Выставление счетов и контроль оплат
СБИС CRM помогает вести продажи на всех этапах — от поиска клиента до реализации товара. Менеджер получает данные из клиентской базы, фиксирует все контакты и оформляет сделки через СБИС. Сотрудники уделяют максимум времени клиентам, а не тратят его на переключение между программами и вкладками в браузере.
В СБИС можно оформлять счета, делать отгрузки и проверять оплаты. Таким образом, один менеджер проводит все стадии сделки от начала до конца.
Как это работает
Менеджер продает клиенту товар или услугу. Клиент соглашается на покупку. После этого:
- Менеджер выставляет счет — создает документ, заполняет и проверяет сведения. Можно создать или изменить шаблон счета — добавить логотип компании, таблицу, печать — и использовать его в сделках.
- Счет отправляется клиенту через СБИС, по email или в печатном виде.
- Покупатель получает счет и проверяет его.
- Если клиента устраивает выставленная сумма и условия, то он оплачивает счет через кассу, платежное поручение в банке или по банковской карте.
- СБИС автоматически привязывает входящий платеж из банка к документу-основанию. Менеджер в CRM видит оплату счета. Клиент получает товар или услугу, а сотрудник оформляет отгрузку.
Также возможен вариант, когда клиент договаривается с менеджером об отгрузке в долг. В этом случае клиент получает счет и:
- Оформляет гарантийное письмо на оплату задолженности или подписывает договор о периодической оплате, после чего получает товар или услугу.
- Менеджер оформляет отгрузку в долг и контролирует,чтобы клиент своевременно оплатил счет.
- Покупатель оплачивает услугу через кассу, платежное поручение в банке или по банковской карте. После выплаты всей суммы сделка считается закрытой.
Если вашей организации на некоторых этапах учета применяется 1С, настройте синхронизацию, чтобы данные — например, о платежах — автоматически загружались в СБИС.
СБИС помогает проверять оплаты, чтобы в документах не было расхождений, а также смотреть не потенциальную, а итоговую и конкретную сумму, на которую менеджер продал товары и услуги компании.
Как работать с документами в СБИС
В СБИС можно работать со входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать, удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.
Как создать документ в СБИС
Кликните в любом разделе по кнопке или . Появится новый шаблон. Заполните его.
1. Система сама указывает дату, номер и автора файла, вашу организацию. Если нужно, вы можете изменить эти данные.
2. Заполните обязательные поля. Они отличаются в документах разных типов.
3. Введите дополнительные данные и заполните поле «Комментарий».
4. Прикрепите файлы: текстовые, таблицы, изображения или сканы. Для этого нажмите и выберите источник.
5. Отправьте материал получателю и обработайте в системе учета — кликните «На выполнение», «Провести» или «Отправить».
Как контролировать документы в СБИС
Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.
Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.
Как сохранить документ на компьютер
СБИС хранит все файлы в своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.
Чтобы скачать один файл:
1. Откройте его карточку и во вкладке «Документы» кликните .
2. Выберите формат сохранения вложения:
— XML — нажмите «Скачать» или значок дискеты .
— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».
Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.
Чтобы скачать весь комплект:
1. Откройте карточку файла и во вкладке «Документы» кликните « Выгрузить»
2. Выберите нужный формат:
— ZIP — в виде zip-архива
— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.
— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.
Как редактировать документы в СБИС
Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:
1. Кликните «Изменить» в карточке дока;
2. Исправьте неточности;
3. Нажмите «Сохранить».
Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:
1. В его карточке нажмите , а затем — « На согласование».
2. Внесите комментарии, отметьте сотрудника и кликните «На согласование».
Как распечатать документы в СБИС
Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:
— чтобы распечатать только один, в его форме нажмите и выберите параметры печати;
— чтобы распечатать сразу несколько, отметьте их в реестре, кликните в панели массовых операций и выберите нужный вариант.
Как удалить документы в СБИС
Чтобы удалить ненужный(-е) файл(-ы):
— только один: нажмите в реестре или в самом документе,
— сразу несколько: отметьте их в реестре и кликните в панели массовых операций.
При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в корзину. Его можно восстановить:
1. В нужном реестре отметьте фильтр «Удаленные», укажите отрезок времени и нажмите «Отобрать»;
2. Откройте файл и нажмите «Восстановить»;
3. Или выберите несколько пунктов и нажмите в панели массовых операций.
Если вам нужна дополнительная консультация, позвоните по номеру (831) 2-333-666 или оставьте заявку на обратный звонок. Мы рады помочь.
Как в сбисе сделать счет на оплату
Чтобы отправить ЭДО в СБИС, необходимо перейти в раздел «Документы» ➜ «Исходящие», нажать кнопку «+» и выбрать подходящий тип документа, который требуется создать, например, «Реализация».
Если в аккаунте СБИС работают несколько организаций, нужно выбрать организацию, от которой хотим отправить документ по ЭДО. Для этого в созданном документе слева от кнопки «Отправить» необходимо найти название организации, кликнуть на него и выбрать компанию из списка.
Далее необходимо найти в системе ЭДО контрагента, которому будем отправлять данный документ.
1. Нажимаем на раскрывающийся список и переходим в новое окно, содержащее список контрагентов.
2. По умолчанию в списке «Наши контрагенты» показаны организации, с которыми Вы ранее уже обменивались электронными документами.
3. Если Вы планируете отправить документ контрагенту, с которым ранее не обменивались документами по ЭДО, необходимо переключиться на вкладку «Все компании». В поисковом окне ввести ИНН/КПП или наименование организации.
Загружаем файл реализации в формате .xml по кнопке «Добавить». Для указания дополнительных сведений, например: грузополучателя, срока поставки, комментария , нажмите кнопку « Еще » и внесите информацию.
Если контрагент работает в нескольких системах ЭДО, например, в СБИС и Контур, то существует возможность выбора способа отправки. Для этого необходимо кликнуть на левую часть кнопки «Отправить» и выбрать оператора ЭДО.
Если Вы будете отправлять документы контрагентам не в СБИС, а другим операторам ЭДО, то для отправки потребуется приобретение лицензии ЭДО и настройка роуминга.
Для отправки документа нажимаем кнопку «Отправить». В этот момент происходит подписание и отправка документа. Для подписания электронного документа в ЭДО потребуется квалифицированная электронная подпись.
Для просмотра актуального статуса отправленных по ЭДО документов нужно перейти в раздел «Документы» ➜ «Исходящие».
Статусы отправленных документов в ЭДО СБИС:
Документ отправлен, но получатель его не просмотрел.
Документ просмотрен получателем. Ожидается утверждение.
Обработка завершена положительно. Получатель утвердил документ.
Обработка завершена отрицательно. Получатель отклонил документ.
Получатель прислал запрос на аннулирование уже подписанного документа.
Документ аннулирован обеими сторонами и считается недействительным.
Отправлено приглашение в СБИС ЭДО
Удаленная работа в СБИС онлайн с первичной документацией
СБИС делает работу бухгалтерии проще! Читайте далее о том, как сервис усовершенствовал взаимодействие между сотрудниками, сократил время обработки первичной документации и защитил данные от повторных изменений.
Текущая ежедневная работа бухгалтера включает в себя такую деятельность, как:
- Оплата поставщику.
- Создание поступления.
- Создание реализации.
- Оплата от покупателя.
- Авансовый отчет.
- Ежемесячные задачи (расчет зарплаты и т.д.).
- Аудит состояния учета.
- Закрытие документов от изменений и др.
Рассмотрим работу отдельно каждую операцию в СБИС — сервисе, позволяющим упростить оказание бухгалтерских услуг.
Оплата поставщику
Самый распространенный способ оплаты — оплата платежного поручения в банк. У большинства клиентов установлена программа клиент-банк, соответственно, произвести оплату можно удаленно.
-
Перейдите в раздел Учет\Деньги\Банк.Для начала нужно создать «платежку». Если расчетного счета еще нет, то заведите его, нажав «Р/счет+».
Если поставщик присылает счета в личный кабинет, то заполнять в ручную уже ничего не нужно — выберите нужный документ из сохраненных, и СБИС работу выполнит самостоятельно — заполнит документацию за вас.
6 cпособов создания поступления
В СБИС есть множество способов сделать поступление:
- ЭДО.
- По данным систем гос.контроля.
- Из папки.
- Вручную.
- Загрузка из других систем.
- На основании документов.
Если нужно сделать поступление по ЭДО, то зайдите в раздел в разделе Бизнес/Закупки. Документы автоматически появляются там.
Этот способ позволяет не использовать бумагу, а также экономит время на заполнение документации — СБИС работу сделает сам.
В случае, если бумажные документы все-таки используют, сделайте «Разбор документов из скана». Зайдите в папку «Разобрать». Там обычно находятся сканы документации, присылаемые сотрудниками компании. При создании поступления, нужные поля в файле заполняются автоматически.
Можно просто создать документ. Для этого надо зайти в раздел Бизнес/Закупки/Расходы.
Нажмите «+ Документ». Также сотрудник может загрузить скан, нажав «Поступление» в открывшемся разделе, тогда файл разберется и заполнится автоматически.
Способы создания реализации
- Есть 5 способов сделать реализацию, первый из которых — автосоздание (тот случай, когда в конце смены реализация формируется автоматически). Как правило, эта функция необходима для тех, кто пользуется «СБИС Розница», Presto и т.д.
- Также есть возможность создать реализацию на основе другого документа. Рассмотрим создание на основе счета. Этот способ достаточно распространенный. Выставляется счет, затем идет получение оплаты, а после документация отгружается. Для этого нужно зайти в Счета/Заказы, и СБИС сам занесет данные из счета в реализацию.
3 варианта оплаты от покупателя
1. Наличный расчет
Действительный вариант оплаты. Но, как правило, наличный расчет исключен.
2. Поступление на расчетный счет
Самый распространенный способ оплаты. В разделе Учет/Деньги/Банк можно загрузить выписку путем файлообмена — для этого нужно зайти в клиент-банк, выгрузить выписку в текстовом формате, перейти в СБИС и загрузить выписку. Также можно осуществлять поступления на расчетный счет через директ-банк. Для этого нужно один раз настроить обмен данными с банком.
Если не получается самостоятельно это сделать, обратитесь в тех.поддержку СБИС.После настройки директ-банка, сотруднику достаточно будет «запросить выписку». СБИС самостоятельно обратиться к нужному банку и запросит файл.
Обладателям «Альфа-банка» доступна технология настройки по API. С помощью нее все выгрузки будут загружены автоматически.
3. Поступление через платежную систему
Если есть платежная система СБЕР-а или Монета.ру, то, как только платеж от клиента поступит, он сразу отобразиться поступлением на платежную систему. Также есть механизмы быстрого вывода поступления с системы на расчетный счет.
Авансовый отчет
Следующая регулярно выполняемая работа в СБИС — выдача средств и авансовый отчет. Для того, чтобы сформировать авансовый отчет, нажмите «+ Документ». Во вкладке «Авансовый отчет», зайдите в «Сканы подтверждающих документов». Затем, нажав «С компьютера», выберите нужный файл. Загруженный чек СБИС самостоятельно проверит на подлинность.
Текущая ежемесячная работа в СБИС
В работе бухгалтера есть множество операций, которые требуют ежемесячного повтора. Это такие действия, как расчет зарплаты, уплата налогов и взносов с ФОТ, амортизация и закрытие месяца. Однако СБИС удаленную работу упрощает. Например, если сотрудник принят на работу (есть в базе СБИС), то начисление заработной платы будет происходить автоматически. Также, если есть имущество, можно автоматически начислить амортизацию. В разделе Учет/Имущество, нажмите на вкладку «Документы», затем на «+ Документ» и «Амортизация».
Также бухгалтер обязан осуществлять закрытие месяца. Для этого закрывают затратные счета и определяют финансовый результат. Такие операции производятся в разделе Учет/Бухгалтерия. СБИС берет на себя эти обязанности, ежемесячно формируя отчеты для пользователя.
Периодический аудит состояния — акты сверки
Если бухгалтер получает акты сверки, то их можно найти в разделе Документы/Акты сверок.
Итоговое обеспечение сохранности и неизменности данных
Бухгалтер обязан обеспечивать сохранность данных. Выполняя работу в СБИС онлайн — можно закрыть документ от изменения. Для этого установите фильтр, отметьте файлы, которые запрещено редактировать и нажмите ОК.
Аналогичный механизм применяется при фиксации выписки и кассовой книги.
Фиксация участков/счетов тоже немаловажная задача. В разделе «Остатки» можно ограничить доступ или зафиксировать выбранный период у нужного контрагента.
Бонусы работы в СБИС онлайн
Есть и приятные мелочи, значительно упрощающие в СБИС удаленную работу сотрудникам. Например, переписка по документам. Выберите файл, нажмите «Обсудить» и отправьте его коллеге. Таким образом, от вас придет сообщение со ссылкой на документ и комментарием к нему.
Также плагин от СБИС, если это понадобится сотруднику, отправляет скриншоты экрана или снимает видео, что позволяет наглядно показать процесс работы в системе другому человеку.
Теперь Вы знаете немного больше о том, как СБИС удаленную работу совершенствует, сохраняя рабочее время сотрудников. Если появились дополнительные вопросы, обращайтесь к консультантам «Бизнес-Легко». А подробнее об удаленной работе расскажут эксперты на бесплатном вебинаре от СБИС.