Как вести экономику в строительстве

Как вести Заказчику-юрлицу учет расходов на собственном строительстве, а так же его финансирования при помощи Excel

Любое успешное предприятие приходит к какому-то строительству. Можно строить завод, торговый центр, объект городской инфраструктуры и т.д.

С началом подобного проекта сразу появляется огромная куча вопросов и проблем. Кому и сколько было оплачено. Какой поставщик уже поставил материалы, а какой еще только должен поставить. Сколько денежных средств выдали каждому из подрядчиков и за какие суммы эти подрядчики уже отчитались.

Не менее важным вопросом является, при строительстве крупного объекта, который финансируется из разных источников, — сколько средств поступило на финансирование объекта всего в разрезе по инвесторам.

С помощью Excel, все вышеперечисленные проблемы решить довольно просто. Файл состоит из двух листов.

Лист «Движение средств»

Для хронологического ведения движения средств необходимо вносить данные вот в такую таблицу:

В таблице предусмотрено ведение учета расходов по строительству в разрезе четырех расчетных счетов или трех расчетных счетов и кассы. А можно один расчетный счет и три кассы — это вы решаете сами. Просто вписываете название источника средств во вторую строку сверху по каждому приходно-расходному блоку. Эти ячейки выделены оранжевым цветом.

Теперь, как обычно, идем по столбцам:

Столбец В — Дата. Дата вносится вручную, хотя в ячейках всегда будет ссылка на предыдущую ячейку. Смело вносите вместо ссылки.

Столбцы C,D,E — Первый приходно-расходный блок. Приход (поступление средств), расход и остаток. Столбец Е «Остаток» выделен светло-серым цветом. В этот столбец данные не вносятся, в нем автоматически формируются данные об остатке средств в кассе или на расчетном счете.

Столбцы с F по N — это еще три приходно-расходных блока, совершенно аналогичных вышеописанному.

Столбец О «Накладная/Акт» — указывается сумма полученных материалов или принятых работ (т.е. сумма по приходной накладной или по акту выполненных работ).

Колонка P — Наименование контрагента (поставщика или подрядчика). При написании названия контрагента следует избегать ошибок. Это очень важно!

Колонка Q — Вид операции. В этой колонке необходимо указать: материал, услуга или финансирование. Выбор значений производится из выпадающего списка. Прошу обратить внимание, что в первой ячейке этого столбца указывается валюта в которой ведет учет. Выбор валюты производится из выпадающего списка.

Колонка R — Вид материала или работы. Пишется за что именно произведена оплата.

Колонка S — примечание. Дополнительная информация, которую вы посчитаете нужным написать.

Лист «Свод»

Итоговая таблица, где вы будете видеть финансирование и расходы по строительству в разрезе контрагентов.

Это вид развернутого свода. Здесь наглядно видно с кем идут расчеты и в каком состоянии эти расчеты находятся.

А это эта же таблица, но со свернутыми «итогами». Это если нужно просто посмотреть итоговые цифры по расходам и финансированию:

Синим цветом помечены итоги, которые можно сворачивать и разворачивать.

Как всегда «пройдемся по столбцам».

Колонка А — вид затрат. По умолчанию заполнена. В каждом разделе просто написано «материалы», «услуги» и в нижней таблице «финансирование». Дописывать или удалять здесь ничего не нужно.

Колонка В — наименование контрагента. Будет два разных файла. В одном варианте эта колонка будет формироваться автоматически, а в другом — эту колонку нужно будет заполнять в ручную. У каждого варианта есть свои преимущества и об этом будет сказано ниже.

Колонка С — отражается сумма поставленных на объект материалов или выполненных работ, которые приняты Заказчиком (то есть вами). Заполняется автоматически на основании колонки Е с предыдущего листа.

Колонка D — отражается сумма оплат (безналичная и наличная). Формируется как сумма скрытых колонок E,F,G,H в которые автоматически попадают данные по расходам с листа «Движение средств»

Колонка I — формируется как разница между колонками С и D. Обратите внимание, что если поставленные товары (или выполненные работы) превышают сумму оплаты, то вся строка окрашивается зеленым цветом. То есть зеленый цвет строки — это должны вы. Если оплаты превышают сумму поставок, то вся строка окрашивается розовым цветом. То есть розовый цвет — это должен контрагент.

Колонка J — вид материала ли работы. Формируется автоматически. Прошу обратить внимание, что если какой-то контрагент поставил вам кирпич, а потом доски, то в данном столбце отобразится только кирпич. То есть, только первая запись по данному контрагенту.

Колонка K — количество материала или объем работ. Эту колонку Вы заполняете вручную. Если вы ее не заполните — ничего не изменится. Только Вы, скорее всего, со временем забудете, так сколько же было привезено кирпича этим поставщиком или сколько квадратов плитки положил этот подрядчик.

Колонка L — примечание. Вручную заносите какую-то информацию, если считаете необходимым.

Другой вариант листа «Свод»

Этот лист выглядит точно так же, как и вышеописанный и разница только в столбце В.

В вышеописанном листе в столбце В находится формула.

Поэтому названия контрагентов попадают в отчет автоматически.

В другом варианте листа «Свод» в этом столбце нет формул.

Поэтому названия контрагентов заносятся вручную.

Конечно, автоматическая запись контрагентов выглядит предпочтительнее, но тут есть один минус. Если вы на листе «Движение средств» неправильно напишете название контрагента, то файл решит, что это новый контрагент и внесет его на лист «Свод»:

В своде с ручным вводом контрагентов эта же ситуация будет выглядеть по-другому:

Столбец горит красным, это говорит о том, что есть ошибка на листе «Движение средств». И эту ошибку надо искать. Таким образом, случайную ошибку в названии фирмы вы не пропустите.

Как выглядят ошибки на листе «Движение средств»

Если вы допустили ошибку при внесении данных, например не написали контрагента в операции, то лист «Движение средств» будет выглядеть вот так:

То есть на каком расчетном счете или кассе случилась ошибка, та и будет «краснить». Если не будет контрагента напротив акта выполненных работ или приходной накладной, то красным будет столбец O.

Соответственно «краснить» будет и таблица «Свод».

Как искать ошибки

Если у вас «закраснило». Необходимо проверить на наличие пустых ячеек столбцы P и Q.

Очень просто это сделать через автофильтр, который находится в строке 3. Нужно требуемые ячейки отфильтровать так, как показано на картинке:

Ну а если у вас неправильно написано название контрагента, то нужно фильтровать по каждому контрагенту и сверять полученную сумму с суммой в «Своде».

Совет по ведению файла

Заполняйте все ячейки по каждой операции. Пропусков быть не должно. Во-первых, это позволит сохранять больше информации по каждой операции, а во-вторых, даст вам больше возможностей для фильтрации данных.

Где можно приобрести файл?

После оплаты вам будет выслано две ссылки на скачивание. По одной ссылке будет пример использования файла, по второй шаблон готовый к использованию.

Эти файлы больше подходят для коммерческого строительства. Если же вам необходим учет расходов на личном строительстве, то вам необходимо ознакомиться с файлом, который описан в статье «Как вести учет расходов на собственном строительстве при помощи Excel».

Остались вопросы? Напишите мне в Telegram!

Если вы заходите с PC, но хотите открыть чат на смартфоне, отсканируйте QR-код

Управление бюджетом проекта строительства

Бюджетирование — это система управления финансами предприятия, осуществляемая путем разработки и реализации взаимосвязанных бюджетов, отражающих в количественном и/или стоимостном выражении контролируемые аспекты деятельности.

Бюджетирование используется для достижения следующих целей:

повышение эффективности управления материальными и финансовыми ресурсами;
оптимизация процесса принятия экономически взвешенных бизнес-решений;
оценка возможных последствий бизнес-решений.

В реалиях рынка особенность бюджетирования в строительных компаниях состоит в том, что планирование производится не от предполагаемого объема продаж, а от намеченных объемов строительства. Специфика обусловлена необходимостью предоставления сметы для получения площадей под застройку и утверждения исходно-разрешительной и сметной документации. Строительные организации, наряду с такими стандартными для всех предприятий бюджетами, как бюджет доходов и расходов, движения денежных средств, составляют еще и бюджет проекта. На нем мы и сконцентрируемся в этой статье.

Вначале бюджет проекта составляется в первом приближении, с примерными статьями расходов и ценами. На практике чаще всего после этого этапа принимается решение о запуске проекта или отказе от него.

Бюджет строительного проекта состоит из доходной и расходной частей или из платежей и поступлений. Доходы — это активы, которые планируется получить от продажи объекта строительства. Расходы — это все затраты на реализацию проекта, в том числе издержки на этапах проектирования, строительства, гарантийного обслуживания объекта, если это предусмотрено договором.

Как контролировать исполнение бюджета проекта в строительстве

Необходимо постоянно осуществлять контроль за исполнением бюджета проекта в стоимостном и натуральном выражении. Для этого руководитель проекта выявляет отклонения, анализирует их, при необходимости разрабатывает мероприятия по их устранению и/или вносит предложения по корректировке бюджета.

Также нужно проверять, соответствуют ли плану объем и стоимость фактически выполняемых на объекте работ, актуальны ли цены на используемые строительные материалы и оборудование.

Контроль оплаты по строительному проекту

Для контроля платежей по работам рекомендуем принимать заявки на оплату по каждой конкретной работе либо заблаговременно (если нужно закупить материалы или внести иную предоплату), либо с момента ее начала и до окончания. Финальный расчет по полностью выполненной работе надежнее производить после подписания акта сдачи-приемки, либо распоряжения финансовой службы или руководства компании.

Каждый перерасход рассматривается индивидуально на предмет обоснованности. В случае получения положительного решения по оплате перерасхода, финансировать его предстоит из резерва, если он был предусмотрен в бюджете или его объема хватает для закрытия «дыр». Если нет — корректировать бюджет.

Обратим ваше внимание на то, что перед перечислением денег подрядчикам или оплатой материалов в соответствии с бюджетом проекта стоит убедиться, что выполнены все зафиксированные условия договора, соблюдены графики платежей и начислений.

Контроль расходов строительного проекта

Контролировать исполнение плана расходов строительного проекта можно посредством план-факт отчета, формировать который следует ежемесячно или еженедельно.

Источниками информации для подготовки отчета служат:

бюджет проекта;
акты о приемке выполненных работ;
справки о стоимости выполненных работ и затрат;
прочие документы, которые в компании служат основанием для списания расходов на проект.

Если на выполнение какой-либо из работ за отчетный период было потрачено больше денег, чем запланировано, необходимо выяснить у руководителя проекта или директора по строительству, возможно ли сохранить общий размер бюджета без ущерба для сроков, объема и качества. Если да, допустимо соразмерно сократить бюджет на оставшийся период. Если нет, нужно проанализировать, вырастут ли расходы по данному виду работ и в последующие периоды, могут ли наступить риски существенного сдвига сроков. Вероятно, если возрастание трат неизбежно, придется скорректировать бюджет проекта.

Автоматизация бюджетирования строительного проекта

Для эффективной организации управленческого учета в строительстве существуют программы, осуществляющие автоматизацию всех процессов, в частности, бюджетирования. Программный продукт, разработанный с учетом отраслевой специфики, безошибочно учтет и проконтролирует каждый аспект бюджетирования и финансового планирования.

Информационная система предоставляет достоверные сведения о том, в какие сроки будут проводиться запланированные работы, достаточно ли для нее денег в наличии, от кого ожидать финансовых средств и кому их потребуется перевести. Все поправки в бюджеты вносятся быстро и точно, без длительных перерасчетов вручную.

Внедрение программы по автоматизации бюджетирования дает возможность значительно увеличить эффективность и прозрачность управления проектом строительства.

Бит.Строительство/ Казначейство и бюджетирование

Модуль «Казначейство и бюджетирование» системы Бит.Строительство применяется для минимизации числа незапланированных платежей, роста точности консолидации и планирования фактических бюджетов по всей деятельности строительной компании, договорам, отдельным проектам.

Основные функции модуля:

разработка прогнозного баланса;
контроль над различными бюджетами: инвестиций, движения денежного потока, доходов и расходов, операционных затрат, продаж и закупок, запасов;
плановый и фактический анализ прибыли и затрат, осуществляемый в разрезе ЦФО и возводимых объектов;
разработка графиков платежей для недопущения кассовых разрывов.

Модуль позволяет планировать бюджеты «сверху-вниз» и «снизу-вверх», формировать бюджеты проектов за все необходимые отрезки времени. Автоматически, быстро и безошибочно в модуле учитываются действия и демонстрируется актуальная информация по бюджетам.

Подсистема бюджетирования в 1С:ERP Управление строительной организацией 2

Подсистема «Бюджетирование» в программном продукте «1С:ERP Управление строительной организацией 2» (УСО 2) помогает вырабатывать оптимальные решения и контролировать достижение финансовых целей компании. Она предназначена для составления бюджетов разных типов: доходов и расходов, денежных средств, план продаж, производственная программа, сводный бюджет по группе компаний и др.

Основные функциональные возможности:

моделирование финансовых планов с учетом имеющихся ресурсов и возможностей по привлечению дополнительного капитала;
учитывать данные из других источников при построении бизнес-модели бюджетирования;
оперативный контроль над расходованием денежных средств в момент формирования заявки на их выплату;
сравнение прогнозных и фактических данных финансового состояния предприятия с возможностью использования различных сценариев;
скользящее планирование, при котором осуществляется последовательный сдвиг периода планирования на величину, кратную периодичности планирования;
анализ бизнес-модели с использованием трех различных типов бюджетных отчетов;
формирование регламентов бюджетирования;
рабочее место «Монитор бюджетного процесса», помогающее своевременно увидеть отклонения от поставленных задач управления, отставание от сроков бюджетной кампании, установить причины и принять меры по повышению эффективности.

Подсистема предусматривает контроль всех процессов товарного планирования, осуществляемого параллельно с планированием производства, закупок и продаж в качестве единого процесса.

Финансовое планирование в строительных организациях: как добиться чёткости?

Материал, повествование которого вы увидите ниже, завершает цикл статей: «Сроки, ресурсы, финансовое планирование – проблемное трио строительства». Темам сроков и ресурсов уже было уделено внимание, а проблематика финансового планирования станет логическим продолжением этих двух особенностей управленческого учёта.

Типовые ситуации

В строительстве, как правило, каждый отдельный объект или договор не являются типовыми. Даже в случае работы над стандартным проектом или документом сроки, условия договора, рыночная ситуация могут быть разными. В связи с этим финансовые показатели по каждому проекту или договору просчитываются несколько раз и каждый раз заново. То есть, типовые значения и условия в работе практически отсутствуют. Как минимум, оценивается плановая рентабельность на основе внутренних нормативов компании, заложенной себестоимости, договорной цены заказчика и так далее.

Учим правильно вести бухгалтерский учет в строительных компаниях на курсе повышения квалификации «Учет в строительстве» .
Вы узнаете об учете капитальных вложений, долевого строительства, их особенностях для инвестора, подрядчика, застройщика и заказчика.

Курс ведут эксперты из строительной сферы, которые на живых примерах, с тестами и практическими заданиями помогут освоить материал.

После прохождения курса выдаем официальное удостоверение о повышении квалификации на 120 часов и вносим его в реестр ФИС ФРДО Рособрнадзора.

Посмотреть бесплатный урок

Бывает и наоборот: работа ведётся по договорным расценкам, в которые заложены нормы рентабельности. Расценки же, озвучиваемые заказчику, представляют собой эти самые нормы с прибавлением к ним определённой ставки или, проще говоря, «накрутки». То есть, расчёт ведётся для того, чтобы строительная компания понимала, не окажется ли она в убытке, взявшись за выполнение того или иного проекта. Но строительство – область непредсказуемая и даже с учётом правильного и своевременного расчета всё может меняться. Например, заказчики иногда перечисляют аванс не вовремя, тогда этот факт является причиной сдвига сроков, изменений различного рода в области финансового планирования.

Стоит также заметить, что входящие платежи следует сравнивать с исходящими, чтобы строительная компания не оказалась в ситуации, когда нужно вносить плату за материалы, технику и так далее, а аванс от заказчика уже истрачен и в связи с этим средств на оплату просто нет. В таком случае, работу придётся выполнять за счёт собственных средств (если такая возможность есть) или привлекать заёмные средства. Всё это, по сути, является неточностью финансового планирования.

Конечно, в той или иной мере строительные компании стараются отслеживать и контролировать подобные нюансы, о которых сказано выше. В частности, практически в каждой компании составляются графики финансирования. Но эти графики достаточно трудно корректировать, когда меняются какие-то условия. Допустим, при изменении даты начала работ, могут также измениться сроки выполнения других этапов работ. Как следствие, эта работа (и другие работы, связанные с ней) может не попасть в очередную форму КС. Соответственно, деньги от заказчика, которые ожидались, поступят в другом размере, что приведёт к изменению всех планов. В частности, придётся пересчитывать сумму поступлений за каждый период. Также, возможно, что заново понадобится согласовывать условия договоров с поставщиками, даже если предоплата за материалы уже перечислена.

Ведение работ собственными силами

Если строительная компания ведёт работы собственными силами, то в какой-то мере ей проще планировать свою деятельность, так как есть понимание о внутренних нормативах, возможных сроках выполнения работ и так далее. И при изменении ситуации у заказчика строительства или в производственном процессе строительная компания напрямую ведёт переговоры с заказчиком, идёт на корректирование условий договора в плане сроков, ресурсов и финансов. Тем не менее, новое согласование, составление финансовых планов и бюджетов в этом случае необходимы и, как правило, в оперативном режиме. Вручную подготовить быстро актуальную информацию, пересчитать показатели, скорректировать сроки сложно.

Работа с субподрядными организациями

Если же какая-то часть работ отдаётся строительной компанией на субподряд, то в этом случае задача усложняется. В цепочке взаимоотношений находятся уже не две стороны, а три и более. Строительная компания учитывает не только интересы заказчика, но и возможности субподрядчика, равно как и свои собственные.

В частности, пока не заключён договор с заказчиком, с субподрядчиком его подписывать не следует. Следовательно, никакой конкретики и регламентированного порядка, закреплённого юридически, нет. В итоге, при изменении любой компоненты строительная организация вынуждена пересчитывать все финансовые показатели заново – не только общую сумму рентабельности, но и показатели каждого периода. Это нужно для того, чтобы в дальнейшем сопоставлять реальные затраты с плановыми. А на предварительном этапе сопоставлять плановое поступление денег с плановым расходом.

Если есть отклонения (например, в каком-то месяце денежных средств на работы не хватает или хватает впритык), то нужно пытаться менять условия договора с субподрядчиками и с заказчиками (некоторые заказчики идут на это). Ведение конструктивного диалога с заказчиком также возможно. Он может войти в положение исполнителя, но при условии, что последний даст ему необходимые обоснования, по которым следует скорректировать сроки выполнения работ, график платежей и так далее. Составить такие обоснования вручную, показав, из чего складываются расходы каждого периода, и какие изменения произошли, вручную непросто. Следовательно, нужно иметь специальный инструментарий для этих целей. Стоит заметить, что многие объекты строятся параллельно. При фактическом исполнении обязательств по многим договорам одновременно все эти моменты отслеживать, координировать и актуализировать ещё сложнее.

Зачёт аванса и страховые удержания

Стоит сказать и ещё несколько слов о том, что в строительстве практикуются разные способы зачёта аванса. Приведём условный пример. Допустим, строительная компания получила аванс в размере 500 рублей, а работы выполнила на сумму в 400 рублей. Вопрос: кто кому в этом случае должен? По логике бухгалтерской службы должником является строительная компания – она должна заказчику 100 рублей. Но по логике управленческого учёта расчёт будет другой. К примеру, договор был заключён на сумму в 1000 рублей, строительная компания получила аванс в размере 50 % от этой суммы (500 рублей), а выполнила работы на 400 рублей. По логике управленческого учёта аванс в размере 50 % закрывает только 200 рублей выполненных строительной компанией работ. Остальные же 300 рублей пойдут на будущие работы. То есть, в данной ситуация строительная компания должна получить от заказчика ещё 200 рублей, а не отдавать ему 100 рублей. Пример максимально упрощен для наглядности. Но смысл в том, что планирование финансов не должно осуществляться в без отрыве а от условий договора. Какие-то договоры могут быть заключены с учётом перечисления аванса в 50 % от суммы договора, какие-то на 30 %, какие-то на 10%. В ряде случаев заказчик может заплатить аванс только за материалы. Следовательно, вслед за этим идёт и работа строительной компании с подрядчиками: одним не перечисляется аванс, другим он даётся только на ресурсы и так далее.

Заметим также, что по некоторым договорам в строительстве предусмотрены и гарантийные (страховые) удержания – заказчик удерживает некий процент от суммы выполненных работ. Удержанная сумма возвращается строительной компании только по окончании работ. Нужно это для того, чтобы у заказчика была гарантия, что исполнитель доведёт работы до конца, выполнит их качественно. Опять же, эти условия встречаются не в каждом договоре и являются индивидуальными. Их нужно учитывать при финансовом планировании, потому что сроки, суммы и поступления могут меняться. Составлять каждый раз новый финансовый план, корректировать имеющийся без специализированных инструментов крайне затруднительно.

Бюджетирование и сроки

В рамках финансового планирования тезисно затронем тему бюджетирования. Бюджеты движения денежных средств (cash flow от англ. денежный поток) также актуальны в работе строительных компаний – они складываются в общий бюджет организации. Обычно ведётся этот бюджет в неких диаграммах, в которых указываются суммы доходов, расходов и разница между ними. Отрицательное значение является свидетельством превышения расходов над доходами. При этом учитываются значения предыдущих периодов, за счёт которых можно компенсировать «неудачные» месяцы. Стоит заметить, что в общем бюджете организации, помимо расходов, которые содержатся в бюджетах каждого объекта, существуют также некоторые расходы, которые относятся в целом к работе компании.

Несколько слов стоит сказать и о содержании административного аппарата, который существует в строительной компании. Речь идёт о содержании офиса, оплате интернета, телефонной связи – накладных расходах. Данные значения сообщаются заказчику в виде процента от сметных норм. Однако нужно понимать, что доля накладных расходов в себестоимости каждого объекта меньше (если идёт строительство нескольких объектов), нежели доля таких же расходов при строительстве одного объекта.

Увидеть долю накладных расходов компании можно в бюджете всего предприятия в целом. Бюджет предприятия составить из отдельных бюджетов объектов также вручную сложно.

Отдельно нужно коснуться и сочетания сроков и финансового планирования. Например, миллион рублей, перечисленный в течение месяца за строительные работы, и тот же миллион, перечисленный, допустим, за год – два «разных миллиона» в пересчёте на показатели прибыли и рентабельности каждого периода. Эти моменты нужно также учитывать.

Как вести финансовое планирование

Необходимо владеть специальным инструментом, который все названные выше аспекты финансового планировании и бюджетирования будет контролировать и учитывать автоматически. В данном случае, стоит говорить о компьютерной программе для строительных организаций, которая будет содержать возможности учёта условий авансов, страховых удержаний, принципы работы с подрядчиками (с НДС или без НДС). Эта же программа должна за секунды при необходимости пересчитывать весь проект – пользователь должен только нажать несколько кнопок в интерфейсе. И конечно, в ней должны быть данные о сроках проведения работ. Программа должна сама уметь «увидеть», какая работа, в какие месяцы выполняется, проанализировать ожидаемые суммы поступлений, сроки оплаты после подписания актов выполненных работ. Все эти данные должны быть не оторванными друг от друга, а взаимоподчинёнными. Нужно располагать информацией о том, что и когда произойдёт, когда будет начата или завершена работа, хватит ли на неё средств, кому нужно перечислить деньги, а от кого их ждать и так далее. Также в программе должны автоматически задаваться статьи бюджета движения денежных средств, к которым будут отнесены платежи (в зависимости от структуры бюджетов строительной организации). В этом случае, можно проводить бюджетирование, анализируя планы. Когда же начинается ведение работ по договорам, то изменение сроков, затрат на материалы являются обычным делом и, как следствие, нужно производить корректировку бюджетов оперативно и точно, не прибегая к долгим пересчётам и так далее. За счёт таких возможностей «умной» компьютерной программы можно добиться и экономии средств, и экономии времени, и упорядоченного ведения финансового планирования и бюджетирования.

И напоследок скажем, что достаточно часто для ведения финансового планирования и бюджетирования в строительных организациях составляют электронные таблицы, пользуются отдельными электронными средствами фиксирования финансовой информации, какими-то вспомогательными программами. То есть, попытки упорядочить свою деятельность, структурировать её в части финансов предпринимаются. Однако проблема всех этих (и подобных) инструментов в том, что они не помогают управлять финансами. В частности, электронные таблицы финансовых служб в отрыве от ПТО, договорного отдела очень быстро становятся неактуальными. Соответственно, обеспечить информирование об изменении сроков и условий договоров очень сложно именно в динамике. Поэтому сделать корректные выводы, принять взвешенные решения на основе такой информации практически невозможно. «Умная» компьютерная программа призвана работать иначе: показывать факты в сравнении с планами и помогать составлять следующие планы. Как сказал один из владельцев российской строительной компании, если укрупнено вести учёт (был такой план – стал такой факт), то это ни к чему не приведёт и не даст поводов задуматься и сделать выводы. Если же работать в программе, используя все её возможности, детально вести учёт, то в дальнейшем можно сделать разумные выводы, понять, по какой причине случилось отклонение от плановых показателей. Отклонение от плановых показателей нужно воспринимать, как стимул улучшить своё планирование и управление. А сделать это с помощью специальной компьютерной программы в разы легче, нежели каким-либо другим способом.

Узнать более подробную информацию о ведении финансового планирования и бюджетирования в строительстве рекомендуем, прочитав следующие материалы:

Автор: генеральный директор компании «АЛТИУС СОФТ» Андрей Травкин

В среду, 11 мая 2016 года, в 15.00 по московскому времени повторно состоится интернет-семинар для ПЭО и финансового директора.

Продолжительность мероприятия: 1 час.

Особенности бюджетирования в строительной отрасли

Иванова, Н. Е. Особенности бюджетирования в строительной отрасли / Н. Е. Иванова, М. Э. Приступа. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 14 (148). — С. 360-363. — URL: https://moluch.ru/archive/148/41567/ (дата обращения: 30.09.2023).

В данной статье рассматриваются особенности системы бюджетирования в строительной организации. Рассматриваются основные проблемы, с которыми организация может столкнуться на начальном этапе составления бюджета.

Ключевые слова: бюджетирование, бюджет, строительство, планирование, контроль, управление

На протяжении долгих лет строительная отрасль является главным фактором экономического роста в России. Экономическое развитие страны связано с необходимостью создания основных фондов, таких как зданий и сооружений. Для достижения этой цели требуется мощное финансирование со стороны государства. Но из-за кризисов и постоянной нехватки денежных средств строительные организации вынуждены создавать новые инструменты управления хозяйственной деятельности. На помощь в данной проблеме приходит процесс бюджетирования. Бюджетирование способствует увидеть ближайшие перспективы развития организации, равномерно распределить денежные средства на реализацию того или иного объекта, координировать работу в целом.

Строительные организации часто привлекают систему бюджетирования, так как само по себе строительство является специфической отраслью. Бюджеты составляются не на основе предполагаемого объема продаж (как обычно происходит в торговле или в производстве), а от намеченных объемов строительства, поскольку крайне важным фактором является получение площадей под застройку и утверждение сметной документации.

Главная цель составления бюджетирования — повышение эффективности деятельности организации. Составив бюджет, организация сможет снизить нерациональное использование средств, а также грамотно распределить их за счет своевременного планирования хозяйственных операций.

Для того чтобы деятельность была эффективной и достигала желаемых результатов, необходимо решить ряд задач. И с этим отлично справляется система бюджетирования, так как в ее функции входит:

Планирование. Данная функция обеспечивает рациональное распределение денежных ресурсов на основании поставленных целей организации. На первоначальном этапе составления бюджета важно рассчитать объем затрат на строительство. В статьи затрат могут включаться расходы по основной, финансовой и инвестиционной деятельности.
Учет и анализ. Бюджетирование как таковое является основой управленческого учета, так как все затраты, объемы продукции, движение денежных средств разносится по бухгалтерским счетам. В итоге это позволяет составить управленческую отчетность для оценки деятельности организации и дальнейшего ее улучшения.

Аналитическая функция позволяет сопоставить фактические результаты с запланированными, выявить отклонение по работе и определить дальнейший план действия по достижению поставленных целей организации.

Контроль. Данная функция позволяет тщательно следить за выполнением начертанного плана, так как его невыполнение не обеспечит должного исполнения обязательств строительной организации, и как следствие, не принесет прибыли. Именно получение прибыли является главной целью строительной организации от исполнения контрактов по возведению объектов недвижимости. Данная функция позволяет быстро реагировать на невыполнение плана и оперативно вносить корректировку в бюджет с целью дальнейшей продуктивной работы на строительном объекте.

Грамотно составленная система бюджетирования позволит руководителю и подчиненным оценить эффективность текущей деятельности организации.

Как уже говорилось раннее, строительство является специфичной отраслью. Вряд ли можно увидеть здания, которые по всем параметрам будут походить друг на друга. Проектная документация каждый раз создается заново. Соответственно, каждый объект недвижимости приобретает свою индивидуальность и требует дополнительных затрат.

Также строительство объектов недвижимости всегда подразумевает длительный срок исполнения обязательств организации-застройщика. Срок возведения объектов может длиться от полугода и до нескольких лет. Следовательно, на протяжении всего цикла строительства бюджет подвергается постоянным корректировкам.

Сравним строительную и промышленную отрасль.

Основное отличие строительства от промышленности связано с тем, что в строительстве не создаются товары, а производятся работы по созданию основных средств производственных и непроизводственных отраслей народного хозяйства. В связи с этим стоимость строительной продукции определяется не на стадии продажи товара, а на стадии заключения договора.

В строительстве недвижимого объекта всегда принимают участие субподрядчики, так как зачастую застройщик не может выполнить контракт за счет собственных сил. На постройку дома требуется найти субподрядчиков, которые смогут обеспечить компанию-застройщика необходимыми материалами для возведения фундамента, постройки стен, проведение трубопровода, электросетей, наведение благоустройства дома, поставки окон и дверей. Это требует привлечение большого объема денежных средств. Также стоит отметить, что застройщик тратит много сил и времени на получение площади на застройку, разрешения на строительство, на поиск надежных субподрядчиков, а также на проведение проверки готовности здании к вводу в эксплуатацию и, наконец, получение разрешения на ввод объекта в эксплуатацию и акта о приеме-передаче здания.

По сравнению со строительной отраслью, промышленность отстает в привлечении услуг посторонних организаций. Зачастую промышленные предприятия за счет собственных сил производят продукцию. Что касается времени, то продукция не требует получения разрешения на продажу от органов местной власти. Продукция проходит ГОСТ и после этого отправляется на продажу. Поэтому процесс производства продукции уступает процессу возведения объектов недвижимости.

Таким образом, система бюджетирования тоже будет отличаться в данных отраслях. Как уже говорилось ранее, бюджеты строительной организации составляются на основе намеченных объемов строительства. Бюджеты промышленного предприятия составляются исходя из предполагаемого объема продаж. Поэтому при составлении бюджета огромное внимание уделяется именно продажам. В строительной отрасли внимание заостряется на бюджет доходов и расходов (БДР), так как именно здесь подробно расписываются затраты на строительство объекта недвижимости и необходимый объем поступлений денежных средств на постройку данного объекта.

Создание гибкой и отвечающей всем требованиям организации системы бюджетирования позволит значительно улучшить финансовое состояние и стабильность компании-застройщика. Это одно из преимуществ системы бюджетирования в целом. Помимо всего прочего можно выделить следующие достоинства данной системы:

Рационально созданный и тщательно проработанный бюджет позволит координировать работу компании-застройщика, быстро реагировать на изменяющиеся условия экономики;
Благодаря бюджету имеющиеся в строительной организации службы будут четко выполнять свои обязанности и вести контроль над исполнением на своем участке.
Составление бюджетов позволяет приобрести опыт на этапах его разработки и корректировки, а также упрощает его составление на последующие отчетные периоды.
Благодаря бюджету можно сопоставить фактически выполненные работы с запланированными. В случае превышения плана над фактом, бюджет позволяет выявить, на каких конкретно участках произошло отклонение в работе и стимулирует к проведению немедленной корректировки показателей.
Наконец, система бюджетирования позволяет рационально распределить необходимый объем денежных ресурсов на постройку того или иного объекта недвижимости.

Несмотря на ряд достоинств, существуют серьезные проблемы в системе бюджетирования, которые негативно сказываются на деятельности строительной организации.

А. Гречаный в своей статье «Бюджетирование в строительной отрасли» говорит о том, что главной особенностью строительства является длительный цикл. Однако эта особенность перерастает в серьезную проблему, так как сроки возведения строительных объектов измеряются месяцами, поэтому даты начала и конца строительства могут находиться не только в разных отчетных кварталах, но и годах. Большой объем незавершенного производства и низкая оборачиваемость оборотных средств требует постоянной мобилизации ресурсов как собственных, так и заемных. Кроме того, растянутость строительства во времени не позволяет оперативно сопоставлять размер понесенных материальных и трудозатрат со степенью готовности возводимого объекта. [1]

Также стоит отметить, что несовпадение периодов будет наблюдаться при формировании доходов и расходов. Это может вызвать сложность при получении отчетных данных, на основании которых руководитель должен будет принять управленческое решение.

Такие авторы как В. В. Акашева и Т. С. Морозкина выделяют главной проблемой учет накладных расходов в строительной организации. На базы распределения влияют такие факторы как:

– особенности строительной продукции;

– категория используемых проектов;

– особенности организации строительства и др.

Авторы выделяют 3 метода учета затрат в строительной организации:

Использование выше указанных методов позволит значительно увеличить точность планирования бизнес — процессов, принимать эффективные управленческие решения. [2]

Как уже говорилось ранее, строительные организации привлекают субподрядчиков для исполнения обязательств перед генподрядчиком, так как зачастую застройщик не может сделать это за счет своих сил. Роль субподрядчиков представляет собой проблему в системе бюджетирования. Так как при выходе за пределы рабочего графика одного из субподрядчиков, следующий не сможет приступить к работе в оговоренный срок. Отсюда могут возникнуть отклонения в исполнении запланированных в бюджете мероприятий.

Таким образом, можно сделать вывод, что система бюджетирования является оптимальным вариантом для планирования хозяйственной деятельности строительной организации, но имеет свою специфику. Бюджеты полностью обеспечивает всей необходимой информацией, как руководителя компании-застройщика, так и подчиненных. При рационально-составленном бюджете у руководителя появляется возможность принимать эффективные управленческие решения по улучшению финансового состояния организации и достижению поставленных целей.