Бухгалтерские услуги: стоит ли искать помощь на стороне?
Стремление компаний любого масштаба, организационно-правовой формы и профиля деятельности к сокращению операционных и других издержек привело к развитию рынка аутсорсинга бухгалтерских услуг. Во время пандемии эти услуги стали особенно актуальны, так что сегодня квалифицированная профессиональная деятельность в формате доверительного управления финансами и налогами, то есть бухгалтерией, стала обычным явлением. Однако часть руководителей до сих пор задается вопросом: в чем выгода и особый смысл услуг бухгалтера со стороны?
Ответ прост: если вы не в состоянии загрузить работой вашего бухгалтера на восемь часов в день пять дней в неделю для выполнения его прямых функций, то стоит задуматься о бухгалтерском аутсорсинге. Главное в такой ситуации — правильно определить компанию, которой можно доверить финансовый учет. Давайте рассмотрим подробнее, в чем заключаются плюсы аутсорсинга и на что обращать внимание в первую очередь при выборе поставщика услуг.
Бухгалтерский аутсорсинг в России
Слово «аутсорсинг» (от англ. outsourcing) буквально означает «использование ресурсов извне». В общепринятом смысле это передача определенных рабочих функций высококвалифицированному специалисту, не входящему в штат компании. Некоторые эксперты подчеркивают, что на аутсорсинг могут быть переданы неключевые функции. Например, для нефинансовой организации бухгалтерский учет — функция непрофильная и подобная стратегия позволяет оптимизировать работу компании, высвободить и направить внутренние ресурсы на основную коммерческую деятельность. Привлеченные эксперты занимаются ведением отчетности, общаются с налоговыми органами, а также при необходимости участвуют в судебных разбирательствах при неразрешимых разногласиях с контрагентами. Основной перечень их услуг выглядит следующим образом:
- подготовка первичной документации по хозяйственным операциям;
- разработка концепции учета и консалтинг;
- ведение бухучета по всем регистрам;
- расчет заработной платы и начисление налогов на фонд оплаты труда;
- расчет налогов;
- подготовка и сдача отчетности для налоговой инспекции и внебюджетных фондов;
- заполнение бухгалтерских документов;
- прием инспекторских проверок.
В цифрах
В ходе исследования, проведенного NeoAnalytics на тему «Российский рынок аутсорсинга бухгалтерских услуг: итоги 2020 г., прогноз до 2023 г.», выяснилось, что в 2020 году совокупный объем рынка аутсорсинга бухгалтерских услуг (включая деятельность по оказанию услуг в области бухгалтерского учета, по проведению финансового аудита и по налоговому консультированию) сократился на 6% и составил около 243,4 млрд. руб [1] .
В России профессиональный бухгалтерский аутсорсинг появился ориентировочно в начале 2000-х годов, ежегодный рост спроса на эту услугу составляет в среднем 40—50%, что очень много. По данным компании Coleman Services, изначально на долю всех российских организаций приходилось не более 10% контрактов. В основном услугами приглашенных бухгалтеров пользовались западные фирмы. В предкризисные годы российские управленцы стали активно использовать бухгалтерский аутсорсинг, оценивая этот инструмент как действительно эффективный и способный повысить конкурентоспособность предприятия, во время пандемии спрос на такие услуги сохранился.
Эксперты утверждают: если не принимать во внимание карантинные меры, на спрос на бухгалтерский аутсорсинг повлияли макроэкономические процессы и санкционный режим, ведь немалую долю клиентов по-прежнему составляют иностранные компании. Наиболее ощутимо замедлилось развитие услуг в области расчетов по заработной плате и МСФО. Единственным, кто в данной ситуации оказался выжившим — это «чистый» аутсорсинг бухгалтерского учета. В условиях снижения оборотов компании готовы перейти на внешние источники, чтобы получить гарантию качественного учета и сдачи отчетности точно в срок. Благотворно на развитие сектора влияет постоянное усиление администрирования в налоговой сфере и ряд законодательных нововведений. Власть явно сигнализирует бизнесу: останутся только те, кто в состоянии продемонстрировать максимальную экономическую эффективность при абсолютной законопослушности. В этих условиях оптимизация процессов и необходимость обращения к профессионалам стали очевидными. В свою очередь аутсорсинг-провайдеры идут навстречу клиентам. Учитывая непростую экономическую ситуацию, меняют структуру услуг или уровень цен, разрабатывают и внедряют новые продукты. В целом можно говорить о том, что Россия движется по пути европейских государств, где оказание услуг бухгалтерского учета является самостоятельным и хорошо развитым видом бизнеса.
Виды бухгалтерских услуг: любой каприз за ваши деньги
Год за годом государство увеличивает сложность ведения учета для малого и среднего бизнеса и ужесточает наказания за нарушения. Так, появилась обязанность вести электронный документооборот с налоговыми органами; по сделкам с НДС — предоставлять перечень всех покупок и продаж, чтобы инспекция в режиме онлайн могла соотносить документы поставщика и покупателя. Бизнес обязали ежемесячно отчитываться перед Пенсионным фондом РФ и ежеквартально готовить отчетность 6-НДФЛ. Даже мелкие нарушения оборачиваются пенями и штрафами вплоть до ареста счетов. Тенденция роста потребности в качественных бухгалтерских услугах очевидна. Индивидуальные предприниматели и мелкие фирмы постепенно отказываются от сотрудничества с приходящими бухгалтерами, предпочитая авторитетные аутосорсинговые компании, чей опыт и высокая степень автоматизации бизнес-процессов позволяют работать четко, без промахов и ошибок, по доступным ценам.
Помимо малого бизнеса можно выделить и другие группы компаний, которые традиционно входят в число клиентов агентств по оказанию бухгалтерских услуг:
- Представительства иностранных фирм, для которых аутсорсинг является стандартом и применяется для успешного функционирования и выхода на новые рынки.
- Быстрорастущие фирмы, понимающие, что бухгалтеры и кадровики не успевают расти вместе с бизнесом. При этом стандарты учета должны быть одинаковы для всех подразделений.
- Крупные компании, для которых аутсорсинг — это проще, дешевле и эффективнее, чем открытие корпоративного расчетного центра, на окупаемость которого уйдут годы.
В части деления по отраслям аналитика последних лет показывает, что основным потребителем услуг аутсорсинга бухгалтерии является сегмент торговли. В нем сосредоточено до 25% всех доходов аутсорсеров.
Еще один портрет частого потребителя аутсорсинга — организации с большим объемом стандартизированных и достаточно рутинных финансовых операций. Если говорить о конкретных услугах, то можно выделить те, которые востребованы вне зависимости от формы собственности или рода деятельности компании-клиента. Среди них:
- налоговые консультации;
- ведение бухгалтерского учета, сдача отчетности;
- кадровый учет;
- подготовка документов: акты, платежки, накладные и т. п.;
- согласование налоговых платежей.
Часто вместе с бухгалтерским учетом компании заказывают юридическую поддержку. По мере развития сотрудничества заказчика и профессионального бухгалтера подключаются еще и такие виды услуг, как консультации по узкоспециальным юридическим и коммерческим вопросам, поддержка расчетных счетов в банках, хранение и сортировка документов в офисе компании-аутсорсера, доставка и получение документов от контрагентов в пределах черты города и т. д. К аутсорсерам обращаются в поисках оптимизации, стандартизации и грамотного исполнения учетных функций. При этом важна прозрачность бизнеса. Тормозящим развитие аутсорсинга фактором остается присутствие в экономике серых схем ведения учета. Компании и индивидуальные предприниматели, скрывающие свои доходы и уходящие от налогов, очевидно не стремятся предоставлять сторонним организациям доступ к финансовой информации. Для многих компаний, в особенности региональных, значимой остается и цена на бухгалтерские услуги.
Стоимость аутсорсинга учетных функций: с цифрами не поспоришь
Говоря об экономической эффективности, провайдеры услуг заявляют, что «удаленная бухгалтерия» сокращает расходы компании на это направление не в один-два, а в несколько раз. Это за вычетом расходов на оплату труда, установку лицензированного программного обеспечения и приобретение литературы, обустройство офиса. Одна из авторитетных аутсорсинговых компаний провела сравнительный анализ: во сколько обойдется содержание собственной бухгалтерии и использование внешних услуг. В качестве примера для исследования взяли компанию численностью до 20 человек, работающую в Екатеринбурге. При подсчете затрат на оснащение и работу собственной бухгалтерии статьи затрат выглядели следующим образом (таблица 1):
Таблица 1. Некоторые статьи расходов на организацию работы бухгалтерии
Аутсорсинг бухгалтерских услуг: зачем передавать ведение бухучета на сторону, как это сделать и сколько стоит
18 апреля 2023
Аутсорсинг бухгалтерских услуг: зачем передавать ведение бухучета на сторону, как это сделать и сколько стоит
Кандидат экономических наук, доцент. Автор двух монографий, шести учебных пособий и нескольких десятков статей по вопросам бухгалтерского учета, финансового менеджмента и анализа. Лауреат премии губернатора в сфере науки, техники и инновационной деятельности за 2012 г. За плечами — опыт работы главбухом бюджетного учреждения и преподавателем государственного вуза.
Как работает аутсорсинг бухгалтерии
У передачи бухучета на сторону есть правовое обоснование. Это п. 3 ст. 7 Закона о бухучете. Там говорится, что руководитель вправе заключить договор об оказании бухгалтерских услуг его компании. Это и есть аутсорсинг – передача внутренней бизнес-функции сторонней организации или внештатному исполнителю.
Бухгалтерию на аутсорс выводят как мелкие, так и крупные предприятия. Причем передают лишь что-то из учетной рутины или заказывают расширенный пакет услуг, включающий не только бухгалтерские операции, но и управленческий учет с бюджетированием.
Вот примеры того, как можно организовать взаимодействие с аутсорсинговой фирмой.
Таблица 1 . Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
Какие бухгалтерские операции передаются аутсорсеру
Аутсорсер берет на себя весь процесс от составления первички до подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности. Он же готовит или дорабатывает регламенты: учетную политику, положения об инвентаризации, о премировании и т.п.
В штате заказчика нет ни одного бухгалтера
Аутсорсер формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность, составляет учетные регламенты, управляет штатными бухгалтерами заказчика, контролирует качество их работы.
Штатные бухгалтеры формируют первичку, отражают покупку и продажу, начисляют зарплату, регистрируют денежный приход и расход, считают себестоимость и т.п.
Аутсорсер ведет один или несколько бухгалтерских участков, например, таких: расчет зарплаты, разноска банковских операций, сверка с контрагентами, оформление авансовых отчетов и расчеты с подотчетниками
Выбранный вид определит два момента:
- стоимость услуг сторонней бухгалтерии;
- ответственность аутсорсера.
К примеру, договор на комплексное сопровождение будет стоит дороже, чем только расчет зарплаты. Но при этом аутсорсер сам заплатит все штрафы из-за неверно подсчитанных налогов или сданной с опозданием отчетности, если вдруг такое допустит.
Далее мы еще вернемся к вопросам стоимости и ответственности. А пока давайте разберемся, нужен ли вам бухгалтерский аутсорсинг. К слову, это наша вторая статья по такой теме. В первой – «Аутсорсинг: какой функционал можно передать на сторону и как это сделать» – мы разбирались с общими вопросами, например, рассказали про плюсы и минусы процесса.
Нужна ли вам передача бухгалтерии на аутсорсинг
На вопрос из заголовка можете ответить только вы. Мы лишь поделимся пятью подсказками про то, когда аутсорсер выручит, а когда вы и сами справитесь.
Итак, нужен ли вашему бизнесу бухгалтерский аутсорсинг?
Да, чтобы сократить затраты
Услуги аутсорсера могут стоить в разы дешевле, чем штатная бухгалтерия. Чтобы понять, так ли это в вашем случае:
- посчитайте, во сколько обходится ваш родной учетный отдел;
- узнайте, сколько запросят за те же функционал и объемы операций аутсорсинговые фирмы.
Мы вам немного поможем с подсчетом и сориентируем с расценками.
Чтобы узнать стоимость своей бухгалтерии, сложите такие цифры за месяц:
- зарплату учетных сотрудников;
- оплату отпусков, больничных;
- страховые взносы и отчисления на травматизм;
- подписки на справочно-правовые системы, программы автоматизации бухучета, специальную периодику;
- траты на обучение персонала;
- командировочные расходы;
- оплату офисной канцелярии;
- стоимость интернета и мобильной связи;
- добровольное медстрахование и оплату питания, если такое есть в вашей компании.
Кроме этого, есть не ежемесячные траты на покупку новых ноутбуков, принтеров, сканеров, телефонов и другого офисного оборудования. Сюда же можно докинуть штрафы и пени, которые компания платила из-за бухгалтерских косяков – ошибок с налогами или срывом отчетных сроков.
В общем, может набежать приличная сумма. Например, такая:
Это скриншот из Excel-расчетчика, который мы смастерили вам в помощь. Скачивайте его с нашего сайта и заполняйте своими цифрами.
А теперь давайте разберемся с ценниками от аутсорсинговых фирм. Конечно, конкретики под ваш бизнес мы не сможем показать, но минимальную планку обозначим. Отыскали ее на сайтах четырех высокорейтинговых компаний, которые оказывают услуги по ведению бухучета. Мы бы привели и больше расценок, но многие аутсорсеры рассказывают о них только по заявке на сайте.
Таблица 2 . Аутсорсинг бухгалтерских услуг: примерные цены
Каковая минимальная цена комплексного бухгалтерского сопровождения
35–60 тыс. руб. в месяц для компаний с выручкой 20–25 млн руб. в год
4 200 руб. в месяц
30 тыс. руб. в месяц для компаний с выручкой 10–25 млн руб. в год
15 тыс. руб. в месяц для компаний без ВЭД и с ежемесячным количеством операций меньше 20
На итоговую цену услуги влияют такие факторы:
- отрасль и специфика работы. Например, учет в строительстве или на производстве обойдется дороже, чем в торговле, потому что там сложнее;
- объем операций в компании. Чем их больше, тем выше окажется стоимость услуги;
- дополнительные обязанности для аутсорсера. К примеру, будут ли проходить выездные налоговые проверки вашей компании в его офисе, будут ли забирать первичку его сотрудники или ее отнесут ваши работники.
Если интересно, какие еще способы помогут урезать траты в бизнесе, кроме аутсорсинга, читайте наши статьи:
-
;
- Как сократить затраты. Часть 2: Ищем резервы, составляем план и оцениваем результаты.
Да, чтобы работать с профессионалами
Штатный бухгалтер может оказаться ленив, некомпетентен, а то и нечист на руку. Причем последнее – самое страшное. Ведь если это главбух, то он не просто стащит с работы пачку бумаги, а придумает целую схему с переводом денег и других активов компании в свои закрома.
Это не наши выдумки. Вот для примера пересказ двух реальных историй, которые мы прочитали в телеграм-канале «Считай, управляй». Его ведет основательница компании по бухгалтерскому обслуживанию.
Пример 1 – про бухгалтера, не разбирающегося в ВЭД
Компания изготавливала столешницы из камня. Часть продукции экспортировалась.
Для экспортных операций применяется ставка НДС 0%. Но чтобы ее получить, нужно правильно заполнить налоговую декларацию, причем уложиться с подачей документов в ИФНС в 180 дней с даты реализации.
Бухгалтер не знал про это, поэтому просто не платил НДС по экспорту, никак не подтверждая право на нулевую ставку. Это нарушение закона, за которое прилетели бы недоимка по налогу, пени и штраф на общую сумму 4,5 млн руб.
Аутсорсинговая компания спасла клиента. Для этого ее специалисты организовали правильный процесс: сначала доплатили НДС и лишь потом подали уточненные декларации в зачет якобы переплаченного налога. В итоге в бюджет пришлось перечислить только пени в 200 тыс. руб.
Пример 2 – про бухгалтера, не замечающего сбыт запчастей налево
Компания оптом продавала запчасти для грузовых автомобилей. Бухгалтер от аутсорсера, за которым закрепили учет реализации, нашел нестыковки между распечатками накладных и данными по ним же в 1С.
Нестыковка была в том, что по 1С списывали большее количество запчастей, а в накладной на печать выводили меньшее. Оказалось, это мошенническая схема. Вот ее суть:
- по 1С проводится количество запчастей, которые нужно отгрузить со склада – заказанное покупателем количество плюс то, что пойдет налево;
- перед распечаткой в накладную вручную вносят меньшее количество деталей – то, которое заказал покупатель. Но общую сумму по документу оставляют прежней;
- в итоге покупатель получает меньше деталей по завышенной цене, а, то что он недополучил, но что списалось в 1С, менеджер поставщика продает налево.
Мы не знаем, участвовал ли в этой схеме бухгалтер. Но в любом случае штатные учетные работники виноваты в том, что не сверяли распечатки с данными в 1С. Этим занялся лишь специалист аутсорсинговой фирмы. В результате бухгалтерской «слепоты» или сговора компания за два года потеряла на таких хищениях 5 млн руб.
Этими примерами мы хотели показать вот что:
- штатные бухгалтеры не всегда отлично знают бухгалтерское и налоговое законодательство;
- штатные бухгалтеры могут статьи соучастниками в хищении активов компании или даже сами придумают, как их украсть так, чтобы никто не приметил;
- бухгалтеры от надежного аутсорсера – это высококомпетентные специалисты. А вероятность того, что они договорятся с вашим завхозом стащить что-нибудь со склада, невелика.
Да, чтобы не платить налоговые штрафы
Если вы передадите налоговый учет на аутсорс, то штрафы за все ошибки в расчете налогов и декларациях будет платить аутсорсер. Для этого аутсорсинговые фирмы страхуют свою ответственность, чтобы деньги на такие выплаты были всегда. Вот смотрите, как об обязательствах перед клиентами аутсорсеры пишут на своих сайтах.
Это лаконичное заверение от СберРешенийt:
Это гарантии от Unicon Outsourcing:
А вот так про себя рассказывает Мое дело:
Теперь сравните с ситуацией, когда штраф от налоговиков прилетает за ошибку штатного бухгалтера. Доплаты в бюджет, пени и штрафы в таком случае лягут на компанию, потому что именно она является налогоплательщиком. А бухгалтер отделается лишь административными санкциями за свою оплошность, причем весьма скромными. К примеру, за задержку с подачей декларации его могут оштрафовать максимум на 500 руб. по статье 15.5 КоАП РФ.
Выше разобрали три причины, когда бухучет на аутсорсе – это на самом деле спасение от проблем в бизнесе. Но есть ситуации, когда лучше обойтись и без него. Вот, пожалуй, две главных.
Нет, если у вас все просто
Бухучет и налоги – это не всегда сложно и трудоемко. Все зависит от вашего бизнеса и от выбранной системы налогообложения. Вот два примера такой предпринимательской «простоты»:
- гражданин оформил самозанятость и теперь платит налог на профессиональный доход;
- ИП без наемных работников консультирует по юридическим вопросам и применяет упрощенку с объектом «доходы».
В первом случае всего-то и надо, что пробивать чеки в приложении «Мой налог» и отправлять их клиентам. Даже составлять декларации не потребуется.
Во второй ситуации набор действий чуть шире, но тоже однообразен и несложен:
- заключайте с клиентами типовые договоры;
- составляйте акты об оказанных услугах;
- выдавайте чеки с применением онлайн-кассы;
- ведите учет кассовых операций;
- формируйте книгу учета доходов и расходов;
- ·один раз в год сдавайте декларацию.
Причем эти обязанности можно отчасти скинуть с себя на налоговиков или на целую кучу сервисов, которые и налоги посчитают, и декларацию заполнят.
Скинуть на налоговиков выйдет, если проживаете в Москве, Татарстане, Московской или Калужской областях. Там идет эксперимент по внедрению автоматизированной упрощенки, когда инспекция сама вычисляет налог и ей не нужна ваша декларация. Подробности об этом читайте в статьях:
-
;
- Какую систему налогообложения выбрать для ИП.
А сервисы можно отыскать у банков или компаний, которые помогают с бухгалтерским и налоговым учетом.
Нет, если любите мухлевать
Никого не ходим обидеть, но и хорошо знаем, что иной бизнес создается лишь для того, чтобы ловить рыбу в мутной воде. Если у вас как раз такое, тогда лучше мутите в одиночку. Вот две причины для этого.
Первая. Высокорейтинговые аутсорсинговые фирмы – это не какие-то конторы, где вам помогут реализовать обнальные схемы, уход от налогов и продажу контрафакта. Там все серьезно и по закону. В примерах выше рассказали, как именно аутсорсеры разгребали «помойку» из неверно составленной первички и по-правильному пересчитывали налоги. Поэтому если идти к ним, то только за прозрачными и законными подходами.
Вторая. Бухгалтерские аутсорсеры сообщают о подозрительных сделках своих клиентов в Росфинмониторинг. Они обязаны это делать на основании п. 2 ст. 7.1 Закона от 07.08.2001 г. № 115-ФЗ, который в народе прозвали «антиотмывочным». В течение трех рабочих дней через личный кабинет на сайте Росфинмониторинга аутсорсинговая фирма расскажет о сомнительных операциях заказчика.
Какую компанию выбрать: рейтинг для аутсорсинга бухгалтерских услуг
Для тех, кто ищет бухгалтерскую компанию-аутсорсера есть отличная подсказка. Это ежегодный рейтинг от агентства РАЭКС. В июле 2022-го он составлялся в 13-й раз и вот кто оказался в топовой десятке :
Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга
Аутсорсинг появился несколько лет назад и сейчас получает всё большее и большее распространение.
В переводе с английского слово «аутсорсинг» означает использование внешних ресурсов. Этот термин подразумевает передачу организацией некоторых видов или функций производственной предпринимательской деятельности по договору другой компании.
Аутсорсинговым компаниям доверяют, как правило, непроизводственные или же разовые, непериодические виды работ. К таковым могут относиться, например:
- юридические услуги,
- бухгалтерские услуги,
- клининговые услуги,
- логистика,
- услуги питания и пр.
Кто может прибегать к аутсорсинговым услугам? Это выгодно прежде всего малому и среднему бизнесу, но и крупный бизнес может выводить часть обслуживающих функций за рамки компании.
В чем смысл аутсорсинга, почему он набирает популярность? Прежде всего, это рациональное использование собственных финансов, иными словами, экономия. Содержание первоклассного специалиста, будь то айтишник, бухгалтер или юрист, в штате компании на постоянной основе не всем по карману.
Иногда требуются разовые услуги профессионалов, ради которых держать полную штатную единицу также нерационально.
Далее рассмотрим все плюсы и минусы аутсорсинга на примере ведения бухгалтерии.
Способы получения бухгалтерских услуг
Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.
Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.
Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:
- штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
- бухгалтер-фрилансер,
- аутсорсинговая компания.
Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.
Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.
Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».
Основные отличия аутсорсера от штатного сотрудника
Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.
Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.
С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.
Приведем сравнительную таблицу, основываясь на нормах законодательства. Из нее становятся очевидными преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг перед штатным бухгалтером:
И это не полный список различающихся параметров. Сюда же можно отнести более простую процедуру разрыва гражданско-правовых отношений по сравнению с трудовыми, а также тот факт, что ответственность исполнителя проще прописывается в гражданско-правовом договоре, чем в трудовом.
Ну и основное отличие — необходимость начисления взносов и исчисления НДФЛ с зарплаты штатника. Бухгалтер-фрилансер, как правило, является ИП или самозанятым, поэтому все взносы и налоги исчисляет самостоятельно. На выплаты, которые фирма переводит компании-аутсорсеру, никакие дополнительные суммы также не начисляются.
Покажем на примере:
Как видим, штатный работник обойдется фирме дороже примерно на 40%.
Решили обратиться к аутсорсеру, но не знаете, как оформить их услуги? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите пошаговый алгоритм, как учитывать в бухгалтерии и при расчете налогов договор с аутсорсером.
Минусы аутсорсинга
Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:
- дешевле штатного бухгалтера;
- более гибкие договорные условия;
- отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
- возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.
Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:
- В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
- Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
- Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
- Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
- На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
- Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
- Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
- Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.
Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.
Бухгалтер-фрилансер
Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.
Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.
Фрилансер обладает плюсами аутсорсеров. Никаких дополнительных трат на него не производится: ни взносов, ни налогов, ни затрат на оборудование рабочего места и обучение.
Вместе с тем он имеет минусы штатного сотрудника: может заболеть или уехать отдыхать. Платить за это не придется, но бухгалтер на это время может выпасть из рабочего процесса. Впрочем, бухгалтеры-фрилансеры, имея свободный график, зачастую относятся к своим выходным достаточно гибко и выходят на связь даже во время отдыха.
При этом фрилансер обладает и плюсами штатного работника. Это определенный человек, который ведет бухгалтерию, разбирается именно в вашей специфике и подберет оптимальный именно для вас вариант учета и налогообложения.
Что касается непрофессионализма и обычной человеческой непорядочности, ее можно встретить и у штатного работника, и в аутсорсинговой фирме, и у бухгалтера-фрилансера.
Чтобы максимально обезопасить себя от неприятностей, необходимо корректно составить гражданско-правовой договор с аутсорсером. Вы можете бесплатно скачать возможный вариант договора оказания бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже:
Итоги
Аутсорсинг — передача части необходимой работы сторонним организациям. Большое распространение получает аутсорсинг юридических, бухгалтерских, ИТ-услуг. Основные плюсы аутсорсинга — экономия и возможность работать с высококвалифицированными специалистами, на содержание которых в штате нет средств. Но есть и минусы: обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами, невозможность непосредственно контролировать процесс.
Бухгалтерский аутсорсинг – преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг
Достаточно новое для российского рынка бизнес-услуг понятие «бухгалтерский аутсорсинг» получает все большее распространение. Победив стартовые барьеры недоверия и классическую модель бухгалтерии с обязательным наличием в штате хотя бы просто главбуха, аутсорсинг открывает новые горизонты, как для акул предпринимательства, так и для молодых компаний.
Конкурентные преимущества бухгалтерии на аутсорсинге
Аутсорсинг дословно переводится как «использование внешних ресурсов». В нашем случае речь идет о найме бухгалтера. Сразу обратившись в компанию, которая профильно оказывает услуги бухгалтерского учета, вы уже сэкономили время на поиске специалиста и получили, как минимум, три огромных плюса:
Снижение затрат
Социальные выплаты, приобретение ПО, оснащение офиса для бухгалтерии – это в прошлом. Фирма-аутсорсер имеет свою инфраструктуру и технологии, а стоимость услуг наемного бухгалтера относится к категории ваших затрат и снижает налогооблагаемую базу.
Качество персонала
Вам не нужно обучать, натаскивать и следить за новичком на испытательном сроке. Нанятый по договору аутсорсинга бухгалтер имеет должную компетенцию, четко выполняет свои задачи, проходит повышение квалификации за счет своей фирмы.
Доступность и ответственность
Фирма-аутсорсер работает постоянно без отпусков и больничных. Ответственность по договору за сроки и качество сдачи отчетности минимизируют риски штрафов для вашей компании.
Кто может заказать бухгалтерский аутсорсинг
Старт аутсорсингу бухгалтерских услуг как явлению дала необходимость ведения отчетности по международным стандартам компаниям с иностранным капиталом. Российскую отчетность потребовалось переводить на международные стандарты, а международную — объединять с российскими. Также новое качество бухгалтерии понадобилось и тем, кто планировал или уже вышел на международную арену и столкнулся с отсутствием квалификации штатных специалистов в вопросах международного бухучета и коммерческого права.
Сегодня аутсорсинг бухгалтерии включает самые разные аспекты управления финансовыми потоками компании и ведение всех видов учета. От обычного договора с частным лицом бухгалтерский аусторсинг отличается длительным периодом сотрудничества с конкретной компанией с полной передачей всех сведений о финансовой деятельности вашей компании. Несмотря на масштабы, услуги фирм-аутсорсеров востребованы не только транснациональными корпорациями, но и малым бизнесом.
Давайте рассмотрим пользу бухгалтерского аутсорсинга для компаний разного размера и статуса.
Стартапы, малый бизнес
Бухгалтер должен появиться до того, как созреет идея. Опытный специалист скорректирует бизнес-план, выберет оптимальную схему налогообложения, поможет наладить отчетность в начальном периоде. Услуги могут быть периодическими для снижения совокупных затрат.
Индивидуальные предприниматели
Самая популярная услуга в этом сегменте – подача налоговой декларации. Это тоже вид бухгалтерского аутсорсинга и способ сокращения потери времени и денег.
Средний бизнес
Перевод бухгалтерии на аутсорсинг актуален в период оптимизации и даже диверсификации производства. Внешний аудит выявит проблемные места, восстановление отчетности исключит штрафы, сокращение штатного персонала уменьшит прямые издержки предприятия.
Сельское хозяйство
Бухгалтерский аутсорсинг наиболее эффективно решает кадровый вопрос этой специфической области производства. Фирма-аутсорсер четко следит за изменениями законодательства, что позволяет вовремя оформлять заявки на господдержку и развитие своей компании.
Крупные предприятия
Быстро растущее производство требует высокой точности от бухгалтерии. Когда штатные специалисты не успевают или не могут овладеть знаниями для сопровождения нового подразделения – проблему решит заключение договора на аутсорсинг бухгалтерии.
Компании-нерезиденты
Самостоятельно работать в России без хорошего бухгалтера невозможно. Аутсорсинг бухгалтерии – наиболее эффективный способ предотвратить проблемы с отчетностью и в стране размещения капитала, и у себя на родине.
Минусы бухгалтерского аутсорсинга
Явных недостатков аутсорсинг не имеет. Проблемы, связанные с передачей бухгалтерии на аутсорсинг носят, скорее, этический характер и обусловлены простыми человеческими страхами:
- страх разглашения конфиденциальной информации фирмой-аутсорсером;
- страх подкупа наемного бухгалтера конкурентами;
- страх отсутствия полного контроля над работником;
- страх передачи сведений о возможных нарушениях «органам».
И хотя поручиться за надежность работающего в штате бухгалтера также сложно, большинство руководителей имеют уверенность, что на «своего» человека всегда можно надавить, с ним можно договориться, его можно контролировать вплоть до прослушки телефонов. Оставив этическую сторону такого поведения отметим, что «слить» вас конкурентам или налоговой может и та милая женщина, что вела бухгалтерию еще у вашего папы.
Доверительные отношения, привычка, семейственность на предприятиях – основные источники проблем управления. Вы прощаете опоздания любимому сотруднику, закрываете глаза на агрессию «много знающего» главбуха и делаете еще много вещей, которые делать нельзя.
Бухгалтерский аутсорсинг – это услуга по договору, который твердо соблюдается обеими сторонами. От вас – оплата в срок, от фирмы-аутсорсера – сохранность секретов компании и безупречное исполнение обязанностей.
Нарушение договора со стороны бухгалтера может быть основанием не только для штрафов, но и для обращения в суд, если пострадала честь компании и ваше финансовое благосостояние. Кроме того, фирмы, которые занимаются аутсорсингом, очень дорожат своей репутацией, ведь именно она – гарант хороших доходов и стабильного бизнеса.
Как выбрать фирму-аутсорсера
При наличии нескольких компаний, предлагающих услуги в интересующем вас сегменте, следует при выборе руководствоваться несколькими критериями:
- срок деятельности компании;
- клиенты фирмы;
- наличие лицензий и сертификатов;
- рекомендации и отзывы.
Естественно, брать специалиста с закрытыми глазами даже при очень хороших рекомендациях нельзя. Может понадобиться встреча не только с бухгалтером, который будет заниматься вашей компанией, но и с руководителем направления для обозначения приоритетов и постановки задач.
Если в процессе сотрудничества у вас возникают вопросы – не бойтесь их задавать. Хорошая компания ценит обратную связь и решает все проблемы, вплоть до замены бухгалтера, если вас не устраивает квалификация или опыт.
Материал подготовлен специалистами компании «РосКо».