Какие документы необходимы для работы с ККМ?
Контрольно-кассовая техника призвана автоматизировать и упростить работу организации, особенно если это современная ККМ, подключенная к кассовому серверу и позволяющая автоматизировать процесс учета купли-продажи товара. Однако для ее легального применения организация или предприниматель все равно обязаны вести определенные документы и хранить сопутствующую документацию.
Документ первый – подтверждающий постановку ККМ на учет в налоговом органе, это так называемая карточка регистрации, которая выдается инспектором лицу, ответственному за кассовую технику и заверена его подписью. Зачастую без копии такой карточки организация не сможет получить все необходимые лицензии и разрешения.
Второй необходимый документ – журнал, или как его еще называют, книга кассира-операциониста. Порядок его ведения предусмотрен Типовыми правилами эксплуатации ККМ. Хотя они утверждены Минфином РФ еще 30.08.1993 г. N 104, действуют до сих пор.
Согласно этому документу, книга кассира-операциониста должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако она не заменяет кассового отчета.
В случае если ККМ установлена на прилавке магазина или для работы официанта, Книга ведется по сокращенной форме. Еще один вариант — ведение общей книги на все машины, если это, например, крупный магазин. В этом случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс с указанием в числителе заводского номера аппарата.
Ведут Книгу, как правило, кассиры. А инспекторы лишь ее изучают, так как именно в этом документе отражаются данные обо всех проведенных операциях.
Наконец, ККМ должна иметь технический паспорт, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах. Туда же заносятся данные о владельце аппарата и его номер.
Сходный документ — журнал учета вызова технических специалистов. В нем регистрируются поломки и неполадки в работе кассовой техники. Он нужен для разрешения споров между организацией и центром технического обслуживания.
При произведении различных работ с ККМ оформляются акты установленной формы. Это касается не только ремонта кассового аппарата, но и, скажем, плановой замены контрольной лент (ЭКЛЗ). в последнем случае акт подписывается кассиром, представителем администрации организации (директором), специалистом ЦТО и налоговым инспектором.
Паспорт кассовой машины, Книга кассира-операциониста, акты и другие документы обычно хранятся у директора предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.
Какие документы нужно вести при работе с онлайн-кассой
Несмотря на то что современная контрольно-кассовая техника (ККТ) значительно упрощает работу продавца, её использование не освобождает кассира и бухгалтера от необходимости заполнять приходные и расходные ордера и другие бумаги. Разберёмся в том, какие документы пользователю онлайн-кассы нужно вести сегодня, а какие бумаги уже не потребуются.
Какие документы нужно заполнять при использовании кассы
Компаниям необходимо заполнять бумаги, которые перечислены в указании Банка России № 3210-У. К обязательным документам относятся:
- приходный кассовый ордер (форма № КО-1 или № 0310001 по ОКУД). Используется для учёта всех поступающих в кассу денежных средств: регистрировать нужно не только плату за товар, но и увеличение уставного капитала, а также деньги от спонсоров. Обычно заполняется при закрытии смены;
- расходный кассовый ордер (№ КО-2 или № 0310002). Применяется для учёта наличных, которые были выданы кассиром при разных обстоятельствах (передача зарплаты или матпомощи);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (№ КО-3 или № 0310003);
- кассовая книга (№ КО-4 или № 0310004) для фиксирования сведений обо всех кассовых операциях;
- книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (№ КО-5 или № 0310005).
Образцы перечисленных документов приведены в постановлении Госкомстата РФ № 88. Там же даны подробные инструкции по заполнению этих бумаг. Изменять формы, которые разработал Госкомстат, или использовать вместо них свои бланки запрещено.
Во время инвентаризации кассы сотрудникам магазина потребуется заполнить акт инвентаризации наличных денег (форма № ИНВ-15) и опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчётности (форма № ИНВ-16). Образцы этих документов и рекомендации по их подготовке также даны в постановлении Госкомстата № 88.
Какие документы необходимо формировать на онлайн-кассе
С помощью онлайн-касс предприниматели могут формировать фискальные документы и передавать их данные в ФНС в режиме онлайн. При получении платы за товар продавец обязан пробить кассовый чек. Компании, которые предоставляют своим клиентам услуги, вместо чека могут использовать бланки строгой отчётности (БСО). Набор реквизитов в чеке и БСО и внешний вид этих документов строго регламентированы. Чтобы уменьшить расход бумаги, чек можно сократить, убрав из него дополнительные реквизиты.
В начале рабочего дня кассиру требуется создать отчёт об открытии смены, а в конце — отчёт о закрытии смены. Эти документы формируют и печатают с помощью кассы, так же как и обычные чеки. В каждом из отчётов содержится номер смены, адрес расчётов, информация об организации и о кассире. Отчёт о закрытии смены сегодня используют вместо Z-отчёта, который оформляли пользователи касс старого типа. В отличие от Z-отчёта, в новой форме есть данные о количестве фискальных документов, которые не были переданы в ФНС.
При покупке новой онлайн-кассы, замене фискального накопителя и в ряде других ситуаций владельцу кассы необходимо сформировать на устройстве специальные документы: отчёт о регистрации, об изменении параметров регистрации, о закрытии фискального накопителя. Данные из этих отчётов потребуется внести в заявление о регистрации или перерегистрации кассы, которое заполняется на сайте налоговой.
Какие документы больше не требуются для работы с кассой
После того как правительство внесло правки в закон № 54-ФЗ, Минфин подготовил письмо № 03-01-15/54413 с разъяснениями, какие кассовые документы больше не нужно заполнять. Согласно этой бумаге, кассирам и бухгалтерам не обязательно составлять документы, которые перечислены в постановлении Госкомстата № 132. Таким образом, заполнять не требуется:
- акт о переводе показаний суммирующих денежных счётчиков на нули и регистрации контрольных счётчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1);
- акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счётчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении её в организацию (КМ-2);
- акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3);
- журнал кассира-операциониста (КМ-4);
- журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счётчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (КМ-5);
- справку-отчёт кассира-операциониста (КМ-6);
- сведения о показаниях счётчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (КМ-7);
- журнал учёта вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8);
- акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).
Вся информация, которую нужно вносить в эти бумаги, теперь поступает в ФНС автоматически, напрямую от онлайн-кассы. При желании компания может использовать указанные документы и далее: например, некоторые предприниматели ведут журнал кассира-операциониста, чтобы упростить внутренний учёт.
Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, хозяйствующими субъектами при расчете с клиентами должны использоваться онлайн-кассы (за некоторым исключением). Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Что из себя представляют онлайн-кассы и как они работают, прочтите в статье «Что это такое и для чего вводят онлайн-кассы».
Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с действующим законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.
Подробнее об этом списке узнайте в этой статье.
Также на сайте ФНС можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ. То есть процедуре инсталляции в ККТ старого образца (с ЭКЛЗ), использовавшуюся до 2017 года, фискального накопителя вместо ЭКЛЗ. Во многих фирмах такие старые кассы есть, и их в ряде случаев можно модернизировать до онлайн-касс, тем самым сократив расходы на приобретение кассовой техники.
После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой (или модернизированной) ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.
Какие особенности при переходе на онлайн-ККТ следует учесть плательщикам УСН, разъяснил советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса А.А. Батарин. Получите бесплатный пробный доступ к системе «КонсультантПлюс» и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.
Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы
Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Как правило, подается оно в электронном виде через Личный кабинет налогоплательщика на сайте в ФНС. Но вместе с тем, согласно закону 54-ФЗ, заявление о регистрации ККТ можно направить в ведомство и в бумажном виде. В таком случае оно должно содержать следующие реквизиты:
- наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
- ИНН;
- адрес и место установки кассового аппарата;
- заводской номер и модель ККТ;
- заводской номер и модель фискального накопителя.
В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:
- при применении в составе автоматического устройства;
- при использовании платежным агентом;
- при проведении расчетов в интернете;
- при разносной, развозной продаже;
- при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.
Форма заявления приведена в приложении № 1 к приказу ФНС от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@.
Заполнить заявление вам поможет образец с комментариями, который составили эксперты «КонсультантПлюс». Посмотреть его можно, получив бесплатный пробный доступ к К+. И еще момент: до обращения в налоговый орган с заявлением о регистрации онлайн-кассы нужно определиться с ОФД, так как его данные также в него вносятся.
ВАЖНО! Корректная связь между кассой и ОФД важна и после регистрации ККТ.
Заполненный на бумажном носителе бланк заявления подается в налоговую инспекцию. Зарегистрировать онлайн-ККМ можно в любой налоговой инспекции, не только в той, где стоит на учете сама организация.
Законодательством также предусмотрена перерегистрация ККТ. Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали об особенностях данной процедуры. Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.
Регистрация кассы через личный кабинет налогоплательщика
Удобнее всего зарегистрировать онлайн-кассу все же через личный кабинет налогоплательщика. Для регистрации потребуется усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись (письмо ФНС России от 28.12.2020 № АБ-4-20/21698@).
Как получить такую, читайте здесь.
Зарегистрироваться в ЛК можно на сайте ФНС. В личном кабинете для проведения процедур по кассовой технике предназначен специальный раздел. Здесь вы можете ознакомиться с видеоинструкцией по регистрации ККТ, которая подготовлена ведомством.
Если возникают трудности с регистрацией кассовой техники, можно обратиться к оператору фискальных данных или в ЦТО. За умеренную плату (а некоторые даже бесплатно) они проведут всю процедуру за вас.
После подачи заявления вы получите регистрационный номер ККТ. И тогда вам потребуется представить в налоговую отчет о регистрации ККТ.
Что такое регистрационный номер ККТ, как его присваивают и где его найти, как сформировать и направить в ФНС отчет о регистрации ККТ, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в готовое решение.
Какие документы оформлять при использовании онлайн-кассы
В начале смены кассира распечатывается отчет «Начало смены», а при закрытии смены — «Конец смены» (аналог прежнего z-отчета на кассах старого образца). Все они будут содержать необходимые реквизиты, касающиеся фискальных данных.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) не меняет своего содержания и назначения — если ведете ее, делайте это в прежнем порядке.
В кассовом чеке, выдаваемом онлайн-кассой, должны обязательно присутствовать реквизиты, предусмотренные п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ, а также форматами фискальных документов, которые установлены приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. В частности, указывается адрес места осуществления покупки. В чеке обязательно должно быть указано наименование покупки, ее цена, стоимость, применяемые скидки или надбавки, общая стоимость покупки, ставка и сумма налога на добавленную стоимость, способ проведенной оплаты (наличными, безналичными), режим системы налогообложения и другое. Также в чеке на покупку указываются данные фискальных показателей.
Приказ № ЕД-7-20/662@ регламентирует применение нового формата фискальных документов — в версии 1.2. Узнайте больше о нем из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Подробнее о том, как должен выглядеть чек онлайн-кассы, читайте здесь.
О номенклатуре товаров в онлайн-кассах читайте в этой статье.
Покупатель имеет право потребовать, чтобы кассовый чек отправили ему в электронной форме на его абонентский номер или электронную почту, какую он укажет. В этом случае в электронной форме чека будут прописаны электронные адреса покупателя и продавца.
Онлайн-ККМ предусматривает проведение операций разного назначения в онлайн-режиме и распечатки документа: это не только формирование обычного кассового чека — подтверждающего прием оплаты от клиента, но и например, формирование кассового чека коррекции, или же чека на возврат прихода.
Узнать больше о случаях формирования чека коррекции вы можете в специальном материале.
Как вести кассовые документы. Документооборот при онлайн-кассах
Действие положений 54-ФЗ по применению онлайн-касс обуславливает необходимость осуществления магазином достаточно небольшого объема документооборота в дополнение к использованию фискальных документов, которые формируются на онлайн-кассе. Всю необходимую информацию кассовая техника передает в налоговые органы в онлайн-режиме, поэтому отпадает необходимость в ведении традиционных унифицированных форм документов по учету расчетов с применением ККТ.
Так, больше нет обязанности в заполнении форм КМ, потому что данные, которые обычно заносятся в формы КМ, уже в режиме онлайн будут переданы в налоговый орган онлайн-машиной. А значит, нет необходимости дублировать информацию. Это разъясняет письмо Минфина России от «О применении постановления Госкомстата России от 25.12.98 № 132 „Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций“» от 16.09.2016 № 03-01-15/54413. Например, это касается ведения журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), который при расчетах онлайн-кассами заполнять не нужно (письмо Минфина России от 16.06.2017 № 03-01-15/37692).
ВНИМАНИЕ! ФНС будет проверять пользователей онлайн-касс без предупреждения.
В то же время организация имеет право самостоятельно определиться, какие документы ей нужны и при онлайн-кассе. Если вы продолжите заполнять унифицированные формы документов, предусмотренные при расчетах с применением ККТ, нарушением это не будет.
Кассовые документы при онлайн-кассах, такие как приходный кассовый ордер, нужно выписывать в прежнем порядке (пп. 4.1–4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). При расчетах наличными денежными средствами с применением кассовой техники приходный кассовый ордер заполняется в конце дня на общую сумму выручки.
Учет по главной кассе организации нужно вести, как прежде. По прежнему порядку выписываем все приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, ведем кассовую книгу.
Узнайте больше о ведении кассовой книги на предприятии из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Какие документы вести при онлайн-кассе по учету кассовых операций организации, прочитайте здесь.
Итоги
Продавцы товаров и услуг при расчете с клиентами применяют онлайн-кассы. Для того чтобы запустить в работу новую онлайн-кассу, нужно ее зарегистрировать. Регистрация через личный кабинет налогоплательщика — удобный и быстрый способ регистрации. Если столкнетесь с трудностями при регистрации кассы, можно обратиться к операторам фискальных данных или в ЦТО — они с легкостью решат ваши проблемы.
Какие документы необходимы для работы Ккт Online?
Чтобы зарегистрировать кассу, вам нужно зайти в личный кабинет на сайте www.nalog.ru и выбрать раздел «Учет контрольно-кассовой техники». Вы попадете на страницу, в которой есть кнопка «Зарегистрировать ККТ». При нажатии на эту кнопку появится окошко «Заполнить параметры заявления вручную».
Какие документы должны обязательно находиться в местах установки ккм?
Наконец, ККМ должна иметь технический паспорт, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах. Туда же заносятся данные о владельце аппарата и его номер. Сходный документ — журнал учета вызова технических специалистов.
Нужно ли пробивать чек от ИП?
Все организации и ИП, которые должны с 1 июля 2019 года применять кассы, обязаны пробить и передать чек клиенту. Непробитие чека по безналу с 1 июля 2019 года приравнивается к неприменению онлайн-кассы.
Можно ли принять товарный чек без кассового в 2021 году?
Самостоятельно товарный чек не оформляется. . Кассовые чеки, в частности, могут не выбивать и ККТ не применять ИП, у которых нет работников – до 1.07.2021, независимо от системы налогообложения. При этом товары не должны перепродаваться, льгота распространяется только на собственное производство.
Кто может не выдавать кассовый чек 2021?
Освобождение для ИП без сотрудников
До 01.07.2021 г. все предприниматели без наёмных работников вне зависимости от системы налогообложения могут не применять ККТ, но только если продают товары собственного производства, выполняют работы или оказывают услуги (закон от 06.06.2019 № 129-ФЗ).
Какой документ предъявляет кассир на разменную монету?
Это «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (утвержденная форма № КО-5).
Какие документы подписывает кассир и администратор?
С учетом изложенного выше можно заключить, что администратор в рамках Указания № 3210-У признается “кассиром”. Поэтому администратор, являясь кассиром, может оформлять приходные кассовые ордера (форма № КО-1), расходные кассовые ордера (форма № КО-2) и ставить подпись в графе “подпись кассира” (п. п.
Какие кассовые документы печатают контрольно кассовые машины?
Документы, которые печатает онлайн-ККМ
Кассовый чек и БСО — документы, которые выдает кассир при расчетах с каждым покупателем. Информации в чеке ККМ с 2017 года больше, чем было прежде. В чеках онлайн-появились новые реквизиты.
Как зарегистрировать кассовый аппарат для ИП?
- Зарегистрируйтесь в личном кабинете на сайте налоговой.
- В разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ». .
- Заполните в заявлении: — Адрес и место установки ККТ. .
- Отправьте заявление. .
- Фискализируйте кассу. .
- Снова зайдите в личный кабинет на сайте налоговой.
Как зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой РК 2021?
Для постановки ККМ на учет необходимо предоставить в налоговый орган заявление, непосредственно сам аппарат, содержащий сведения о налогоплательщике, а также пронумерованную, прошнурованную и заверенную подписью и печатью (при наличии) книгу товарных чеков.