Корпоративная карта: кому и зачем она нужна
Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.
Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Корпоративная карта — разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.
4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.
6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.
Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.
Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.
Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.
Корпоративные карты бывают следующих видов:
Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.
Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.
Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).
Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.
Оформление корпоративных карт
Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.
Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.
Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.
Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.
При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.
Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.
Использование корпоративных карт
Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.
Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.
Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.
Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.
При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.
Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.
Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.
По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:
- выплата сотрудникам зарплаты;
- выплата сотрудникам пособий и компенсаций;
- приобретение товаров и услуг для личных целей, не связанных с хозяйственной деятельностью организации.
Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.
Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.
Что такое корпоративная карта и зачем она бизнесу
У бизнеса масса расходов: то блокноты надо закупить, то водителю бензин залить в бак. Чтобы каждый раз не снимать наличные с расчётного счёта, проще оформить бизнес-карту. С ней можно расплачиваться за авиа- и железнодорожные билеты, топливо, номера в отелях, такси, сотовую связь, рекламу в соцсетях, ЖКХ и другие товары и услуги.
Поделиться
Особенности бизнес-карты
Корпоративная карта – аналог персонального пластика, только «работает» на ИП или юрлицо. Она привязывается к счёту компании или предпринимателя. Банки выпускают бизнес-карты к расчётному счёту или открывают отдельный карточный счёт, который пополняется по мере необходимости.
С помощью бизнес-карты удобно оплачивать покупки (хозяйственные, командировочные, представительские расходы) и снимать наличные.
К счёту можно привязать несколько корпоративных карт:
- для сотрудников компании, например, бухгалтера, юриста, топ-менеджеров и других специалистов;
- для людей, которые не работают в компании (должна быть доверенность).
Как отслеживать траты
Недостаточно доверять честному слову сотрудников, которые уверяют, что тратят деньги только на нужные для компании вещи и не оплачивают картой личные расходы. Лучше знать наверняка. Для этого подключите интернет-банк и отслеживайте операции по всем бизнес-картам, привязанным к счёту. Для отчётности пригодятся чеки, квитанции и другие подобные документы.
Для защиты карты от лишних трат подключите лимиты на операции. Лимит может быть у сотрудника или на конкретные операции (расход бензина, оплата отеля и др.). Пробуйте разные варианты и смотрите, как удобнее.
Виды корпоративных карт
Дебетовые и кредитные
С помощью дебетовой держатель тратит деньги, которые есть на счёте. С кредитной – использует средства банка. Для выпуска кредитки потребуется собрать пакет документов. Например, налоговую отчётность, лицензии, разрешения на осуществление деятельности.
Пластиковые и цифровые
Первую носят в кошельке и расплачиваются привычным способом. Вторая «живёт» в смартфоне и больше подходит для онлайн-покупок. Кроме того, что одну карту можно потрогать, а вторую нет, они ничем не отличаются.
Именные и неименные
Бизнес-карта – вещь персональная. Нельзя получить 10 абстрактных карт, они должны принадлежать конкретным людям. Например, одна генерального директора, вторая – главного бухгалтера, третья – менеджера Петрова. Если имя владельца указано на карте, то она изготавливается 3-5 дней, если не указана, выдаётся моментально. Но даже если на карте не указано имя владельца, это не значит, что конкретного владельца у карты нет.
Как оформить бизнес-карту
Выберите банк, с которым будете сотрудничать
Банки предлагают разные условия. Например, в «Тинькофф» можно заказать 11 карт: одну основную, 5 пластиковых и 5 цифровых. «Точка» предлагает бесплатное обслуживание и кэшбэк за налоги. «Уральский банк» соблазняет собственными программами лояльности.
Некоторые банки предлагают бесплатное обслуживание в течение нескольких месяцев – этого хватит, чтобы понять, подходит вариант или нет.
Откройте счёт
Если расчётного счёта в выбранном банке нет, пора это исправить.
Получите карту
Оставьте заявку в банк (лично или на сайте) и получите карту. Для этого не обязательно ехать в отделение. Например, Сбербанк доставляет карты и прилагающиеся документы домой или в офис. Подобная практика есть и у других банков.
Налоги
ИП на упрощёнке 6% может тратить деньги с корпоративной карты на нужды бизнеса или на свои личные, главное платить налоги. Предприниматель на УСН 15% на личные нужды расходовать средства уже не может, это чревато налогами и штрафами. Всё серьёзно и с ООО – покупки, не связанные с деятельностью компании, недопустимы.
Налоговая не любит, когда компании расплачиваются наличными, так как эти расходы сложнее отследить. Поэтому старайтесь, чтобы наличные траты составляли менее 30% всех расходов по карте. Снимать деньги в день поступления также не рекомендуется. Кроме того, лучше не снимать сразу большие суммы. Чтобы ограничить подобные операции, банки устанавливают лимиты. В зависимости от банка они начинаются от 100 000 рублей в сутки.
Разбор: что такое банковская корпоративная карта и как ей пользоваться
Не все знают, но помимо обычных банковских карт, которые есть у каждого, существуют еще и корпоративные. Они точно так же выпускаются банком, и привязываются к счету определенной компании.
Корпоративная карта для юридических лиц удобна тем, что можно совершать операции легко и быстро, как с «обычной» карточкой. При этом, расходы по ней уменьшают налоговую базу.
Сегодня мы поговорим о том, что такое корпоративная банковская карта, как ей правильно пользоваться, и что действительно можно оплачивать с ее помощью.
Разновидности корпоративных карт
Главное отличие бизнес-карты от карточки физлица – привязка к счету компании. При этом, корпоративные банковские карты могут быть как именными, так и обезличенными (неименными). Как нетрудно догадаться, на карте первого типа пишут имя конкретного сотрудника, за которым она закреплена – за все списания по ней отвечает именно он, даже если передавал карточку кому-то другому для совершения операций.
Обезличенные карточки может использовать любой сотрудник компании. Очевидно, что в таком случае понять, кто именно совершил операцию, гораздо труднее, поэтому важно не давать карту всем подряд и обязательно собирать подтверждающие покупку документы.
Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать
Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.
Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.
Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.
При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.
Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях. В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.
Как отчитываться по корпоративной карте
Ничто не мешает использовать карту и для оплаты интернет-покупок и услуг. Однако, по правилам нужно получать у продавца акт об оказании услуг или товарную накладную, кассовый и товарные чеки.
Учет операций по корпоративным картам должен включать подготовку следующих отчетных документов, которые содержат:
- наименование, номер и дату выдачи;
- название организации или ИП, ИНН;
- перечень товаров и услуг и их количество;
- сумму к оплате;
- должность, фамилия, инициалы сотрудника компании-продавца, личная подпись и печать (если она есть).
Важный момент: если этот перечень данных целиком представлен в кассовом чеке, то запрашивать еще и товарный чек уже не обязательно.
Корпоративная банковская карта
Бизнесмены придумали, как лучше контролировать финансы организации и значительно упростить расход денег в своей компании — как для руководителя, так и для его подчиненных. Поможет это сделать корпоративная банковская карта. Вместе с адвокатом АБ «Лапицкий и партнеры» Еленой Зиминой рассказываем, что это такое и зачем она нужна.
Корпоративная банковская карта. Фото: globallookpress.com
Кому и зачем необходима корпоративная карта
— Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт. Она позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью организации, — объясняет Елена.
По словам эксперта, такой продукт представляет собой более современный вариант выдачи денег под отчет. Он, действительно, удобнее и для компании, и для сотрудника. Не нужно совершать лишних телодвижений, заполнять какие-то бумажки:
— Средства на карте — это деньги самой компании. При использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
Оформление корпоративных карт для компании
Как отмечает Зимина, оформлением корпоративных карт занимаются банки. Делают они это на основании соответствующего заявления от руководителя организации. Такой порядок прописан в положении ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием»
— Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа, — делится наша собеседница. — Именно поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих счетов в том или ином банке. Без действующего счета получить карту невозможно.
Открывая счет под корпоративную карту к заявлению об его открытии от имени организации, как правило, прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Могут быть и другие документы — более конкретный список устанавливают в финансовой организации.
Порядок использования корпоративной карты в компании
В компаниях, обычно, бывают корпоративные банковские карты двух разных видов. Дебетовые — при расчетах используются собственные деньги организации. И кредитные — сотрудники снимают и расплачиваются средствами не самого предприятия, а заемными, которые принадлежат кредитному учреждению.
— Кроме этого, карты бывают именными и на предъявителя. Первая оформлена на определенного сотрудника, только он ею может пользоваться. Второй может рассчитываться любой, кому ее выдадут, — продолжает юрист.
В компании даже есть люди, которым выдача подобных кредитных карт в приоритете. Чаще всего ею располагают руководитель, бухгалтер и люди, чья работа связана с регулярными командировками. Елена Зимина добавляет, что юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебели в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для авто и так далее.
Те, кто пользуются корпоративной картой, должны будут соблюдать определенный порядок и правила. В частности, нельзя разглашать PIN-код. Также необходимо предоставлять руководителю отчеты о расходах, в обратном случае можно нарваться на штраф. По хорошему, в компании должен вестись дневник учетка по карте, чтобы всегда знать, у кого она сейчас. В случае потери или хищения карты, ее сразу же необходимо заблокировать.