Как вести бухгалтерию неработающей фирмы
Перейти к содержимому

Как вести бухгалтерию неработающей фирмы

  • автор:

Учет расходов при отсутствии деятельности

Наличие затрат, в том числе по аренде помещения, означает, что вновь созданная туристическая фирма деятельность начала, но у нее, как представляется, еще нет доходов, и она, возможно, не ведет деятельность, напрямую связанную с производственным процессом (оказанием услуг).

Бухгалтерский учет

Разделение затрат

Согласно п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации делятся на две группы:

1) расходы по обычным видам деятельности. Это затраты, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, а также затраты, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг. Расходы по обычным видам деятельности формируют среди прочего коммерческие и управленческие (общехозяйственные) расходы. Затраты для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом, отражаются в бухгалтерском учете на счете 26 «Общехозяйственные расходы». В частности, на этом счете согласно Инструкции по применению Плана счетов (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) могут быть отражены:

затраты на содержание общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом;

амортизационные отчисления и расходы на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения;

арендная плата за помещения общехозяйственного назначения;

расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т. п. услуг;

другие управленческие расходы, аналогичные по назначению;

2) прочие расходы. Это затраты, отличающиеся от расходов по обычным видам деятельности. В частности, к прочим расходам могут быть отнесены (п. 11 ПБУ 10/99):

проценты, уплачиваемые организацией за предоставление ей в пользование денежных средств (кредитов, займов);

расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями.

Прочие расходы отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы».

Если вновь созданная организация не начала вести деятельность, непосредственно связанную с производственным процессом (оказанием услуг), то возникшие расходы с учетом разделения являются общехозяйственными (например, на аренду помещения под офис) или прочими (к примеру, оплата услуг банка). В бухучете они отражаются по дебету счетов 26 и 91 (субсчет 91-2) соответственно.

Признание расходов

На основании п. 9 ПБУ 10/99 для целей формирования организацией финансового результата деятельности от обычных видов деятельности определяется себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг, которая формируется на базе:

расходов по обычным видам деятельности, признанных как в отчетном году, так и в предыдущие отчетные периоды;

переходящих расходов, имеющих отношение к получению доходов в последующие отчетные периоды, с учетом корректировок, зависящих от особенностей производства продукции, выполнения работ и оказания услуг и их продажи, а также продажи (перепродажи) товаров.

Коммерческие и управленческие расходы можно признавать в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности. Это означает, что общехозяйственные (управленческие) расходы:

1) либо распределяются по видам продукции (товаров, работ, услуг) – и в этом случае расходы, учтенные на счете 26, списываются, в частности, в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» (если вспомогательные производства производили изделия и работы и оказывали услуги на сторону), 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (если обслуживающие производства и хозяйства выполняли работы и услуги на сторону);

2) либо в полном объеме в качестве условно-постоянных включаются в себестоимость проданной продукции (товаров, работ, услуг). Тогда затраты, накопленные на счете 26, в момент их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности списываются в дебет счета 90 «Продажи», субсчет 90-2 «Себестоимость продаж».

(Выбранный способ учета общехозяйственных расходов должен быть закреплен в учетной политике для бухгалтерского учета.)

Соответственно, остатка (сальдо) на счете 26 на конец отчетного периода быть не должно.

Расходы при отсутствии доходов

Общехозяйственные расходы, возникшие при отсутствии выручки от реализации, списать в дебет счета 90 не представляется возможным, поэтому они признаются имеющими отношение к получению доходов в последующие отчетные периоды и отражаются в учете на счете 97 «Расходы будущих периодов». Со счета 97 их можно будет списать в зависимости от выбранного способа формирования себестоимости в дебет счета 90 в том отчетном периоде, когда появится выручка от реализации, или в дебет счета учета затрат (20, 23 или 29) в момент начала производственного процесса.

Что касается прочих расходов, в силу п. 15 ПБУ 10/99 они подлежат зачислению на счет прибылей и убытков организации, кроме случаев, когда законодательством или правилами бухгалтерского учета установлен иной порядок.

Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено: записи по субсчетам 91-1 «Прочие доходы» и 91-2 «Прочие расходы» производятся накопительно в течение отчетного года. Ежемесячно сопоставлением дебетового оборота по субсчету 91-2 и кредитового оборота по субсчету 91-1 определяется сальдо прочих доходов и расходов за отчетный месяц. Это сальдо ежемесячно (заключительными оборотами) списывается с субсчета 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов» на счет 99 «Прибыли и убытки». Таким образом, синтетический счет 91 «Прочие доходы и расходы» сальдо на отчетную дату не имеет.

Списание прочих расходов на счет учета прибылей и убытков не зависит от наличия прочих доходов, они не могут быть квалифицированы как расходы, имеющие отношение к получению доходов в последующие отчетные периоды (за исключением ситуаций, ко­гда правилами установлено иное). Поэтому прочие расходы, возникшие у вновь созданной организации, зачисляются на отчетную дату на счет прибылей и убытков (Дебет 99 Кредит 91-9).

Налоговый учет

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ плательщик налога на прибыль уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются любые экономически обоснованные затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

На основании п. 1 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения:

признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты, то есть в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. Если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, налогоплательщик распределяет расходы самостоятельно;

определяются с учетом норм ст. 318 – 320 НК РФ.

Поэтому, к примеру, основанием для учета расходов по договору аренды для целей налогообложения прибыли является действующий договор аренды, условиями которого предусмотрена плата за временное владение и пользование или временное пользование (Письмо Минфина РФ от 27.08.2019 № 03-03-07/65526).

Глава 25 НК РФ не ставит порядок признания расходов в зависимость от того, были организацией получены доходы или нет. В связи с этим организация учитывает расходы в целях налогообложения прибыли как в периоде получения доходов, так и в периоде, в котором она доходы не получает. Главное, чтобы осуществляемая деятельность в целом была направлена на получение доходов (см. также письма Минфина РФ от 20.09.2011 № 03-03-06/1/578, от 04.12.2015 № 03-03-06/1/70838).

Налоговые расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на связанные с производством и реализацией и внереализационные (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Порядок определения суммы расходов на производство и реализацию при применении метода начисления установлен ст. 318 НК РФ. Согласно этой статье расходы на производство и реализацию, осуществленные в течение отчетного (налогового) периода, подразделяются:

на прямые – относящиеся к расходам текущего отчетного (налогового) периода по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены в соответствии со ст. 318 НК РФ;

и косвенные. Сумма косвенных затрат на производство и реализацию, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного (налогового) периода. В аналогичном порядке включаются в расходы текущего периода внереализационные расходы.

Плательщики налога на прибыль, оказывающие услуги, вправе относить сумму прямых расходов, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного (налогового) периода без распределения на остатки незавершенного производства.

Перечень прямых расходов налогоплательщик определяет в учетной политике для целей налогообложения самостоятельно. В пункте 1 ст. 318 НК РФ приведен открытый список прямых расходов, носящий рекомендательный характер. В него включены:

оплата труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также расходы на взносы на обязательное страхование, начисленные на суммы оплаты труда;

начисленная амортизация по основным средствам, используемым при производстве товаров, работ, услуг.

Таким образом, все расходы, отнесенные в учетной политике налогоплательщиком к косвенным, формируют убыток отчетного года. А вот прямые расходы могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль лишь в том периоде, когда будет реализована готовая продукция (оказаны услуги – если не выбран иной порядок учета).

В ситуации, когда вновь созданная организация еще не начала вести деятельность, напрямую связанную с производственным процессом (оказанием услуг), возникающие затраты, даже при отсутствии доходов, могут относиться к косвенным расходам, а также к внереализационным расходам, которые признаются в целях налогообложения прибыли в текущем отчетном периоде. При этом важно соответствие критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Если в связи с признанием расходов в отсутствие доходов по итогам налогового периода (календарного года) сформируется убыток, его можно перенести на будущее в порядке, установленном ст. 283 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34810).

В бухгалтерском учете вновь созданной туристической фирмы, которая еще не ведет деятельность (не получает доходов), возникшие расходы подразделяются на общехозяйственные (отражаются по дебету счета 26) и прочие (отражаются по дебету счета 91, субсчет 91-2). Общехозяйственные расходы, пока нет выручки, квалифицируются как имеющие отношение к получению доходов в последующие отчетные периоды, поэтому списываются со счета 26 в дебет счета 97. Прочие расходы, несмотря на отсутствие доходов, на отчетную дату зачисляются на счет учета прибылей и убытков, что отражается в учете записью Дебет 99 Кредит 91-9.

В целях налогообложения прибыли возникшие расходы можно признать в периоде их осуществления, если они относятся:

к расходам, связанным с производством и реализацией, и квалифицируются как косвенные;

к внереализационным расходам.

В связи с этим по итогам налогового периода (календарного года) может сформироваться убыток, который разрешается перенести на будущее.

Правила ведения бухгалтерского учета в ООО (нюансы)

Ведение бухгалтерского учета ООО и закон о бухучете

Согласно ст. 2 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждая коммерческая организация обязана вести бухгалтерский учет. Не являются исключением и ООО. При этом закон о бухучете предусматривает следующие правила для ООО как разновидности коммерческих структур:

  • Обязанность организации ведения бухгалтерского учета на предприятии и хранения соответствующей учетной документации возлагается на руководителя ООО (п. 1 ст. 7).
  • Руководитель ООО возлагает ведение бухучета на себя, на главного бухгалтера (или иное должностное лицо данного ООО) либо передает ведение бухучета специализированной организации (п. 3 ст. 7).
  • ООО составляет учетную политику — локальный нормативный документ, устанавливающий правила ведения бухучета и налогового учета (ст. 8).
  • Каждая имевшая место в деятельности ООО хозоперация удостоверяется первичным учетным документом (п. 1 ст. 9). При этом первичная документация должна содержать определенные реквизиты, без которых она может быть признана недействительной. Перечень таких реквизитов приведен в п. 2 ст. 9.
  • Данные, зафиксированные в первичной учетной документации, служат основой для составления учетных бухгалтерских регистров ООО (п. 1 ст. 10). Перечень обязательных реквизитов таких регистров приведен в п. 4 ст. 10.
  • Активы и обязательства ООО подлежат периодической инвентаризации (ст. 11), которая заключается в сопоставлении фактического наличия учетных объектов с данными регистров бухучета. Инвентаризация проводится с периодичностью, определяемой руководством общества (кроме случаев, когда в соответствии с действующим законодательством она обязательна).
  • На основе учетных регистров составляется бухгалтерская отчетность ООО — в общем случае раз в год по завершении года (пп. 3, 4 ст. 13). Случаи и порядок иной периодичности представления бухотчетности перечислены в пп. 4, 5 ст. 13.
  • Отчетность считается полностью сформированной после подписания ее руководителем ООО.
  • В ООО должен быть организован эффективный внутренний контроль совершаемых обществом хозопераций.

Трудно ли вести бухучет обществам с ограниченной ответственностью?

Ответ на этот вопрос зависит от множества факторов, определяющих объем и сложность учетной бухгалтерской работы. Перечислим основные из них:

  1. Выбранный режим налогообложения. Будете ли вы работать на ОСНО или УСН? Каждый режим имеет свои нюансы, и решить, на каком из них будет проще и оптимальнее работать конкретной организации, можно только после тщательного анализа особенностей деятельности ООО. Но с большой долей определенности можно сказать, что бухучет на режиме ОСН будет более трудоемким.

Выбрать подходящий режим налогообложения вам помогут наши публикации, например: «Чем отличается УСН от ОСНО? Что выгоднее?».

  1. Является ли ООО субъектом малого предпринимательства (СМП). Критерии принадлежности субъектов к СМП перечислены в ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ» от 24.07.2007 № 209-ФЗ. В том случае, если к обществу применимы данные критерии, оно может вести бухучет и составлять бухотчетность в упрощенном порядке (ст. 4 закона 402-ФЗ), что делать гораздо легче, чем осуществлять бухгалтерскую работу в полном объеме.
  2. Отсутствие или наличие наемного персонала. Если ООО принимает на работу сотрудников, необходимо понимать, что объем учетной работы и отчетности существенно увеличивается. Вы никак не сможете обойтись без учета движения работников (приема на работу в ООО, переводов, увольнений), расчета зарплаты, отпускных, больничных, страховых взносов. При отсутствии работников бухгалтерский и кадровый документооборот значительно сокращается.

Организовать кадровый учет на предприятии вам поможет наш материал.

  1. Объем хозопераций. К ним, в частности, относятся: отгрузки товаров покупателям, поступление оплаты от них, взаиморасчеты с поставщиками, начисление и выплата зарплаты и многие-многие другие. Иными словами, под хозоперациями общества подразумеваются любые действия, которые привели к увеличению или уменьшению его доходов и расходов. Естественно, чем больше будет таких операций, тем более сложным и трудоемким будет их учет.
  2. Количество и особенности используемых ООО направлений деятельности. Чем больше видов деятельности, тем разнообразнее осуществляемые ООО операции. Безусловно, однотипные хозоперации учитывать значительно проще. Кроме того, у всех сфер бизнеса существует своя определенная специфика (в промышленном производстве, торговле, строительстве, услугах и т. д.). Ее тоже следует принимать во внимание.
  3. Особенности деятельности бизнес-партнеров ООО. Так, контрагенты могут работать на иных налоговых режимах, нежели ООО, осуществлять в партнерстве с ООО внешнеэкономические сделки или, например, быть бюджетными предприятиями. Во всех перечисленных случаях в бухучете будут свои нюансы.

Как вести бухучет на производственном предприятии?

Отдельного разговора заслуживает бухгалтерский учет в ООО, осуществляющих производственные операции, которые являются одним из самых сложных объектов бухучета. Это связано в первую очередь с тем, что учет себестоимости оказывает непосредственное влияние на формирование итоговых показателей деятельности компании. При этом калькуляция затрат, учет расходов очень непросты и имеют массу нюансов.

Какие виды деятельности относятся к производству? Это:

  • промышленность;
  • пищевая отрасль;
  • производство сельхозпродукции;
  • строительство;
  • многие другие виды деятельности.

Конечно, в рамках одной статьи невозможно рассказать обо всех тонкостях бухгалтерского учета на производственном предприятии. Но советуем изучить новый ФСБУ 5/2019 «Запасы», который вступил в силу с 2021 года и отменил действие ПБУ 5/01. Стандарт внес ряд существенных поправок в порядок учета запасов, незавершенного производства и готовой продукции.

Как правильно учитывать незавершенное производство и готовую продукцию по правилам ФСБУ 5/2019, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Рекомендуем вам ознакомиться с материалами нашей рубрики «Учет затрат», в которой вы найдете исчерпывающую информацию по многим вопросам, касающимся бухучета на производстве.

Пример организации бухучета в ООО

Какие же шаги нужно предпринять ООО для организации корректного и достоверного бухучета на предприятии? Рассмотрим примерный план, который поможет вам осуществить эту непростую задачу:

Шаг 1. Выбираем оптимальный режим налогообложения (с режимом необходимо определиться до подачи документов на регистрацию в ИФНС). При этом необходимо помнить, что на различных режимах налоговая нагрузка одного и того же общества может отличаться в несколько раз.

Шаг 2. Определяем ответственного за ведение бухучета в ООО — как мы уже выяснили, эту функцию может на себя взять его руководитель (в установленных п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ случаях), а можно возложить ее на главбуха или передать аутсорсинговой компании.

Какова ответственность за нарушения при ведении бухучета, подробно разъясняется в Путеводителе от КонсультантПлюс. Чтобы посмотреть материал, получите пробный доступ к системе. Это бесплатно.

Шаг 3. Изучаем особенности налогового и бухгалтерского учета деятельности ООО. На основе полученных данных разрабатываем рабочий план счетов (за основу принимается приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н), составляем и утверждаем учетную политику в соответствии с порядком, предусмотренным в ПБУ 1/2008.

Осуществить эту задачу вам помогут наши материалы:

  • «Рабочий план счетов бухгалтерского учета — образец 2023 года»;
  • «Как составить учетную политику организации (2023)?».

Шаг 4. Организуем первичный учет документации и отражение зафиксированных в ней учетных сведений в регистрах бухучета.

Шаг 5. Изучаем и соблюдаем порядок, сроки представления отчетности и уплаты налогов.

Вам будут полезны публикации наших рубрик:

  • «Уплата налогов (взносов)»;
  • «Бухгалтерская отчетность».

Итоги

Организация и ведение бухгалтерского учета в ООО осуществляются в соответствии с принципами, изложенными в бухгалтерском законодательстве РФ. Сложность ведения учета ООО зависит от многих факторов, основными из которых являются налоговый режим, наличие сотрудников, вид (или виды) осуществляемой ООО деятельности.

Бухгалтерский учет

Бухучет можно назвать финансовой картиной бизнеса. В нем должно быть отражено все, что делает компания, например за что получает деньги или на что их тратит.

Руководитель компании решает, кто ведет бухучет: он сам или нанятый бухгалтер. Также бухучет по заказу компании может вести специализированная фирма на аутсорсе.

Рассказываем, зачем компании бухучет и как его вести.

Зачем вести бухучет

Вести бухучет — обязанность компаний по закону. Если этого не делать, директора могут оштрафовать на сумму до 20 000 ₽ или дисквалифицировать на срок до двух лет. А саму компанию оштрафовать на сумму от 10 000 ₽. ИП вести учет не обязательно, но никто не запрещает.

Бухучет помогает отслеживать движение активов и обязательств. Например, без записи в нем компания не может ничего никому отгрузить.

По показателям бухучета можно быстро оценить состояние бизнеса, его финансовые результаты и жизнеспособность. Например, можно посмотреть на столбец пассивов в бухгалтерском балансе и оценить, сколько собственного капитала у компании, а сколько долгов.

Пример ведения бухучета

У обеих компаний есть собственный капитал. Он складывается из уставного капитала и прибыли. У ООО «Ромашка» есть прибыль — 180 000 ₽, и, если сегодня нужно будет погасить все долги — кредит на 170 000 ₽, компания останется в плюсе.

У ООО «Лютик» все не так хорошо — у них уже есть убыток за прошлый период — 100 000 ₽. Если сегодня компании придется расплачиваться по долгам, то компания разорится.

Что отражают в бухучете

Основная задача бухгалтерского учета — показать всю деятельность бизнеса. Это могут быть:

  1. Факты хозяйственной жизни, например сделки с контрагентами и покупателями.
  2. Активы — имущество и имущественные права бизнеса, которые он может превратить в деньги. Сюда относятся товары, оборудование, деньги в кассе, долги поставщиков по выданным авансам и долги покупателей.
  3. Обязательства — любые долги компании. Например, долг поставщику или полученный аванс от покупателя.
  4. Обязательства, например кредит в банке или заем у учредителя.
  5. Доходы — все, что заработали.
  6. Расходы — все, что потратили для работы компании, например зарплата, аренда, закупка товаров и налоги.
  7. Финансовый результат — прибыль или убыток компании после продажи товаров, работ или услуг за отчетный период. Например, потратили за квартал 2 млн рублей, а заработали 5 млн, прибыль — 3 млн рублей.
  8. Иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

На основе бухгалтерского учета составляют бухгалтерскую отчетность. Например, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах компании и приложения к ним.

Как вести бухгалтерский учет

Учет ведут только в рублях и по правилам, которые прописаны в нормативных документах: их нужно еще раз прописать в учетной политике компании. По закону бухучет некоторых операций можно вести разными способами, главное — зафиксировать выбранный в учетной политике. Если этого не сделать, может возникнуть путаница, появятся ошибки в бухгалтерии и вопросы от налоговой.

Важно, чтобы в учетной политике соблюдались основные принципы бухгалтерского учета: двойная запись и непрерывность.

Двойная запись. Это метод ведения бухгалтерского учета, в котором каждая операция отражается по двум бухгалтерским счетам, при этом всегда должно сохраняться равенство активов и пассивов. Дебет в одном бухгалтерском счете равен кредиту в другом.

Бухгалтерский счет — это не какой-то отдельный счет в банке, а способ группировки объектов учета. Например, доходов, расходов и источников финансирования. Он отражает текущее состояние счета и переводит все факты хозяйственной жизни бизнеса в деньги. То есть если у компании есть 50 стульев по 2000 ₽, они будут указаны в бухучете как актив «Стулья» размером 100 000 ₽.

У каждого счета для удобства записи есть свой номер, все они указаны в плане счетов. Например, счет 50 «Касса» — предназначен для обобщения информации о наличии и движении денег в кассах.

С помощью двойной записи бухгалтер, налоговая инспекция и все, кто связан с бухучетом, смогут увидеть, что происходит в компании: кому она заплатила, кто прислал деньги, кому она отгрузила товары и многое другое. Разберем на примере.

Компания закупила стулья на фабрике на 100 000 ₽. Эти деньги взяли в кредит в банке. Вот как может выглядеть запись этих операций в бухучете:

Операция Дт Кт Сумма, ₽
Получен кредит 51 66 100 000
Приобретены стулья 41 60 100 000
Стулья оплачены 60 51 100 000

Человек, знакомый с бухучетом, видя такую запись, понимает, что расчетный счет пополнился на 100 000 ₽ за счет краткосрочного кредита. Затем компания получила стулья от поставщика на эту сумму и оплатила их.

Непрерывность. Принцип непрерывности означает, что записывать нужно все от даты регистрации бизнеса до ликвидации компании. Если какое-то время не вести бухучет, то потом восстановить его и продолжить будет очень сложно. Появятся расхождения активов и пассивов, и картина бухучета будет неполной — придется делать корректировки. А если в результате перерыва окажется, что компания занизила налоги, то ее могут оштрафовать.

Способы ведения бухучета

Существует два способа ведения бухгалтерского учета — обычный и упрощенный.

Обычный бухучет. Так должны вести бухучет все крупные и средние компании. Это самый сложный способ ведения бухгалтерии — скорее всего, понадобится бухгалтер или профильное образование.

При такой системе обязательно использовать двойную запись, применять все счета бухучета и соблюдать все положения по бухгалтерскому учету и федеральные стандарты бухучета.

Например, обязательно создавать резерв на оплату отпусков и выплату вознаграждений по итогам работы за год, признавать доходы и расходы по договору строительного подряда по мере готовности, раскрывать информацию о прекращаемой деятельности и много чего еще.

Отчетность при обычном бухучете тоже непростая. Например, нужно заполнять полные формы баланса и отчета о финансовых результатов, сдавать отчеты о движении денег и изменении капитала, готовить развернутые письменные пояснения к отчетности.

Упрощенный бухучет. Его могут вести только следующие организации:

  • субъекты малого предпринимательства, если они не должны проходить обязательный аудит;
  • некоммерческие организации;
  • участники проекта инновационного центра «Сколково».

Чтобы вести бухучет упрощенным способом, нужно закрепить это в учетной политике. Тогда компания может отказаться от применения некоторых положений. Например, не представлять в составе бухотчетности информацию по сегментам, не переоценивать основные средства и нематериальные активы, исправлять любые ошибки в бухучете как несущественные.

Бухгалтерская отчетность при ведении упрощенного бухучета тоже может быть упрощенной. Например, можно использовать упрощенную форму бухгалтерского баланса, включать в отчетность только показатели по группам без детализации по статьям. При этом важно понимать, что упрощенные бухучет и бухгалтерская отчетность — это не то же самое, что УСН.

При любом способе ведения бухучета можно использовать специальные программы, например «1С: Бухгалтерия», или самому собрать таблицу в Excel. Выбранный способ нужно прописать в учетной политике. Важно предусмотреть возможность распечатать все данные, чтобы по потребности можно было предоставить документы бухучета в госорганы.

Обходимся без штатного бухгалтера: 10 советов директору

Обходимся без штатного бухгалтера: 10 советов директору

Если вы следите за деловыми новостями, то наверняка видели страшные истории — бухгалтер сбежал с миллионами, 10 лет переводил себе зарплату в сотни тысяч, не платил налоги или сдавал отчетность далекую от реальности. После такого пропадает желание брать на работу специалиста даже с дипломом и опытом. Можно ли самостоятельно организовать работу и обойтись без наемного бухгалтера? Ответим на этот вопрос 10 простыми советами.

Совет № 1. Разберитесь как делать первичку без бухгалтера

Обычно на первом этапе (презентации, заключение договора) с клиентом работает менеджер или директор, а выставлением документов занимается бухгалтер. Он же следит прошла ли оплата, сообщает о поступлении платежа и тогда товар можно отгружать.

Подготовку документов по сделке можно значительно упростить:

1. Создайте счет на оплату уже на этапе переговоров. Не нужно ждать, когда это сделает бухгалтер. Мало того, не нужно задумываться о стоимости услуги. В CRM можно провести мгновенный расчет . Настроить расценки может даже непрофессионал без участия сисадмина.

Здесь сразу несколько преимуществ — экономия времени, клиент не успевает «остыть», исключены ошибки и неточности в расчетах.

2. При интеграции с банком или 1С информация об оплате автоматически отразится в карточке и вы или ваш менеджер сразу получите извещение. Все — товар можно отгружать.

3. Кладовщик, если он у вас есть и имеет доступ к CRM, тоже увидит изменения и соберет заказ.

Формируйте самостоятельно акт, накладную ТОРГ-12, УПД в удобном формате, в т.ч. с факсимиле и отправляйте клиенту. Данные в формах будут заполнены автоматически, что исключает спонтанные ошибки (отвлекся, опечатался, выбрал не ту позицию в справочнике и т.д.).

Для удобства вы можете вывести на дэшборд CRM информацию, которая должна быть под рукой — аналитику по выставленным счетам, сделкам, звонкам и встречам, сведения о контактах и другие полезные данные.

Что мы видим — цепочка продажи успешно сработала, а бухгалтерия в ней даже не участвовала. Мы уже начали отвечать на вопрос, заданный в самом начале статьи?

Совет № 2. Поверьте в пользу автоматизации

Большую часть работы сотрудников можно автоматизировать. Доверьте рутинные задачи специальным программам и сервисам. Уже сейчас банки предлагают возможность формировать отчетность на основе выписок. Такой вариант хорошо подходит индивидуальным предпринимателям на УСН. Достаточно сделать простейшие настройки и банк не просто сформирует отчетность, но еще и отправит ее за вас, а также напомнит о предстоящих платежах по налогам.

Но такие сервисы обычно упрощены. В них нельзя вести учет сотрудников и заработной платы. Для этого придется подключить дополнительные услуги, к примеру, удаленного бухгалтера или онлайн-бухгалтерию . В этом случае вам на помощь придет личный помощник в чате или целая команда специалистов на удаленке.

В отличие от штатного бухгалтера ответственность такой службы либо застрахована, либо за нее отвечает сам банк и гарантирует качество услуги. Он заинтересован в сохранении клиентов, поэтому будут стараться, чтобы сервис вам действительно понравился.

Не хотите использовать сервис банка? Организуйте свой собственный. Например, настроить финансовый учет можно с помощью CRM-системы . Не удивляйтесь. Сейчас ее возможности гораздо шире, чем просто учет продаж.

Вы не только сможете в режиме реального времени следить за движениями по счетам, но также:

  • автоматически конструировать и выставлять документы клиентам;
  • учитывать дебиторку;
  • планировать платежи;
  • формировать финансовые отчеты — о прибылях и убытках, о движении денежных средств и другие;
  • синхронизировать работу CRM и 1С.

Если у вас в штате пока не много сотрудников или вы сами занимаетесь формированием счетов, то вам точно пригодится Конструктор документов и писем .

Используйте ЭДО — электронный документооборот. Во-первых, никаких бумажных документов, во-вторых, автоматическая загрузка в 1С, в третьих, любая сделка проходит буквально в несколько кликов, не нужно ждать, когда контрагент пришлет к вам курьера или письмо.

Но одной автоматизации не достаточно, чтобы компания работала как часы.

Совет № 3. Настройте общение с клиентами

До того, как что-то продать, нужно еще найти кому продать . Про поиск и удержание клиентов мы обязательно расскажем в наших следующих статьях. Сейчас просто напомним, что самый простой способ сообщить о своей компании потенциальным покупателям — рассылка.

Если собираетесь отправить информацию по электронной почте:

  • Не будьте банальными — «хотим вам предложить купить водонагреватель» уже не работает. А вот «Не мылись уже три дня? Опять отключили горячую воду? Решим вашу проблему за 1 день!» может привлечь внимание.
  • Самое важное — в начале письма, делайте акцент на преимуществах услуги или товара и их пользе для клиента . «Наш водонагреватель вы легко установите самостоятельно, мы разработали простую инструкцию, в которой разберется даже ребенок. Все необходимое для монтажа уже в комплекте. Закажите — оплатите — получите на следующий день — установите за один час. Все! Принимайте ванну, наслаждайтесь душем и забудьте наконец про кастрюли и тазики.»
  • Будьте наготове — если клиент хочет сразу из письма перейти к заказу, то он не должен долго ждать, когда с ним свяжется менеджер. Знаете, что такое воронка продаж ? На каждом этапе часть вашей аудитории уходит. Кто-то не стал открывать письмо, кто-то открыл, но не перешел к покупке, кто-то захотел купить, но не оплатил и т.д.

В итоге остается небольшой процент покупателей и их никак нельзя потерять. Для ускорения обработки заказов вашим сотрудникам поможет единая клиентская база . В нее попадает вся информация о каждом клиенте. Это позволяет не только ускорить и упростить продажи, но и систематизировать данные.

Вам, как руководителю, не придется больше просить бухгалтера составить аналитику — сколько, каких услуг и товаров было продано, на какую сумму, все это будет наглядно представлено в CRM.

Совет № 4. Организуйте расчеты с сотрудниками

Расчет зарплаты — это один самых сложных участков бухгалтерии. Изучить его досконально неспециалисту будет очень трудно. Эту задачу, как и кадровый учет, можно отдать на аутсорсинг.

Если же у вас есть желание вникнуть в расчеты самому — используйте ту же автоматизацию. К примеру, в 1С достаточно завести личные данные о сотруднике, настроить его оклад, указать стаж, вычеты, некоторые другие сведения и в дальнейшем расчет заработной платы, а также отпускных или больничных будет достаточно простым. Большую часть расчетов программа проведет сама .

Это вариант хорошо работает, если ваши сотрудники трудятся на окладе.

Если же их заработок состоит из постоянной — оклада и переменной — премий, бонусов и т.п. частей, то вам нужно знать:

  • насколько каждый работник вложился в работу компании;
  • выполнил ли индивидуальный план по продажам;
  • сколько клиентов привлек или заказов обработал и т.д.

Проще говоря, надо определить KPI (Key Performance Indicators, ключевые показатели эффективности). Это легко сделать с помощью функционала CRM-системы от S2 . Вы сможете устанавливать как коллективные, так и индивидуальные планы, прогнозировать продажи, вести учет рабочего времени, мониторить вклад работников в общее дело.

В результате у вас будут данные, из которых нетрудно посчитать поощрения самым активным сотрудникам и легко вычислить неэффективных.

Совет № 5. Изучите основы законодательства

Отладили внутренние и внешние процессы? Отлично, пора заняться более высокими материями, а именно — изучить законы.

Мы не предлагаем вам штудировать Налоговый или Трудовой кодекс, перечитывать судебную практику и все письма Минфина. Но знать основы полезно.

Научитесь понимать разницу между системами налогообложения , их преимущества, недостатки и причины, по которым можно слететь с одного режима и перейти на другой.

Вот вам краткий ликбез:

Налоги и ставки

Как можно слететь с режима

ОСНО или общая система налогообложения

Назначается налогоплательщику — ИП или организации “по умолчанию”, обычно ее не выгодно использовать, т.к. на ОСНО самая высокая налоговая нагрузка .

Налог на прибыль — 20%, НДС — 20%, налог на имущество, земельный и транспортный налог — если есть соответствующие объекты.

Обычно слетают как раз с чего-то другого на ОСНО и порой неожиданно.

УСН или упрощенная система налогообложения

Один из спецрежимов. Очень популярен у малого и среднего бизнеса. Есть две разновидности УСН — с объектом налогообложения “доходы” и “доходы минус расходы”.

На режиме “доходы” от 0% до 6%, на режиме “доходы минус расходы” от 0% до 15%. Ставка зависит от регионального законодательства и еще статуса вашего бизнеса. Например, для ИП, который впервые зарегистрировался, есть налоговые каникулы.

Внимание! Ставки повышаются при достижении определенных лимитов выручки или сотрудников до 8% и 20% соответственно. Налог на УСН “доходы” можно уменьшить налог на взносы, уплаченные за работников (и те, что ИП платит за себя). На УСН не нужно платить налог на имущество (за исключением некоторых отдельных случаев). Иногда придется платить НДС, например, если выставить счет-фактуру с НДС клиенту. От земельного и транспортного налога (если есть соответствующие объекты) УСН не освобождает.

Если превысить порог выручки (206,4 млн рублей в 2021 году) или количество сотрудников (130 человек). После утраты права на УСН налогоплательщик должен применять ОСНО.

Тоже спецрежим, подходит сельхозпроизводителям, фермерским хозяйствам и т.п. предприятиям.

От 0% до 6%, как и на УСН все зависит от регионального законодательства. Режим освобождает от уплаты имущественного налога, но не от НДС. Хотя от последнего можно освободиться, если соблюсти условия п. 1 ст. 145 НК РФ.

Доля доходов от сельскохозяйственной деятельности должна быть не меньше 70%, если она меньше — применять ЕСХН нельзя. Есть и особенности в зависимости от вида деятельность. Например, в рыбоводстве численность работников должна быть меньше 300 человек.

Применяется только ИП. Предприниматель может купить патент на срок от 1 до 12 месяцев, нет отчетности — достаточно только оплатить налог.

от 0% до 6%, опять же зависит от региона, с 2021 года можно уменьшить налог на страховые взносы.

Если количество сотрудников ИП не превышает 15 человек. Есть и другие нюансы. К пример, ИП занимается розничной торговлей, но в ассортименте товаров есть те, что подлежат маркировке. Продажа таких товаров не подпадает под патент.

Совет № 6. Учтите особенности своего бизнеса

Мы выше уже рассказали в табличке, что размер налога определяется регионом, где вы ведете деятельность, возможно будет выгоднее зарегистрироваться в регионе, где ставки ниже, а условия для вашего бизнеса интереснее.

Узнать о льготах можно, не прибегая к консультации с бухгалтером. Достаточно зайти на сайт налоговой, выбрать вверху страницы нужный регион и перейти в раздел с интересующим вас налогом.

Вот тут вы найдете все действующие налоги РФ

Если открыть страницу, например с патентной системой, то, пролистав информацию до конца, вы найдете ссылки на региональное законодательство и сможете узнать для какой деятельность есть льготы, пониженные ставки и на каких условиях они действуют.

Совет № 7. Освойте отчетность

Даже если вы автоматизировали весь учет и справляетесь с расчетом зарплаты, то остается еще проблема отчетности. Ее поможет решить онлайн-бухгалтерия (о ней мы рассказывали в начале). Можно передать эту часть работы на аутсорсинг.

Современный аутсорсинг — это не просто тот же бухгалтер, только работающий в штате другой компании, а сервис с целым набором услуг. К примеру:

  • юридические консультации;
  • решение вопросов с блокировками счетов;
  • оформление иностранных сотрудников и миграционный учет;
  • партнерские программы с банками (позволят сэкономить на открытии и ведении счетов);
  • участие в налоговых проверках, сопровождение при визитах в налоговую и многое другое.

Т.е. это такая группа поддержки на все случаи жизни. Автоматически формировать отчетность тоже можно. С помощью 1С Бухгалтерии, специальных бесплатных программ от ФНС (пример — Налогоплательщик ЮЛ ) или онлайн-сервисов.

Проконтролировать расчеты с бюджетом и узнать, какая отчетность сдана, можно через личный кабинет в ФНС . Для его открытия понадобиться электронная подпись или подтвержденный аккаунт на Госуслугах.

Совет № 8. Переходите в онлайн и облако

Руководитель, который хочет уследить за всеми процессами в организации, должен иметь под рукой приложения, способные ему в этом помочь.

Какие приложения вам пригодятся:

  • Если ведете бухгалтерию в облаке , то доступ к ней будет с любого устройства 24/7, такой же доступ будет у менеджеров, кладовщиков, администраторов и других сотрудников, правами доступа можно управлять.
  • Банковские приложения — оформить платежку, стоя в пробке на шоссе, или оплатить счет за материалы, находясь в командировке, теперь не проблема. Даже открыть новый счет или депозит, поменять тариф РКО, продать или купить валюту можно дистанционно. . Это целый комплекс, позволяющий контролировать работу сотрудников и организации вцелом. С ее помощью можно ставить работникам задачи, следить за их выполнением и результатами, проверять поступившие заявки в соцсетях и на сайте, проводить рекламные рассылки или извещать клиентов о статусе их заказов. Неважно какой у вас бизнес — большая компания или семейное дело, CRM позволяет систематизировать и ускорить все рабочие процессы, а значит все ваши клиенты получат заслуженное внимание.
  • Приложения и сервисы для видео-встреч и конференций . Zoom, Skype, Google Hangouts Meet и многие другие. Так вы сможете собирать вместе сотрудников даже из разных городов (сейчас удаленка и фриланс стали необходимостью, а не трендом). Встречи с клиентами тоже можно проводить онлайн. Кстати, это позволит вам заочно познакомить ключевых контрагентов с производством или торговыми точками. Во время беседы не обязательно находится в кабинете — проведите видео-экскурсию в прямом эфире.
  • Используйте возможности платформ и площадок с которыми работаете. Например, интегрируйте вашу CRM с Wildberries или Ozon, чтобы оперативно загружать информацию о складских остатках или заявках.
  • Подключайтесь ко всем возможным мессенджерам . Для клиентов важна доступность связи — увидел интересующий товар и сразу написал в WhatsApp или Telegram. Чем больше каналов связи, тем шире охват целевой аудитории.

Если вы передали часть функций бухгалтерии на аутсорсинг, то для его контроля тоже можно использовать приложения и чаты — пишите своему личному менеджеру, задавайте вопросы, отправляйте фото и сканы документов и т.д.

Совет № 9. Копируйте и архивируйте

Это заповедь, которую нужно вызубрить и довести действия по сохранению информации до автоматизма. Если пользуетесь облачными технологиями, то чаще всего провайдер сам проводит периодическую архивацию. Для тех программ, которые работают автономно, обязательно нужно настроить автоматическое сохранение данных , как правило — раз в день, можно чаще.

И самое главное — храниться ваш архив должен или в облаке или на внешнем носителе, в месте, отличном от нахождения основного оборудования. Бывает, что базу бухгалтерии сохранили на флэшке и оставили в кабинете, а там случился пожар и сгорел не только системный блок, но и флэшка с архивом. Epic fail!

Что не стоит копировать — это ключи электронных подписей (сейчас, кстати, ФНС начала выдачу бесплатных ЭЦП для ИП и руководителей организаций). Их вообще не рекомендуется передавать третьим лицам, точнее операторы запрещают это делать, но на практике директор отдает ключ бухгалтеру и потом не контролирует — а что с его помощью делает сотрудник.

С ключом квалифицированной электронной подписи можно многое — совершить сделку с недвижимостью, внести изменения в ЕГРЮЛ (поменять директора, юридический адрес и т.д.), подписать электронные документы с контрагентами, зарегистрироваться на электронных торговых площадках и участвовать в торгах, оформить кредит и многое другое.

И все это лучше делать самостоятельно. Сотрудникам можно поручать только подготовительную часть — сформировать пакет документов, например.

Совет № 10. Предусмотрите план на случай форс-мажора

Даже, если вы видите себя суперменом, способным решать все задачи своей компании самостоятельно, то может случиться так, что вы захотите уйти в отпуск или заболеете. Или произойдет какой-то внешний коллапс (сейчас на фоне очередных ограничений из-за коронавируса правила и законы меняются буквально на ходу, вот как с QR-кодами для посещения кафе и ресторанов в Москве). И это мы не говорим о самых настоящих форс-мажорах — ЧП, стихийных бедствиях, забастовках и т.п.

Готовить сани, как известно, нужно летом. Поэтому продумайте, как действовать, если вдруг невозможно будет работать по заранее определенным схемам или у вас не будет доступа к нужным программам и данным.

С CRM вы можете настроить автоматические алгоритмы для выполнения стандартных задач. В S2 вы без участия программистов настроите бизнес-процессы в удобном конструкторе. Создайте сценарий и система самостоятельно подгрузит заявки, поставит задачи, выставит счета, отправит sms и электронные письма и т.д.

Благодаря системе напоминаний, вы не забудете о важной сделке или окончании действия договора с клиентом, даже если вас отвлекут какие-то срочные дела.

Пользуйтесь нашими советами, автоматизируйте свой бизнес и читайте наш блог — мы расскажем много интересного и полезного о продажах, работах с персоналом, аналитике, автоматизации и многом другом. Пройдите, пожалуйста, опрос в конце статьи и расскажите — как обстоят дела с вашим бухгалтером.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *