Когда самозанятый должен выбить чек юридическому лицу

Как самозанятому пробивать чеки

Елена Мехоношина

• В какие сроки надо пробивать чеки
• Как пробить и передать чек
• Штраф за непробитый чек
• Как пробить чек, если технические проблемы
• Что делать, если не сформировал чек
• Чеки можно менять и удалять

В какие сроки надо пробивать чеки

Чек в «Мой налог» заменяет кассу и отчетность. Самозанятый пробивает чеки в сроки из ч. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ:

• В день получения денег — если заказчик заплатил наличными, переводом с карты на карту, через «Клиент-банк» или с электронного кошелька. Например, когда у самозанятого продавца купили за наличку мыло ручной работы на ярмарке. Или швее перевели оплату на карту за сшитое пальто.
• До 9 числа месяца, следующего за месяцем, когда самозанятый получил деньги — если самозанятому заплатили на банковский счет. Например, разработчику на банковский счет 20 августа заплатила иностранная компания. Значит, чек надо пробить не позднее 9 сентября.

Формировать и отправлять заказчику чек может партнёр самозанятого, к которому он подключён в «Мой налог». Например, если самозанятый работает курьером в Delivery Club, то сервис сам формирует чек. Чеки партнёров видно в приложении. Все банки и компании, которые могут пробивать чек за самозанятого, есть в разделе приложения «Партнёры».

Самозанятый ИП може принимать платежи и через терминал. Но пробивать чеки в «Мой налог» он всё равно обязан.

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Как пробить и передать чек

Самозанятые не сдают отчёты. Именно по чекам налоговая видит, сколько денег за месяц заработал самозанятый.

Чтобы пробить чек, самозанятый добавляет в приложении новую продажу. Датой продажи по умолчанию будет текущий день. Но её можно поменять вручную.

В чеке указывают название услуги или товара и цену. Если услугу оказали компании, то плюсом пишут её название и ИНН, и для ИП — его фамилию и ИНН. Без ИНН продажа пробьётся как физлицу.

Передать чек заказчику можно по электронной почте, в мессенджере и на бумаге. Как вариант — дать считать QR-код чека. Передать чек надо в день, когда пробили его в приложении.

Для заказчиков юрлиц и ИП чеки важны. Чеком они подтвердят расходы на УСН и ОСНО и таким образом снизят свой налог. А ещё с чеком из «Мой налог» заказчики не платят за исполнителя страховые взносы и НДФЛ.

Штраф за непробитый чек

За непробитые чеки есть штраф в размере 20% от суммы, полученной от заказчика. А если в течение шести месяцев ещё раз не пробить продажу, то штраф будет уже в размере 100%. Это ответственность из ст. 129.13 НК РФ.

Узнать о непробитых оплатах налоговая может от заказчика. Если самозанятый не передал чек, заказчик может пожаловаться в ФНС через специальную форму на официальном сайте.

Сама налоговая теоретически может запросить выписку по карте самозанятого и увидеть все платежи. Если выяснит, что деньги пришли за услуги, но чек по ним не пробит и налог не уплачен, самозанятому будет штраф, доначисление и пени.

Как пробить чек, если технические проблемы

Если нет интернета, чек в «Мой налог» всё равно нужно формировать. В чеке отразятся дата и время формирования, а когда интернет появится, его увидит налоговая — это пояснила ФНС в письме № АБ-3-20/5461@.

Если зависло само приложение, то чек надо пробить не позднее следующего дня после того, как оно заработало. Штрафа в этом случае не будет — ч. 9 ст. 3 Закона № 422-ФЗ.

Что делать, если не сформировал чек

ФНС отвечает на этот вопрос в Базе знаний по НПД так.

Оплату надо внести в «Мой налог». В чеке указать дату платежа, даже если такая дата уже прошла. Эта выручка будет включена в сумму налога следующего месяца.

В этом же ответе налоговая напоминает о штрафе за отсутствие чека.

Чеки можно менять и удалять

Чеки в «Мой налог» можно отменять и корректировать. Сумма налога пересчитается, переплата пойдёт в следующий месяц. Менять и удалять чек можно, если самозанятый вернул заказчику деньги или завёл неверную сумму или реквизиты.

Корректировку чека делают так. В разделе «Чеки» надо выбрать нужный чек, нажать кнопку «Аннулировать» и отметить причину: «Чек сформирован ошибочно» или «Возврат средств». Такой порядок прописан в п. 21 Приказа ФНС 3 ЕД-7-20/106@.

Просто удалять чек после того, как самозанятый отправил его заказчику — плохая идея. При удалении чека приложение попросит пояснения. Без пояснений налоговая может заблокировать приложение. А ещё это станет поводом для проверки.

Восстановить аннулированный чек нельзя.

Статья актуальна на 02.09.2022

Отчётность ИП на УСН без работников в 2023 году

УСН «Доходы» в 2023 году: как отчитываться и сколько платить

Проверьте ставку УСН в 2023 году

Рассылка для бизнеса

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

В какие сроки нужно получить чеки от самозанятых

Самозанятые в большинстве случаев оформляют чеки и отправляют их заказчикам работ, услуг через приложение «Мой налог» или другие аналогичные сервисы, где уже «вшит» бланк чека и введены основные поля. Сроки зависят от формы оплаты.

Для бухгалтерии фирмы заказчика, чек, предоставленный самозанятым, является закрывающим документом.

Форму чека устанавливает ФНС. Формат чека может быть электронным и бумажным. Электронный чек самозанятый может направить покупателю или заказчику через мессенджер, на электронную почту, через сервис обмена файлами (документами). Бумажный — распечатать и передать лично, отправить письмом по почте.

Если услуга оказана компании или ИП, то в чеке указывается ИНН покупателя, ИНН исполнителя, сумма, описание услуги.

В какой срок нужно получить чек от самозанятого

По общему правилу, сформировать и отправить чек самозанятый должен в момент расчета. Но будет разница во времени в зависимости от того, как производится расчет: наличными (в т.ч. электронными деньгами) или денежными переводом.

При наличных расчетах чек должен быть сформирован сразу же при передаче денег.

Если вы, как заказчик или покупатель оплачиваете работу, услуги самозанятого по безналичному расчету, переводом денег на его расчетный счет, чек должен быть сформирован и направлен в ваш адрес не позднее 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором вы провели оплату.

Самозанятый может выдать чек «задним числом», указав в нем прошедшую дату. По крайне мере, такая функция есть в приложении.

Если вы платите самозанятому в иностранной валюте, чек должен быть у вас на день поступления денег в рублевой сумме, пересчитанной по курсу ЦБ РФ на этот день.

За нарушение сроков выставления чеков самозанятому могут выписать штраф (ст. 129.13 НК РФ):

• 20% от суммы расчета за первое нарушение;
• 100% от суммы расчета за повторные нарушения в течение последующих 6 месяцев.

Реквизиты чека от самозанятого

Требования к содержанию чека установлены п. 6 ст. 14 закона № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима Налог на профессиональный доход». В целом, они соответствуют требованиям, предъявляемым к первичных документам законом о бухучете.

В чеке должны быть все обязательные реквизиты первичного документа:

• наименование документа;
• дата и время платежа;
• ФИО,
• ИНН самозанятого;
• форма налогообложения НПД;
• наименование товара или услуги;
• сумма расчетов в рублях;
• ИПП покупателя (заказчика);
• идентификационный номер оператора электронной площадки;
• наименование уполномоченного оператора электронной площадки;
• уникальный идентификационный номер чека.

Все эти поля вбиты в форму чека, которую самозанятый заполняет в приложении «Мой налог» или в приложении банка.

В поле «Наименование услуги» должен быть вписан вид услуги или ее конкретный результат, а не данные акта или договора, должность или текст, который никак не связан с задачей.

Аннулирование чека

Самозанятый может скорректировать чек по своей инициативе или по просьбе заказчика, покупателя. Причиной аннулирования может быть ошибка. Часто встречаются ошибки в наименовании и ИНН заказчика, дате и наименовании услуги. Бывает формирование двойных чеков, но, это уже техническая ошибка.

Аннулировать чек можно через мобильное приложение «Мой налог» при возврате полученных денег или из-за некорректного ввода нужных сведений. Для этого в приложении есть функция аннулирования чека, где нужно указать причину. Нельзя формировать чек, потом его аннулировать без формирования нового чека и возврата средств.

Ограничений по срокам аннулирования законодательством не предусмотрено.

Как принять в расходы услуги самозанятых

Услуги самозанятых можно принять в расходы при наличии договора, акта и чека.

Сначала ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899 разъясняла, что для подтверждения расходов достаточно чека.

Позже, ФНС в письме от 30 октября 2020 года № АБ-4-20/17902@, указала, что одного чека недостаточно. Поэтому, лучше всего оформить договор и подписывать акты.

На каких счетах учитывать расходы на самозанятых

Счет, на который следует отнести выплаты самозанятым, зависит от вида оказываемых услуг.

Расходы с формулировкой «Оказаны услуги физлицом-плательщиком НПД» можно отнести на один из нижеперечисленных счетов:

• 20 «Основное производство»,
• 25 «Общепроизводственные затраты»,
• 26 «Общехозяйственные затраты»,
• 44 «Расходы на реализацию»,
• 91 «Расчеты с населением».

Если вы покупаете у самозанятого товары или материалы, это будут расходы на «Поставленные товары, материалы, основные средства или НМА физлицом-плательщиком НПД». Такие расходы учитывают на одном из счетов:

Чек от самозанятого: когда и как оформить

Чек от самозанятого — это фискальный документ, подтверждающий получение платежа от клиента и дохода плательщиком НПД.

Когда самозанятый обязан выдать чек

По законодательству, касса самозанятому не нужна, ее функцию выполняет сервис «Мой налог». Глава 14 ФЗ № 422 четко определяет, обязательно ли отправлять чек самозанятому своим клиентам (заказчикам). В соответствии с законом, вовремя сформировать и передать его получателю услуг по предложенному алгоритму — главная обязанность плательщика НПД.

Выдают фискальный документ (ФД) как физическому лицу, так и юридическому. Само исполнение обязанности, время, когда самозанятый должен выбить чек юридическому лицу или гражданину, не зависит от организационно-правовой формы контрагента — п. 1 ст. 14 422-ФЗ . При наличном расчете или расчетах с помощью электронных средств платежа чек самозанятого формируют в момент оплаты.

Электронные средства платежа — это безналичный перевод денег через операторов по удостоверенному распоряжению их владельца с применением специальных технических устройств или программного обеспечения. Таких средств платежа несколько:

• банковская карта — дебетовая или кредитная;
• «Клиент-банк» — ПО, устанавливаемое на ПК или мобильное устройство пользователя;
• платежные системы — Яндекс.Деньги, WebMoney.

При иных видах безналичных расчетов — подтверждение об оплате услуги выдается в интервале до 9-го числа следующего за отчетным месяца. Как это работает и как самозанятый выдает чек на практике:

• если плательщик НПД контактирует с покупателем напрямую — подтверждение передается непосредственно при расчете;
• если продажа происходит заочно и безналично — не позже 9-го числа.

Дополнительные нюанс, который следует помнить плательщику НПД:

• в мобильном сервисе «самозанятый» указывает фактическую дату осуществления безналичного расчета, даже если такая дата уже прошла;
• расчет включается в сумму платежа в следующем налоговом периоде.

Сроки выдачи ФД регулируются ч. 3 ст. 14 422-ФЗ и п. 3 ст. 1 425-ФЗ.

Какие данные содержатся в чеке самозанятого

Подтверждение оплаты всегда формируется через сервис для самозанятых (мобильную или веб-версию), оператора электронной площадки или банк. Реестр таких операторов и кредитных организаций ФНС ведет самостоятельно. Невозможно сформировать и передать ФД, не заполнив всех его реквизитов. Пункт 6 ст. 14 422-ФЗ содержит исчерпывающий их перечень, который определяет, как выглядит чек самозанятого для юридических лиц и граждан, сформированный в сервисе для плательщиков НПД.

Данные о контрагентах плательщика НПД вносятся автоматически. Система запоминает и предоставляет их на выбор для внесения в новую продажу:

• название постоянного контрагента — юрлица или ИП;
• его ИНН;
• данные договора ГПХ;
• формулировку назначения платежа.

На практике бывают случаи, что ИП или ООО не сообщают регистрационные данные, как сформировать чек самозанятому в приложении «Мой налог» в таком случае? Чтобы такие ситуации не происходили, заключите договор заранее. Но решение есть и для случая, когда информацию выяснить не удалось, ФД самозанятого готовится без ИНН — при создании вместо него выбирается «Иностранная компания». Поле для ввода ИНН пропадет. Ставка налогообложения не изменится — 6%.

Из сути договора понятно, что писать в чеке самозанятому при оказании услуг или выполнении работ. В описании новой продажи самозанятым рекомендуется указывать, по какому договору и за какие услуги (работы) поступили средства. Например, «Оплата по договору № 123 от 01.12.2021 за проверку 10 отчетов».

Как сформировать чек и передать клиенту

Интерфейс сервиса для самозанятых очень прост в использовании. Пропустить необходимые данные невозможно — не удастся перейти к следующему шагу.

Вот образец, как выглядит чек от самозанятого для ООО и индивидуальных предпринимателей. Он отличается от выдаваемого физлицам.

Если клиентом является гражданин, процедура и данные для подготовки чека самозанятым отличаются. Это связано с применением иной ставки налогообложения — 4%. Коротко о том, как оформить чек самозанятому для физических лиц:

• Ф.И.О. и ИНН не вводятся;
• описывается услуга и ее стоимость.

Сформированный самозанятым отчет отправляют контрагенту любым удобным способом ( п. 5 ст. 14 422-ФЗ ):

• на бумажном носителе — распечатывается на любом печатном устройстве;
• в электронной форме.

Варианты передачи предложит интерфейс.

В электронной форме ФД направляется следующими способами:

• направляется покупателю (заказчику) на абонентский номер или адрес электронной почты;
• путем считывания компьютерным устройством (мобильным телефоном, смартфоном или компьютером, включая планшетный компьютер) контрагента QR-кода, содержащийся на ФД.

Как аннулировать

Изменяют (аннулируют) сгенерированный ФД по закону только в 2 случаях:

• при возврате денег клиентом;
• при некорректном вводе данных в сервис «Мой налог».

В первом ФД удаляется, во втором — создается новый с прежней датой.

Что будет, если самозанятый не сформирует чек

Ответственность самозанятого за невыдачу отчета о поступлении средств наступает как за уклонение от уплаты налогов. За первое нарушение штрафуют на 20% от суммы платежа, за повторное в течение 6 месяцев — на 100% ( ст. 129.13 НК РФ ).

Закон предусмотрел и возможность сбоя в работе сервиса для плательщиков НПД. В этом случае, согласно п. 9 ст. 3 закона 422-ФЗ , чек формируют и выдают в течение суток после устранения сбоя. За это самозанятых не штрафуют.

Как самозанятому сделать чек

Факт продажи товаров или выполнения услуг и получения оплаты от заказчика самозанятый (плательщик НПД) подтверждает чеком. Он фиксирует, за какую деятельность и в какой сумме гражданин получает доход для последующей уплаты налогов.

Не менее важен документ и его заказчикам (если это ИП или организация), чтобы обосновать свои расходы и не уплачивать налоги за сотрудничество. Поэтому самозанятому важно знать, как правильно и вовремя сделать чек.

Когда самозанятый обязан выдать чек

В общем случае самозанятый должен выдать чек при получении денег от заказчика. Речь идёт о случаях, когда расчёт осуществляется наличными или через электронные средства платежа (ЭСП). К последним относятся переводы средств с карты на карту, через платёжные системы (Webmoney, ЮMoney) или интернет-банкинг (например, Сбербанк Онлайн). Если деньги поступили в нерабочее время (ночью, в выходной день) можно сформировать чек на следующий рабочий день.

Но для случаев, когда оплата осуществляется посредством других форм безналичного расчета, допускается своего рода отсрочка — до 9-го числа месяца, следующего за месяцем поступления денег. Она установлена п. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ от 27.11.2018. Как правило, это касается случаев, когда оплата осуществляется на банковский счёт и самозанятый должен выбить чек юридическому лицу. Но при этом указывается фактическая дата оказания услуги или продажи товара, даже если деньги за них поступили позже.

Как сформировать чек

Самозанятому не нужно использовать кассу ККТ. Её функции выполняет приложение для работы «Мой налог», в котором можно в том числе формировать чек. Кроме того, можно воспользоваться разделом «Мой налог» в личном кабинете на сайте ФНС. В любом случае процедура не занимает много времени. Главное, не забывать вообще о такой необходимости.

Чтобы сделать чек в «Мой налог», самозанятому нужно:

• Нажать кнопку «Новая продажа».
• Заполнить сведения о товаре/услуге: наименование, стоимость, дата сделки. При этом следует использовать предельно точную формулировку (например, оплата аренды квартиры за август 2022 года).
• Указать, для кого самозанятый оформляет чек — для физических лиц или для юридических лиц и ИП. В последнем случае нужно добавить ИНН и наименование заказчика. Указание статуса необходимо, чтобы разделять доходы от частных лиц и компаний, поскольку для них установлены разные налоговые ставки (4% и 6% соответственно).
• Нажать кнопку «Сформировать чек».

Все эти действия можно делать вручную, а можно использовать специальные сервисы, которые облегчают работу и автоматизируют процессы. Один из таких — Рокет Ворк, с которым чек будет автоматически формироваться после поступления оплаты. Кроме того, платформа покрывает весь цикл взаимодействия с клиентами, начиная от поиска заказов и подписания договора, заканчивая получением оплаты и удержанием налогов.

Полезные рекомендации

Правильно и быстро сформировать чек самозанятому помогут следующие рекомендации:

1. Всегда указывается полная сумма, которую оплатил заказчик. Нельзя вычитать из полученного дохода расходы или сумму подлежащего уплате налога.
2. Если клиент оплачивает товар в иностранной валюте, нужно перевести сумму в рубли и указать именно её. При этом используется курс Центробанка на дату платежа, а не формирования чека.
3. Если самозанятый регулярно оказывает клиенту одну и ту же услугу по одинаковой цене, можно выписать новый документ на основе предыдущего. Последний нужно открыть через историю операций и нажать кнопку «Повторить».

Образец чека самозанятого

Готовый документ содержит следующие сведения, перечень которых определен п. 6 ст. 14 закона № 422-ФЗ:

• название;
• дата и время платежа;
• сведения о самозанятом: ФИО, ИНН;
• отметка об использовании режима НПД;
• информация о товаре/услуге/работе (наименование, количество);
• стоимость единицы и итоговая сумма;
• ИНН, название (ФИО) заказчика (если это юр лицо или ИП);
• QR-код;
• уникальный идентификационный номер (присваивается налоговым органов в момент формирования).

Готовый документ выглядит так:

Если документ создаётся с использованием сервиса-посредника (операторов электронных площадок, кредитных учреждений), добавляется его название и ИНН.

Как передавать чек покупателю

Способы передачи утверждены п. 5 ст. 14 закона № 422-ФЗ. Среди возможных вариантов:

• Отправлять в электронном виде (через e-mail или удобный мессенджер);
• Распечатать на принтере и передать в бумажном виде. Это можно сделать лично, через курьера или почтовым отправлением.
• Предложить клиенту считать QR-код с экрана своего смартфона.

Законодательством не установлено, кто выбирает способ передачи чека и обязательность выдачи именно в бумажной форме. Главное не забывать, что самозанятому обязательно отправить чек покупателю. Соответственно, если нельзя его передать в электронном виде (например, из-за отсутствия смартфона), то следует выдавать документ на бумажном носителе.

Заказчик может проверить подлинность чека самозанятого только с помощью QR-кода — достаточно навести на него камеру смартфона и откроется оригинал документа на сайте налоговой.

Для этой цели нет смысла использовать приложение «Проверка кассовых чеков ФНС», поскольку оно предназначено для проверки документов, сформированных через онлайн-кассу. Документы, формируемые через «Мой налог» или посреднические сервисы, к такой категории не относится, и система может не распознать их.

Ошибки и их исправление

При формировании документа важно следить за отсутствием ошибок. Они могут касаться:

• Суммы расчёта. Речь идёт об элементарных опечатках или незнании особенностей функционирования режима НПД (например, указания суммы за вычетом налогов).
• Сведений о клиенте. Если чек от самозанятого предназначается юридическому лицу или ИП, нужно указывать их ИНН. При этом важно внимательно вносить каждую цифру номера, чтобы случайно не оформить продажу на другую организацию.
• Сведений о товаре, работе, услуге. Размытые формулировки ФНС может расценить как признак подмены трудовых отношений, что повлечёт за собой внеплановую проверку плательщика НПД и его клиента.

При обнаружении ошибок разрешается аннулировать чек в приложении для самозанятых «Мой налог» и сформировать новый правильный документ. Для этого нужно:

• найти в истории продаж нужный вариант;
• нажать кнопку «Аннулировать»;
• указать соответствующую причину (ошибки при формировании или возврат средств).

Аннуляция также может потребоваться, если покупатель возвращает товар или заказчик отказывается от услуги после уплаты аванса.

Просто так удалять чеки после передачи заказчику нельзя. При удалении приложение запрашивает пояснение. Если его не будет, ФНС может заблокировать приложение и инициировать проверку плательщика НПД.

Ответственность

Чек о поступлении средств — единственный вариант уведомления ФНС о доходе самозанятого, соответственно, его непробитие расценивается как уклонение от уплаты налогов. При выявлении нарушения в первый раз выписывается штраф в размере 20% от суммы платежа. Если нарушение будет повторно зафиксировано в течение полугода, штраф взимается в размере полной суммы платежа. (ст. 129.13 НК РФ).

Единственное исключение, когда не привлекают к ответственности — сбои в работе приложения «Мой налог». Но нужно сформировать и выдать чек в течение суток после устранения неполадок (п. 9 ст. 3 закона № 422-ФЗ).