Какой фискальный накопитель для усн

Онлайн-касса для ИП на УСН

Почти все предприниматели на УСН должны работать через онлайн-кассу. Кроме кассы, понадобится подходящий фискальный накопитель и подключение к оператору фискальных данных (ОФД). Это требования 54-ФЗ. Расскажем, как выбрать онлайн-кассу для ИП на УСН — для любого потока клиентов, работы на выездах и в стационарной точке продаж.

Что вы узнаете

Кому не нужна онлайн-касса

Онлайн-касса для ИП на УСН не нужна, если вы:

• проводите только безналичные расчеты с ИП и организациями — переводите деньги на расчетный счет;
• продаете овощи или фрукты с развалов, безалкогольные напитки — молоко, квас и т. д. — на розлив из цистерн или занимаетесь разносной торговлей (полный список видов деятельности указан в п. 2 ст. 2 54-ФЗ);
• ведете бизнес в труднодоступных и отдаленных местностях, не имеющих должного транспортного сообщения. Список таких областей составляют местные власти.

Договор с ОФД можно не заключать, если ваш населенный пункт удален от сетей связи. Не путайте с труднодоступными местностями. В этом случае вы можете использовать кассы с фискальным накопителем без интернета — в автономном режиме. Перечень мест, отдаленных от сетей связи, также формирует правительство региона.

Требования 54-ФЗ о применении онлайн-касс

В законе вы встретите термин «контрольно-кассовая техника» (ККТ) — это синоним онлайн-кассы.

Согласно 54-ФЗ, касса должна отправлять чеки в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Информация должна поступать в режиме реального времени. Максимальный срок задержки — 30 дней.

В онлайн-кассе должен быть установлен фискальный накопитель (ФН). Это устройство, которое хранит данные об открытии/закрытии смены, о продажах. Фискальный накопитель имеет ограниченный срок службы: 15 или 36 месяцев. Нужный ФН подбирают под систему налогообложения и особенности торговли.

Продавец обязан выдать покупателю кассовый чек. Чек должен содержать обязательные реквизиты — они прописаны в ст. 4.7 54-ФЗ. Среди реквизитов: ФИО предпринимателя, СНО, наименование товара или услуги, их количество и стоимость за единицу.

Подобрать фискальный накопитель, подключиться к СБИС ОФД

Какую онлайн-кассу купить для ИП на УСН

Чтобы не переплачивать за лишние функции, нужно выбирать кассу под особенности бизнеса: работа в торговой точке или на выездах, поток клиентов. Расскажем, какие модели касс подойдут предпринимателям на УСН.

Небольшой поток клиентов — до 20 чеков в час

Если работаете без очередей, умная касса с кучей возможностей не нужна. Сэкономьте и купите простой кассовый аппарат.

Для небольшого потока подойдет смарт-терминал «Нева-01-Ф». Это онлайн-касса с сенсорным экраном, по размеру напоминает небольшой планшет.

Смарт-терминал «Нева‑01‑Ф»

Не занимает много места на столе или прилавке, работает до 16 часов от встроенного аккумулятора. У терминала 2 полноразмерных USB-порта и 1 micro-USB. Можно подключить сканер штрихкодов, клавиатуру или банковский пинпад.

Создать кассовое место можно с уже существующей техникой. Такой вариант подойдет продавцам, которые постоянно работают с компьютером. Например, ведут запись на занятия или собирают макеты мебели. Нужно установить на ПК кассовую программу и купить фискальный регистратор для печати чеков.

При работе без очередей подойдет бюджетный «АТОЛ 1Ф».

Фискальный регистратор «АТОЛ 1Ф»

Чек с несколькими позициями печатает за 2-3 секунды. Автоотрезчика нет — кассир отрывает чеки вручную. Фискальный регистратор подключается к ПК через micro-USB.

Средний и большой поток клиентов — до 100 чеков в час

Если к вам часто заходят клиенты, нужно ускорить выдачу чеков. Обратите внимание на модели с широким дисплеем — работать на них удобнее.

Для точек с высокой проходимостью подойдет смарт-терминал «MSPOS-T-Ф». У него горизонтальный экран, как у обычного планшета. Касса прочно стоит на прилавке: ее не получится смахнуть рукой или пододвинуть во время отрыва чека.

Смарт-терминал «MSPOS‑T‑Ф»

Печатает чеки с повышенной скоростью: 2-3 позиции в секунду. Чтобы увеличить скорость обслуживания, установите приложение «СБИС Касса». Плитки популярных товаров будут у кассира перед глазами, их не нужно искать в каталоге или пробивать сканером.

Работа на выездах

Тем, кто постоянно возит кассу с собой, нужны легкие мобильные онлайн-кассы, которые будут работать без подзарядки целый день.

Самый дешевый вариант — установить на смартфон курьера приложение «СБИС Касса» и удаленно подключиться к фискальному регистратору в офисе.

Телефон и онлайн-касса в офисе

Курьер будет оформлять продажи и присылать электронную версию чека на email клиента. Такое решение соответствует требованиям 54-ФЗ. С помощью смартфона можно принимать оплату безналично — для этого нужно, чтобы телефон работал с NFC. Такая функция уже есть в современных смартфонах.

Если нужны бумажные чеки, купите переносной фискальный регистратор «ШТРИХ-НАНО-Ф».

Телефон и мобильная онлайн‑касса

Фискальный регистратор «ШТРИХ-НАНО-Ф» подключается к смартфону курьера по Bluetooth и пробивает чеки до 17 часов без подзарядки.

Если варианты со смартфоном не подходят, предлагаем мобильный смарт-терминал «MSPOS-E-Ф».

Cмарт-терминал «MSPOS‑E‑Ф»

Модель со встроенным эквайрингом — сотруднику не нужно отдельно носить банковский терминал. Размер онлайн-кассы — чуть больше смартфона. Печатает чеки до 12 часов без подзарядки. На задней панели есть камера — понадобится, если нужно распознать штрихкод товара.

Полный каталог касс смотрите в разделе «Онлайн-кассы». Если сомневаетесь в выборе, обратитесь за консультацией к нашим менеджерам. Они помогут сориентироваться в ассортименте.

Выбрать онлайн-кассу для упрощенки

Какой фискальный накопитель выбрать: на 15 или 36 месяцев?

Предприниматели на УСН в соответствии с законом должны использовать для онлайн-касс только фискальный накопитель сроком на 36 месяцев.

Исключение — торговля подакцизными товарами и сезонный характер работы. Для таких видов бизнеса на спецрежиме разрешено использовать ФН сроком на 15 месяцев.

Штрафы для ИП на УСН за нарушение 54-ФЗ

Отсутствие ККТ или использование устаревшей модели	10 000 ₽
Несоответствие кассового аппарата требованиям или неправильная регистрация	3 000 ₽
Покупателю не предоставлен чек	2 000 ₽
Фискальные данные не предоставлены в ФНС	3 000 ₽

Чем отличается кассовый чек для разных СНО?

Отличие одно — в реквизите СНО нужно указать свой налоговый режим: ОСН, УСН «Доходы» и т. д. О других обязательных реквизитах кассового чека мы рассказали в статье.

Я ИП на УСН без работников. Нужна ли онлайн-касса?

Если ваша деятельность не подпадает под исключения, онлайн-касса нужна. Отсрочка для предпринимателей без работников закончилась 1 июля 2021 года.

Может ли банковский терминал заменить онлайн-кассу?

Нет, не может. По закону онлайн-касса должна иметь фискальный накопитель, передавать данные в налоговую. Банковский терминал только принимает оплату по картам и выдает чек, который подтверждает расчет.

Какой фискальный накопитель нужен: на 15 или 36 месяцев? Разъяснения ФНС

С 6 августа 2021 года используются фискальные накопители с поддержкой ФФД 1.2. Они учитывают специфику работы с маркированными товарами – при продаже продукции с кодами Data Matrix в чеках отражаются все данные. Фискальные накопители, поддерживающие форматы 1.05 и 1.1, исключены из реестра, поэтому регистрировать их нельзя. Если они были поставлены на учёт до 6 августа 2021, то их можно использовать до конца срока службы.

Далее с опорой на разъяснения Федеральной налоговой службы разбираемся, какой фискальный накопитель стоит выбирать – на 15 или 36 месяцев.

Какой фискальный накопитель нужен в 2022 году

Применять в онлайн-кассах можно только накопители, которые включены в реестр ФН на сайте ФНС. На начало 2022 года в нём всего две модели и основной параметр, по которому предстоит выбирать – на сколько месяцев накопитель рассчитан. Рассмотрим эти модели:

• «ФН-1.1М исполнение Ин15-1М» – производитель ООО «ИНВЕНТА», срок действия ключа фискального признака 13 и 15 месяцев;
• «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М» – «Концерн «Автоматика», ключи на 13, 15 и 36 месяцев.

И первый, и второй накопитель поддерживают ФФД 1.05, 1.1 и 1.2; соответствуют всем требованиям статьи 4.1 ФЗ-54.

Регистрация ФН-1.1 в составе онлайн-касс не осуществляется, но в письме ФНС России № АБ-4-20/8056@ от 9 июня 2021 года содержится разъяснение: при перерегистрации ККТ без замены ФН разрешается оставить старый накопитель до конца срока службы.

Рассмотрим, какой фискальный накопитель стоит выбирать при той или иной специфике деятельности.

Какой ФН нужен при маркировке

Когда срок действия старого накопителя подойдёт к завершению, потребуется приобрести ФН-М. Если с маркированными товарами вы не работаете, то чеки можно формировать в привычном формате. При обороте продукции с кодами Data Matrix необходимо подключить ФФД 1.2. Если вы торгуете маркированными товарами, за исключением ювелирных изделий, меха и крепкого алкоголя, сменить формат необходимо.

Таким образом, после завершения срока действия старого накопителя потребуется использовать ФН-М. Если с продажами маркированных товаров вы не связаны, то можно выбирать между ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Если среди товаров молочная продукция, табак, лекарства, парфюмерия, упакованная вода, одежда, обувь, фототехника, шины – использовать можно будет только ФФД 1.2.

Определить подходящий ФН просто – если товары в списке маркируемых, это только ФФД 1.2. Если пока что маркировка не требуется, но вскоре станет необходима, лучше тоже перейти на него.

Новые возможности фискального накопителя на 15 или 36 месяцев

Помимо обязательных реквизитов, с помощью ФФД 1.2 можно формировать такие документы (п. 4.1 ст. 4.1 ФЗ-54 от 22.05.2003):

• запрос о коде маркировки;
• уведомление о продаже товара – нужно для фиксации выбытия в «Честном ЗНАКе»;
• статус проверки маркировочного кода в ответ на запрос о нём;
• квитанция на уведомление с подтверждением продажи товара или об ошибке проверки.

Маркированный товар отмечается префиксом [M] в бумажном чеке. Для документа в формате 1.2 есть варианты:

• [M+] – проверка данных в ФН и «Честном ЗНАКе» пройдена, товар качественный и маркированный;
• [M] – проведены не все проверки, подобное может произойти, когда нет связи между онлайн-кассой и системой маркировки, или если онлайн-касса работает в автономном режиме;
• [M-] – по меньшей мере одна проверка провалена, к примеру, «Честный ЗНАК» не находит код товара.

В результате продавец может быстро понять, была ли операция успешно выполнена, а покупатель – качественный ли товар.

Если накопитель в онлайн-кассе новый, но зарегистрирован с ФФД 1.05 и 1.1, чтобы перейти на 1.2 следует:

• Обновить кассовое программное обеспечение, а также товароучётную программу и прошивку – всё должно быть последних версий.
• Перерегистрировать в ФНС кассовое оборудование. В качестве причины укажите изменение версии ФФД. При торговле маркированными товарами нужно поставить отметку об этом.
• Совершить тестовую продажу и проверить, что в чеке указаны новые реквизиты.

Когда перерегистрация кассы происходит с установкой нового накопителя, следует указать не только «Изменение версии ФФД», но также и «Замена ФФД».

Когда нужен фискальный накопитель на 36 месяцев

Онлайн касса с накопителем на 36 месяцев применяется предоставляющими услуги хозяйствующими субъектами, такими как службы доставки, ателье и тому подобные.

Влияет на выбор и налоговый признак – ИП и ООО на спецрежимах тоже нужно использовать накопитель на 36 месяцев. Это УСН, ЕСХН и ПСН. Исключениями выступают: продавцы подакцизных товаров; применяющие ККТ в автономном режиме субъекты; совмещающие спецрежим с ОСН; сезонный бизнес.

Если срок службы ФН меньше, чем предписывает законодательство, придётся выплатить штраф, оговорённый в части 4 статьи 14.5 КоАП. Для должностных лиц это от 1 500 до 3 000 рублей, а для юридических от 5 000 до 10 000.

При добровольном заявлении о нарушении в налоговую до его обнаружения можно обойтись без штрафа, лишь предупреждением.

Кому подходит фискальный накопитель на 15 месяцев: разъяснения ФНС

ФН на 15 месяцев предназначен для применения ИП и организациями, которые:

• совмещают спецрежимы с общей системой налогообложения, если это разрешено – так, ОСН и УСН одновременно использовать запрещено;
• работают посезонно;
• торгуют подакцизными товарами, такими как алкоголь и табачная продукция;
• не передают фискальные данные ОФД через интернет после операций, то есть их ККТ работает в автономном режиме – обычно характерно для отдалённых от сетей связи мест.

Хозяйствующие субъекты, деятельность которых обладает спецификой из числа упомянутых выше, могут применять любую включённую в реестр фискальных накопителей модель ФН. При этом в модели, рассчитанной на 36 месяцев, в некоторых случаях нет смысла: например, при сезонной работе, при продаже подакцизных товаров – для них действует ограничение в 410 дней, что соответствует 13-14 месяцам, а также при работе в автономном режиме – в этом случае ограничение составляет 560 дней, то есть 18-19 месяцев.

Для бизнеса на общем налоговом режиме ограничения не предусмотрены, так что можно выбрать модель как на 15, так и на 36 месяцев.

Согласно ФЗ-54, срок действия фискального ключа – от 13 до 36 месяцев, то есть накопитель со сроком службы в 36 месяцев как раз охватывает весь указанный период.

Какой ФН обязан купить ИП на УСН

Для тех, кто работает по упрощённой схеме, предпринимателей на патенте и ЕСХН есть общее правило – применять накопитель на 36 месяцев. Хотя исключения из него существуют: ИП на УСН, продающий подакцизные товары, пользующийся ККТ в автономном режиме или работающий посезонно, может пользоваться накопителем со сроком службы в 15 месяцев.

Предпринимателю на УСН, если он торгует одеждой, обувью и иной продукцией с кодами Data Matrix, следует применять «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М». На начало 2022 года — это единственный вариант, хотя со временем реестр могут пополнить другие модели. Исключения есть и в этом случае – они относятся к сезонному бизнесу и использованию ККТ в автономном режиме. Если бизнес не связан с алкоголем, меховыми изделиями и ювелирными украшениями, то не забудьте подключить ФФД 1.2.

При окончании срока службы фискального накопителя нужно будет заменить его, а сохранившиеся данные передать в ФНС, как предписывает пункт 16 статьи 4.2 № 54-ФЗ – на это отводится 60 дней. Выбрасывать старый ФН нельзя – после завершения срока эксплуатации его требуется хранить в течение 5 лет в соответствии с пунктом 2 статьи 5 всё того же закона.

На сколько месяцев выбрать фискальный накопитель, если можно использовать любую модель

Поскольку модель на 36 месяцев содержит также ключи фискального признака на 13 и 18 месяцев, применять её можно в любых обстоятельствах. Но только не всякий раз это выгодно делать, поскольку накопитель на 36 месяцев обходится значительно дороже в сравнении с моделью на 15.

Так, если бизнес сезонный и большую часть года накопитель стоит без дела, то лучше предпочесть вариант дешевле. Аналогично – если при торговле подакцизными товарами его в любом случае придётся менять через 410 дней.

Фискальный накопитель на 36 месяцев брать нужно в том случае, если только он разрешён законодательством. Обобщим при помощи таблицы информацию о том, какой накопитель следует брать:

Как не ошибиться при выборе ФН

В настоящее время в онлайн-кассах можно использовать фискальные накопители двух типов: ФН-1.1 М и ФН-1.2 со сроками действия 15 и 36 месяцев. Список ФН, разрешённых к применению на кассах, отражён в реестре ФНС. Фискальные накопители, внесённые в реестр налоговой, совместимы со всеми моделями онлайн-касс, входящих в реестр ККТ, и могут работать с кодами маркировки.

ФН-1.1 М поддерживает форматы фискальных документов 1.0, 1.05, 1.1, 1.2.

ФН-1.2 поддерживает ФФД 1.05, 1.1, 1.2 и не поддерживает ФФД 1.0.

Что надо учесть, выбирая фискальный накопитель?

Чтобы определить, какой ФН вам нужен, следует учитывать следующие факторы:

• применяемая система налогообложения;
• вид деятельности;
• работает ли компания или ИП с подакцизными товарами;
• формат фискальных документов, используемый на кассе;
• количество продаж.

Мы составили максимально подробную таблицу, основанную на данных от производителей ФН, которая поможет определиться с выбором накопителя и узнать точное число дней срока его действия в разных ситуациях.

Например, из таблицы мы видим: если компания продает подакцизные товары, и применяет на кассах ФФД 1.1 или 1.2, то срок действия ФН ограничивается 410 днями независимо от того, какой период указан на устройстве производителем.

В случае, когда продавец подакцизной продукции применяет на ККТ ФФД 1.0 или 1.1 и выбирает накопитель со сроком службы 36 месяцев, то на на ОСН период действия ФН составит 560 дней, а на УСН — 1110 дней.

Время работы ФН ограничивается не только установленным производителем сроком, но и объёмом памяти устройства. Память современных ФН, независимо от периода действия, рассчитана примерно на 250 000 фискальных документов. Причём, учитываются не только чеки, но и отчёты.

Если ежедневно по кассе проводится большое количество расчётов, то память накопителя может заполниться раньше, чем закончится срок службы. Выбирая между ФН на 15 или 36 месяцев, необходимо просчитать, на какой срок хватит памяти с учётом предполагаемого количества ваших продаж.

Как выбрать фискальный накопитель по закону 54-ФЗ?

Фискальный накопитель, ФН — это устройство, которое шифрует и защищает сведения о расчетах по кассе, записывает и хранит фискальные данные. Фискальный накопитель должен быть исправен и опломбирован изготовителем. Его устанавливают в онлайн-кассу, работать без него нельзя.

ФН, которые можно устанавливать в онлайн-кассы, включены в специальный реестр. Не получится зарегистрировать в налоговой кассу без фискального накопителя или с устройством, которое не входит в реестр.

Срок действия фискального накопителя ограничен. Какой выбрать фискальный накопитель, зависит от применяемой системы налогообложения, а также от особенностей деятельности компании.

Как выбрать модель фискального накопителя

Сейчас используют две модели фискальных накопителей, они есть в реестре на сайте налоговой службы:

• «ФН-1.1М, исполнение Ин15-1М» от ООО «ИНВЕНТА» — срок работы после активации 410 дней;
• «ФН-1.1М, исполнение Ин36-1М» от АО «Концерн „Автоматика“» — срок работы после активации 410 дней, 560 дней и 36 месяцев.

Срок работы после активации означает, что спустя обозначенное время фискальный накопитель блокируется и пользоваться им будет нельзя.

Просто так выбирать срок службы нельзя — нужно ориентироваться на свой тип бизнеса.

Срок действия ФН	Кто должен или вправе применять
Не менее 36 месяцев	Организации и предприниматели, которые применяют спецрежим УСН, ЕСХН, ПСН или оказывают услуги с применением кассовой техники, предназначенной только для печати бланков строгой отчетности.

Вправе применять организации и предприниматели, которые оказывают услуги или применяют спецрежим УСН, ЕСХН, ПСН, если они:

— ведут сезонную деятельность;

— совмещают спецрежим с ОСНО;

— применяют кассовую технику в местностях, отдаленных от сетей связи, без передачи сведений в налоговую онлайн. Перечень таких местностей надо искать на сайте региональных властей;

Количество месяцев, которое производитель указывает на фискальном накопителе, — это максимальный срок службы. Реальный срок может быть и меньше, это зависит от особенностей деятельности бизнеса. Рассмотрим подробнее.

Компании на ОСНО могут использовать фискальный накопитель сроком минимум на 410 дней. Это означает, что они могут использовать накопитель со сроком действия от 410 дней до 36 месяцев.

Но для фискального накопителя на 36 месяцев, если продавец укажет системой налогообложения в кассе ОСНО, производители могут ограничить срок службы ключей до 410 или 560 дней. Поэтому при покупке ФН на 36 месяцев нужно проверить в паспорте его технические характеристики. Иначе есть риск купить устройство на 36 месяцев, а оно проработает всего 410 дней.

Компания применяет спецрежим или оказывает услуги с применением ККТ, предназначенной только для печати бланков строгой отчетности. Компании и ИП на УСН, ПСН, ЕСХН, кроме сезонного бизнеса, и те, кто оказывает услуги, должны использовать только фискальный накопитель сроком на 36 месяцев.

Компании и ИП на спецрежиме с сезонным характером работы вправе использовать фискальный накопитель как на 36 месяцев, так и на 410 дней. Что такое «сезонный (временный) характер работ» — в законе не прописано. Бизнес самостоятельно должен определить, относится его деятельность к сезонной или нет.

Если налогоплательщик решил, что его деятельность сезонная, и может доказать это, он вправе использовать фискальный накопитель со сроком действия менее 36 месяцев и налоговая его не оштрафует.

Компания на спецрежиме, торгующая подакцизными товарами, может использовать ФН сроком на 410 дней или 36 месяцев. Но при этом производитель ФН на 36 месяцев может ограничить период работы с подакцизными товарами на 410 дней.

Касса работает в автономном режиме. Компании и ИП, которые работают автономно без передачи фискальных документов через ОФД, могут использовать ФН сроком на 410 дней или 36 месяцев.

При использовании фискального накопителя на 36 месяцев он может прослужить всего 560 дней, все зависит от решения производителя.

То есть большинство организаций и предпринимателей могут использовать фискальные накопители как на 410 дней, так и на 36 месяцев. Но не всегда стоит покупать фискальный накопитель на 36 месяцев — срок его действия может быть ограничен производителем:

• до 410 дней — для ОСНО и тех, кто продает подакцизные товары и передает фискальные данные;
• до 560 дней — для кассовой техники, которая работает без передачи данных.

Еще фискальный накопитель ограничен по емкости памяти. Чем больше кассир пробивает чеков, тем меньше времени он прослужит. Фискального накопителя должно хватить примерно на 230 000—250 000 фискальных документов в год, это около 700 чеков в день.

Современные кассы предупреждают владельцев о том, что у накопителя истекает срок действия или заканчивается память. При появлении такого сообщения нужно заменить только фискальный накопитель, онлайн-кассу менять не надо. Иначе он будет заблокирован и не сможет отправлять отчеты в налоговую.

Как накажут за неправильный фискальный накопитель

Нельзя работать на онлайн-кассе с неправильным сроком действия фискального накопителя.

За такое нарушение будет предупреждение или штраф: для должностных лиц, ИП и малых предприятий — от 1500 до 3000 ₽, для средних и крупных компаний — от 5000 до 10 000 ₽.