Как отказаться от электронной трудовой книжки
Перейти к содержимому

Как отказаться от электронной трудовой книжки

  • автор:

Электронная трудовая книжка

В 2023 году каждому гражданину заводят электронную трудовую книжку (ЭТК). Ее ведут отдельно от бумажной или совместно. Рассказываем, как ее оформить, как получить выписку, какие сведения в нее включают.

Электронная трудовая книжка

ЭТК — это цифровой реестр, который ведет СФР на каждого трудоустроенного гражданина. В нем отражают прием и увольнение, перевод, переименования организации и пр.

Данные доступны для скачивания в личном кабинете СФР и на Госуслугах.

Как оформить электронную трудовую книжку самому

ТК заводит работодатель на каждого трудоустроенного работника. Направляя отчет в СФР о кадровых изменениях, система формирует ЭТК на гражданина.

Для оформления гражданину не требуется предпринимать никаких действий, СФР автоматически заводит цифровую ТК официально трудоустроенным гражданам на основании отчетов работодателей.

Что выбрать: электронную трудовую книжку или бумажную

ЭТК ведут независимо от наличия или отсутствия бумажной. Оставить бумажный документ или нет — зависит от предпочтения гражданина. Бумажный вариант оставляют граждане, имеющие большой опыт работы и привыкшие к наличию бумажного документа. Его наличие не влияет на порядок назначения пенсии, учета стажа и пр.

Если записей немного и опыт небольшой, целесообразно отказаться от бумаги, поскольку этот документ не требуется для дальнейшей деятельности работника.

С какого числа ввели электронные трудовые книжки

ЭТК ввели 1 января 2020 года. Это был переходный год, до 31.12.2020 граждане должны были определиться: оставить бумажную ТК или нет.

Порядок перехода на электронную трудовую книжку

До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: ведение сведений о работе на бумаге или в цифровом формате. Для этого требовалось написать заявление на имя работодателя. Если гражданин выбирал бумажный вариант, существующую ТК на бумаге продолжали вести совместно с цифровой. Если выбрали цифровую, в бумажной делали запись об ЭТК и возвращали ее гражданину. Если гражданин не подавал заявления или принял решение отказаться от бумажной ТК, необходимо в любое время подать работодателю заявление об отказе от бумажной ТК.

Где получить электронную трудовую книжку

Данные из реестра сведений о работе доступны на Госуслугах и в личном кабинете СФР. Если запросить сведения не получается, необходимо обратиться в СФР для получения распечатки с данными из ЭТК.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку

Бумажные ТК сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Бумага добавляет в жизнь бюрократии, государство стремится цифровизировать большинство документов. В случае утери бумажной ТК ее восстановление займет много времени: необходимо собрать справки от бывших работодателей, обратиться в СФР, восстановить записи.

В цифровом формате данные хранит государство. Сведения не потеряются, они доступны в любой момент по запросу гражданина.

Переход на ЭТК позволит сократить объем бумаг и оптимизировать взаимодействие с государством.

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Посмотреть сведения о работе можно на Госуслугах или в личном кабинете СФР.

На Госуслугах необходимо сформировать запрос в разделе «Работа и занятость» — «Выписка из ЭТК».

В личном кабинете появится уведомление о выполнении запроса и файл с выпиской, подписанный ЭЦП.

Получение сведений из ЭТК на Госуслугах

На сайте СФР запрос доступен в разделе «Справки».

Заявление на ведение электронной трудовой книжки

Для отказа от бумажной ТК и перехода на цифровую необходимо подать работодателю заявление. Его составляют в свободной форме с формулировкой:

Работодатель сделает запись в бумажной ТК о ведении ЭТК и вернет документ работнику.

Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой

Для оформления сотрудника на работу достаточно подписать договор и направить в СФР форму ЕФС-1 (раздел 1 и подраздел 1.1).

Отчет ЕФС-1 направляют не позднее дня, следующего за днем трудоустройства.

Для кадрового учета потребуется выписка из ЭТК о прошлых местах работы, данные необходимы для подсчета стажа в случае ухода сотрудника на больничный. Работодатель не вправе запросить сведения о стаже, сотруднику необходимо самостоятельно запросить данные на Госуслугах в форме выписки из ЭТК.

Как заверить электронную трудовую книжку

При получении выписки на Госуслугах и в СФР ее не требуется заверять. Документ подписан ЭЦП — этого достаточно для придания бумаге юридической силы.

Работодатель вправе выдать выписку о текущем месте работы. Ее оформляют в форме СТД-Р. Выписку заверяют подписью уполномоченного работодателем лица и печатью.

Электронная трудовая книжка не соответствует бумажной, как исправить

Алгоритм зависит от причины ошибки:

  • если ошибку допустил действующий работодатель, ему необходимо направить корректирующий отчет ЕФС-1 с верными данными;
  • если ошибка допущена бывшим работодателем, необходимо обратиться к нему с требованием о направлении корректирующего ЕФС-1. Просьбу можно передать устно. Если работодатель не отреагирует, напишите заявление с требованием об устранении ошибки. В случае отказа обратитесь в ГИТ;
  • если в ЭТК содержатся неверные данные о стаже с прошлых мест работы, до введения ЭТК, обратитесь в СФР для уточнения данных.

Как отказаться от электронной трудовой книжки

Отказаться от цифрового документа нельзя, его по умолчанию ведут на каждого работающего гражданина. Вернуться к бумажной после того, как работник от нее отказался, недопустимо (письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).

Пока у работодателей сохраняется обязанность по направлению отчетов о кадровых изменениях, ЭТК формируют автоматически.

Электронная трудовая книжка при увольнении

При увольнении работодатель подает сведения в СФР и формирует работнику выписку о сведениях о работе у последнего работодателя.

Данные автоматически вносят в ЭТК.

Выписка из электронной трудовой книжки при увольнении

В последний рабочий день работодатель выдает сотруднику сведения о работе у последнего работодателя по форме СТД-Р. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и содержит сведения о датах приема, перевода, увольнения.

Ее выдают на бумаге с подписью и печатью работодателя. Если работник не забрал СТД-Р, форму необходимо направить почтой заказным письмом с описью вложения.

В какой программе ведется электронная трудовая книжка

Любая программа для бухучета формирует сведения в ЭТК: 1С, Сбис, Контур и пр.

В разделе «Отчетность» программа сформирует бланк для направления в СФР. Бланк формируется на основании данных о сотруднике и созданного в программе приказа о приеме на работу.

После создания формы документ необходимо подписать ЭЦП и направить в ведомство.

Так выглядит формирование отчета в 1С:

ЭТК в 1С

Форму СЗВ-ТД отменили, вместо нее программа формирует ЕФС-1 — названия отчетов исправят после обновления программы.

Образец заполнения электронной трудовой книжки

Так выглядят данные в ЭТК:

Выписка из ЭТК

Образец журнала учета электронных трудовых книжек

Журнал учета не является обязательным для работодателей. Его заводят для внутреннего учета.

В журнале отражают факт выдачи сотруднику СТД-Р при увольнении.

Журнал учета ЭТК

Сведения о награждениях в электронной трудовой книжке

Сведения о награждениях в документе не отражают. Законом не установлена обязанность работодателя по передаче сведений о награждениях в СФР.

Эти данные потребуются для получения льгот и подтверждения льготного стажа.

Для этого необходимо предоставить первичные документы о наградах — свидетельства, грамоты, приказы и пр.

Как распечатать электронную трудовую книжку

Выписка из ЭТК приходит в личный кабинет в текстовом формате. Ее необходимо скачать и распечатать на принтере. Специальных бланков документ не требует, достаточно печати на чистом листе А4.

В Роструде пояснили, можно ли отказаться от электронной трудовой книжки

Как он пояснил в ходе «горячей линии» в «Российской газете», работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенными в них соответствующими записями, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде.

«Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этом целесообразно об этом предупреждать работников заранее», — сказал Иван Шкловец.

А вот передумать в обратную сторону можно — выбрать сначала бумажную, а через год-два от нее отказаться.

«Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах», — уточнил он.

Полную версию «горячей линии» читайте в ближайших номерах «РГ» и «РГ- Неделя».

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки и вернуться к бумажной

Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец пояснил в ходе «горячей линии», почему работник, выбравший электронную трудовую книжку, уже не сможет вернуться к ведению бумажной.

Представитель ведомства отметил, что законодательство не предусматривает перехода от электронной формы ведения трудовой книжки к бумажной.

Иван Шкловец пояснил: «Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее».

Представитель Роструда уточнил, что закон допускает выбрать сначала бумажную трудовую книжку, а через 1-2 года перейти на электронную.

«Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах», — приводит слова Ивана Шкловца «Российская газета» .

По закону каждый работник до 31 декабря 2020 года должен определиться с выбором варианта ведения его трудовой книжки. Также до этой даты все работники обязаны подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную трудовую книжку. Вместе с тем неисполнение данной обязанности не повлечет для работников никаких негативных последствий.

Заставить работника подать соответствующее заявление работодатель не сможет. Это будет расцениваться как нарушение трудовых прав сотрудника по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф для организаций может составить до 50 000 рублей). Если работник не подаст работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель обязан будет продолжить вести его бумажную трудовую книжку.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем перейти на электронную трудовую книжку. Работнику же, подавшему письменное заявление о переходе на электронную книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. В дальнейшем все сведения на такого работника будут формироваться исключительно в электронной форме.

Образец заявления об отказе от трудовой книжки

Как отказаться от электронной трудовой книжки — для этого достаточно написать заявление на имя руководителя компании, где вы сейчас работаете. Последний срок подачи такого отказа — 31.12.2020.

Переход на электронные трудовые книжки: объясняем работникам их права

В 2020 году идет активная подготовка к переводу данных о стаже граждан в электронный формат. Чиновники считают, что бумажная трудовая себя изжила, а все сведения о рабочей деятельности должны передаваться в общую государственную информационную базу. И уже с 01.01.2021 в России начнут вводить электронные документы о стаже (см. Федеральные законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ и от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Но владельцами этих документов и всех сведений в них являются работники. Поэтому работодателей обязали объяснить сотрудникам в письменной форме, что собой представляет электронная трудовая, как она формируется, как получить сведения из нее. В уведомлении об изменении законодательства следует спросить, согласен ли работник отказаться от бумажной книжки или традиционный документ о стаже ему важен и нужен.

Может ли работник отказаться

У работающих граждан есть выбор: они вправе сохранить бумажную книжку либо согласиться на ее перевод в онлайн-формат. В первом случае работодатель продолжает вести документ и одновременно передает сведения в ПФР. Во втором — работнику возвращают книжку на хранение, и начиная с 01.01.2021, все данные о его продвижении по карьерной лестнице направляют в государственную информационную базу.

Лица, которые захотят сохранить документ в привычном бумажном виде, по сути, создадут двойную работу кадровикам: специалистам придется заполнять и обычную, и электронную трудовую. В такой ситуации велик риск, что работников заставят согласиться на онлайн-формат. Но если факт принуждения получится доказать, ГИТ и суд встанут на защиту прав работника.

Обратите внимание, отказаться от новых правил учета стажа могут только те граждане, которые сейчас состоят в рабочих отношениях. Лицам, впервые принятым на работу после 01.01.2021, автоматически начнут вести электронную трудовую, а бумажный вариант даже не предложат.

Как написать отказ

Работник, не желающий фиксировать данные о стаже исключительно в электронном виде, пишет заявление об отказе от трудовой книжки в свободной форме. Но оно должно четко выражать вашу позицию, поэтому предлагаем проработанный с юристами вариант оформления отказа.

Подать заявление об отказе работодателю следует не позднее 31.12.2020. Если срок нарушить, ваше мнение учитывать не будут и автоматически продолжат вести бумажный документ. Исключение составляют лица, которые фактически не работают, но за ними сохранено рабочее место. Для них срок написания заявления — при выходе на работу.

Могу ли я передумать

Если вы не против перевода данных о стаже в электронный формат, написали согласие и уже передали его работодателю, заявление об отказе в дальнейшем подать невозможно, и книжку в бумажном формате вам никогда не оформят.

Для тех, кто сомневается и пока не готов ничего менять, дается время подумать. Главное — не оставаться в рядах «молчунов», а написать заявление об отказе, чтобы и новый работодатель вел бумаги по прежним правилам. А перейти на учет стажа в онлайн-виде вы сможете в любой момент, никаких ограничений на этот счет не введено.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *