Если кассовый аппарат в ремонте как работать
Перейти к содержимому

Если кассовый аппарат в ремонте как работать

  • автор:

Что делать, если онлайн-касса сломалась, а работать нужно

Что делать, если онлайн-касса сломалась, а работать нужно

Кассовая техника – обязательна при наличных и безналичных расчетах. Она применяется любыми ИП и юридическими лицами, работающими в России. Но бывают случаи, когда онлайн-касса ломается – и ее использование становится технически нереальным. Можно ли в такой ситуации выдать клиенту при расчете иной документ взамен кассового чека? И можно ли обойтись без ККТ, пока ее ремонтируют?

Когда касса вышла из строя…

Согласно статье 1.2 (п. 1) закона 54-ФЗ ( ССЫЛКА ) применение онлайн-кассы обязательно для всех организаций и ИП при реализации ими расчетов в России. Причем касса в большинстве случаев требуется именно в момент осуществления расчетной операции, кроме исключений, какие предусмотрены самим законом. В частности, есть отсрочка в использовании кассы при безналичных платежах, при которых покупатель и продавец (или его уполномоченное лицо) не вступают в прямое взаимодействие. В данном случае чек может быть сформирован даже на следующий рабочий день после расчета, но не позднее даты передачи товара (п. 5.3-5.4 статьи 1.2 закона 54-ФЗ).

Кроме того, обязанность применения ККТ распространяется не на всех пользователей. Есть исключения, прописанные в законе 54-ФЗ. Например, индивидуальные предприниматели, работающие на патентной системе и занимающиеся определенными видами деятельности, вправе обойтись без ККТ. Но это возможно только, если такие ИП выдают своим клиентам документы в подтверждение совершенного расчета. Причем и сам этот документ должен иметь реквизиты, перечисленные в п. 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ. Или, например, ИП – самозанятые. Их закон 54-ФЗ вообще освобождает от ККТ, но только для тех видов деятельности, которые облагаются новым налогом на профессиональный доход (п. 2.2, ст. 2). Правда, вместо кассы самозанятым лицам необходимо пользоваться мобильным приложением «Мой налог» (п. 1 ст. 14 закона 422-ФЗ – ССЫЛКА ).

Таким образом, законом 54-ФЗ предусмотрен исчерпывающий перечень случаев, когда продавец вправе не работать с ККТ:

  • в силу своего местонахождения;
  • в зависимости от вида деятельности;
  • в зависимости от режима налогообложения;
  • из-за специфики производимых расчетов;
  • при наличии посредников в расчетах.

Для всех этих случаев неприменения ККТ закон 54-ФЗ предусмотрел замену чека: для самозанятых – это приложение «Мой налог», для патентной системы – иной документ с реквизитами чека, для муниципальных и государственных заведений – унифицированные бланки строгой отчетности, и т.д.

Но в законе 54-ФЗ не прописано право неприменения ККТ в случае ее поломки . Такие же разъяснения дает и Минфин России в своем письме № 03-01-15/97205 от 09.11.2020 – ССЫЛКА . Более того, в законе 54-ФЗ среди главных условий применения ККТ (статья 4.3, статья 5) обозначена ее обязательная исправность. Т.е. она должна формировать чеки и прочие фискальные документы, передавать сведения о расчетах в налоговый орган, и выполнять иные задачи. А значит, пользователь обязан применять только исправную онлайн-кассу – и должен поддерживать это состояние у техники. В противном случае за эксплуатацию неисправной ККМ предприятие будет наказано.

Таким образом, в законе 54-ФЗ нет права при расчетах обходиться без кассы из-за ее неисправности и нет обязанности применять сломанную ККТ, и нет возможности в данных ситуациях для замены кассового чека иным документом.

Что делать, если онлайн-касса сломалась?

Есть фирмы и ИП, которые позаботились о регистрации резервной кассы – на случай поломок и других форс-мажоров. Тогда им достаточно будет просто перейти с неисправной ККТ на рабочую, не прибегая к дополнительным расходам и действиям.

Если «запасной» кассы нет, на время ремонта можно воспользоваться арендованной техникой. Тем более, закон 54-ФЗ этого не запрещает. Но придется такую кассу перерегистрировать на себя и прибрести свой фискальный накопитель. Важно понимать, что брать онлайн-кассу в аренду на короткий срок (допустим на 1 месяц) не всегда оптимальное решение, так как при этом придется дополнительно «раскошелиться» на полную стоимость фискального накопителя, который становится вашим и возврату не подлежит.

Если заключен договор с сервисным центром на техобслуживание с возможностью экстренной замены ККТ, тогда на время ремонта нерабочей кассы будет выдана другая ККМ. Правда, и здесь потребуется регистрация подменного кассового аппарата. Но зато не будет штрафа.

Можно воспользоваться помощью платежных агентов, которые и будут принимать платежи от ваших потребителей. Тогда именно платежные агенты на своих кассах будут пробивать чеки для ваших клиентов (письмо ФНС России от 09.08.2018 №АС-4-20/15481@ — ССЫЛКА ). Но нужно, чтобы агент заключал все сделки с клиентами от своего имени – только в этом случае он становится обязанным применять ККТ по таким сделкам.

Самое главное, применять в расчетах любую кассу, но исправную и зарегистрированную в Налоговой службе РФ.

Нужно ли оповещать налоговую о поломке ККМ?

Вести наличные и безналичные, и иные виды расчетов без участия ККТ, – это риск. Даже выписка вручную документов в подтверждение совершенного расчета не защитит от штрафа. Причина – неприменение ККТ в тех случаях, когда такая обязанность есть. И при первой же проверке, которые обычно всегда внезапны, налоговый орган установит отсутствие кассы. Не спасет даже уверение: что все суммы после будут проведены через онлайн-кассу. Не стоит забывать: закон 54-ФЗ обязывает в момент расчетов применять кассы всех, на кого данное обязательство распространяется. Если касса в этом процессе не участвует, пользователю грозит штраф по статье 14.5 КоАП РФ (п.2 – ССЫЛКА ).

Чтобы избежать проблем, потребуется:

  • при обнаружении сбоя в работе ККТ сразу вызвать мастера из сервисной службы, который поможет извлечь из фискального накопителя сведения об операциях, которые не прошли через ОФД в налоговый орган;
  • направить в налоговый орган разъяснения с указанием не отправленных операций и причин остановки работы ККТ.

И сделать всё это нужно раньше, чем проблемы с ККТ обнаружит налоговая.

Вывод

Прежде всего, когда касса сломалась, не следует оформлять от руки «чеки» для клиентов. Причина – это нарушение по статье 14.5 КоАП, т.е. неприменение кассы. Тем более в законе 54-ФЗ не дается разрешение на работу без кассы в случае ее поломки. И не дается разрешение на замену чеков в такой ситуации иными документами.

Более того, о поломке следует сразу оповестить налоговый орган. И попытаться найти скорее замену самой кассе. Ведь закон 54-ФЗ не запрещает использовать даже арендованный кассовый аппарат. Главное, чтобы при расчетах, когда это требуется, должна использоваться контрольно-кассовая техника.

Какие варианты можно использовать для того, чтобы организовать прием платежей на сайте для ИП, самозанятого или юридического лица.

Где найти и как можно получить дубликат кассового чека.

Можно ли избежать блокировки счета самозанятым гражданам https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/blokirovka-scheta-samozanyatogo.html и что для этого рекомендуется делать.

Для успешного ведения бизнеса можно подобрать необходимое оборудование для САЛОНОВ КРАСОТЫ , КЛИНИНГА , ОБЩЕПИТА , АВТОСЕРВИСА и других направлений предпринимательской деятельности.

ТОП нештатных ситуаций на ККТ. Что делать и как предотвратить?

В этой статье мы рассмотрим, как минимизировать вероятность остановки работы кассы – а, значит, и процесса торговли – из-за внешних (отсутствие электропитания, доступа к сети Интернет) и внутренних (сбой ПО, механическая поломка) факторов.

Термины и определения

Сбой подачи электроэнергии

Часто бывает из-за плановых или аварийных работ, реже из-за чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий.

Чем грозит магазину?

  • Сбоем программного обеспечения – например, нарушением целостности баз данных товаров или продаж из-за прерванной передачи данных.
  • Поломкой кассы на аппаратном или программном уровне из-за «скачков» напряжения питания электрической сети.
  • Несоблюдением законодательства. Если при отсутствии электроэнергии не закрывают торговую точку и не останавливают продажи, а фиксируют их только в кассовой книге или вообще не фиксируют, – это нарушение.

Справка. Согласно статье 14.5 КОАП РФ, работать без кассового аппарата категорически запрещено. Представитель налогового органа может привлечь к административной ответственности должностное лицо и юрлицо, не выдавшее покупателю чек:
для должностных лиц — штраф в размере от 25% до 50% от суммы расчёта, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 рублей;
для юридических лиц — от 75% до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 рублей.

Повторное совершение административного правонарушения, в случае, если сумма расчетов без применения ККТ составила в совокупности 1 миллион рублей и более, влечет в отношении должностных лиц, помимо штрафов, дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет; а в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Исключение — применение чека коррекции или заявление о нарушении.

Административной ответственности за нарушение можно избежать, если сразу после его совершения направлена полная и достоверная информация в налоговую в виде чека коррекции или заявления о нарушении, и никто ещё не проинформировал ФНС о совершенном нарушении и сумме, на которую оно было совершено. В случае, если инцидент совпал с налоговой проверкой, а чек не был выдан налоговому инспектору, он может сразу признать данный инцидент правонарушением, поэтому таких ситуаций лучше избегать.

Что делать и как предотвратить?

Чтобы избежать перечисленных выше ситуаций — обеспечиваем резервное электропитание. Для этого есть:

Резервные источники электропитания (дизель-генераторы, накопительные источники электроэнергии на основе аккумуляторных батарей). Такие системы могут до нескольких суток снабжать торговую точку электричеством.

Компактные бытовые источники бесперебойного питания (ИБП), которые поддерживают работоспособность подключенного оборудования от 20 мин и дольше.

Кассовые аппараты со встроенной аккумуляторной батареей — по аналогии с ноутбуками, могут работать без внешнего источника питания несколько часов.

Некоторые модели ИБП оборудованы датчиками контроля уровня заряда и остаточного напряжения батареи, а также программным обеспечением — можно узнать оставшееся время работы кассового узла.

Такая подстраховка поможет корректно закончить оформление чека (рассчитать покупателя), закрыть на кассе смену (при необходимости) и даже продолжить бизнес-процесс продажи на время работы ИБП.

Что делать, если резервный источник или ККТ с аккумулятором не были куплены?

Необходимо срочно обесточить всё оборудование кассового узла — отключить вилки электропитания от сети. После восстановления подачи электроэнергии обязательно проверить работоспособность кассового узла: провести тестовую продажу недорогого товара (например, пакета), потом провести возврат. Для соблюдения законодательства — остановить процесс продажи на период отсутствия электричества.

Нет доступа к сети Интернет

Доступ может отсутствовать из-за аварийной ситуации у провайдера, за неуплату услуг связи, по другим причинам.

Чем грозит магазину?

Несоблюдением законодательства. Во время отключения сети фискальный накопитель кассового аппарата перестает передавать данные ОФД. На суточном отчёте (закрытии смены) можно проверить информацию по количеству неотправленных документов. Эти данные также выводятся в “отчёте о состоянии расчётов”, который можно сформировать на ККТ в любой момент. Сделать проверку можно и в личном кабинете на сайте Оператора фискальных данных, с которым подписан договор.

Фискальный накопитель может работать без доступа в Интернет до 30 календарных дней (он накапливает данные о продажах в своей внутренней памяти), затем происходит его блокировка. При восстановлении доступа к сети Интернет, он передаст ОФД все данные и автоматически разблокируется для совершения дальнейших продаж. Важно! 30 дней до блокировки ФН никак не связаны со штрафами — нарушение законодательства происходит уже с первого не переданного в ОФД чека.

Справка: Согласно статье 1.2 54-ФЗ, необходимо передавать все данные по операциям (кассовые чеки, отчёты) в реальном времени, в момент расчёта покупателей в Федеральную налоговую службу через Операторов фискальных данных (ОФД). Передача данных осуществляется через Интернет. Исключение сделано для касс, которые работают в зонах без доступа к сети — отдаленные и труднодоступные населенные пункты, закрытые военные объекты — тогда ККТ разрешено использовать в автономном режиме.

Если фискальные документы не были переданы в налоговый орган, за такое нарушение предусмотрена административная ответственность по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:

для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.;

для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.

Налоговый орган может рассмотреть, насколько уважительной была причина нарушения, но если данные не передавались достаточно долго, а меры к устранению сбоя не были приняты (необходимы доказательства принятых мер), то скорее всего такая причина будет признана неуважительной.

Что делать и как предотвратить?

Как можно быстрее восстановить доступ. На период, пока вы уточняете и устраняете причину отключения (не оплачен счёт, поломка у провайдера и др.), можно заранее организовать мобильную точку доступа, а ККТ закупить с поддержкой работы через Wi-Fi.

А если сеть доступна, но касса всё равно не передаёт данные в ОФД?

  • физическое подключение сетевого кабеля к кассе,
  • корректность сетевых настроек для передачи данных ОФД через утилиту настройки для ККТ. Сетевые настройки доступны на официальных сайтах ОФД. Обратитесь к организации, которая осуществляет техническую поддержку ККТ, они смогут проверить настройки удалённо.

Если данные всё равно не передаются, вопрос может быть на стороне оператора фискальных данных.

Убедитесь вместе с технической поддержкой ОФД в том, что:

  • активирован новый фискальный накопитель,
  • оплачены услуги ОФД,
  • нет технических проблем на стороне ОФД,
  • получена новая карточка регистрации в ФНС после замены блока фискального накопителя.

Повреждение ККТ в результате попадания жидкости или пожара

Чем грозит магазину?

Помимо повреждения самой кассовой техники и другого материального ущерба, есть важный момент, который может привести к нарушению законодательства — неснятие кассы с учёта.

Справка: Ответственность за неснятие с учёта старой кассы установлена в ст. 14.5 часть 5 КоАП РФ, налоговая может на выбор вынести предупреждение или наложить административный штраф:

  • для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.;
  • для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.

Что делать и как предотвратить?

Аварийную или чрезвычайную ситуацию часто нельзя предотвратить, даже при соблюдении всех инструкций безопасности. Многое зависит от состояния инженерных сетей на арендуемой под помещение магазина площади — при оформлении аренды их нужно обязательно проверить. Если же вы занимаетесь их монтажом самостоятельно, не через коммунальные службы, то постарайтесь привлечь максимально грамотных подрядчиков и не экономить на материалах. Обязательно обеспечьте 2 выхода из помещения, проводите регулярный инструктаж для всех сотрудников.

Если ситуация произошла, то важно:

Правильно среагировать. При попадании влаги внутрь корпуса ККТ — как можно быстрее отключить оборудование от сети электропитания. При возгорании, в первую очередь, следовать инструкциям пожарной безопасности, тут главное спасение людей, а не техники.

Оформить подтверждение инцидента. После устранения причин ЧП, необходимо оформить подтверждающие его документы у соответствующих коммунальных или аварийных служб.

Обратиться в сервисный центр, который обслуживает ККТ. Инженер сервис-центра проведет диагностику. При невозможности ремонта, сервисный центр составит акт технической экспертизы о полной утрате кассового аппарата и невозможности проведения его восстановительного ремонта.

Снять ККТ с учёта. На основании этого акта и документа, удостоверяющего стихийное происшествие, ККТ необходимо снять с учёта в налоговых органах. Это можно сделать через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС, где в причинах снятия указать: “Заявление о снятии с регистрационного учета представляется в связи с потерей контрольно-кассовой техники”. Данные с отчёта о закрытии ФН в текущей ситуации предоставлять не нужно. Сами документы нужно отнести в налоговую инспекцию, к которой прикреплена ККТ — и уточнить у принимающего налогового инспектора дальнейшие действия.

Кража ККТ

Чем грозит магазину?

Как и в случае ЧП, кроме материального ущерба кража грозит нарушением законодательства — если не снять кассу с учёта. Ответственность по той же статье.

Справка: Налоговая может на выбор вынести предупреждение или наложить административный штраф:

  • для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.;
  • для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.

Что делать и как предотвратить?

Вызвать полицию и открыть уголовное дело. Если ККТ украли, необходимо незамедлительно вызвать полицию, оформить заявление, получить акт о возбуждении уголовного дела.

Снять ККТ с регистрации. На основании акта о возбуждении уголовного дела снять с учёта в налоговых органах. Это делается тоже через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС, только в причинах снятия надо указать: “Заявление о снятии с регистрационного учета представляется в связи с хищением контрольно-кассовой техники”. Копии документов о возбуждении уголовного дела отнести в налоговую инспекцию, к которой прикреплена ККТ. Уточнить у принимающего налогового инспектора дальнейшие действия.

Что делать, если по результатам расследования кассу нашли?

Если ККТ снята с учёта с признаком ”Хищение”, а потом найдена — для дальнейшего использования нужно предоставить в налоговые органы:

  • акт возврата похищенного от правоохранительных органов,
  • заявление на исключение ККТ из статуса ”Хищение”.

Если за время расследования закончится срок эксплуатации блока фискального накопителя, необходимо предоставить в налоговые органы ещё и данные закрытия архива фискального накопителя.

Технические неисправности ККТ

Неисправность механических узлов ККТ

За печать кассовых документов на ККТ отвечает чекопечатающий механизм. При большом количестве покупателей именно он может быть причиной выхода из строя кассового аппарата. Механизм состоит из:

  • термопечатающей головки (отвечает за печать символов кассового чека)
  • лентопротяжного механизма (отвечает за транспортировку чековой ленты в ККТ)
  • нож (отвечает за отрезку отпечатанного кассового чека (отчета) из ККТ).

Важно! Подробное описание всех узлов ККТ можно найти в Руководстве по эксплуатации кассового аппарата, которое поставляется вместе с документами на ККТ или может находиться в электронном виде на сайте производителя ККТ.

Как избежать поломки?

Всегда используйте кассовую ленту, которая рекомендована производителем ККТ — её параметры указаны в Руководстве по эксплуатации ККТ, приобретать желательно у производителя ККТ. Чековая лента с другими параметрами может привести к повышенной нагрузке на чекопечатающий механизм ККТ, что повысит вероятность выхода его узлов из строя. Производитель может отказать в проведении ремонта по гарантии из-за несоблюдения рекомендаций по эксплуатации устройства.

Самостоятельный осмотр и исправление мелких неисправностей КТТ

Важно! Перед любыми работами обязательно отключите электропитание ККТ.

Дополнительные инструменты, которые могут потребоваться:

  • тонкая малярная кисть,
  • пинцет с тонкими длинными кончиками,
  • спиртовые салфетки,
  • медицинская груша.

Кассовый аппарат не пропечатывает часть символов на чеке — нечёткая печать символов, бледная печать

1. Загрязнение термопечатающей головки.
  • осмотрите поверхность термопечатающей головки: на неё могла налипнуть этикетка с товара, фрагмент клейкой ленты, бумажная крошка после работы ножа, иная грязь.
  • Аккуратно удалите загрязняющие элементы, протрите поверхность термопечатающей головки спиртовой салфеткой.

Важно! При удалении загрязняющих элементов нельзя пользоваться острыми или металлическими предметами, это может вывести термопечатающую головку из строя.

2. Применение чековой ленты большей толщины, чем рекомендовано производителем ККТ.

Для проверки измерьте параметры чековой ленты, если она толще — срочно замените на рекомендованную производителем ККТ.

Кассовый аппарат заминает, «жуёт» чековую ленту

1. Чековая лента неверно установлена в кассовый аппарат.
2. В отсек чековой ленты попали инородные предметы.

Для проверки отключите питание и выньте чековую ленту. Затем:

  • возьмите тонкую малярную кисточку и медицинскую грушу,
  • бумажную крошку, которая образуется во время отреза ножа кассового аппарата, аккуратно выдуйте грушей, а затем очистите отсек чековой ленты кисточкой.
  • Внимательно проверьте, нет ли инородных предметов в отсеке чековой ленты, при обнаружении срочно извлеките (может потребоваться пинцет).

Важно! Любые мелкие металлические предметы (скрепки, монеты, защелки и т.п.) лучше держать как можно дальше от ККТ. Их попадание в отсек для кассовой ленты может привести к короткому замыканию и выходу из строя электронных частей кассового аппарата.

3. Чековая лента не соответствует рекомендациям.

Кассовый аппарат не отрезает чеки

1. В отсеке чековой ленты инородные предметы.

Для проверки отключите питание и выньте чековую ленту. Затем:

  • возьмите тонкую малярную кисточку и медицинскую грушу,
  • бумажную крошку, которая образуется во время отреза ножа кассового аппарата, аккуратно выдуйте грушей, а затем очистите отсек чековой ленты кисточкой.
  • Внимательно проверьте, нет ли инородных предметов в отсеке чековой ленты, при обнаружении срочно извлеките (может потребоваться пинцет).
2. Чековая лента не соответствует рекомендациям.

Для проверки измерьте параметры чековой ленты, если она не соответствует требованиям производителя ККТ — срочно замените на рекомендованную.

Кассовый аппарат не включается

1. Отсутствие питания ККТ
  • Проверьте исправность розетки и сетевого фильтра. Для проверки подключите к электрической розетке другой электроприбор, например, зарядное устройство.
  • Проверьте, воткнут ли штекер питания в сам кассовый аппарат (если не включен, то перед обратным включением обязательно отключите кассовый узел от розетки электропитания).
  • Некоторые кассовые аппараты получают электропитание через системный блок кассового узла – проверьте, не отошел ли шнур электропитания ККТ на данном блоке.
2. Поломка ККТ

Если перечисленные выше действия не помогли восстановить работу кассы, рекомендуется вызвать обслуживающую сервисную организацию.

Важно! Разбирать кассовый аппарат самостоятельно не рекомендуется, так как можно дополнительно вывести из строя узлы и блоки ККТ: ремонт может стать сложнее, дольше и дороже.

Неисправность блока фискального накопителя (ФН)

Поломка фискального накопителя ККТ происходит редко. Современные блоки ФН обладают повышенной степенью надежности и отказоустойчивости.

1. Кассовый аппарат не регистрирует чеки: при попытке завершить чек на дисплее или ленте появляется предупреждение об ошибке записи в ФН, ошибке связи с блоком ФН.
2. Кассовый аппарат перестает передавать данные оператору фискальных данных (ОФД). При этом проверьте, что:

  • доступ ККТ к сети Интернет есть,
  • настройки ККТ для передачи данных в ОФД верные,
  • услуги ОФД оплачены,
  • в личном кабинете пользователя в ОФД кассовый аппарат и фискальный накопитель подключены.

Вызовите обслуживающую сервисную организацию, так как для демонтажа блока фискального накопителя необходимо будет разобрать корпус ККТ. Некоторые производители ФН предоставляют сервисным центрам программы для тестирования своих блоков. Иногда может помочь переподключение или замена информационного кабеля (шлейфа) от блока ФН к системной плате ККТ.

Если неисправность на месте устранить не удалось, блок фискального накопителя необходимо отправить поставщику (организация, где Вы покупали ККТ или блок фискального накопителя) для проведения процесса диагностики. Отправить нужно сам неисправный блок ФН и его технический паспорт, в котором поставить подпись и печать в графу по гарантийным обращениям.

По результатам диагностики, поставщик обязан прислать Акт технической экспертизы ФН в течение 30-ти календарных дней (по нормам действующего Законодательства) с момента получения им Вашего блока ФН. Также поставщик ФН обязан предоставить электронную копию данного документа в налоговую службу через свой личный кабинет на сайте ФНС.

Важно! Если в Акте технической экспертизы указана возможность считывания данных с фискального накопителя, поставщик обязан предоставить данный файл (дамп) посредством электронных каналов связи. Также такой файл с фискального накопителя перед его отправкой поставщику на диагностику можно попросить снять сотрудника обслуживающей сервисной организации.

Дамп с фискального накопителя необходимо предоставить в налоговые органы в течение 60-ти календарных дней с даты подачи заявления о перерегистрации ККТ в связи с поломкой фискального накопителя. Сделать это можно или через личный кабинет пользователя на сайте ФНС, или личным визитом в районную налоговую инспекцию по месту установки ККТ.

Что делать дальше?

Без фискального накопителя касса не сможет работать, поэтому лучше:

  • сразу заменить ФН на новый,
  • активировать его,
  • подать заявление в налоговую службу о перерегистрации ККТ в связи с аварией блока фискального накопителя (сделать это проще и быстрее через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС).

После получения новой карточки регистрации от ФНС, ККТ можно запускать в работу. На этом этапе также проще и быстрее обратиться в обслуживающую сервисную организацию.

На подачу такого заявления по законодательству у вас есть 5 рабочих дней с момента обнаружения поломки фискального накопителя.

Важно! Если выгрузка дампа памяти невозможна и на ККТ остались не переданные данные в ОФД, на ККТ необходимо оформить чек коррекции.

Как посчитать сумму таких не переданных данных? Проще всего посмотреть данные о продажах в своей учётной системе в день сбоя ФН по позициям всех товаров и сравнить эти данные с личным кабинетом ОФД (вкладка Чеки). Разница в продажах — сумма для чека коррекции. Подробную методику пробития чека коррекции можно найти на официальном сайте ФНС по ссылке.

Подытожим

Если ККТ перестала работать в штатном режиме, спокойно и чётко проведите все этапы самостоятельной диагностики. Инструкцию по эксплуатации ККТ и документы на кассовый аппарат (технический паспорт ККТ, технический паспорт блока ФН) лучше всегда иметь рядом.

Заключите договор на обслуживание ККТ с сервисной организацией.
Это поможет уменьшить время простоя ККТ из-за поломки, а проведение регулярного технического обслуживания ККТ мастерами сервисного центра сведет такие риски к минимуму. Специалисты сервисного центра помогут Вам телефонной консультацией, смогут подключиться к ККТ через механизмы удаленного подключения.

На что обратить внимание при заключении договора на обслуживание ККТ с сервисным центром?

  • СЦ должен быть авторизован производителем ККТ. Мастера таких центров проходят регулярное повышение квалификации у производителей ККТ, всегда есть в наличии необходимые запасные части для ремонта ККТ.
  • Время приезда мастера на Ваше обращение и время полного восстановления работоспособности оборудования. Чем оно меньше, тем лучше для Вас — время вынужденного простоя ККТ в случае серьезной поломки будет минимальным.
  • Возможность предоставления подменного оборудования. На случай сложного ремонта Вашего оборудования в СЦ. Например, при поломке сканера штрих-кода, дисплея (монитора ККТ).

Посмотрите статистику продаж, на ее основе просчитайте возможные финансовые риски организации при простое ККТ из-за серьёзной поломки. Возможно, вам выгодно увеличить парк ККТ: в торговой точке не будет очередей, а в случае выхода из строя одного кассового аппарата, процесс продажи не остановится.

Что делать, если онлайн-касса сломалась?

Онлайн-касса — это сложное электронное устройство, которое в какой-то момент может выйти из строя. Разумеется, при бережном отношении и соблюдении инструкции вероятность поломки терминала минимальна, но в жизни бывает всякое. К неприятной ситуации может привести множество разных причин — от случайно пролитой на устройство чашки кофе до пожара или замыкания. Маловероятен, но все же возможен и сбой в работе железа или программного обеспечения, в результате которого касса начинает «чудить»: не включается, печатает некорректные чеки и т.д. От неожиданностей не застрахован никто.

На интернет-форумах предприниматели время от времени задаются вопросом о том, что делать, если онлайн-касса вышла из строя. Попытаемся дать исчерпывающий ответ на него и другие вопросы пользователей, связанные с поломкой кассы. Статья будет полезна не только тем, кто столкнулся с такой проблемой, но и всем бизнесменам, ведь кто предупрежден, тот вооружен.

Итак, начнем с главного.

1. Могу ли я продолжить работу без кассы?

По закону вы не имеете права получать от клиентов и покупателей деньги без проведения операции через кассу и выдачи чека. Использовать неисправную онлайн-кассу тоже нельзя. Не стоит пытаться устранить поломку самостоятельно. Вы должны временно остановить работу и незамедлительно обратиться в сервисный центр производителя устройства через его сайт или по телефону. Не исключено, что специалисты смогут быстро устранить неисправность прямо на месте, и вы не понесете убытков.

2. А что, если поломка серьезная?

Если поломка серьезная и на ее устранение требуется время, то возможны разные варианты:

На время, пока ваша онлайн-касса в ремонте, можно взять новую в аренду. Вернуть арендованную кассу можно в любой момент, возместив только стоимость фискального накопителя. Чтобы снова не тратить время на активацию кассы, ее настройку и подключение, можно взять вариант, где все включено. То есть вы получите кассу, практически полностью готовую к работе. Это не очень дорого, например, у МТС Кассы стоимость тарифа с активацией и полным сервисным обслуживанием начинается от 2300 рублей в месяц. Если же и арендованная касса даст сбой — ее без проблем заменят на новую без лишних доплат и проволочек.

— Если вы заранее позаботились о том, чтобы купить и зарегистрировать в налоговой подменную кассу на случай поломки — похвалите себя за предусмотрительность и смело используйте запасное устройство. Вам не придется прекращать работу и нести убытки из-за форс-мажора. Вы не зря потратили деньги на приобретение резервного оборудования.

— Также если вы заблаговременно заключили контракт с сервисным центром на сервисное абонентское обслуживание с опцией экстренной замены кассы — вас тоже можно поздравить. На время ремонта вам будет выдана новая касса.

3. А если касса не в аренде, и запасного оборудования нет, то налоговая меня накажет?

Если оперативно заменить кассу возможности нет, то обойтись без проблем не получится. Так вы почти наверняка понесете убытки из-за вынужденного простоя. Но штрафа от налоговой можно и избежать. Вот о чем надо помнить:

— Сразу после обнаружения неисправности необходимо с помощью специалиста сервисной службы извлечь из памяти фискального накопителя данные о платежах, в том числе информацию о том, какие данные были переданы оператору фискальных данных (ОФД), а какие — из-за поломки — нет. Это нужно, чтобы впоследствии направить в налоговую непереданные данные вместе с разъяснительным письмом.

— Как только вы остановили операции по вышедшей из строя кассе, составьте и направьте в налоговую письмо с разъяснениями причины остановки. Тогда у налоговой не будет причин подозревать вас в попытке скрывать выручку.

— Осуществляя расчеты с покупателями и клиентами без использования онлайн-кассы, либо применяя неисправное устройство, вы рискуете нарваться на солидный штраф. Его размер будет зависеть от суммы выручки, полученной «мимо кассы». К примеру, за неприменение онлайн-кассы юрлицо накажут на сумму до полного объема такой выручки, но не менее 30 тысяч рублей, а должностное лицо — на сумму до половины выручки, но не менее десяти тысяч. За использование устройства, не соответствующего требованиям закона (в том числе неисправного) предусмотрен штраф до десяти тысяч на юридическое лицо, и до трех тысяч на должностное.

— Владельцам касс иногда советуют в случае серьезной поломки кассы не останавливать работу, фиксировать операции вручную, выдавая клиентам чеки на типографских бланках строгой отчетности, а после завершения ремонта сформировать чек коррекции. Это не самый лучший совет, поскольку если во время ремонта кассы к вам вдруг нагрянет проверяющий и уличит вас в работе без кассы, то почти наверняка придется заплатить штраф. Исключения из этого правила есть (придется доказать, что прекращение торговли привело бы к серьезным негативным социально-экономическим последствиям), но в абсолютном большинстве случаев не стоит так рисковать. Гораздо дешевле и безопаснее заранее позаботиться о резервном оборудовании на случай поломки. Также использование арендованной кассы избавит вас от многих хлопот.

4. Во сколько мне обойдется ремонт кассы?

Стоимость ремонта кассы будет зависеть от того, насколько серьезна поломка, а также от стоимости комплектующих, которые придется заменить. Если ваш договор поставки кассового оборудования содержит пункт о сервисном обслуживании, то оплатить придется только стоимость деталей, требующих замены. А вот если сервисное обслуживание не предусмотрено — будьте готовы раскошелиться: оплатить придется не только изношенные детали, но и каждое действие специалиста — от выезда на место (от 2 000 рублей) и диагностики оборудования (от 800 рублей) до настройки интернет-соединения (от 800 рублей). Ремонт кассы — это дорогое удовольствие. К примеру, замена испорченного дисплея обойдется в 70% от стоимости самого устройства. Некоторые специалисты устанавливают почасовой тариф на свои услуги (примерно 1500 рублей/час), и тогда стоимость ремонта для предпринимателя становится непредсказуемой, известен случай, когда поломка кассы оказалась настолько сложной, что ремонт обошелся владельцу в 12 тысяч рублей.

Чтобы избежать таких трат на ремонт онлайн-касс, эксперты рекомендуют либо подключить сервисное абонентское обслуживание устройства, либо взять кассу напрокат.

«Арендный вариант хорош тем, что предприниматель никогда не столкнется тратами на ремонт — даже на покупку сломанных деталей, — рассказал Роман Арифуллин, директор по проектам малого и среднего бизнеса МТС, — По сути в месяц он платит примерно столько же, сколько обычные предприниматели платят за сервисное абонентское обслуживание своей онлайн-кассы. При этом он экономит на покупке самого онлайн-устройства. У нас стоимость аренды начинается от 1700 рублей, в то время как в среднем по рынку цена абонентского сервисного обслуживания составляет 1500 рублей. Выходит, что касса напрокат даже выгоднее, ведь арендатору предоставляется доступ к товароучетной системе. Для всех остальных он стоит 500 рублей в месяц. Кроме того, владелец арендой модели полностью свободен в своем выборе. В любой момент он может взять другую модель кассы или вовсе сдать ее обратно и попробовать услуги другого бренда».

Что делать при поломке КСА

При обнаружении неисправности кассового суммирующего аппарата (далее — КСА) кассир должен:

1) прекратить прием денежных средств с использованием данного КСА;

2) оформить окончание работы на КСА. Для этого необходимо вывести суточный (сменный) отчет (Z-отчет).

При невозможности снятия Z-отчета необходимо составить акт о неисправности КСА, указать в нем сумму денег, принятую с использованием КСА за данный рабочий день (смену) до обнаружения неисправности (п. 9 Положения N 924/16).

3) предпринять действия в соответствии с порядком, разработанным в организации, ИП для ситуации поломки КСА: к примеру, вызвать работника центра технического обслуживания и ремонта кассового оборудования (далее — ЦТО), с которым заключен договор на обслуживание КСА (если такая услуга предусмотрена этим договором), известить о поломке руководителя или специалиста, ответственного в организации за работу КСА, и т.д.;

В период ремонта неисправного и отсутствия подменного КСА разрешается принимать наличные деньги без КСА. В данном случает при продаже непродовольственных товаров, стоимость единицы которых составляет или превышает одну базовую величину, на каждый факт приема наличных денег продавец должен оформить покупателю документ с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланка которого включена в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее — документ с определенной степенью защиты) (подп. 35.1 п. 35, п. 37 и 38 Положения N 924/16).

Таким документом является квитанция о приеме наличных денежных средств (Перечень N 912).

При продаже остальных товаров, в том числе непродовольственных товаров, цена единицы которых менее одной базовой величины, а также при выполнении работ, оказании услуг необходимо оформлять ПКО на общую сумму выручки за рабочий день (смену) или иной самостоятельно установленный организацией период, но не реже одного раза в семь дней (п. 38 Положения N 924/16).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *