Режим работы ккт онлайн какой выбрать

Как подключить и зарегистрировать онлайн-кассу: пошаговая инструкция

Если установить онлайн-кассу неправильно, можно сломать фискальный накопитель, нарушить закон и получить штрафы. Рассказываем, как избежать ошибок.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Большинство компаний и ИП должны использовать в своей работе онлайн-кассы. С помощью онлайн-касс регистрируют расчёты с покупателями, формируют чеки и передают данные в налоговую.

В статье даём инструкцию по подключению онлайн-касс. Она будет полезна всем компаниям и предпринимателям, которые делают это впервые.

• Что такое онлайн-кассы и кому нужно их устанавливать онлайн-кассы онлайн-кассу и зарегистрировать её в налоговой

Что такое онлайн-кассы и кому нужно их устанавливать

Онлайн-касса (или ККТ ) — аппарат для расчёта с клиентами и учёта продаж. В ней есть специальный чип — фискальный накопитель, который сохраняет данные о расчётах, формирует чеки, шифрует и передаёт эти данные в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Подробнее об онлайн-кассах — как они работают, какие есть виды онлайн-касс и по каким критериям их выбирать — мы рассказали в этой статье Skillbox Media.

Онлайн-кассы должны использовать практически все предприниматели и юридические лица. Есть некоторые исключения — они перечислены в статье 2 №54-ФЗ. Например, ККТ могут не устанавливать:

• предприниматели на НПД;
• предприниматели на патенте по некоторым видам деятельности;
• компании и ИП, которые из-за условий работы не могут проводить расчёты с помощью ККТ — например, торгуют на рынках и ярмарках, оказывают услуги по присмотру за детьми и людьми с инвалидностью, продают газеты или мороженое в ларьках;
• компании и ИП, которые работают в отдалённых и труднодоступных местах.

Важно регулярно следить за обновлениями этого закона — исключения периодически отменяют.

Что нужно для подключения онлайн-кассы

Перед тем как подключать и регистрировать онлайн-кассу, нужно:

• выбрать и купить ККТ;
• выбрать и купить фискальный накопитель (ФН);
• получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Выбрать и купить онлайн-кассу. Подробнее о видах онлайн-касс и критериях их выбора мы говорили в этой статье. Например, перед покупкой важно учитывать вид бизнеса, количество товаров или услуг, число клиентов, условия торговли.

Производителя онлайн-кассы каждый бизнес выбирает по своим потребностям. Купить ККТ можно у ОФД, с которым бизнес планирует работать, у операторов сотовой связи, в онлайн-банке или напрямую у завода-изготовителя.

Важно проверить, чтобы выбранная модель была включена в реестр ФНС. В нём налоговая публикует данные о всех моделях онлайн-касс, которые соответствуют требованиям закона.

Выбрать и купить фискальный накопитель. Они различаются по сроку действия: 15 или 36 месяцев. После истечения этого срока нужно покупать новый ФН и перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Выбор срока ФН зависит от вида бизнеса и применяемой системы налогообложения. Например, фискальные накопители на 15 месяцев должны использовать ИП и компании, если они:

• продают товары и работают на режиме ОСНО;
• продают подакцизные товары — например, алкоголь, табак, топливо, автомобили;
• ведут сезонные работы;
• используют ККТ в автономном режиме (не передают данные в ОФД) — например, бизнес, работающий на отдалённых и труднодоступных территориях;
• платёжные агенты: работают как посредники и принимают платежи от физических лиц (например, за услуги связи, интернета, ЖКХ и так далее).

ФН на 36 месяцев могут устанавливать:

• ИП и компании, которые работают на спецрежимах — УСН, АУСН, ЕСХН, ПСН — и не продают подакцизные товары;
• ИП и компании, которые работают на режиме ОСНО и предоставляют только услуги (не указана номенклатура с признаком «товар»).

Кроме сроков использования, фискальные накопители ограничены объёмом памяти. Если память заканчивается до завершения срока — например, когда у бизнеса большой поток клиентов, — ФН нужно также менять, а кассу — перерегистрировать.

Чаще всего фискальный накопитель покупают там же, где и онлайн-кассу.

Как и в случае с ККТ, важно проверить, чтобы выбранный фискальный накопитель был включён в реестр налоговой. Также можно воспользоваться сервисом «Фискальные накопители в реестре» — он позволяет проверить и онлайн-кассы, и фискальные накопители в режиме онлайн.

Получить КЭП. Она потребуется для заключения договора с ОФД и регистрации кассы в налоговой — подробнее об этом говорим ниже.

В 2023 году предприниматели и владельцы компаний могут получить КЭП в налоговой. Также для получения электронной подписи можно обратиться к доверенным лицам ФНС из актуального перечня.

Налоговая выпускает КЭП бесплатно, но для этого потребуется купить токен и лицензию на программу «КриптоПро CSP». Если они уже есть, покупать новые не нужно.

Токен — это физический носитель электронной подписи. Согласно разъяснениям ФНС, налоговая поддерживает носители формата USB Type-А. Например, «Рутокен ЭЦП 2.0», «Рутокен S», «Рутокен Lite», «JaCarta-2 SE» и другие. Купить их можно в интернет-магазинах или напрямую у изготовителей.

После того как вы купили токен и лицензию, нужно подать заявление в ФНС. Это можно сделать двумя способами:

• В налоговой по записи. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС и токен. Сертификат КЭП запишут на токен в день подачи заявления.
• В личном кабинете налогоплательщика через вкладку «Заявление на получение КЭП». В этом случае в назначенную дату нужно прийти в налоговую с токеном для записи сертификата подписи.

Дальше нужно загрузить программу «КриптоПро CSP» на компьютер, зарегистрироваться в ней и установить сертификат электронной подписи с токена. После этого КЭП можно будет пользоваться.

Как подключить и зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно

Итак, бизнес купил ККТ, фискальный накопитель и получил электронную подпись. Вот что нужно сделать дальше, чтобы онлайн-кассой можно было пользоваться.

Шаг 1. Заключить договор с ОФД. ФНС не зарегистрирует онлайн-кассу, если не будет договора с ОФД. Оператор будет играть роль посредника между онлайн-кассой и налоговой. Выбрать ОФД можно из реестра компаний, аккредитованных ФНС.

Ориентировочная стоимость тарифов ОФД: 300 рублей за месяц, 1700 рублей за полгода, 3000 рублей за год, 6700 рублей за три года. Например, вот тарифы оператора «Первый ОФД» на начало 2023 года.

Обычно для заключения договора не нужно встречаться с представителями компании-оператора лично. Достаточно подать заявление через личный кабинет на сайте выбранного ОФД.

Шаг 2. Подключить онлайн-кассу к интернету. Это можно сделать двумя способами в зависимости от вида онлайн-кассы и возможностей торговой точки:

• с помощью кабеля;
• с помощью беспроводных сетей — по Wi-Fi или мобильному интернету.

Шаг 3. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Можно зарегистрировать кассу самостоятельно или воспользоваться услугой специальной организации — как правило, такие услуги предоставляют компании, которые продают ККТ и фискальные накопители.

Чтобы зарегистрировать кассу самостоятельно, нужно подать заявление в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС — через кнопку «Учёт ККТ». В заявлении указать:

• Фактические адрес и место установки онлайн-кассы — например, адрес магазина и номер торговой точки. Адрес может не совпадать с юридическим адресом бизнеса.
• Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Они указаны в паспортах устройств. На этом этапе сайт ФНС проведёт автоматическую проверку того, есть ли эти ККТ и ФН в реестре налоговой.
• Особые параметры использования кассы. Их выбирают из предложенного списка. Например, «ККТ используется при продаже подакцизных товаров» или «ККТ используется для развозной или разносной торговли». Указать особые параметры можно только на этом этапе — добавить их позже не получится.
• ОФД, с которым заключили договор. Его также выбирают из предложенного списка.

ФНС проверит заявление и выдаст результат. Если всё прошло успешно, появится окно с регистрационным номером ККТ. Он необходим для завершения регистрации кассы.

Шаг 4. Ввести регистрационный номер в ККТ. Это нужно сделать в течение суток с момента его получения. Чтобы на онлайн-кассе появилось окно для ввода регистрационного номера, нужно перейти в настройки и выбрать сервисный или административный режим ККТ — в зависимости от модели кассы.

В окне для ввода нужно указать полученный регистрационный номер и свой ИНН. На этом этапе важно быть максимально внимательным. Если ошибиться хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействителен и придётся покупать новый. Если всё сделать верно, онлайн-касса распечатает чек. Он потребуется на следующем этапе.

Шаг 5. Сделать отчёт о регистрации ККТ. Для этого нужно снова войти в личный кабинет налогоплательщика, перейти на вкладку «Учёт ККТ» и напротив своей кассы нажать на «Отчёт о регистрации ККТ».

В отчёте указывают данные полученного чека:

• дату и время получения;
• порядковый номер;
• фискальный признак — 10 цифр рядом с аббревиатурами ФП или ФПД.

Шаг 6. Получить карточку регистрации ККТ. Если проверка отчёта в налоговой пройдёт успешно, в личном кабинете налогоплательщика появится карточка регистрации ККТ, подписанная КЭП налоговой. Пока такой карточки не будет, пользоваться онлайн-кассой нельзя.

Шаг 7. Ввести параметры регистрации в форму на сайте ОФД. Для этого нужно зайти в личный кабинет на сайте ОФД, с которым заключён договор, и нажать кнопку «Добавить кассу». Затем ввести сведения о ККТ и данные с карточки регистрации. После этого онлайн-касса синхронизируется с ОФД, и оператор начнёт передавать данные о продажах в налоговую.

Если этого не сделать, ОФД не будет передавать данные в ФНС и через 30 дней кассу заблокируют.

Как работать с онлайн-кассами и ОФД в 2023 году

Иллюстрация: gpointstudio/freepik

Контрольно-кассовая техника, фискальный накопитель и чеки – то, на что нужно обращать особое внимание в части соблюдения законов при ведении предпринимательской деятельности.

Кассовая дисциплина активно нарастила обороты за последние годы, так как для бизнеса – это прежде всего удобство: не нужно вручную передавать чеки в налоговую, это сделает техника и программное обеспечение. Часто устанавливают онлайн кассу даже те, кого закон не обязывает.

Цифры по количеству ККТ в России впечатляют – более 3,6 миллионов. Но все же уточним, кому можно пока обойтись без ККТ.

Кто может не применять ККТ

Это прописано в статье 2 закона № 54-ФЗ. Работать без онлайн-кассы могут:

предприниматели, которые занимаются торговлей мороженым в киосках, розливом безалкогольных напитков, ремонтом и окраской обуви, изготовлением галантереи и т. д.;

предприниматели, оказывающие услуги по присмотру и уходу за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;

граждане, которые являются плательщиками НПД;

предприниматели, которые ведут деятельность в отдаленных и труднодоступных районах.

Как выбрать кассу и фискальный накопитель (ФН)

При выборе онлайн-кассы нужно учитывать два условия:

наличие выбранной модели в реестре ФНС;

возможность работы кассы с фискальным накопителем.

Если купить кассу, которой нет в реестре налоговой службы, то ее нельзя зарегистрировать, а соответственно и работать на ней будет запрещено. Для налоговой инспекции это равнозначно отсутствию кассы, за это налагается штраф – не меньше 30 тысяч рублей для юридических лиц.

При выборе ФН обращаем внимание на:

Соответствие срока действия ФН сроку, разрешенному вашему виду деятельности, ФН выбираем исходя из ниши бизнеса.

Сейчас фискальные накопители выпускаются с двумя сроками действия – 15 и 36 месяцев.

На выбор фискального накопителя влияют:

вид деятельности – продажа товаров или оказание услуг;

наличие в ассортименте подакцизного и маркированного товара;

наличие сезонности деятельности.

Обращаем внимание, что после окончания срока действия накопителя его нельзя выбрасывать – нужно хранить в течение пяти лет.

«Какой фискальный накопитель выбрать?» – «Платформа ОФД» поможет: обратитесь к специалистам и вам подберут ФН под ваш вид деятельности!

После приобретения ККТ и ФН необходимо зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции. Но и на этом этапе предприниматели часто допускают ошибки.

Что важно учитывать при регистрации кассы:

Работу на аппарате можно начинать только после получения карточки регистрации – до этого работать запрещено. Уведомление о присвоении регистрационного номера не равно получению карточки регистрации.

Соответствие информации об ОФД в налоговой и в самой кассе. Если происходит смена ОФД, то нужно перерегистрировать кассу.

Правильность введения регистрационного номера ФН или ИНН в кассу. Если в этих данных совершить ошибку, то исправить ее уже нельзя – потребуется покупка нового ФН.

Соответствие данных в кассе и в информации для налоговой инспекции.

Соблюдение сроков передачи отчета о регистрации: после получения карточки регистрации отчет нужно отправить в течение одного дня.

Попытка регистрации моделей ФН или онлайн-касс, не включенных в реестр налоговой службы.

Когда необходима перерегистрация кассы

Возможные нарушения законодательства могут произойти не только во время непосредственной регистрации кассы, но и в момент перерегистрации – вы просто можете не знать, что такая процедура требуется.

Перерегистрация онлайн-кассы необходима при:

изменении адреса или места установки ККТ;

изменении сведений о применении ККТ в составе автоматического устройства для расчетов;

изменении сведений об автоматическом устройстве для расчетов;

переходе ККТ из работы в автономном режиме в режим передачи в налоговую инспекцию через ОФД и наоборот;

изменении ФИО пользователя.

С момента, когда какое-то из вышеперечисленных событий произошло, до подачи заявления на перерегистрацию должно пройти не более одного рабочего дня. Иначе последует штраф за нарушение правил регистрации кассы, причем санкции могут назначить в течение года с момента нарушения.

В каком случае налоговая может снять кассу в одностороннем порядке

Бывает и такое: касса вам еще нужна для бизнеса, но пользоваться ей уже запрещено.

Налоговая может снять онлайн-кассу с учета в следующих случаях:

ККТ не соответствует требованием законодательства – применяемого аппарата нет в реестре ФНС.

Истечение срока действия ключа фискального признака в ФН – требуется заменить фискальный накопитель. Лучше следить за этим параметром и производить замену заблаговременно. Если использовать кассу с истекшим ФН, то это будет приравнено к отсутствию кассы.

Внесение записи в ЕГРЮЛ/ЕГРИП о прекращении деятельности.

Фискальные накопители

В наличии и на заказ.

Про маркировку и кассы. Что нового в 2023 году

28 февраля 2023 года завершаются эксперименты по БАДам, антисептикам, медицинским изделиям, пиву и слабоалкогольной продукции.

1 марта 2023 года – начало обязательной маркировки велосипедов.

1 апреля 2023 года стартует обязательная маркировка пива и слабоалкогольной продукции.

Обязательная маркировка инвалидных кресел отложена на неопределенный срок.

Сервис «Учет марок» – работайте с маркированным товаром в привычном интерфейсе: полная аналитика продаж и отслеживание ошибок в чеках.

Как правильно выбрать фискальный накопитель

Если предприниматели торгуют маркированным товаром, им нужно использовать ФН, который поддерживает формат фискальных документов ФФД 1.2. Но даже из этого правила есть исключения – о них налоговая служба оповестила пользователей в письме № АБ-4-20/14414@ от 26.10.2022 года.

Отсрочка от перехода на ФФД 1.2 при продаже маркированных товаров предусмотрена:

если вы применяете ФН, не поддерживающий ФФД 1.2. – до истечения срока его службы;

если вы применяете ККТ, которая не поддерживает ФФД 1.2 – до окончания срока службы ФН;

при использовании или замене на ФН и ККТ, поддерживающих работу с ФФД 1.2, если при этом с момента включения в реестр ККТ с поддержкой ФФД 1.2 прошло не менее 3 месяцев – не позднее трех месяцев с даты включения в реестр модели ККТ с поддержкой ФФД 1.2.

Дополнительные нововведения в отношении онлайн-касс предпринимателей, которые торгуют маркированным товаром

Введено обязательно применение тега 1162 «Код товара» в чеке (БСО):

С 28 февраля 2023 года для интернет-магазинов, почтовых и курьерских служб, которые занимаются доставкой товаров конечному потребителю, в том числе в пункты выдачи и постаматы.

С 20 апреля 2023 года для вендинговых автоматов, оснащенных автоматическим устройством для расчетов.

Также при маркировке шуб и меховых изделий с 1 марта 2023 года нужно указывать контрольно-идентификационный знак (КИЗ). Рекомендуем проверить, готова ли техника и программное обеспечение к нововведениям.

Чеки: почему важно следить за отсутствием ошибок в них

Есть несколько причин:

Это позволит сохранить лояльность покупателей, так как каждый клиент сможет проверить корректность фискального документа на сайте налоговой службы.

Это оградит ваш бизнес от проверок ФНС – их вероятность будет крайне мала.

Не будет расхождения данных с информацией налоговой инспекции и значит отчетность будет составлена верно, а налоги правильно рассчитаны.

Это повысит доверительные отношения между вами и партнерами по ПО касс, которые вас обслуживают. Значит они смогут быстрее помогать в решении ваших проблем с ККТ.

Какие ошибки могут встречаться в чеках

Разместим их в порядке убывания – от самой популярной до самой редкой:

Информация о поставщике (наименование, ИНН).

Система налогообложения в чеке.

Наименование предмета расчета.

Незадекларированные теги по НДС в предмете расчета.

Адрес и место расчетов в чеке.

Количество предмета расчета.

Комбинация РН-ФН отсутствует в ФНС.

Версия ККТ или ФФД.

Информация о покупателе (наименование, ИНН).

Неверная сумма товаров по чеку.

Чек коррекции: номер предписания.

За корректностью чеков важно следить и вовремя исправлять те чеки, которые изначально получили статусы «Прием в карантин», «Принят с предупреждением» или «Отказ в приеме». Эти статусы присваиваются чекам в налоговой при прохождении форматно-логического контроля и отображаются в ЛК ОФД.

Следите за корректностью чеков в личном кабинете «Платформа ОФД» – удобная сортировка по статусам и указание ошибки в чеке позволяет вовремя заметить неточность и исправить ее. Так у налоговой не будет вопросов к вашему бизнесу!

При получении чеком вышеперечисленных статусов, нужно выяснить причину ошибки и исправить ее: если вы своевременно исправите ошибку и направите уведомление об исправлении до обнаружения неточности налоговой инспекцией, то штрафов не будет.

Об исправлении ошибок подробнее мы писали в статье.

Есть хорошая новость для бизнеса – на 2023 год продлен мораторий на проверки ФНС. Но это не означает полного отсутствия контрольных действий. Проверки без взаимодействия с налогоплательщиком (выездное обследование и наблюдение за соблюдением требований) разрешено проводить без дополнительного согласования. При выявлении нарушений налоговый инспектор может производить контрольную закупку.

В течение 2022 года «Платформа ОФД» активно работала над безопасностью данных клиентов, простотой подключения и совершенствованием бизнес-аналитики. Чтобы вы могли спокойно вести свой бизнес и заниматься вопросами его развития, а сервисы компании предоставят вам необходимые финансовые показатели в удобных отчетах и помогут автоматизировать процессы.

С «Платформа ОФД» все отчеты и фискальные документы передаются в контролирующие органы точно в срок!

Следите за соблюдением требований по основным показателям кассовой дисциплины – ККТ, ОФД, ФН и чекам, чтобы уберечь бизнес от штрафов и лишнего внимания налоговой службы.

Как пользоваться онлайн-кассой: подробный гайд

Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Она формирует документы, которые называют фискальными: кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Онлайн-касса шифрует информацию о чеке или другом документе, записывает на фискальный носитель и передает ее в налоговую. Подробно о том, какие бывают онлайн-кассы, какую лучше выбрать и как ее подключить, мы написали отдельную статью.

Недостаточно просто установить и зарегистрировать онлайн-кассу, нужно еще правильно с ней работать. К компаниям много требований по ведению кассовой дисциплины, к предпринимателям — меньше. Но даже из-за одной ошибки можно получить штраф от 1500 ₽.

В статье рассказываем, как предпринимателю пользоваться онлайн-кассой, чтобы не было проблем с законом и штрафов.

Настройка онлайн-кассы

Подключение и установка кассового аппарата выглядят так:

1. До покупки онлайн-кассы нужно проверить модель в реестре на сайте налоговой службы. Закон разрешает использовать только модель из реестра.

2. Проверить фискальный накопитель в реестре накопителей на сайте налоговой службы. Изначально онлайн-касса выпускается без накопителя. Если поставщик не продал его в комплекте с кассой, нужно купить фискальный накопитель отдельно.

3. Заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД. Это посредник между бизнесом и налоговой. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации. Пока нет договора с ОФД, налоговая инспекция не зарегистрирует кассу, поэтому с ней не получится работать.

4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете пользователя ККТ на сайте налоговой службы. Еще кассу можно зарегистрировать через личный кабинет ОФД.

После регистрации на онлайн-кассе можно формировать фискальные документы.

Какие фискальные документы формирует онлайн-касса

Фискальные документы — это чеки и отчеты, которые касса формирует по определенным форматам. Сейчас есть три версии форматов фискальных документов: 1.05, 1.1 и 1.2. Отличаются форматы друг от друга обязательными реквизитами.

К фискальным документам относят:

• отчет о регистрации онлайн-кассы — формируется один раз, когда онлайн-касса ставится на учет. Сформировать отчет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера кассы;
• отчет об изменении параметров регистрации — его делают, когда меняют системные параметры кассы, например адрес установки;
• отчет об открытии смены — формируется в начале каждой новой смены;
• кассовый чек — к ним относятся чеки продажи и возврата, которые подтверждают расчеты, например на полную оплату, на аванс или его зачет, на возврат денег за товар, на выдачу денег при скупке товаров у населения;
• кассовый чек коррекции — его формируют, когда надо скорректировать расчет;
• отчет о закрытии смены — формируют, когда закрывают смену;
• отчет о закрытии фискального накопителя — с его помощью в налоговую передают все сведения из памяти устройства. Так налоговая может сверить данные с теми, что получала онлайн;
• отчет о текущем состоянии расчетов — в нем содержатся данные по не переданным в ОФД фискальным документам.

Кассир регулярно выбивает отчеты об открытии и закрытии смены, кассовые чеки и чеки коррекции. Дальше в статье мы разберем, как их формировать.

Инструкция по работе с онлайн-кассой

С кассой может работать как сам ИП, так и нанятый сотрудник. Должность человека, который работает с кассой, обычно называется «кассир» или «кассир-операционист».

Должность кассира и его фамилию нужно обязательно указывать в бумажном или электронном чеках. Эти данные можно вбить в товароучетную программу или запрограммировать в кассе.

Кассир — материально ответственное лицо, он обязан следить за сохранностью кассового оборудования и денег в самой кассе. В случае их пропажи или порчи он возмещает ущерб своими деньгами. Но для этого с кассиром работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности. Это нужно сделать до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания, чтобы его не подписывать.

Есть шаги, которые нужно выполнить один раз перед тем, как начать работать с онлайн-кассой, и то, что нужно делать каждый день.

Один раз за весь период работы. Вот что делает кассир при устройстве на работу:

1. Знакомится со всеми внутренними документами по эксплуатации кассовой техники и ставит подпись на листе ознакомления.
2. Изучает инструкцию к онлайн-кассе. Все кассы работают примерно одинаково, но особенности есть у каждой и прописаны в инструкции к кассе.

Ежедневно. Работа с онлайн-кассой у кассира каждый рабочий день будет выглядеть так:

1. Формирует отчет о начале новой смены.
2. Принимает деньги, пробивает чеки продажи, возврата.
3. К концу смены перепроверяет, есть ли все необходимые документы по кассовой смене, например заявления на возврат, пояснительные записки к чекам коррекции.
4. Формирует отчет о закрытии смены.

Разберем, как выполнять ежедневные задачи кассира.

Как открыть рабочую смену

Кассир должен подготовиться к началу рабочего дня: посмотреть, что в кассовом принтере есть чековая лента и она не заканчивается, и проверить, что дополнительное оборудование подключено к онлайн-кассе и исправно работает. Например, сканер штрихкодов, терминал эквайринга, весы.

Прежде чем принимать оплату от покупателей, кассир формирует отчет об открытии смены. На разных моделях касс отчет формируется:

• в ручном режиме — кассир нажимает специальную кнопку на кассовом аппарате, сенсорном дисплее или в программе на компьютере;
• автоматически — касса сама формирует отчет при формировании кассового чека или другой операции.

Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке онлайн-касса получит подтверждение, что оператор принял документ, и распечатает отчет. После этого можно начинать расчеты с покупателями.

Как выдавать чек покупателю

О том, как оформлять чек и какие в нем должны быть реквизиты, мы написали подробную статью.

Чаще всего на онлайн-кассе выбивают чеки прихода — их оформляют при получении денег от покупателя. Чек пробивают в момент расчета и сразу передают его покупателю:

• если покупатель расплачивается наличными либо очно картой, чек формируют в момент расчета;
• если покупатель переводит деньги заочно по реквизитам счета продавца, чек выбивают в ближайший рабочий день, следующий за днем поступления денег на счет;
• если покупатель оплачивает заказ через форму на сайте продавца, чек должна формировать автоматическая онлайн-касса, кассир в этом не участвует.

Для интернет-торговли есть особые правила, как выбивать чеки в зависимости от размера предоплаты и того, в какой момент клиент оплачивает покупку — при заказе или получении товара. Все их собрали в отдельной статье.

Кроме чеков прихода, которые выбивают при получении денег от покупателя, на онлайн-кассе выбивают еще чеки коррекции, чеки на возврат денег, предоплату, ее зачет, выплату денег при скупке товаров и другие.

Чек коррекции нужен, чтобы исправить ошибку в чеке или если забыли выбить в момент продажи или возврата.

Чек возврата — если покупатель принес товар обратно в магазин и нужно принять его и вернуть деньги.

Как закрыть рабочую смену

После окончания работы нужно закрыть смену на онлайн-кассе. До 2017 года для этого формировали Z-отчет. Сейчас его заменил отчет о закрытии смены. Но некоторые бухгалтеры по-прежнему продолжают называть отчет о закрытии смены Z-отчетом.

Отчет о закрытии смены содержит сведения по всем операциям за смену:

• о количестве пробитых чеков за смену;
• о количестве непереданных фискальных документов;
• суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: прихода, возврата прихода, расхода, возврата расхода и по чекам коррекции.

Если ОФД не были переданы какие-то фискальные документы или пора менять фискальный накопитель, эта информация тоже будет в отчете о закрытии смены. Чтобы исправить ситуацию, у владельца кассы есть 30 дней. Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса перестанет работать.

Сведения из отчета о закрытии смены поступают в налоговую через ОФД в онлайн-режиме.

Смена длится максимум 24 часа. Можно открыть смену в один день, а закрыть на следующий, но общая продолжительность смены не должна превысить сутки. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа и онлайн-касса перестает выдавать кассовые чеки.

Если касса работает в круглосуточном магазине, то через сутки после начала смены ее нужно закрыть и сразу же открыть следующую смену.

Если не сформировать отчет в пределах 24 часов после начала смены, можно получить штраф от 1500 до 3000 ₽.

Кассовая дисциплина у ИП

У предпринимателя есть преимущество перед компаниями в плане ведения кассовой дисциплины: требований закона к ним гораздо меньше.

• оформлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордеры;
• вести кассовую книгу;
• устанавливать лимит остатка наличных.

Для удобства ИП может вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы, но при проверке его не смогут наказать за их отсутствие или неправильное оформление.

Так как ИП не должен соблюдать лимит наличных денег в кассе и сдавать излишки в банк, он может заработанное за день забрать из кассы, положить в сейфе магазина, отвезти в офис или потратить на личные нужды и не отчитываться об этом.

Хранить бумажные документы и чеки не нужно, в том числе чеки открытия и закрытия смены. ИП хранят только фискальные накопители — в течение пяти лет с момента, когда накопитель перестали использовать.

Еще ИП обязаны соблюдать лимит расчетов наличными с компаниями и другими ИП: по одному договору можно принять наличными до 100 000 ₽, если сумма больше — подойдет только безналичная оплата. При расчетах с физлицами без статуса ИП ограничений нет.

Главное требование закона к ИП по поводу работы с онлайн-кассой: выбивать чек на каждый расчет с покупателем. Если нарушать правила оформления чеков или не вовремя их выбивать, можно получить штраф.

Что делать кассиру, если возникли проблемы

Разобрали, что делать в самых частых случаях:

• сломалась касса или отключили электричество;
• отключили интернет;
• сломался фискальный накопитель.

Поломка кассы, отключение электричества. Если онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества, торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать взамен кассового товарный чек или другой документ нельзя. За это можно получить штраф — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.

Если касса сломалась в момент расчетов и кассир не пробил чек, после починки кассы действовать нужно так же, как в случае, когда не пробили чек по ошибке кассира, — сформировать чек коррекции. Это можно сделать в любой момент. Главное, сформировать чек коррекции до того, как ошибку обнаружила налоговая.

На случай поломки кассы налоговая служба рекомендует купить запасную. Если такой нет, торговлю необходимо остановить, пока не восстановят работу кассы.

Если есть резервная онлайн-касса, нужно зарегистрировать или перерегистрировать ее на тот адрес, где торгуете.

Отключение интернета. Если отключили интернет, онлайн-касса не сможет отправить пробитые чеки ОФД. Эти чеки не пропадут — они сохраняются в фискальном накопителе, а после восстановления связи отправятся ОФД. Можно продолжать торговлю, главное — убедиться, что фискальный накопитель не вышел из строя.

Если кассир пробивал чеки при отключенном интернете, после устранения проблем нужно проверить, ушли ли чеки ОФД. Узнать о непереданных чеках можно:

• из уведомления о том, что есть не переданные ОФД документы, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
• в личном кабинете ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если пробитых без интернета чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
• из отчета о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
• из отчета о текущем состоянии расчетов.

Если обнаружены непереданные чеки, лучше обратиться в компанию, которая занимается обслуживанием вашей кассы. Она должна проверить, почему касса не передает чеки, и отрегулировать систему.

Поломка фискального накопителя. Если сломался фискальный накопитель, его нужно передать на экспертизу в сервисный центр изготовителя. После экспертизы кассу можно будет перерегистрировать с новым накопителем.

Онлайн касса что это такое и как работает для чайников

Онлайн касса что это такое и как работает для чайников

Что такое онлайн касса

Онлайн касса — это кассовый аппарат, который пробивает чеки и отправляет их в налоговую в режиме реального времени.

Из чего состоит онлайн касса

Онлайн касса состоит из:

ККТ (контрольно-кассовая техника) — само устройство с рег.номером, которое можно купить или взять в аренду.

Онлайн касса как работает

Как работает онлайн касса для чайников:

1. Покупатель оплачивает покупку
2. Продавец пробивает чек на кассе с ФН (фискальным накопителем)
3. ФН отправляет чек в ОФД (оператору фискальных данных)
4. ОФД получает данные об оплате и сохраняет их на сервере. Периодически он отправляет эти данные в налоговую инспекцию.

Схема работы онлайн кассы

Покупатель alt=»arrow-right_60x40.png» width=»36″ height=»19″ />Касса alt=»arrow-right_60x40.png» width=»36″ height=»19″ />ФН alt=»arrow-right_60x40.png» width=»36″ height=»19″ />ОФД alt=»arrow-right_60x40.png» width=»36″ height=»19″ />Налоговая

Принцип работы онлайн кассы пошагово

Чтобы касса заработала по описанной выше схеме, необходимо соблюдать основные принципы работы онлайн кассы, а именно:

1. Купить или арендовать ККТ с ФНБ
   Выбрать устройство поможет бухгалтер или компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс.
2. Подписать договор с ОФД и зарегистрировать кассу на его сайте
   Это можно сделать самостоятельно с помощью инструкции на сайте своего ОФД или с помощью бухгалтера / компании, продающей кассы.
3. Зарегистрировать кассу в налоговой
   Может компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс или бухгалтер.
4. Настроить кассу и подключить ее к интернету.
   Поможет компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс.
5. Обучить сотрудника, который будет пробивать чеки, работе с кассой.
   Первоначально поможет компания, которая занимается продажей, регистрацией и обслуживанием онлайн-касс, в дальнейшем у сотрудника будет инструкция к ККТ.
6. Пробивать чеки на КАЖДУЮ оплату.
   Чеки пробивает обученный работе с кассой сотрудник.

Штраф за отсутствие онлайн кассы

Штрафы за неприменение онлайн кассы следующие:

• Для организаций — 30 000 рублей и выше (при повторном нарушении приостановление деятельности на 90 суток)
• Для ИП — 10 000 рублей и выше (при повторном нарушении приостановление деятельности на 90 суток) Штраф или предупреждение можно получить в течение года после того, как совершено правонарушение.

Онлайн касса штрафы за чеки

Штрафы за непробитие чека на онлайн кассе следующие:

• Для организаций — 10 000 рублей (чек с ошибкой — до 10 000 рублей)
• Для ИП — 2 000 рублей (чек с ошибкой — до 3 000 рублей) Штраф или предупреждение можно получить в течение года после того, как совершено правонарушение.

Онлайн касса цена

Федеральный закон 54 — ФЗ обязывает большинство владельцев бизнеса установить онлайн-кассу, но при этом не требует ее покупать. Поэтому онлайн кассу можно купить или взять в аренду.

Онлайн касса стоимость покупки

Минимальные затраты на покупку онлайн кассы следующие:

Сам аппарат ККТ	ККТ + торговый терминал	Фискальный накопитель
от 7 000 руб.	от 20 000 руб.	15 мес. = 8 500 руб. 36 мес. = 13 500 руб.

Онлайн касса стоимость аренды

Стоимость аренды онлайн кассы в разных сервисах следующая:

Сервис	Стоимость обслуживания	Стоимость ФН
Атол Онлайн	от 1 700 руб./мес.	15 мес. = 9 200 руб. 36 мес. = 13 500 руб.
Бизнес.ру	от 1 500 руб./мес.	15 мес. = 9 990 руб. 36 мес. = 13 990 руб.
CloudPayments	1 мес. = 3 500 руб. 3 мес. = 9 000 руб. 1 год = 30 000 руб.	15 мес. = 9 990 руб. 36 мес. = 13 990 руб.
ОФД.ру	от 2 690 руб./мес. есть также почековый тариф	15 мес. = 9 200 руб. 36 мес. = 13 800 руб.

• купить и установить фискальный накопитель (ФН)
• заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД)
• зарегистрировать ККТ на себя в ИФНС.

Это связано с тем, что заявление должен подать пользователь кассовой техники – организация или предприниматель, который применяет ККТ (ст. 1.1, п. 2 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Если кассовый аппарат до передачи в аренду был зарегистрирован на арендодателя, то он должен снять онлайн-ККТ с учета.

Онлайн касса аренда или покупка

Аренда онлайн-кассы оправдывает себя только в некоторых случаях:

• Если бизнес только начал свое существование и неизвестно, как он будет развиваться, то выгодно взять технику напрокат, а не делать большие вложения, которые могут не окупить себя. В дальнейшем, когда дела пойдут в гору, можно будет выкупить этот аппарат.
• Если работа сезонная, и онлайн-касса нужна не круглый год, а только несколько месяцев в году, выгоднее взять в аренду.
• В том случае, когда предприниматель не знает, какая касса подойдет лучше для его бизнеса, можно взять аппарат на несколько месяцев для тестирования.

Онлайн касса для ИП

ИП должны применять ККТ при расчетах за товары, работы или услуги. Однако есть некоторые исключения, которые мы рассмотрим ниже.

ИП без онлайн кассы

Какие индивидуальные предприниматели могут работать без онлайн кассы:

1. ИП ведет расчеты, освобожденные от ККТ (скачать все случаи, когда можно не применять ККТ).Например, ИП на патенте, которые оказывают определенные виды услуг, освобождены от ККТ полностью независимо от способа оплаты (скачать перечень видов деятельности, при которых чеки можно не пробивать);
2. ИП, которые платят налог на профессиональный доход. Они полностью освобождены от применения ККТ и формируют чеки в приложении «Мой налог» (п. 2.2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
3. ИП, которые ведут только безналичные расчеты с другими ИП или организациями (п. 9 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

ИП без персонала, которые продают товары собственного производства, выполняют работы и оказывают услуги, с 1 июля 2021 года должны вести расчеты с применением ККТ. До этой даты они от такой обязанности освобождались. Не придется применять кассу лишь тем, кто:

— зарегистрированы как самозанятые. Они не применяют ККТ и ведут расчеты в приложении «Мой налог» (см. как оформить чек в «Мой налог»);

— освобождены от ККТ. Например, ИП на ПСН с отдельными видами деятельности (скачать перечень видов деятельности, при которых чеки можно не пробивать).

Эквайринг что это такое простыми словами

Существует всего 2 способа оплаты товаров и услуг:

Наличная оплата:

• Передача “живых” денег в кассу (продавцу) — из рук в руки.

Безналичная оплата — это и есть эквайринг:

• Оплата через платежный терминал (торговый эквайринг) — клиент расплачивается банковской картой через терминал на кассе магазина или у курьера;
• Оплата через интернет (интернет эквайринг)— клиент оформляет покупку через интернет и оплачивает ее картой на сайте или в приложении.

Кроме банковских карт для безналичной оплаты могут использоваться банковские счета и электронные кошельки.