Тендерный отдел: чем занимается отдел, его функции и задачи?
Тендерный отдел – это структурное подразделение, которое создают руководители крупных компаний, занимающиеся организацией закупок (заказчики) или продающие товары, работы, услуги (поставщики). Большим компаниям не обойтись без тендерного отдела, от него зависит успех всей деятельности и развитие предприятия.
Сотрудники государственного заказчика должны организовывать и проводить закупки согласно Федеральному законодательству о контрактной системе закупок, поэтому они должны знать 44-ФЗ от А до Я и следить за его актуальными изменениями.
Руководитель, планирующий создать свой собственный тендерный отдел, должен «на берегу» изучить, из каких специальностей состоит коллектив, и каков рабочий функционал каждого сотрудника. Когда каждый работник отвечает за свою область, это помогает быстрее достигать поставленных целей. Грамотное распределение обязанностей – первостепенная задача каждого руководителя.
Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика
Деятельность сотрудников подразделения организации поставщика сводится к выполнению следующих функций:
- Оформление/продление квалифицированной электронной подписи.
- Поиск тендеров согласно особенностям отрасли своей организации.
- Подготовка документации для участия в закупках согласно требованиям заказчика.
- Составление заявки на участие в закупке, протокола разногласий.
- Полноценное сотрудничество с заказчиком, если заявка будет принята.
- Следить за итогами торгов.
- Работать с финансовыми учреждениями, когда потребуется банковская гарантия или тендерный кредит.
- Заключение контракта и формирование сопутствующей документации.
- Вести системную работу по уже состоявшимся торгам, анализу конкурентов.
Это далеко не полный список обязанностей. Подробнее расскажем ниже.
Тендерный отдел поставщика должен не просто вести свою компанию по всем этапам участия в торгах, но и грамотно выстраивать деловые взаимоотношения с другими участниками, относится к ним максимально уважительно. По работе подразделения поставщика заказчик сделает выводы о работе всей компании. Сотрудники тендерного отдела должны быть профессионалами своего дела и грамотно представлять интересы своего руководителя.
Когда в организации нет тендерного отдела, то целесообразно обращаться за помощью к сторонним организациям. Они оказывают как комплексную поддержку («под ключ»), так и на отдельно взятом этапе (локально). Сторонние специалисты составят заявку на участие по всем правилам и проследят, чтобы заказчик ее гарантированно принял.
Специалисты «Азбуки тендеров» всегда готовы помочь в любом вопросе, касающемся закупок. Вы можете заказать как комплексную услугу, так и получить поддержку на 1-2 этапах, например, по подготовке заявки, чтобы ее не отклонил заказчик. Для этого переходите на официальный сайт по ссылке.
О тендерном сопровождении более подробно читайте в этой статье.
Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика
Внутреннее подразделение компании, которое занимается закупками и обеспечивает проведение торгов, работает по полученному от руководства плану. Должны быть соблюдены сроки на всех этапах, правильно подготовлена соответствующая документация, налажена работа с другими службами компании.
Специалисты заказчика ищут лучших поставщиков для исполнения контракта, выявляют нарушения закона, коррупционные махинации.
Тендерный отдел организации заказчика организовывает и проводит необходимые закупки. У данного подразделения есть свой круг обязанностей:
- Проводить закупки различными способами (аукционы или котировки, закрытые или открытые, для нескольких участников или для единственного поставщика и т.д.).
- Готовить план-график закупок на будущий период.
- Подготавливать необходимую документацию, вычислять средние цены товара, работы или услуги на рынке.
- Своевременно размещать сведения в ЕИС, публиковать итоговые протоколы.
- Сообщать участникам об окончании процедуры и ее результатах.
- Уведомлять выигравшего участника о присвоении ему статуса победителя и направлять ему проект контракта на подпись.
- Вести отчетную документацию по закупкам.
- Консультировать другие службы компании в сфере своей компетенции.
- Хранить все документы по процедуре 5 лет.
Этот перечень обязанностей является общим, для каждой компании он может быть своим. Функционал по-разному распределяется между всеми сотрудниками
Сотрудники тендерного отдела сотрудничают с другими подразделениями следующим образом:
- От руководства получают поэтапный план действий, отчитываются по проделанной работе.
- От внутренних служб компании отдел получает техническое задание, по которому организовывается закупка, а со своей стороны предоставляют сведения о проведенных процедурах.
- От бухгалтерии отдел узнает о перечислении обеспечительных мер со стороны победителя, а взамен подают заверенную ответственными лицами компании и победителем закупочную документацию.
- Юристы готовят необходимые договоры и иную документацию на основе данных, полученных от тендерной службы.
- При необходимости взаимодействуют с другими подразделениями по различным вопросам.
Руководитель компании должен не только разбираться во всех тонкостях организации тендерного отдела, обязанностях каждого сотрудника, но и соблюдать их права и обязанности. Эти параметры строго прописываются в должностной инструкции каждого сотрудника.
Из каких специальностей состоит штат тендерного отдела?
У каждого сотрудника внутреннего подразделения есть свой четкий круг обязанностей, что помогает достигать высоких результатов. Обязательно тендерный отдел состоит из руководителя и его заместителя.
Директор компании назначает человека на должность руководителя приказом. В функционал руководителя входит контроль над качественной работой подчиненных и обеспечение взаимодействия с другими подразделениями организации.
Заместитель руководителя является его правой рукой и помогает поддерживать налаженную работу всех сотрудников коллектива и выполнение ими своих обязанностей.
Специалист по мониторингу и аналитике осуществляет поиск подходящих закупок, следит за изменениями в Единой информационной системе.
Специалист по торгам регистрирует в ЕИС, настраивает рабочее место, составляет заявку согласно требованиям документации, участвует в торгах, составляет при необходимости жалобу в ФАС.
Юрист следит, чтобы все документы были составлены без ошибок и не противоречили действующему законодательству.
Курьер доставляет документацию, если закупка проводится в «бумажном» виде. В последнее время все процедуры переведены в электронный формат, поэтому эта специальность упразднена без ущерба для работы предприятия.
Мы назвали возможный список сотрудников в штате. При их наличии отдел считается полностью укомплектованным. Количество специалистов может быть разным. Он может состоять из 3-х человек: руководителя, его заместителя и менеджера. Расширять подразделение нужно по мере необходимости и загруженности работой.
Сотрудники подразделения должны вести свою деятельность исходя из требований организации, согласовывать свою работу с директором или руководителем, сдавать готовые документы на проверку.
Как создать тендерное подразделение?
Как было сказано выше, каждый руководитель организации должен знать, как запустить в работу подразделение, отвечающее за закупки. Ниже даем пошаговую стратегию создания внутренней службы.
Принятие решения
Кажется, что тут думать – нужно обязательно открывать тендерный отдел, ведь он ускорит процесс, повысит шансы, приведет компанию к победе. Но это только на первый взгляд, на деле же не все так просто.
Не спешите с созданием подразделения, потому что не всегда есть в этом надобность. Если участие в закупках является для вас основным источником дохода, то тогда отдел необходим. А если планируете участвовать в торгах точечно, например, 3-5 раз в год, то повремените с этим решением. В этом случае оправданно будет делегировать все или 1-2 задачи консалтинговому агентству.
Некоторые руководители ошибочно предполагают, что в случае необходимости можно возложить на сотрудников дополнительные обязанности. Но этот вариант обречен на провал, потому что у каждого работника уже есть свои задачи, которые он стремится выполнить. Дополнительную нагрузку он физически не сможет осилить. Также он может не быть компетентным в нужной области и наделает ошибок.
Создание полноценной службы должно происходить только после анализа объема закупок, в которых планируете участвовать. Посчитайте расходы на зарплату, налоги, взносы, мебель и офисную технику для кабинета. Затраты могут быть большими, что не позволит вам снизиться достаточно по цене при участии в торгах, и вас будут обходить организации с меньшими издержками.
Оцените, насколько ваша продукция востребована на рынке, нуждаются ли в ней заказчики, сколько закупок проводится в вашей нише. Только после этого принимайте решение о создании службы, отвечающей за закупки.
Необязательно сразу брать в штат 5 человек, начните с 1-2, а потом постепенно расширяйтесь.
Создание отдела на основе KPI
Успешность компании видна по ключевым показателям эффективности. При создании внутренней службы придерживайтесь следующих правил управления, которые уже 15 лет действуют на Западе. Это ключевые показатели эффективности (KPI) — от английского Key Performance Indicators. Каждый сотрудник должен обладать соответствующим уровнем квалификации. Основные показатели эффективности распространяются и на самого директора компании.
При формировании KPI тендерного отдела:
Планируйте — стратегия в закупочной деятельности очень важна. Ставьте цели, пользуйтесь аналитикой, только так можно контролировать результат. Планы – это непостоянная величина, они могут меняться в зависимости от погодных условий, экономической обстановки в стране, социальных перестроений и т.д.
Организовывайте график работы, режим дня, функции внутри коллектива и свою личную работу.
Координируйте работу тендерного отдела с другими службами компании. Выше мы говорили, что подразделение по закупкам должно взаимодействовать с другими службами (бухгалтерами, юристами и т.д.).
Мотивируйте работников на выполнение своих обязанностей (эмоционально, финансово). Мотивацией для сотрудника может быть работа в престижной организации, карьерный рост. Пусть ведут свое портфолио, на основании которого вы будете выдавать им премию.
Контролируйте весь процесс: отчетность, составление документации, результаты. Приучите работников не только к периодическим проверкам (месячным, квартальным, годовым), но и текущим (после каждой закупки).
Оценка и стремление к KPI сделает работу подразделения более гибкой и приспособленной к меняющимся экономическим и законодательным условиям.
Распределите обязанности
Обязанности каждого сотрудника указываются в его должностной инструкции, которая выдается при приеме на работу. Примерный функционал работников выглядит так:
- Оформлять/продлевать КЭП.
- Регистрировать/продлевать регистрацию в ЕИС.
- Подготавливать и настраивать ПО для работы.
- Искать и мониторить закупки в ЕИС согласно сфере деятельности своей компании.
- Оформлять весь пакет документов.
- Оценивать и анализировать документы, техническое задание.
- Оценивать конкурентоспособность на рынке.
- Анализировать проведенные торги.
- Готовить и подавать заявки.
- Заказывать/получать соответствующие справки и выписки и заверять их у нотариуса.
- Следить за новшествами в закупочном законодательстве.
- Получать тендерные займы и банковские гарантии.
- Сотрудничать с субподрядчиками.
- Принимать участие в электронных торгах.
- Подача запросов на разъяснение документации и условий проведения мероприятий.
- Следить за изменениями в извещениях и проводимых процедурах и их результатами.
- Отстаивать интересы своей организации в ФАС и суде, готовить жалобы и иски.
- Заключать договора.
Этот список очень обширный, поэтому не нужно нагружать другого сотрудника из штата, у которого уже есть свои обязанности. Он попросту не потянет нагрузку. И не ждите высоких результатов в начале пути. Нужно постоянно повышать квалификацию своих сотрудников, мотивировать, заинтересовывать в конечном результате.
Если же вам нужен быстрый старт, то воспользуйтесь услугами специалистов «Азбуки тендеров». Здесь специально создана служба поддержки на любом этапе вашего участия в торгах. Доверьтесь профессионалам, которые не первый год работают в области закупок. Подробнее читайте в статье «Тендерный аутсорсинг: какие задачи и кому можно делегировать».
Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?
Работу тендерного отдела можно организовать удаленно. Что для этого нужно? У каждого сотрудника должны быть:
- Настроенное программное обеспечение.
- Наличие электронной подписи.
- Наличие необходимых для работы программ.
- Высокоскоростной интернет.
- Телефон с установленными мессенджерами.
Мы живем в такое время, когда необязательно встречаться лицом к лицу для обмена информацией, документами и т.д. Для этого есть телефон, email, программы электронного документооборота и многое другое.
Когда весной в нашей стране был введен режим самоизоляции, тендерные продажи нисколько не потеряли. Специалисты и до пандемии работали там, где торги их заставали: дома на кухне, в поезде, на отдыхе. Самоизоляция почти не повлияла на профессию.
Конечно, много людей привыкло работать в офисе, но перестроиться на «удаленку» не составило никакого труда. Госзакупки развиваются, сейчас почти не осталось «бумажных» процедур. С 1 января 2019 года все основные закупки были переведены в электронный формат.
Взаимодействие сторон происходит на электронной торговой площадке, обеспечительные меры также можно вносить, не выходя из дома. Главное, чтобы на вашем специальном счету (счету вашей компании) было необходимое количество денег.
Все говорит о том, что организовать деятельность тендерного подразделения дистанционно можно, руководителю компании нужно только освоить методы контроля каждого сотрудника:
- Организовать рабочий график, обозначив, что в это время сотрудник всегда должен быть на связи.
- Видеозвонки.
- Общий чат с коллективом.
- Системы учета рабочего времени, которые отслеживают активность пользователя.
Методов контроля за удаленными работниками много, но хорошо, когда руководитель лично знаком с каждым человеком в коллективе.
Критерии для оценки эффективности сотрудников (KPI) могут быть различными. Например, для тендерной службы можно брать во внимание количество найденных контрактов за день, количество подготовленных заявок, количество составленных аналитических таблиц и др.
У каждой компании своя ситуация, руководитель должен интуитивно чувствовать, что приведет к положительному результату.
Иногда могут быть эффективны многоступенчатые варианты KPI. Например, каждый сотрудник за месяц выполняет 5-6 задач. Разделите эти задачи на более мелкие, ставьте сроки исполнения – неделю. Это упростит контроль.
В итоге каждый работник будет понимать, за что именно он получает деньги, научится разделять задачи на важные и второстепенные. А руководитель вовремя будет направлять сотрудника, чтобы тот не успел наделать ошибок.
Ищите во всем баланс, вы же не надсмотрщик с плеткой. Грамотно наладив работу тендерного отдела один раз, он будет сам функционировать как бесперебойный механизм.
Тендерный отдел: стратегия создания и управления
Тендерный отдел – это часть бизнеса, обеспечивающая участие компании в тендерных процедурах.
В статье рассмотрим аспекты создания и управления тендерным отделом, а также обсудим стратегии оптимизации процессов для достижения наилучших результатов.
Тендерный отдел
Тендерный отдел представляет собой команду специалистов, объединенных общей целью – подготовка и подача заявок на участие в тендерах.
В нем сходятся юристы, экономисты и технические специалисты для создания полноценных комплектов документов, для конкуренции на рынке государственных и коммерческих закупок.
- Подготовка заявок: Основной задачей тендерного отдела является подготовка комплекта документов для участия в тендерах. Подготовка включает в себя этапы: от анализа требований заказчика до оформления квалификационных документов и технических спецификаций.
- Анализ конкурентов: Тендерный отдел анализирует рынок и конкурентов, чтобы разработать стратегии участия и определить конкурентоспособную ценовую политику. После анализа рынка, специалисты оформляют заявки с учетом требований и особенностей торговых площадок.
- Коммуникации в организации: Отдел активно взаимодействует с подразделениями компании: от юридического и финансового до технического отдела. Это нужно для полноты и точности предоставляемых данных в заявке.
- Соблюдение требований закона: Тендерный отдел следит за соблюдением юридических норм и правил, связанных с тендерами. Это гарантирует допуск заявок до торгов и минимизирует риски неправомерного отклонения заявок.
Задачи тендерного отдела охватывают не только подготовку документов, но и анализ рынка, взаимодействие с подразделениями компании и обеспечение соблюдения требований закона.
Правильно организованный и тендерный отдел становится инструментом для привлечения новых клиентов, расширения бизнеса и укрепления позиций компании в конкурентной среде.
Создание тендерного отдела
Перед созданием тендерного отдела определите направления его деятельности и количество предстоящих закупочных процедур.
Разумно создавать тендерный отдел, если организация планирует участвовать в 10 и более тендерных процедурах ежемесячно.
В случае редких закупок целесообразно обратиться к услугам тендерного сопровождения или аутсорсинга.
Направление деятельности
Первым шагом при создании тендерного отдела – определение направления деятельности, в которых компания планирует участвовать в тендерах.
Это позволит сосредоточить усилия на наиболее перспективных направлениях и избежать бесполезных закупок.
Выбор оптимального направления, увеличивает шансы на победу.
Тендеры — конкурентный рынок, где побеждает поставщик с минимальной ценой или опытом исполнения контрактов. Не стоит участвовать в закупках, где шансы на победу минимальны.
Количество закупок
Четко определите, сколько закупок в месяц или квартал проходит по вашей тематике. Это поможет оценить объем работы для тендерного отдела и правильно распределить ресурсы.
Стандартная нагрузка для одного тендерного специалиста – от 20 до 25 участий в месяц. Количество закупок меняется в зависимости от сферы деятельности и сложности тендера.
Подготовка Команды
Создание успешного тендерного отдела требует наличия квалифицированных специалистов: юристов, экономистов и технических экспертов.
От каждого члена команды зависит качество поданных заявок и стратегии по участию.
Технические эксперты изучают техническое задание из документации и дают рекомендации по заполнению документов.
Экономисты считают целесообразность участия в закупке и определяют пороговую цену, за которую можно заключить контракт.
Юристы изучают проект контракта, а тендерные специалисты собирают полученную информацию от коллег, заполняют заявку и участвуют в тендере.
Регламенты и инструменты
Создайте четкие регламенты по работе отдела, включая этапы анализа закупок, подготовки документации и общение внутри команды.
Эффективные процессы сократят время подготовки заявок и увеличат результативность работы отдела.
Используйте современные инструменты и технологии для оптимизации работы отдела.
Электронные системы управления, облачные хранилища документов и аналитические платформы, которые помогут эффективно координировать работу и принимать решения.
Например, можно использовать KANDAN доски для управления закупками, проведение еженедельных SCRUM совещаний, а также облачные системы для хранения и обмена документами.
Для анализа доступных закупок используйте официальную площадку с тендерами.
Создание поисковых запросов и фильтрация закупок помогут найти подходящие торги. Нужно выбирать те закупки, которые соответствуют компетенции и потенциалу компании.
Задачи тендерного специалиста
Работа тендерного специалиста включает поиск подходящих закупок, анализ и оформление комплектов документов, а также согласование возможности поставки с другими подразделениями.
Эффективный специалист знает требования законодательства и нормативных актов, а также владеет навыками подготовки документов различной сложности.
Руководитель тендерного отдела выполняет аналогичные задачи, как и специалисты. Он оформляет документы, участвует в тендерах и контролирует работу команды.
Руководитель должен разбираться в законодательстве и иметь навыки управления отделом. У него должна быть электронная подпись и полномочия для подачи заявок на площадках.
Приоритетная задача для тендерного специалиста – анализ рынка.
Анализ включает в себя изучение требований заказчиков, анализ конкурентов, оценку конкурентоспособности компании и определение лучших стратегий участия.
Экономист с тендерным специалистом разрабатывают методику оценки конкурентов и собирают информацию по конкурентам.
Тендерный специалист отвечает за составление и оформление полного комплекта документов, необходимых для подачи заявки.
Заявка включает в себя, как юридические документы, так и технические спецификации, расчеты и предложения. Он собирает информацию со смежных отделов, проверяет расчеты и документы.
Эффективный тендерный специалист организует внутренние процессы подготовки заявок. Он распределяет задачи между отделами, устанавливает сроки выполнения задач, контролирует экономистов, юристов и технических экспертов.
Срок подачи заявки на тендер ограничен, нужно своевременно выполнить задачи и подать заявку вовремя.
Заключение
Создание эффективного тендерного отдела – это сложный, но важный процесс, который требует анализа, стратегического мышления и компетентных специалистов.
Тендерный отдел играет важную роль в развитии компании на тендерном рынке. Его задачи охватывают не только подготовку документов, но и анализ рынка, взаимодействие с подразделениями компании и соблюдение требований закона.
Правильно организованный отдел становится инструментом для привлечения новых клиентов, расширения бизнеса и укрепления позиций компании в конкурентной среде.
Эффективная организация и управление максимизирует количество допущенных заявок, обеспечивая рост прибыли и укрепление позиций на рынке.
От профессионализма тендерного специалиста, аналитических навыков и организационных способностей зависит успешное участие в закупках и увеличение шансов на победу в тендере.
Тендерный отдел: задачи, структура + обязанности руководителя тендерного отдела, тендерного специалиста
Тендерный отдел — это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации. Кроме того, любая компания, рано или поздно сталкивается с необходимостью расширения возможностей для сбыта своей продукции / услуг. Эффективным инструментом для расширения каналов сбыта является развитие тендерного направления. Участие в тендерах и в случае победы заключение контрактов с государственными и коммерческими поставщиками.
Особенного актуально развитие тендерного направления и тендерного отдела в частности в период кризиса, когда коммерческие компании значительно сокращают свои бюджеты или вовсе отказываются от заключения контрактов по ряду не жизненно важных направлений. Государство даже в период кризиса закупает и будет закупать работы, товары, услуги необходимые для нормального функционирования всей страны. Кроме того, государство является надежным клиентом, который платит по счетам.
Тендерный отдел: задачи
Основные задачи тендерного отдела, которые стоит выделить особо это:
• обеспечение участия компании в тендерах
• участие в создании и поддержание имиджа компании
• привлечение новых контрактов через систему тендеров и привлечение новых клиентов, а также удержание / возвращение старых клиентов
Обязательным условием для эффективной деятельности в этом направлении является создание тендерного отдела с квалифицированными специалистами, замотивированными на результат. Об этом и пойдет речь в статье.
Типовая организационная структура тендерного отдела
Давайте с Вами рассмотрим типовую структуру тендерного отдела. Сразу оговорюсь, о том, что структура которую мы с Вами рассмотрим типовая. В крупных компаниях обязанности могут быть закреплены за отдельным специалистом, в небольших компаниях обязанности всего тендерного отдела могут быть перераспределены между одним-двумя сотрудниками.
• Руководитель тендерного отдела
• Заместитель руководителя / главный специалист
• Менеджер / Тендерный специалист
• Помощник менеджера / секретарь
Схема подчиненности выглядит следующим образом:
Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции
Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.
Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах.
Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт. Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт. Деятельность тендерного отдела должна быть направлена только на достижение одной цели это результативное участия компании в тендерах и получение новых контрактов для компании через систему торгов.
Распределение обязанностей внутри тендерного отдела, которые мы с Вами рассмотрим, также являются типовыми и могут отличаться в конкретной организации.
Руководитель тендерного отдела:
2.1. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений.
2.3. Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений.
2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации;
2.5. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела.
2.7. Контролирует подготовку предложений (финансовых и технических) по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел;
2.8. Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела.
2.9. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией;
2.10. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации.
2.11. Контролирует отправку документов на тендеры;
2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании.
2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др., необходимых для заключения договора, возлагается на специалистов подразделений, выигравших торги.
2.14. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов.
2.15. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел.
2.16. Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией.
2.17. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка.
2.18. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации.
Ну а сейчас мы с Вами разберем типовые обязанности тендерного специалиста.
Тендерный специалист:
2.1. Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках
2.2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.3. Готовит пакет документов в соответствии с требованиями тендерной документации:
оформляет предложения (финансовые и технические), предоставленные специалистами подразделений в соответствии со стандартами документации;
запрашивает в бухгалтерии финансовые данные и документы по Компании;
запрашивает (в зависимости от требований закупочной документации) справки в различных государственных структурах в рамках подготовки документов по тендеру в зоне своей ответственности;
по поручению руководителя отдела заполняет формы документов в соответствии с закупочной документацией;
по поручению руководителя отдела осуществляет сбор документов (учредительных документов, лицензий, дипломов, аттестатов специалистов, копий договоров, актов и др.)
сканирует, ксерокопирует документы, необходимые для подготовки заявки на тендер.
организует нотариальное заверение документов, необходимых для подготовки пакета документов на тендер
2.4. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации.
2.5. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками;
2.6. В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции.
2.7. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях.
2.8. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы.
2.9. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции
2.10. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции.
Тендерный отдел и управление процессом
Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.
Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
• информация об объявленных тендерах,
• требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
• информация о результатах участия в торгах
Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.
Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.
Тендерный отдел и его технология работы
Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании.
Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании. То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании.
Процесс завершается при следующих условиях:
• получение информации о результатах торгов
• доведение информации до заинтересованных лиц внутри компании.
Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика. Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе. В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком.
Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов. На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.
На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.
Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы
С точки зрения структурного построения тендерная работа представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований и потребностей Компании, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом характера и специфики работ по конкретной услуге.
Основные этапы процесса
- Мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
- Согласование с руководителями Компании, руководителями департаментов участия в торгах в соответствии с политикой Компании и спецификой деятельности подразделений.
- Планирование подготовки документации для участия в торгах в соответствии со сроками подачи документов.
- Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
- Проверка документации на соответствие требованиям.
- Корректировка документации, в случае необходимости.
- Проверка внесения корректив до отправки документации.
- Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
- Контроль отправки документации организаторам торгов.
- Контроль результатов участия в торгах.
- Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.
Основные принципы выполнения тендерных работ:
Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.
Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.
Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям, изложенным в закупочной документации и законодательных актах.
Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата, который, в свою очередь, является обязательной компонентой конечного результата.
Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в любой форме не допускается без особого на то разрешения.
Примечание: В тех случаях, когда у Вас возникает подозрение о добропорядочности сотрудников организатора тендера, например когда есть основания предполагать, что конфиденциальная информация с Вашим ценовым предложением может быть разглашена другим участникам тендера рекомендуем Вам обеспечить доставку предложений в последний момент. В последний момент это подача заявки за несколько часов до окончания приема заявок или же подавать заявку непосредственно на вскрытии конвертов.
Источники информации, используемые при оказании услуги
- исходная информация, полученная от Организаторов тендеров (объявление на сайте, извещение об изменении условий проведения торгов; документация для участия в торгах, план закупок, протокол рассмотрения и оценки)
- исходная информация, полученная от Заказчика (в зависимости от условий закупочной документации: методика, методология, концепция, техническое предложение, список специалистов, сведения об опыте, календарный план, финансовое предложение)
- собственная информационная база (образцы документов Компании, формы)
Тендерная работа и документирование результатов
Документирование работы по подготовке документации участника торгов и ее результатов осуществляется с использованием шаблонов документов установленного образца (формата отчета). В компании в качестве отчетного документа может быть принята форма, например подготавливаемая в Excel. Также информация о подготовленных тендерах, о результатах работы тендерного отдела может фиксироваться в CRM системе или иных специализированных программах или сервисах, например в сервисе Тендерплан.Читайте также про обзор системы поиска и системы управления тендерным отделом
Система оплаты и мотивации
Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие:
1) оплата за результат
2) фиксированная оплата
В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, т.е. получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует.
Возможные вариации системы «Оплата за результат»:
1. Оклад + процент от выигранных тендеров
2. Оклад + фиксированная премия по итогам работы
3. Процент от выигранных тендеров
4. Оплата за каждую допущенную заявку.
Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате – первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату. Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию.
Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная.
Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате:
1. Фиксированный оклад
2. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку
В первом варианте возможны также различные вариации, например когда к окладной части добавляется оплата за переработки. В случаях, когда объем подготовленных тендерных заявок большой и переработок много, то и сумма оплаты переработок может быть также значительной.
Тендерное сопровождение плюсы и минусы
Компании и предприниматели, которые только выходят на рынок госзаказа допускают одну распространённую ошибку. Все тендерное направление компании полностью отдается на аутсорсинг, компании которая занимается сопровождением в сфере тендеров. Основная и главная ошибка заключается в том, что никакая компания, кроме вашей и никакой специалист, кроме Вашего сотрудника не будет так сильно заинтересованы в результате.
Первый минус привлечения аутсорсинговой компании по тендерам это:
— слабая заинтересованность в результате сотрудника, который будет готовить для Вас заявку. Даже, если Вы заплатите приличный гонорар аутсорсинговой компании, то скорее на оплате конкретного сотрудника, который будет готовить Вашу заявку, это особо не скажется.
Второй минус это не всегда высокая грамотность в Вашей тематике, тех сотрудников аутсорсинговой компании, которые будут готовить заявку.
Третий минус это слабый контроль за деятельностью сотрудников, подготавливающих заявки на тендер. Вы не всегда можете точно знать и понимать, работает сотрудник аутсорсинговой компании над вашим тендером и на какой стадии находится проект.
В итоге оплатив за работу приличные деньги Вы можете получить ситуацию при которой нет заинтересованности в результате работ, не высокий профессионализм исполнителе в ваше тематике и отсутствие контроля.
Поэтому отдавать полностью все направление по тендерам на аутсорсинг крайне не рекомендуется. Привлекать аутсорсинговые компании по сопровождению тендеров и фрилансеров можно и нужно, но делегировать нужно только какую то часть задач и контролировать процесс подготовки заявок.
То есть нужен тендерный специалист в компании, который был бы мотивирован на результаты в тендерах, часть функций выполнял сам лично, часть делегировал. Например, подготовку первых частей по аукционам можно делегировать тендерной компании по сопровождению или фрилансеру. Главное, чтобы по вашей тематике у специалистов был достаточный практический опыт.
Делегировать функции по поиску тендеров крайне не рекомендуется, так как для того, чтобы отобрать действительно перспективные и интересные закупки по вашей тематике необходимо глубоко в этой тематике разбираться и уметь анализировать и просчитывать перспективы участия. Специалист, который не разбирается в Вашей тематике, сделать это качественно не сможет.
Основной плюс привлечения фрилансера или компании по сопровождению тендеров это сокращение времени на рутинные операции. Сэкономленное время можно использовать более рационально для получения лучших результатов. Например, отводить больше времени на аналитику. А также возможно увеличить количество обработанных и подготовленных тендеров.
Отдел конкурсных процедур чем занимается
Тендерный отдел компании с высокими объемами заказов обычно комплектуется такими специалистами:
- руководитель отдела берет на себя организацию работы сотрудников, контролирует результаты и решает ключевые вопросы ;
- менеджер по тендерам ищет выгодные заказы, подает заявки, участвует в торгах и отслеживает исполнение контракта;
- юрист по госзаказу разрешает спорные ситуации, а также подает запросы на разъяснения требований заказчика и обжалует его действия в ФАС;
- курьер экономит время менеджера по тендерам, так как его работа — доставка заказчику коммерческих предложений, заявок и счетов.
Когда объемы заказов не требуют большого штата, функции отдела доверяют менеджеру по тендерам или коммерческому директору.
Что понадобится для организации отдела?
Работа тендерного отдела требует финансовых вложений, в частности на:
- зарплату сотрудников и страховые взносы;
- оборудование рабочих мест;
- связь и интернет;
- сервисы по поиску тендеров;
- оформление КЭП;
- открытие спецсчета.
Организация собственного тендерного отдела обойдется в круглую сумму, причем большая часть расходов — регулярные траты, которые компания будет нести ежемесячно. Точный размер финансовых вложений зависит от города, в котором находится фирма. Если в одном регионе для руководителя отдела 50 тыс. рублей в месяц — приемлемые деньги, в другом придется увеличить зарплату в несколько раз.
Следует учитывать, что менеджерам по тендерам платят процент от успешных сделок. Точная цифра зависит от возможностей компании. Обычно вознаграждение — это 1–2% от нового контракта.
Как снизить расходы на создание?
Сократить расходы на создание своего тендерного отдела помогут несколько способов:
Удаленный формат работы
Искать выгодные тендеры и готовить заявки можно из любой точки мира. Главное — наличие стабильной связи и интернета. В большинстве случаев торги проводят в электронном виде, поэтому не имеет значения, где работает сотрудник, в офисе или дома.
Заключение договора на оказание услуг со специалистом по тендерам
Таким методом иногда сотрудничают с поставщиками юристы по тендерам и тендер-эксперты. Специалисты заключают договор с организацией как самозанятые и работают вне штата, что избавляет работодателя от страховых взносов и существенно снижает расходы на организацию тендерной работы внутри компании.
Но этот вариант подойдет не всем. Если объем работы требует полноценного штата, нанятого эксперта недостаточно.
Частичная передача дел на аутсорсинг
Сотрудник компании находит подходящие тендеры, а подготовку заявки и участие в торгах поручает консалтинговой фирме. Штатный специалист по тендерам лучше знает, какой заказ компания в состоянии выполнить, а за какой браться не стоит. Команда на аутсорсинге имеет больший опыт в остальных процессах. При таком подходе не придется создавать полноценный тендерный отдел, значит, получится существенно сэкономить.
Открытие спецсчета в обслуживающем банке
Некоторые банки открывают клиентам спецсчет бесплатно или на льготных условиях. Нужную информацию несложно получить в банке, в котором уже открыт расчетный счет.
Спецсчет разрешено открывать не в любом банке. Полный список банков, с которыми допускается сотрудничество, можно найти в Распоряжении Правительства РФ от 13.07.2018 №1451-р.
Использование бесплатных аукционных роботов
Многие торговые площадки предлагают бесплатных аукционных роботов. Их используют, когда торги проходят в неудобное время, например, ночью.
Использование выделенной линии и IP-телефонии
Если в офисе уже есть выделенная линия, дополнительных трат на интернет удастся избежать. При нестабильном интернете стоит изменить тарифный план или поменять провайдера. Работа с электронными торговыми площадками требует устойчивого интернет-соединения.
Сэкономить деньги на связи помогут корпоративные тарифы и IP-телефония — связь с сотрудниками и партнерами фирмы через интернет.
Плюсы и минусы собственного тендерного отдела
Главный плюс своего тендерного отдела — глубокое погружение тендерных специалистов в особенности компании. Штатные сотрудники лучше понимают потребности организации и владеют свежей информацией о том, сколько:
- есть свободных денег на подачу обеспечения;
- товара осталось на складе;
- сотрудников понадобится для выполнения работ;
- времени займет исполнение контракта.
Иногда специфические знания и владение оперативной информацией выходят на первый план. Компании не только формируют собственный тендерный отдел, но и стараются подключить к его работе специалиста с профильным образованием: тендер-эксперт, например, может не знать, сколько сохнет финишная шпаклевка или что для поставки станков требуются такелажные работы. Такой подход характерен для:
- строительных компаний;
- поставщиков лекарств и медтехники;
- промышленных предприятий.
Дополнительное преимущество в том, что руководителю проще контролировать работу штатного тендерного отдела, а не сторонних экспертов.
К основным недостаткам относятся человеческий фактор и связанные с ним риски. Можно лично выбрать кандидатов с большим опытом, создать мотивирующую систему премирования и дружную атмосферу в коллективе. Однако ни одна компания не застрахована от внезапного ухода сотрудников на больничный, в декрет или в другую фирму. Плановые отпуска тоже никто не отменял.
Под угрозу срыва попадают текущие и будущие тендеры. Заказчик не перенесет срок заключения контракта из-за того, что со стороны поставщика его некому подписать, даже если есть уважительная причина (Определение ВС РФ от 21.08.2020 N 305-ЭС20-10811).
Какие задачи можно передать на аутсорсинг?
Консалтинговые компании обычно предлагают такие услуги:
- поиск тендеров;
- подача заявок;
- обжалование в ФАС;
- непосредственное участие в торгах;
- сопровождение на время заключения сделки;
- оформление независимых гарантий.
Нередко на базе консалтинговых компаний открываются удостоверяющие центры. В частности, УЦ оказывают такие услуги:
- оформляют электронную подпись;
- настраивают компьютер;
- регистрируют поставщика в системе закупок;
- помогают получить аккредитацию на торговых площадках.
По сути, поставщик может получить в одном окне весь комплекс услуг: от оформления КЭП до участия в торгах и обжалования действий заказчика в ФАС.
Расходы на тендерное сопровождение зависят от объема работы, который передается на аутсорсинг. В среднем затраты составят от 3,5 тыс. до 97 тыс. рублей. Комплексное обслуживание выгоднее, чем помощь по выборочным этапам работы.
Плюсы и минусы торгов на аутсорсинге
Главный плюс передачи тендерной работы на аутсорсинг — это отсутствие существенных вложений на старте, когда еще не понятно, какую прибыль принесет выход на рынок закупок. Например, пакет услуг по полному тендерному сопровождению может обойтись в среднюю зарплату менеджера по тендерам.
Стоимость услуг складывается из наполнения тарифного плана и количества закупок, которое в него включено. Также в тарифном плане может быть предусмотрено дополнительное вознаграждение исполнителя при победе клиента. Многие компании, наоборот, предлагают фиксированную цену за участие в тендере любой сложности, не мотивируя своих сотрудников премиями за сложные заказы.
Еще одно преимущество консалтинговых компаний — четкое взаимодействие специалистов и большой опыт работников. Отзывы о сотрудниках и экспертах обычно публикуют в интернете.
Специалист по тендерам полностью отвечает за допуск заявок. У некоторых компаний-аутсорсеров есть условие: если заявку отклонили по вине специалиста, закупка не учитывается в тарифе и ее заменяют на другую.
Если «прикрепленный» специалист заболеет, его заменит другой, и работа с тендерами не встанет на паузу. Также не имеет значения часовой пояс и местоположение компании: часто специалисты работают и подписывают контракты от лица клиента через удаленное подключение.
Основной минус в том, что тендерные специалисты не погружены в специфику работы компании и детально не знакомы с товарами или услугами, которые она поставляет. Это может привести к участию в рискованных закупках, возникновению спорных ситуаций с заказчиками или дополнительной нагрузке на руководство компании по выбору профильных тендеров.
Итак, в каждом из способов ведения тендерной деятельности есть свои плюсы и минусы. Создание своего тендерного отдела повлечет трудоустройство сотрудников, организацию рабочего пространства и обеспечение всеми необходимыми электронными сервисами для поиска закупок и участия в торгах. Если же отдавать задачи на аутсорсинг, нужно быть готовым к тому, что погружение стороннего эксперта в специфику поставщика потребует времени.
Создавать собственное тендерное подразделение оправданно, когда объемы заказов позволяют перекрыть затраты на штат и когда специфические знания сотрудников приоритетны для закупочного процесса.
Наем подрядчика может помочь, когда руководство компании еще не оценило масштабы своего сегмента рынка и не торопится вкладываться на старте, либо задач много — и организация хочет сэкономить время.
Тендерный отдел: как все устроено?
Тендерный отдел — внутреннее подразделение компании, которое занимается организацией участия в торгах: начиная с анализа рынка и поиска тендеров и заканчивая подписанием контракта. Чем активнее тендерная деятельность организации, тем больший тендерный отдел ей требуется.
Разберем основные функции тендерного специалиста. В спектр его обязанностей входит:
-
, в том числе:
- Динамики закупок, их сезонности.
- Активности конкуренты: кто они, в каких тендерах участвуют, на каких условиях побеждают. (вручную или с использованием сервисов-агрегаторов).
- Анализ целесообразности участия в закупке. — подготовка документов, установка специального программного обеспечения и прочее.
- Аккредитация, регистрация на электронных торговых площадках.
- Подготовка тендерной документации и подача заявки в обозначенные сроки.
- Получение при необходимости выписок/ справок из уполномоченных служб.
- Взаимодействие с финансовыми организациями (для обеспечения заявки, контракта).
- Взаимодействие с заказчиками (подготовка запроса разъяснений, переговоры в период планирования закупок и пр.).
- Непосредственно сам процесс участия в торгах.
- Взаимодействие с гос органами надзора в области госзакупок. Например, при подаче жалобы, исков на заказчика, представление интересов компании в ФАС или в суде.
- Отслеживание изменений по тендерам, в которых компания участвует
- Заключение контрактов.
- Мониторинг изменений в законодательстве (новостные порталы, регулярное обучение).
- Подготовка отчетов о ходе выполнения контрактов и иной тендерной отчетности.
Если развитие тендерного направления — приоритетная задача компании, начните с найма тендерных специалистов. Важно, чтобы они занимались только профильными задачами, а не совмещали их с нагрузкой других отделов (распространены ситуации, когда тендерами в небольшой компании занимается юрист или бухгалтер).
Для создания комфортной и прозрачной рабочей среды рекомендуем использовать тендерные IT-сервисы. Например, Seldon.Doc позволит автоматизировать тендерные процессы: упростит поиск, мониторинг и маршрутизацию процедур, эффективно организует работу с ними.. В сервисе будут доступны оповещения об изменениях, он позволяет обмениваться документами, комментировать этапы и контролировать статусы. Руководитель будет получать сводную аналитику по каждому сотруднику/группе/отделу в любой момент времени, не задействуя дополнительные ресурсы. CRM для тендерного отдела позволит определить причины отказов от участия, отклонения заявок и многое другое.
Компания Seldon желает вам успешного участия в торгах и всегда готова проконсультировать по вопросам развития тендерного отдела!
Тендерный отдел — как избежать ошибок в его создании?
Участнику закупок
Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о тендерном отделе. Это внутреннее подразделение организации, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Тендерные отделы бывают, как у Заказчиков, так и у поставщиков (участников закупок). Однако их функции, цели и задачи совершенно разные. Мы же в этой статье остановимся на рассмотрении данного отдела только в рамках организации поставщика. Если вы всерьез задумались над созданием своего тендерного отдела, то эта статья поможет вам понять с чего следует начинать и в каком направлении двигаться.
Содержание:
Нужен ли вам тендерный отдел?
И так, вы или ваша организация решили участвовать в тендерах. И тут возникает резонный вопрос: кто этим будет заниматься? Будет ли этим заниматься конкретно взятый специалист или же несколько специалистов? Либо вы прибегните к сторонней помощи, а именно к тендерному консалтингу? Сразу же хочу предостеречь вас от одной очень грубой ошибки, которую совершают многие организации — не нужно с самого начала создавать большой тендерный отдел. На начальном этапе это может быть всего один человек, а затем, по мере увеличения объемов работ, вы сможете привлечь ещё одного или нескольких сотрудников. Больше не значит лучше.
Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно. Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов. Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.
Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела. В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.
Некоторые руководители также “грешат” тем, что поручают работу с тендерами какому-нибудь из своих сотрудников в виде дополнительной нагрузки за символическую доплату. Чаще всего — секретарю, бухгалтеру или юристу. Но могу вас огорчить. Такой подход не работает. В этом случае работа будет выполняться для “галочки” и не принесет вам желаемых результатов.
И так, про необходимость создания тендерного подразделения мы с вами поговорили, теперь давайте рассмотрим, какие же функции оно должно выполнять.
Функции тендерного отдела
Ниже приведены основные функции отдела, который занимается участием в торгах:
- Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;
- Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;
- Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;
- Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;
- Изучение и анализ документации, технического задания;
- Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;
- Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;
- Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;
- Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение;
- Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;
- Взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения займов и банковских гарантий;
- Взаимодействие с поставщиками (в случае если организация является посредником);
- Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);
- Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;
- Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;
- Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;
- Заключение контрактов.
Как вы видите, это довольно объемный перечень работ. Поэтому если вы “навесите” всю эту работу на имеющегося в штате сотрудника, у которого есть и другие должностные обязанности, то полностью провалите это направление. И простая “девочка” секретарша также не в состоянии всем этим полноценно заниматься. Неоднократно проверено на личном опыте.
Главным же показателем качества работы тендерного отдела является количество допущенных заявок до участия в закупочных процедурах и объем заключенных договоров по итогам их проведения.
Структура тендерного отдела
Еще раз повторюсь, что структура и размер тендерного отдела могут быть разными. Все зависит от масштабов организации и объемов работы, связанной с подготовкой и участием в тендерах. Ниже я привел в качестве примера один из возможных вариантов такого отдела.
Руководитель отдела. Является связующим звеном между отделом и другими подразделениями организации, координирует и контролирует работу всего отдела, согласовывает технические и финансовые вопросы участия в торгах с руководством организации.
Специалист по мониторингу и аналитике. Занимается поиском информации о проводимых торгах, проводит анализ завершенных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте.
Юрист. Отвечает за правильность документов организации, проверяет тендерную документацию на предмет ошибок и нарушений требований законодательства, подготавливает необходимые документы (в том числе и для получения ЭЦП), заказывает справки и выписки, занимается подготовкой жалоб и исков, представляет интересы организации в ФАС и суде.
Специалист по торгам. Занимается аккредитацией (переаккредитацией) на электронных площадках, настраивает рабочее место для участия в электронных торгах, готовит заявки (в том числе и форму 2), принимает участие в торгах. Также такой специалист готовит запросы на разъяснение документации и взаимодействует с заказчиками.
Курьер. Занимается доставкой заявок на бумажном носителе по адресу заказчика. На практике бумажные заявки отправляются заказчику одним из сотрудников организации или же с использованием курьерской службы (например, DHL, DPD, PONY exspress и т.д.).
Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?
В настоящий момент в интернете полным полно предложений по созданию тендерного отдела “под ключ”. Это не тендерное обслуживание или аутсорсинг, а именно помощь в создании отдела в вашей организации. Цены на такие услуги зависят от специфики самой организации, а также от количества сотрудников в ней. Диапазон цен на услуги по созданию отдела колеблется в пределах 30-100 тысяч рублей. Сроки создания — от 2-х недель и до 3-х месяцев.
Так что же все-таки входит в перечень услуг по созданию отдела? Это:
- Подготовка структуры отдела и определение необходимого количества специалистов в нем;
- Анализ штатного расписания организации на предмет возможности привлечения к работе с тендерами имеющихся специалистов;
- Разработка положения об отделе и штатных инструкций под каждого сотрудника;
- Разработка регламента документооборота и взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями организации;
- Помощь в выборе необходимого программного обеспечения по работе с тендерами и консультации по его использованию;
- Обучение специалистов отдела;
- Запуск и “обкатка” работы отдела.
- Информационная поддержка и бесплатные консультации в течение установленного срока.
Выводы и рекомендации
И так, какой же из всего вышесказанного можно сделать вывод?
Во-первых, если вам нужен быстрый результат при минимальных финансовых издержках, то воспользуйтесь тендерным аутсорсингом. Сейчас это вполне доступная услуга для многих организаций и ИП.
Во-вторых, если вы планируете создать свой тендерный отдел, то начинайте с 1-2-х человек. Не стоит сразу набирать большой штат. Принять на работу нового человека всегда проще, чем его уволить.
В-третьих, если вы создаете свой тендерный отдел с нуля, то не ждите сразу от него большой отдачи. Необходимо для начала проанализировать все бизнес процессы внутри организации, определить функции отдела, подготовить положение об отделе, расписать должностные инструкции, определить цели и задачи. Также необходимо регулярно обучать данных сотрудников, повышать их квалификацию, мотивацию и заинтересованность в конечном результате.
В-четвертых, не “вешайте” работу с тендерами на секретаря, бухгалтера, юриста, либо другого сотрудника за дополнительную плату. Результат в таком случае будет нулевым.
Как создать тендерный отдел: пошаговый алгоритм
Тендерный отдел — структурное подразделение, которое отвечает за участие в закупках. В статье раскроем пошаговый алгоритм его создания.
Принимаем решение
На первый взгляд принятие решения о создании отдела выглядит предельно однозначным, ведь одним из самых эффективных приемов управления в организации является делегирование. В сфере тендерных продаж используют несколько способов воплощения приема от самых неэффективных до крайне неожиданных. Рассмотрим по порядку.
Отложить создание отдела
Не всегда существует необходимость в организации тендерного подразделения на постоянной основе. Связано это с количеством заказов, в которых компания собирается участвовать. Если у организации в планах сделать государственные контракты одним из постоянных источников дохода, то решение об организации нового структурного подразделения довольно оправданно. А если же компания планирует участвовать в 1-2 тендере в месяц, нерезонно открывать новое направление. С таким объемом может справиться сторонняя организация, основной функцией которой как раз и является тендерный консалтинг. После поверхностной аналитики руководитель вправе принять решение о приостановлении создания структурного подразделения.
Возложить дополнительные обязанности
Это одна из первых мыслей, которая приходит в голову руководителям после принятия решения об участии в госзакупках. При таком сценарии отпадает необходимость организации кампании по поиску тендерных специалистов, проведению собеседований и выбора. Проще за дополнительную плату «наградить» уже работающего сотрудника дополнительными обязанностями в области госзакупок. Однако, как правило, такой сценарий обречен. Дело в том, что у сотрудника, во-первых, есть непосредственные обязанности, во-вторых, у него нет компетенции и опыта в новом направлении, в-третьих, отсутствует мотивация. Н а практике реализация такого сценария приводит к тому, что работа выполняется спустя рукава. У местна поговорка «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь».
Создать полноценный отдел
Альтернативным решением является создание солидного подразделения. К подобному сценарию управляющие приходят, когда анализируют объемы государственных закупок. После этого набирается целый штат тендерных специалистов. Содержание коллектива: выплата заработной платы, налогов, взносов, приобретение мебели и офисной техники и другие издержки — приводит к тому, что на торгах их обходят компании с меньшими издержками.
Для принятия решения необходимо оценить востребованность у заказчиков вашей продукции, количество заказов, в которых вы потенциально готовы участвовать. После этого необходимо принять решение о создании тендерного подразделения. Причем не всегда отдел подразумевает большой штат сотрудников. На первых порах с объемами справится один или два тендерных специалиста.
Строим отдел
Тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:
- планирование;
- организация;
- координация;
- мотивация;
- контроль.
Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть показатели и измеримые результаты. Т о, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела меняются.
В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.
Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом приходится решать совместные задачи, и с другими
Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она исходит как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые записывают в портфолио.
Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим (по факту закрытия контракта), так и периодическим (месячный, квартальный, годовой).
Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:
- Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела и контроль и составление отчетности.
- Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
- Юрист по торгам. Главный исполнитель, который отвечает за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
- Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
- Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.
Распределяем обязанности
После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.
- Составление комплекта документов и получение ЭП.
- Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
- Настройка рабочего места для участия в торгах.
- Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
- Изучение и анализ документации, технического задания.
- Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
- Подготовка и подача заявок.
- Получение необходимых справок и выписок и их нотариальное заверение.
- Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
- Получение займов и банковских гарантий.
- Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
- Участие в закупках (личное или дистанционное).
- Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
- Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках и результатов таких закупок.
- Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
- Подписание контрактов.
Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела
Получил 3 диплома с отличием по юриспруденции и управлению закупочной деятельности. Работал ведущим специалистом в администрации муниципального образования, специалистом по размещению заказа в федеральной организации и руководителем тендерного отдела.