Касса в аптеке как работать

3. Правила эксплуатации ккм в аптеках

К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила эксплуатации ККМ в объеме технического минимума и изучившие Типовые правила. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материаль­ной ответственности.

Порядок эксплуатации ККМ определен Типовыми правилами эксплуа­тации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, установленными письмом Минфина РФ от 30.08.93 г. №104 (далее — Ти­повые правила).

В соответствии с Типовыми правилами на ККМ заводится Журнал кассира-операциониста. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора (за­ведующего) и главного (старшего) бухгалтера.

Типовыми правилами допускается ведение Журнала на все ККМ, приме­няемые аптекой. В таком случае записи должны производиться в порядке ну­мерации всех ККМ с указанием заводского номера. Показатели счетчиков не­действующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, ремонте и т. п.) и заверяются подписью представителя администрации аптеки.

Записи в Журнале производятся в хронологическом порядке, чернилами, без помарок. Вносимые в книгу исправления должны оговариваться и заве­ряться подписями кассира-операциониста, директора аптеки и главного бух­галтера.

Перед началом работы на кассовой машине кассир получает под роспись у директора аптеки, его заместителя или старшего кассира все необходимое для работы (ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины).

Директор аптеки либо его заместитель или дежурный администратор обязаны:

открыть замок привода и счетчиков машины и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в Журнале кассира-операциониста за предыдущий день;

убедиться в совпадении показаний и занести их в Журнал за текущий день на начало работы и заверить своими подписями;

оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), данные на контрольной ленте заверить подписями и закрыть замок показания денежных счетчиков;

выдать кассирам ключи от замка привода машины;

дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.);

обеспечить кассира разменной монетой и купюрами в пределах размера остатка денежных средств по кассе в количестве, необходимом для расчета с покупателями, а также чековыми лентами соответствующих размеров, крася­щей лентой и другими расходными материалами, предусмотренными для данного типа машины;

дать указание кассиру о начале работы, убедившись в исправности машины и готовности рабочего места к началу работы.

В свою очередь кассир обязан:

— проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;

включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;

напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильности установки дататора и нумератора;

нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;

протереть кожух сырой тряпкой и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией;

разместить необходимый для работы инвентарь (микрокалькулятор).

В течение смены кассир-операционист или другое материально-ответственное лицо обязаны:

обеспечить тщательный уход и бережное обращение с машиной, содержать ее в чистоте и порядке;

осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;

для одного покупателя определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю;

получить от покупателя деньги за товары согласно сумме, называемой покупателем, в следующем порядке:

а) четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги от­дельно на виду у покупателя;

б) напечатать чек — при расчетах с использованием контрольно-кассовой машины.

заводской номер ККМ;

порядковый номер чека;

дату и время покупки;

признак фискального режима;

— другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККМ с учетом особенностей сфер их применения;

в) назвать сумму причитающейся сдачи выдать ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновремен­но).

Одновременно с выдачей товара чеки погашаются штампом или надрывом в установленных местах. Чеки на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю.

Если покупатель по какой-либо причине возвращает чек, то кассир вправе выдать по нему деньги только при наличии на чеке подписи руководителя организации или его заместителя. Деньги по неиспользованным чекам возвращаются покупателям обязательно той кассой, которая выдала чек.

В конце смены кассиром совместно с администрацией составляется «Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам», где перечисляются номера и суммы каждого чека. После этого чеки погашаются, наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию.

Сумма по акту на возвращенные покупателям чеки заносится в Журнал кассира-операциониста. В нем также указывается количество напечатанных за день нулевых чеков.

При возврате покупателем товара (кроме ЛС), а также при ошибочном наборе на чеке кассового аппарата неправильной суммы выдается «сторнированный» чек. Эти операции должны оформляться следующим образом. Возврат покупателю денежных средств происходит при предъявлении им товара (кроме ЛС) и документа, подтверждающего его приобретение в ап­теке, т. е. чека кассового аппарата. При приеме товара и выдаче денег покупателю выписывается приемная накладная, а покупатель в своем заявлении указывает причину возврата. Заявление подписывается также лицами, уполномоченными руководителем осуществлять прием возвращенного товара и выдачу денежных средств.

При выдаче «сторнировочного» чека может возникнуть ситуация, когда выручка за текущий день, отраженная в кассовом аппарате, окажется меньше суммы, которую должен получить покупатель за возвращенный товар. В этом случае возврат денежных средств покупателю должен осуществляться через главную кассу аптеки путем выписки расходного кассового ордера.

Если кассовый аппарат пробил чек на неправильную сумму, ошибочно выданный чек должен сторнироваться, после чего составляется акт, в котором указывается номер чека, сумма и причина ошибки.

В объяснительной записке кассира, пробившего этот чек, должна быть ука­зана причина ошибки, после чего акт заверяется членами комиссии, назначен­ной приказом директора аптеки. Акт, два чека кассового аппарата (ошибочный и «сторнировочный») и объяснительная записка подкладываются к отчету кас­сира за тот день, в который была произведена ошибка.

При закрытии аптеки или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия аптеки, кассир должен:

подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру (в небольших аптеках с одной — двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показа­ния секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня кон­трольную ленту. Представитель администрации аптеки подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показа­ния счетчиков отделов и контрольных счетчиков (регистров), дневную выруч­ку, дату и время окончания работы. Показания на конец рабочего дня вписы­ваются в Журнал кассира-операциониста.

По показаниям счетчиков (регистров) отделов на начало и на конец оп­ределяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показания счетчиков (регистров) распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста за подписями кассира и представителя администрации аптеки. Кассиры, работающие на кассовых машинах, должны быть снабжены следующими принадлежностями по уходу за ними:

щетками для чистки шрифтов чекопечатающего механизма;

кистями для окраски подушек и валиков печатающего механизма;

пинцетами для изъятия застрявших лент;

формалином или другими средствами, периодической дезинфекции де-­ нежных ящиков кассовых аппаратов;

-соответствующими ключами к кассовым машинам. Ключ для гашения технических прогонов должен находится у старшего кассира.

После проведения технического обслуживания кассир:

закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от пи тающей сети;

сдает ключи от кассовой машины, кассовой кабины директору аптеки, дежурному администратору или старшему кассиру на хранение под расписку.

Старший кассир после получения всех необходимых документов составля­ет сводный отчет по форме № 25 за те­кущий день, который вместе с актами, приходными и расходными ордерами передается им в бухгалтерию до начала следующей смены.

Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опеча­танном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи — до окончания рассмотрения дела.

Данные в памяти вычислительной машины уничтожаются в сроки (3 года), не менее чем для электромеханических касс.

НК РФ требует от налогоплательщиков сохранять документы, по которым определяется налогооблагаемая база, не менее чем за 3 истекших финансовых года, плюс за год, в котором проводится проверка. Аналогичные требования предъявляются и к сохранению фискальной памяти ККМ. Ответственность за хранение в течение указанного срока контрольных лент и сохранение информации памяти машин несут руководители аптек.

После окончания установленного срока хранения контрольные ленты, рас­печатка сдаются по Акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.

При отключении электроэнергии аптечное предприятие может осуществ­лять денежные расчеты с населением без применения ККМ.

В этом случае покупателям выдаются квитанции по форме, утвержденной письмом Минфина России от 12.03.99 № 16-00-24-31 в качестве бланков стро­гой отчетности, что также подтверждено п. 6 Перечня отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений; их филиалов и других обособленных подразделений, которые в силу специфики своей деятельности могут осущест­влять денежные расчеты с населением без применения ККМ, в котором указа­но, что предприятие в случае отключения электроэнергии, зарегистрированно­го электроснабжающей организацией, продолжает работу при условии выдачи покупателям квитанций по установленной форме.

В случае ошибки кассира-операциониста:

при вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены;

в выдаче сдачи покупателю при возникновении спора покупатель име­ет право потребовать у администрации снятия кассы.

Кассир-операционист не имеет права:

— снимать кассу без разрешения администрации;

— не выдавать кассовый чек покупателю;

В случае установки кассы в отделе аптеки — на рабочем месте провизора (фармацевта) на него распространяются обязанности кассира-операциониста.

Кассир имеет право:

— в течение смены по указанию директора (зам. директора) изменять шифр, применять штампы и оттиски «Погашено», «Счет», «Контроль» и т.д.;

получать распечатки по кассовой машине;

изменять совместно с программистом (оператором) шифр в кассовой машине.

Кассиру следует знать, что ему запрещается:

— работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва;

допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме директора аптеки, его заместителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующего лица, для проверки кассы;

покидать кассовую кабину без уведомления администрации и, не от­ключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую ма­шину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от ка­бины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;

самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового тер­минала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа).

Кассир не должен иметь в кассе личных денег, не учтенных через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

Онлайн-касса для аптеки: нюансы использования и рекомендации по выбору

Законом 54-ФЗ аптечные организации обязали перевестись на онлайн-кассы, как и все остальные отрасли розничной торговли. Однако в документе предусмотрены поблажки для фармацевтической сферы, которые несколько облегчают ведение бизнеса. В чем они заключаются и в каких случаях можно не использовать новую ККТ – разбираем в статье эти и другие нюансы относительно аптек.

Нужна ли онлайн-касса аптекам

После принятия закона 54-ФЗ розничный бизнес перевели на новую систему взаимодействия с ФНС. Теперь все продажи должны осуществляться с помощью онлайн-касс, которые передают реквизиты каждого чека через сервера операторов фискальных данных (ОФД) в налоговую инспекцию. Аптечные организации также попали под действие этого закона.

Онлайн-касса занимает минимум пространства на рабочем месте фармацевта-кассира

Ряд организаций и ИП получили право на отсрочку в переходе на ККТ до июля 2019 года. К ним отнесли и ведущие розничную торговлю аптеки, находящиеся на ЕНВД. Но предоставленные отсрочки уже истекли и в 2021 году практически все аптечные организации обязаны работать с новой контрольно-кассовой техникой. Исключение составляют лишь отдельные категории, которые в принципе освобождены от покупки онлайн-касс. Все эти нюансы рассмотрим далее более детально.

Кто может не использовать онлайн-кассу

В 54-ФЗ предусмотрены льготные условия по переводу деятельности на онлайн-кассы для определенных торговых точек, реализующих лекарственные средства.

Кассовую технику могут вообще не применять такие организации:

1. Торгующие фармацевтической продукцией фельдшерские пункты или ФАПы, расположенные в сельской местности.
2. Сельские амбулатории и центры врачебной практики при условии отсутствия в поселке других аптечных организаций.

Послабления были сделаны из-за того, что продажи лекарств в указанных точках трудно назвать полноценной предпринимательской деятельностью. Получаемая здесь прибыль просто не окупит затраты на приобретение новой ККТ и ее обслуживание. В то же время, социальная значимость аптек для проживающего в поселках населения огромна.

Не нужна онлайн-касса и для торговли в местностях, расположенных далеко от средств связи. В данном случае населенный пункт должен быть внесен региональными властями в официальный список мест с затрудненным или отсутствующим доступом к интернету. Хотя в такой ситуации все же рекомендуют использовать кассу в офлайн-режиме и передавать информацию в ФНС по мере возможности. Например, когда владелец аптеки выезжает в место, где есть стабильное подключение к интернету.

Пример перечня мест, удаленных от сетей связи, и труднодоступных мест

Если продажи осуществляются через торговых представителей, онлайн-касса все равно должна присутствовать. Лучший вариант в этой ситуации – мобильный кассовый аппарат автономного типа.

Удаленная продажа лекарств

Если аптека реализует продукцию через интернет-магазин, то онлайн-касса должна применяться обязательно. При совмещении онлайн и офлайн продаж ключевым моментом является совершение сделки в здании магазина. Если реализация продукции происходит удаленно, то необходимо использовать ККТ.

При доставке лекарств курьер должен выбить чек и предоставить его покупателю. Для этой цели можно купить мобильную онлайн-кассу. Законное неприменение ККТ допускается только при доставке продукции, осуществляемой после ее приобретения покупателем при физическом посещении аптеки.

Особенности применения онлайн-касс на разных системах налогообложения

В работе аптек существуют нюансы взаимодействия с покупателями, которые напрямую связаны с необходимостью приобретения онлайн-касс. Ранее, мелкие торговые точки, которые являлись плательщиками ЕНВД, могли не использовать ККТ. Однако в 2021 году этот режим прекратил свое существование. Его пользователи были автоматически сняты с учета и переведены на другие налоговые системы.

После этого требовалось сменить режим в самом кассовом аппарате и перенастроить ПО или обратиться за помощью специалистов в сервисный центр. При замене ЕНВД на ПСН или УСН подавать заявление о переходе не было необходимости, при переходе на общую систему предстояло перерегистрировать технику в ФНС. Фискальный накопитель оставался тот же.

В случае применения двух режимов одновременно можно использовать одну кассу и при этом разносить товары на два отдела. К примеру, первый – УСН, второй – ОСНО.

До отмены ЕНВД для развития аптечного бизнеса по всем направлениям рекомендовали совмещать УСН и ЕНВД. Сейчас целесообразнее всего работать на «упрощенке». В рамках этой системы можно осуществлять обычную розничную торговлю и продажи лекарств муниципальным лечебным учреждениям по государственным контрактам. Сюда же относится реализация фармацевтической продукции по льготным рецептам и лекарств собственного изготовления.

На данных режимах нельзя не использовать онлайн-кассы. Следовательно, правило для всех владельцев аптек в текущий момент одно: продавать лекарства можно только с применением новой контрольно-кассовой техники. В выдаваемом чеке должна быть полная расшифровка перечня и количества проданных товаров по каждой отдельной позиции. Пробивать лишь общую сумму запрещено.

Преимущества ККТ для аптек

Онлайн-кассы позволяют разделять продажи товаров по различным системам налогообложения. Поэтому для упрощения консолидированного внутреннего учета аптекам рекомендуется использовать кассовую технику для осуществления всех продаж. Это увеличивает прозрачность бизнеса в глазах ФНС и упрощает управление товарооборотом.

С новым оборудованием стоит приобретать программы для автоматизации торговли. Например, товароучетную систему «ЕКАМ». Аптечный бизнес характеризуется большим ассортиментом, закупки которого трудно планировать без аналитических инструментов.

Онлайн-касса существенно облегчает ведение аптечного бизнеса и дает его владельцам целый ряд преимуществ:

• сокращение количества выездных налоговых проверок за счет осведомленности налоговиков об объемах выручки и количестве расчетных операций благодаря оперативной передаче информации через интернет;
• автоматизация всех расчетных операций;
• быстрая и простая регистрация через личный кабинет на сайте ФНС без необходимости посещения множества инстанций;
• точный учет финансов, позволяющий строго контролировать движение денежных средств;
• возможность своевременно заказывать недостающие лекарства и отслеживать количество остатков на складе в режиме реального времени;
• исключение человеческих ошибок, связанных с формированием бухгалтерской и налоговой отчетности (процесс составления отчетов значительно упрощается);
• облегчение и ускорение инвентаризаций;
• аналитика продаж, которая помогает выявлять слабые места в бизнесе, следить за эффективностью работы каждого сотрудника, оценивать рентабельность каждого отдельного фармацевтического пункта;
• грамотное выстраивание бизнес-процессов и принятие верных управленческих решений.

Принципы работы онлайн-кассы в аптечных учреждениях

Проведение расчетных операций в аптеках с использованием ККТ выглядит следующим образом:

1. Посетитель выбирает нужную фармакологическую продукцию и оплачивает покупку банковской картой или наличными.
2. Фармацевт заносит информацию о совершенной покупке в кассу.
3. ККТ обрабатывает полученные данные и формирует соответствующий электронный чек.
4. Документ сохраняется на фискальном накопителе, шифруется и передается на сервер ОФД.
5. После обработки оператором фискальных данных информация отправляется в налоговую.
6. Также данные о каждой продаже лекарств поступают в систему маркировки «Честный знак».
7. На кассу выводится сигнал об успешно проведенной транзакции.
8. Фармацевт печатает чек и отдает его покупателю. При необходимости на email или смартфон клиента может быть отправлена электронная копия чека.

В кассовом чеке следует указывать название фармацевтической организации с адресом, телефоном и ИНН; дату, время и расчетный признак операции; наименования проданных медицинских препаратов с артикулом, количеством и ценой; общую сумму покупки и налогов.

Также в числе обязательных реквизитов:

• система налогообложения аптеки;
• ФИО фармацевта, который провел транзакцию;
• заводской номер ККТ;
• QR-код.

Если аптека продает импортные лекарства, в чеке должны быть указаны данные об организации-импортере, страна изготовления товара, сумма акцизного сбора и номер таможенной декларации.

Какой кассовый аппарат выбрать для продажи лекарств

При выборе онлайн-кассы для аптеки стоит обращать внимание на такие важные критерии:

• поддержка работы с маркированными товарами и интеграция с двумерным сканером для считывания штрихкодов (для продажи препаратов из списка ВЗН – высокозатратных нозологий);
• большой объем памяти, которого будет достаточно для множества наименований лекарств;
• простой алгоритм добавления товара в базу;
• возможность подобрать комплектацию под нюансы своего аптечного бизнеса;
• присутствие в официальном реестре производителей, аккредитованных ФНС.

Комфортную и полноценную работу, соответствующую всем требованиям текущего законодательства, способна обеспечить только правильно выбранная онлайн-касса.

Владельцы небольших аптечных пунктов часто обходятся автономной контрольно-кассовой техникой. У нее есть своя клавиатура, небольшой экран, интернет-модуль и фискальный накопитель. Работает такое оборудование самостоятельно, без компьютера. Но пользоваться им могут только аптеки с небольшим ассортиментом. Для многочисленных позиций ограниченного объема памяти не хватит. К тому же, оборудование не подойдет для реализации маркированных лекарств.

Для средних аптек с довольно большим списком препаратов оптимальным выбором будет фискальный регистратор. Однако нужно учесть, что для работы такого устройства необходим компьютер или планшет, которые выполнят функцию управляющего оборудования. Фискальный регистратор отличается высокой скоростью печати чеков.

Также потребности среднего бизнеса могут удовлетворить смарт-терминалы. Они оснащены удобным сенсорным экраном и синхронизируются с любыми программами для автоматизации операций, в том числе и «ЕКАМ».

Лучший вариант для крупных аптечных сетей – POS-системы. Это особые комплекты, в состав которых входят монитор, клавиатура, денежный ящик, эквайринг и прочие необходимые устройства для полноценной торговли. Комплектация подбирается индивидуально в зависимости от особенностей и нужд конкретного аптечного бизнеса.

Кроме самого кассового устройства, для продажи лекарств через кассу понадобится качественное программное обеспечение. Для небольших пунктов с ограниченным ассортиментом достаточно самой простой кассовой программы. Среднему и крупному бизнесу нужны более продвинутые решения.

Желательно, чтобы они предлагали следующие функции:

• работа с прайс-листом: назначение стоимости, скидок и наценок;
• управление ассортиментом: группировка по признакам, поиск определенных лекарств;
• формирование отчетности с информацией о рентабельности и выручке аптеки;
• работа со складом: отслеживание складских остатков, планирование поставок, особенно на препараты, пользующиеся высоким спросом;
• контроль сотрудников, формирование планов продаж;
• разработка программ лояльности.

Все эти и многие другие полезные функции для аптечного бизнеса есть в программе «ЕКАМ».

Применение онлайн-касс в первую очередь выгодно самим владельцам аптек. Закон 54-ФЗ однозначно повысил прозрачность и управляемость бизнеса, что положительно сказалось на всех отраслях рынка. За работу без ККТ и прочие нарушения требований кассового законодательства предусмотрены довольно существенные штрафы. В некоторых случаях налоговики вправе вообще приостановить деятельность. Поэтому не стоит рисковать: лучше выбрать подходящий кассовый аппарат и спокойно работать, пользуясь всеми его преимуществами.

Читайте также

• Контакты
• Конфиденциальность данных
• Лицензионный договор

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Как выбрать кассу для аптеки

Все аптеки работают с онлайн-кассами. Если организация работает в сельской местности как полноценный аптечный пункт, она тоже не освобождается от регистрации ККМ нового образца и передачи электронных данных.

Право применять кассовое оборудование в автономном режиме имеют аптеки, расположенные в труднодоступных и отдаленных от интернет сетей местах. То есть они не освобождены от выдачи покупателям БСО или чеков, но могут отказаться от приобретения новой техники.

Нередко аптечные организации прибегают к методу распространения определенных товаров через своих торговых представителей. В этом случае применение кассового оборудования также является обязательным. Причем у каждого курьера, торгового представителя должен быть свой аппарат автономного типа.

Как зарегистрировать кассу для аптеки

Одним из преимуществ нового порядка называют упрощение процедуры регистрации кассового аппарата. Для этого теперь не надо никуда ездить — кассу можно зарегистрировать из своей аптеки. Достаточно иметь заключенный договор с ОФД, завести кабинет на сайте nalog.ru и оставить заявку на регистрацию кассы. Отметим, что заявка должна быть подписана электронной подписью заявителя.

Виды кассовых операций и документов в аптеке

Кассир выдает покупателю чек с информацией о покупке. В чеке указывают:

• данные о продавце — название, ИНН, адрес, телефон, сайт;
• данные кассира — должность, полное имя;
• список товаров с артикулом, количеством, ценой и суммой;
• систему налогообложения продавца и сумму налога;
• дату, время и место покупки;
• QR-код, по которому чек можно скачать в интернете.

Если аптека освобождена от применения контрольно-кассовой техники, покупателю выдают документ об оплате на бланке строгой отчетности, БСО. В БСО указывают:

• уникальный номер документа;
• полное имя кассира;
• перечень покупок;
• данные о торговой точке;
• дату и время сделки.

До июля 2019 года БСО можно было заполнять от руки на бланках, отпечатанных в типографии. После этого аптеки обязаны использовать автоматизированные системы для печати бланков.

Правила работы на ККМ в аптеке

Кассовый аппарат покупают у поставщика. Закон разрешает применять технику, которая прошла государственную регистрацию и одобрена налоговой, список есть на сайте налоговой. МодульКасса есть в реестре под названием MSPOS-K.

Устройство подключают к интернету и регистрируют в налоговой. Для налоговой нужны электронная цифровая подпись и договор с оператором фискальных данных. В МодульКассе есть услуга «Легкий старт», в которую входит:

• договор с ОФД на 13 или 15 месяцев,
• электронная подпись,
• регистрация аппарата в налоговой.

Если вы подключаете услугу, после получения Модулькассы ее достаточно включить и начать работу. По закону кассир обязан открывать и закрывать смену, смена не длится больше суток. Модулькасса отслеживает процессы, и через 24 часа автоматически закрывает смену, если кассир забыл это сделать.

Если ваша аптека приносит вам больше 500 000 рублей в месяц, выгоднее всего будет открыть счет для бизнеса в Модульбанке. Выводить до 500 000 рублей на карту физлица можно бесплатно, а если хотите переводить больше, то подключите опцию «Зеленый лимит» и выводите любые суммы с комиссией от 0,75%.

Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой

После введения в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость обучать сотрудников работе с новой ККТ.

Кто может работать с кассовым аппаратом

Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:

• Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
• Подписали договор полной материальной ответственности. Данный договор должен подписаться до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать. Работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре. Но при отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, если работник нанес ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении.
• Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:

• Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
• Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
• Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
• Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.

Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

• Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
• Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
• Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
• Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

• Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
• Покупатель передает кассовому работнику оплату
• После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

• Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
• Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
• Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
• Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
• Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
• Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

• «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
• «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
• «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
• «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

• Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
• Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
• Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
• Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
• Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
• ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
• ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

• Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
• Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
• Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

• «приход» при обнаружении излишков
• «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Инкассация

Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.

Пример работы с онлайн-кассой

Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.

• Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
• Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
• Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток — работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
• Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
• Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
• После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
• Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
• К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Что нельзя делать кассиру во время работы

Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается:

• Допускать к ККТ посторонних.
• Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников.
• Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Данная процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств. После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут.
• Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя.
• Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.

До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.

Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.

Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовая книга, как и ордера (ПКО, РКО) обязательны для предприятий, в которых осуществляются кассовые операции. Формат ККТ значения не имеет. Бизнесмены, работающие с онлайн-кассовой техникой от использования кассовой книги и ордеров, не освобождаются.

Однако существует категория предпринимателей, которые освобождены от необходимости ведения данных отчетных форм, к ним относятся ИП. На подобных предприятиях учет движения денег ведется при помощи заполнения Книги учета доходов и расходов.

Если ИП работает с использованием ККТ, данные вносятся в Книгу один раз в конце кассовой смены. Если же кассовая техника на предприятии отсутствует, информация должна вноситься по каждому факту получения или выдачи денег.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

ПКО, как и РКО обязательны к заполнению в случае выдачи размена из кассы организации.

В этом случае в начале смены создается РКО с отражением суммы выданных денег. Основание выдачи будет указано как «Для размена».

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники.

• Отсутствует сеть интернет. Отсутствие интернета не принесет серьезных проблем. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети. Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется.
• Отключение электроэнергии. Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае. Например, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.
• Обрыв чековой ленты. Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.
• Отсутствие связи между компьютером и онлайн-кассой. В случае возникновения подобной проблемы необходимо разобраться в её причине, т.е. визуально оценить обстановку и попробовать найти причину поломки. Например, причиной может служить отошедший кабель, в этом случае кассир в силах исправить ситуацию самостоятельно. Если же на первый взгляд проблема не видна, кассовому работнику не стоит самостоятельно искать проблему, лучше вызвать специалиста, ответственного за техническую исправность оборудования.

Памятка для кассира

Чтобы понять как работать с онлайн-кассой и допускать в эксплуатации кассового оборудования минимум ошибок, кассир может воспользоваться следующей памяткой: