Нужно ли штатное расписание ИП
Маша Луценко
- Что за расписание такое
- Как штатное расписание делает сотрудников равными
- Какую форму штатного расписания выбрать
- Как изменить штатное расписание
- Где найти штатное расписание в Эльбе
Что за расписание такое
На самом деле, штатное расписание — обезличенный документ. В нём вы показываете сколько должностей предусмотрено в вашем ИП и с какими окладами. А какие сотрудники реально трудятся из штатного расписания не понятно.
Например, сейчас для нормальной работы в кофейне вам нужны: 1 управляющий, 2 бариста, 2 кассира и 1 уборщица. Это вы и показываете в штатном расписании + у кого какой оклад с надбавками.
А на деле у вас могут трудиться только 1 бариста Вася и 1 кассирша Маша — остальных вы ищете.
Самого ИП в штатном расписании не показываете.
И ещё, штатное расписание всегда утверждают приказом. Подписи ставят бухгалтер, кадровик и руководитель. Но если вы как ИП отвечаете за кадровый и бухгалтерский учёт сами, то утверждаете только своей подписью.
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Как штатное расписание делает сотрудников равными
По-честному людей с одной и той же должностью нужно вознаграждать одинаково. В Трудовом Кодексе это называется принципом равной оплаты за труд равной ценности. Поэтому бариста из примера нужно установить одинаковый оклад в штатном расписании. Ну а если кто-то из них покажет себя, наберётся опыта больше, чем другой, то лучше перевести его на другую должность — «старший бариста», например. Тогда и зарплату можно установить выше, чем у простого бариста.
Какую форму штатного расписания выбрать
Разработайте форму сами или используйте унифицированную Т-3. В своей форме можно не указывать разряды и надбавки, если у вас их нет.
Как изменить штатное расписание
Менять штатное расписание можно в любое время, какого-либо срока действия у него тоже нет. Поэтому внесите изменения тогда, когда это нужно вам. Например, когда увеличите штат или повысите зарплаты. Изменения в штатном расписании нужно закрепить приказом. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.
Где найти штатное расписание в Эльбе
В Эльбе можно скачать только бланк штатного расписания по форме Т-3 в разделе Сотрудники справа.
Статья актуальна на 21.01.2022
Работник не вышел на работу: когда можно уволить за прогул, а когда нет
Калькулятор отпускных в 2023 году
Воинский учёт работников
Рассылка для бизнеса
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур
Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)
Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3
С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.
Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.
Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).
Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?
Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).
Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
Штатное расписание содержит:
- перечень структурных подразделений;
- наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
- сведения о количестве штатных единиц;
- информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.
Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.
Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.
Как правильно составить штатное расписание
Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.
При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.
Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения
Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.
В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:
- на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
- Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).
Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.
Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.
Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.
На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.
Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.
Как заполнить штатное расписание: образец и пример
Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.
В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.
Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.
В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.
Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.
Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:
1) издание приказа о соответствующем изменении;
2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.
При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.
Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Итоги
Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.
Должен ли работодатель доплачивать бухгалтеру за ведение воинского учета?
За состояние воинского учета (ВУ) в организации отвечает ее руководитель. И он сам назначает специалистов, которые будут вести воинский учет.
Там, где число состоящих на ВУ сотрудников не превышает 499 человек, такую работу может выполнять совместитель. Если в организации работает 500 и более военнообязанных, надо назначать освобожденного работника (п. 12 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства от 27 ноября 2006 года № 719).
Отдельных требований к образованию и стажу работы специалистов, ответственных за ведение ВУ в организациях, в нормативных документах нет. Поэтому выполнять по совместительству эти функции может любой работник организации, назначенный приказом директора.
Минобороны РФ рекомендует согласовывать перед назначением кандидатуры военно-учетных специалистов с местным военкоматом (п. 22 Методических рекомендаций Генштаба РФ от 11 июля 2017 года). Но на практике довольно часто комиссариаты просят направить им уже утвержденный приказ со списком работников.
Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне
Входит ли воинский учет в обязанности бухгалтера
Ответ простой — смотрите свою должностную инструкцию. Если следовать четко профстандарту 08.002 «Бухгалтер» (Приказ Минтруда РФ от 21 февраля 2019 года № 103н), то такой трудовой функции в нем нет.
Но, во-первых, профстандарт 08.002 для большинства компаний не обязателен к применению. Его используют при составлении квалификационных требований к работнику госкомпании, внебюджетные фонды, банки и другие организации, для которых это обязательно по закону. В частных фирмах профстандарт 08.002 используют по решению руководителя.
Во-вторых, в небольших компаниях на бухгалтера часто возлагают функции кадровика или делопроизводителя. И дополнительно еще нагружают воинским учетом.
Итак, смотрите свою должностную инструкцию, с которой вас должны были ознакомить при трудоустройстве. Если там есть военно-учетная работа, то вы будете ее вести за свою зарплату.
Если же в вашей должностной инструкции или в трудовом договоре нет упоминания военно-учетной работы, то поручить ее вам могут только с вашего письменного согласия (ст. 60, ст. 60.2 ТК РФ). Учитывайте, что переписывание должностной и ознакомление вас с ней «задним числом» — это нарушение. Изменить объем вашей работы по трудовому договору можно только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).
Надо ли доплачивать за ведение ВУ
Да, за ведение ВУ нужна доплата, если военно-учетную работу вы ведете как внутренний совместитель, и это не входит в ваши обязанности по основной должности. Доплата за совмещение должностей, расширение объема работ предусмотрена Трудовым кодексом (ст. 149, ст. 151).
Размер дополнительного вознаграждения устанавливается соглашением сторон.
Как правильно оформить доплату
В Положении № 719 указано, что в компании с числом работников на ВУ менее 500 работу может выполнять «совместитель». На наш взгляд, это не значит, что надо обязательно включать в штатное расписание отдельную должность и принимать на нее работника по договору совместительства. Положение о воинском учете трудовые отношения не регулирует.
Штатное расписание
Штатное расписание — это документ, который составляют даже микропредприятия и ИП. В нем прописана структура и число работников, их должности и профессии, а также оклады и надбавки для каждой должности. Расскажем, как составить штатное расписание для компании.
Форма для штатного расписания
Штатное расписание составляют по форме Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Она рекомендована, а не обязательна к применению, но удобна в работе и содержит все нужные реквизиты.
Трудовая инспекция, суды, ПФР и налоговики могут при проверках или запросах просить штатное расписание. С документом по форме Т-3 у вас будет меньше сложностей.
Состав штатного расписания
В расписании перечисляют:
- структурные подразделения компании;
- должности — для сотрудников умственного труда, руководителей, специалистов;
- профессии — для сотрудников физического труда, рабочих;
- число штатных единиц;
- оклады или тарифные ставки;
- размеры стимулирующих надбавок или премий, если они есть.
Если профессия или должность — без льгот и вредных условий труда, работодатель может сам назвать штатную единицу, иначе придется брать названия из классификаторов и нормативных актов (ОКПДТР, ОКЗ, ЕТКС).
В расписании не перечисляют работников, которые занимают должности или трудятся по конкретной профессии. Внештатные сотрудники на договорах ГПХ тоже не имеют отношения к штатному расписанию.
Оформление штатного расписания
Если расписание не умещается на одном листе, оно может состоять из нескольких, тогда его придется прошить и пронумеровать листы. Директор, кадровик или главбух ставят подписи на последнем листе, печать на документе не обязательна.
Изменения в штатном расписании
Расписание составляет директор, кадровик, бухгалтер или главбух, выпуская приказ. Для изменения штатного расписания есть два способа:
- издать приказ о внесении изменений в расписание;
- издать приказ о принятии нового расписания.
Изменения вносят, если увеличивается или уменьшается число ставок, открываются или закрываются подразделения в организации, переименовываются должности, растут или уменьшаются оклады и стимулирующие надбавки.
Правила заполнения штатного расписания
Вносите в форму Т-3 название компании по учредительным документам. Код ОКПО для формы возьмите из информписьма Госстатистики.
Если составляете расписание впервые, присвойте документу №1, последующие расписания нумеруйте по порядку. Проставьте текущую дату. День составления расписания и дата, с которой оно работает, могут отличаться. В строке «На период» проставьте период работы расписания и дату его ввода.
Реквизиты приказа, который утверждает штатное расписание, внесите в гриф утверждения документа. Ниже укажите число штатных единиц, подразделения, должности и зарплату. Для этого есть несколько граф:
- 1 «Наименование структурного подразделения»;
- 2 «Код» — используйте порядок, который поможет увидеть подчиненность в организации и ее структуру;
- 3 «Должность. » — указывайте должности и профессии в именительном падеже, не сокращая;
- 4 «Количество штатных единиц» — укажите число полных и неполных единиц;
- 5 «Тарифная ставка» — внесите размер зарплаты, проценты или коэффициенты;
- 6, 7 и 8 «Надбавки» — заполните согласно принятой в компании системе оплаты труда и мотивации;
- 9 «Всего в месяц» — заполните, если надбавки и оклад прописаны в рублях;
- 10 графа оставлена для ссылок на нормативные локальные акты и другой информации, которая касается штатного расписания.
Ведите кадровый, налоговый и бухгалтерский учет в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия. Зарплата, отчетность через интернет, интеграция с банками, простая работа с документами и поддержка специалистов. Первые две недели все новички работают в сервисе бесплатно.