Первичная бухгалтерия что к ней относится

Что относится к первичной документации

Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры. Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия. Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Формы и виды первичной документации

Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно. Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание. Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.

Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.

Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:

1. Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
2. Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
3. Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).

К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:

• хронологические – все операции в них показываются в строгом соответствии фактической хронологии событий;
• систематические (пример – кассовая книга);
• комбинированные;
• аналитические;
• синтетические, предполагающие разбивку сумм по обобщенным счетам учета.

Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.

Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной. Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.

Вопрос: Как оформлять первичные учетные документы в целях налога на прибыль?
Посмотреть ответ

Классификация первички по стадиям предпринимательства

В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.

1. Определение условий сделки. Партнеры договариваются, вырабатывая консенсус, который устроит обе стороны. Деньги и товары еще не переходят из рук в руки, услуги пока не оказываются, работы не выполняются, но все уже готово к началу взаимодействия. Результатом этого этапа будут следующие виды первички:
   • договор (возможны различные формы);
   • счет на оплату.
2. Вознаграждение по сделке. Оплата может быть произведена в различной форме. Этот важный момент фиксируется подтверждающей передачу денег первичкой:
   • если оплата производилась не наличными, то ее подтвердит выписка с расчетного счета, чек платежного терминала и т.п.;
   • если деньги передавались «кэшем», подтверждением послужит кассовый чек, бланк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру.
3. Передача товара, оказание услуги, выполнение работы. Она сторона произвела оплату, теперь время и второй стороне выполнить свои обязательства. О том, что она это сделала добросовестно, и у первой стороны нет претензий, будут свидетельствовать следующие первичные документы:
   • накладная (если передавались товары);
   • товарный чек (может выдаваться вместе с кассовым или идти одним документом);
   • акт оказанных услуг (или выполненных работ).

Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.

Контроль, хранение и организация учета первичных документов

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:

1. Приемка.
2. Первоначальная обработка.
3. Распределение по типам бланков и их назначению.
4. Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
5. Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
6. Исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.

Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:

• распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
• формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.

СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.

Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:

1. Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
2. Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
3. Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).

Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.

Утверждение форм первичной документации

Неунифицированная первичная документация может разрабатываться субъектами хозяйствования самостоятельно. Для таких бланков главным критерием соответствия нормам законодательства является соблюдение стандартов Закона №402-ФЗ в части обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дата оформления;
• сведения о компании, составляющей форму, по которым можно идентифицировать предприятие;
• содержание отображаемой хозяйственной операции с указанием стоимостной оценки предмета сделки;
• приведение натуральных измерителей и количественных величин;
• наличие подписей ответственных должностных лиц (с обязательным указанием их должности и ФИО).

ЗАПОМНИТЕ! Чтобы пользоваться самостоятельно разработанными шаблонами в качестве первичной документации, необходимо утвердить их локальным актом предприятия.

Кассовые и платежные документы относятся к группе строго регламентированных форм. Предприятия своим приказом или любым другим распоряжением не уполномочены убирать из них строки, ячейки, изменять структуру. В неунифицированные шаблоны предприятия могут вносить свои корректировки, добавлять и убирать информационные блоки. При самостоятельной разработке новых форм за основу можно брать типовые образцы.

Для утверждения первички можно вынести ее примеры в отдельное приложение к учетной политике. Второй вариант – для каждого бланка руководитель издает приказ по предприятию. В тексте приказа указывается информация о внедрении в учет новых форм документации, которые должны оформляться по единому шаблону. Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.

Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.

При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.

О чем нужно всегда помнить бухгалтеру

Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

Первичные документы бухгалтерского учета — перечень

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ), а составлять документы необходимо с учетом требований ФСБУ 27/2021.

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Таблица со сроками хранения документов приведена в системе КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к правовой системе и переходите в справочный материал.

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2022-2023 годах может быть таким:

1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике). Вы можете бесплатно скачать бланк и образец товарной накладной ТОРГ-12, кликнув по картинке ниже:

О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите здесь.

1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости). Вы можете бесплатно скачать бланк и образец расчетно-платежной ведомости Т-49, кликнув по картинке ниже:

1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:

• Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям. Вы можете бесплатно скачать бланк и образец акта приема-передачи основных средств ОС-1, кликнув по картинке ниже:

• Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

• Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

• Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

• Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2022-2023 годов:

• Приходный кассовый ордер. Вы можете бесплатно скачать бланк и образец приходного кассового ордера (КО-1), кликнув по картинке ниже:

• Расходный кассовый ордер. Вы можете бесплатно скачать бланк и образец расходного кассового ордера (КО-2), кликнув по картинке ниже:

1. Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте здесь.

1. Авансовый отчет.

О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в этой статье.

1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте здесь.

1. Бухгалтерская справка.

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

Полный список первичных документов вы найдете в Справочнике от КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к системе и переходите к перечню.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2022-2023 – список был предложен выше:

• Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
• Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
• Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2022–2023 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

• название документа;
• дата, когда такой документ был составлен;
• информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
• суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
• денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
• сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Если первичка не соответствует требованиям, организацию могут ждать в том числе и налоговые последствия.

Получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и узнаете о том, какие претензии у налоговиков возникают наиболее часто и как им противостоять.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

• Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
• Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
• Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

• книги;
• карточки;
• свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

• Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
• Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
• Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

• синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
• аналитические регистры (платежная ведомость);
• комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

Формы первичных документов бухгалтерского учета

Как мы знаем, любое событие, которое происходит в жизни компании, – сделка с клиентом, открытие или закрытие филиала, поставка товара, приобретение имущества – так или иначе влияет на дальнейшую судьбу фирмы, ее финансовое состояние и движение финансовых средств.

Деятельность компании немыслима без того, чтобы документально фиксировать каждую финансовую операцию или событие – что произошло, кто ответственен, какие суммы, средства и объемы продукции задействованы в процессе. В противном случае невозможны бухгалтерский учет и выплата налогов, а также решение ряда судебных споров. Фиксировать каждое действие призваны счета, чеки, накладные, акты приема-передачи и т. д. Все эти документы называются первичными.

Что такое первичный документ

Такой термин, как «первичка», известен каждому бухгалтеру, но даже опытному специалисту бывает трудно сразу перечислить все документы, которые относятся к первичным. Кроме того, для бухгалтерского и налогового учетов зачастую требуется разный перечень документов – это создает дополнительные трудности.

Первичные документы – это документы, подтверждающие определенное действие компании: сделку, операцию, событие или что-то еще. Все эти действия именуются фактами хозяйственной жизни, или ФХЖ. ФХЖ должны быть связаны непосредственно с хозяйственной деятельностью организации, иметь экономический эффект и влиять на движение денежных средств в рамках фирмы.

К первичным документам относят контракты, счета на оплату, кассовые чеки, товарные накладные, платежные поручения и многое другое. Закон о первичных документах финансового учета № 402-ФЗ отмечает, что первичный учетный документ составляют на каждый факт хозяйственной жизни. Также Закон № 402-ФЗ не представляет конкретных требований к формам и виду «первички», поэтому их устанавливает руководитель организации и другие уполномоченные лица. Тем не менее, первичный документ должен содержать определенные реквизиты.

Что указано в первичном документе

Согласно Закону № 402-ФЗ, каждый из первичных документов должен иметь семь реквизитов. Перечислим их:

название субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни.

Тут отметим, что одним первичным документом могут быть оформлены сразу несколько ФХЖ, связанных между собой. В этом случае бухгалтеру нужно привести в документе содержание всех ФХЖ. Кроме того, если первичный документ составляется на основании другого документа, то в «первичке» необходимо дать на него ссылку.

Документ, на основании которого составлена «первичка», называется оправдательным. Это может быть договор, кассовый чек, судебный акт и многое другое. Оправдательный документ не обязан содержать те же реквизиты, что и первичный, но ссылка на него в первичном документе указывается обязательно.

Продолжим перечисление. Помимо указанных пунктов, первичный документ должен содержать:

величину измерения ФХЖ – натуральную или денежную – с указанием единиц измерения;

должности всех лиц, причастных к процессу;

подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов.

Если форма первичного документа не соответствует указанным критериям, компанию могут ждать неприятные последствия в виде проблем с налоговыми органами. Также неверная форма «первички» может сослужить плохую службу при судебных разбирательствах.

Унифицированные формы первичной документации

До 2013 года в качестве первичных бухгалтеры должны были использовать те документы, которые составлены по специально утвержденным формам. Данные формы до сих пор применимы и называются унифицированными. В свободной же форме можно было оформлять «первичку», для которой не существовало унифицированной формы.

С вступлением в силу Закона № 402-ФЗ всё изменилось – организации получили право оформлять любую «первичку» самостоятельно, лишь указывая те реквизиты, что мы перечислили выше. Тем не менее, многие компании продолжают применять унифицированные бланки, ведь эти бланки по-прежнему соответствуют требованиям.

В то же время формы первичной документации, которые установлены в соответствии с другими федеральными законами, продолжают оставаться обязательными. Это, например,

кассовые документы из альбома унифицированных форм;

определенные транспортные накладные;

формы, утвержденные для бюджетников, и т. д.

Отметим, что перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2022 года для бюджетников можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Существует также альбом унифицированных форм «первички» – тематическая подборка, регламентирующая учет определенного вида первичной документации. Так, например, есть альбомы, которые помогают бухгалтерам вести учет документов, связанных с

кадрами, расчетом оплаты труда;

кассовыми и торговыми операциями;

продукцией и т. д.

Также с 1 января 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Этот стандарт устанавливает новые правила оформления, исправления и хранения «первички».

Каждый специалист решает самостоятельно, как ему удобнее работать и вести учет первичной документации. На бухгалтера влияют как строгие правила, так и рекомендации.

«Первичка» оформлена. А что дальше?

Итак, ФХЖ совершен, документы оформлены по всем правилам. В чем заключается дальнейшая работа сотрудников фирмы с первичным документом?

После оформления первичный документ поступает к бухгалтеру. Специалист приступает к его обработке, которая включает

проверку: бухгалтер проверяет наличие реквизитов, правильность их указания, а также изучает документ на предмет арифметических ошибок.

бухгалтерскую проводку: бухгалтер фиксирует информацию о первичном документе на счетах бухгалтерского учета.

сбор по группам: хранить первичные документы «всем скопом» нельзя – в противном случае компания рискует не найти нужный документ при первой необходимости. Поэтому документы распределяют по датам, наименованию, содержанию операции и т. д.

Первичные документы хранятся в бухгалтерии до передачи в архив. Ответственными за их хранение назначаются лица, уполномоченные главным бухгалтером. Все чаще на помощь при хранении, систематизации и поиске первичных документов приходят электронные бухгалтерские сервисы.

Первичные документы хранятся сроком не менее пяти лет после отчетного года. Именно в этот срок ФНС может запросить документ для проверки. Если компания нарушает срок хранения первичного документа, то она рискует получить штраф или столкнуться с проблемами с налогами.

Что делает бухгалтер первичной документации

В крупных компаниях первичных документов бывает очень много, поэтому для работы с ними может потребоваться отдельный специалист – бухгалтер первичной документации. В должностные обязанности такого сотрудника входит множество задач:

сбор информации для «первички» у сотрудников и контрагентов;

заполнение первичных документов;

внесение документов в учетную систему;

оформление корреспонденции по счетам бухучета;

передача бумажных первичных документов в архив и многое другое.

От специалиста требуется внимательность, усидчивость, скрупулезность. Не менее важна стрессоустойчивость. Дело в том, что работа такого сотрудника может быть распределена неравномерно, и в конце отчетного квартала часто приходится трудиться в авральном режиме.

Что касается профессиональных знаний, то такому сотруднику потребуются финансовая и юридическая грамотность, умение работать с 1С и другими бухгалтерскими программами, знание правил хранения документов и ведения архивов.

Чтобы получить специальность бухгалтера по первичной документации, а также четко понимать подводные камни регулярно меняющегося законодательства, предлагаем пройти обучение в НИПКЭФ. Для студентов – в зависимости от их запросов, пожеланий и уровня подготовки – разработано множество эффективных онлайн-курсов по бухучету, дающих право работать по специальности.

В этом блоге, к сожалению, мы не можем дать более подробную информацию о бухгалтерском учете. Но надеемся, что статья помогла специалистам с определениями, а также вдохновила на обучение и продвижение по карьерной лестнице.

Первичная документация

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить пять лет после года, в котором использовали их последний раз. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Формально организация может уничтожить первичку через пять лет. Но согласно разъяснениям Росархива, первичку с истекшим сроком хранения можно уничтожить только после того, как ее проверит налоговая и другие контролирующие органы, а также аудиторы (письмо Росархива от 26.03.2020 № 7/905).Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Вывод: первичные документы нужны налоговой для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налога. Их нужно хранить 5 лет. Документы оформляет поставщик, важно следить за их правильным оформлением.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Учет, зарплата, налоги и взносы, отчетность

Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы, выберет проводки, заполнит и проверит отчеты для отправки через интернет.