Оплата через онлайн кассу это как

Как пользоваться онлайн-кассой: пошаговая инструкция

Онлайн-касса — это аппарат с фискальным накопителем, который сначала записывает, а затем передает данные о доходах бизнеса напрямую в ФНС. Согласно Федеральному закону 54-ФЗ, через онлайн-кассу обязан работать фактически любой бизнес.

Если касса будет работать с ошибками, для налоговой это будет значить, что вы умышленно искажаете информацию о доходах. Есть риск получить предупреждение или штраф. Какие требования нужно учесть и как избежать ошибок, разбираемся в статье вместе с налоговым консультантом Анной Кожевниковой.

• Анна более 15 лет является юристом, предпринимателем и налоговым консультантом. Оборот клиентов — от 5 до 700 млн рублей в год.
• Ведет телеграм-канал более чем с 2 000 подписчиков, где доступным языком рассказывает о налогах, изменениях в праве, минимизации рисков для бизнеса.
• Автор и ведущая курсов и онлайн-тренингов для предпринимателей.

Какие есть требования к онлайн-кассам

Требования к кассам указаны в Федеральном законе № 54-ФЗ (Ст. 4):

• у кассы должен быть обозначен заводской номер на корпусе;
• необходимо устройство для печати чеков и точные электронные часы;
• касса должна поддерживать работу с фискальным накопителем, формировать электронные чеки.

Если бизнес продает в интернете, печать бумажных чеков не требуется — их отправляют в электронном формате.

Чтобы предпринимателю было проще купить кассу, которая соответствует всем требованиям, ФНС разработала Реестр контрольно-кассовой техники. В нем есть сведения о каждой модели.

Что такое фискальные документы: какие формирует онлайн-касса

Это чеки и отчеты, которые после формирования хранятся в фискальном накопителе. А также у ОФД — посредника, через которого документы попадают в налоговую.

Отчеты
О регистрации онлайн-кассы	Формируют во время регистрации онлайн-кассы: на следующий день, как получили ее регистрационный номер, — не позднее.
Об изменении параметров регистрации	Формируют, если параметры кассы изменились. Например, кассу перенесли из одной торговой точки в другую. Тогда меняют параметр «адрес» и создают отчет.
Об открытии	Вручную создает продавец в начале каждой смены.
О закрытии смены	Налоговая получает данные: сколько чеков пробили, на какую сумму, сколько других фискальных документов сформировала касса. Еще в этом отчете отображаются сведения о том, пора ли менять фискальный накопитель. В нем появится соответствующая отметка.
О закрытии фискального накопителя	Если у онлайн-кассы меняется владелец, она снимается с учета. А еще, когда пришло время менять фискальный накопитель.
О текущем состоянии расчетов	Отчет показывает, какие фискальные документы и в каком количестве онлайн-касса не направила ОФД. Запускает продавец в конце смены.
Чеки
Кассовые	Это чеки по продажам, возвратам, авансам, выдаче денег. Отображают любой денежный расчет. Такие чеки продавцы выдают покупателям.
Коррекции	Нужны, если продавец неверно рассчитал покупателя — пробил не ту цену, количество или артикул.

Маркетинг

Все сервисы Яндекса в одном месте: полный список

Все сервисы Яндекса в одном месте: полный список

Как пользоваться онлайн-кассой

Открыть смену

Прежде чем начать торговлю в магазине, продавец запускает формирование отчета об открытии смены. Для этого выбирает нужный раздел в меню кассы.

После касса сформирует отчет об открытии смены и направит оператору фискальных данных. Если с отчетом все в порядке, на кассу придет уведомление, и она автоматически распечатает отчет на чековой ленте. Сразу после этого кассир может начать торговлю и выдавать покупателям чеки.

Пример отчета об открытии смены

Выдать чек покупателю

Обычно кассир берет за товар деньги, пробивает чек прихода и отдает клиенту. Но покупатели могут платить по-разному. От этого зависит, как и кто формирует чеки.

• При расчете наличными или картой чек формирует продавец, причем сразу после оплаты.
• При переводе денег по реквизитам продавец формирует чек на следующий рабочий день после того, как деньги пришли на банковский счет компании.
• Если оплата происходит через сайт, продавец чек не формирует, — это делает касса в фоновом режиме.

Кассир может выбивать разные чеки. Например, покупатель возвращает товар — кассир выбьет чек на возврат. А если продавец неверно указал количество товара или пробил не тот артикул, то он обязан выдать чек коррекции.

Закрыть рабочую смену

Кассир обязан сформировать отчет о закрытии смены в конце рабочего дня. В отчет попадают все кассовые операции за смену, а конкретно — количество:

• пробитых чеков;
• фискальных документов, которые не передали ОФД;
• суммы по разным чекам.

Важно помнить, что по закону рабочая смена не привязана к суткам и длится 24 часа. Это значит, если кассир начал работать во вторник вечером, а закончил вечером в среду, смену надо закрывать.

Пример отчета о закрытии смены

Плохо, если кассир не успел или забыл закрыть смену. О нарушении обязательно узнает налоговая служба и назначит штраф. Но есть нюансы:

• Если смену не закрыли вовремя, но при этом не успели пробить чеки, как можно скорее формируйте отчет о закрытии. Тогда претензий от налоговой не будет.
• Если смену не закрыли, но при этом пробили чеки, скорее сообщайте в ИФНС. Не тяните, вам надо опередить ОФД. Приводите аргументы, например, что произошла авария или ЧП. Если доводы покажутся убедительными, штраф все равно назначат, но минимальный.

Провести инкассацию

Деньги из кассы продавец сдает после того, как сформирован отчет о закрытии смены. Без отчета инкассацию провести нельзя.

Ошибки в работе с онлайн-кассами: как их не допустить и исправить

Большое количество ошибок связано с неверными настройками кассы. Помимо стандартных реквизитов, в кассовом чеке должны быть место, признак расчета, информация о товаре, ставка НДС (ст. 4.7 закона 54-ФЗ).

Еще в документе должны быть особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или email, если покупатель хочет получить документы в электронном виде, QR-код.

Какие еще бывают ошибки:

• неверная сумма чека;
• неправильный способ расчета: наличный или безналичный;
• чек не учтен в ФНС из-за сбоев;
• не совпадают даты формирования чека и фактического поступления денег.

Важно: если компания или ИП самостоятельно обнаружит ошибку в чеке, исправит ее, а затем предоставит данные о нарушении в ФНС, штрафа по ст. 14.5 КоАП не будет.

Как исправить ошибку в чеке

В фискальных документах есть отдельные операции, чтобы внести корректировки. Ошибку можно исправить с помощью чека коррекции или чека возврата — это зависит от формата фискальных документов (ФФД), который вы используете.

Версию ФФД можно посмотреть в отчете об открытии смены. В поле ФФД прописаны цифры 2, 3 или 4. Они обозначают форматы фискальных документов 1.05, 1.1 или 1.2 соответственно. Другой вариант — в личном кабинете ОФД, если оператор дает такую возможность. Например, на Платформе ОФД.

Проблемы с онлайн-кассой: что делать

В магазине могут произойти различные ЧП. Например, сломается фискальный накопитель или коммунальные службы отключат электричество. Вот инструкции, что делать, чтобы все было по закону.

Отключилось электричество. Если выбило пробки и в магазине нет электричества, задача кассира — остановить торговлю и не выдавать товарные чеки, так как это нарушает закон.

Может случиться, что электричество отключилось, когда продавец рассчитывался с покупателем. Тогда в кассовой операции могут быть ошибки. Надо дождаться, когда электричество дадут, и провести чек коррекции.

Отключился интернет. Это не так страшно. Чеки попадут ОФД, когда интернет снова появится. Рекомендуем проверить, что чеки ушли. Это можно сделать в личном кабинете оператора, через отчет о текущем состоянии расчетов или закрытии смены.

Фискальный накопитель не работает. Отнесите его в сервисный центр. Если в сервисном центре сообщат, что накопитель сломан, его надо заменить, а старую кассу перерегистрировать. После необходимо проверить, как работает онлайн-касса. Если все в порядке, можете снова на ней работать.

Что будет, если не использовать онлайн-кассу

Есть некоторые исключения, кому все-таки разрешили торговать без онлайн-кассы. Например, если бизнес продает печатные издания в киосках, ценные бумаги, торгует на рынках и ярмарках. Полный список есть в законе № 54-ФЗ (ч. 2). Всем остальным торговать без онлайн-кассы нельзя.

Что такое онлайн-касса

В 2023 году иметь кассовые аппараты должно большинство коммерческих организаций и предпринимателей. Их использование регламентировано законом № 54-ФЗ. В нём используется аббревиатура ККТ – контрольно-кассовая техника. Этот термин является определением онлайн-кассы на законодательном уровне. Рассказываем, что собой представляет кассовый аппарат и по какому принципу он функционирует.

Принцип работы онлайн-кассы

Онлайн-касса – аппарат, который формирует и регистрирует кассовые чеки. Устройство может распечатать чек в бумажном виде или отправить его в электронном формате на email покупателя. После этого аппарат передает через оператора фискальных данных (ОФД) сформированные фискальные документы в Федеральную налоговую службу (ФНС), а также записывает эту информацию в зашифрованном виде на установленный внутри фискальный накопитель (ФН).

1. Приобрести или арендовать кассовый аппарат;
2. Купить ФН и установить его в устройство;
3. Заключить договор на обслуживание с ОФД и зарегистрировать кассу на его портале;
4. Зарегистрировать ККТ в ФНС;
5. Установить необходимое программное обеспечение, загрузить номенклатуру товаров;
6. Подключить онлайн-кассу к интернету.

Не любой кассовый аппарат пригоден для работы – разрешено использовать только те модели, которые включены в утвержденный ФНС перечень. Там же представлен реестр, из которого следует выбрать фискальный накопитель. Кроме того, выбирать ОФД тоже нужно из списка на сайте налоговой.

Подключитесь к аккредитованному ОФД «Такском» здесь.

Как работает онлайн-касса

1. Кассир пробивает товар, а клиент оплачивает покупку картой, наличными или через QR-код;
2. Онлайн-касса формирует чек, сохраняет его на фискальном накопителе, распечатывает в бумажном виде и/или отправляет покупателю в электронном формате;
3. Касса передаёт информацию о платеже в ОФД, который обрабатывает полученный фискальный документ и передаёт его в ФНС;
4. После проверки данных ОФД отправляет подтверждение (фискальный признак) и отправляет их на ККТ.

При оплате через сайт фискальный документ формируется автоматически и передаётся на электронную почту покупателя.

Онлайн-касса удалённая и облачная – разница понятий

Ввиду схожести этих понятий, их нередко неправильно трактуют. Поэтому остановимся на этом моменте подробнее.

Онлайн-касса – это общее наименование для всех кассовых аппаратов, подразумевающих использование ФН и передачу данных в налоговую инспекцию в режиме реального времени.

Удалённая касса – кассовый аппарат, расположенный на территории владельца, к которому можно подключаться извне для проведения расчётных операций в дистанционном режиме с любого совместимого устройства.

Облачная касса – сервис имеет сходство с применением удаленной кассы, но это принципиально разные подходы. Если удалённая касса – это, в первую очередь, физическое устройство, то облачная – услуга.

Т. е. и удалённая, и облачная касса – это разновидности онлайн-кассы.

Что такое эквайринг

• Торговый эквайринг. Применятся на стационарной торговой точке при оплате банковской картой или смартфоном через платежный терминал;
• Интернет-эквайринг. Используется при оплате покупок через интернет;
• Мобильный эквайринг. При передвижной торговле оплата проводится при помощи терминала, местоположение которого можно менять. Например, через курьера;
• АТМ-эквайринг. Используется для расчётов через банкоматы или терминалы самостоятельной оплаты.

Сейчас клиенты в основном рассчитываются пластиковыми картами, поэтому проще приобретать ККТ со встроенным эквайрингом, чтобы не нарушать закон. Такую услугу предлагают оказать многие банки, при заключении договора на эквайринг они также готовы недорого предоставить онлайн-кассу в аренду.

Для безналичной оплаты могут также использоваться расчётные счета и электронные кошельки. Интернет-эквайринг можно подключить как в банке, так и через посредника – платёжный агрегатор (Robokassa, ЮKassa и другие).

Как выбрать онлайн-кассу: какие виды существуют

Онлайн-кассы отличаются по функциональности и размерам. Рассмотрим основные виды, которые подходят и для компаний, и для ИП.

Автономная касса

Аппарат отлично подходит для потребностей малого бизнеса. Его также могут применять организации с небольшим ассортиментом товаров и ограниченным потоком покупателей. Оптимальные возможности устройства – печать до 50 чеков в день.

Смарт-терминал

Смарт-терминал внешне похож на планшет и поддерживает загрузку различных приложений. Он оснащен встроенным принтером чеков и подходит для использования практически любой организацией. Планшетный терминал – это универсальное устройство, которое можно применять практически повсеместно. К нему можно подключить сканер штрих-кода, весы, эквайринг.

Фискальный регистратор

Устройство предназначено для подключения к компьютеру или терминалу с уже установленным программным обеспечением. Аппарат подойдет тем, у кого уже есть ПК, кто является постоянным пользователем 1С, а также тем, кто ведет товароучёт или чья ККТ интегрирована с базой данных или сайтом.

POS-система

POS-система предназначена для стационарного применения, поэтому подходит крупным компаниям и сетевым магазинам. Такая система представляет собой набор оборудования для комплектации рабочего места кассира. Более простые устройства можно применять также в стационарных местах продажи с большой проходимостью.

Касса с эквайрингом

Это компактное и удобное устройство подходит для выездной торговли, курьерской доставки, логистической сферы, для приема заказов в торговом зале общепита. Аппарат можно использовать для стационарного применения в малом бизнесе как 2 в 1 – кассу и банковский терминал. Устройство подходит для осуществления наличного и безналичного расчёта.

Облачная касса

Облачная касса позволяет принимать электронные платежи на сайте. Сервис предоставляется на условиях аренды устройства и интегрируется в работу сайта. Сам аппарат находится в удалённом, специально оборудованном дата-центре, а в личном кабинете на сайте компании предоставляется доступ к управлению, статистике и работе с устройством.

Штрафы за нарушения при работе с онлайн-кассами

Размер штрафов определен в ст. 14.5 КоАП РФ.

Если продавец должен использовать ККТ в работе, но не выполняет этого требования, то придется платить штраф: от 10 000 рублей до 50 % «серой» выручки для индивидуальных предпринимателей, от 30 000 рублей до 100 % от «серой» выручки для юрлиц.

Если выявлено повторное нарушение, то деятельность продавца приостанавливается на 90 суток.

За невыдачу кассового чека или допущение ошибки в нем могут вынести предупреждение или назначить штраф: 1 500-3 000 рублей для ИП, 5 000-10 000 рублей для юрлиц.

К счастью, ошибку в чеке можно исправить – для этого применяется чек коррекции или возвратный чек, отменяющий ошибочную операцию. Чеки коррекции могут помочь избежать штрафа за неприменение ККТ и при внезапном выходе из строя онлайн-кассы – главное сделать это прежде, чем ФНС узнает о нарушении.

Как налоговая проверяет онлайн-кассы в 2023 году

На 2023 год продлено действие моратория на проверки ФНС. Плановые проверки ККТ были отменены еще с 1 марта 2022 года. Но это не означает полное отсутствие контрольных мероприятий.

Контроль и проверки ККТ регламентируются законом № 248-ФЗ. Любой покупатель может подать жалобу на работу онлайн-кассы в мобильном приложении налоговой или на её официальном сайте. В этом случае проверка будет осуществлена для защиты прав потребителей.

ФНС может также провести внеплановую проверку онлайн-кассы по собственной инициативе – на основании внутреннего распоряжения о проверке и без уведомления предпринимателя.

• удалённый анализ фискальных документов;
• наблюдение за выполнением требований;
• контрольная закупка;
• выездные мероприятия по месту установки ККТ.

Проверки без взаимодействия с налогоплательщиком разрешается проводить без дополнительного согласования. При обнаружении нарушений налоговый инспектор вправе произвести контрольную закупку. Её процесс может фиксироваться инспектором на видеозапись без уведомления о факте проведения проверки.

Нередко кроме нарушений в применении ККТ, проверка чеков позволяет налоговым органам обнаруживать неоформленных работников, другие несоблюдения налогового, миграционного и трудового законодательства. Например, в чеке могут быть указаны данные не того кассира, который фактически провел расчёт с покупателем.

Однако если в ходе ведения проверки будет установлено, что нарушение допущено непреднамеренно и произошло из-за технической ошибки, то наказание будет минимальным.

Как пользоваться онлайн-кассой: пошаговая инструкция для ИП

Как пользоваться онлайн-кассой: пошаговая инструкция

Работа онлайн-кассы устроена иначе, хотя ни для покупателя, ни для кассира не произошло никаких существенных изменений — вот пошаговая инструкция.

Шаг № 1. Кассир принимает оплату и вносит данные — наименование, стоимость товара или услуги — в кассовый аппарат.

Шаг № 2. Информация об оплате поступает на фискальный накопитель, который формирует информацию для чека.

Шаг № 3. Дальше информация поступает к оператору фискальных данных (ОФД). Оператор проверяет чек, регистрирует его и отправляет ответ на кассу. Реестр ОФД можно изучить на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).

Шаг № 4. Кассир распечатывает чек и отдает покупателю. Если у предпринимателя есть телефон или email клиента, то чек можно не распечатывать (об этом говорится в письме ФНС России от 28.04.2022 «О чековой ленте»). Достаточно отправить покупателю электронную версию документа — с юридической точки зрения бумажный и электронный чек равноценны.

Шаг № 5. ОФД передает данные в ФНС, где они хранятся несколько лет.

Кому нужна онлайн-касса

Почти всем индивидуальным предпринимателям.

Но есть исключения. В 2022 году без онлайн-кассы могут работать:

1. Самозанятые — они формируют чеки за услуги в приложении «Мой налог».
2. Некоторые розничные торговцы — например, без онлайн-кассы разрешено продавать газеты и журналы в киоске, мороженое, овощи и фрукты на сезонных ярмарках, квас из бочки. А также предприниматели, оказывающие услуги населению — ремонт обуви, изготовление ключей, услуги по уходу за детьми или пожилыми людьми. Полный перечень услуг и товаров, которые можно продавать без применения кассовой техники, отражен в п. 2 статьи 2 закона № 54-ФЗ о ККТ.
3. Предприниматели на патентной системе. Но не все. Без онлайн-кассы могут работать фотографы, репетиторы, ювелиры. Единственное, предприниматели на патенте должны представить другой платежный документ, подтверждающий сделку с клиентом. Подробнее о перечне услуг и платежном документе можно прочитать в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ.
4. Предприниматели из труднодоступных районов России. Какие районы считаются таковыми, указано на сайте администрации интересующего региона.

Если проигнорировать закон и работать без кассы, есть вероятность получить штраф. ИП и руководители компаний могут заплатить от 1/4 до 1/2 величины расчета, который провели мимо кассы. Но в любом случае штраф будет не меньше 10 тысяч рублей.

Как выбрать онлайн кассу

Изучите характеристики и решите, какая модель больше подходит для вашего бизнеса.

1. Время работы аккумулятора

Во время торговли на улице или доставки заказов нет возможности подключиться к электрической сети, в таких случаях необходимо выбирать кассу с максимальным временем работы без подзарядки.

2. Скорость печати чеков

Чем выше поток покупателей, тем выше должна быть скорость печати чеков, иначе вы рискуете наблюдать постоянные очереди на кассе. Для бизнеса со средней проходимостью — до 100 чеков в день — подойдет касса со скоростью печати до 100 мм/сек.

3. Соединение с интернетом

Онлайн-кассы подключаются к интернету несколькими способами: через кабель, Wi-Fi, модем или сим-карту. Для помещений с плохим Wi-Fi выбирайте кассу с модемом или сим-картой, также касса с сим-картой подойдет для выездной торговли. Некоторые кассы работают в офлайн-режиме: касса выбивает чек без связи с интернетом, а при появлении сети передает данные в ОФД.

4. Возможность подключения дополнительного оборудования

Для работы часто необходимо дополнительное оборудование: весы, сканер штрих-кодов, терминал для оплаты картой, программное обеспечение для оплаты через смартфон (это удобно, если покупка оплачивается через курьера). Некоторые модели касс идут в комплекте с этим оборудованием, если нет — изучите возможность подключения того, что вам нужно.

5. Отчеты и аналитика

Онлайн-кассы способны формировать аналитическую информацию: складской учет, объем продаж, сумму среднего чека и другие данные. Определитесь, что из этого вам необходимо для систематизации бизнеса, и какие модели поддерживают эти функции.

Применение онлайн кассы при безналичном расчете

Для безналичных расчетов с физическими лицами, индивидуальным предпринимателями и компаниям с разной формой собственности необходимо иметь расчетный счет в банке и онлайн кассу с фискальным накопителем. Она может быть в собственности или в аренде. Для приема платежей от юридических лиц использовать специальную контрольно-кассовую технику не требуется.

Если интернет-магазин принимает оплату через платежного агента, например, курьерскую службу на аутсорсинге, на счет которого покупатель переводит деньги, то онлайн касса также не нужна. Кассовый чек в этом случае продавец выдавать не должен. В договоре необходимо указать юридическое лицо, выступающее в качестве платежного агента.

Нужно ли вашей компании устанавливать онлайн-ККТ указано в Законе 54-ФЗ.

Виды безналичного расчета

• Эквайринг — оплата через POS-терминал с помощью банковской карты или мобильного телефона. Продавец должен заключить договор с банком-эквайером, подключить терминал к кассовому аппарату. Для совершения транзакции покупателю нужно вставить или поднести карту к считывающему устройству, ввести ПИН-код. Вместо карты при бесконтактном методе оплаты можно использовать смартфон с установленными приложениями ApplePay или SamsungPay, а также «умные» часы. Деньги приходят на расчетный счет продавца в срок до семи дней, кредитные организации взимают комиссию за каждую транзакцию в размере 2–3% от суммы чека.
• Безналичные расчеты с помощью электронных денег. Оплата производится средствами, доступными на балансе платежных систем Яндекс. Деньги, WebMoney, QIWI. Пополнить счет можно с помощью банковской карты, через терминал или с баланса мобильного телефона. При совершении покупок перевод выполняется со счета используемого электронного сервиса на расчетный счет продавца.
• Оплата интернет-покупок. Используются данные банковских карт физических лиц, которые вводятся клиентом в специальные поля расчетной формы на сайте, где совершаются покупки. Обычно для идентификации необходимо предоставить номер карты, срок ее действия, CVC код, имя и отчество владельца. После отправки платежной информации на телефон покупателя приходит код подтверждения, который ему необходимо ввести в соответствующей строке на сайте для выполнения транзакции.
• Банковские переводы. Совершаются в отделении банка, отделении Почты России или через банковский терминал физическим лицом. Чаще всего, таким образом оплачиваются коммунальные услуги или покупки в телемагазинах.
• Переводы между расчетными счетами. Основной метод безналичных расчетов с юридическими лицами. Покупатель заполняет платежное поручение, по которому переводит деньги со своего счета на счет поставщика. Операции могут осуществляться без применения контрольно-кассовой техники.

Как использовать онлайн-кассы для безналичных расчетов

Для организации торговли в розничном магазине потребуется контрольно-кассовый аппарат, совместимый с POS-терминалом. Устройства можно взять в аренду или приобрести у банка, с которым заключен договор на обслуживание. После совершения покупки покупателю выдается бумажный чек.

Требования к онлайн кассам, используемым для оплаты банковским переводом, картой или электронными деньгами:

• автоматический расчет с клиентами: интеграция ККТ с процессинговым центром банка, обработка запросов на оплату без непосредственного участия кассира;
• обмен сведениями о поступлении денег с банком, формирование чеков на основе этих данных;
• обмен данными с фискальными органами, передача сведений о всех продажах ОФД, который далее передает их в налоговую.

Особенности безналичного расчета через онлайн кассу

• Безналичный расчет со службами доставки организуется с помощью переносных моделей онлайн касс, к которым подключен эквайринг.
• При оплате по квитанции в банке продавец не получает информации о покупке, поэтому не может предоставить чек, за что грозит штраф. Данная проблема все еще рассматривается Минфином.
• Если покупка оформляется в почтовом отделении, то применение онлайн кассы — обязанность ФГУП «Почта России». При отправке наложенным платежом, продавец может не использовать ККТ.

Как правильно зарегистрировать онлайн кассу

Применение онлайн касс для безналичного расчета без регистрации является нарушением законодательства и наказывается штрафами в размере до 3000 рублей для ИП и до 10 000 рублей для ООО. В общем случае, нормативный процесс регистрации ККТ состоит из следующих этапов:

• Заключение договора на обслуживание с оператором фискальных данных — ОФД.
• Постановка на учет в Федеральной налоговой службе — ФНС:
  — оформление документов дистанционно с электронно-цифровой подписью — ЭЦП, заполнение формы регистрации в личном кабинете на сайте ФНС;
  — посещение отделения ФНС с оборудованием, оформление заявления на месте.

Заявление о регистрации включает:

• адрес и наименование места расположения онлайн кассы;
• модель ККТ и фискального накопителя (а также заводской номер);
• назначение оборудования;
• информацию об операторе фискальных данных.

Срок постановки онлайн кассы на учет в налоговую занимает от 1 до 5 рабочих дней. После подтверждения регистрации, ОФД получит возможность организовать пересылку фискальных данных в ФНС.

Так как открыть личный кабинет можно только при наличии ЭЦП, то ее необходимо предварительно оформить. Сделать это можно в любом аккредитованном Минкомсвязи центре самостоятельно или через ОФД.

ИП, имеющие доступ к личному кабинету как физические лица, могут обойтись без цифровой подписи для входа, достаточно ИНН и пароля или учетной записи на госуслугах, но для заверения заявления о регистрации онлайн кассы ЭПЦ все равно понадобится.

Чтобы регистрация была признана законной, модель применяемой ККТ, фискальный накопитель и ОФД должны входить в реестры действующего оборудования.

Чтобы не тратить на регистрацию своё время, можно за отдельную плату поручить компании-продавцу кассы произвести ее регистрацию без участия клиента. Услуга обойдётся примерно в 6–7 тыс. руб. единоразово.

Фискальный накопитель для онлайн касс

Фискальный накопитель (ФН) — обязательный компонент онлайн кассы. Он необходим для ведения записи и шифрования информации о совершенных платежах. Существует государственный реестр фискальных накопителей российского производства, в него входят модели, допускаемые к использованию.

Различают фискальные накопители сроком действия на 13, 15, 36 месяцев. После истечения этого периода устройство подлежит замене. Кроме того, каждый аппарат имеет собственный запас памяти, после заполнения которого также необходимо приобрести новую модель. Использовать онлайн кассу с несоответствующим или неисправным фискальным накопителем — нарушение, за которое накладывается штраф. Использованный ФН хранится 5 лет.

Модель выбирается в зависимости от системы налогообложения, выбранной ИП или организацией.

• ФН на 36 месяцев необходим при УСН, ЕНВД, патенте или ЕСХН;
• остальным достаточно аппарата на 13 — 15 месяцев.

Многие ККТ выпускаются со встроенным накопителем. Если он не предусмотрен, то необходимо купить отдельно. Стоимость зависит от срока годности. Обычно, не превышает 10–15 000 рублей для моделей, рассчитанных на 36 месяцев.

Как начать пользоваться онлайн кассой

Для обслуживания онлайн кассы необходимо заключить договор с банком, в котором оформлен расчетный счет. Многие банки предоставляют ККТ в аренду и предлагают комплексные пакеты услуг предпринимателям. Например, Райффайзен Банк готов организовать управление безналичными расчетами малого бизнеса в соответствии с требованиями 54-ФЗ за комиссию в размере 2,29%. Стоимость контрольно-кассового оборудования, фискальный накопитель и услуга регистрации оплачиваются дополнительно.

Что должно быть в чеке при безналичном расчете через онлайн кассу

После совершения оплаты за товары или работы, продавец должен предоставить покупателю кассовый чек установленного образца или бланк строгой отчетности, в котором указаны:

• регистрационный номер онлайн кассы;
• фискальный признак, сформированный накопителем;
• сумма, число и время покупки;
• сведения о ресурсе, через который может быть проведена загрузка и печать.

Как оформляется возврат товара при безналичном расчете

Чтобы вернуть денежные средства, внесенные за товары или услуги через онлайн кассу, необходимо получить от покупателя заявление о возврате с реквизитами для безналичного перевода. Перечисление денег, поступивших по безналичному расчету, осуществляется принявшим банком, в котором открыт расчетный счет продавца. Стандартная процедура возврата занимает 10 дней и включает следующие этапы:

• покупатель пишет заявление в свободной форме, в котором указывается информация о покупке и платежные сведения;
• продавец составляет акт, дополнительно включающий основание, по которому оформляется обратный перевод денег;
• подтверждаются факт возврата и сумма возвращенных средств, сведения передаются в банк обслуживания;
• кредитная организация осуществляет перевод покупателю.

Обратите внимание, что при безналичных расчетах через онлайн кассу не допускается возврат денежных средств в виде наличных купюр. Полная сумма покупки должна быть возвращена на банковский счет покупателя. В противном случае операция расценивается как обналичивание и ведет к административной ответственности.