходит так же, как и в рамках одной системы.

Настройка роуминга, как правило, не занимает много времени. Для подключения к нему в Диадоке нужно:

• На странице «Состояние роуминга между Диадоком и другими операторами» проверить, настроен ли уже роуминг с оператором интересующего контрагента.
• Заполнить заявку на подключение, дождаться выполнения.

С некоторыми операторами действует автоматическая настройка роуминга. В этом случае не понадобится даже заявка — пользователь может отправить контрагенту приглашение к обмену документами, как обычно. После принятия заявки.