Осуществление, контроль и управление закупками для обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд
Целью реализации дополнительной профессиональной программы профессиональной переподготовки «Осуществление, контроль и управление закупками для обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд» является получение новых компетенций, необходимых для решений и задач нового вида профессиональной деятельности по осуществлению, контролю и управлению закупками для эффективного и результативного использования средств, выделенных для обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд.
Как выстроить управление закупками в компании
9 декабря 2021
Как выстроить управление закупками в компании
Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»
Управление закупками: понятие и необходимость
Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.
Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.
Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.
Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.
Цели и задачи управления
- Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
- Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок. Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
- Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.
Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар. Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к убыткам.
Задачи управления закупочной деятельностью
Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:
- анализ рынка цен на сырье;
- приобретение товаров для производства по приемлемой цене;
- контроль качества закупок;
- непрерывная работа с поставщиками (план поставок, логистика, документальное сопровождение);
- поиск новых партнеров;
- организация механизма размещения заказов исходя из современных нужд (интернет-заказы, электронный документооборот, удаленный формат работы) и т.д.
Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.
Процесс организации закупки
Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.
Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.
Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.
Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.
Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.
Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.
Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.
Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.
Принципы управления закупками
Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах.
Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.
Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.
Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.
Принцип технологичности и автоматизации
Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.
Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.
Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.
Оптимизация процесса: как повысить эффективность
Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:
- Пошаговый процесса организации закупки. Пропуск того или иного этапа может отразиться на увеличении расходов. Так, например, если при выборе поставщика не был проведен анализ качественных характеристик закупаемого продукта, есть риск приобрести некачественное сырье, что существенно отразится на качестве конечного продукта.
- Автоматизация внутренних процессов. Применение различных программных продуктов при взаимодействии с поставщиками увеличивает экономию на расходах, способствует более быстрому оформлению заявок на поставки, упрощает контроль и складской учет при приемке товара. Ручной учет ведет к потере бумажной документации, неконтролируемым расходам и ошибкам при оформлении.
- Улучшение взаимодействия с поставщиками. Как правильно управлять взаимоотношениями с поставщиками, мы рассказали в статье [ссылка на статью Взаимоотношение с поставщиками]. Квалификация поставщиков как делового партнера, кооперация для совместного производства – ключ к успеху для большинства новичков на рынке. Слаженная работа, взаимовыгодные условия позволяют расти и наращивать объемы производства как поставщикам, так и производителям.
- Стандартизация договора и этапов его согласования и подписания. Создавайте шаблоны контракта чтобы сократить цикл заключения контракта и свести к минимуму возможные разногласия с партнером. Контролируйте сроки действия, настраивайте уведомления при ведении автоматизированного учета – для своевременного продления.
Ошибки при управлении закупками
Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления
Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела. Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.
Ошибка 2. Отсутствие мотивации
Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.
Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами
Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.
Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов
Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат.
Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок
Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.
Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии
В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.
Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства
При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.
Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.
Что такое управление закупками?
Управление закупками также называют процессом работы с поставщиками. В его рамках выполняется оценка, отбор и создание формальных договоров, а также управление взаимоотношениями компании с уже имеющимися у нее поставщиками.
Закупки ― это сложная дисциплина, охватывающая многие взаимосвязанные действия. В рамках процесса управления закупками выполняется операционная покупка товаров и услуг, а также работа с дебиторской задолженностью в рамках цикла «от выбора поставщика до покупки», то есть обработка счетов поставщиков на оплату.
Основные функции облачной системы закупок
На рынке, который становится все сложнее и динамичнее, компаниям требуются гибкие инструменты, позволяющие усовершенствовать процессы закупки. Закупочные фирмы все чаще обращают свой взор на интегрированные пакеты приложений, объединяющие поиск поставщиков и отношения с ними, работу с контрактами и проактивное управление рисками с операционным процессом «от закупки до оплаты».
Комплексное решение дает закупочным фирмам возможность с пользой применять важную информацию при превентивном принятии решений на протяжении цикла «от выбора поставщика до покупки». Интегрированное облачное решение по управлению закупками включает в себя следующие элементы:
Управление поставщиками
Первый этап стратегических закупок — оценка поставщиков до начала переговоров. В его ходе производится сбор и мониторинг данных о поставщиках, чтобы быть уверенным в их соответствии бизнес-политике. Программное обеспечение управления закупками позволяет собирать необходимые сведения для выбора поставщика с помощью корпоративных и внешних анкет, а также профилей с самообслуживанием. Выберите лучшего поставщика, оценив его пригодность, факторы риска и соответствие политикам.
Облачное решение позволяет специалистам по закупкам действовать на опережение, управляя взаимоотношениями с поставщиками. Используйте интегрированные социальные сети для улучшения совместной работы и достижения целей бизнеса при планировании и подготовке документов для переговоров. Получайте оповещения о новой информации, которая может повлиять на отношения с поставщиками, их возможности или связанные с ними риски. Поставщики и специалисты по закупкам в реальном времени получают данные об операциях, а также о текущих и будущих мероприятиях по выбору поставщиков.
Выбор поставщика
Определяя требования, а также собирая предложения поставщиков и сравнивая их вручную, можно потратить уйму времени и наделать кучу ошибок. Можно даже задержать выполнение важных закупок.
Интеллектуальные решения по подготовке документов, ведению переговоров и выбору поставщиков следуют практическим рекомендациям для достижения максимальных результатов. Интегрированные средства социального взаимодействия помогают легко объединять усилия для быстрой подготовки переговорной документации. Средства для анализа предложений по заказам помогают быстро оценивать предложения поставщиков на основе заданных критериев, таких как цена, качество и размер. Это обеспечивает выполнение заказа на оптимальных условиях в соответствии с конкретными требованиями бизнеса.
Управление контрактами
Эффективное управление контрактами имеет важнейшее значение. Выполнение этого процесса вручную занимает много времени. Современная же система управления закупками позволяет оптимизировать составление договоров за счет применения средств управляемого составления документов, использующих утвержденные библиотеки пунктов договоров, и встроенных функций совместной работы в социальных сетях и специализированных сообществах.
Стандартизация и автоматизация процесса управления контрактами позволяет быстрее составлять качественные договоры. Можно получить полный контроль над контрактами, при этом четко контролируя затраты. Средства аналитики помогают выявлять отклонения от принятых стандартов в предложенных формулировках договора. Процессы с возможностью проверки включают обязательное согласование документов. Защищенное хранилище контрактов с возможностью поиска и полной историей отслеживания и проверок дает возможность быстро находить нужный договор. Функции автоматизированного управления продлением заранее уведомляют специалистов по закупкам об истечении договоров, давая им возможность заблаговременно предпринимать необходимые действия и избегать возможных рисков.
Подача заявок
Потенциальная экономия, обеспечиваемая в результате успешных переговоров, быстро теряется при отсутствии надлежащего управления закупками на протяжении цикла «от закупки до оплаты». Современное программное обеспечение управления закупками гарантирует применение утвержденной в ходе переговоров экономии при реализации бизнес-политик, средств контроля и согласований.
Непредусмотренные договором затраты можно сократить, предоставив сотрудникам средства самообслуживания при закупках, аналогичные тем, которыми пользуются потребители. Удобный и функциональный интерфейс позволяет сотрудникам просматривать и покупать товары или услуги быстро и без затруднений. При этом практически не требуется какого-либо обучения. Надежные средства поиска, «умные» формы, списки покупок и персонализированное обслуживание покупателей обеспечивают автоматическое соблюдение согласованных цен и условий благодаря каталогам поставщиков и настраиваемым процессам согласования, внедренным для контроля и сокращения издержек.
Закупки
Автоматизация типовых операций в рамках процесса «от закупки до оплаты» (например, подготовка заказа на покупку) освобождает время для поиска возможностей сэкономить средства. Облачная система управления закупками позволяет оптимизировать процесс, гарантируя при этом обязательное соблюдение согласованной цены и соответствие нормативным требованиям. Создавайте заказы на покупку по одобренным заявкам без ручного вмешательства. Предоставляйте своим специалистам по закупкам необходимые сведения об исключениях, статусах и требуемых действиях. Общайтесь с поставщиками с помощью интегрированных средств социального взаимодействия.
Решения для работы с кредиторской задолженностью
Обработка счетов-фактур поставщиков зачастую выполняется вручную, ведет к ошибкам и занимает много времени. Комплексное решение для работы с поставщиками позволяет оптимизировать и автоматизировать эту важнейшую функцию. Интегрированная система управления закупками позволяет пользоваться скидками за раннюю оплату и снижать трудозатраты. В состав этого решения входит надежная система оплаты с возможностями электронной передачи счетов-фактур от поставщиков и ускоренной обработки с применением оптического сканирования, машинного обучения и автоматического сопоставления заказов на закупку. Подтверждение счетов полностью автоматизировано для ускорения обработки. Исключения обрабатываются путем предупреждений и социального взаимодействия — совместная работа над документами уменьшает время решения проблем.
Улучшайте управление поставщиками. Управляйте затратами. Обеспечивайте соблюдение нормативов.
Компании вкладываются в решения для управления закупками с целью оптимизации и автоматизации процесса работы с поставщиками. Программное обеспечение управления закупками играет ведущую роль в контроле затрат за счет увеличения экономии путем согласованных в ходе переговоров и заключенных с поставщиками соглашений о покупке. Расходы контролируются посредством закупок у одобренных поставщиков с применением приложений, которые к тому же позволяют задавать политики в отношении покупок. Кроме того, решения для работы с поставщиками повышают эффективность снабжения за счет оптимизации внутренних процессов и снижения риска, которого можно добиться благодаря более эффективному управлению поставщиками и договорам.
Системы управления закупками, обеспечивающие автоматизацию и оптимизацию процессов снабжения, дают следующие преимущества.
Сокращение затрат
Сокращение затрат начинается с подбора ― процесса поиска и оценки потенциальных поставщиков, а также ведения с ними переговоров о покупке товаров и услуг. Эти действия позволяют компании получить конкурентные цены и самое высокое качество. В большинстве компаний переговоры ведутся в рамках процесса подачи предложений, в котором несколько поставщиков конкурируют за возможность ведения бизнеса с данной компанией. И хотя было бы большим упрощением заявить, что сокращение затрат является единственным фактором, он, безусловно, является первым в списке критериев, по которым оценивается качество работы специалистов по закупкам. После выбора поставщика и заключения с ним договора он становится одобренным поставщиком определенного товара или услуги. Обеспечивая соблюдение правил при осуществлении трат, компании могут добиться максимального сокращения расходов и повысить норму прибыли.
Повышение влияния на траты
Во многих компаниях все еще имеют место закупки, которые осуществляются вне установленных процессов у поставщиков, с которыми не заключен договор, предусматривающий выгодные цены. Такие траты обычно называют расходами вне контрактов. Решения по управлению закупками призваны контролировать такие действия, обеспечивая соответствующее правилам снабжение от одобренных поставщиков.
Такое снабжение ведется на нескольких уровнях с помощью систем закупок, в которых предусмотрены как стимулы, так и ограничения. Во-первых, они имеют интерфейс, похожий на интернет-магазины. С его помощью сотрудники могут легко находить то, что им нужно, и совершать покупки только у уполномоченных поставщиков. Товары и услуги отображаются в удобном интерфейсе. Кроме того, в этих системах используются настраиваемые политики, правила и средства управления тратами, состоящие из рабочих процессов и согласований с руководством ― все это направлено на соблюдение заданных параметров и сокращение затрат.
Повышение эффективности и автоматизация процессов снабжения
Запутанные, выполняемые вручную процессы не позволяют специалистам по снабжению добиваться более высокой стратегической ценности. Неэффективные процессы закупок зачастую приводят к потере документов, неконтролируемым затратам и упущенным возможностям получения скидок.
Решения для управления закупками стандартизируют, оптимизируют и автоматизируют распространенные, производимые вручную, ведущиеся на бумаге процессы и снижают трудозатраты, требуемые для их выполнения. Компании могут быстрее составлять более качественные договоры и получать максимальную выгоду от согласованных в ходе переговоров соглашений. Эффективность повышается на всех этапах процесса управления снабжением: классификации поставщиков, ускорения переговоров, заключения договоров и контроля работы по закупкам. В итоге запросы на закупку быстрее одобряются, счета-фактуры поставщиков обрабатываются и оплачиваются в кратчайшие сроки. Ценные ресурсы высвобождаются для деятельности, имеющей более высокое стратегическое значение, например, управление поставщиками, согласование более выгодных цен и поиск новых источников снабжения.
Улучшайте управление поставщиками
Поставщики являются важнейшими бизнес-партнерами, поставляющими товары и услуги, в которых нуждается Ваша компания. Определение потенциальной способности поставщика стать бизнес-партнером имеет ключевое значение. Программное обеспечение управления закупками оптимизирует процесс оценки таких важнейших факторов, как финансовая целесообразность, соответствие кодексу поведения компании и других факторов, говорящих о том, что данная компания может стать Вашим партнером по бизнесу.
По завершении этого процесса система помогает управлять взаимоотношениями с поставщиками. Например, она предупреждает специалистов по закупкам о том, что срок действия сертификации поставщика истекает. Система также уведомляет пользователей о поступлении новой информации, которая может пагубно сказаться на сертификации поставщика, его возможностей, а также изменить его профиль риска.
Стандартизация и оптимизация жизненного цикла договоров
Процесс подбора поставщиков завершается заключением договоров на снабжение. Они формализуют деловые взаимоотношения между компанией и ее поставщиками, их обязанности, цены, а также определяют условия разрешения споров. Современная система управления закупками позволяет Вам взять под контроль процесс управления договорами и добиться полной прозрачности соглашений, сократить время циклов, а также обеспечить соблюдение нормативов.
Процесс составления договоров выполняется быстрее, а применение готовых формулировок, шаблонов и рабочих процессов дает возможности снизить риск. В ходе переговоров специалисты по контрактам быстро обнаружат предложенные отклонения от стандартных формулировок и укажут на возможные риски, внесут необходимые изменения и получат все разрешения до принятия окончательной версии. После подписания договоров система обеспечивает их хранение в электронном виде и доступ к ним. Руководители получают уведомления о таких событиях, как истечение срока действия договора, что позволяет им действовать своевременно, сводя к минимуму любые задержки.
Oracle Fusion Cloud Procurement
Procurement Cloud модернизирует процессы закупок и помогает осуществлять проактивное управление деятельностью и отношениями с поставщиками в течение всего цикла «от выбора поставщика до покупки». Это комплексное, интегрированное облачное решение позволяет преобразовать организацию по закупкам и помогает проводить закупки для любых отделов компании быстрее и в соответствии с нормативами.
Благодаря цифровым средствам уровня встроенной аналитики или социального взаимодействия, а также мобильным устройствам Procurement Cloud обеспечивает уменьшение связанных с поставщиками рисков, выбор поставщиков более качественно, контроль издержек и повышение прибыльности компании.
Осуществление, контроль и управление закупками для обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд
По окончании обучения слушателям выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца, который высылается Почтой России (доставка бесплатно).
Преимущества обучения у нас
Как проходит обучение ?
Вы подаете заявку, подписываете комплект документов и производите оплату
Проходите дисциплины курса в любое удобное время
Проходите итоговое тестирование в дистанционном режиме
Получаете диплом по почте в любую точку Российской Федерации
О курсе
Общая информация
Программа профессиональной переподготовки разработана с учетом требований Федерального государственного образовательного стандарта и включает изучение широкого спектра специальных дисциплин, и направлена на получение компетенций, необходимых для выполнения нового вида профессиональной деятельности. По завершении обучения специалисты получают диплом установленного образца.
Диплом удостоверяет право на ведение профессиональной деятельности в сфере преподавания в высшей школе и подтверждает присвоение квалификации «Специалист по закупкам»
Программа профессиональной переподготовки разработана с учетом требований: