Квитанция и ордер из банка куда подкалывать

Какими документами оформляется сдача в банк из кассы денежной суммы наличными для внесения на свой расчетный счет?

В соответствии с п. 3 Указания N 3210-У Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее — Указание N 3210-У) уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее — организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Выдача денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2). Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром (п. 4.3 Указания N 3210-У). Выдача денег по расходному ордеру должна быть отражена в кассовой книге (форма N КО-4). Формы КО-2 и КО-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

При сдаче наличных денег в банк расходный кассовый ордер следует заполнить следующим образом:

— по строке "Выдать" указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, сдающего средства в банк;

— по строке "Основание" — сдача наличных средств в банк;

— по строке "Сумма" — сумма сдаваемых средств;

— по строке "Приложение" — реквизиты квитанции банка;

— по строке "Получил" — также сумма сдаваемых средств;

— по строке "По" — наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег.

Кроме того, в расходном кассовом ордере проставляются подписи соответствующих лиц (руководителя, главного бухгалтера, кассира).

Сдача денежной наличности организацией в кассу банка производится по объявлению на взнос наличными по форме 0402001 (Приложение 1 к Указанию Банка России от 30.07.2014 N 3352-У), представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (пункты 2.3, 3.1 Положения Банка России от 29.01.2018 N 630-П (далее — Положение N 630-П)).

Кассир банка, приняв от организации деньги по объявлению, ставит на квитанции оттиск штампа кассы и печать, затем выдает ее организации. Ордер с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к банковской выписке с расчетного счета организации. Объявление остается в банке (п. 2.9 Положения N 630-П). Квитанция подшивается к расходному кассовому ордеру, которым оформлялось выбытие денег из кассы.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Учет выдачи денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет;

— Энциклопедия решений. Учет поступления денежных средств на расчетный счет из кассы.

С учетом образа консультации, представленного на сайте, это будет выглядеть следующим образом:

Организация собирается сдать в банк из кассы денежную сумму наличными для внесения на свой расчетный счет.

Какими документами оформляется такая операция? Как следует заполнить расходный кассовый ордер (на чье имя)?

Указания Банка России N 3210-У

В соответствии с п. 3 Указания N 3210-У Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее — Указание N 3210-У) уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее — организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Документальное оформление выдачи денег из кассы

Выдача денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером (форма N КО-2). Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром (п. 4.3 Указания N 3210-У). Выдача денег по расходному ордеру должна быть отражена в кассовой книге (форма N КО-4). Формы КО-2 и КО-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

При сдаче наличных денег в банк расходный кассовый ордер следует заполнить следующим образом:

— по строке "Выдать" указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, сдающего средства в банк;

— по строке "Основание" — сдача наличных средств в банк;

— по строке "Сумма" — сумма сдаваемых средств;

— по строке "Приложение" — реквизиты квитанции банка;

— по строке "Получил" — также сумма сдаваемых средств;

— по строке "По" — наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денег.

Кроме того, в расходном кассовом ордере проставляются подписи соответствующих лиц (руководителя, главного бухгалтера, кассира).

Сдача денежной наличности организацией в кассу банка производится по объявлению на взнос наличными по форме 0402001 (Приложение 1 к Указанию Банка России от 30.07.2014 N 3352-У), представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (пункты 2.3, 3.1 Положения Банка России от 29.01.2018 N 630-П (далее — Положение N 630-П)).

Кассир банка, приняв от организации деньги по объявлению, ставит на квитанции оттиск штампа кассы и печать, затем выдает ее организации. Ордер с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к банковской выписке с расчетного счета организации. Объявление остается в банке (п. 2.9 Положения N 630-П). Квитанция подшивается к расходному кассовому ордеру, которым оформлялось выбытие денег из кассы.

Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?

ПКО относится к первичным документам бухгалтерского учета и отражает факт поступления денег в кассу.

Формат и требования к заполнению приходного кассового ордера регламентированы постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88. Форму КО-1, которая осталась неизменной и для 2022-2023 годов, можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже.

О документе, которым оформляют расходные операции по кассе, читайте в статье «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».

Порядок оформления кассовых операций разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как заполнить приходный кассовый ордер

Текущая форма приходного кассового ордера обязательна к применению, и в операциях с наличными должна использоваться только она.

Ответственность за несоблюдение формы первички раскрывается в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Однако формат заполнения приходного кассового ордера согласно постановлению Госкомстата № 88 может быть определен самостоятельно: применяется как заполненная от руки форма, так и другие варианты. В настоящее время все бухгалтерские программы оснащены опцией заполнения таких документов, подобный сервис есть и на специализированных сайтах.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предусматривает возможность оформления ПКО:

• На бумажном носителе – либо полностью от руки, либо бухгалтер вносит информацию в форму КО-1 на компьютере, затем распечатывает документ и подписывает его у уполномоченных лиц организации.
• В электронном виде – с применением технических средств с учетом защиты ПКО от несанкционированного доступа. В таком случае электронный приходник подписывается электронной подписью (п. 4.7 указания № 3210-У).

Как правильно осуществить оформление приходного кассового ордера (пример)

Для начала необходимо обратить внимание, что приходный кассовый ордер имеет 2-компонентный вид, т. к. содержит сам ПКО и квитанцию. Они оформляются общим экземпляром ПКО за подписью главного бухгалтера (бухгалтера, кассира и директора) и сохраняются в бухгалтерии. Квитанция подписывается аналогично, затем регистрируется в кассовой книге и передается тому, от кого принята наличность.

Электронные ПКО подписываются электронными подписями, а квитанцию бухгалтер может направить вносителю денег на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У).

Кассир проверяет, есть ли подписи уполномоченных лиц на ПКО, подписи сверяются с образцами, только если документ составлен на бумаге.

Как составить карточку с образцами подписей для кассира, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

Правила заполнения приходного кассового ордера следующие:

• По полю «Организация» заполняем название компании или ИП.
• «Номер документа» и «Дата составления» — номер и дата соответственно, согласно журналу регистрации.
• «Дебет — кредит» — проводки в соответствии с хозоперацией.
• «Принято от» — указываем имя или название того, от кого поступили деньги (от подотчетника, заказчика, банка, учредителя и т. д.).
• «Основание» — название хозоперации, на основании которой произошло поступление денег.
• «Сумма» — полученная сумма указывается прописью.
• «В том числе» — сумма НДС (при наличии).
• «Приложение» — указываем документы, на основании которых был осуществлен приход денег: авансовый отчет, договор и др.

Квитанция к ПКО оформляется по аналогии с приходным кассовым ордером.

С 19.08.2017 в порядке ведения кассовых операций произошли значительные изменения (указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Относительно ПКО основное нововведение следующее: кассир может составить общий КО-1 в конце дня на всю сумму в кассе, которую подтверждают фискальные документы (кассовые чеки и БСО онлайн-ККТ).

Образец заполнения ПКО при получении денег от контрагента

Между контрагентами также могут быть осуществлены наличные расчеты при наличии соответствующего договора. В этом случае также применяется приходный кассовый ордер.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не забывайте об ограничениях расчета наличными между юрлицами — в текущем году это 100 000 руб. в рамках одного договора.

Если поступление денег связано с получением выручки, то одновременно с выдачей ПКО необходимо применение кассового аппарата и оформление кассового чека. Исключением являются лица, освобожденные от применения ККТ.

О том, какие изменения произошли в работе с денежной наличностью в связи с внесением изменений в закон о ККТ, читайте в материале «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?».

Заполнение полей следующее:

• Проводки в ПКО — Дт 50 – Кт 62, 76.
• В поле «Принято от» будет указано наименование организации-контрагента.
• «Основание» — следует указать номер договора.
• «В том числе» — нужно проставить сумму НДС.
• Приложением будет являться договор.

Данные в квитанции к ПКО будут аналогичными.

Квитанцию выдайте контрагенту. К ней прикрепите кассовый чек или БСО, распечатанные с использованием онлайн-ККМ.

ВАЖНО! Квитанция к приходному ордеру не может заменить БСО, выдаваемые клиентам физ-лицам.

Итоги

Приходный кассовый ордер следует оформлять по каждому расчету наличными. Заполнение ПКО было детально рассмотрено в статье, что позволит избежать проблем при его оформлении.

С последними изменениями в порядке ведения кассовых операций вы можете ознакомиться в статье «Порядок ведения кассовых операций».

Ордер

Ордер — это письменный приказ, распоряжение или предписание на получение, выдачу денег или проведение других операций. Например, если вы принимаете наличные в кассу организации, нужен приходный кассовый ордер, если выдаете деньги — расходный, а если банк списывает проценты по кредиту — банковский. Кроме того, в банках также используют платежный и мемориальный ордера.

В этой статье — главное о самых популярных видах ордера.

Платежный ордер

Платежный ордер — это документ, который банк оформляет для частичной оплаты долга или перевода денег со счета на счет по распоряжению получателя. Например, судебные приставы могут поручить банку списать со счета недобросовестного должника сумму, которая нужна для погашения штрафа ГИБДД. Об операции человек узнает только после списания денег.

Платежный ордер заполняют по установленной форме 0401066, при этом каждая организация может ставить на бланке собственные печати или штампы. Документ выпускают в бумажном или электронном виде.

В бланке указывают:

• номер документа;
• дату заполнения;
• вид платежа;
• сумму платежа;
• Ф. И. О. плательщика или название компании, ИНН, КПП, номер счета;
• название банка, его БИК, номер счета, ИНН и КПП.

На лицевой стороне, в правом верхнем углу отмечают факт частичной оплаты, а на обороте — порядковый номер платежа и остаток долга. Подписывать платежный ордер могут только сотрудники бухгалтерии.

Ордер оформляют в двух экземплярах. Если один потеряется, второй можно использовать для создания копий и выписок. Копию второго экземпляра прикладывают к выписке с лицевого счета плательщика.

Банк может выпустить платежный ордер без ведома клиента — например, по распоряжению Федеральной службы судебных приставов. В этом его отличие от платежного поручения, которое банк создает, если клиент лично поручает ему перевести деньги на другой счет.

Банковский ордер

Банковский ордер используют кредитные организации для проведения операций по счетам и депозитам. При этом плательщиком или получателем должен быть сам банк.

Ордер оформляют в бумажном или электронном виде по установленной форме 0401067. При этом банк может вносить в документ дополнительные реквизиты и определять порядок нумерации и подписания страниц ордера, если он не умещается на лист А4.

К ордеру обязательно прикладывают выписку из лицевого счета. В ней есть информация о балансе и всех финансовых операциях клиента, которые проводят или проводили в этом банке.

Подписать банковский ордер может только уполномоченное лицо, которое имеет право действовать от лица компании — руководитель или главный бухгалтер. Они отвечают за подлинность документа и его содержимого.

Мемориальный ордер

Мемориальный ордер — это внутренний банковский документ. По сути это журнал с таблицами, куда в хронологическом порядке заносят все внутренние бухгалтерские проводки, например по начислению зарплат, — это позволяет контролировать весь оборот организации по дебету и кредиту.

Документ составляют на основе накладных, счетов-фактур и других первичных документов, в которых нет реквизитов для бухгалтерской проводки, то есть не указаны дебет и кредит.

Мемориальный ордер заполняет бухгалтер банка. Он указывает:

• порядковый номер документа;
• дату заполнения;
• сумму платежа;
• ИНН плательщика, если получателем выступает юридическое лицо.

К мемориальному ордеру обязательно прикладывают все документы, которые послужили поводом для его оформления, а каждую бухгалтерскую проводку записывают в регистрационный журнал.

Кассовые ордера

Приходный кассовый ордер используют, когда организация или ИП принимает наличные деньги в кассу — например, когда получает оплату от клиента или контрагента. Такой ордер оформляет бухгалтер или кассир, если он выполняет обязанности бухгалтера.

Документ состоит из двух частей: самого ордера и квитанции — кассир заверяет ее печатью, подписывает и отдает тому, кто сдал наличные деньги в кассу. Квитанция содержит те же сведения, что и основная часть ордера.

Если к ордеру прикладывают документы, их номера и даты заполнения прописывают в графе «Приложение». После передачи денег кассир подтверждает передачу документов, ставит штамп «Получено» и указывает текущую дату.

Расходный кассовый. Этот ордер нужен, чтобы выдавать наличные из кассы, например, чтобы заплатить поставщику, выдать командировочные или сдать деньги в банк. Сокращенно его называют РКО, или «расходник».

Заполнять и подписывать ордер может сотрудник бухгалтерии, а если его нет — руководитель компании. Расходный кассовый ордер выписывают по каждой кассовой операции в одном экземпляре — на бумаге или в электронном виде. Заполненный документ остается в кассе, отдавать его получателю денег не нужно.

Все кассовые ордера регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. А записи о принятых деньгах фиксируют в кассовой книге.

Если ИП или юрлицо не будет вести журнал регистрации или нарушит порядок оформления, ему грозит штраф — от 10 000 ₽.

Приходные и расходные кассовые ордера хранят пять лет после отчетного периода.

Приходный кассовый ордер

Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией. Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д. При этом с 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Правила оформления приходно–кассового ордера

Бланк ПКО унифицирован в Постановлении Госкомстата № 88 и применять разрешают исключительно его. Поэтому в свободной форме документ составлять нельзя. Кроме непосредственного ордера в обязательном порядке необходимо заполнить и квитанцию, которая расположена по правой стороне после линии отрыва.

Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Что касается квитанции, то ее подписывает тот же сотрудник. А затем документ необходимо зафиксировать в журнале по форме КО-3, после чего его отдают в руки тому, кто сдал деньги. Непосредственно приходник оставляют в кассе и хранят в бухгалтерии. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы. В крайнем случае, лучше документ переоформить.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.

Часть первая

Первая включает наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.

Ниже напротив названия документа в соответствующей ячейке надо написать его номер по внутреннему документообороту, а именно по журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.

Часть вторая

Вторая часть ПКО является основной и содержит сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.

• В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
• В столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).
• В столбец «Сумма» вносится денежная сумма (цифрами), поступившая в кассу.
• В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
• Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
• В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
• В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).

В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.