Что такое инкассация денежных средств

Инкассация денежных средств в розничных магазинах: правила, порядок проведения, бухгалтерский учет

Хранить на торговой точке избыток наличных денег — не самая хорошая идея. Это тянет за собой путаницу при учете, необходимость покупать сейфы и оборудование для хранения, а также лишнюю нагрузку на персонал. В конце концов, это небезопасно: внештатные ситуации никто не отменял. Выход из положения — инкассация денег в банк. О ней и пойдет речь в нашей новой статье.

Что такое инкассация

Термин подразумевает перевозку наличных денежных средств в банк. Обычно это та кредитная организация, где у вас открыт расчетный счет. Деньги доставляются в финансовое учреждение, после чего зачисляются на ваш счет. После этого ими можно пользоваться для расчетов с контрагентами, выдачи заработной платы сотрудникам, оплаты налогов, сборов и штрафов.

Сразу отметим: закон не обязывает пользоваться услугами специализированный инкассаторов. Вы вполне можете возить деньги в банк и самостоятельно. Насколько это безопасно — вопрос второй. Просто так делать можно. Но это не значит, что проведение инкассации никак не регламентируется законом.

Когда вам может понадобиться инкассация

Кассовая инкассация: право или обязанность

Хранить сколько угодно денег прямо на торговой точке разрешено не всем. Юридические лица обязаны устанавливать лимиты наличных остатков, превышать которые нельзя (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Тем не менее наличность в магазине нужна для:

• выдачи сдачи покупателям;
• расчетов с поставщиками товара;
• выдачи заработной платы сотрудниками;
• покупки оборудования, основных средств;
• ремонта техники;
• текущих нужд: питьевой воды, кассовой ленты и так далее;
• прочих расходов.

На практике делается так: руководитель совместно с ответственными лицами (бухгалтер, экономист) решают, сколько денег нужно иметь в кассе для текущих расходов. Например, в кассе должно быть не меньше 50 тысяч рублей наличными. После этого директор издает приказ по организации об установлении лимита наличных остатков в размере 50 тысяч рублей. Это значит, что вся наличка, превышающая эту сумму, должна быть изъята из кассы и размещена на расчетном счете в банке.

Никаких ограничений по лимиту налички нет: каждая организация определяет эту цифру самостоятельно для себя. Бывает, что львиная доля расчетов идет как раз через наличные платежи. Живыми деньгами вы расплачиваетесь с контрагентами, платите зарплату работникам и так далее. А безналичными переводами пользуетесь мало. В этом случае можно установить любой комфортный лимит остатка, хоть миллион рублей.

Если основные расчеты идут по безналу, хранить много денег в сейфе не нужно. В таком случае лимит будет минимальным, буквально чтобы выдавать сдачу покупателям.

Отчет о кассовой смене

К расчету лимита нужно подойти ответственно и в будущем неукоснительно его соблюдать. За превышение могут выписать серьезные штрафы согласно КоАП РФ:

• от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей;
• от 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц.

Есть периоды, когда размер лимита по остаткам может быть превышен. Это дни выдачи заработной платы, социальных платежей и так далее. То есть ситуации, когда вам нужны наличные деньги. В эти периоды за превышение суммы наличных штрафовать не будут. Они могут длиться не более 5 рабочих дней.

А сейчас внимание: обязанность устанавливать лимиты наличных остатков обязаны только организации и юридические лица. Индивидуальным предпринимателям это делать не обязательно. Это их право, а не обязанность. Хотят — устанавливают, не хотят — не устанавливают (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, пункт второй абзац десятый). То же самое относится к субъектам малого предпринимательства и малым предприятиям.

Если ИП установил лимит остатка налички и издал соответствующий приказ, на него распространяются все требования и ответственность, предусмотренная для юридических лиц, включая штрафы. Ничего не сделал в этом направлении — ответственности нет.

Кто такие ИП всем понятно, а вот о субъектах малого предпринимательства знают не все. Под эти критерии попадают следующие организации (в том числе и ООО):

• размер годовой выручки не должен превышать 800 тысяч рублей;
• штат работников (среднегодовой) — не более 100 человек;
• доля участия других компаний в уставном капитале — не больше 49 процентов;
• доля некоммерческих и государственных организаций в уставном капитале — не более 25 процентов.

Субъекты малого и среднего предпринимательства

Итоги из этой части статьи:

1. Юридические лица обязаны устанавливать лимит наличных денег, которые можно хранить в кассе. Он зависит от особенностей бизнеса и может быть любым.
2. Все, что превышает лимит наличных средств, нужно отвозить в банк, то есть делать инкассацию.
3. ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимиты. Но если порог установлен, хранить избытки наличных на торговой точке запрещено действующим законодательством.
4. Можно заниматься перевозкой денег самостоятельно или обратиться в специализированную организацию.

Кто может заниматься инкассацией кассовой выручки

Путей здесь три:

• самостоятельная инкассация. Это когда вы лично берете деньги из кассы, отвозите их в банк и размещаете на расчетном счете через кассу. Либо вносите наличные на корпоративную карту и они падают на расчетный счет. Плюсы — бесплатно, быстро. Минус — небезопасно;
• обратиться в организацию, занимающуюся инкассацией денежных средств. Они выступают в роли посредников между вами и банком. Фактически их функции сводятся к физическому перемещению денег из точки “А” (ваш розничный магазин в точку “Б” (банк)). Плюсы: быстро и безопасно, минус — это стоит денег;
• обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Среди прочих это самый предпочтительный вариант. Его плюсы: быстро, безопасно, нет посредников. Минус — это, опять же, стоит денег.

Кстати, банки часто не имеют собственной инкассаторской службы и пользуются услугами подрядных организаций. Для вас это не имеет никакого значения.

Самое главное преимущество инкассации специальной службой в том, что она несет полную материальную ответственность за сохранность наличных денег. Это предусмотрено федеральным законом “О банковской деятельности”.

Что входит в функции службы инкассации

Доставка наличных в банк — не единственное назначение инкассаторов. Договором на оказание услуг могут быть предусмотрены следующие моменты:

• доставка денег из банка обратно в магазин или офис. Это может понадобиться в дни выдачи заработной платы, расчетов с контрагентами и других платежей и в тех случаях, когда на торговой точке нужна наличка;
• перевозка денег между структурными подразделениями компании. Например, средства нужно доставить из торговой точку в офис бухгалтерии на другом конце города, перевезти наличку из магазина в магазин и так далее;
• изъятие денег из торговых и вендинговых автоматов и другого оборудования (платежные терминалы, банкоматы);
• транспортировке ценностей и документов.

Как организовать инкассацию

Работу начинают с поиска подходящей организации, оказывающей эти услуги. Первым делом логично обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Но сначала сравните предложения между собой. Возможно, кто-то окажет услугу дешевле и качественнее. Вот критерии для выбора подрядчика:

• стоимость услуг. Здесь нужно обратить внимание не только на цену в абсолютном выражении, но и тарификацию в целом. Подходы банков и сторонних компаний могут различаться. Например, “Тинькофф” берет за услугу от 0,3 процента от суммы вывезенных средств. В “Сбербанке” цена зависит от региона: в Новосибирске придется заплатить за инкассацию 510 рублей, а в Санкт-Петербурге — 415. Кроме того, “Сбербанк” берет дополнительную плату за пересчет и зачисление — около одной сотой процента от суммы перевозимых денег;
• время зачисления средств на расчетный счет. Как и в случае с эквайрингом, обычно средства падают на РС на следующий рабочий день. В целом — чем быстрее, тем лучше: вы раньше сможете воспользоваться собственными деньгами;
• график инкассаций. Где-то это происходит по заранее составленному расписанию, где-то — по требованию и предварительной заявке. Смотрите, как вам удобнее. (Обычно предпочтительнее второе. Так в магазине не скопятся деньги сверх лимита и вы не переплатите за то, что служба отвезла три копейки);
• репутация компании и наличие положительных отзывов. Не все службы работают одинаково четко. Могут срывать сроки, долго зачислять деньги на счет и прочее.

После выбора подходящей службы инкассации нужно определиться с тарифом и заключить с компанией договор подряда.

Тарифы на инкассацию от “Сбербанка”

Правила проведения инкассации

Итак, компания выбрана, договор заключен. Настало время первой инкассации. При проведении придерживайтесь следующего порядка:

1. Подготовьтесь к визиту инкассатора: проведите изъятие наличных денег из кассы, их пересчет и упаковку.
2. Ответственное лицо (продавец, кассир или бухгалтер) проверяет документы у инкассатора. В стандартном случае это паспорт, доверенность, служебное удостоверение, карта-заявка и другие бумаги.
3. Стороны заполняют все необходимые документы: сопроводительная ведомость (в трех экземплярах), регистр выполнения транзакций, накладная и квитанция. Бумаги заверяются печатями и подписями сторон.
4. Деньги помещаются в сумку сейф и пломбируются. Перед этим инкассатор обязан показать кассиру образец пломбы.
5. Средства перевозятся на спецтранспорте в отделение банка, где пересчитываются и вносятся на расчетный счет.

Обратите внимание: сотрудник службы инкассации не проверяет соответствие переданной суммы тому, что указано в сопроводительных документах. Эта обязанность лежит на сотруднике магазина, ответственного за проведение инкассации. Если при пересчете в банке обнаружится недостача или избыток денег, служба инкассации за это не отвечает. Поэтому тщательно пересчитывайте деньги перед тем, как заказать их перевозку.

Учет и бухгалтерские проводки при инкассации

После того, как деньги поступили на расчетный счет, нужно правильно оформить процедуру. Для тех, кто ведет полную бухгалтерию, нужно сделать соответствующие проводки в учете:

• дебет 57 — кредит 50 — «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам». Запись делается на основании квитанции от сотрудника службы инкассации и приходного кассового ордера;
• дебет 51 — кредит 57 — «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке». Основание для записи — выписка из банка о движении средств на расчетном счете;
• дебет 91.2 — кредит 51 — «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств». Основание записи — выписка из банка.

Для тех, кто ведет бухгалтерию по упрощенной форме, достаточно записи в учетных документах. Также нужно зафиксировать изъятие денег при помощи контрольно-кассовой техники. Для этого там есть специальный раздел меню. Отметку о движении денег надо сделать и в товароучетной системе, если она это позволяет. Так вы не будете гадать, где и в каких количествах размещены денежные средства.

Ведите бизнес безопасно и не перевозите деньги самостоятельно. Доверьтесь профессионалам и спите спокойно. Удачи!

Читайте также

• Контакты
• Конфиденциальность данных
• Лицензионный договор

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Инкассация денег в банк: зачем нужна и как организовать

Например, оплата поставщикам или за аренду возможна только через расчетный счет. Крупные компании также могут хранить деньги в кассе, но не больше установленного лимита. За превышение суммы грозит штраф до 50 тыс. ₽.

Чтобы не рисковать, лучше инкассировать деньги в банк. В статье расскажем, как правильно организовать этот процесс.

Особенности проведения и учета инкассации денежных средств

Инкассация денежных средств заключается в перемещении работниками специальной службы денег и документарных ценностей, таких как векселей, платежных и расчетных документов, из кассы клиентов банковской структуры до передачи в банк для последующего оприходования денег и ценностей на счета организаций.

Услуги по инкассации востребованы в работе предприятия или ИП, деятельность которых предусматривает необходимость периодической сдачи наличных средств или перемещения ценностей.

Возможности, предоставляемые инкассаторской службой

Инкассация, как и все процедуры, связанные с операциями по кассе, включая перемещение/перевозку наличных, выполняются согласно ФЗ № 86 (10.07.2002), Положению ЦБ РФ № 318п (24.04.2008).

Вопрос: Как отражаются в учете расходы по оплате услуг по инкассации выручки инкассаторской службой банка?
Вознаграждение банка за услуги инкассации выручки за текущий месяц составляет 48 000 руб. (в том числе НДС 8 000 руб.), что подтверждается соответствующим актом приемки-сдачи оказанных услуг. Для целей налогообложения прибыли применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Право работы с наличными ресурсами путем перемещения/перевозки и инкассации, выполнения операций по кассе доступно только организациям и предприятиям, принятым в систему ЦБ РФ.

Кредитная компания может пользоваться услугами предприятий, занятых специализированной перевозкой ценных грузов, в случае необходимости у нее в перемещении наличных денег, так как для транспортировки денег лицензия ЦБ не требуется.

Вопрос: Может ли банк учесть в расходах для целей налога на прибыль взносы (премии), уплаченные на основании договора страхования инкассируемых (доставляемых) ценностей (денежных средств) своих клиентов (пп. 2, 7 п. 1 ст. 263 НК РФ)?
Посмотреть ответ

В числе ценностей для перевозки допускается присутствие:

• наличных средств;
• валюты;
• ценных бумаг;
• финансовой и платежной документации, представляющей определенную ценность для инкассируемой компании.

Содержание предприятием собственной структуры по инкассации наличности предусматривает значительные траты по ее содержанию и не всегда бывает рентабельно. Поэтому целесообразнее воспользоваться услугами сторонних специализированных организаций.

Передача сторонним компаниям полномочий по перевозке ценностей оформляется специальным соглашением, включающим условия оплаты услуги:

• со специальным подразделением банковского или иного финансового учреждения;
• с частной охранной структурой, осуществляющей деятельность на основании лицензии ЦБ РФ.

В тексте договора сторонами указываются особенности перевозки денег, ответственность каждого из участников соглашения в ситуации возникновения форс-мажорных обстоятельств, а также:

1. Четко согласованные графики и условия изъятия ценностей, их последующей перевозки и передачи.
2. Условия обеспечения компанией-заказчиком услуг гарантированного доступа в помещение для передачи денег.
3. Обязательность выполнения транспортировки денег в специальных опломбированных сумках на предназначенном для указанных целей транспортном средстве.

Процедура инкассации предусматривает не только исключительно транспортировку наличных ресурсов и ценных бумаг на размещение и хранение, но и некоторые иные услуги:

• зачисление принятых ресурсов на счета компании;
• перемещение средств/ценностей между филиалами организации;
• выполнение обмена купюр (укрупнение номинала).

Организация процедуры инкассации

Процесс перемещения наличных денег включает ряд последовательных действий, в числе которых:

• подготовка денежных сумм к перевозке;
• выполнение обмена купюр при необходимости и оформление бумаг;
• передача ценностей ответственным работникам-инкассаторам, помещение их в специальные сумки, пломбирование последних;
• перевозка подготовленного и оформленного груза специальным бронированным транспортом в сопровождении профессионально подготовленных работников;
• передача имущества в банк (временное размещение в офисе инкассирующей структуры, если инкассация выполнялась после окончания рабочего времени в принимающем банке);
• подсчет и проверка наличных средств;
• приходование денег на банковский счет клиента (инкассируемого).

По каждой из занятых инкассацией структур в банке готовят и оформляют специальные карточки с указанием числа выделенных и пронумерованных сумок для инкассации, наименований обслуживаемых предприятий с кодами и адресами, времени приезда инкассаторов.

К сведению! Число сумок, выделяемых организации, определяется исходя из размера инкассируемой наличности, каждая из них имеет индивидуальный номер.

Подробнее о том, как проходит инкассация:

1. Перед отправкой по маршруту инкассаторы обеспечиваются пустыми сумками для размещения денег и ценностей, ключами, доверенностями (на инкассирование, перемещение наличных сумм), штампами, карточками.
2. По прибытии в обслуживаемую компанию ответственный работник допускается к исполнению операции после предъявления им доверенности, служебного удостоверения, инкассаторской сумки (пустой), карточки.
3. Сотрудник предприятия, чаще всего — кассир, предъявляет прибывшему сотруднику инкассации образец пломбы, вручает заполненную сумку и документы (накладную, квитанцию), а в сумку с наличными средствами вкладывает препроводительную ведомость.
4. После инкассатор выполняет внешний осмотр полученного на предмет его целостности, определяет соответствие пломбы предъявленному образцу, проверяет правильность внесения сведений в документы: накладную, квитанции.
5. При отсутствии замечаний кассиром заполняется явочная карточка. Инкассатором сверяются сумма средств, номер сумки, указываемые в документах, после чего им передается сотруднику организации квитанция, подписанная и имеющая оттиск штампа инкассатора.

Нарушения и ошибки, допущенные при оформлении ведомости или при упаковке, устраняют при инкассаторах. Если длительность корректировки превышает установленный лимит присутствия в организации и в целом временной график работы инкассаторов, то для изъятия надлежащим образом оформленных сумок выполняется вторичный приезд инкассаторов в выбранное ими время исходя из полученного ранее графика заездов. При этом в карточку вносится особая отметка о повторном заезде.

К сведению! Периодичность, время для посещения сотрудниками обслуживаемой компании устанавливаются руководством службы инкассации по согласованию с инкассируемой организацией.

Принимающий наличные и ценности сотрудник банка проверяет:

• отсутствие внешних нарушений на сумке с вложениями;
• целостность пломбировки на заполненной сумке;
• соответствие информации, указываемой в переданных документах (накладной, квитанции, явочном листе).

Работник инкассации, сдавший сумки с ценностями в банковскую структуру, передает своему руководителю или дежурному работнику полученные ранее штамп, ключи, доверенности, карточки.

Бухгалтерский учет при инкассировании денег

Поступление от реализации, переданное в кассу банка для перевода на расчетный счет компании, но еще не оприходованное по назначению отражается: Дт сч. 57 («Переводы в пути») / Кт сч. 50 (касса).

Проводка выполняется на основе кассового (расходного) ордера, формируемого с учетом информации из квитанции к сумке.

Приходование суммы на расчетный счет компании производится на основании полученной от банка выписки операцией: Дт сч. 51 (Расчетный счет) / Кт сч. 57. Размер недостачи, обнаруженной в банке при пересчете денег, списывается по акту проводкой: Дт сч. 57 / Кт сч. 94 (Недостачи от ущерба ценностям).

Недостающие средства взыскиваются с виновных сотрудников в следующем порядке: Кт сч. 94 / Дт сч. 73 (с/сч. расчетов по компенсации материального урона). При компенсировании нехватки средств путем оплаты через кассу выполняется операция: Дт сч. 50 / Кт сч. 73, а при удержании денег из заработка виновного: Дт сч. 70 (Расчеты с сотрудниками по заработной плате) / Кт сч. 73.

К сведению! По распоряжению руководства организации виновный сотрудник несет ответственность в размере среднемесячного заработка, сумма свыше указанного показателя может взыскиваться при согласии самого виновного либо при наличии судебного решения (ст. 248 ТК РФ).

Когда не была определена виновная сторона либо решением суда было отказано в удержании с нее ущерба, убыток списывается на финансовые результаты предприятия: Кт сч. 94 / Дт сч. 91 (Иные поступления и траты).

Излишек суммы приходуется и относится в результаты от хозяйственной деятельности: Дт сч. 57 / Кт сч. 91.

К сведению! При обнаружении нехватки денег или их излишка, фальшивых банкнот инкассаторы не считаются ответственными при условии сохранения целостности инкассаторской сумки и пломбировочного оттиска. Инкассатор ответственен в размере недостающей суммы денег, если им была принята поврежденная сумка или произошла ее потеря.

Инкассация

Инкассация – это услуга по сбору и перевозке денежных средств, предоставляемая банком или специализированной организацией. Инкассация выполняется лицами с соответствующей профессиональной подготовкой, занимающими должность инкассатора. В роли заказчиков услуги инкассации выступают юридические лица – банки, магазины, заведения общественного питания и сферы обслуживания, и другие организации, ведущие кассовый учет и имеющие дневную выручку. В России существует государственная компания «Росинкас», которая относится к ЦБ РФ и оказывает инкассаторские услуги банкам и финучреждениям.

Инкассация денежных средств

Использование услуг инкассаторов позволяет обеспечить безопасность при передаче наличных денежных средств и иных ценностей в банк. Однако для многих организаций создание собственной инкассаторской службы не рентабельно, поэтому в большинстве случаев договор на инкассаторское обслуживание заключается с банком или специализированной лицензированной инкассаторской службой. Также инкассаторские услуги могут оказывать службы по перевозке ценных грузов с соответствующей лицензией. Инкассация денежных средств накладывает на инкассаторскую бригаду материальную ответственность, степень которой определяется в договоре о материальной ответственности.

Инкассация в банке

Инкассационное обслуживание или инкассация в банке – это услуга, которая позволяет просто, быстро и безопасно сдавать выручку в банк. В рамках данной услуги банковские инкассаторы забирают наличность, пересчитывают ее, привозят в банк и зачисляют на расчетный счет организации-заказчика. Кроме забора выручки из кассы инкассаторы также могут осуществлять кассовое и техническое обслуживание терминалов и банкоматов. В рамках инкассационного обслуживания банковские инкассаторы могут также доставлять необходимые суммы наличности в организацию – например, для выдачи заработной платы.

Услуги инкассации

Договор на услуги инкассации может подразумевать не только перевозку непосредственно наличных денежных средств из организации клиента (офиса, магазина) в банк. Инкассаторы могут выполнять также следующие операции:

• перевозка материальных ценностей в банк (драгметаллы, драгоценные камни, банковские дебетовые карты, ценные бумаги);
• перевозка важных документов, наличности и материальных ценностей между структурными подразделениями;
• перевозка и единовременный обмен наличности на банкноты/монеты другого номинала;
• доставка наличных денежных средств в кассу организации;
• прием и зачисление денежных средств на счет клиента.

Организация инкассации

Перед началом оказания инкассационных услуг организация и компания, предоставляющая услуги, заключают договор, в котором прописывается ответственность сторон. На данном этапе также составляется и согласовывается график проведения и условия организации инкассации. По договору компания-заказчик обязана обеспечить свободный, безопасный и освещенный доступ в помещение, в котором проводится изъятие денег и ценностей. Перед началом процедуры инкассатор в обязательном порядке должен предъявить свое служебное удостоверение. Перевозка осуществляется в специальных опломбированных сумках на бронированных служебных автомобилях.

Отдельно стоит сказать про самоинкассацию — эта опция позволяет вносить деньги на р/с ИП непосредственно через банкомат с использованием корпоративной карты, а не заказывать приезд инкассаторов. Другие полезные советы по расчётам наличными ищите в инструкции для ИП по приёму платежей.