Как правильно сотрудничать с самозанятыми
Стать самозанятым сегодня легче, в сравнении с получением других видов статусов, например, ИП. Для оформления такого вида занятости специалисту даже не нужно выходить из дома и заполнять кучу бумаг. Человек просто регистрируется в мобильном приложении от ФНС «Мой налог», добавляет в него свои денежные поступления и выдаёт чеки заказчику.
Для компаний такой вид сотрудничества принесёт тоже множество бонусов. Однако при взаимодействии с самозанятыми нужно знать несколько правил. Расскажем о них подробнее вместе с Татьяной Нечаевой, старшим юристом hh.ru.
Плюсы и особенности сотрудничества с самозанятыми
Всё больше компаний предпочитают сотрудничать с самозанятыми, поскольку видят ряд преимуществ, которых не встретишь при других видах взаимодействия с работником, это:
- Отсутствие дополнительных затрат — выплаты налога на доход физического лица (НДФЛ), страховых взносов и пенсионных отчислений, что составляет порядка 30% ежемесячно от суммы стандартной заработной платы. Согласно закону, самозанятый берёт это всё на себя.
- Не нужно предоставлять трудовые гарантии, вроде больничных и отпусков, которыми обладают штатные сотрудники.
- Можно сотрудничать дистанционно, причём специалист может находиться в любой точке мира и даже не иметь статуса налогового резидента.
- Если у самозанятого есть электронная подпись, то все документы можно подписывать через электронный документооборот.
- Легко разорвать отношения, если что-то не устраивает в исполнителе, нужно лишь направить уведомление о прекращении сотрудничества.
При этом организация не может работать с самозанятым, если он:
- Бывший штатный сотрудник заказчика, и прошло менее двух лет с момента разрыва отношений. Сотрудничество с бывшим работником в качестве самозанятого запрещено. Но есть исключение — с таким специалистом можно работать по договору гражданско-правового характера для оказания разовых услуг. При этом такие отношения расцениваются как сотрудничество компании с физическим лицом, и заказчик должен удержать 13% НДФЛ из вознаграждения исполнителя.
- Работает по агентскому договору. Самозанятым запрещено представлять другой бизнес по договорам поручения, комиссии или агентирования.
- Занимается деятельностью, которая подлежит лицензированию, как пример, созданием образовательных курсов.
- Занимается оптовой/ розничной торговлей чужих товаров или продаёт подакцизную продукцию, которая подлежит маркировке.
- Добывает полезные ископаемые.
- Имеет собственный штат сотрудников. Исполнитель имеет право привлекать других субподрядчиков. Например, редактор может привлечь автора и дизайнера для создания полноценной статьи. Однако нанимать к себе по трудовым договором он права не имеет.
Порядок работы с самозанятым
При работе с самозанятыми важно провести документы в правильном порядке, чтобы исключить риски для компании. Прежде всего нужно удостовериться, что человек, с которым вы сотрудничаете — действительно самозанятый. Для этого нужно запросить у него справку о том, что он стоит на налоговом учёте в качестве самозанятого.
Справка о постановке на учёт физического лица в качестве налогоплательщика налога на профессиональный доход
При наличии ИНН самозанятого можно проверить эти данные самостоятельно на сайте ФНС.
После составления договора и подписания его сторонами подрядчик может приступить к работе. При принятии выполненной задачи составляется акт о выполненных работах, который также подписывается двумя сторонами. Акт должен содержать информацию об исполнителе и заказчике, об объёме и стоимости услуг, о наличии или отсутствии у заказчика претензий по объёму, качеству и срокам выполнения работ.
Следом за получением денежных средств исполнитель высылает заказчику чек об оплате его услуг.
Получение чека от самозанятого
Получив оплату от заказчика, исполнитель обязан внести данные об оплате в мобильное приложение «Мой налог». Он получит чек, подтверждающий операцию. Сроки передачи чека чётко оговорены законодательством — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта. Исполнитель может предоставить чек в одной из форм:
- Чек на бумажном носителе, который распечатывается из мобильного приложения и отправляется заказчику почтой или курьером.
- Чек в электронной форме, который может быть направлен заказчику на абонентский номер или адрес электронной почты, в виде QR-кода или через сообщение в мессенджере.
Получение чека критично для организации — без него подтвердить траты компании невозможно, а значит уменьшить налогооблагаемую базу при расчёте своих налогов не получится. Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, говорит, что если исполнитель не предоставит чек в установленные сроки, то дело можно передать в налоговую. По результатам проверки самозанятого оштрафуют на 20% при первичном нарушении и на 100% при последующих нарушениях от денежной суммы, на которую он не выдал чек. Также заказчик может подстраховать себя дополнительно, прописав опцию в договоре, о которой мы расскажем ниже.
Как оформить договор с самозанятым
С самозанятыми обычно оформляются несколько видов договоров — договор об оказании услуг, договор авторского заказа или договор подряда. Все виды договоров выглядят стандартно, за исключением нескольких особенностей.
Формулировка выполняемой услуги, установка её сроков и стоимости
Заказчику нужно внимательно отнестись к тому, какую услугу исполняет самозанятый и как она прописывается в договоре. Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, отмечает, что задача, поставленная самозанятому, должна носить разовый характер и иметь оговоренные сроки исполнения: «Если самозанятый регулярно выполняет ваши заказы, и вы его единственный заказчик — не стоит рисковать. После проверки налоговыми и трудовыми инстанциями такие отношения могут быть переквалифицированы в трудовые. Но если исполнитель действительно выполняет разовые проекты, то формат самозанятости отлично подходит для такого вида сотрудничества».
Если же вы нуждаетесь в человеке на длительный срок и собираетесь выплачивать ему регулярно одну и ту же денежную сумму, лучше оформить с ним трудовые отношения.
Обязательства исполнителя
При составлении договора в обязанностях исполнителя нужно написать, что исполнитель обязан подтвердить свой статус плательщика налога на профессиональный доход. Эта строчка означает, что человек обязан предоставлять эту информацию. В договоре это может быть сформулировано следующим образом:
- Исполнитель обязуется подтвердить статус плательщика налога на профессиональный доход (самозанятого).
Уплата налогов, страховых взносов и пенсионных
Как говорилось выше, заказчик не оплачивает налоги, страховые взносы и пенсионные за самозанятого. В договоре это прописывается в разделе о расчётах:
- Исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход, в связи с чем Заказчик освобождается от обязанности перечислять налоги и страховые взносы за Исполнителя в бюджет РФ на основании п.8 ст.2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.
Ответственность сторон
Нужно постараться предугадать все риски для компании. Во-первых, закрепить обязанность исполнителя выдать чек в определённый срок и предусмотреть штраф за неисполнение:
- После получения оплаты за услуги Исполнитель обязан выдать Заказчику чек не позднее дня, следующего за днём вознаграждения. В случае невыдачи чека исполнитель обязан выплатить заказчику штраф в размере (таком-то)% от суммы, на которую полагалось выдать чек.
Во-вторых, можно подстраховаться на случай, если исполнитель сорвёт сроки или выполнит работу некачественно:
- В случае, если Исполнитель не предоставит результаты проделанной работы в срок (такой-то) или работа будет не соответствовать поставленным условиям её выполнения в пункте (таком-то) настоящего договора, то Исполнитель обязан выплатить заказчику штраф в размере (таком-то).
Дополнительно в этом пункте можно прописать убытки, которые может понести компания:
- В случае, если Заказчик понесёт убытки в результате несоблюдения Исполнителем пунктов (таких-то) настоящего Договора, Исполнитель обязан возместить Заказчику все убытки.
- В случае предъявления претензий к Заказчику от государственных органов в связи с исполнением Договора по вине Исполнителя, Заказчик предъявляет требования к Исполнителю на возмещение убытков (включая, но не ограничиваясь налоги, пени, штрафы).
Как платить самозанятому
Оплата за услуги самозанятому производятся на карту, наличными или на электронный кошелёк. Самозанятый не обязан открывать отдельный банковский счёт — для перевода денег подойдёт банковская карта. Комиссия при переводе денежных средств полностью ложится на заказчика. Исполнитель должен получить полную сумму, указанную в договоре.
Что делать, если исполнитель потерял статус самозанятого
Бывает, и так, что в процессе выполнения работы исполнитель теряет статус самозанятого. Это может происходить по нескольким причинам:
- Исполнитель отказался от статуса самозанятого.
- Годовой доход самозанятого превысил 2,4 миллиона рублей.
- Человек начал заниматься запрещённой деятельностью, допустим, стал агентом предприятия.
Для компании это затруднительная ситуация, так как в случае потери статуса самозанятого исполнителем — заказчик не получит чек. И, соответственно, обязанности по уплате НДФЛ и остальных взносов ложатся на плечи компании. Чтобы организации защитить себя от такой ситуации, в договоре стоит прописать следующее:
- В случае снятия Исполнителя с учёта в качестве плательщика налога на профессиональный доход он обязуется сообщить об этом Заказчику письменно в течение 3 дней с даты снятия с такого учёта.
Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, рекомендует перед оплатой услуг исполнителя всегда ещё раз проверять статус исполнителя. Например, можно попросить исполнителя каждый раз перед подписанием акта или выплаты денег отправлять справку о том, что он плательщик НПД. Это поможет компании избежать сюрпризов и непредвиденных затрат.
Читайте также
Вакансии дня
HeadHunter
Новости и статьи
Сервисы для соискателей
Молодым специалистам
- Уведомления в мессенджер
Сегодня на сайте 1450518 вакансий , 65024217 резюме , 2057823 компании и за неделю 4170666 приглашений
Может ли самозанятый быть одновременно наемным работником?
Возможен ли перевод действующих сотрудников из наемных в самозанятые?
Уже по всей стране действует режим самозанятости, по которому граждане, работающие на себя, вместо 13% НДФЛ могут уплачивать только налог на профдоход по более низким ставкам:
- 4% — с дохода от физлиц;
- 6% — с дохода от ИП и организаций.
Этим режимом интересуются и работодатели с точки зрения экономии на уплате НДФЛ и страховых взносов, исчисляемых с выплат наемным работникам. Многие захотели перевести сотрудников из наемных в самозанятые.
Но оказалось, что законодатели предусмотрели этот момент и в п. 8 ч. 2 ст. 6 закона «О проведении эксперимента…» от 27.11.2018 № 422-ФЗ четко указали, что к профдоходам нельзя отнести доходы от услуг (работ), оказанных заказчикам, являвшимся работодателями самозанятого менее двух лет назад. То есть для того, чтобы произвести перевод работника на самозанятого и сэкономить с помощью этого перевода на НДФЛ и страховых взносах, работодателю необходимо сначала прекратить с ним трудовой договор, подождать два года и только тогда заключать новый договор с самозанятым сотрудником. Согласитесь, такой способ перевода сотрудников не очень удобен.
Что будет, если работодатель произведет оформление сотрудников как самозанятых?
Тех работодателей, которые решатся осуществить перевод сотрудников в самозанятые, при ближайшей налоговой проверке будут ждать неприятности:
- На доход, выплаченный самозанятым лицам, бывшим их наемными работниками менее чем два года назад, начислят 13% НДФЛ и страховые взносы по применяемому ими тарифу.
- На сумму неуплаченных НДФЛ и страховых взносов начислят штрафы, причем штрафы по страховым взносам могут назначить не только по НК РФ или КоАП, но и по УК РФ.
О наказаниях за неуплату страховых взносов и НДФЛ читайте в наших статьях:
- «Какова ответственность за неуплату страховых взносов?»;
- «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?».
В итоге оформление сотрудников как самозанятых обернется для работодателя доплатой налогов, страховых взносов, уплатой штрафов и испорченными отношениями с контролирующими органами.
Можно ли человеку работать и быть самозанятым одновременно у одного и того же работодателя?
Итак, переводить своего сотрудника в самозанятые работодатель не может. Но можно ли работать и быть самозанятым одновременно у одного работодателя? Иными словами, может ли сотрудник часть работы осуществлять по трудовому договору, а часть — в качестве самозанятого и таким образом частично сэкономить на налогах и взносах?
Оказывается, нет. Об этом позаботился уже знакомый нам п. 8 ч. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, в котором указано, что выплаты, поступившие за услуги (работы) самозанятого от заказчиков, являющихся действующими его работодателями, не могут облагаться налогом с профдоходов.
Вы заметили, что п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ ограничивает только услуги (работы)? Получается, самозанятый вправе продавать товар своему работодателю (без разницы, нынешнему или бывшему).
Но и здесь есть ограничения. Налогом на профдоход не облагается продажа подакцизных товаров и товаров, подлежащих маркировке, а также перепродажа товаров самозанятыми.
Также избегайте таких ситуаций, когда сотрудник по трудовому договору занимался изготовлением изделий у работодателя и потом решил перевестись в самозанятые и начать те же изделия продавать нынешнему или бывшему работодателю. В данном случае будут проводиться проверки контролирующих органов на предмет того, действительно ли самозанятый своими силами и инструментами изготавливает продаваемое изделие, а не оказывает заказчику-работодателю услуги по изготовлению данного товара.
Как оформить нового сотрудника как самозанятого?
Далее рассмотрим другую ситуацию: работодатель решил взять нового сотрудника в штат и в целях экономии принять его в качестве самозанятого. Как оформить сотрудника как самозанятого так, чтобы у проверяющих не возникало предположений об уклонении работодателя от уплаты НДФЛ и страховых взносов?
Первым делом работодатель обязан проверить в кадровом учете следующий факт: числился ли у него самозанятый в качестве сотрудника в последние два года?
- если числился, то работать с ним как с самозанятым не получится;
- если не числился, то последовательно выполнить все этапы, изложенные в нашем материале «Как оформить самозанятого».
Чтобы проверяющие не задавали вопрос: почему у работодателя сотрудники и самозанятые выполняют одну и ту же работу и нет ли здесь попыток уклонения от уплаты НДФЛ и страховых взносов, нужно иметь подстраховку. Ею будет выступать собственноручно подписанное самозанятым заявление на заключение с ним договора ГПД.
Подобное заявление подтвердит добровольное желание человека заключить с фирмой ГПД в качестве самозанятого.
«Я, Иванов Иван Иванович, паспортные данные: серия 1234 № 112233, выдан РОВД города Москвы 11.12.2003, с 01.02.2020 поставлен на учет как самозанятый, прошу заключить со мной гражданско-правовой договор (ГПД) на оказание для вас услуг (работ) по ремонту автомобилей и при составлении договора указать меня в статусе самозанятого.
Также в случае положительного решения по заключению ГПД прошу учесть, что налоги со своего дохода, планируемого к получению по ГПД на оказание услуг (работ), я буду уплачивать самостоятельно, согласно положениям закона № 422-ФЗ “О профдоходе”».
Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
Если вы видите, что договор с самозанятым лицом имеет признаки трудового, отразите выплаты в его в пользу в отчетности по НДФЛ и в расчете по страховым взносам. Это позволит избежать. (подробнее смотрите в К+).
Убедиться, что у человека есть статус самозанятого, можно с помощью специального сервиса на сайте ФНС:
Может ли самозанятый работать по трудовому договору?
Теперь давайте взглянем на оформление самозанятых с противоположной стороны: предпринимателей и физлиц. У них часто возникает вопрос: может ли самозанятый работать по трудовому договору? И не получится ли так, что встав на учет как самозанятый, человек не сможет устроиться на работу по найму?
По данному случаю закон № 422-ФЗ не содержит ограничений. То есть самозанятый может устраиваться на работу по трудовому договору к любому работодателю.
Но нужно учитывать уже отмеченный выше в статье момент — предприниматель или физлицо не сможет получать одновременно у одного и того же работодателя зарплату как наемный сотрудник и профдоход по оказываемым услугам (работам) как самозанятый.
Также при устройстве на работу необходимо выбирать вид взаимодействия — либо трудовой договор (как сотрудник), либо ГПД (как самозанятый). И при выборе трудового договора следует четко понимать, что в течение двух лет после его расторжения нельзя будет взаимодействовать с данным работодателем по ГПД в качестве самозанятого.
Итоги
Таким образом, работодателю нельзя переводить сотрудника в самозанятого в течение двух лет после расторжения трудового договора. Не может он и воспользоваться услугами (работами) физлица (ИП) одновременно как самозанятого и как наемного сотрудника. Но самозанятый может продавать (но не перепродавать) работодателю свой товар, не подлежащий обязательной маркировке и не подакцизный. Также самозанятый вправе заключать трудовой договор с любым работодателем.
Может ли самозанятый брать на работу сотрудников?
Самозанятые не могут быть работодателями, но могут быть заказчиками
Самозанятый не вправе заключать с сотрудниками трудовые договоры. Если он так сделает, потеряет право на льготный налоговый режим.
Но закон не запрещает самозанятым привлекать помощников по договору подряда или оказания услуг.
Поэтому самозанятые могут при ведении своего бизнеса пользоваться услугами исполнителей — ИП, самозанятых без статуса ИП или обычных людей.
Если исполнитель делает всю работу самозанятого — это считается посредничеством. На НПД такое запрещено. К примеру, фотограф должен снимать сам, а не нанимать мастера вместо себя.
Что будет, если самозанятый нарушит ограничения?
Если нарушить правила работы на НПД, налоговая снимет самозанятого со льготного режима со дня нарушения и доначислит налоги и взносы. Подробнее об ответственности.
Как платить налоги при сотрудничестве с исполнителями
Самозанятый и ИП на НПД платят с общей суммы дохода 4 или 6% налога, в зависимости от того, кто клиент — обычный человек или бизнес. Исключить из дохода траты на услуги помощников не получится.
Самозанятый без статуса ИП устраивает фотосессии. Cам ведет соцсети, дает объявления, общается с клиентами, заключает от своего имени договоры на съемку. Для макияжа и подбора образа он привлекает визажиста и стилиста по договорам оказания услуг.
Общая стоимость фотосессии для обычных физлиц — 30 000 ₽, из них услуги визажиста — 3500 ₽, стилиста — 5000 ₽.
Налог нужно будет уплатить со всего дохода — 30 000 × 4% = 1200 ₽.
Теперь разберемся, должен ли самозанятый, который привлекает к работе помощников, делать за них какие-то выплаты в бюджет.
Если заказчик — самозанятый без статуса ИП, исполнитель обязан сам уплачивать налоги со своих доходов.
Стилист и визажист из нашего примера получают гонорар за свои услуги и сами должны отчитаться перед бюджетом за заработок в зависимости от статуса: ИП платят по своей системе налогообложения, самозанятые — НПД, а физлица — НДФЛ.
Если заказчик — ИП на НПД, а исполнитель — самозанятый или ИП на любой системе налогообложения, исполнитель сам платит налоги со своего дохода.
А вот если заказчик — ИП на НПД, а исполнитель — обычный человек без статуса ИП или самозанятого, тогда заказчику придется удержать из вознаграждения исполнителя НДФЛ и начислить страховые взносы.
Как работать с самозанятыми: 10 простых советов
Бизнес можно разделить на два лагеря: одни активно привлекают самозанятых, пользуясь выгодами и удобством такого сотрудничества, а другие боятся возможных налоговых и правовых рисков. С помощью нескольких простых правил расскажем, как работать с самозанятыми безопасно.
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кто такие самозанятые
Самозанятыми называют тех людей, которые работают на себя и платят налог на профессиональный доход (НПД). Стать самозанятыми могут не только обычные физические лица, но и ИП.
Режим регулируется положениями закона от 27.11.2018 года № 422-ФЗ.
Ставка налога зависит от статуса заказчика:
4% при получении дохода от физических лиц;
6% при получении дохода от ИП и юрлиц.
При этом самозанятые освобождены от уплаты страховых взносов, отчетности и использования ККТ.
Так как плательщики НПД самостоятельно уплачивают налог, их заказчики не обязаны удерживать НДФЛ с вознаграждения и начислять страховые взносы, и включать этих исполнителей в отчетность (в отличие, например, от обычных физлиц, с которыми заключаются договоры ГПХ).
С самозанятым быстро и легко оформить сотрудничество в отличие от приема работника в штат.
Но заменять трудовые отношения на договоры с плательщиками НПД нельзя! Это может привести к налоговым проверкам, штрафам и доначислениям в бюджет. Вместо экономии бизнес получит убыток.
Подробности о рисках бизнеса при работе с внештатниками читайте здесь.
Чтобы избежать негативных последствий, советуем придерживаться следующих правил.
Совет № 1. Привлекайте самозанятых только для выполнения отдельных видов работ
Важно с плательщиком НПД выстроить работу как со сторонним исполнителем, а не штатным сотрудником.
Налоговая и Минтруд строго следят за тем, не замаскированы ли трудовые отношения сотрудничеством с самозанятыми.
Исполнитель выполняет конкретный объем работ: создал и запустил сайт, сформировал бухгалтерскую отчетность, поклеил обои в офисе, отремонтировал станок, провел диагностику авто.
Если вам нужен человек, который с 9 до 18 сидит на телефоне в приемной или работает за прилавком, то самозанятый на эту роль не подойдет.
Иногда с помощью самозанятых закрывают «дыры» в линейном персонале, например, находят продавцов, грузчиков на время отсутствия постоянного сотрудника.
Это довольно рискованно, ведь такой работник будет подчиняться внутренним правилам компании, работать по определенному графику и т.д.
В то же время время можно нанять самозанятых официантов или поваров для работы на банкете – это разовая работа. В общем многое зависит от контекста и конкретной ситуации.
Поиск исполнителя – непростое дело. Для того, чтобы найти ответственного человека и получить от него в дальнейшем нужные документы по совершенной сделке, стоит присмотреться к специальным площадкам.
Например, YouDo Бизнес поможет быстро найти нужного специалиста за счет сотрудничества с сайтом hh.ru. Вам достаточно разместить заявку, а сервис подберет нужное количество самозанятых и оформит все документы. Если нужна помощь – подключится поддержка пользователей. Она работает как для исполнителей, так и для бизнеса.
Совет № 2. Следите, чтобы доход самозанятого с начала года не превысил 2,4 млн рублей
Согласно ч. 8 п. 2 ст. 4 № 422-ФЗ, для плательщиков НПД установлен лимит годового дохода в 2,4 млн рублей.
Если после получения оплаты по текущему договору, самозанятый превысит лимит, то он не сможет уже в текущем году оказывать услуги, как плательщик НПД, а только как физлицо безо всякого статуса.
Это значит, что заказчику придется платить все обычные для такой сделки налоги и взносы.
Конечно, самозанятый не обязан раскрывать свои доходы, которые он получает от других заказчиков. Отследить можно только сумму по заказам по вашей компании.
Например, если вы привлекли дорогого специалиста (разработчика, проектировщика) на длительный проект и оплачиваете работу по частям по мере ее выполнения.
Только это не спасет, если ваш исполнитель работает еще с кем-то.
Платформы, вроде YouDo Бизнес, контролируют общий доход самозанятого и просигналят, если ФНС лишит его статуса.
Совет № 3. Убедитесь, что деятельность самозанятого не противоречит закону
Согласно п. 2 ст. 4 № 422-ФЗ, самозанятые не вправе:
перепродавать товары чужого производства;
осуществлять реализацию подакцизных и маркированных товаров;
осуществлять добычу и реализацию полезных ископаемых;
работать в интересах третьих лиц по договорам комиссии, поручения или агентского договора;
сдавать нежилые помещения.
Конечно проводить любую сделку из списка выше вы можете, просто налоговые последствия у нее будут совсем другие и заключать вы ее будет не с самозанятым, а обычным «физиком».
А некоторые виды деятельности и вовсе физлицам вести нельзя. Например, продавать крепкий алкоголь (подакцизный товар) можно только юрлицам и при наличии лицензии.
Совет № 4. Проверьте, не был ли самозанятый раньше вашим сотрудником
Согласно ч. 8 п. 2 ст. 6 № 422-ФЗ, самозанятым запрещено сотрудничать с бывшими работодателями, если с момента увольнения прошло менее двух лет. И, конечно, нельзя сотрудничать с текущим работодателем.
Законодатель изначально ввел такой запрет, чтобы компании не переводили штатных сотрудников в самозанятые с целью налоговой оптимизации.
Совет № 5. Убедитесь в действии статуса самозанятого перед началом сотрудничества и каждой оплатой
Исполнитель может ввести вас в заблуждение и заявить, что он самозанятый, но на самом деле специального статуса у него нет или он утрачен.
Иногда и сам человек просто не знает, что уже потерял право на применение режима НПД (да, и так бывает).
Поэтому важно перед началом сотрудничества проверить статус плательщика НПД на актуальность.
В ходе сотрудничества ситуация тоже может меняться, например, исполнитель снялся с учета, а заказчика не предупредил. Поэтому важно проверять статус и перед каждой оплатой.
Сделать это можнодвумя способами:
запросить у самозанятого справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД из приложения «Мой налог»;
самостоятельно проверьте статус на определенную дату на сайте ФНС.
В первом случае исполнитель может затянуть отправкой справки или вообще отказаться, во-втором, проверять каждого исполнителя по каждому случаю придется вручную.
Автоматизировать процесс можно с помощью YouDo Бизнес. Все очень просто – сервис сам проверяет статус через ФНС и подсказывает в каком состоянии находится каждый исполнитель. Так вы сможете уберечь себя от работы с невнимательными или даже недобросовестными самозанятыми.
Совет № 6. Проверьте договор с самозанятым на наличие признаков трудового договора
Налоговики и представители Трудовой инспекции в первую очередь захотят при проверке заглянуть в договоры.
Большинство доначислений происходит именно из-за неверно составленных документов. Компании придется доказывать через суд, что она «просто неверно сформулировала» какие-то пункты, а на деле соблюдает закон.
Можно обойтись и без договора, но заключать его в письменной форме обязательно, если работа или услуга самозанятого обошлась вам дороже 10 тысяч рублей. Хотя мы рекомендуем подписывать договор в любом случае. Так безопаснее.
Договор нужен обеим сторонам для защиты прав при возникновении споров.
Для исполнителя – это гарантия оплаты. Для заказчика – возможность принять расходы к учету (на практике одного чека недостаточно) и защитить свои интересы перед проверяющими.
Важно составить правильный договор, чтобы налоговая не нашла в нем признаков трудовых отношений.
Сторонами договора должны выступать «Заказчик» и «Исполнитель», а не «Работодатель» и «Работник». Также в договоре не должно быть никаких терминов из трудового договора: должностная инструкция, рабочий график, дисциплинарная ответственность, зарплата и прочее.
Предметом договора должна быть конкретная задача с конечным результатом.
Важно платить за определенный объем выполненных работ, а не «каждый месяц 15 числа».
Чем подробнее в договоре или в приложении к нему будут расписаны порядок выполнения работ (оказания услуг), их качество, ответственность сторон, тем ниже риски переквалификации такого договора в трудовой.
Совет № 7. Обсудите заранее с самозанятым возможные спорные моменты и добавьте в договор ответственность
Включите в договор обязанности самозанятого сообщать об утере статуса, выдавать чеки и ответственность за нарушение этих обязательств.
Например, это можно прописать вот так:
Исполнитель обязан сообщить заказчику о снятии с учета или утере им статуса в качестве плательщика НПД незамедлительно, не позднее дня утраты статуса. При несвоевременном сообщении об утрате статуса, если Заказчик перевел Исполнителю оплату после утраты им статуса самозанятого, Исполнитель выплачивает Заказчику неустойку в размере 30% от суммы платежа. (прим. эксперта YouDo Бизнес – это возместит заказчику потери на уплате страховых взносов с гонорара исполнителя-физлица)
Исполнитель обязан выдать заказчику чек в течение трех календарных дней после получения оплаты.
Совет № 8 Правильно переводите вознаграждения самозанятому
Платить самозанятому можно как наличными, так и безналом.
Безналичные переводы нужно оформлять правильно. Иначе банк может заподозрить, что ваша компания обналичивает деньги через физическое лицо или уходит от налогов.
Служба безопасности банка потребует разъяснений, и если вовремя их не получит, может приостановить операции по расчетному счету.
Что нужно указать в платежке:
в поле «Вид операции» следует проставить код «01»;
в поле «Назначение платежа кодовое» – код «1», этот код нужен для определения типа дохода в целях взыскания, например, по исполнительным листам (даже если заказчик никаких удержаний у исполнителя не производит или у самозанятого вообще никаких взысканий нет);
в поле «Очередность платежа» – код «5» это прочие платежи;
в поле «Назначение платежа» нужно дать подробное описание, например, «Оплата по договору № 15 от 05.04.2023 за бухгалтерские услуги».
А если банк попросит пояснить операцию, нужно направить ему документы, подтверждающие сотрудничество с самозанятым (договор, акты, чеки).
Совет № 9. Требуйте чек после оплаты вознаграждения и проверьте его
Чек – обязательный документ как для самого самозанятого, так и для заказчика.
Сформированным чеком самозанятый документально подтверждает, что выполнил работу для заказчика и получил от него деньги.
Самозанятый обязан выдать чек сразу в момент расчета (при наличных расчетах) либо не позднее девятого числа месяца, следующего за месяцем получения безналичной оплаты.
Только на основании чека заказчик может учесть сумму вознаграждения в своих расходах, а также подтвердить, что деньги оплачены именно лицу со статусом плательщика НПД.
Поэтому важно не только получить чек от самозанятого, но и проверить его.
На что обратить внимание в чеке:
Наименование работ / услуг – должны соответствовать договору.
Отсылка к договору (не обязательно, но желательно указать конкретный договор или акт, по которому произведена оплата).
ФИО и ИНН самозанятого. Маловероятно, но и тут могут быть ошибки, например, самозанятый неверно указал ИНН при заключении договора, а заказчик его не проверил.
Если вы заметили ошибку – попросите самозанятого аннулировать неправильный чек и сформировать корректный.
Совет № 10. Проверьте не аннулировал ли самозанятый корректный чек
Если самозанятый допустил ошибку в чеке, то аннулировать выставленный чек и сформировать новый – нормально.
Но возможны случаи, когда недобросовестный исполнитель через некоторое время аннулирует действительный чек, чтобы не платить налог.
Заказчик узнать об аннулировании чека самозанятым может уже во время камеральной или выездной проверки. Доказать полноту учтенных расходов будет уже сложно и придется корректировать налоговую базу и доплачивать налог и пени.
При этом, если заказчик сам обнаружит, что исполнитель был недобросовестен и аннулировал действительный чек, то он имеет право инициировать в отношении самозанятого проверку.
ФНС обяжет самозанятого сформировать чек и выдать заказчику, а также оштрафует.
Для того, чтобы заказчик не беспокоился постоянно о проверке чеков в YouDo Бизнес это процесс автоматизирован. Сначала платформа формирует чеки за самозанятого (исполнитель дает такое разрешение платформе при подключении к ней), чеки хранятся в личном кабинете заказчика. Если статус чека в ФНС поменяется (он будет аннулирован), то и на платформе чек изменит статус.
Соблюдайте эти правила и ваша работа с самозанятыми будет идти на пользу бизнесу и позволит сократить текущие издержки.