Прежде чем оцифровывать бизнес процессы нужно оптимизировать

Когда предприниматели только начинают своё дело, то часто не думают ни о каком учёте. Бизнес начинает расти, начинают расти и проблемы, потому что нет понимания цифр компании.

Кассовые разрывы, вопросы о том, куда двигаться и какие действия эффективны, а какие нет, «сколько я вообще зарабатываю и сколько могу вывести на себя», — те запросы, с которыми предприниматели приходят к идее оцифровки.

В новой статье финансовый эксперт Татьяна Бутакова рассказала об оцифровке бизнеса — совместно с партнёром они провели за последние полгода оцифровку нескольких компаний и в каждом проекте столкнулись с непониманием сотрудников, что же это — «оцифровка» и зачем вообще её делать.

Если хотите знать всё о своём бизнесе — всё оцифровывайте

Если коротко, то оцифровка это сбор показателей компании в простой понятный формат. Это погружение вглубь бизнеса. Внутрь. В бездну. В цифры.

Оцифровка «вытаскивает» из бизнеса метрики и цифры, которые раньше не считали. Выручку, месячный доход или прибыль, может быть, и собирали. А вот количество заказов по направлениям и проектам, количество лидов или клиентов по каналам продаж, скорее всего, нет. Если считаете, то вы большие молодцы!

В проекте оцифровки мебельной фабрики в Улан-Удэ мы разбили всю деятельность компании на несколько проектов — фабрика, собственные магазины, интернет-магазин. Посчитали, сколько зарабатывает сама фабрика, а сколько магазины, в которых продают мебель.

Увидели, что магазины приносят явно меньше, чем производство, а иногда и уходят в минус. До оцифровки доходы и расходы считали в общей массе и было непонятно, на что надо повлиять, чтобы увеличить прибыль.

Управляйте бизнесом на основе твёрдых цифр

Анализируйте цифры постоянно

При анализе смотрим сначала на главный показатель — чистую прибыль. Есть эта прибыль или нет, насколько величина чистой прибыли соответствует выручке.

Анализ строится поэтапно.

Насколько проект неэффективен, собственники увидели только после оцифровки и анализа показателей.

Как начать оцифровку бизнеса?

«Я только начинаю / у меня уже большой бизнес»

Ни один бизнес не работает эффективно без оцифровки. Если вы начинающий предприниматель, то вам надо сразу заложить основы для оцифровки, чтобы вы понимали, где и как работают деньги в бизнесе.

Если вы не разберётесь с этим, то неизбежно уйдёте в историю с кассовыми разрывами. Такое происходит даже в компании с миллионными оборотами.

Такая ситуация была у моей клиентки с онлайн-школой английского языка. Она не вела никаких подсчётов, и ей постоянно приходилось занимать деньги то на зарплату, то на рекламу. Вроде и деньги были, долги отдавала быстро, но вот как в них не влезать, понимания не было.

Посчитали, быстро увидели проблемы: много лишних затрат, непонятно, как планировать бюджет. Уже через месяц кассовые разрывы исчезли.

Если вы уже опытный предприниматель, то цифры в понятном формате сильно облегчат оперативное управление — будет легко отслеживать эффективность каждого отдела, сотрудника, канала продаж.

«Я пока не готов платить специалистам по оцифровке»

Если вы не ведёте цифры, то начните с простой записи доходов и расходов в таблицу Excel или в Google-таблицы.

Записывайте все расходы. Учитывайте комиссии банка и любые мелкие расходы. Делать это лучше раз в 2−3 дня, каждый платёж записывать отдельно, а не одной суммой за день.

Доходы делите по статьям — оплата товара или услуги, предоплата, покупка абонемента. Для начала этого будет достаточно, главное — регулярность. В конце месяца посчитайте все доходы и расходы и поймите, сколько зарабатываете. Это будет грубая оценка, но даже такая оцифровка даст понимание и поводы к размышлению.

Не отчаивайтесь, если с первого раза не удастся внедрить привычку всё записывать. Просто попробуйте ещё раз. Это серьёзный навык, который отличает успешных предпринимателей.

Можно поручить вести цифры сотруднику или ассистенту, но анализ результатов лучше делать самому или обратиться к финансовому эксперту.

«Я раньше не считал, зачем считать сейчас?»

Большинство предпринимателей не понимают, что цифры — основа бизнеса.

Сейчас есть шанс разобраться с цифрами и не наступать на грабли, которые собирают 90% предпринимателей. Начните записывать цифры бизнеса уже сегодня — и через пару недель сможете посмотреть свежим взглядом на бизнес через твёрдые цифры.

Оптимизация бизнес-процессов: ключевые шаги к масштабированию

Привет! На связи Иван Рычков, СЕО консалтингового коммуникационного агентства и кофаундер нескольких бизнесов. 15 лет опыта B2B-консалтинга и выстраивания бизнес-процессов в крупных кампаниях.

Занимаюсь аналитикой, коммуникационными стратегиями, управлением репутацией и инфлюенс-маркетингом. Делюсь, как строить бизнес-структуры и коммуникации на основе аналитики. Будем знакомы. ��

В этой статье я расскажу что нужно сделать для масштабирования бизнеса.

Перестраивание бизнеса начинается с понимания, где мы сейчас находимся (точка А) и куда мы собираемся прийти (точка Б).

Корректность оцифровки точки А и точки Б определяет всю точность планирования. Трансформация к целям, сформулированным не по SMART, может привести не к тому результату, который мы хотим.

Масштаб оцифровки зависит от стадии развития бизнеса. В случае со стартапом достаточно будет бизнес-модели и юнит-экономики, но если это зрелая компания — точку А нужно проанализировать, декомпозировать от общего к частному и оцифровать по направлениям:

• коммерческий блок – маркетинг и продажи;

• продукты компании: их доля в выручке/ прибыли;

• оргструктура и бизнес-процессы;

• команда, распределение ролей и система мотивации.

Посмотрите объем вашего рынка в деньгах и долю рынка, которую вы занимаете.

Аналитику по текущим продажам можно посмотреть по выгрузкам из Roistat, CRM-системы, отчётам PnL или сквозной аналитике, если она настроена. Такие отчёты дадут понимание, что сейчас происходит в бизнесе и что и в какой степени нужно «докручивать», чтобы прийти к желаемой точке Б.

Также вы с командой можете оценить работу каждого направления в баллах, ориентируясь на ощущения, результаты и общее понимание эффективности работы:

▪ Продажи — х баллов;

▪ Маркетинг — х баллов и так далее.

Таким образом вы получаете наглядную картину (тепловую карту) и понимание, какие есть проблемные зоны и ресурсные возможности в бизнесе. Это и будет оцифрованной точкой А.

Следующий шаг — описание точки Б. Какой вы её видите в выручке/прибыли. Обычно это делается в выручке с учетом рентабельности, но, на мой взгляд, важно помнить, что главная цель — это размер чистой прибыли, если бизнес уже вышел на её получение. Исключением могут быть компании, которые пока не вышли на целевую прибыль и занимаются агрессивным масштабированием и повышением капитализации.

Показатель рентабельности при масштабировании может меняться — это нормально, но важно, чтобы он оставался в рамках бизнес-модели.

Для того, чтобы сделать результат выше, чем есть сейчас, нужно трансформировать бизнес. Текущие подходы и действия с высокой вероятностью приведут к таким же результатам.

Планы должны быть в рамках реальности, но амбициозными. Пример нереального плана — выход на выручку, большую, чем существующий объем рынка. Но для масштабирования необходим мощный план, декомпозируемый на крупные изменения, внутренне принятый вами и затем командой. В моменте он может казаться непривычным и слишком амбициозным, так как его ещё не реализовывали, но с помощью мелких планов, превышающих текущие размеры на 10-15%, получится поддерживать текущие значения, а не расти.

Как оцифровать компанию по мобильной и веб-разработке и повысить рентабельность с 32% до 55%. Часть 1

Людям «не в теме» до сих пор кажется, что в IT применяют только самые передовые технологии и методики управления бизнесом. В реальности же владельцы многих компаний по заказной разработке до сих пор заключают договоренности «на словах», не имеют четко прописанных бизнес-процессов и досконально не понимают, как посчитать реальную прибыль проекта. Что, если я скажу вам, что айтишникам есть чему поучиться у промышленных и энергетических компаний?

Всем привет, меня зовут Влад Кармаков, основатель и CEO Siberian.pro. Когда компанию постигли типичные «болезни роста», мы обратились не к опыту IT-гигантов вроде Google или Amazon, а к методам промышленных предприятий. Мы создали цифровую копию бизнеса, и это помогло компании оставаться стабильной и расти даже в кризис.

Оцифровку Siberian.pro мы начали, чтобы понять, из-за каких уязвимостей в производственной цепочке компания теряет часть прибыли. И результат оказался настолько впечатляющим, что мы по сей день стремимся сделать измеримым и прозрачным каждый процесс в компании, вплоть до обучения сотрудников.

Сразу скажу, я уважаю исключительно практический опыт и мы до него обязательно дойдем. Но, если погружаться в такую глубокую тему без теоретической части, есть риск, что в голове образуется сумбур. Поэтому я разделил материал на две части. В первой части поговорим о том, что вообще такое цифровая копия бизнеса и для чего она нужна IT-компании, а во второй – коснемся нашего практического опыта цифровизации бизнес-процессов.

А теперь к делу!

Что такое «цифровой двойник» и в чем его польза для бизнеса?

Цифровой двойник, он же цифровая копия, он же digital twin – это виртуальная копия физического объекта или процесса, которая достаточно точно воссоздает поведение и функционал объекта в реальности. Например, прежде чем сесть за штурвал реального самолета, пилот практикуется сотни часов на специальном тренажере. В данном контексте тренажер – это цифровая копия полета. Навигатор в вашем автомобиле – цифровая копия поездки по городу.

Впервые цифровые копии начали использовать инженеры NASA еще в начале 2000-х. Они стали создавать цифровые двойники своих космических челноков, чтобы спрогнозировать, как техника и экипаж будут вести себя в условиях реального космического полета. И это позволило конструировать космические аппараты быстрее и снизить риски.

В дальнейшем этот метод подхватили и крупные коммерческие предприятия. Один из самых ярких примеров – компания General Electric.

Они создали цифровой двойник своей реальной электростанции Digital Power Plant и в ходе экспериментов с виртуальной копией смогли снизить время внеплановых простоев, оптимизировать стратегии техобслуживания, научились оперативно реагировать на изменения рынка и даже прогнозировать цены на энергоносители. В итоге благодаря цифровым двойникам компания GE сэкономила более 1,5 млрд долларов для своих потребителей.

Сегодня ведущие технологические компании создают виртуальные копии станков, агрегатов, автомобилей и даже целых заводов. Это позволяет им моделировать различные ситуации, чтобы понять, как объект будет вести себя в условиях изменяющихся внешних факторов. Предсказуемость бизнес-процессов помогает компаниям оптимизировать расходы, делать продукт более функциональным и безопасным.

Для чего IT-компаниям цифровизация бизнеса?

Мы поняли, что цифровую копию можно создавать не только для физических объектов, но и для процессов.

Вспомните пример с летным тренажером или автомобильным навигатором. Благодаря навигатору мы можем выбрать оптимальный маршрут, чтобы заранее объехать пробку.

Если досконально понять и смоделировать, как движутся деньги и другие ресурсы по вашей производственной цепочке, можно разглядеть надвигающуюся проблему на ранней стадии и принять правильное управленческое решение, чтобы купировать кризис.

Я много общаюсь с другими владельцами IT-компаний и понимаю, что в нашей стране предприниматели пока не оценили все преимущества оцифровки бизнеса. Вдумайтесь, многие компании-разработчики до сих пор не имеют четко описанных бизнес-процессов, тратят часы на решение рутинных задач и совсем не считают метрики. А когда «внезапно» возникают проблемы, становится уже слишком поздно.

По результатам опроса KMDA, в 2020 году 83% российского бизнеса находились на 2 или 3 уровне зрелости цифровой инфраструктуры.

Как происходит цифровая трансформация компании?

Классическая стратегия цифровизации предприятий состоит из 5 уровней:

Сначала оцифровывают отдельные части производства.

Затем ключевые системы объединяют в «сеть», они начинают взаимодействовать между собой.

На третьем этапе оцифровка доходит до мелких узлов и процессов, и появляется полноценный цифровой двойник бизнеса.

На четвертом – становится возможно прогнозировать процессы внутри системы.

Наконец, на пятом этапе система умеет взаимодействовать с внешней средой без ручного контроля.

Проще говоря, базовый принцип создания цифровой копии бизнеса сформировал еще Галилео Галилей: «Измеряй измеримое и делай неизмеримое измеримым».

Можно ли применить методики NASA и промышленных гигантов для управления распределенной командой из более 100 специалистов, живущих в 10 странах? Мы попробовали и решили, что можно.

Как оцифровать в компании все, от движения денежных потоков до системы подготовки и развития кадров, читайте в следующей статье.

Автоматизация бизнес-процессов: 5 шагов к цифровому производству

Сотрудники регулярно допускают ошибки? Хромает производительность труда? Получение нужной рабочей информации занимает слишком много времени? Возможно, это знак, что на предприятии пора внедрять автоматизацию бизнес-процессов. В этом материале мы поделимся опытом и расскажем о том, как успешно перейти с ручного управления на цифровое.

Мы занимаемся производством высокотехнологичной спортивной одежды, сотрудничаем с известными командами и крупными предприятиями, которые развивают корпоративный спорт. Сфера достаточно узкая и очень требовательная к качеству, а потому любой прокол, допущенный брак, срыв сроков грозят денежными и репутационными потерями. Разумеется, с самого запуска собственного швейного цеха мы старались держать все под контролем и минимизировать вероятность ошибок. Однако с расширением штата и ростом числа заказов стало очевидно: в ручном режиме уследить за всем невозможно. После нескольких промахов – то менеджер не передал заказ в производство, то забыли поменять фамилию игрока на футболке, то перепутали цвета, – которые обошлись в кругленькие суммы, мы приняли решение автоматизировать и оптимизировать рабочие процессы. Вот те шаги, которые помогли нам приблизиться к цели.

Выявление проблем

минимизировать производственные ошибки и снизить количество брака;
увеличить скорость выполнения заказов;
облегчить выявление слабых мест;
исключить возможность воровства;
оптимизировать число сотрудников и предотвратить неоправданное раздувание штата;
добиться четкого распределения задач и понимания каждым ответственности за свой участок работы;
выстроить систему мотивации персонала;
упростить средне- и долгосрочное планирование;
сделать необходимую для работы информацию максимально доступной.

Совет. Если вам близки хотя бы три цели из списка выше, есть повод задуматься об отказе от ручного управления. Чем раньше вы начнете процесс, тем меньше усилий придется приложить, чтобы преодолеть сопротивление сотрудников (а людей всегда пугают нововведения), тем проще будет переход и успешнее результат.

Оценка существующих инструментов

На рынке сегодня есть множество решений для автоматизации бизнеса. Например, для отдела продаж мы практически сразу стали использовать CRM-систему. Однако нам также был нужен инструмент для оцифровки производства, который можно было бы интегрировать с CRM. К сожалению, готовый продукт под наши запросы мы не нашли, а потому начали писать собственную ERP-систему.

Однако у каждой компании – своя ситуация. Возможно, под ваши потребности отыщется уже работающая платформа. Или же вы сможете взять ее за основу, внеся лишь небольшие изменения. Это проще и быстрее, чем создавать что-то с нуля. В любом случае, познакомиться с существующими примерами, посмотреть, как в них решены те или иные задачи, очень полезно, и не только на начальном этапе. Например, недавно мы оцифровали склад, предварительно изучив программы по ведению складского учета.

Советы. Изучите инструменты, которые уже есть на рынке, познакомьтесь с опытом других компаний.
Скорее всего, вам понадобится помощь профи. Постарайтесь найти программиста-единомышленника, который разделяет ваши идеи и ценности. Он может не разбираться в тонкостях бизнеса, но ему должно быть интересно его оптимизировать. Скажем, наш программист не знал тонкостей швейного производства, но именно он, оценив имеющиеся решения, предложил не искать компромисс, а делать свою программу.

Первый шаг

Полноценной стратегии создания ERP у нас не было. Была лишь общая идея о соединении клиентского сервиса и производства, чтобы можно было в одном поле видеть работу всех отделов и в любой момент быстро и точно получать необходимую информацию. Поэтому начали мы с самых общих блоков: клиентский сервис (подобие CRM) плюс цех, куда переходят согласованные заказы. Нам нужна была основа, куда бы через различные каналы поступала рабочая информация, где она могла бы скапливаться и откуда ее можно было бы в любой момент извлечь.

Быстро стало понятно, что крупные блоки нужно разбивать на отдельные этапы и конкретные действия. Так в производстве выделили дизайн и собственно производство продукции, а затем и более мелкие операции внутри них: разработку макета, подготовку к печати, раскрой, пошив, комплектовку и т.д. Поскольку изначально единой стратегии не было, случалось, что мы что-то добавляли и думали: «Эх, нужно же было вчера прописать то и предусмотреть вот это, тогда сегодня было бы проще подтянуть вот ту информацию». Иногда программисту приходилось возвращаться назад и переписывать код, чтобы какие-то данные стали доступны в следующем шаге, необходимость которого мы только что осознали.

Кто-то скажет, что надо было заранее продумать все как следует. Но есть ли у вас сотрудники, у которых достаточно времени и квалификации, чтобы сесть и расписать алгоритмы на тысячу шагов вперед? А профессиональная команда разработчиков – это деньги, которых у стартапа всегда не хватает. Определив общий план и сделав первый шаг, мы добились главного: запустили автоматизацию и получили первые результаты.

Совет. Пытаясь учесть все нюансы, можно надолго застрять на этапе подготовки. Перфекционизм – это неплохо, но лучше стартовать, не до конца представляя себе будущий путь, чем не стартовать вообще.

Развитие и совершенствование

ERP-система живет и развивается вместе с компанией. Мы становимся более технологичными, у нас растет количество сотрудников, изменяется их функционал. Если раньше один дизайнер занимался всем: рисовал макет, делал раскладку деталей на ткани, готовил процесс печати, – то в системе можно было обойтись общим этапом «дизайн». Сейчас в этих операциях заняты разные люди, и все они учтены в программе. В отделе продаж когда-то были просто менеджеры, которые вели клиента с первого звонка и до победы, а сейчас у нас есть классификатор, который принимает заявки и распределяет их между менеджерами, продажники, офис-менеджеры, руководитель отдела. Каждому из них мы сделали свой доступ к необходимому объему информации, чтобы лишние данные не отвлекали от работы.

Из последних добавлений самое важное – мы, наконец-то, завели в систему наш склад. Это объемная, но необходимая работа: теперь уже на стадии формирования заказа система «видит», хватит ли для него имеющейся ткани, и заранее формирует предложения по закупке.

Любой сотрудник, если он нашел ошибку, придумал, как улучшить систему, или понял, что ему в ней чего-то не хватает, может предложить изменения. Инициатор составляет первоначальное техзадание, дальше мы его обсуждаем – смотрим, не дублирует ли оно уже существующую функцию, нет ли у нас в системе чего-то похожего, что можно лишь немного модифицировать, ищем что-то похожее в других программах, чтобы не изобретать велосипед и т.д. Скорректированное ТЗ отправляем в работу.

Советы. Не ждите, что автоматизация однажды «полностью завершится». Пока компания развивается, система будет регулярно требовать апгрейда. И это замечательно.
Позвольте всем сотрудникам вносить предложения по автоматизации, поскольку на местах лучше видно, чего не хватает и что работает неэффективно.
Разграничьте уровни доступа, чтобы люди видели только ту информацию, которая им реально нужна для работы.

Выход на новый уровень

Однажды может наступить момент, когда система потребует не дополнений, а полноценной модернизации. Из-за того, что мы несколько лет «допиливали» систему на ходу, она обросла отдельными блоками, которые не всегда эффективно работали друг с другом. Поэтому мы решили, не меняя сути, привести все это в порядок: оптимизировать архитектуру, убрать дублирующие моменты, обновить интерфейс, чтобы он стал более удобным и интуитивно понятным, заложить возможности для дальнейшего развития программы.

Наш программист уже показал демо-версию обновленной ERP – она занимает меньше места, работает точнее и оперативнее. Уверен, что с ней нам будет проще решать самые сложные задачи – например, мы хотим максимально автоматизировать расчет сроков работ, в том числе, в тех случаях, когда внезапно появляется срочный заказ.

Совет. Если вы чувствуете, что возможности существующей системы уже исчерпаны, создавайте вариант 2.0 с учетом всего наработанного опыта. Необходимость привыкать к изменениям в интерфейсе и функционале должна искупаться удобством и качеством работы в новой версии.

Игра стоит свеч

Скажу честно, создание и отлаживание собственной ERP-системы – процесс непростой. Но без нее мы бы не смогли достигнуть тех результатов, которые имеем сегодня: увеличение скорости выполнения заказов, уменьшение брака и числа возвратов за счет системы контроля качества, высокомотивированный персонал с четким пониманием своих задач и т.д. – все то, что мы прописывали в своих целях. Причем первые результаты появились почти сразу же после старта программы автоматизации.

На начальном этапе из-за ошибок, допущенных при ручном управлении, мы потеряли более 2 млн рублей. После внедрения ERP чувствительных промахов у нас не было, а доходы – за счет повышения производительности и качества, роста числа клиентов – заметно выросли. Сама же разработка и запуск первоначальной версии обошлась нам в сумму, примерно равную полугодовой подписке на пользование amoCRM. Этот материал опубликован на платформе бизнес-сообщества Forbes Экспертиза

Прежде чем оцифровывать бизнес процессы нужно оптимизировать