Вопрос 9. Юридическое значение документа
1. Юридическое значение — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическую силу.
2. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документов, являются:
• наименование организации (должностного лица) — автора документа;
• наименование вида документа;
• гриф утверждения документа;
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность:
• за достоверность документа;
• за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.
Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:
• в уставе предприятия;
• в положении о предприятии (о структурном подразделении);
• в инструкции по делопроизводству;
• в должностной инструкции работника;
• в приказе о распределении обязанностей.
Документы организации подписывает директор или его заместители.
Документы структурных подразделений подписывают их руководители.
По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия.
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости — на других экземплярах, например при заключении договора.
Дата документа — один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным. Печать — юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует:
• о подлинности документа;
• о принадлежности документа к указанной на печати организации
Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:
• какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
• материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.
Гриф утверждения — некоторые документы приобретают юридическое значение только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.
Гриф утверждения — это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат:
• уставы, положения о предприятиях (филиалах);
• акты проверок, акты приема-передачи;
• сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.
3. Для придания юридического значения электронному документу используется электронная цифровая подпись.
Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, предназначенный для зашиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:
• сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа;
• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Благодаря этой технологии получается электронный документ:
• имеющий юридическое значение;
• подтверждающий авторство документа;
• подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.
4. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.
С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит:
• заверительную надпись "Верно";
• должность лица, заверившего копию;
• печать (для наиболее важных или внешних документов).
Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.
В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица.
Предприятиям разрешается заверять:
• копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
• копии документов для решения социальных проблем работников.
На предприятии копии заверяются:
• должностным лицом (начальником отдела кадров).
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
3.3. Юридическая сила документа и его значение
Документ возник, чтобы зафиксировать информацию и придать ей законность, правомерность (юридическую силу). Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован: органов управления, их структурных подразделений общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан, которые руководствуются док-том и основывают на нем свою деятельность.
Согласно ГОСТ Р51141-98 «юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» 13 .
Юридическое значение – это свойство официального документа быть подлинным доказательством чего-либо. Оформляя документы, работник должен знать и соблюдать эти правила, т.к. они придают юридическую силу документу.
Из определения следует, что при документировании необходимо соблюдать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.
Органы управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
издавать документы только в пределах своей компетенции;
соблюдать действующие в определенное время общие правила составления и оформления документов.
Документ обеспечивает:
Формы управления тесно связаны с видами документов, н-р: учет – с написанием различных отчетов; планирование – с составлением планов; инструктирование – с разработкой методик, инструкций; руководство – с изданием приказов, распоряжений.
Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, т.к. документ является основным носителем информации, на базе которой принимается решение. Документ возник, прежде всего, как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы. Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.)
Еще раз подчеркнем: чтобы документ имел юридическое значение, он должен быть:
не противоречить по содержанию действующему законодательству;
быть изданным организацией, которая имеет на это право.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к. они:
отражают деятельность организации;
на их основе принимаются управленческие решения;
являются главным аргументом в спорных ситуациях;
являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
Возник документ для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическое значение. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения (фирмы и т.п.), обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия решений, выступает как доказательство их исполнения и источник для обобщений, а также как материал для справочно-поисковой работы 14 . В управленческой деятельности документ – это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все виды управленческих действий фиксируются в соответствующих документах. Н-р, распорядительная деятельность сопровождается изданием приказов и распоряжений, постановлений, решений; планирование – составлением планов различной периодичности (годовых, квартальных, еженедельных и др.); учет – сбором и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации и т.д.
Таким образом, можно сказать, что все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах:
планирование – в подготовке различных планов,
учет – в виде составления и обработки статистической бухгалтерской и оперативно-технической документации;
руководство – в издании распорядительных документов;
инструктирование – в выпуске инструкции, методических указаний;
контроль – в сборе сведений в письменном виде и т.д.
Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется. Он представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.
Таким образом, документы могут быть:
носителем информации (в сфере информационных технологий);
средством фиксации и передачи управленческих решений (в сфере управления);
способом доказательства чего-либо (в юридической сфере);
источником фактов (в науке).
Документы многофункциональны. Документы, будучи связаны со всеми формами управленческой деятельности, используются аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Документ обеспечивает взаимодействие структурных частей и отдельных сотрудников организации, служит доказательством принятия и исполнения решений, является источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. Управленческая деятельность осуществляет множество функций: учет, контроль организацию, планирование, финансирование и др.
Ряд функций управления являются типовыми, присущими любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся:
учет и отчетность,
материально-техническое обеспечение и др.
Часть перечисленных функций свойственны всем управленческим структурам, это такие как организация, бухгалтерский учет, документирование кадровой деятельности. Некоторые функции могут выполняться управленческим аппаратом полностью или частично, н-р, — снабжение.
К основным функциям документов можно отнести следующие функции:
информационную (документирование, хранение и предоставление документов);
управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
коммуникативную (документ является средством обмена информации);
правовую (документ является письменным доказательством в суде и может быть источником права, н-р, закон);
организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, н-р, Должностная инструкция);
научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).
Юридическая значимость документа означает что
3.1 Общие понятия
1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11 документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12 носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13 автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16 аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17 достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.
31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36 реквизит документа: Элемент оформления документа.
37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38 хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40 срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41 постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
Проблема разграничения понятий «юридическая сила документа» и «юридическая значимость документа»
Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий.
Понятие юридической силы документа — давно существующее и привычное всем специалистам понятие, значение которого определено ГОСТ Р 51141-98. Понятие юридического значения (значимости) документа — относительно новое, получившее широкое распространение только в последние 5-10 лет. При этом следует отметить, что это понятие, во-первых, применяется обычно не к документу вообще, а к электронному документу, а во-вторых, наряду с этим понятием также используется понятие «юридически значимый электронный документооборот», которое широко употребляется как разработчиками систем электронного документооборота, так и пользователями этих систем.
Если понятие юридической силы имеет установленное стандартом определение, то понятие юридической значимости документа (документооборота) такого определения не имеет, что, безусловно, создает определенные трудности при употреблении этих понятий. Нередко даже в специальной литературе эти понятия считаются синонимичными. Насколько это верно? Поговорим о юридической значимости электронного документа более подробно.
Юридическая значимость электронного документа
Для того чтобы понять, что такое «юридическая значимость электронного документа» зададим себе вопрос, почему это понятие возникло именно тогда, когда мы стали активно работать с электронными документами и когда появилась возможность заверять электронный документ электронной подписью и соответственно сформировались предпосылки для перехода на безбумажный документооборот, т. е. исключения в определенных случаях документа на бумажном носителе из информационного обмена. Почему, имея дело с документами на бумажном носителе, мы могли обходиться понятием «юридическая сила документа» и нам его было достаточно? Очевидно, ответ на этот вопрос заключается в том, что документ на бумажном носителе — это самостоятельный физический объект, контроль над которым мы можем осуществлять непосредственно, отслеживая перемещение данного объекта в процессе его подготовки или исполнения.
Конечно, документ на бумажном носителе не существует сам по себе: в процессе подготовки он может быть связан с другими документами (например, документами, инициирующими издание данного документа или служащими основанием для его издания, с ранее подготовленными проектами и др.); после того, как документ подготовлен или издан, он может перемещаться в другую систему документооборота или помещаться в дело и попадать в состав документального фонда, но в любом случае документ на бумажном носителе — это визуально воспринимаемый и контролируемый нами объект.
Отношения между субъектом, осуществляющим документирование (автором документа) и самим документом в данном случае можно графически представить следующим образом:
Совершенно иная ситуация складывается в случае с электронным документом, поскольку электронный документ создается с помощью информационной системы, передается из одной информационной системы в другую, хранится в информационной системе, т. е. существует на протяжении своего жизненного цикла в информационной системе — системе электронного документооборота (СЭД). Визуально мы воспринимаем электронный документ через его представление в человекочитаемой форме как видеограмму на экране монитора или в виде распечатки на бумаге. Контроль за документом на протяжении всего периода его существования осуществляет СЭД. В связи с этим отношения между автором электронного документа и собственно документом выглядят иначе:
Именно тот факт, что существование электронного документа обеспечивается информационной системой — СЭД, и человек не может непосредственно управлять электронным документом так, как он ранее управлял документом на бумажном носителе, ставит ряд дополнительных вопросов, решение которых необходимо для определения места электронных документов в системе социальных коммуникаций и в том числе признания за электронным документом статуса официального документа и, что самое главное, — возможности использовать электронные документы в качестве доказательства, в т. ч. в суде.
В Рекомендациях Европейской экономической комиссии ООН в отношении функциональной совместимости подписанных цифровых документов подчеркивается, что между цифровыми и бумажными документами много общего, но между ними есть и ряд важных различий, в частности «подписанные бумажные документы, как правило, содержат собственноручную подпись подписанта, тогда как цифровая подпись под электронным документом не имеет графической формы. Обычно только компьютерная программа способна произвести сложные математические расчеты, необходимые для проверки цифровой подписи».
Правовой режим электронной подписи у нас в стране установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которым (ст. 6) определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Эти условия различаются в зависимости от того, какой электронной подписью подписан документ, и состоят в следующем:
«1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. ».
Кроме того, законом (ст. 11) установлен порядок признания квалифицированной электронной подписи, который включает ряд условий, одним из которых является положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.
Из приведенных положений закона вытекает, что сама возможность использования для подписания электронных документов того или иного вида электронной подписи должна быть установлена нормативными правовыми актами или соглашением сторон (в случае использования неквалифицированной или простой электронной подписи), а при получении электронного документа, подписанного электронной подписью, обязательна процедура проверки, которая должна подтвердить (или не подтвердить) принадлежность владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи и отсутствие искажений в подписанном электронном документе.
Представим ситуацию: мы создали внутренний электронный документ, подписали его неквалифицированной или простой электронной подписью (в соответствии с установленным в организации порядком), следовательно, мы вправе считать, что данный электронный документ имеет юридическую силу. Если тот же электронный документ необходимо будет передать контрагенту или представить в качестве доказательства в суд, нам придется совершить ряд дополнительных действий: либо подписать документ квалифицированной подписью, если у нас имеется электронная подпись для реализуемого типа отношений, либо руководствоваться соглашением между сторонами, дающим право использовать данный вид электронной подписи при обмене документами (если такое соглашение имеется), либо (если речь идет об использовании данного документа в качестве судебного доказательства) представить внутренний нормативный документ, устанавливающий порядок подписания электронных документов данного вида и подтверждающий, что документ имеет юридическую силу. И только в случае, если документ будет удовлетворять всем имеющимся условиям, можно будет считать, что он является юридически значимым документом.
Таким образом, применительно к электронному документу следует признать, что факт подписания электронного документа установленным видом электронной подписи означает, что данный документ обладает юридической силой, но это еще не означает, что данный документ может быть подлинным доказательством, если данный документ потребуется представить контрагенту либо иному органу или лицу. Говорить о том, что данный документ может выступать как доказательство, можно будет, как минимум, после проверки электронной подписи и получения положительного результата, а возможно, и после осуществления иных дополнительных действий, например представления соглашения, заключенного сторонами информационного обмена.
Из вышеизложенного можно сделать вывод: юридически значимый документ — это документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) деловой или иной деятельности, иначе говоря, это документ, содержание которого может восприниматься как подлинное. Почему мы не пользовались понятием юридической значимости при работе с документами на бумажном носителе? Ответ очевиден: любой документ на бумажном носителе, имеющий юридическую силу, является одновременно юридически значимым документом. Конечно, и при работе с документами на бумажном носителе возникали ситуации, требующие проверки подлинности документа, следовательно, и в этом случае при положительном результате можно было бы говорить, что документ является юридически значимым, или при неподтверждении подлинности документа — о том, что документ не является юридически значимым документом, а является подделкой, фальшивым документом. Как нам представляется, в отношении документов на бумажном носителе понятия «подлинный документ» и «юридически значимый документ» можно рассматривать как синонимы.
В заключение обратимся к ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , который устанавливает требования к электронным документам. Стандарт устанавливает (раздел 7, пп. 7.2.1-7.2.5), что принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих определенными характеристиками, а именно: аутентичность, целостность, достоверность, пригодность для использования.
По ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ является аутентичным, если он соответствует установленным правилам, был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Пригодным для использования является документ, который можно найти (имеется в виду — в информационной системе), воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении должны сохраняться связи между документами, фиксирующие последовательность действий, связи с деловой деятельностью или операциями, в которых эти документы были созданы и применялись.
Сформулированные в стандарте требования, которым должны удовлетворять электронные документы, не имеют прямого отношения к юридической силе документа (как мы уже отмечали, для придания юридической силы документ должен быть подписан уполномоченным органом (лицом) установленным видом электронной подписи), но имеют самое непосредственное отношение к юридической значимости электронного документа, поскольку считать юридически значимым можно только тот электронный документ, который является аутентичным, достоверным, целостным и пригодным для использования.