Как вести онлайн кассу для ип
Перейти к содержимому

Как вести онлайн кассу для ип

  • автор:

Как настроить кассу для ИП: 7 простых шагов

Scloud — аренда 1С в облаке

Онлайн-касса — терминал с фискальным накопителем (ФН), который передаёт данные о платежах напрямую в налоговую. В отличие от других касс онлайн-касса подключается к интернету и передаёт информацию о совершении платежа сразу после покупки. Предпринимателю больше не нужно самостоятельно ездить в ФНС, чтобы отчитаться о продажах. В статье пошагово расскажем, как ИП подключить и настроить онлайн-кассу.

Шаг 1: Выберите кассу

На сайте ФНС есть перечень поддерживаемой ККТ. Выберите подходящую и купите её, связавшись с производителем. Если купить кассу не из реестра или без фискального накопителя, то информация с неё передаваться в налоговую не будет.

Какую кассу купить ИП:

  1. Если используете компьютер с кассовой программой, например с 1С: Касса, подойдёт фискальный регистратор. Это фискальный накопитель, который умеет только печатать чеки без отражения кассовых операций. Кассовые операции производятся в программе на компьютере.
  2. Если не используете компьютер и продаёте мало товаров, подойдёт автономная касса. Выглядит как большой калькулятор с экраном, подключается к интернету по Wi-Fi. Печатает чеки и производит кассовые операции. Терминал компактный: его можно возить с собой.
  3. Если продаёте товары в интернете, подойдёт облачная касса. Можно взять её в аренду, а не покупать в собственность. Облачная касса не печатает бумажные чеки, а составляет электронные, поэтому её нельзя использовать при продаже в офлайн-магазине.

Шаг 2: Подключите кассу

Если подключаете оборудование к компьютеру:

  • Используйте кабель.
  • Установите оборудование по инструкции. Скачайте её на сайте производителя, если необходимо.
  • Установите ПО для правильной работы техники.

Если используете автономную кассу, подключите её к интернету через Wi-Fi, с помощью сим-карты или сетевого кабеля. Если у вас облачная касса, то подключением занимается её поставщик.

Шаг 3: Выберите ОФД

Чтобы информация передавалась в ФНС нужно выбрать оператора фискальных данных (ОФД). Оператор — это канал, по которому информация передаётся в службу, без него передача невозможна. Выбрать ОФД нужно из реестра ФНС. Свяжитесь с выбранным оператором и заключите договор на использование ОФД.

Шаг 4: Получите КЭП

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) нужна, если вы хотите зарегистрировать ККТ онлайн. Получить подпись можно в налоговой службе. С помощью КЭП можно подписывать документы онлайн и отправлять их в государственные органы. Если предпочитаете подавать документы в бумажном виде лично в ФНС, подпись не нужна.

Шаг 5: Зарегистрируйте кассу

Этот шаг состоит из нескольких этапов.

Зарегистрируйте ККТ в ФНС

Авторизуйтесь в личном кабинете ИП на сайте ФНС, выберите «Зарегистрировать ККТ». Пропишите информацию об оборудовании из паспорта устройства, заполните адрес установки кассового оборудования. Для облачной кассы запросите адрес у поставщика.

Если будете использовать кассу по особым условиям, выберите нужные вам варианты. Укажите вашего оператора, с которым заключали договор. При успешной регистрации высветится регистрационный номер ККТ.

Введите регистрационный номер в кассу

При удачной операции она распечатает чек: в нём должна отображаться информация об ИП. Сохраните чек для следующего этапа.

Составьте отчёт о регистрации кассы

В кабинете ИП выберите «Отчёт о регистрации ККТ», укажите данные из чека, введите десятизначный номер ФП (или ФПД). Если регистрация прошла успешно, в личный кабинет придёт карточка регистрации кассы, подписанная налоговой.

Зарегистрируйте кассу на сайте ОФД

Авторизуйтесь на сайте вашего оператора и добавьте ККТ в личный кабинет, указав настройки.

Шаг 6: Протестируйте настройку

Проведите пробную продажу — касса распечатает чек. Проверьте, вся ли информация отображается на чеке, и посмотрите, отображается ли чек в личном кабинете ФНС. Если данные о продаже передались верно, настройка ККТ завершена.

Шаг 7: Выберите программу учёта

Перед началом продажи через ККТ, нужно понять, как вести учёт товаров, пробитых на кассе. Можно записывать в тетрадь, таблицу на компьютере или подключить программу для учёта. Например, для ИП подойдёт

Как подключить онлайн-кассу и сколько это стоит

Онлайн-касса — это устройство, которое выбивает чеки и передает информацию о сделках в налоговую через оператора фискальных данных. Кассу должны использовать практически все ИП или компании, которые принимают оплату наличными или картами.

За работу без кассы могут оштрафовать. Сумма зависит от оборота, который прошел мимо кассы, но не меньше 10 000 Р . Вот короткая инструкция, как подключить онлайн-кассу.

Касса не нужна, если вы работаете только с безналичным расчетом с другими ИП или компаниями. Или если бизнес входит в перечень исключений: без онлайн-кассы может обойтись киоск с газетами или мороженым, продавцы безалкогольных напитков в разлив, мастера по ремонту обуви и ключей и другие. Еще касса не нужна при сдаче квартир и при некоторых видах деятельности ИП на патенте.

�� Выберите вид онлайн-кассы

Можно купить фискальный регистратор — его подключают к компьютеру. Он быстро печатает чеки и подходит для крупных магазинов. Стоит от 5900 Р . Другой вариант — онлайн-касса автономного типа, такие носят с собой курьеры. Печатает медленно. Стоит от 4000 Р .

Интернет-магазины могут использовать облачную кассу. Ее можно арендовать — от 2000 Р в месяц.

Еще касса должна быть одобрена налоговой — это можно проверить на сайте ФНС

�� Купите фискальный накопитель

Это устройство, которое передает данные о сделках оператору фискальных данных, ОФД. Накопитель может быть встроен в кассу, но это не обязательно. Стоит от 7500 Р .

Выбор накопителя зависит от нюансов работы и системы налогообложения. На ОСНО обычно используют накопители на 13 или 15 месяцев. На УСН или патенте — на 36 месяцев. Накопитель, так же как и ККТ, должен быть одобрен налоговой. Проверить модель можно через сервис ФНС.

Как подключить и настроить онлайн-кассу

Как подключить и настроить онлайн-кассу

В 2023 году использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) обязаны почти все организации и индивидуальные предприниматели, которые работают на территории России. Закон № 54-ФЗ обязывает продавцов применять онлайн-кассу для того, чтобы передавать покупателям бумажные и электронные чеки и отправлять данные о расчётах в ФНС и систему маркировки «Честный ЗНАК».

Подключить и настроить кассу можно удалённо, не покидая своего офиса. В этом вам поможет компания «Калуга Астрал» — сертифицированный оператор фискальных данных и продавец контрольно-кассовой техники. Рассмотрим, как подключить онлайн-кассу дистанционно.

Шаг 1. Приобретите онлайн-кассу и фискальный накопитель

  • кнопочные автономные кассы позволяют выполнить только необходимый минимум операций: принять оплату от клиента, распечатать для него чек и передать фискальные данные в налоговую. Несомненный плюс ККТ этого вида — их низкая цена;
  • встроенные в планшет смарт-терминалы обладают расширенным функционалом: с помощью правильно подобранного ПО пользователь сможет создавать карточки товаров, формировать отчёты о выручке, вести клиентскую базу;
  • у фискальных регистраторов нет дисплея, и поэтому они работают только при подключении к компьютеру с товароучётной и кассовой программами. Этот тип ККТ подойдёт тем предпринимателям, которые хотят сэкономить на автоматизации своего бизнеса; позволяет принимать оплату онлайн. Этот сервис пригодится интернет-магазинам и службам доставки.

Для хранения и передачи данных о расчётах в онлайн-кассу необходимо установить фискальный накопитель. Пользователи облачной кассы также обязаны оплатить его. Срок действия фискальных накопителей ограничен. Вы можете приобрести накопитель со сроком работы 15 или 36 месяцев.

Приобретайте онлайн-кассы и фискальные накопители из реестра контрольно-кассовой техники ФНС. Если устройства не включены в госреестр, сотрудники налоговой откажутся их регистрировать и использовать кассу будет невозможно.

реестр

Шаг 2. Подключите кассу к ПК и интернету

Онлайн-кассу потребуется подключить к компьютеру с помощью USB-кабеля. На ПК нужно установить драйвер для работы с ККТ. Как правило, необходимые драйверы записаны на загрузочный диск, который идёт в комплекте с кассой. Также нужное программное обеспечение можно скачать с сайта производителя.

Настроить для кассы интернет-соединение необходимо для того, чтобы продавец мог передавать сведения о расчётах через оператора фискальных данных в ФНС. Способ подключения кассы к интернету зависит от выбранной модели ККТ. Устройство можно подключить к модему или Wi-Fi-роутеру через USB или установить в кассу SIM-карту и использовать мобильный интернет.

Шаг 3. Выберите оператора фискальных данных

Оператор фискальных данных (ОФД) — это посредник между предпринимателем и Федеральной налоговой службой, без которого невозможна работа с онлайн-кассой. ОФД передаёт в налоговую всю информацию о расчётах на кассе. Заключение договора с ОФД — одно из требований закона № 54-ФЗ.

Обратите внимание на то, что оператор фискальных данных должен пройти аккредитацию в ФНС. Перечень сертифицированных операторов представлен на официальном сайте налоговой.

Многие ОФД предлагают пользователям различные инструменты для анализа фискальных данных. В Личном кабинете Астрал.ОФД представлена информация о выручке компании за разные отчётные периоды, а также сведения о сумме возвратов и размере среднего чека. У пользователя есть возможность выгрузить всю аналитику в формате XLS и продолжать работать с ней в Excel.

Шаг 4. Зарегистрируйте кассу в налоговой

Регистрация онлайн-кассы в ФНС также необходима, чтобы начать работу с устройством. Во время регистрации сотрудники налоговой фиксируют сведения о конкретной кассе, установленном в ней фискальном накопителе и пользователе, которому она принадлежит.

  1. Завести Личный кабинет юрлица или ИП на официальном портале налоговой. Для входа в Личный кабинет нужна УКЭП.
  2. Заполнить заявление на регистрацию ККТ. В документе потребуется указать:
    • адрес установки кассы;
    • тип помещения, в котором будет использована касса (например, офис, квартира или склад);
    • модель и заводской номер кассы;
    • модель и заводской номер фискального накопителя;
    • название компании-оператора фискальных данных, с которой вы заключили договор;
    • особенности деятельности вашей компании: будет ли касса использована при продаже лотерейных билетов или приёме ставок, станете ли вы использовать её только в автономном режиме.
  3. Подписать заявление с помощью УКЭП руководителя организации или индивидуального предпринимателя и отправить документ.
  4. Дождаться проверки заявления в ФНС. Если все поля документа заполнены правильно, кассе присвоят регистрационный номер, который отобразится в Личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Этот номер потребуется на следующем этапе подключения кассы онлайн.
Как зарегистрировать онлайн-кассу для ООО и ИП

для ООО и ИП

Применять онлайн-кассу на территории России обязаны почти все ИП и ООО. Послабления предоставляются лишь некоторым компаниям и предпринимателям на основании их местоположения, рода их деятельности и используемой ими системы налогообложения. Все исключения описаны в статье 2 закона № 54-ФЗ.

Регистрация онлайн-кассы для ООО и ИП происходит одинаково. В заявлении на регистрацию необходимо заполнить одни и те же графы: адрес установки ККТ, модели кассы и фискального накопителя, сведения об ОФД. Единственное различие состоит в том, что при регистрации ККТ для ИП на сайте ФНС необходимо использовать Личный кабинет индивидуального предпринимателя, а при регистрации кассы для ООО — ЛК для юридического лица.

Шаг 5. Проведите фискализацию кассы

Фискализация кассы необходима для того, чтобы завершить регистрацию устройства в ФНС. Провести фискализацию нужно в течение суток после получения регистрационного номера ККТ на сайте налоговой.

  • регистрационный номер кассы;
  • адрес, название и ИНН организации;
  • данные пользователя кассы (сотрудника, от имени которого подали заявление на регистрацию);
  • название ОФД и параметры подключения к нему.

Обратите внимание на то, что каждый аппарат имеет свои особенности настройки. Для успешного завершения регистрации рекомендуем обратиться за помощью к специалистам.

  • номер отчёта;
  • фискальный признак документа;
  • время и дату подготовки отчёта.

После ввода этих сведений подпишите заявление с помощью УКЭП и отправьте его на проверку. В течение пяти дней после фискализации ККТ в вашем Личном кабинете на сайте ФНС появится карточка регистрации кассы.

Шаг 6. Зарегистрируйте кассу в ОФД

  • регистрационный номер ККТ;
  • код отделения ФНС;
  • заводской номер кассы и её модель;
  • заводской номер фискального накопителя и его модель;
  • срок действия фискального накопителя;
  • адрес установки ККТ.

первое

После заполнения форму необходимо подписать с помощью УКЭП.

второе

Шаг 7. Подберите дополнительное оборудование и расходные материалы

Расходные материалы потребуются для корректной работы любой онлайн-кассы: все типы касс (за исключением облачной) используют чековую ленту для печати фискальных документов. При покупке ленты обязательно обратите внимание на её ширину, чтобы расходники были совместимы с вашей ККТ.

Для считывания штрихкодов продукции при продаже товара на кассе или во время инвентаризации продавцу потребуется сканер кодов или терминал сбора данных. Печатать ценники лучше на специальном принтере для этикеток. Благодаря технологиям термической и термотрансферной печати, подготовленные этикетки останутся пригодными для использования в течение долгого времени.

За помощью в настройке оборудования вы можете обратиться к специалистам компании «Калуга Астрал». Наши сотрудники подключат и настроят принтер этикеток, платёжный терминал и любое другое дополнительное оборудование для успешной работы вашей торговой точки.

Как работать с онлайн-кассами ИП без сотрудников. Регистрация, выбор ОФД, интеграция с разными системами

Как работать с онлайн-кассами ИП без сотрудников. Регистрация, выбор ОФД, интеграция с разными системами

Продолжается переход к онлайн-кассам в России и скоро перестанет действовать последняя отсрочка, позволявшая не использовать ККТ при ведении деятельности.

Напомним, что 06.06.2019 был принят закон, который установил льготы для Индивидуальных предпринимателей, не использующих наемный труд. Они имеют право не применять онлайн-кассу до 1 июля 2021 года при ведении следующих видов деятельности:

  • реализация товаров собственного производства;
  • выполнение работ;
  • оказание услуг.

Но с 01.07.2021 года данная отсрочка заканчивается и нет никаких нормативных актов, которые говорили бы о ее продлении, поэтому, даже в случае, если вы ИП без нанятых по трудовым договорам сотрудников, придется ставить онлайн-кассу или переходить в категорию самозанятых.

Как выбрать онлайн-кассу и фискальный накопитель для ИП

Онлайн-касса для предпринимателя не отличается ничем от онлайн-кассы для ООО, поэтому выбирать приходится исходя из бюджета и функциональных возможностей самого кассового аппарата, а также особенностей вашего вида деятельности.

Сравнить и выбрать онлайн-кассу, а также фискальный накопитель к ней, можно в онлайн-магазине.

Главное требование к любой онлайн-кассе — ее наличие в реестре ККТ на сайте ФНС.

Однако касса не будет работать без фискального накопителя — ФН. Это специальное шифрующее устройство, которое вставляется в кассу и обеспечивает защиту ваших данных, чеков, а также передачу этой информации в ФНС, по специальным протоколам обмена данными.

Выбирать ФН нужно, исходя из потребностей бизнеса, на нужный вам срок. Об этом подробнее здесь

Однако фискальный накопитель также влияет на корректность отражения реквизитов кассового чека. Для того, чтобы кассовый чек соответствовал требованиям 54-ФЗ, выбирайте ФН, поддерживающий формат фискальных документов не ниже ФФД 1.1.

Заказать ФН и узнать об особенностях применения фискальных накопителей можно на сайте Платформы ОФД.

После покупки контрольно-кассовой техники и фискального накопителя, не забудьте о процедуре регистрации ее в Федеральной налоговой службе.

Регистрация ККТ в ФНС

Прежде чем зарегистрировать кассу в ФНС вам нужно создать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронный аналог подписи от руки. Документ с КЭП равнозначен собственноручно подписанному.

КЭП необходима для регистрации ККТ, а также для подписания электронных договоров.

После получения электронной подписи можно приступать к регистрации онлайн-кассы. Для примера посмотрим порядок регистрации ККТ на примере Платформы ОФД. Данная процедура проходит в Личном кабинете. Для регистрации вам потребуется ввести следующие данные:

  1. Адрес установки кассы . Если у вас несколько точек для реализации товаров или услуг, то вам нужно купить ККТ на каждую из этих точек;
  2. Наименование места установки кассы. Указывается в произвольной форме;
  3. Субъект РФ и код налогового органа. Устанавливаются в зависимости от адреса нахождения регистрируемой кассы;
  4. Данные кассы: модель, заводской номер, модель фискального накопителя, заводской номер ФН.

После введения соответствующих данных подпишите заявку своей электронной подписью и дождитесь в течение 10 рабочих дней карточки о регистрации вашей онлайн-кассы и приступайте к работе.

Подробную инструкцию о регистрации онлайн-кассы можно скачать здесь.

Как выбрать оператора фискальных данных

На сегодняшний день в России зарегистрировано 3,7 — 3,8 млн онлайн-касс. В реестре ФНС России представлено 168 моделей — все они получили специальные разрешения для работы в соответствии с новыми требованиями.

CNews Analytics опубликовал ежегодный рейтинг операторов фискальных данных. Подробнее ознакомиться с рейтингом можно в исследовании CNews .

Выбирать ОФД необходимо по следующим критериям:

  1. Качество и надежность сервиса ОФД (базовая услуга по передаче чеков в ФНС);
  2. Удобство управления и наличие дополнительных услуг для пользователей касс, помимо ОФД-тарифа;
  3. Сервисы для задач бухгалтерии: обмен документами (ЭДО), сдача отчетности в госорганы, выгрузка и сверка данных по чекам и т.д.;
  4. Аналитические и рекомендательные сервисы для развития бизнеса;
  5. Работа с системой маркировки;
  6. Дополнительный функционал и интеграция с необходимыми для вашего бизнеса сервисами.

Крупнейшим и самым популярным оператором фискальных данных на российском рынке является «Платформа ОФД» — на 1 марта 2021 г. компания обслуживала 29% всех онлайн-касс, что на 0,6% больше, чем в прошлом году (28,4%). По состоянию на март 2021 г. « Платформа ОФД» ежедневно передавала в ФНС 44 млн чеков (собственная оценка компании).

Подробнее ознакомиться с функционалом Платформы ОФД можно прямо сейчас.

Интеграция онлайн-кассы с другими системами

Обратите внимание на дополнительные возможности интеграции онлайн-кассы с другими сервисами.

  1. Если вы реализуете свои товары не только в офлайн-формате, но и в онлайне, то вам нужно выбрать устройство, которое можно интегрировать с вашим интернет-магазином. Интеграция с интернет-магазином позволит осуществлять онлайн-торговлю с автоматической фискализацией интернет-заказов. Под фискализацией подразумевается проведение интернет-заказа на кассе с отправкой электронного чека покупателю.
  2. Для удобства ведения бухгалтерии и своевременного списания складских остатков можно интегрировать онлайн-кассу с 1С. Ознакомиться с моделями ККТ, которые сертифицированы к такой интеграции можно на сайте .
  3. Более 60% посетителей магазинов сегодня расплачиваются картой, поэтому позаботьтесь о том, чтобы ваша ККТ была подключена к эквайрингу. Эквайринг — банковский терминал или другими словами пин-пад, который позволяет осуществлять прием денежных средств с пластиковых банковских карт, а также платежных систем Apple pay, Samsung pay и др.

Есть 2 варианта подключения банковского терминала к кассе:

  • Внешний — работает как самостоятельное устройство, на котором кассир вводит сумму вручную и после на кассе делается отметка, что оплата прошла по безналичному расчету.
  • Внутренний — банковский терминал уже встроен в ККТ, поэтому кассиру не придется дополнительно вводить данных о суммах и оплате. При покупке онлайн-кассы уточняйте, поддерживает ли он данные функции.

Покупая аппарат ККТ, а также выбирая оператора фискальных данных, обязательно подумайте о тех функциях, которые вам будут нужны. Если вы не планируете работать с интернет-заказами, тогда интеграция с интернет-магазином вам не нужна, а если вы готовы принимать безналичную оплату, тогда сразу приобретайте аппарат с функциями эквайринга.

Оставить заявку на покупку онлайн-кассы можно уже сейчас на Платформе ОФД.

Платформа ОФД

Выбор кассы, подключение к ОФД, регистрация в ФНС, настройка интеграции — все с Платформой ОФД

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *