Куда можно обратиться за получением электронной подписи

Электронная подпись: новые правила получения в 2022 году

Наличие электронной подписи (ЭП) — одно из важнейших условий участия в торгах. Правила получения ЭП меняются каждый год. Давайте разберемся, что ждет поставщиков в 2022 году.

Что понимается под электронной подписью?

Электронная подпись — цифровой аналог собственноручной подписи, с помощью которого можно подписывать электронные документы. Использование электронной подписи гарантирует принадлежность документа конкретному лицу и достоверность сведений в самом документе: в документ не вносились изменения с того момента, как он был подписан.

С технической точки зрения электронная подпись представляет собой определенную информацию в электронной форме, которая присоединяется к подписываемой информации (п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ). Документ, подписанный электронной подписью, может иметь соответствующую визуализацию, к примеру набор символов, штамп с подписью и печатью, или такая визуализация может отсутствовать, к примеру при подписании контракта на электронной торговой площадки.

В конце статьи вы найдете образец универсальной доверенности уполномоченного лица в рамках Закона № 223-ФЗ, Закона 44-ФЗ.

В конце статьи есть шпаргалка

Зачастую под электронной подписью понимают материальный носитель, необходимый для функционирования усиленной квалифицированной электронной подписи, который визуально напоминает USB-флешку, но не является ей, память у такого сертифицированного ключевого носителя защищена паролем. Записать на обычную флешку усиленную квалифицированную подпись не получится.

Виды электронной подписи

Законом об электронных подписях классифицировано три вида подписи. Основное отличие друг от друга — степень защищенности:

1. Простая электронная подпись: приравнивается к собственноручной при условии, что это предусмотрено нормативным правовым актом. Для участия в государственных закупках такая подпись не подойдет.
2. Усиленная неквалифицированная подпись: она надежнее простой, работает по принципу шифрования информации, но так же, как и простая, приравнивается к собственноручной при условии, что это предусмотрено нормативным правовым актом или соглашением. Такую подпись можно получить в любом удостоверяющем центре. Для участия в государственных закупках она также не подходит.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): самая распространенная и наиболее защищенная электронная подпись. Документ, подписанный с помощью нее, приравнивается к документу, который собственноручно подписан физическим лицом. Для создания и проверки данной подписи используются специальные аппаратные и программные средства, соответствующие специальным техническим требованиям. В частности, такие требования утверждены Приказом ФСБ России от 27.12.2011 № 796.

Особенностям получения электронной подписи для участия в закупочных процедурах по новым правилам текущего года посвящен вебинар Контур.Школы «Электронная подпись: новые правила получения в 2022 году». Он будет полезен руководителям и менеджерам тендерного отдела, руководителям организаций и индивидуальным предпринимателям.

Усиленная квалифицированная электронная подпись используется для участия в государственных закупках в рамках Законов № 44-ФЗ и 223-ФЗ. Более того, она универсальна и подходит в том числе для:

• работы на государственных электронных порталах ЕГАИС;
• получения финансовых услуг;
• участия в торгах по реализации имущества банкротов;
• подачи налоговой отчетности, бухгалтерской отчетности;
• госрегистрации юридических лиц и ИП.

Далее мы будем говорить именно об усиленной квалифицированной электронной подписи.

Где получить электронную подпись и какова ее стоимость?

Юридические лица и ИП могут получить подпись в ФНС РФ бесплатно при наличии ключевого носителя.

В ФНС не выдают ключевые носители для записи электронной подписи, необходимо заранее приобрести носитель ключевой информации у официальных дистрибьюторов или в специализированных интернет-магазинах.

Если у вас уже есть носитель, его можно использовать повторно, но при условии, что он соответствует требованиям. Один ключевой носитель может использоваться для хранения нескольких сертификатов подписей. Их количество зависит от модели ключевого носителя.

• Стоимость сертифицированного защищенного носителя без встроенного средства криптозащиты информации начинается от 1 000 руб. Дополнительно необходимо приобрести специальное программное обеспечение для персонального компьютера КриптоПро CSP с бессрочным сроком действия лицензии.
• Стоимость сертифицированного защищенного носителя без встроенного средства криптозащиты информации начинается от 1 000 руб. Дополнительно необходимо приобрести специальное программное обеспечение для персонального компьютера КриптоПро CSP с бессрочным сроком действия лицензии.
• Стоимость сертифицированного защищенного носителя со встроенным средством криптозащиты информации Рутокен ЭЦП 2.0 начинается от 2 000 руб. Дополнительно приобретать специальное программное обеспечение не нужно, оно уже встроено в носитель и позволяет использовать КриптоПро CSP на любых компьютерах в течение срока действия сертификата.

Алгоритм получения подписи руководителем юридического лица или ИП

Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи руководителю необходимо обратиться лично в удостоверяющий центр.

Получить УКЭП по доверенности нельзя!
Это прямо прописано в п. 25 Порядка, утв. Приказом ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@.

Сертификат электронной подписи выдается только в центрах Федеральной налоговой службы и в доверенных удостоверяющих центрах (УЦ). Таких доверенных центров несколько:

• ПАО «Сбербанк России», имеющий порядка 150 офисов для получения подписи.
• Банк ВТБ (ПАО) — более 30 офисов.
• АО «Аналитический центр» — порядка 30 офисов.
• и другие центры, полный перечень найдете здесь.

На сайте ФНС в разделе «Порядок выдачи электронных подписей» содержится перечень удостоверяющих центров, куда можно обращаться за получением сертификата. Всего таких центров более 700 по всей стране.

Электронную подпись, выданную в ФНС и в доверенных удостоверяющих центрах РФ руководителям организаций и физическим лицам, нельзя скопировать, что гарантирует дополнительную защиту от компрометации ключа.

Для получения электронной подписи руководителю необходимо иметь следующий перечень документов:

• основной документ, удостоверяющий личность, — паспорт;
• сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета — СНИЛС;
• сведения об идентификационном номере налогоплательщика — ИНН;
• устав или выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Помимо указанных документов необходим сертифицированный носитель (USB-токен) для записи ключей электронной подписи, заранее приобретенный в удостоверяющем центре. Это может быть тот носитель, который уже ранее использовался.

Подпись директора юридического лица содержит информацию, позволяющую идентифицировать подписанта:

• наименование и местонахождение юрлица;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• ИНН директора как лица, имеющего право действовать без доверенности (п. 3 ст. 14, ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ);
• наименование и местонахождение УЦ, который выдал квалифицированный сертификат, номер квалифицированного сертификата УЦ.

Если руководитель юридического лица захочет принять участие в закупках в качестве физического лица или ИП, ему придется получать отдельную электронную подпись.

Для индивидуального предпринимателя перечень аналогичен: Ф.И.О., основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП), ИНН.

Как получить подпись сотруднику организации или физическому лицу, в том числе самозанятому?

Общий порядок

Удостоверяющие центры ФНС не выдают электронные подписи для доверенных физических лиц. Для того чтобы получить подпись, уполномоченному сотруднику, который осуществляет свои полномочия на основании доверенности, необходимо обратиться в аккредитованные коммерческие удостоверяющие центры. Таких центров более 40 по всей России, без учета филиалов. Полный список находится здесь.

В подписи физического лица не указывается принадлежность к юридическому лицу или ИП, исключительно персональные данные, в том числе Ф.И.О. Чтобы третьей стороне было понятно, почему физлицо подписывает документ от имени юрлица или ИП, потребуется представить доверенность в составе подписываемых документов или по соглашению сторон передать предварительно (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона № 63-ФЗ).

В конце статьи вы найдете образец универсальной доверенности уполномоченного лица в рамках Закона № 223-ФЗ, Закона 44-ФЗ.

В конце статьи есть шпаргалка

Физическое лицо, получившее подпись, может участвовать в закупках на всех электронных торговых площадках в рамках Закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ как от своего лица, так и от юридических лиц или ИП при наличии соответствующей доверенности. Состоять в трудовых отношениях с этими организациями не нужно.

Единственное ограничение — нельзя участвовать в закупках, организованных заказчиком-организацией, сотрудником которой он является (ст. 17 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции»). При необходимости эта же подпись может применяться и для других целей физического лица, к примеру, электронной подачи налоговой декларации в ФНС, подписания личного договора, идентификации на каком-либо сервисе. Ограничений по применению нет.

Машиночитаемая доверенность

Документ о полномочиях физического лица формируется в машиночитаемом виде в соответствии с формами, которые определяются и размещаются на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем (ст. 17.1 Закона № 63-ФЗ).

• Машиночитаемая доверенность — это электронная форма доверенности, подписанная электронной подписью руководителя.

С 2023 года запланирован переход исключительно на машиночитаемые доверенности для физических лиц. Требования к ним определены Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. Документ предусматривает следующие особенности:

• формат доверенности — XML, поддерживающий автоматизированную обработку данных;
• руководитель юридического лица или ИП должен подписать машиночитаемую доверенность своей электронной подписью;
• система, в которой создается доверенность, должна давать возможность отозвать ее;
• форма машиночитаемой доверенности будет устанавливаться государственными и муниципальными системами или в соответствии с той формой, что размещена на портале Госуслуг.

До 2023 года можно применять доверенности в бумажной форме с направлением контрагентам документа в виде скан-копии. Начиная с 2023 года руководитель должен сформировать машиночитаемую доверенность в формате XML и подписать ее собственной электронной подписью. Доверенность должна содержать следующую информацию:

• наименование документа;
• сведения о доверителе: предпринимателе или организации;
• сведения о сотруднике, которого наделяют полномочиями;
• дату выдачи;
• срок действия;
• перечень полномочий лица, которому выдана доверенность;
• коды полномочий из классификатора полномочий или их текстовое описание;
• сведения об информационной системе, в которой хранится информация о досрочном прекращении действия доверенности;
• номер доверенности;
• указание на возможность передоверия;
• сведения об электронной подписи, которой подписана доверенность.

Таким образом, чтобы подписать документ от имени юридического лица или ИП, физическое лицо должно использовать свою электронную подпись с приложением машиночитаемой доверенности. В зависимости от перечня услуг коммерческого удостоверяющего центра возможна выдача электронной подписи как в офисе УЦ, так и по любому удобному адресу с выездом специалиста УЦ. Если у вас есть действующая электронная подпись, вы можете перевыпустить ее онлайн.

Чек-лист для получения электронной подписи

1. Приобретите носитель для подписи, программу КриптоПро CSP.
2. Сформируйте заявление на получение подписи в удостоверяющем центре ФНС (лично при посещении или через Госуслуги).
3. Обратитесь в удостоверяющий центр ФНС лично, пройдите идентификацию личности.
4. Электронная подпись записывается на защищенный носитель после идентификации личности. .
5. Электронная подпись готова к использованию.

Важно помнить, что при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей. Свой ключ никому нельзя доверять или передавать (ст. 10 Закона № 63-ФЗ).

Как получить электронную подпись в ФНС России: пошаговая инструкция

С 1 января 2022 года руководители юридических лиц, предприниматели и нотариусы могут получить электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС России или в доверенном удостоверяющем центре ФНС России.

В статье расскажем, как получить электронную подпись в ФНС России: в какое отделение обращаться, какие нужны документы и какой токен подойдет.

Шаг 1. Выберите удобное отделение ФНС России

Выдачей электронных подписей занимаются отделения ФНС России, их около 700. Полный список с адресами и режимом работы размещен на сайте налоговой. Вы можете обратиться любое отделение, а не только в то, в котором вставали на учет.

Так выглядит реестр отделений ФНС России, которые выдают электронную подпись. Можно настроить фильтр по региону и режиму работы.

Большинство отделений ФНС России работает с 09:00 до 18:00.

Шаг 2. Запишитесь на прием в ФНС России

Можно прийти в отделение ФНС России и без записи. Но удобнее запланировать визит на конкретное время, чтобы не попасть в очередь. Для этого запишитесь через личный кабинет налогоплательщика или с помощью сервиса для онлайн-записи.

Если записываетесь через онлайн-сервис, выбирайте отделение, которое есть в реестре отделений ФНС России. Иначе вы не сможете выбрать нужную услугу.

Шаг 3. Подготовьте документы

Чтобы получить электронную подпись, нужен минимум документов: паспорт и СНИЛС.

По желанию можете предоставить дополнительные документы: свидетельство ОГРН или ОГРНИП, ИНН, документ, подтверждающий право действовать от имени организации без доверенности. Но если не принесете эти документы, налоговая найдет данные в своих системах.

Шаг 4. Подготовьте токен

ФНС России занимается только выпуском сертификатов электронной подписи. Отделения ФНС не продают USB-токены. Вы можете использовать старый носитель, если получали электронную подпись ранее в другом удостоверяющем центре. Перед визитом в отделение ФНС России проверьте, что на носителе нет действующих сертификатов. Перед записью с него могут удалить всю информацию.

Главное требование к USB-токену — наличие сертификата ФСБ России или ФСТЭК России. Если токен будет несертифицированным, ФНС России откажет в выпуске сертификата электронной подписи. Больше о выборе токена для ФНС России — в статье.

Так выглядит сертификат соответствия на токен Рутокен ЭЦП 2.0. Чтобы узнать, сертифицированный ли у вас токен и как получить сертификат соответствия, обратитесь в удостоверяющий центр или интернет-магазин, в котором вы его купили.

Если получаете подпись впервые, купите новый токен. Это можно сделать в удостоверяющем центре.

Шаг 5. Придите в отделение ФНС России

Если вы не подавали заявление на выпуск подписи онлайн, напишите его в отделении. Бланк выдадут сотрудники.

Бланк заявления на выдачу электронной подписи можно заполнить в личном кабинете или в налоговой.

Шаг 6. Пройдите идентификацию в отделении ФНС России и получите сертификат

Для идентификации личности предъявите паспорт сотруднику налоговой службы. Если документ в порядке, в течение 15 минут специалист ФНС России выпустит сертификат электронной подписи и запишет его на ваш токен.

Срок изготовления сертификата может увеличиться до пяти дней. Обычно это происходит из-за отсутствия в системе ФНС России сведений о лице, которое обратилось за выпуском сертификата.

Подпись, которую выпустил удостоверяющий центр ФНС России, действительна 15 месяцев.

Может ли налоговый орган отказать в выпуске электронной подписи?

Есть три основания, по которым ФНС России имеет право отказать в выпуске сертификата электронной подписи:

• заявитель не предъявил паспорт или СНИЛС сотруднику ФНС России;
• данные документов заявителя не совпадают с данными, которые содержатся в государственных информационных системах;
• проблемы с токеном: отсутствие, неисправность, несоответствие предъявляемым требованиям.

Как удобнее получить электронную подпись?

Выдавать подписи руководителям юридических лиц, предпринимателям и нотариусам может не только удостоверяющий центр ФНС России, но и его доверенные лица. Они действуют от имени ФНС России. О том, какие удостоверяющие центры относятся к доверенным, читайте в статье.

Где получать подпись сотруднику в 2022 году?

Сотрудникам получить электронную подпись проще — им не нужно обращаться в ФНС России. Достаточно оформить заявку на выпуск подписи в аккредитованном удостоверяющем центре. За подписью нужно приехать лично в точку выдачи, взяв с собой паспорт, СНИЛС и свидетельство ИНН.

Если вы руководите большим штатом сотрудников, можно упростить получение электронной подписи. С помощью корпоративного удостоверяющего центра работники с действующей подписью смогут продлить ее за 15 минут без визита в точку выдачи.

Если кратко

Получить электронную подпись в ФНС России можно за шесть шагов:
1. Выберите удобное отделение ФНС России.
2. Запишитесь онлайн на прием.
3. Подготовьте документы. Паспорт и СНИЛС — обязательны.
4. Купите подходящий токен или возьмите старый, если на нем нет действующих сертификатов.
5. Придите в отделение и заполните заявление, если не сделали это онлайн. Сотрудники выдадут бланк.
6. Пройдите идентификацию личности по паспорту.
7. Получите токен с записанным сертификатом электронной подписи.

Электронные подписи в 2023 году: как получать и использовать

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как требования к ЭП менялись в последнее время

Изменения в правилах использования ЭП начали внедряться с 2019 года (см. поправки к закону № 63-ФЗ) и продолжаются до сих пор. Законодатель, таким образом, стремится информационно обезопасить бизнес от мошенничества, упростить ЭДО и оптимизировать работу налоговиков и контролирующих органов.

С 1 января 2022 года руководители компаний или ИП могут оформить ЭП только в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.

С марта 2022 года ЭП предлагается оформлять исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности. Такой ключ некопируемый, то есть с него невозможно будет сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста. На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Переход на новый режим должен был состояться для всех субъектов бизнеса до января 2023 года, однако этот срок перенесли на сентябрь.

Таким образом, выданные ранее сертификаты (в которых указаны ФИО владельца, наименование компании, в интересах которой владелец подписи действует) можно использовать еще полгода. Соответственно, на тот же срок разрешается не прибегать к выпуску машиночитаемых доверенностей.

Как отмечается в пояснительной записке к законопроекту, продление переходного периода связано с «санкционным давлением, из-за которого затруднена подготовка к обязательному использованию МЧД в правоотношениях в электронной форме».

Пока у государства есть дополнительное время, чтобы настроить информационные системы, руководители компаний могут использовать его для обучения сотрудников, подготовки локальных актов и предварительного тестирования машиночитаемых доверенностей в ЭДО.

Какие виды ЭП доступны в 2023 году

Итак, разберемся, какими электронными подписями все-таки можно пользоваться в течение 2023 года.

Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Простую получить легче всего. Она оформляется автоматически при регистрации на интернет-ресурсах и сервисах. Банальный пример – связка «логин-пароль» при создании учетной записи на сайте. Однако такой подписью нельзя заверять документы для отправки государственным органам, участия в торгах и т. п.

Неквалифицированная ЭП подойдет для внутреннего документооборота, обмена файлами с контрагентами. Работа на государственных порталах с ее помощью также невозможна.

Квалифицированная электронная подпись – единственный вариант, который обеспечивает высокий уровень безопасности. Ключ выдается в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию в Минцифры или в ФНС. КЭП можно подписывать любые документы от имени компании: подавать с ее помощью отчетность в контролирующие службы, взаимодействовать с контрагентами и удаленными сотрудниками.

Согласно последней редакции закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 18.03.2020, выпустить можно два типа КЭП: на физическое лицо и на организацию.

1. Личная подпись физлица идентифицирует конкретного человека, без привязки к месту его трудоустройства.

В таком сертификате ЭП нет никаких сведений о компании, только частные данные владельца. Это позволяет пользоваться подписью сразу в нескольких организациях (с дополнительным приложением машиночитаемой доверенности), либо в личных целях.

2. Подпись компании выпускается на первое лицо (генерального директора и проч.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.

Электронные подписи на организацию, которые содержали данные и владельца сертификата и сотрудника фирмы, больше не выдаются коммерческими УЦ. Но пользоваться ими можно вплоть до сентября 2023 года если они не заканчиваются раньше.

Как подписывать документы до 01.09.2023

До сентября текущего года электронные документы можно подписывать любым из двух способов:

По старым правилам – КЭП юридического лица, выданной на сотрудника организации (такой сертификат содержит данные о фирме и физическом лице – работнике);

По новым правилам – личной подписью физического лица (работника) с приложением машиночитаемой доверенности. МЧД фактически подтверждает принадлежность к компании и полномочия доверенного лица.

Оба способа доступны до 1 сентября 2023 года. С осени единственным вариантом для бизнеса останется использование электронной подписи физлица и МЧД, либо КЭП организации, выданной на руководителя.

Кому и где получать электронные подписи в 2023 году

Разберемся, куда обращаться за оформлением сертификата в течение следующего полугодия.

Кто подписывает электронный документ

Что нужно оформить

Где получить ЭП

Физическое (частное) лицо

Аккредитованный удостоверяющий центр (АУЦ)

Физлицо – сотрудник организации или ИП

ЭП физлица + машиночитаемая доверенность (МЧД)

Генеральный директор юридического лица

ФНС и ее доверенные лица (ДЛ)

Индивидуальный предприниматель

ЭП индивидуального предпринимателя

Функция по выпуску КЭП еще с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу. Для получения нового ключа руководители компаний и ИП могут подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц.

Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» предлагает две услуги по этому направлению:

Астрал-ЭТ позволяет быстро получить электронную подпись для участия в торгах, для работы на государственных порталах и электронного документооборота;

1С-ЭТП – расширенный сервис получения электронных подписей и поиска аукционов из программы 1С.

Для надежного хранения ЭП потребуется физический носитель. Калуга Астрал предлагает широкий ассортимент рутокенов. Выбрать и купить можно по этой ссылке – Каталог носителей.

Как выглядит машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности, который подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Создается и хранится этот файл в формате XML.

Генеральный директор заполняет необходимые сведения о сотруднике – доверенном лице и данные организации. Сделать это можно непосредственно на сайте ФНС, в конструкторе документов 1С или в системах электронного документооборота.

Также многие сервисы по формированию МЧД позволяют сотруднику самостоятельно создать и заполнить доверенность и передать уже готовую форму директору на подпись. Директор подписывает МЧД своей УКЭП.

Вот как, например, выглядит МЧД, оформленная в 1С.

1С-Отчетность – сервис Калуга Астрал передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие», который поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями в 2023 году.

Как выпустить КЭП в 2023 году по новым правилам

По окончании срока действия сертификата КЭП, но не позже 31.08.2023 руководитель организации или ИП должен лично обратиться в ФНС или в доверенный УЦ. По доверенности, даже нотариальной, обновить ключ не получится.

Вариант № 1: через ФНС

Директор или предприниматель лично является на прием в районную налоговую инспекцию, предварительная запись не требуется. Обслуживание ведется в порядке живой очереди, согласно графику работы ФНС.

При себе необходимо иметь документы, подтверждающие полномочия, и сертифицированный токен. На месте руководитель заполняет заявление на получение УКЭП.

Если требуется оформить КЭП на сотрудников, то необходимо обратиться в аккредитованный УЦ.

Вариант № 2: через Доверенное лицо УЦ ФНС

Для ускоренного выпуска квалифицированной электронной подписи можно обратиться в ДЛ УЦ ФНС.

Например, такую услугу – Получение КЭП в ФНС «под ключ» предоставляет Калуга Астрал в офисах, в которых открыто подразделение ДЛ УЦ ФНС – «Аналитический центр». Заявка отправляется дистанционно, а специалисты УЦ сами проводят идентификацию, подбирают подходящий USB-носитель (токен) и выпускают новый сертификат, в соответствии с последними требованиями закона.

УКЭП физлица – для сотрудников фирмы, которые впоследствии будут работать с машиночитаемой доверенностью, также можно заказать на сайте Калуга Астрал.

Создавать МЧД и выпускать обновленные КЭП можно уже сейчас. Откладывать оформление на конец августа – неблагоразумно, так как будет наблюдаться повышенный спрос на перевыпуск и возможны очереди. Старые подписи 1 сентября перестанут действовать, и компания на какое-то время может оказаться отрезанной от всего электронного документооборота.

Чтобы этого не произошло, внимательно изучите вопрос и подавайте уже заявку на выпуск КЭП для организации и работников.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте.

Оставьте контактные данные и наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все об электронном документообороте!

Как получить электронную подпись по новым правилам

Согласно 63-ФЗ, существует три вида электронных подписей (ЭП или ЭЦП): простая, неквалифицированная и квалифицированная. Каждая из них используется в различных целях. Простую подпись можно сделать самому, другие нужно заказывать в специальных удостоверяющих центрах. Процесс оформления подписей также отличается.

Расскажем, как и где получить электронную подпись, что для этого потребуется будущему владельцу, а также разберём, как происходит процедура оформления.

Виды электронной подписи

На сегодняшний день существует три вида электронных подписей. Их основное отличие между собой — это степень защиты, функционал, рамки правового поля и процесс получения. Рассмотрим характеристики каждой и определим, в чём между ними разница

Простая электронная подпись (ПЭП)

Получить простую электронную подпись можно в той информационной системе, в которой она используется. Часто пользователь может сделать её самостоятельно. Данная ЭЦП может только подтвердить личность и то, что действия происходят от имени конкретного лица. С её помощью нельзя подписать цифровой документ, заключить сделку, сдать отчётность или принять участие в торгах. Можно авторизоваться на веб-ресурсе или работать в личном кабинете.

Простая электронная подпись обычно состоит из логина и пароля. Также к ней относят одноразовые пароли, которые приходят пользователю по смс или на электронную почту для подтверждения какого-либо действия. Сертификат электронной подписи ПЭП не содержит.

Простая электронная подпись предоставляет пользователю минимальный уровень защиты.

Где используют простую электронную подпись

С помощью простой электронной подписи можно зарегистрироваться на веб-ресурсе, который предоставляет услуги или применяется в работе пользователя. Можно авторизовываться, списывать бонусы, оплачивать покупки в магазине, проводить инвентаризацию, ставить на учёт или списывать продукцию со склада, выполнять иные действия от своего имени. ПЭП используется на сайтах с развлекательным контентом, на порталах службы доставки, в интернет-магазине или банковском приложении, личном кабинете товароучётной программы и т.п.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

В отличие от простой, неквалифицированная подпись имеет более сложную техническую составляющую. Неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью криптографических алгоритмов. При создании используется специализированное программное обеспечение. В составе НЭП имеются сертификат ЭЦП, закрытый и открытый ключ.

Закрытый ключ — это зашифрованная уникальная последовательность символов, которая формирует электронную подпись. Открытый ключ доступен всем участникам электронного документооборота. С помощью него проверяют достоверность ЭЦП.

Неквалифицированная электронная подпись записывается на ключевой носитель, компьютер или в информационную систему. Возможности использования НЭП ограничены. Так, порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего может её использовать.

Где используют неквалифицированную электронную подпись

Неквалифицированная электронная подпись используется для внутреннего документооборота. Например, ей заверяют кадровые документы, приказы, должностные и прочие инструкции. Чтобы работать с контрагентами и партнёрами, стороны должны заключить дополнительное соглашение. Оно придаст НЭП юридическую силу. Неквалифицированная электронная подпись не подходит для взаимодействия с госпорталами и участия в торгах.

Любое физическое лицо может работать с неквалифицированной электронной подписью в личном кабинете налогоплательщика. С такой НЭП можно сдавать налоговую декларацию на сайте ФНС. Данная подпись хранится на компьютере владельца или в защищённом облачном хранилище ведомства. Во втором случае ЭЦП будет работать на любом устройстве, которому доступен личный кабинет ФНС. В соответствии с 347-ФЗ, цифровые документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП через программы ЭДО нельзя. Для этого понадобится квалифицированная электронная подпись.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Так же как и неквалифицированная, квалифицированная подпись имеет сертификат, открытый и закрытый ключ и формируется с помощью технологии криптографии. Отличие в том, что формат и порядок работы с КЭП регулируется государством, дополнительные технические средства сертифицированы ФСБ, а закрытый ключ хранится только на ключевом носителе. Ей можно заверять любые цифровые документы. Квалифицированная электронная подпись приравнивается к рукописной без дополнительных соглашений и имеет самую высокую степень защиты.

Где используют квалифицированную электронную подпись

Квалифицированную электронную подпись используют нотариусы, ИП, руководители организаций, их работники и уполномоченные представители. КЭП позволяет взаимодействовать с партнёрами и клиентами, отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

С КЭП физическое лицо может дистанционно подать документы в вуз, устроиться на работу, оформить сделку, получить госуслуги, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной электронной подписи гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.

Где получить электронную подпись и какова её стоимость

В зависимости от необходимого вида электронной подписи, порядок её получения различается.

Процесс оформления ПЭП

ПЭП имеет самый простой процесс оформления. Простая электронная подпись оформляется самостоятельно в той информационной системе, в которой будет использоваться. Обычно она предоставляется бесплатно. В редких случаях ПЭП имеет какую-либо цену. Сделать КЭП и НЭП самостоятельно нельзя.

Процесс оформления НЭП

Неквалифицированная электронная подпись оформляется в удостоверяющих центрах (УЦ) или на специальных порталах. За неквалифицированную подпись из УЦ необходимо будет заплатить. А вот НЭП личного кабинета ФНС выдаётся бесплатно. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Важно помнить, что данная ЭЦП работает только на сайте ФНС.

Процесс оформления КЭП

Квалифицированную электронную подпись выдают только в удостоверяющих центрах. В зависимости от получателя, обращаться необходимо в различные УЦ.
Участники финансового рынка получают КЭП в удостоверяющем центре Банка России. Должностным лицам РФ выдают электронные подписи в УЦ Казначейства. Нотариусам, индивидуальным предпринимателям и руководителям организаций — в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Для данных категорий лиц услуга предоставляется бесплатно. Потребуется купить только ключевой носитель — USB-токен типа А. Он должен иметь сертификацию от ФСБ или ФСТЭК России. Например, подходят такие модели, как Рутокен ЭЦП 2.0.2100 и JaCarta-2 SE. Если у получателя уже есть токен, его можно использовать повторно. Для этого он должен соответствовать необходимым требованиям УЦ.

Цена токенов различается в зависимости от модели:

Токен без встроенного средства криптографической защиты информации (СКЗИ) стоит от 900 рублей. На него записываются сертификат и закрытый ключ ЭЦП. Требует дополнительной установки СКЗИ на компьютер. Программное обеспечение покупается отдельно. Рекомендуем к установке КриптоПро CSP. Данные токены нельзя использовать для ЕГАИС Росалкогольрегулирования.

Работники юрлица и доверенные лица могут получить КЭП в удостоверяющих центрах, которые имеют аккредитацию Минцифры. Их список ограничен. Стоимость электронной подписи зависит не только от вида ключевого носителя, но и от купленных дополнительных услуг. Например, специалисты УЦ могут настроить рабочее место за пользователя или выпустить электронную подпись в ускоренном порядке. Цены у каждой компании на дополнительные услуги разные.

Ниже по порядку рассмотрим, как получить квалифицированную электронную подпись предпринимателям, руководителям юрлица и их работникам.

Порядок получения подписи руководителем юридического лица или ИП

Чтобы получить квалифицированную электронную подпись, ИП или директор должны лично явиться в налоговую. Предварительная запись не требуется. Выбрать можно любое удобное отделение УЦ ФНС или доверенный удостоверяющий центр, например УЦ «Основание». Актуальный список удостоверяющих центров ФНС можно посмотреть на сайте налоговой в разделе «Порядок выдачи электронных подписей».

Получить КЭП по доверенности не получится. Согласно Приказу ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@, процесс оформления и выдача осуществляется только с будущим владельцем квалифицированной электронной подписи. При себе необходимо иметь:

• документ, удостоверяющий личность — паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• сертифицированный USB-токен типа А.

Процедура обслуживания клиентов налоговой осуществляется в порядке очереди и по графику выбранного отделения. Поэтому лучше запланировать визит заранее и выделить на него дополнительное время.

Электронную подпись выдадут вместе с сертификатом. Он будет содержать в себе информацию о владельце, его ИНН, ОГРН или ОГРНИП, сведения об удостоверяющем центре и срок действия подписи.

Сертификат электронной подписи налоговой продлевают дистанционно. Процедура выполняется в личном кабинете налогоплательщика. Главное условие: ещё действующий сертификат ФНС. Им подписывается заявление на перевыпуск ЭЦП.

Как получить подпись сотруднику организации или физическому лицу, в том числе самозанятому

Самозанятые, работники юридического лица, доверенные лица получают подпись физического лица. Для этого необходимо обратиться в коммерческий УЦ. Перечень Аккредитованных удостоверяющих центров указан на сайте Министерства Цифрового развития. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

Для работы от лица индивидуального предпринимателя или директора организации с КЭП физлица необходимо использовать машиночитаемую доверенность. Она наделяет представителя необходимыми полномочиями.

Чтобы заказать квалифицированную электронную подпись физлица, потребуются следующие документы:

• паспорт будущего владельца;
• заявление на выпуск КЭП;
• СНИЛС;
• ИНН.

В сертификате КЭП физлица указываются только персональные данные гражданина, без связи с каким-либо работодателем. Поэтому такую КЭП можно использовать в личных целях. Процедура оформления занимает от одного дня.

Если работникам не требуется взаимодействовать с государственными органами или участвовать в торгах, не обязательно приобретать на них КЭП. Для внутреннего и кадрового документооборота, а также для взаимодействия с контрагентами можно сделать массовый выпуск НЭП для всех своих сотрудников. Решение интегрируется в систему ЭДО работодателя. Приобретать ключевые носители для каждого сотрудника при этом не требуется. ЭЦП будет храниться в облаке.

Краткая пошаговая инструкция для получения электронной подписи

Чтобы приобрести электронную подпись, необходимо следовать данной инструкции: