Как выглядит инвойс из китая

Что такое инвойс

Внешняя экономическая деятельность, к которой относится и бизнес с Китаем, подразумевает оборот большого количества различных документов. В рамках ее проведения одной из важных организационных процедур является заполнение инвойса. Согласно обобщенному определению, это документ, в котором содержится детальная информация о продукции и услугах (в контексте транспортировки из Китая речь идет, конечно же, о товарах). В нем необходимо указать такие сведения, как:

• наименование;
• количество;
• стоимость;
• условия поставки;
• характеристики.

Документ заполняет компания-поставщик и передает либо заказчику, либо его представителям. Последними могут быть перевозчики, осуществляющие доставку из Китая, или таможенные брокеры.

Разновидности документа

Инвойс подразделяется на два типа – коммерческий и проформа. Первая разновидность документа напоминает чек или накладную. Помимо наименования, количества, стоимости позиций, отмечается информация о двух сторонах сделки – отправителе и заказчике.

Что касается проформы, то для ее заполнения требуются иные условия. Это специфический вид инвойса, который является предварительным счетом за товары. Документ может стать основанием для предоплаты (по желанию заказчика). После изготовления и отгрузки товаров выписывается чистовой коммерческий инвойс с уточненными данными.

Проформа потребуется и в том случае, когда договор о сотрудничестве с поставщиком еще не подписан, но необходимо обеспечить финансирование, при этом источником последнего могут быть как банковские кредиты, так и касса предприятия. В обоих случаях, чтобы получить деньги, нужно основание, и в качестве его допускается использование проформы. Такой документ выписывается и тогда, когда нет возможности определить вес товара, но при этом необходимо разрешение на его загрузку. Например, потребность в предварительном инвойсе нередко возникает при получении больших партий сыпучих материалов. На основании проформы производится их загрузка, но уже после уточнения веса заполняется коммерческий инвойс.

Кроме рассмотренных выше, существует и ряд других ситуаций, когда целесообразно выписывать именно проформу:

• передача товаров на склад комиссионного магазина для дальнейшей продажи;
• пересылка деловым партнерам образца продукции;
• доставка определенных товаров на аукционную площадку, где происходит их реализация;
• поставка сырья на предприятие для переработки;
• перевозка гуманитарной помощи.

В вышеперечисленных случаях один экземпляр проформы остается на таможне, затем приобщается к общему пакету документов. Данный тип инвойса, задействованный в международных перевозках, заполняется на английском и русском языках.

Как работать с документом

Поскольку вы уже имеете представление о том, что такое инвойс, рассмотрим нюансы по его заполнению. Он отличается от чека, так как в нем отражается более детальная информация как о сторонах сделки, так и о товаре. В настоящее время выписка инвойса осуществляется в соответствии с международным форматом, утвержденным еще в 1983 году.

В документе указываются:

1. Уникальный номер инвойса, дата его выписки и время, когда была выполнена операция.
2. Информация о продающей, покупающей стороне, а также посреднике, если тот принимает участие в сделке. Указывается наименование компании, ее реквизиты, адрес, контакт.
3. Страна происхождения товара и страна, откуда осуществляется его отправка. В контексте текущей статьи – это Китай.
4. Город-отправитель и город-получатель.
5. Валюта, которая используется при расчете за товар.
6. Коммерческое наименование и детальное описание груза.
7. Количество перевозимого товара в предусмотренных для него единицах измерения, общий вес.
8. Тип упаковки.
9. Цена за отдельную единицу продукции.

В инвойсе также содержатся сведения об условиях поставки, при описании которых используется терминология Инкотермс. Обязательно проставляется подпись отправителя. Кроме того, он должен оставить подтверждение, что все данные, занесенные в документ, являются достоверными.

При заполнении инвойса, во избежание вопросов со стороны таможенных работников, следует правильно указать информацию о товаре. Помимо наименования, отмечается направление его применения, материал, из которого изготовлен. Если нужно, детально описываются технические характеристики, номер серии, маркировка, тип упаковки и прочее.

Это важно знать

При подготовке инвойса необходимо с предельной серьезностью подойти к описанию товаров, имеющих особые свойства. К таким относятся:

• биологические материалы;
• химические вещества;
• текстиль;
• технически сложные товары, прежде всего, в эту группу попадают оборудование, компьютеры и бытовая электроника;
• подарки, причем необязательно покупные.

Для каждой из вышеперечисленных групп предусмотрены свои данные, которые обязательно необходимо указать в инвойсе. Если это биоматериал, описывается его происхождение, цель экспорта, время хранения и требования к условиям транспортировки. При перевозке химических веществ, наряду с их общепринятым названием, вносится информация о форме, физическом состоянии и концентрации. К инвойсу должен быть приложен документ, подтверждающий соответствие требованиям этой продукции нормам безопасности.

При описании технически сложных товаров указываются их составные части, назначение, особенности строения. При перевозке текстиля нужно отметить способ плетения, а также процентное содержание всех тканевых волокон в его составе. Если продукция высылается как образец, требуется пометка о том, что она не предназначена для продажи. В описании подарка указывается его стоимость.

Получить уверенность в том, что коммерческий инвойс заполнен правильно, позволит его проверка. Выполняет ее, как правило, представитель логистической компании. При этом сверяются данные о продавце и покупателе, мониторится полнота товарных позиций, соответствие цены каждого наименования итоговой сумме, указанной в документе.

Инвойс может быть заполнен как в электронном виде, так и вручную, печатными и разборчивыми буквами. Если отправку осуществляет юридическое лицо, должна быть его расшифрованная подпись. Ее нужно скрепить печатью компании. В том случае, когда посылку высылает физическое лицо, будет достаточно одной его подписи.

При необходимости инвойс может включать нескольких страниц. Выписывается документ в пяти экземплярах. Один используется для непосредственного сопровождения груза, даже упаковывается внутрь. Второй приобщается к транспортной накладной. По экземпляру необходимо экспортеру, грузополучателю и логистической компании, которая занимается организацией перевозки.

Использование инвойса в международных перевозках

Деятельность участников ВЭД на международном экономическом рынке предполагает способность свободно ориентироваться в большом объеме узко специализированной документации. Современный управляющий бизнесом должен оперативно и умело ее оформлять, а также знать предназначение каждого документа.

Статья посвящена вопросу о том, что такое инвойс и что такое проформа инвойс (proforma invoice). Документы называются почти одинаково, однако имеют некоторые отличия в сути. Узнайте более подробно, в чем заключается их информативная нагрузка в операциях по внешней торговле.

Определение понятия «инвойс»

В общеизвестном понимании проформа инвойс – предварительный счет, который выставлен продавцом (поставщиком, экспортером, отправителем) на оплату товара. После того, как все детали будут улажены, итоговая сумма согласована и утверждена, он выставляет счет-инвойс.

В случаях, когда условия контракта предусматривают выплату покупателем аванса, продавец тоже выставляет проформу инвойс (proforma invoice), что это такое более подробно рассмотрим далее в статье.

Таким образом, счет proforma – это не документальное подтверждение оплаты покупателем товара, хотя там и отражена предельно ясная информация о его цене. Для указанной цели существуют такие документы, как платежное поручение и аккредитивы. Следует помнить, что заполненный в форме документа proforma invoice – не является фактом продажи товара, а лишь подтверждение его отгрузки продавцом покупателю. Он описывает случаи, когда продукция отправлена покупателю на:

• экспертизы;
• аукционы;
• международные выставки;
• консигнацию;
• давальческое сырье для последующей переработки.

Фактически invoice и proforma invoice — документы практически идентичные друг другу. Отличие заключается лишь в том, что первый является окончательным вариантом, а второй – промежуточным, то есть в нем может быть изменена не только сумма, но и артикулы, модели товара.

Чтобы не запутаться в понятиях, достаточно запомнить, что proforma invoice — это предварительный счет, а invoice — это счет окончательный, утвержденный сторонами. В первом документе обязательному указанию подлежат следующие параметры:

• полные реквизиты сторон;
• детальное описание поставляемого и продаваемого товара с указанием артикулов, моделей и т.д.;
• стоимость единицы товара и его общее количество;
• размер НДС в случае его начисления;
• страна происхождения поставляемого товара;
• условия ИНКОТЕРМС;
• конечная цена данной поставки.

Характеристика инвойса и его предназначение

Выше уже было сказано, что инвойс — это счёт проформа или документ обязательного характера, который неизменно сопровождает все сделки во внешней экономической деятельности. Для быстрого прохождения оформления товаров на таможне требуется ряд документов. Первостепенное значение при этом имеет коммерческий инвойс, а не контракт на поставку вопреки популярному мнению. Понять, инвойс что такое в таможне несложно. Достаточно лишь упомянуть, что растаможка без него попросту невозможна. В связи с этим, начинающим предпринимателям следует запомнить, как выглядит инвойс, и некоторые факты относительно него:

• это главный документ на перевозимый товар;
• его выписывает и передает вместе товаром продавец покупателю;
• правила заполнения инвойса предполагают подробное отображение главных характеристик продаваемого товара по качеству, количеству и иным особенностям;
• форма инвойса подразумевает обязательное указание итоговой цены партии товара и его собственника.

Начиная свое дело на территории России в сфере импортно-экспортных поставок, каждый предприниматель должен запомнить несколько основных правил, соблюдение которых поможет правильно начать деятельность и позволит построить в будущем успешный бизнес и предотвратить возможные проблемы с законом.

Одним из проблемных этапов ВЭД является таможенное оформление перемещаемых через границы РФ товарно-материальных ценностей. Причем нет никакой разницы, ввозится товар в страну или вывозится из нее. Однако на практике наиболее проблематичным, в связи с неоднозначностью российского законодательства, является импорт какой-либо продукции. В данном случае можно воспользоваться услугами таможенного брокера.

Коммерческий инвойс – это документ, употребляемый преимущественно только на международной торговой площадке, а при внутренних торгово-посреднических операциях он отсутствует. Многие ошибочно предполагают, что счет-фактура и инвойс – это внутренний и внешний аналог. Первый документ предназначен только для налогообложения хозяйствующего субъекта.

Как правильно оформить документ?

Узнав о том, что такое invoice и proforma invoice, можно смело приступать к его оформлению. В процессе следует руководствоваться определенными общепринятыми правилами, в соответствии с которыми в бланке обязательно следует указать:

• дату выписки документа и его номер;
• достоверные данные о продавце (грузоотправителе), покупателе (грузополучателе);
• сведения о заключенном контракте (номер, дата);
• условия торгового договора в соответствии с ИНКОТЕРМС;
• сроки и способы оплаты товара;
• точное название товара и его описание согласно ТН ВЭД;
• стоимость единицы товара, количество и общая сумма за всю партию;
• информация о стране-производителе.

Решив заняться международной торговлей, каждый предприниматель-новичок должен помнить, что торгово-посредническая деятельность в ВЭД — дело, безусловно, прибыльное, но одновременно трудное и рискованное.

Способность быстро реагировать на меняющиеся цены на мировом рынке и владение информацией о текущей конъюнктуре на российском поможет в прогнозировании прибыли от планируемой сделки. Однако даже этого порой бывает недостаточно. На рынке можно часто встретить следующую ситуацию.

Пример

Компания планирует провоз через границу определенного импортного товара. Издержки, в том числе с затратами на доставку до склада, оплату пошлин и сборов на таможне уже посчитаны.

Партию оптового товара с наценкой в 3% планируется реализовать за один месяц. Однако у собственника товара недостаточно оборотных средств, и он идет на сделку с банком для получения кредита ценой 1% в месяц.

Далее, допустим, что поставка товара затягивается (случай достаточно распространённый). Причиной тому могут быть невнимательное или неграмотное инвойсирование – это в конечном итоге приведет к проблемам при таможенном оформлении. В результате сделка не только себя не окупает, но и становится убыточной.

Именно по этим причинам важно знать, что писать в документации, особенно в инвойсе, в том числе и о целях экспорта в инвойсе. Следует досконально изучить правила заполнения основных документов по ВЭД.

Что такое инвойс?

Чтобы получить оплату за товар или услуги по международному договору, одного выставления счёта будет недостаточно. Согласно международным стандартам должен быть оформлен инвойс на услуги или продукцию. В этой статье мы разберём, что такое инвойс в таможне, рассмотрим пример инвойса, расскажем, как оплатить инвойс и познакомим с международными торговыми правилами Инкотермс.

Что такое инвойс?

Если организация не использует услуги таможенного представителя, то скорее всего, в её штате есть сотрудник с таможенным образованием, который может объяснить, что такое инвойс простыми словами.

Invoice это международный стандарт обозначения счёту на оплату. Этот документ продавец выставляет покупателю, обозначая свои требования по платежу. В счёт входят услуги, товары, их характеристики, условия контракта, сведения об его участниках.

Если продавец передал товар покупателю и выполнил все условия, то у последнего возникают обязанности оплаты по инвойсу. В Российской Федерации нет аналогов инвойс спецификации. Иногда документ похож на счёт-фактуру, но они сильно отличаются по назначению. Инвойс нужен для валютного контроля, а счёт-фактура для налогового.

После того, как разобрались, что такое инвойс, нужно разобраться с его основными видами.

Нужно запомнить, что invoice такой международный счёт на оплату. Его выставляет продавец, когда исполняет все свои обязанности перед покупателем.

Основные виды инвойса

Международная коммерческая практика определяет два вида документа.

Коммерческий инвойс — это сопроводительный документ, служащий основанием для оплаты услуг продавца покупателем. Такой инвойс для таможни необходим, чтобы подтвердить, что деньги за границей получены легально. ЦБ РФ говорит, что commercial invoice это обязательное условие для законности сделки. Когда на счёт продавца поступают деньги от иностранной компании, то они блокируются банком на транзитном счёте до тех пор, пока сделка будет не подтверждена.

Каждый банк устанавливает свой список документов, который также зависит от суммы контракта. Если сумма сделки меньше 200000 рублей, то её можно подтвердить по упрощённым правилам. Продавец заполняет форму-отчёт в электронном виде и предоставляет инвойс. Если сделка выше 3 млн рублей, то нужно ещё предъявить договор, который ставится банком на учёт и получает уникальный номер. Таким образом финансовая организация будет контролировать эту сделку.

Иногда можно не составлять и не пересылать акты выполненных работ иностранному партнёру. В этом случае в инвойсе должен быть пункт, где заказчик подтверждает исполнение условий договора исполнителем. Оплачивая услуги по счёт инвойс, заказчик принимает работу и не выставляет претензий.

Начинающие сотрудники отделов по внешнеторговым сделкам часто спрашивают, что такое проформа инвойс. Объясним, что Proforma invoice это инвойс на предоплату. Он выписывается продавцом тогда, когда между ним и покупателем не согласованы условия и сумма сделки. Его нужно оформлять в случае, когда исполнитель оказывает услугу до утверждения условий, или заказчик вносит предоплату.

В чём отличие проформы и инвойса коммерческого типа? В первой нет чётких условий. Там не всегда указывают конечные сроки и окончательные цифры договора. Проформа инвойс — это такой документ, где нет требований об оплате, реквизитов. Только когда исполнитель и заказчик согласуют все условия сделки, первый выставит коммерческий счёт.

Чтобы не запутаться, что такое счёт проформа и коммерческий инвойс, следует помнить — у первого вида нет конкретных условий, он нужен для предоплаты, бронирования услуг/товаров исполнителя. Второй — сопроводительный документ, по которому сторона отчитывается перед валютным контролем.

Как правильно заполнить инвойс

Чтобы банк принял документ, перевёл с транзитного счёта деньги на счёт исполнителя, последний должен знать, как заполнять инвойс. Если проигнорировать его, либо отправить позже установленного срока, то государство может составить штраф, равный сумме международного контракта.

Чётких правил, как сделать инвойс, нет. Можно использовать любой образец инвойса. При заполнении важно указать следующие данные:

• ФИО, страну, компанию, её правовую форму, юридический и почтовый адреса.
• Дату составления и номер инвойса.
• Его предмет и услуги.
• Точная информация по всем позициям.
• Банковский счёт исполнителя, срок платежа.
• Цену и валюту.
• Способ передачи предмета договора.
• Подпись человека, выставляющего договор.
• Печать организации, если есть.

Инвойс может заполнить ЮЛ, ФЛ, ИП. Самый частый язык оформления — английский. Документ составляется в двух экземплярах, по одному на продавца и покупателя. Но рекомендуется сделать пять копий, которые могут затребовать разные службы.

Чтобы банк принял инвойс и провёл оплату за услуги, нужно правильно составить документ. Единого образца нет, важно учесть перечисленные пункты.

Правила описания товаров

Описывая услугу, не нужно сокращать слова и использовать общие фразы. В документе всё должно быть детально описано. Желательно, чтобы такой инвойс, выставленный продавцом, совпадал по описанию с договором. Международный счёт должен содержать количество услуг и стоимость каждого товара/час работы. Из-за ошибок оплата может затянуться, а банк «заморозит» деньги до выяснения обстоятельств.

Если отечественная компания предоставляет обучение сотрудников иностранной фирмы русскому языку, то в документе указывается:

• в названии — обучение русскому языку/ teaching Russian;
• в описании — обучение русскому языку для совершения внешнеэкономических сделок с российскими компаниями/Russian language training for foreign economic transactions with Russian companies;
• в стоимости часа работы — 80 USD;
• в общем количестве часов — 500.

Характер услуги, стоимость, количество часов лучше списывать с текста договора. Нельхя сокращать и указывать общую информацию. Всё должно быть детально расписано, чтобы у проверяющих органов было меньше вопросов.

Образцы инвойсов на русском и английском

На нашем сайте вы можете посмотреть, как выглядит инвойс. Здесь можно скачать invoice образцы на русском и английском языках.

5 правил проверки инвойса

Следует помнить, что офф инвойс — это обязательный документ, который нужен для сделок. Чтобы транзакция прошла успешно, а валютный контроль не задавал лишних вопросов, нужно тщательно проверить международный счёт на:

• наличие оригинала и пяти копий;
• полноту описания товара. Если отсутствуют нужные данные, то доработать инвойс;
• стоимость товара. Она должна быть выражена в валюте определённого государства;
• пункт с объявленной ценностью. В документе должна быть её разбивка и общее значение;
• факт наличия подписи продавца. Этот пункт проверяется покупателем.

Что такое Инкотермс-2020?

В Инкотермс 2020 входят унифицированные правила, применяемые в мировой торговле. Они фиксируют права и обязанности каждой стороны договора. Правила являются аббревиатурами внешнеторговых терминов, которые отражают мировую коммерческую практику.

Само слово переводится с английского, как «международные коммерческие правила». Их история начинается с 1936 года, когда опубликовали первую редакцию. До 1980 года правила несколько раз редактировались. Но с этого момента страны договорились редактировать и обновлять Инкотермс каждые 10 лет. Последний раз он менялся в 2020 году.

Этими правилами нельзя заменить внешнеторговый контракт. С их помощью таможенные представители могут сократить или упростить его. В этих условиях не прописаны переход права собственности, стоимость товара и оплата. Задача Инкотермса — фиксировать распределение обязательств и финансовых расходов между участниками внешнеэкономического договора. Сюда входит оплата перевозки, страховка, работа с таможней, разные платежи и другие условия, которые должны согласовать между собой стороны.

В последней версии не произошло почти никаких изменений, поэтому декларантам будет ориентироваться во внешнеторговых сделках. Правила делятся на несколько групп: отгрузку, доставку, основные перевозки, оплаченные продавцом или покупателем.

Рассмотрим подробнее каждое из 11 правил:

1. EXW — Ex Works («Франко завод»). Правило означает исполнение обязательств продавцом в тот момент, когда он фактически передаёт покупателю свой товар. Передача может происходить на складе, торговой площадке и напоминает самовывоз. Продавец должен помочь с осуществлением таможенного оформления, но других действий делать не обязан. Все риски ложатся на покупателя. Ограничений по виду транспорта нет. Цена означает стоимость по инвойсу, включающую в себя конечную стоимость груза без доставки и таможенного оформления.
2. FCA — FreeCarrier («Свободный перевозчик»). Согласно статистике, почти половина всех товаров отгружается на этих условиях. По этому правилу продавец исполнил свои обязательства, если передал покупателю товар, загруженный на определённый транспорт в указанном месте и выпущенный таможенным органом в рамках экспорта. Все затраты несёт продавец, покупатель занимается только импортным оформлением. Можно выбрать любой транспорт. Продавец должен выставить инвойс, в цену которого входит стоимость груза вместе с экспортным оформлением и уплаченными пошлинами, но без доставки.
3. CPT — Carriage Paid To («Перевозка оплачена до»). Работа продавца считается выполненной в тот момент, когда он передаёт перевозчику товару, которую выпустила таможня в рамках экспорта. Все расходы до пункта назначения оплачивает продавец, и разгрузку и таможенную процедуру импорта — покупатель. Стороны могут выбрать любой вид транспорта. Цена CPT включает все затраты на продукцию, её полную стоимость, кроме расходов на разгрузку.
4. CIP — Carriage and Insurance Paid to («Перевозка со страховкой оплачены до»). Процедура похожа на предыдущую CPT, но в обязанности продавца входит ещё страховка продукции. Для данной процедуры подходит любой транспорт. Цена включает в себя все расходы, включая страховку. Но в стоимость не входит разгрузка.
5. DPU — Delivered Named Place Unloaded («Поставка до места разгрузки»). Обязательства продавца по контракту прекращаются тогда, когда он доставляет товар до назначенного места, проводит экспортную таможенную процедуру, уплачивает необходимые пошлины и сборы. Покупатель только отвечает за импортное оформление. Правило появилось вместо DAT в последней версии Инкотермса. Раньше местом доставки был только терминал, а сейчас может быть любая локация. Ограничений по виду транспорта нет. В цену такой счёт фактуры инвойса входит стоимость товара, таможенное оформление, ввозные пошлины, доставка. Это единственное правило, где продавец сам осуществляет разгрузку.
6. DAP — Delivered At Point («Поставка в пункте»). Обязательства продавца по международному контракту будут выполнены в том случае, если он передаст покупателю товары, которые к выгрузке в определённом месте. Груз должен быть выпущен таможней. В расходы покупателя входят только разгрузка и импортное оформление. Грузы можно перемещать любым транспортом. Цена по этому условию включает окончательную стоимость товара вместе с экспортным оформлением, уплаченными пошлинами, доставкой.
7. DDP — Delivered Duty Paid («Поставка с оплаченной пошлиной»). Продавец должен передать груз, готовый к выгрузке и прошедший ввозные и вывозные процедуры в таможне, покупателю. Все затраты, кроме разгрузки, ложатся на плечи продавца. Товары можно перевозить любым транспортом. В цену входят окончательная цена товара, таможенная очистка, пошлины и налоги, доставка.
8. FAS — Free Alongside Ship («Свободно вдоль борта судна»). Обязанности продавца исполнены, когда он передал груз покупателю, разместив его вдоль судового борта и пропустив его через процедуру экспорта. Покупателю придётся загружать груз, транспортировать его, оплачивать импортные пошлины. Используется только в речных и морских перевозках и является одним из старейших правил. Цена on invoice состоит из конечной стоимости груза, экспортного оформления и транспортировки до порта отгрузки, а также разгрузка на причале.
9. FOB — Free On Board («Свободно на борту»). Обязанности продавца считаются выполненными, когда он передаст покупателю товары, размещённые на судне и выпущенные таможенным органом. Условия применимы для морских и речных перевозок. Груз должен полностью находиться на судне. Покупателю остаётся разгрузить, доставить товар и заплатить импортные пошлины. Цена условия включает в себя полную стоимость продукции, транспортировку до порта отгрузки и экспортное оформление.
10. CFR — Cost And Freight («Цена и фрахт»). Продавец обязан передать покупателю груз, который размещён на корабле и выпущен таможней. Обязанности по фрахту остаются на продавце, а покупатель оплачивает импортные пошлины и разгрузку при прибытии. В оплату инвойса входят конечная цена продукции, экспортное оформление, ввозные пошлины, доставка до порта назначения.
11. CIF — Cost Insurance And Freight («Фрахт вместо со стоимостью и страхованием»). Термин похож на CFR, но в обязанность продавца входит также страховка продукции. Она добавляется к общей цене CIF.

Для того, чтобы партнёрам внешнеэкономических сделок было легче разделять обязанности по отгрузке, разгрузке, страховке, доставке и т.п., в 1936 году разработали свод правил. С 1980 года они меняются раз в 10 лет. Согласно последней редакции Инкотермс от 2020 года их 11 штук.

Что такое инвойс: объясняем простыми словами

Чтобы получить плату за услуги от иностранных контрагентов, обычного счёта недостаточно — нужно оформлять инвойс. Рассказываем, как это сделать.

Иллюстрация: Polina Vari для Skillbox Media

Инвойс — документ, который используют для выставления счёта и запроса оплаты товаров или услуг. Инвойсы — неотъемлемая часть международных бизнес-процессов.

Правильное оформление и использование инвойсов помогает установить ясные условия оплаты, избежать недоразумений на таможне и гарантировать своевременное получение денег за проданные товары или предоставленные услуги.

В статье рассказываем главное об инвойсах и объясняем, как их заполнять.

инвойс
• Зачем используют инвойсы в России
• Какие есть виды инвойсов
• Как заполнить инвойс инвойса

Что такое инвойс

Инвойс (invoice) — это официальный документ, который продавцы используют для выставления покупателю счёта на оплату. Инвойс содержит информацию о деталях сделки, таких как наименование товара или услуги, их количество, цена, общая сумма к оплате и метод оплаты.

Представьте, что вы покупаете товар в интернет-магазине. Когда вы оформляете заказ и готовы совершить оплату, магазин отправляет вам инвойс. В этом документе указана общая сумма к оплате, а также информация о товарах, их стоимости и способах оплаты. Инвойс помогает покупателю и продавцу быть в курсе всех финансовых деталей сделки и обеспечивает чёткость в процессе оплаты.

Однако важно отличать инвойс от других финансовых документов, чтобы избежать путаницы:

• Счёт-фактура. Инвойс и счёт-фактуру часто путают, но их используют в разных целях. Инвойс используется для запроса оплаты, в то время как счёт-фактура — обязательный документ для учёта налоговых обязательств и передачи товаров или услуг.
• Счёт на оплату. Инвойс и счёт на оплату также различаются. Инвойс представляет собой подробный документ, содержащий информацию о сделке, в то время как счёт на оплату — это просто уведомление о сумме, которую покупатель должен заплатить, без подробной информации о сделке.
• Квитанция. Квитанция — это подтверждение оплаты, которое выдаётся покупателю после оплаты счёта. В отличие от инвойса, который запрашивает оплату, квитанция подтверждает факт оплаты.

Зачем используют инвойсы в России

В России инвойсы используются для таможенного и валютного контроля при международных сделках. Инвойс — важный документ при импорте и экспорте товаров, а также при проведении международных финансовых операций.

Таможенный контроль. При импорте или экспорте товаров через таможенные границы России инвойс предоставляется таможенным органам для оценки стоимости товаров и расчёта необходимых таможенных пошлин и налогов. Информация, указанная в инвойсе, позволяет таможенным органам установить правильную стоимость товаров и обеспечить соблюдение таможенных процедур.

Валютный контроль. В рамках международных сделок инвойсы используются для валютного контроля и учёта. Российские банки и органы валютного контроля требуют предоставлять инвойсы при осуществлении платежей в иностранной валюте. Инвойс помогает определить основание проведения валютной операции, а также обеспечивает прозрачность и документальное подтверждение финансовых транзакций.

В обоих случаях, при таможенном и при валютном контроле, инвойс является неотъемлемой частью процесса международных сделок, обеспечивает правильную оценку стоимости товаров, соответствие таможенным и валютным нормам и прозрачность.

Какие есть виды инвойсов

В бизнесе существуют различные виды инвойсов. Два основных вида инвойсов — инвойс-проформа и коммерческий инвойс. Оба выполняют важные функции в процессе коммерческих сделок, но имеют свои особенности. Давайте рассмотрим их более подробно.

Инвойс-проформа. Представляет собой предварительный инвойс, выставляемый до фактической поставки товаров или оказания услуги. Он не является юридически обязательным документом и не требует оплаты.

Основная цель инвойса-проформы — предоставить покупателю информацию о предстоящей сделке. В нём указывается стоимость товаров или услуг, условия оплаты, сроки поставки и другие детали, необходимые для оформления заказа или планирования финансовых ресурсов. Инвойс-проформа также может использоваться для оформления кредитов или финансирования.

Коммерческий инвойс. Является официальным документом, который выставляют после выполнения поставки товаров или оказания услуги. Он имеет юридическую силу и служит основой для финансовых транзакций и учёта.

В коммерческом инвойсе указывается полная информация о сделке, включая наименование товаров или услуг, их количество, цену, общую сумму к оплате, условия оплаты, способы доставки и другие коммерческие данные. В таможенном контроле инвойсы используются для оценки стоимости товаров, расчёта таможенных пошлин и налогов, а также для проведения финансовых операций и учёта расходов и доходов.

Таким образом, оба вида инвойсов используют в бизнесе. С помощью инвойс-проформы покупателя предварительно информируют о сделке, позволяя ему принять решение и спланировать финансы, а коммерческий инвойс служит официальным документом для финансовых транзакций и учёта.

Как заполнить инвойс: 6 шагов

Правильное заполнение инвойса поможет избежать недоразумений, споров и задержек в процессе оплаты и обеспечить взаимодействие с вашими клиентами и партнёрами.

Вот несколько рекомендаций по оформлению инвойса:

1. Укажите основные данные. В начале инвойса приведите полное наименование компании, юридический адрес и контактные данные. Также укажите дату выставления инвойса и уникальный номер для последующего отслеживания.
2. Укажите данные клиента. В инвойсе необходимо указать полное наименование (или имя), адрес и контактные данные клиента, которому вы выставляете счёт.
3. Опишите товары или услуги. Подробно опишите каждый товар или услугу, за которые вы требуете оплату. Укажите их наименование, количество, цену за единицу и общую сумму к оплате. Если есть налоги и скидки, укажите их.
4. Укажите условия оплаты. Определите ясные условия оплаты: срок, способ, реквизиты банковского счёта.
5. Укажите дополнительные сведения. Если необходимо, внесите в документ любую дополнительную информацию, которую клиенту следует знать при оплате. К дополнительным сведениям могут относиться сроки поставки, гарантии и другие условия сделки.
6. Проверьте и подпишите документ. Перед отправкой инвойса убедитесь, что все данные указаны правильно и ошибок нет. Подпишите инвойс и передайте его клиенту.

Важно помнить, что правила оформления инвойса могут различаться в зависимости от страны и местных законодательных требований. Поэтому рекомендуется ознакомиться с действующими нормативными актами и проконсультироваться с профессионалами в области бухгалтерии или права, чтобы удостовериться, что инвойс оформлен в соответствии с местными стандартами.

Пример инвойса

Ниже приведён пример оформленного инвойса. Он позволит лучше понять, какие данные и каким образом следует представить в инвойсе.

Примечание: этот пример инвойса представляет собой общий шаблон и может быть настроен в соответствии с требованиями вашего бизнеса. Обратитесь к профессиональному бухгалтеру или специалисту по финансам для получения конкретных рекомендаций и соблюдения правил вашей страны или региона.