В «Бизнес Паке» появился ЭДО
«Бизнес Пак» — одна из наиболее популярных в России бесплатных программ для формирования и печати закрывающих документов. Ее использует 782 тыс. клиентов по стране. Теперь, благодаря новому функционалу, пользователь после нажатия кнопки в сформированном документе «Электронный документооборот» попадает в веб-интерфейс системы ЭДО. После подписания квалифицированной электронной подписью, документ за 7 секунд достигает контрагента (он тоже должен быть подключен к данной системе ЭДО).
После этого подписанный документ доступен обеим сторонам документооборота. Согласно российскому законодательству, этот файл является юридически значимым оригиналом.
Через Диадок может быть отправлен любой документ, сформированный в «Бизнес Паке».
Отправить документ в Диадок
Бизнес пак и Диадок работают с электронными документами по-разному. Бизнес пак отправляет в Диадок не сам документ, а специальный текстовый файл с данными документа (xml-файл). Диадок по этому файлу создает картинку документа своим способом. Поэтому документы могут выглядеть по-разному, но они содержат одинаковую информацию. Все эти сложности с xml-файлами нужны для того, чтобы компьютеры могли обмениваться документами без ошибок и чтобы соответствовать требованиям государства (для каждого формализованного документа установлен формат приказом ФНС России. Например, для счета-фактуры это приказ № ММВ-7-15.820 от 19.12.2018).
Для того, чтобы убедиться, что документы идентичны, сравните картинки документов в Бизнес паке и Диадоке, обратите внимание на ключевые реквизиты, такие как номер и дата документа, наименование и ИНН контрагентов, сумма и НДС по документу. Если эти реквизиты совпадают, то документы идентичны
Факсимиле подписи и печати — это картинки, которые можно вставить в документ. Но в ЭДО документы передаются не как картинки, а как текстовые файлы с данными (xml-файлы). Поэтому факсимиле видно только в Бизнес паке. По закону (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ) электронный документ имеет юридическую силу только, если он подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП). Это значит, что факсимиле не нужно и не работает в электронном документе, вместо подписи и печати используется ЭЦП.
Электронный документооборот (ЭДО) нужен для того, чтобы подписывать юридически значимые документы электронной цифровой подписью (ЭЦП). Государство регламентирует, какие документы нужно подписывать и какие данные в них должны быть. Эти данные записываются в специальные файлы (xml-файлы), которые передаются через ЭДО. Такие документы называются формализованными, потому что они соответствуют определенному формату и структуре, утвержденными приказами ФНС России. Диадок показывает эти документы так, как они должны выглядеть по правилам.
Счет на оплату — это документ, который не нужно подписывать и который не имеет правил для данных. Поэтому он передается через ЭДО как картинка (pdf-файл), которую делает Бизнес пак. Такой документ называется неформализованным, потому что он может быть в любом формате и не требует специальной обработки. Диадок показывает этот документ так, как он есть.
Чтобы подключиться к Диадоку в разделе «ЭДО» выберите оператора ЭДО «Диадок», далее нужно ввести логин и пароль от личного кабинета в Диадоке. Если логина и пароля нет — уточните у тех. поддержки Диадока как их получить. Контакты тех. поддержки на сайте Диадока: https://diadoc.ru
Да, отправить документ из походной версии в Диадок можно с помощью кнопки «ЭДО».
Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен и как организовать его в компании
Рассказали, как оптимизировать рабочие процессы с помощью ЭДО. Узнайте, как облегчить обмен документами с сотрудниками, партнёрами и налоговой.
Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media
Об электронном документообороте рассказала
Татьяна Сергеева
Юрисконсульт RTM Group в области ИТ.
При ведении любого бизнеса нужно обмениваться документами — например, договорами с поставщиками, актами выполненных работ, счетами на оплату и так далее. Можно делать это в бумажном виде и тратить время и деньги на распечатку и доставку документов, а можно перейти на электронный документооборот (ЭДО) и управлять всеми документами в цифровом формате.
В статье для Skillbox Media рассказываем главное об электронном документообороте. Материал будет полезен предпринимателям и руководителям компаний, которые планируют переходить на ЭДО, а также всем специалистам, которые будут с ним работать.
-
ЭДО
- Какие есть виды ЭДО
- В чём преимущества и недостатки ЭДО
- Какие компании обязаны использовать электронный документооборот система ЭДО
- Как получить электронные подписи для ЭДО
- Как выбрать оператора ЭДО на электронный документооборот
Что такое ЭДО
Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.
Электронные документы — цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.
Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить ниже.
Системы ЭДО — сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.
Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.
Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО — компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги — например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.
Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем ниже.
В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки — электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки — сервисы в интернете.
Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты — например, на бумагу и доставку.
Курсы Skillbox для тех, кто хочет научиться организовывать работу бизнеса
- «Эффективный руководитель» — научиться распределять ресурсы и сокращать издержки компании, разобраться в микроменеджменте и грамотно организовать бизнес-процессы.
- «Основы предпринимательства: начни свой бизнес» — погрузиться в детали организации бизнеса и разобраться, как юридически грамотно вести бизнес без штрафов и санкций.
Внутренний и внешний виды ЭДО
Электронный документооборот делят на два основных вида: внутренний ЭДО и внешний. Внутренний ЭДО — это оборот внутри организации, внешний — это когда документы отправляют кому-то вне компании. Внутренний и внешний ЭДО используют в разных целях, они по-разному организованы.
Внутренний ЭДО. Предназначен для работы с документами внутри компании. Например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, которые не требуют подключения внешних сторон.
Внутренний оборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания устанавливает свои правила обмена документами. Обычно сотрудники используют сетевые папки или обмениваются всем необходимым по корпоративной электронной почте. В некоторых крупных компаниях есть специальное ПО для этого.
Внутренний ЭДО позволяет компании оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упрощает передачу информации между разными отделами.
Внешний ЭДО. Ускоряет процессы обработки документов при взаимодействии с внешними структурами — партнёрами, клиентами или государственными органами.
Например, с помощью внешнего ЭДО обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью и другими документами, требующими участия внешних сторон.
При внешнем ЭДО, кроме правил компании, нужно соблюдать установленные контрагентами правила составления документов, а в некоторых случаях и обязательные требования законодательства.
Кроме того, ЭДО подразделяют по процессам. Например, есть ЭДО для работы с бухгалтерскими, корпоративными, трудовыми документами и так далее.
Преимущества и недостатки электронного документооборота
Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.
- Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.
- Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.
- Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.
- Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.
- Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.
- Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.
- Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
- Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.
- Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся.
К недостаткам ЭДО можно отнести:
- Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.
- Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.
- Затраты на подключение — на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.
Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.
Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности на сайте налоговой службы.
Бизнес обязан использовать электронный документооборот в некоторых случаях — например, для обмена документами с некоторыми государственными структурами. Подробнее об этом говорим в следующем разделе.
Какие компании обязаны использовать электронный документооборот
В большинстве случаев переход на ЭДО — дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.
Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.
Компании занимаются оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства №2464 и №64.
Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в Распоряжении Правительства №792-р. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.
Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в Постановлении Правительства №1110.
Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров — например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.
НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, — например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.
Компании участвуют в госзакупках . Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.
Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.
Компании сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:
- компании с численностью работников больше 100 человек, а также предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей — отчётность по всем налогам;
- компании с численностью работников от 10 до 100 человек — формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.
Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, — подробнее о них говорим ниже. Для сдачи отчётности нужна электронная подпись.
Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через сервис ФНС без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.
Планируется, что ЭДО станет обязательным для всех компаний и ИП. Об этом говорится в Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанной правительственной комиссией. Всё больше документов будут переводить в электронную форму, большее число субъектов обяжут перейти на ЭДО — как внешний, так и внутренний. Например, с 2024 года переход на электронный документооборот станет обязательным для всех бюджетных учреждений.
Как работает система ЭДО
В классическом сценарии работы ЭДО участвуют три стороны: отправитель электронного документа, получатель и оператор ЭДО. Также есть вспомогательные стороны:
- удостоверяющий центр (УЦ) — организация, которая выдаёт электронные подписи;
- госорганы — регуляторы процессов электронного документооборота.
Они взаимодействуют друг с другом по такой схеме.
Этап 0. Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила ведения ЭДО, проводят проверки, ведут реестры и так далее. Например, ФНС ведёт реестр доверенных операторов ЭДО.
Этап 1. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и направляет получателю через оператора.
Этап 2. Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа и проверяет его (если есть такая договорённость). Затем направляет документ оператору получателя — с указанием даты и времени отправления.
Этап 3. Оператор получателя делает то же самое со своей стороны и направляет документ получателю.
Этап 4. Получатель проверяет документ, подписывает его электронной подписью и направляет обратно через своего оператора.
Большая часть процесса автоматизирована: действия операторов ЭДО могут занимать несколько секунд, если не требуется дополнительных проверок.
Таким образом, чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом — в следующих разделах.
Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить
Согласно закону, есть два вида электронных подписей (ЭП) — простая и усиленная. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надёжностью, а также сферами применения. Разберём подробнее.
Простая электронная подпись (ПЭП). Представляет собой набор данных, который генерируется программой по команде пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, ПЭП можно создать в документах Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство.
Также к ПЭП относят код, который присылают в СМС, электронных письмах или пуш-уведомлениях для подтверждения действий пользователя в интернете — например, оплаты в интернет-магазине или входа на портал «Госуслуг». Человеку нужно ввести полученный код в форме сервиса — это считается подписанием и подтверждением операции.
Усиленная электронная подпись. Отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она может не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения документа.
У усиленной подписи есть два подвида:
-
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такие подписи создают с помощью специального ПО, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота.
Во внутреннем электронном документообороте можно использовать разные виды ЭП. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись. В некоторых случаях подписывать электронные документы можно только с помощью неё — например, если документы предназначены для передачи отчётности в налоговую, работы с государственными информационными системами, участия в электронных торгах и так далее.
С 2022 года компании и индивидуальные предприниматели могут получить КЭП бесплатно в налоговой. Подробнее об этом — в разъяснении ФНС. Также получить электронные подписи можно у некоторых операторов ЭДО, аккредитованных Минцифры .
Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать
Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, «Контур.Диадок», «1С-ЭДО», СБИС. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.
Бизнес может выбрать любого оператора из списка. Мы рекомендуем обращать внимание на такие параметры:
- функциональность сервиса;
- ценовую политику и пакеты услуг;
- совместимость с другими системами;
- поддерживаемые форматы документов (например, акты, накладные, договоры, счета-фактуры);
- возможность международного обмена документами;
- дополнительные расходы (например, на специальное ПО);
- какие электронные подписи нужны для работы компании;
- работает ли оператор в системе «Честный знак» — актуально для компаний, которые занимаются оборотом маркированных товаров.
Например, оператор «СБИС» подходит для внутреннего и внешнего документооборота, в том числе международного, и требует наличия КЭП. А в сервисе Legium.io допускается использование НЭП.
Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов
Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.
Шаг 1. Провести предварительную подготовку.
- Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
- Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
- Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
- Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.
Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.
- Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
- Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
- Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
- Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
- Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.
Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.
- Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
- Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
- Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.
Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.
- Провести тестовый обмен документами.
- Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.
Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.
- Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
- Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
- Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
- Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.
Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами. Если компания или ИП планируют использовать ПЭП или НЭП, это нужно зафиксировать в дополнительных соглашениях, чтобы у таких подписей появилась юридическая сила.
Главное об электронном документообороте в 5 пунктах
- Электронный документооборот (ЭДО) — процесс обмена электронными документами.
- ЭДО бывает внутренний и внешний. Внутренний ЭДО используют для работы с документами внутри компании, когда не нужно подключать внешние структуры. Внешний ЭДО — для работы с партнёрами, клиентами или государственными органами.
- В большинстве случаев на ЭДО переходят добровольно, но в некоторых случаях работа с электронным документооборотом обязательна. Например, если компания занимается оборотом маркированных товаров, работает с прослеживаемыми импортными товарами или участвует в госзакупках.
- Для того чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись — это можно сделать в налоговой.
- Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить в договорах и дополнительных соглашениях с контрагентами. Иначе обмен документами могут признать несогласованным, а документы недействительными.
Другие материалы Skillbox Media для руководителей
- Как управлять бизнес-процессами, чтобы всё работало по плану и бизнес не терял деньги
- В чём разница между цифровизацией и цифровой трансформацией бизнеса и как они могут двигать компанию вперёд
- Когда компании нужна система ERP, сколько это стоит и зачем учиться работать с ней
- Для чего нужны программы «1С», как они работают и как их внедрить в компании
- Как управленческий учёт помогает принимать верные решения и как его организуют в компаниях
Папки с общим доступом для всех сотрудников. Как правило, хранятся на серверах компании.
Госзакупки — система, с помощью которой государственные компании ищут поставщиков товаров, работ и услуг.
Электронный документооборот: что это и как работает. ЭДО для новичков
Электронный документооборот или сокращенно ЭДО – это процесс, который помогает ускорить и максимально упростить передачу различных документов между физическими и юридическими лицами.
Передавать и получать электронные документы гораздо проще, чем бумажные. А главное – ускоряется процесс их согласования и подписания. Ведение электронного документооборота (ЭДО) пригодится различным службам и сотрудникам.
Возможности электронного документооборота (ЭДО) многогранны: можно обмениваться документами с поставщиками и покупателями, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры.
Главное преимущество электронного документооборота, что все это можно совершать, не покидая рабочего места или даже собственной квартиры, если вы работаете удаленно.
Важно, чтобы у вас был доступ к программам электронного документооборота и электронная подпись, чтобы все документы, отправляемые с помощью ЭДО, имели юридическую силу.
Про виды подписей мы тоже расскажем в этой статье.
Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)
Как работает система электронного документооборота?
Отправитель загружает документ в сервис или создает его, подписывает и отправляет контрагенту. Получатель может подписать документ (утвердить) или отклонить (например, если видит ошибки или не согласен с содержанием).
Если контрагент еще не пользуется электронным документооборотом, он получит приглашение на электронную почту. Если получатель использует другого оператора ЭДО, отличного от оператора отправителя, то он получит приглашение к роумингу.
Роуминг – это возможность обмениваться документами с пользователями любых других операторов электронного документооборота (ЭДО).
Если документ утвержден, то отправитель получит уведомление о его подписании.
По тому же принципу происходит обмен документами и внутри организации.
Время подписания бумажных документов затягивается от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от того, как далеко от вас находится ваш контрагент, сотрудник или руководитель.
Использование электронного документооборота (ЭДО) позволит подписывать документы за несколько минут, а все маршруты согласования заранее запрограммировать.
Тогда документ после согласования с одним сотрудником автоматически перейдет к другому.
Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО
Работайте с ЭДО без ошибок
Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту
Скорость – один из главных плюсов электронного документооборота.
Рассмотрим пример электронного документооборота в отделе закупок.
Менеджер отдела закупок должен заказать товары у поставщика, получить их, подписать все необходимые документы и затем передать их поставщику.
Менеджер формирует в ЭДО заказ на поставку товаров и направляет его своему руководителю на согласование.
Руководитель подписывает заказ (согласовывает) и менеджер видит, что статус заказа изменился.
Менеджер подписывает заказ (если необходимо) и направляет его поставщику.
Поставщик получает заказ, подтверждает получение и собирает товары на отгрузку. При этом он может через ЭДО провести корректировку заказа, например, если какой-то товар отсутствует на складе.
Когда товар готов к отправке, поставщик формирует документы на отгрузку в ЭДО (накладную, счет, счет-фактуру или УПД, при необходимости прикладывает и другие документы, например, сертификаты на продукцию) или загружает их в систему, подписывает документы электронной подписью и отправляет покупателю.
Менеджер, после того, как товары получены (или сразу), ставит свою электронную подпись и теперь у поставщика и у покупателя есть комплект подписанных документов.
Здесь уже важна не только оперативность (быстро согласовать заказ, передать поставщику и потом подписать документы), но и юридическая, и налоговая стороны.
Пока у поставщика нет подписанных документов, он не может предъявить претензии к покупателю, если тот задержит оплату – попросту нечем доказать, что товары и правда были переданы.
Покупатель же без документов не может оприходовать товар (да, есть и другие механизмы в бухгалтерском учете, но они временные – например, можно провести неотфактурованную поставку, пока документы находятся в пути).
Если нет подтверждающих документов, расходы на такие товары нельзя списать в налоговом учете.
Электронный документооборот (ЭДО) позволяет избежать этих рисков и своевременно и законно списывать и приходовать товары, работы или услуги.
Но электронный документооборот нужен не только торговле и тем, у кого много контрагентов. Электронными документами можно обмениваться внутри организации, с сотрудниками и с государственными органами.
Кроме того, ЭДО для многих компаний является обязательным.
Виды электронного документооборота
Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:
По сфере правовых отношений между субъектами которые участвуют организации электронного документооборота.
По виду документов, которые проходят через ЭДО.
Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:
ЭДО с государственными структурами
Внутренний ЭДО – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.
С помощью внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.
Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт (например, Положение о командировках) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.
Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.
Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.
Внешний ЭДО – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг (про него расскажем дальше отдельно).
Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.
ЭДО с государственными структурами – это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.
По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:
Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отраслей.
У компании «Бизнес-Легко!» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.
Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО
Работайте с ЭДО без ошибок
Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту
Кто может пользоваться ЭДО
ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.
Наиболее распространен электронный документооборот (ЭДО):
В бухгалтерии – с его помощью сдают отчетность, собирают и передают документы (акты, накладные, счета и счета-фактуры, сверки, ведомости). Без системы ЭДО бухгалтер в некоторых случаях просто не сможет работать.
Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.
В отделе кадров – прием, увольнение, отпуск, все эти события можно оформить в электронном виде. ТК позволяет обмениваться с сотрудниками документами через ЭДО (см. статью 22.1 ТК).
Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.
Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.
На складе – любое перемещение товара, будь то отгрузка покупателю или просто перемещение между складами, можно оперативно отразить в документах, используя ЭДО. Особенно удобен электронный документооборот, если склад находится далеко за пределами головной компании.
В управлении – менеджеры и руководители могут не только передавать документы и согласовывать их, но следить за исполнением распоряжений, просто заглянув в систему ЭДО.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Сначала о плюсах:
Юридическая значимость документов. Документ с собственноручной подписью на бумаге и такой же документ, подписанный электронной подписью в ЭДО, с точки зрения закона равнозначны. Электронный документ можно предъявить в суде, предоставить в ФНС при проверке.
Сокращение затрат на печать и пересылку. Цена на отправку письма Почтой России начинается от 27 рублей (если в письме вы отправляете 1-2 стандартных листа А4).
И это без цены конверта (примерно 3 рубля за штуку). Заказное письмо, ценное или курьерская отправка уже дороже.
Если вы отправляете 500 таких писем в год, то потратите на них минимум 15000, а ЭДО обойдется в несколько раз раз дешевле, да и ходить на почту, и стоять в очереди не придется.
Обмениваться документами, кстати, можно не только внутри страны – можно отправлять документы в любые страны мира. Для этого потребуется всего 3 шага:
Шаг 1
Российская организация получает квалифицированную электронную подпись, иностранная – неквалифицированную.
Шаг 2
Участники обмена заключают трехстороннее соглашение об электронном документообороте, обеспечивающее юридическую значимость документов.
Шаг 3
Можно начинать обмениваться документами с иностранными партнерами через ЭДО.
Зарубежной компании будет доступен личный кабинет на английском языке, англоязычная техподдержка, а также вебинары и обучающие материалы.
Бумага тоже стоит недешево, например, популярная марка SvetoCopy от 300 рублей за пачку в 500 листов. С ЭДО бумага вам вообще не нужна.
Сокращение времени создания, подписания, согласования и отправки документов. Здесь все очевидно и мы уже рассказали, насколько проще работать с электронными документами. Кроме того, их можно загрузить в бухгалтерскую программу или другой сервис (CRM, складскую программу).
Безопасность передачи данных и защита самих документов.
Например, документы, пересылаемые через СБИС (система ЭДО) нельзя перехватить или подменить – они передаются по зашифрованному каналу.
Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО
Работайте с ЭДО без ошибок
Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту
Схема электронного документооборота между организациями
Есть ли минусы у электронного документооборота или ЭДО?
Конечно, минусы тоже присутствуют:
Необходимо позаботиться о резервном копировании. Лучше сохранять электронные документы не только в самой системе, но и еще на независимом носителе – собственном сервере, внешнем диске, даже флэшке. При этом нужно помнить, что если вы просто распечатаете электронный документ с отметками об электронной подписи – он юридической силы иметь не будет!
Сопротивление сотрудников. Если в вашей компании привыкли все делать на бумаге, работникам может поначалу казаться, что работать в ЭДО сложно.
Для лучшей адаптации в системах ЭДО есть инструкции, встроенные помощники и подсказки, а если вы внедряете электронный документооборот с помощью сторонней компании, то она поможет вам безболезненно и быстро перейти на новый формат документов.
Не все контрагенты подключены к системе ЭДО, с некоторыми приходится работать только на бумаге. Но даже такие организации понемногу исчезнут. Сейчас ЭДО уже стал для ряда компаний обязательным и тенденция продолжается.
Например, при продаже маркированных товаров (а это молочная продукция, вода, одежда, обувь и еще много всего) необходимо обмениваться электронными документами, этого требует закон.
Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)
Так как не для всех ваших контрагентов может быть доступно подключение к электронному документообороту, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.
Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.
Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.
Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.
Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.
На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.
Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (для каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению (информация «вшивается» в код).
Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)
Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.
Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении электронного документооборота (ЭДО).
Обязательно должны использовать ЭДО организации:
работающие с маркированным товаром (и поставщики, и покупатели);
участвующие в обороте товаров, подлежащих прослеживаемости (см. постановление Правительства от 01.07.2021 № 1110);
при участии в закупках (на отдельных электронных площадках).
Переходят на ЭДО (есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.
Переход на электронный документооборот (ЭДО), с чего начать
Для того, чтобы перейти на ЭДО нужно:
Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителю и всем, кто будет работать с системой ЭДО и подписывать документы.
Только наличие электронной подписи даст юридическую силу всем документам. В некоторых случаях для работы в системе электронного документооборота (ЭДО) можно будет использовать и другие виды подписей (о них – читайте ниже).
Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор, а также подключиться к системе облачного документооборота, в которой будет происходить обмен документами.
Обучить сотрудников работе в системе ЭДО.
Начать обмен данными и радоваться скорости.
Какие электронные подписи существуют, их отличия
Электронные подписи бывают трех видов:
Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи.
Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.
Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.
Операторы электронного документооборота (ЭДО)
При выборе оператора ЭДО важно обратить внимание на следующие моменты:
Наличие роуминга между операторами или возможность его настроить.
Возможность ведения архива всех сохраненных документов с удобным и быстрым поиском и легким доступом к документам.
Возможность разграничить доступ к ЭДО разным категориям сотрудников.
Возможность доработать систему под специфические запросы компании.
Возможность интеграции сервиса в уже используемые в организации системы.
Доступ к работе в ЭДО с разных устройств, в том числе с мобильных.
Удобный интерфейс, понятный всем пользователям.
Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение и отвечать другим требованиям.
Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг или просить его подключить электронный документооборот с нуля. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.
Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.
ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.
Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО
Роуминг это технология, которая позволяет контрагентам осуществлять обмен электронными документами, даже если каждый подключен к разным операторам электронного документооборота (ЭДО).
Когда роуминг настроен, компании могут отправлять и получать документы, как обычно.
Настраивают роуминг для каждого контрагента индивидуально. Но пригласить можно сразу несколько контрагентов.
Самое главное, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда роуминг возможен.
В противном случае придется обмениваться со своим контрагентом бумажными документами, как и раньше, либо установить еще другой сервис для онлайн документооборота.
Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами
Отправьте контрагенту приглашение к обмену или примите приглашение от контрагента. Если контрагент работает с 1С-ЭДО, попросите отправить вам приглашение с его стороны.
Дождитесь уведомления о настройке роуминга и обменивайтесь документами.
В СБИС отправка приглашений и получение документов — бесплатно.
Как отправить приглашение контрагенту для роуминга
Его можно выслать при отправке документа или заранее из карточки компании. Чтобы пригласить нескольких контрагентов, подключите роуминг наsbis.ru.
На сайте сервиса нажмите «Подключить роуминг».
Заполните заявку. Если приглашаете несколько контрагентов, загрузите их списком.
Подключите к компьютеру носитель с электронной подписью организации. Нажмите «Подписать и отправить».
Приглашение отправлено. Когда контрагент его получит и примет, СБИС пришлет вам уведомление на email.
Если контрагент отказывается подключать роуминг или вести ЭДО в СБИС, обратитесь в техподдержку.
Обычно роуминг подключают в течение 10 рабочих дней. Срок может быть увеличен при задержке ответа от оператора контрагента.
Как принять приглашение к автороумингу
СБИС принимает приглашения к роумингу автоматически.
Вы можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг и можно обмениваться документами.
В карточке своей организации нажмите три вертикальные точки, затем «История изменений».
В фильтре выберите «Приглашения контрагентов» и найдите среди них приглашение от контрагента, с которым собираетесь работать.