Open to buy что это

Open-To-Buy Planning — What is OTB for Retail?

Every retailer has sales and inventory plans, but how they interact is often misunderstood, or at least underappreciated. The solution is open-to-buy (OTB). By ignoring this critical tool, operations leaders risk mismanaging their most expensive asset, inventory. Here’s more about OTB and how to use this formula to ensure successful inventory management and budgeting for your business.

What is Open-To-Buy?

So, what is OTB? You’ve likely heard the phrase, but the specifics may still be a bit foggy. This post will introduce OTB, retail best practices and the power of merchandise planning technology. It will also take a look at the purpose of planning in a system like Toolio, which is to make sure the right product is in the right place at the right time at the right price. Let’s dig in.

Open-To-Buy Definition

Open-to-buy (OTB), then, is essentially a budget for future receipts contained to a point in time. While it should be used by nearly all retailers, it is especially important for multi-location or multi-channel retailers to ensure productive inventory across all locations and channels. When the calculation is done correctly, it will result in a solid budget for buyers or production teams to plan their incoming receipts.

It’s helpful to note that OTB can either be expressed in units, retail dollars or cost dollars, depending on your goals and needs. Furthermore, OTB is not a static tool; it requires actual numbers to roll in for the current window and future plans to be adjusted to trend to inform its accuracy. Open-to-Buy is also called a WSSI, or Weekly Sales, Stock and Intake report, which is the more commonly used terminology for this tool in the UK and Europe.

This is where Toolio can help greatly by feeding in actualized data. It can help you see whether you’re going to miss an inventory target due to a canceled item or end up over-inventoried because of a missed sales plan. Toolio’s automatic actualization of the data feeding in from your tech stack empowers you to quickly adjust sales and inventory plans to give you a more accurate picture of your OTB.

When to Conduct Open-to-Buy Budgeting

It’s important to note that OTB isn’t something you “set and forget.” Since it’s dependent upon accurate data, you must reassess it weekly while in-season. The best time to do this is when the prior week’s data has come in. This way, you can continue to adjust the numbers based on where your inventory and sales targets actually stand, giving you real-time insights that allow you to plan more effectively.

For example, you may have projected your sweater sales rather conservatively, expecting the winter chill to have died down by a certain date. But when a cold spell sets in, your data may reveal that your actual sales are outpacing your projections. This tells you what to reorder and what not to reorder — which in this case might be sandals or another hot-weather item. It also gives a clearer perspective into the best way to earmark the OTB budget that’s left.

When it comes to timing, lead times are also key to understanding the greater picture of OTB. Your lead time is how long it will take for a given product to be made and then moved (from its starting point to its final destination). In Toolio, you can put in your lead times based on your date and then automatically see the date by which you must place the order. This is very helpful in making sure your goods arrive on time.

The OTB Retail Formula

The formula for calculating an accurate OTB for a retail company is your receipts minus on-order commitments. For example, if you’re planning to receive 100 dresses and have 50 on-order commitments, your OTB would be 50. In other words, you’d still have 50 units that are open for buying. With this in mind, proper OTB planning requires the right timing, which also necessitates the right sequence. First come your sales targets, then your inventory plans. From there, you can calculate a receipt plan which drives your OTB. Here’s a deeper look at how this works.

OTB Budgeting Step-by-Step Guide

1. Determine the Right Sales Budget

Before you can calculate OTB, you must determine your sales plan. One major mistake companies make is setting sales targets without thinking about how to achieve those targets. For instance, they may say they want to reach $1.2 million in sales for the year since they reached $1 million the previous year. But, without understanding their inventory position to support such sales, they’re not set up properly to accomplish the goal.

This is why we recommend starting by setting sales AND inventory targets, remembering to consider the capacity of your stores and warehouse when doing so. Then, from your sales and inventory targets you will calculate your receipts. You want to have positive receipt plans each month to support the concept of freshness, since new receipts continually flowing in go a long way in keeping the customer excited.

There are other factors that can affect your receipts, like planned markdowns or which items you have on-hand versus on-order. But, what’s detailed above is the easiest, most straightforward way to get started calculating your sales plan and OTB. You can always get more nuanced later, as needed.

2. Use the Right Product

When you build your sales and inventory targets, it needs to be done on different levels of hierarchy (e.g. product, class, category, division). Getting granular like this will help you plan so you’re not over- or under-inventory in specific products. Instead of simply grouping items together under “sweaters,” for instance, you should break them down further into “cashmere sweaters,” “hoodie sweaters,” “sweater dresses” and so forth. This way, you can be more accurate with your open-to-buy by class or category and not end up with way too many items left (over-inventoried) or won’t run out of stock of another item (under-inventoried).

3. Factor in the Right Place

Location matters in retail, and therefore in your sales and inventory projects. When you’re planning your OTB, incorporate the region or individual store, website or brick-and-mortar shop and so forth. This can help you map out products needed in order to round out underperforming and over-performing categories.

For example, consider galoshes. If you plan for your inventory to be spread evenly among all your stores in every region, you’re going to end up with underperforming and over-performing stores. After all, customers in the Southwest have far less need for galoshes than those in the Northwest. So, plan around geography. Galoshes should be heavily stocked in the Northwest (and sales projections significantly higher) than they should in the Southwest. These factors must be taken into account in order to shape an accurate OTB.

4. Set the Right Price

As previously mentioned, you can create an OTB using units, retail dollars or cost dollars to hit certain targets. Oftentimes, when someone is managing physical stores, it makes sense to plan at the unit level since items will be taking up physical space in the stores. If you’re managing warehouses, conversely, it may not matter as much and could make more sense to plan based on dollars. There are also pre-built calculations in Toolio that can help you convert between units and dollars, which can save you a lot of time and frustration — and help you hit margin targets.

Another aspect of setting the right price is planning to strategically spend your OTB to take advantage of special buys from wholesalers, manufacturers, etc. At the same time, you also must make sure your OTB is filled by the time your lead time is up. Let’s say you have a 16-week lead time from most of your partners. If your OTB hasn’t been filled by about four months out, you will be scrambling to fill it (or else you may not be able to get the product anymore).

OTB Limitations

The value of OTB is extensive, but it doesn’t cover every type of planning. Refilling your stock of day-to-day basic products is not the best application for OTB, for instance. Staple items can be managed by using preset minimum and maximum inventory numbers, through an automatic replenishment program. It’s also important to note that OTB should be considered along with other metrics in order to be most useful (e.g. order cycle time, inventory carrying costs, etc.) and not treated as an island.

How Much Inventory Should I Have?

Your OTB calculation will help you figure out how much to buy but sometimes there are challenges that get in the way. One that happens rather frequently is when an organization makes the mistake of not revisiting their OTB, which can throw a wrench in its accuracy. If an order is canceled, for example, your OTB would be larger since you’d have more money to spend. So, you must take the actualized data into account to accurately manage your inventory.

Let’s say you're outpacing your sales projections for leggings. If you keep an eye on your actualized data, you’ll notice this and will need to re-trend the season since your sales plan wasn’t aggressive enough. Re-trending your season will then increase your receipts plan, which of course impacts your OTB. It’s all connected. Also remember that even if something is over-performing (like leggings), something else is probably underperforming. Maintaining an accurate OTB and the right inventory levels means you have to keep your eye on the real data and continually adjust accordingly.

Conclusion

OTB planning is essential to bridging the gap between your retail operations and planning. If you want to get better at OTB, check out our free template here.

Want to drastically improve at OTB? Sign up for a Toolio demo here and see firsthand how our data actualization and end-to-end planning can be a game-changer.

What Does Open to Buy mean and why is it important?

If you run a retail business, you know there are many moving parts to track. Not only do you need to manage your business, you also need to develop thorough plans for it.

Sales planning is a critical part of managing any retail business. This includes making smart purchasing decisions for your store, as stocking up on the wrong items can be a catastrophic misstep for your business.

A common mistake for newer retailers is experiencing a random spike in sales and then stocking up on that same product as the result of a gut feeling. Open to buy (OTB) planning looks at merchandising from a financial perspective to help business owners make better inventory management decisions.

If you’re a newer business owner or you’ve made the above mistake before (perhaps even a few times), don’t worry — you’re not alone.

There’s a method you can use to make smarter financial decisions when it comes to your inventory called the “Open to Buy” method. Let’s examine open to buy and how it can support your business.

What is the Meaning of Open to Buy ?

While open to buy management can be implemented differently across various businesses, the open to buy meaning is this: It’s a purchasing plan to determine the correct quantities of different goods within your business.

It takes into account the products you offer, how many of those products you already have in stock , and how much you expect to sell.

A successful open to buy plan tells you what your retail outlet needs, so you can streamline your retail operations and order the correct amount of inventory every time. When implemented correctly, an open to buy retail plan prevents merchandise deficits and surpluses.

Do remember that OTB is not designed to tell you which products you need to stock. It works on dollar costs alone.

If you need to project which products you should stock, you’ll need to create a separate assortment plan. Learning about the open to buy formula and how to calculate it guarantees more efficient sales and avoids costly missteps.

Why is Open to Buy Planning Important?

What is open to buy in a planning sense, and why should you spend the time to learn how it works? All business owners know that every dollar counts when it comes to store management.

That’s why you need to implement a well-thought-out plan to help you budget for the things you really need. There are multiple benefits to OTB including:

Avoiding Deficits and Surpluses

The last thing you want as a retailer is to run out of a popular product or conversely, overstock a slow moving item, leaving too much unpopular product clogging up your storeroom. Open to buy method helps with inventory control.

Managing Seasonality

Seasonal businesses, in particular, can benefit from better control over the supply of different products. With demand changing from month-to-month and even week-to-week, open to buy allows for better inventory management and better preparation with your assortment planning for seasonal rushes.

Improving Cash flow

Cash flow is the biggest issue facing most businesses. Poor inventory management could lead to your organization facing cash flow issues. Open to buy retail platforms help to protect you against self-inflicted cash flow problems so you can use your funds for what really matters.

Overall, compiling an open to buy plan gives you more control over merchandising and ensures that you can buy more of the right items, per current market conditions and the purchasing habits of your consumers.

Who is Open to Buy Suitable For?

Open to buy is primarily a replenishment tool. For this reason, it’s not suitable for every category of merchandise.

Certain industries utilize this formula more than others, a common example being the fashion industry.

Industries that will get the most use from OTB are those where product specifications change regularly, but the classifications and subclassifications of said products remain the same. It’s also useful for highly seasonal businesses, where merchants need to purchase the correct amount of inventory and gradually taper down to a pre-defined endpoint.

Finally, OTB planning is not designed for the staple items that are sold day-in and day-out. Your most popular items, such as cans of soda or smaller accessories, are best suited to follow an automatic replenishment program as part of your inventory system.

This is especially the case for those items that constantly sell throughout the year without any real spikes and troughs in sales numbers.

The Open To Buy Formula for Store Management

Use the open to buy formula to create forecasts for your open to buy plan. Remember, the values plugged into the formula are not hard numbers. They are projections. For this reason, OTB will never be 100% accurate.

However, this doesn’t diminish the usefulness of OTB retail operations and planning. As a general rule of thumb, your actual numbers at the end of the month should be within approximately 5% of your initial projections.

The core formula for open to buy is as follows:

Planned Sales + Planned Markdowns + Planned Ending Inventory – Planned Starting Inventory = Open to Buy

Definition of Open To Buy Formula Terms

Before creating your OTB plan, it’s important to understand the definitions of each aspect of the formula. Properly understanding each component will enable you to create more thorough and realistic OTB inventory contro l plans. Here’s a quick glossary of the above terms:

• Planned Starting Inventory – How much inventory in dollars you predict you will have at the start of the month.
• Planned Sales – Forecasted sales for the month in dollars.
• Planned Markdowns – Product markdowns in dollars.
• Open to Buy – The dollar amount you predict you will have available to purchase additional inventory at the month’s end.
• Planned Ending Inventory – A forecast of how much inventory in dollars you expect to have at the end of the month. This figure will also be used for planned starting inventory for the following month’s calculations.

Creating an Open to Buy Plan

There are multiple steps to creating your OTB retail operations plan and many different approaches you can take. Let’s take a look at a basic example of how you can plug different numbers into the above formula.

Company A sells handicrafts, and they have calculated that they have $25,000 in inventory at the beginning of the month.

They predict $10,000 in planned online and offline sales for August. They have also forecasted $200 in planned markdowns.

Lastly, they believe they will have $28,000 in end of month inventory in preparation for autumn. What does this look like in an open to buy context?

$10,000 + $200 + $28,000 — $25,000 = $13,200 in OTB retail

What makes the open to buy formula so useful is it can be applied not just to a retail store as a whole, but to different categories of products, product sub-classifications, and even individual products that are a part of the i nventory system.

Weekly vs. Monthly Open to Buy Plans

OTB is commonly expressed in a monthly context, but this doesn’t always need to be the case. For retailers who want to plan for the future on multiple timescales, open to buy can be applied weekly and/or monthly.

While all retail businesses can calculate OTB for weekly and monthly timescales, retailers with less turnover may not acquire much value from performing a weekly calculation.

Some retailers may also wish to apply the formula to different types of products, depending on demand seen through the inventory management system.

Step-by-Step Guide to Compiling Your Own Open to Buy Plan

The value of open to buy management revolves around making accurate projections for each aspect of the formula. Realistic predictions are critical to getting actionable results and getting the most out of the OTB concept.

Like all budgets, it starts with a plan, and then the actual results are compared to that plan. Variances are quantified to further refine the outcomes of your calculations.

Follow these steps to compile a basic open to buy plan using a simple Excel spreadsheet:

• Step One – Build a sales plan. For smaller retailers, it’s best to create monthly sales plans rather than weekly ones. Highly seasonal businesses may benefit from weekly sales plans, however.
• Step Two – Create an inventory control plan. Ask yourself how much inventory you need to support your projected sales and maintain suitable stock to cope with any sales spikes through your inventory system .
• Step Three – After figuring out sales and inventory plans, you can create planned markdowns and inventory adjustments.
• Step Four – The next step is an inventory receipt plan through your inventory management system. For any given period, you can plug the other numbers into the above open to buy formula to figure out how much inventory you need.

Obviously, you should also take the time to compare your projected figures for a period with your actual figures. Realism is the central tenant to whether your open to buy planning provides value or not.

Open to Buy Inventory Management Software

While it is possible to carry out these calculations manually by using nothing more than a few Excel spreadsheets, there are specialized software options that will prove much more useful.

These strategic open to buy software solutions can measure productivity, keep stock, provide recommendations, and factor in market trends.

OTB software automates much of the process and generates warnings whenever the merchant needs to act through its inventory system.

Crucially, it can take the retailer’s financial history and use those numbers to produce realistic projections for expected sales and expected inventory by the season. The longer you’ve been in business, the more data open to buy software has to work with, which improves accuracy.

Investing in OTB software allows merchants to make faster, better decisions involving retail operations.

Conclusion

Open to buy planning is all about the quality of your projections. To make accurate forecasts for each aspect of the formula, you need to look at your data through inventory management software.

Take the hassle out of using this forecasting method by getting accurate numbers in seconds through a dedicated retail POS platform from Revel Systems®.

Contact us to learn more about retail POS systems and how they can transform your business.

Программный модуль "open-to-buy" управления закупками для торговых компаний

В настоящее время существует целый класс локальных программных продуктов поддержки планирования закупок торговых компаний (в частности, розничных сетей), из которых необходимо отметить линейку решений "open-to-buy" ("ОТВ") [2] .

В общем случае использование идеологии "ОТВ" для торговых компаний предполагает ответы на два простых вопроса: "Сколько покупать?" и "Когда осуществлять доставку того, что закупили?" Однако ответы на эти вопросы отнюдь не являются тривиальными, когда розничная сеть оперирует, например, несколькими тысячами ассортиментных позиций товаров, а количество основных поставщиков переваливает за сто. Система "ОТВ" включает два взаимосвязанных функционала: Replacement – размещение; Forecasting – прогнозирование.

Основная цель системы "ОТВ" – оптимизировать товарные запасы в цепи поставок торговой компании, в частности сетевого розничного оператора, так как излишние товарные запасы или их дефицит оказывают прямое влияние на прибыль, денежные потоки и доходность на инвестиции. 1 2

Укрупненно алгоритм оптимизации принятия решений по планированию закупок и управлению товарными запасами для торговой компании может быть представлен в виде схемы (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Блок-схема общего алгоритма "open-to-buy"

Система планирования закупок и оптимизации запасов в цепях поставок торговых компаний "ОТВ" в настоящее время является отраслевым стандартом по управлению товарными запасами и планированию закупок у крупных дистрибьюторов и ритейлеров и используется в таких компаниях, как "Wal-Mart", "Best Buy", "Circuit City" и многих других. Фактически в "ОТВ" менеджер но закупкам (или логист) планирует не момент, когда товары надо покупать, а сроки, когда эти товары необходимо получить.

В системе "ОТВ" для определения необходимого уровня товарных запасов используются данные прогноза планируемых продаж и требуемого уровня скорости обращения запасов для обеспечения этих продаж. Время оборота товарных запасов обычно выражается в неделях. Это означает тот объем товарного запаса в количестве недель будущих продаж, который необходимо держать на складе (распределительном центре), чтобы обеспечить эти будущие продажи.

Первоначально базовая структура программного обеспечения системы "ОТВ" была разработана по заявке крупнейшего сетевого ритейлера – компании "Wal-Mart" –

для типичной структуры цепи поставок сетевой розницы "Ilub&Spoke" (рис. 7.3). В центре системы "Hub&Spoke" (буквально "Втулка и спицы" или "Колесо") находится распределительный центр (РЦ), на который привозятся товары от поставщиков. На РЦ товары хранятся в соответствии с нормативной скоростью обращения каждой товарной группы, комплектуется заказ на пополнение полок магазинов сети и осуществляется отгрузка в магазины. При этом РЦ (hub – "втулка") играет роль центра консолидации и распределения товарного запаса, а на концах "спиц" (spoke) находятся поставщики и магазины розничной сети.

Рис. 7.3. Типовая структура цени поставок сетевой розницы "Hub&Spoke"

Обычно в системе "ОТВ" товарные запасы на конец каждой недели рассчитываются как сумма фактических товарных запасов па начало этой недели и планируемых поставок этой недели за вычетом прогнозируемых продаж данной недели. Товарные запасы на конец недели становятся товарными запасами на начало следующей недели и т.д. Таким образом, определение количества закупаемых товаров для каждой недели зависит от точных значений уровня товарных запасов предыдущей недели. Само количество закупаемых товаров рассчитывается как разность между требуемыми поставками товаров и размещенными у поставщика заказами.

Рассмотрим использование идеологии и программного продукта "ОТВ" для сетевого розничного оператора.

Пример

В качестве примера рассмотрим крупную российскую розничную сеть, торгующую товарами FMCG (бытовой техникой) с условным названием "ТРАСТ" (рис. 7.4 и 7.5). Кратко рассмотрим функционирование контура "Управление закупками и SRM" компании "ТРАСТ" в общем функционале департамента внешней логистики.

Рис. 7.4. Укрупненная организационная структура управления розничной сетью "ТРАСТ"

Рис. 7.5. Организационная структура дирекции по логистике компании "ТРАСТ"

Стратегия снабжения компании "ТРАСТ" направлена на создание долгосрочных отношений с поставщиками, стремящимися к взаимовыгодному сотрудничеству и выполняющими свои обязательства по поставкам товаров. Количество поставщиков существенно варьируется в зависимости от товарного направления и категории товара в ассортиментной матрице. Перспективность работы с конкретным поставщиком определяется коммерческой целесообразностью, причем менеджеры "Службы анализа рынка закупок и взаимодействия с поставщиками" стремятся максимально ограничить количество поставщиков.

Основными критериями, используемыми при оценке и отборе поставщиков, являются:

• – доля продаж данного товарного направления (группы) в общем объеме продаж;
• – торговая наценка и валовая прибыль по ассортиментной группе;
• – скорость обращения товарных запасов в распределительном центре;
• – исходная цена закупки;
• – качество продукции и сервисная поддержка поставщиком;
• – надежность логистики при доставке товаров от поставщика.

Анализ поставщиков (с целью определения приемлемости закупочных цен) проводится ежемесячно и по мере необходимости (в связи с необходимостью, например, комплексной оценки поставщика). Решение о приемлемости закупочных цен принимается на основе сравнения прогнозируемой нормы рентабельности со средней по данному классу товаров.

Процесс планирования закупок, поддерживаемый информационно-программным модулем "ОТВ" в составе КИС сетевого оператора, осуществляется менеджером по закупкам (менеджером товарной категории, специалистом по закупкам) "Службы планирования и реализации закупок". Общая координация процесса планирования закупок в увязке с остальными процессами в цепи поставок осуществляется менеджером товарного направления коммерческого департамента "Дирекции по маркетингу и продажам" с помощью интерфейса с системой "ОТВ".

Заключаемые контракты являются стандартными контрактами поставщика, причем условия контракта, как правило, не подлежат изменению. Помимо стандартных контрактов с поставщиками также заключаются гарантийные договоры и проводятся совместные рекламные кампании. Закупки товаров производятся регулярно в рамках предварительной договоренности с поставщиками об объеме прогнозируемых закупок. Процесс закупки товара является типовым и состоит из следующих шагов.

• 1. Отсылка заявки на закупку.
• 2. Подтверждение заявки, корректировка исходя из возможностей поставщика.
• 3. Оформление инвойса.
• 4. Представление счета к оплате.
• 5. Оплата (при отсутствии товарного кредита).
• 6. Отгрузка.

Компания "ТРАСТ" применяет "категорийный менеджмент", для чего департамент логистики обеспечивает координацию действий менеджеров по закупкам продукции различных товарных направлений для обеспечения их совместного влияния на поставщика. При этом используется внутренний обмен информацией относительно условий заключаемых сделок по различным товарным категориям.

Разработана система KPI логистики снабжения, входящая в общую ССП компании, позволяющая оценить эффективность закупочной деятельности (как в целом, гак и каждого этапа отдельно) и обеспечить наличие оперативной информации для их расчета в базе данных информационной системы розничной сети. С целью обеспечения возможности комплексной оценки поставщиков по основным критериям осуществляется создание системы учета оперативных данных о потерях, связанных с невыполнением поставщиками своих обязательств.

Логистическая стратегия компании "ТРАСТ" предполагает создание обоснованных и отвечающих целям розничной сети планов продаж и закупок; планирования товарных запасов и скорости обращения на уровне ассортиментных групп таким образом, чтобы уровень товарных запасов был минимально возможным при наи- выспгсм уровне обслуживания покупателей и обеспечивал максимальный уровень рентабельности продаж.

В настоящее время логистическая сеть компании "ТРАСТ" имеет вид, изображенный па рис. 7.6. Логистическую сеть (по товарным потокам) составляют:

• – инфраструктурные подразделения компании "ТРАСТ": собственным распределительный центр (РЦ) в г. Москве, собственный автопарк (для доставки товаров в розничные магазины Москвы), консолидационный склад экспедитора в Финляндии;
• – поставщики: дислоцирующиеся в Европе (импорт), российские поставщики;
• – потребители: собственная сеть розничных магазинов в Москве;
• – логистические посредники: транспортно-экспедиторские компании (для доставки товаров на РЦ, консолидационный склад, потребителям).

В логистической сети компании "ТРАСТ" доставка товаров от всех зарубежных поставщиков производится через Финляндию с таможенной очисткой в Москве, что связано с наличием складов основных поставщиков в Европе, единственной сухопутной границей России со странами ЕС в Финляндии, необходимостью доставки товаров автотранспортом (уменьшение логистических рисков), преимуществами таможенной очистки грузов в Москве.

Рис. 7.6. Логистическая сеть компании "ТРАСТ"

В соответствии со структурой логистической сети компании "ТРАСТ" (см. рис. 7.6) в цепи поставок можно укрупненно выделить четыре основных логистических бизнес-процесса.

Бизнес-процесс закупки и доставки товаров от зарубежных (внешних) поставщиков по импорту на распределительный центр (РЦ) в Москве.

• 1. Бизнес-процесс закупки и доставки товаров от российских поставщиков на РЦ.
• 2. Бизнес-процесс складской грузопереработки, хранения и комплектации заказов в РЦ.
• 3. Бизнес-процесс доставки товаров с РЦ в магазины Москвы.

Бизнес-процессы 1 и 2 определяют контур "внешней логистики" – логистики снабжения, а бизнес-процессы 3–4 – контур "внутренней логистики" – логистики распределения, по отношению к собственной логистической инфраструктуре компании "ТРАСТ" и применению аутсорсинга. Соответственно, структуру цепи поставок компании можно представить в виде логистических каналов закупок и распределения, стыкующихся на РЦ (рис. 7.7).

Бизнес-процесс 1 "Закупка и доставка товаров по импорту от внешних поставщиков на РЦ" предназначен для организации снабжения РЦ и перемещения товаров по схемам импорта в Российскую Федерацию за максимально короткое время с наименьшими затратами. Сокращение затрат на доставку (транспортной и таможенной составляющих) достигается, в частности, использованием для укрупнения грузовых отправок консолидационного склада, который арендуется у логистического посредника-экспедитора в Финляндии. Закупаемые у поставщиков в Европе товары завозятся с использованием наемного транспорта мелкими отправками на консолидационный склад, где формируется укрупненная отправка еврофурой (грузовместимостью 82 м3). Товары в укрупненную грузовую отправку еврофурой собираются, как правило, с одинаковыми таможенными кодами для уменьшения стоимости таможенной очистки. Далее фура идет через пограничный переход "Торфяновка" с Финляндией, затем по маршруту: Выборг – Санкт-Петербург – Москва до таможенного терминала в Москве. Если зарубежный поставщик обеспечивает TL-отправку (т.е. полностью загруженное транспортное средство), то автомобиль идет сразу на пограничный переход, минуя консолидационный склад.

Рис. 7.7. Логистические каналы компании "ТРАСТ"

Описанный бизнес-процесс является частью общего процесса управления товарными запасами сетевого розничного оператора, поэтому стабильность основных показателей бизнес-процесса 1 значительно улучшает качество планирования в смежных этапах логистического процесса цепи поставок – при планировании закупок и размещении заказов у поставщиков, распределении товаров но магазинам. Сокращение времени доставки влияет на снижение общего уровня товарных запасов, чем повышает эффективность использования оборотного капитала в виде инвестиций в товары. С другой стороны, своевременная доставка товаров обеспечивает запланированный объем продаж и получение запланированной прибыли.

Общая схема планирования закупок и размещения заказов поставщикам для розничной сети с применением программного комплекса (модуля) "ОТВ" представлена на рис. 7.8.

Рис. 7.8. Планирование закупок и размещение заказов у поставщика

Модуль "ОТВ" позволяет реализовать интегрированное планирование в цепи поставок ритейлера (или дистрибьютора) от плана продаж до плана закупок и размещения заказов у поставщиков, оптимизируя при этом уровни товарных запасов в цепи поставок.

Контроль товарных запасов в "ОТВ" осуществляется за счет установления соотношения между необходимым уровнем товарных запасов и объемом прогнозируемых продаж за определенный период времени. Скорость обращения товарных запасов по каждой товарной группе планируется на основе необходимого уровня страхового запаса и но значимости группы в обороте н прибыли по розничной сети в целом (на основе АВС- и XYZ-анализа).

При этом обычно учитываются следующие факторы, влияющие на определение соответствующего уровня товарных запасов:

• – общие продажи на уровне товарных групп;
• – частота поставок от поставщика;
• – время доставки от РЦ до магазинов;
• – действующие требования по организации хранения, комплектации и грузопереработке на РЦ;
• – уровень страхового запаса на РЦ.

Уровень товарных запасов определяется на основе времени доставки от поставщиков, совокупного спроса, а также точности составления прогноза и погрешности определения времени доставки. При определении страхового запаса также необходимо учитывать надежность поставщика и ряд показателей качества его поставок.

Укрупненная блок-схема функционирования программного модуля "ОТВ" представлена на рис. 7.9.

Рис. 7.3. Блок-схема (алгоритм) функционирования программного модуля "open-to-buy"

На рисунке "-1" означает, что предыдущий заказ (или объем поставок, объем продаж) вычитается из последующего в соответствии с периодом планирования. Это может быть одна неделя или один месяц. Первые три месяца рассчитывается уточненный план на каждый период времени, когда поставщик может менять параметры отправки заказанной потребителем продукции. Принимается, что меньше недели период планирования быть не может, поставщик не успеет изменить отгрузку. Далее в схеме планирования заказов поставщику план рассчитывается укрупненно – по месяцам, а при достижении границы три месяца рассчитывается уточненно, т.е. идет скользящее уточнение плана закупок в соответствии с фактическими продажами.

What is Open to Buy? (Definition, Formula, Examples)

Inventory management is a fundamental ingredient to the success of today’s retailers – it can even make or break a retail business.

For example, retailers carrying too much inventory or too much of the wrong product will tie up cash flow restricting them from ordering products their store needs. In these situations, they are often forced to implement markdowns to move excess inventory reducing profits and lowering GMROI.

In contrast, buying insufficient inventory quantities can result in lost sales, and reduced profits and drastically influence the overall customer experience and brand perception.

Stocking the right amounts of the right products at the right times requires a dynamic and data-driven approach that must incorporate open-to-buy plans.

So, what is open-to-buy, how is it calculated and what benefits can it provide for today’s retailers?

Keep reading to find out.

What is Open-to-buy?

Open-to-buy is an inventory management strategy which helps retailers understand how many products they need to buy.

Using an OTB formula, retailers create a plan in which they can calculate the money required to purchase future inventory orders for a specific sales period. Or, open-to-buy (OTB) planning lets retailers control inventory and stay cash flow positive.

Other benefits of OTB management include:

• More flexible inventory.
• Optimal stock levels.
• Less overspending.
• Fewer markdowns.
• Spotting trends earlier.

Let’s take a look at the technical definition below.

Open-to-buy Definition

Open-to-buy definition: a financial budget for retail merchandise planners.

Essentially, OTB is a purchasing plan which takes into account current inventory levels and projected sales for a set time period.

Who uses open-to-buy: OTB can be used at all levels — company-wide, sales channels, departments, product categories, and sub-categories.

Why use open-to-buy: Calculate the optimal inventory quantity to purchase, in order to meet customer demand for a set sales period.

What is the open-to-buy formula?

Open-to-buy is the difference between where you expect to finish a sales period and where you started. Where you started is simple: it is the planned inventory at the beginning of the sales period. Where you expect to finish is your closing inventory plus your planned sales and markdowns.

The open-to-buy formula looks like this:

The inventory numbers should include store stock, distribution center inventory, and anything in transit. There is one exception: sold but undelivered products are not counted as Beginning of Month Inventory.

You can calculate OTB on a monthly or weekly basis. Other sales periods, such as promotional seasons, are also useful. Although the open-to-buy formula can be unit-based, it is typically done in dollars — either retail value or cost.

Open to buy example calculation

Let’s look at how to calculate open to buy:

Open to buy process

Naturally, OTB budgeting is more than running a formula. It’s part of a three-step open-to-buy process:

Step 1 – Know your inventory turnover

Turnover rates impact OTB. You need to have a clear picture of your current inventory levels and an accurate demand forecast for your OTB strategy to succeed.

Step 2 – Run your financials

Create your budget using the OTB formula. A granular OTB planning approach – by store, by week at the lowest product sub-category or SKU – generates the most accurate budgets.

Step 3 – Tracking & Adjusting

Your OTB process must account for the hundreds of factors impacting demand and inventory as they happen. It needs to be agile enough to adjust quickly when needed.

OTB management

Small shops can use quarterly OTB spreadsheets. However, more complex assortments need better capabilities:

1. Good OTB management starts with good forecasting

AI-powered demand forecasts can account for more variables on a more granular level than spreadsheet-driven analysts enabling you to purchase optimal inventory quantities.

2. All forecasting needs to be dynamic

Unexpected changes in inventory availability or supply chain breakdowns derail the plan. A dynamic forecast should automatically adjust the OTB budget to reflect the most current situation.

3. Automate as much of your OTB budgeting as possible

Replenishment processes should automatically optimize purchases and allocation based on the latest budgets. Advanced OTB analytics tools can provide proactive next-step recommendations and generate purchase orders.

4. Ensure OTB is unified across all retail divisions

Everyone from your buyers and planners to your finance team should be on the same page. There needs to be clear visibility across the entire business to facilitate accuracy and efficiency.

OTB Planning Software

Retalon’s unified merchandise planning suite includes an open-to-buy solution. Using AI and advanced analytics, it dynamically calculates granular OTB budgets to recommend optimal purchases and automatically generate purchase orders.

Let Retalon’s expert team give you a free demo of the Open to Buy system using your own data. Contact us to learn more.