Какие документы запросить у самозанятого при заключении договора

Как работать с самозанятым. Инструкция для ИП и юрлиц

При обращении нового клиента каждый раз я рассказываю одну и ту же телегу — поэтому решил написать ее и просто давать ссылку всем интересующимся.

Что такое самозанятость

Самозанятость или НПД (Налог на Профессиональный Доход) — экспериментальный налоговый режим, который может применяться как к физ.лицу так и к ИП. Я предполагаю, что он появился как более простой и доступный УСН.

Основная его цель — “вывести из тени” всех фрилансеров, которые принимают оплату “черным налом” — и заставить их платить деньги в бюджет.

Обращаю особое внимание на то, что самозанятый — это не профессия, а льготный налоговый режим (так сказал Мишустин). То есть самозанятый — это специалист, работающий на себя, а не “швец и жнец и на-дуде-игрец” в одном флаконе.

И вот — сначала режим вводился в 4 регионах России, а теперь же он действителен по всей РФ. Получается, что самозанятость — это такой же налоговый режим, как УСН, ПСН, ОСНО и ЕСХН (только с некоторыми ограничениями по разным организационным моментам).

Ну и конечно же с официальным самозанятым сотрудничать выгоднее.

Преимущества сотрудничества с самозанятым

Если сравнивать самозанятого и обычного фрилансера, то сотрудничать с самозанятым выгоднее по 2 причинам.

Не нужно платить дополнительные налоги за обналичку. И за перевод тоже не нужно. Самозанятый платит свой налог сам (4% или 6%).

Все официально. Договор, чек. При необходимости можно организовать счет и АВР (Акт Выполненных Работ) — но требовать их заказчик не имеет права.

Однако не все гладко.

Минусы работы с самозанятыми

Доходы самозанятого не должны превышать более 2,4 млн. рублей за год (не более 200 000 рублей/месяц). Если доходы превысят 2,4 млн. рублей, то самозанятый должен будет уплатить НДФЛ со всех сумм сверху, а организация страховые взносы (об этом читайте далее).

Организация не может расторгнуть отношения с работником, а потом сотрудничать с ним, как с самозанятым — в течение 2 лет после его увольнения и регистрации..

А то была такая мошенническая схема — предприниматель “типа увольняет” сотрудника, но начинает сотрудничать с ним, как с самозанятым Это такая схема для уменьшения налоговой нагрузки.

Но ФНС бдит — и быстренько обнаружила эту схему и уточнила наказание за нее в соответствующей статье (пункт 2, подпункт 8).

Налоговая может расценить отношения с самозанятым как трудовые. В этом случае грозит штраф — Штраф — от ₽10 000 до ₽100 000. (В соответствии с КоАП ст 5.27). А также придется платить доп.налоги и страховые.

Чтобы этого не случилось, обязательно нужно требовать у самозанятого чек (образец ниже). Это основной документ плательщика НПД.

Также можно заморочиться и найти информацию о нем в Интернете, но это того не стоит. Чек “решает”.

В чем разница между ИП и самозанятым

По большому счету разницы между ИП и самозанятым нет (по-крайней мере, после 19 октября 2020 года, когда режим распространился на всю Россию). Раньше разница была, но с 1 июля 2020 года статус самозанятого фактически приравнен к статусу ИП.

Разница между НПД и ИП — в том, что самозанятые не имеют право нанимать персонал, ограничены по выручке и видам деятельности.

Получается, что НПД — это налоговый режим для фрилансеров-одиночек, которые не хотят быть ИП — им дали возможность работать официально, с минимальной налоговой нагрузкой и абсолютно без отчетности.

Какие документы предоставляет самозанятый

Чек (который имеет юридическую силу и является полноценным платежным документом).

Такой чек формируется в мобильном приложении “Мой налог”. Можно переслать его по e-mail или в каком-нибудь из мессенджеров. Вы можете распечатать его или сохранить в JPG — и приложить к вашим отчетным документам.

АВР (но это не обязательно). Скачать его образец из Интернета, заполнить и отправить вам.

Предоставлять счет тоже можно, но для самозанятых это не обязательно (даже где-то читал, что требовать это незаконно). Но если прям сильно горит, могу заключить договор с Яндексом или с АлиЭкспресс — и тогда будет счет. Но не хотелось бы делать это.

Как платить тогда самозанятому? Читайте далее.

Как юридическому лицу и ИП оплачивать услуги самозанятого

Есть возможность работать через расчетный счет без оплаты дополнительного налога. Как? По банковским реквизитам.

Например, вот мои реквизиты.

Здесь реквизиты банковской карты и ИНН физического лица. Заказчик вносит их в 1С — и переводит денежку непосредственно с р/с.

Без дополнительных налогов, НДФЛ и прочего. По крайней мере мне так платили за разработку некоторых прототипов и текстов.

Вот так — просто и без лишних заморочек.

Какие налоги юрлицо должно платить за сотрудничество самозанятым

Никаких. Если самозанятый не бывший работник, заказчик не платит в налоговую ни рубля.

Налог на профессиональный доход самозанятый платит сам. Штрафы получает тоже он.

Главное доказательство, что за самозанятого не надо платить, — это чек на оплату из приложения «Мой налог». До перевода денег с самозанятого можно взять электронную справку о статусе на текущую дату (формируется в приложении автоматически).

Если у заказчика есть давний договор с фрилансером, то с даты его регистрации в качестве самозанятого НДФЛ отменяется. Так пояснил Минфин в письме от 20.11.2020 № 03-11-11/101180.

Оплата взносов по добровольному страхованию за самозанятого не перекладывается на заказчика — соцстрах разъяснил это в письме от 28.02.2020 № 02-09-11/06-04-4346. Кстати, это же касается взносов в Пенсионный Фонд (говорится там же).

Но иногда все же происходят сложные случаи.

Что-то непонятное

В статье про сотрудничество с самозанятыми автор рассказывал интересный случай.

Когда юрлицо пытается перевести деньги самозанятому, то с точки зрения банка, это платеж в пользу физлица и с этого платежа удерживается процент за обналичку. Плюс, это в лимиты на вывод средств считается. В результате юрлица с удивлением обнаруживают, что и очередного платежа само занятому банк удержал 20%, например.

Так вот: я поразбирался в данной ситуации — и пришел к некоторым выводам.

Банк не является налоговым агентом, он — просто посредник. Начислять налоги он не имеет права. Другой разговор, что банк удержал комиссию как “за обналичку” — это уже более вероятно (уточняйте банковские тарифы).

Самозанятый платит налог сам — 4% за работу с физическим лицом, 6% — с юридическим.

Доначислить НДФЛ могут только в одном случае — если самозанятый заработал больше, чем ₽2,4 млн за год (хотя в IT это не редкость в принципе). Этот случай описан в Письме ФНС РФ от 20.02.2019 N СД-4-3/2899@ . В этом случае ИП или юрлицо должно исчислить и уплатить НДФЛ и страховые взносы в отношении бывшего самозанятого физлица (если оно не является ИП) с даты утраты права на применение НПД (в том числе с даты превышения суммы в ₽2,4 млн). Но автоматически начислять НДФЛ банк не имеет право.

А еще возможно, что произошло мошенничество. Нужно выбирать честный банк.

Других оснований для решения данного вопроса не известно.

Резюмируем

Сотрудничать с самозанятым — это выгодно и просто: просто переводите ему денежку и просите чек. В большинстве случаев, проблем не должно возникнуть (к слову: у меня не было ни одной проблемы за 3 года статуса).

Иногда в этом плане случаются проблемы. Но от большинства уже разработано решение.

Какие документы предоставляет самозанятый клиенту

Главная привлекательность режима — низкая ставка налога, что сразу же вызвало спрос на новый налоговый режим среди самозанятого населения.

Однако полноценное ведение деятельности в рамках этого режима невозможно без предоставления ряда документов, которые необходимы юридическим лицам и ИП при оформлении деятельности с самозанятыми.

Какие документы выдает физлицу самозанятый?

Физическому лицу плательщик НПД предоставляет только чек об оказанной услуге/выполненных работах.

Чек формируется в приложении «Мой налог» или на сайте.

• Наименование самозанятого лица.
• ИНН.
• Сведения об оказанной услуге и ее стоимости ( указывается плательщиком НПД ).

Так же на чеке автоматически размещается штрих-код, который может быть использован для проверки актуальности чека на сайте ФНС.

Какие документы предоставляет самозанятый для компании?

• Договор на оказание услуг/выполнение работ. В документе нужно обязательно указать на статус контрагента как плательщика НПД и прописать ответственность за своевременное информирование юридического лица о статусе НПД.
• Чек, сформированный в приложении «Мой налог» или на сайте . При выдаче чека в адрес юридического лица обязательно указывается ИНН компании и наименование. Можно выслать как в электронном виде, в качестве ссылки на сайт ФНС или же распечатать и направить в бумажном виде.
• Акт выполненных работ (оказанных услуг). Подтверждает факт отсутствия претензий у сторон по качеству и объему работ. Для компании является основанием последующего расчета за выполненные работы.
• Счет на оплату. Документ с реквизитами счета для получения оплаты. Реквизиты можно указать в договоре, однако для бухгалтерии счет упрощает взаимодействие с плательщиком НПД.

Так же могут быть предоставлены следующие документы, если стороны договорятся об их необходимости:

• Товарная накладная. Необходима для подтверждения приемки товара, поставщиком которого является самозанятое лицо.
• Товарный чек. Самозанятый может выдать его представителю ООО для упрощения учета расходов.

Все эти документы можно легко сформировать с использованием сервиса КУБ24. Выверенные и актуальные образцы доступны для быстрого и удобного заполнения и последующего использования в работе.

Какие документы подтверждают статус самозанятого

Статус самозанятого подтверждается справкой о постановке на учет в качестве плательщика НПД. Получить этот документ можно в приложении «Мой Налог» или же заказать в веб-версии приложения.

Так же контрагент может проверить факт наличия статуса плательщика НПД на сайте ФНС, введя ИНН самозанятого. Будет доступно наличие действующего статуса и дата постановки НПД на учет.

Предоставление самозанятым актуального чека также является подтверждением наличия актуального статуса, если чек доступен по ссылке на сайте ФНС.

Как правильно заключить договор с самозанятым и не переплачивать налоговой

При работе с самозанятыми вам не нужно платить НДФЛ, страховые взносы и отчитываться перед пенсионным фондом, поэтому сотрудничать с ними выгоднее и легче. Главное — заключить договор так, чтобы не возникло проблем с налоговой.

В статье расскажем, какая форма договора тут подходит, как правильно его составить и подписать удаленно, а также какие документы должен предоставить самозанятый после подписания бумаг.

Какая форма договора подходит для работы с самозанятыми

Заключайте обычный договор ГПХ (гражданско-правового характера) на любой срок, которого хватит для выполнения задач или задачи. Строгой специальной формы пока не придумали. Исполнитель обязан выполнить описанную работу, а вы — оплатить ее. При этом неважно, какой у вас статус, заказчиком может быть даже физическое лицо без статуса ИП.

Договор подходит как для разовой услуги, так и для проектного сотрудничества — к примеру, написания серии статей для блога в течение полугода. В документе прописывают наименование услуги, цену, сроки написания, этапы, ответственность и так далее.

Как правильно составить договор с самозанятым

Запросите у человека справку о том, что он действительно самозанятый.

Ему достаточно зайти в мобильное приложение «Мой налог» за пару кликов сформировать документ. Важно: запрашивайте подтверждение перед каждой оплатой, чтобы убедиться в актуальности статуса самозанятого и не платить страховые взносы и НДФЛ как физлицу.

Вот так выглядит справка

Отметьте, что исполнителем выступает именно самозанятый.

Вот пример из действующего договора одного рекламного агентства: «ООО такое-то, именуемое в дальнейшем „Заказчик“, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны, и гражданка Российской Федерации Иванова Мария Ивановна, являющаяся плательщиком налога на профессиональный доход, именуемая в дальнейшем „Исполнитель“, с другой стороны».

Это освобождает вас от уплаты НДФЛ, страховых взносов и подачи отчетности.

Предусмотрите обязанность исполнителя не только передать чек после оплаты, но и ответственность за нарушение этого правила.

Можно написать примерно так: «Исполнитель обязан предоставить заказчику чек не позднее 3 (трех) рабочих дней с момента оплаты услуг. Иначе исполнитель должен выплатить заказчику штраф в размере 20% от каждой суммы чека в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня истечения срока выдачи чека».

Вот так выглядит чек, QR-код нужен для проверки подлинности

Позаботьтесь об ответственности за неуведомление о потере статуса самозанятого.

Добавьте в договор пункт: «Если исполнитель снимается с учета в качестве самозанятого, он обязуется сообщить об этом заказчику письменно в течение 3 (трех) дней со дня снятия с учета. Если исполнитель нарушит условие, то должен заплатить штраф заказчику в размере 50% от суммы платежа».

Заплатили исполнителю, а он уже не самозанятый? Налоговая доначислит НДФЛ + не забудьте и про страховые взносы. Кроме того, есть риск получить штраф за просрочку уплаты налогов и несвоевременную подачу отчетов.

Установите порядок приема работ.

Мы говорим про акт выполненных работ— там надо указать выполненный объем задач и стоимость. Исполнитель подписывает его и направляет вам. Документ фиксирует нарушения дедлайнов и качества. Бонусом в случае чего это дополнительное доказательство того, что между вами и исполнителем исключительно гражданско-правовые отношения, а не трудовые.

Составляйте акт по мере выполнения работ.

Допустим, автор пишет статьи для разных разделов блога: сначала заполняет рубрику о кино, потом о моде и так далее. После приемки каждого блока материалов стороны подписывают акт, который подтвердит, что вы приняли и оплатили работу. Когда работа будет сделана полностью,нужно подписать итоговый акт.

Проследите, что договор не содержит признаков трудовых отношений.

Например, работу по графику или фиксированную ежемесячную оплату. Такой вариант чреват штрафом и доначислениями.

Пропишите, как будете расторгать договор.

В одностороннем порядке, через суд или по соглашению сторон. В будущем это поможет избежать спорных моментов и непонимания.

Можно ли все сделать удаленно

Да, можно, есть три способа:

1. Подписываете документы и обмениваетесь сканами по электронной почте. Тогда важно отметить в договоре e-mail-адреса и то, что обе стороны признают юридическую силу сканов наравне с бумажным вариантом.
2. Отправляете друг другу бумажные экземпляры по обычной почте.
3. Заключаете договор с помощью электронной подписи. Это тоже надо предусмотреть по примеру первого пункта.

Какие документы должен предоставлять самозанятый после заключения договора

Чеки. Напомним, что за пару кликов прямо с телефона их формируют в приложении «Мой налог». Бухгалтеру они нужны для учета расходов, исполнителю — для отчета перед ФНС.

Акты выполненных работ. Подтверждают, что вы приняли и оплатили работу.

Вы узнали базовые правила заключения договора с самозанятым. Если все сделать грамотно, то получается действительно выгодное сотрудничество. Главное — четко прописать важные мелочи, чтобы в перспективе быстро разрешить спорные моменты.

Документооборот с самозанятыми

Выгодное для юрлиц и ИП сотрудничество с самозанятыми часто омрачается проблемой получения от них нужных документов. Плательщики НПД в большинстве своём не имеют бухгалтерских знаний или опыта делопроизводства. Необходимость оформлять какие-то документы ставит их в тупик; кроме того, они часто заполняют их неправильно — не указывают важные сведения или ошибаются в реквизитах.

Компании выходят из этой ситуации, оформляя всё самостоятельно, хотя это и влечёт за собой дополнительные траты времени. Юрлицо готовит и печатает документ от лица контрагента, а самозанятый его только проверяет и подписывает.

Но есть и другая проблема: как быть, если контрагент, плательщик НПД, находится в другом городе или регионе? Здесь оптимально подошёл бы обмен документами с помощью сервисов электронного документооборота. Однако с этим не всё так просто, когда речь идёт о самозанятых. Обсудим нюансы в этой статье.

Какие документы вам нужно получить от плательщика НПД

При работе с самозанятыми юрлицу необходимо получить те же документы, что и от обычного контрагента, плюс пару дополнительных:

• Договор. Отношения с плательщиком НПД необходимо оформлять договором ГПХ. В некоторых случаях ФНС разрешает делать это в устной форме, но мы рекомендуем всё равно заключать договор. Это обезопасит вас от претензий налоговой, если вдруг самозанятый по какой-то причине аннулирует чек.
• Справку о статусе плательщика НПД . Большинство юрлиц при заключении договора просят самозанятого предоставить эту справку. Статус можно проверить и самостоятельно, онлайн — на сайте ФНС .
• Чек. Чеком плательщик НПД подтверждает получение от вас денежных средств. В документе указываются сумма и перечень товаров, услуг или работ, за которые произведена оплата. Чек важен для юрлица — без него ФНС не разрешает уменьшать налогооблагаемую базу на сумму оплаты самозанятому .
• Акты . Документы, которые вы обычно получаете по аналогичным сделкам от юрлиц и ИП, необходимы и при работе с самозанятыми.
• Счёт на оплату. Этот документ необязателен. Однако многие бухгалтеры предпочитают делать оплаты именно на основании счёта, так что вы можете запросить его у самозанятого.

Как обмениваться документами с самозанятыми гражданами

Если самозанятый находится в другом регионе, то такой обмен отнимет у вас много времени и нервов. Компании нужно будет выслать почтой контрагенту подготовленный договор и акты, плательщику НПД — подписать их и отправить обратно. Учитывая скорость работы почты и риск утери писем, процесс обмена может затянуться надолго.

Гораздо быстрее организовать электронный обмен.

Отправка по электронной почте или в мессенджерах

Можно выслать исполнителю файл с подготовленным договором, счётом на оплату, актом. Плательщику НПД останется его распечатать, подписать и выслать вам, но уже обычной почтой. Однако остаются риски утери письма в дороге, а также медленная скорость доставки.

Можно организовать и аналог ЭДО — полноценный двусторонний обмен юридически значимыми электронными документами в мессенджерах и по email. Для этого и у вас, и у самозанятого на компьютере должна быть организована возможность подписывать документы электронной подписью (ЭП). Вы готовите документ в удобной вам программе, например Word, подписываете его с помощью сертификата электронной подписи и криптоплагина, установленных на ПК, и высылаете по email. Контрагент его подписывает своей ЭП и высылает вам также по электронному каналу связи.

У компании такая возможность наверняка будет: большинство юрлиц имеют как минимум НЭП, а чаще даже подпись уровнем выше — КЭП (квалифицированную). А вот самозанятые, имеющие ЭП, встречаются гораздо реже. Получение сертификата электронной подписи для многих физлиц кажется слишком сложным. Для этого нужны определённые знания, так как потребуется скачивать и устанавливать приложения на компьютер. К тому же необходимо заполнить сложную форму на сайте удостоверяющего центра, отправить в УЦ скан паспорта и фото. Если плательщик НПД в своей работе и жизни редко сталкивается с подобными действиями, то оформление ЭП станет для него непреодолимым препятствием для обмена электронными документами .

Через сервисы электронного документооборота

Это самый удобный способ обмена. ЭДО позволяет самозанятому сформировать документ в электронной форме, подписать его электронной подписью и отправить контрагенту по электронному каналу связи. Причём полученный электронный документ (ЭД) будет иметь ту же силу, что и бумажный. Отправка и получение ЭД происходят мгновенно.

В большинстве сервисов ЭДО можно отправить плательщику НПД приглашение, по которому он сможет легко зарегистрироваться в сервисе. Но многие самозанятые отказываются это делать. Давайте посмотрим, почему .

Электронный документооборот: возможен ли для самозанятого?

Никаких законодательных ограничений для использования самозанятым сервисов ЭДО нет. Но плательщик НПД чаще всего не заинтересован в подключении к таким сервисам. Он не ведёт бухгалтерский учёт, большинство документов, которые используют юридические лица и ИП, ему просто не нужны. Для него это зря потраченные время и нервы.

Потребность самозанятого в электронном документообороте практически полностью удовлетворяет приложение от ФНС «Мой налог», в котором он регистрируется и отчитывается перед налоговой. В приложении можно оформить чек — единственный обязательный документ, который плательщик НПД обязан выписывать покупателям и заказчикам, и справку о статусе самозанятого, которую он выдаёт юрлицам по их просьбе. Чек и справку можно сформировать и отправить получателю в электронной форме. Других документов законодательство от плательщика НПД не требует.

Есть и другие факторы, из-за которых самозанятые не используют ЭДО :

• Сложность специализированных сервисовэлектронного документооборотадля обычного человека . Они рассчитаны на следующих пользователей: бухгалтеров, юристов, кадровиков. А это специалисты со знанием делопроизводства.
• Платное использование. Многие сервисы требуют оформить подписку с ежемесячной абонентской платой или взимают оплату за каждый отправленный документ.
• Необходимость оформления электронной подписи . Иногда в ЭДО требуется оформить как минимум неквалифицированную ЭП, а значит, нужно будет загрузить в программу или веб-приложение скан паспорта и фото. Для физлица это может быть проблемой, большинство с подозрением отнесётся к идее отправить в какую-то неизвестную им организацию сканы паспорта.
• Большинство клиентов этого плательщика НПД — физлица, и он недостаточно квалифицирован, чтобы разбираться в оформлении ЭП и сервисах электронного документооборота.

Как организовать обмен документами по ЭДО с самозанятым

Самое простое и удобное решение для ЭДО с самозанятыми — сервис, который специально предназначен для работы с плательщиками НПД. Например, Qugo. Наша платформа создана, чтобы обеспечивать безопасное и удобное взаимодействие юрлиц и физлиц — плательщиков НПД (и не только их). Поэтому у нас есть и ЭДО для юрлиц и самозанятых, и другие актуальные для сторон сделки преимущества.

В Qugo организованы:

• Автоматическое формирование всех документов по работе с самозанятым (договоры, чеки, акты). Документы подписаны электронной подписью и имеют юридическую силу. Их можно скачать из личного кабинета на сервисе.
• Простое оформление ЭП — так как она является частью функционала нашего сервиса и мы обеспечиваем идентификацию её владельца, законодательство допускает использование простой электронной подписи (ПЭП).
• Удобная и понятная регистрация для плательщиков НПД.
• Простое использование сервиса — даже физлица с минимальными компьютерными навыками считают Qugo удобным.
• Возможность для компаний искать исполнителей на платформе, а для физлиц — плательщиков НПД находить подходящие для себя оплачиваемые задачи.
• Помощь физлицам, которые хотят оформить самозанятость.
• Проверка статуса плательщика НПД перед платежами — важная и полезная функция для заказчиков-юрлиц.
• Удобная оплата заданий и для заказчика, и для исполнителя. Заказчик пополняет баланс своего аккаунта, а после приёмки выполненного задания и подписания акта деньги сразу отправляются исполнителю.
• Возможность выплат на счета любых банков и многое другое.

Обмен документами с плательщиками НПД через Qugo — простой, удобный и максимально оперативный.