Дополнительная1 / Самоучитель по тайм-менеджменту
«Пинарик» — календарь года, в котором ежедневно вычеркивается проходящий день. Является способом «материализации» времени, привлечения внимания к его ограниченности.
Приоритетное планирование — технология планирования, заключающаяся в составлении списка дел на период и упорядочении их по приоритетам в порядке убывания с целью последующего выполнения.
Поглотителивремени —обстоятельства,приводящиекнеэффектив- ной трате времени. Соответственно, понимание поглотителей, так же, как эффективного использования времени, субъективны и зависят от системы ценностей личности.
Проектный подход к совершенствованию управления пытается выработать лучшие подходы с помощью заранее заданных целей. В будущем стоит уделять такому подходу более пристальное внимание в процессе управления.
Производительность — показатель результативности процесса в единицу времени.
Редлайн — критический срок выполнения задания, задающий временной резерв между сроком готовности задачи и моментом необходимости использования результата ее выполнения.
Резервы — потенциальный прирост эффективности, который можно получить при совершенствовании процесса.
Результативность — степень, в которой мероприятие обеспечивает необходимый (запланированный) результат за необходимое время при нормальном потреблении иных ресурсов. Часто под результативностью понимается качество.
Ресурсно-календарное планирование — технология планирования и бюджетирования расходов времени, заключающаяся в распределении бюджета времени с учетом календарных привязок и приоритетности задач.
Ресурсы — измеримые, ограниченные, управляемые материальные и нематериальные субстанции, необходимые для достижения целей. К универсальным ресурсам относятся: финансовые, материальные, энергетические, человеческие, информационные, а также временной ресурс.
Рефлексия — взгляд на себя и свою деятельность со стороны, анализ своей деятельности и поиск способов ее совершенствования. Центральный процесс для системы личного тайм-менеджмента.
Своевременность — мера того, насколько результат остается невостребованным, когда он будет потреблен в следующем мероприятии (ожидание) или насколько приостанавливается следующее мероприятие из-за задержки начала (запаздывание).
Система структурирования внимания — система организации, струк-
турирования задач, основанная на разделении рабочего пространства или органайзера на три основные области внимания: фокус внимания (1 задача), область ближнего внимания (5-9 задач), область дальнего внимания (бесконечное множество задач).
Скользящее планирование — технологияпланирования, предполагающая изменение планов на будущее после прохождения определенного этапа деятельности, при этом их граница отдаляется на длину пройденного этапа.
Совершенствование — совершенствованиекакчастьуспешной Кай- дзен-стратегии выходит за пределы значения, которое дано в толковом словаре. Совершенствование представляет собой образ мышления, неразрывно связанный с поддержанием и повышением стандартов. В более широком смысле его можно определить как Кайдзен и инновацию, где стратегия Кайдзен поддерживает и повышает общественные стандарты путем небольших, постепенных улучшений, а инновация обеспечивает коренные изменения в результате крупных вложений в технологию и/или оборудование.
Стандарты — комплекс политических подходов, правил, директив и процедур, установленных менеджментом для всех основных операций, который позволяет всем сотрудникам успешно выполнять свою работу.
Тайм-шит — листок для учета затрат времени.
Тайм-менеджер — человек, осознанно и ответственно строящий свою жизнь, ставящий осмысленные цели и достигающий их, вместо того, чтобы бездумно «плыть по течению».
Творческая лень — состояние лени, отличающееся осознанностью применения, высоким удовлетворением от процесса (отсутствием чувства вины) и высокими творческими результатами. Наиболее эффективно применять после загрузки подсознания информацией с целью дать ему возможность в спокойных условиях продуцировать решение.
Точно вовремя (JIT) — метод управления производством и запасами (процессами). Одна из составляющих полностью интегрированной системы всеобщего управления качеством (TQM), ее нельзя включить
в процесс без остальных составляющих TQM. Применительно к личности — это организация времени как элемент общего управления жизнью.
Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент —
комплексная технология организации деятельности, акцентирующая внимание на необратимости времени. Это понимание шире общепринятого взгляда на тайм-менеджмент как на технологию управления ресурсом времени, задачами, сроками и т. п.
Хронометраж (документирование) — один из ключевых методов тайм-менеджмента, фиксация расходов личного времени (либо других значимых количественных или качественных показателей деятельности), дающая материал для анализа и принятия решений.
ЦиклPDCA(циклДеминга) —планируй—делай—проверяй—воз- действуй. В то время как колесо Деминга делает акцент на постоянном взаимодействии между исследованием, проектированием, производством и сбытом, цикл PDCA дает возможность повысить эффективность любого управленческого воздействия, должным образом применяя указанную последовательность: планируй — делай — проверяй — воздействуй.
ЦиклSDCA(циклКайдзен) — стандартизуй —делай — проверяй — воздействуй. Усовершенствование цикла PDCA, при котором менеджмент решает сначала установить стандарт и лишь затем приступить к реализации цикла PDCA.
Эффективность — это мера того, как процесс использует ресурсы, в нашем случае, временной ресурс. Часто под эффективностью понимают производительность.
Deadline
Впервые я услышал это слово на первой работе 3-4 года назад и тогда мне пришлось залезть в гугл чтобы узнать его значение. Это английское слово означает точку во времени, к которой должно быть выполнено какое-либо задание. Русскими словами, это последний срок. Если переводить дословно, то получается «линия смерти» (dead line).
Дедлайн служит для ограничения выполнения задания по времени. Это способствует выполнению работы в сроки. Конечно, нужно правильно определять сроки. Если времени на выполнение какой-либо задачи будет отведено слишком мало, то понятно, что эта работа будет некачественной, да и вряд ли вообще будет выполнена вовремя. И, соответственно, если времени слишком много на выполнение данной задачи, работа будет растянута во времени.
Есть еще такая штука как redline — «красная линия», срок сдачи продукта внутри компании. Между «красной линией» и «линией смерти» обязательно должен оставаться резерв времени. Например, если срок сдачи проекта заказчику 1 марта, то внутри компании проект должен быть готов к 1 февралю.
Redline
«В нашей компании приняты два вида крайних сроков. Первый – deadline, «линия смерти», срок сдачи продукта заказчику. Второй – redline, «красная линия», срок сдачи продукта внутри компании. Между «красной линией» и «линией смерти» обязательно должен оставаться резерв. За нарушение redline предусмотрены штрафные санкции. Таким образом, мы мотивируем сотрудника, при этом не подвергая риску наши обязательства перед заказчиком»
(c) Николай Павленко из книги Глеба Архангельского “Тайм-Драйв”
Очень правильная практика, на мой взгляд. Особенно, если не все в команде высокомотивированы.
Дедлайн
Дедлайн (от англ. deadline — «крайняя черта») — срок выполнения работы или задачи, определенный момент времени, к которому должен быть достигнут результат. По истечении времени элемент считается просроченным.
«IT-специалист с нуля» наш лучший курс для старта в IT
Дедлайны чаще всего привязаны к первому/последнему числу месяца или квартала, началу или концу недели. Обычно выполнение задачи в срок сопровождается бонусами и поощрениями либо влечет за собой определенные санкции, если сроки были упущены.
Варианты употребления термина:
- «По проекту поставили жесткий дедлайн, сдать нужно в пятницу»;
- «В прошлом месяце я просрочил один дедлайн, нужно быть внимательнее»;
- «Нам придется сдвинуть встречу — нужно сдать задачу до дедлайна».
Попробуйте 9 профессий за 2 месяца и выберите подходящую вам
Классификация дедлайнов
В проектном менеджменте слово «дедлайн» означает срок сдачи проекта, на который ориентируется вся команда. Дедлайн может быть срочным и поэтапным. Срочный предполагает решение задачи в течение нескольких дней (часто — в течение рабочей недели). Поэтапный предполагает разбивку задачи на несколько этапов со своими сроками дедлайнов. За выполнением работы на каждом этапе следит ответственный.
| Дедлайн | Задача | Приоритет |
|---|---|---|
| 15.08.2023 | Завершить проект A | Высокий |
| 20.08.2023 | Подготовить отчет B | Средний |
| 25.08.2023 | Исследовать тему C | Низкий |
| 30.08.2023 | Подача заявки на конференцию D | Средний |
| 05.09.2023 | Завершить обучение E | Высокий |
| 10.09.2023 | Подготовка к презентации F | Высокий |
| 18.09.2023 | Провести совещание G | Средний |
| 25.09.2023 | Завершить написание статьи H | Средний |
| 30.09.2023 | Подготовить план действий на следующий квартал | Высокий |
Пример таблицы дедлайнов
Преимущества и недостатки делайнов
Плюсы
- Наличие границ проекта и повышение вероятности своевременного завершения заказа.
- Стимулирование трудовой деятельности и повышение производительности. Стремление достичь цели стимулирует работать усерднее.
- Корректное распределение рабочего времени.
- Планирование и постановка будущих задач по проекту. Например, от сроков готовности сайта зависит начало его продвижения, размещение контента, рекламы.
- Координация работы в команде.
- Мотивация двигаться вперед. Дедлайн выводит из зоны комфорта, вынуждает концентрироваться на работе, делать ее качественно и эффективно.
Минусы
- Стресс из-за жестких рамок. По мере приближения отчетной границы напряженность усиливается.
- Проблемы из-за несоблюдения сроков. Недовольство начальства, конфликты с заказчиками, финансовые и репутационные потери.
- Некорректное определение сроков. Далекая дата расслабляет и заставляет откладывать на потом, а близкая приводит к стрессу.
- Снижение качества работы. Иногда, чтобы выполнить задачу вовремя, нужно сокращать время тестирования, пропускать этапы работ, упрощать продукт.
- Несовместимость со стремлением сделать все идеально. В противном случае сроки будут сорваны.
Как выполнить задачу в срок
Чтобы успеть в установленные рамки, нужно соблюдать ряд простых правил. Это касается не только непосредственных исполнителей задачи, но и ее постановщиков.
Установить реальные сроки. Перед обозначением дедлайна нужно проанализировать трудозатраты, которые понадобятся для достижения цели. При этом опираться на предыдущий опыт не всегда релевантно. Нужно учитывать текущую ситуацию с загруженностью участников проекта, сложность каждой конкретной задачи. Стоит сделать запас времени на случай форс-мажоров, оставить время для проверки внутри команды. В итоге срок дедлайна необходимо обсудить с командой и, только получив общее одобрение, зафиксировать.
Разделить работу на несколько этапов. Это необходимо для отслеживания скорости работы и контроля возникающих сложностей. Для каждого этапа желательно проставить мини-дедлайны. При таком способе контроля можно заметить ошибки вовремя и оперативно скорректировать всю работу.
Курс для новичков «IT-специалист
с нуля» – разберемся, какая профессия вам подходит, и поможем вам ее освоить
Установить постоянный контакт с командой. Это совет в первую очередь для руководителей подразделений. Внутри команды постоянно происходит общение, но не всегда обратная связь о проекте попадает к руководителю. Рекомендуется устраивать контрольные встречи для наблюдения за выполнением задачи, отмечать сложности, совместно искать решения по их преодолению. Стоит общаться также и с каждым участником по отдельности: возможно, у кого-то возникают определенные трудности, и тогда стоит искать способ их решить.
Найти баланс между загруженностью и отдыхом. Постоянно держать себя в рабочем тонусе опасно выгоранием. В идеале сложные задачи должны перемежаться простыми. Это должны чувствовать и работники, непосредственно занятые реализацией проекта, и их руководители. Задачи нужно равномерно распределять между всеми членами команды. Этот совет больше касается руководителей. Сами исполнители должны чувствовать предел своих возможностей и стараться не выходить за него.
Что такое редлайн
Редлайн (от англ. redline — «красная линия») — это одна из точек контроля выполнения конечной цели. Обычно редлайн ставится за несколько дней до дедлайна и позволяет провести контрольную проверку, выявить последние ошибки.
В некоторых случаях руководители проектов прибегают к определенной хитрости, озвучивая команде срок редлайна как окончательный. С одной стороны, это позволяет замотивировать команду выполнить работу в срок. С другой стороны, времени может оказаться недостаточно, что скажется на качестве. Чаще всего такой способ применяется к командам, которые периодически допускают просрочки по выполнению задач.
На курсах можно научиться планировать сроки работы и грамотно выставлять дедлайны для команды. Это поможет быть успешным и вам, и вашей команде.
Наш лучший курс для старта в IT. За 2 месяца вы пробуете себя в девяти разных профессиях: мобильной и веб-разработке, тестировании, аналитике и даже Data Science — выберите подходящую и сразу освойте ее.