Резервная карта позволит оплатить какие расходы

Резервная карта позволит оплатить какие расходы

«Бизнес без купюр» — совместный образовательный проект ПАО Сбербанк, международной платежной системы Visa и Платформы знаний и сервисов для бизнеса «Деловая среда», цель которого — популяризация знаний о бизнес-картах.

Как появился этот проект? Мы провели исследование среди представителей бизнеса разных отраслей и выяснили, что предприниматели и руководители активно используют бизнес-карты или планируют их оформить, однако у них возникают сложности с доступом к информации по бизнес-картам. А вопросов возникает немало, например:

— какие расходы можно проводить по бизнес-карте, а какие нет
— как оплачивать бизнес-картой услуги за рубежом
— как установить лимиты для карт, выданных сотрудникам
— какие документы нужны от сотрудников для оформления бизнес-карт
— как учитывать расходы по бизнес-картам
— что делать, если сотрудник потеряет бизнес-карту
— что делать, если сотрудник оплатил личные расходы по бизнес-карте и др.

Проект «Бизнес без купюр» — это база знаний, в которой собраны ответы на самые распространенные вопросы о бизнес-картах. Для вашего удобства информация представлена в разных форматах: видео, статьи, вопрос-ответ. Своими советами и лайфхаками делятся не только эксперты, но и предприниматели, некоторые из которых пользуются бизнес-картами уже более 15 лет.

Успехов в вашем деле!
Команда проекта «Бизнес без купюр»

ПАО Сбербанк — лидер банковского сектора, треть ее банковской системы. У Сбербанка в России — более 110 миллионов клиентов, а за рубежом — около 11 миллионов человек. Среди клиентов Сбербанка — более 1 млн предприятий (из 4,5 млн зарегистрированных юридических лиц в России).

Visa — международная платежная система, которая обеспечивает держателям карт, торгово-сервисным предприятиям, финансовым и правительственным учреждениям в более чем 200 странах и территориях доступ к быстрой, безопасной и надежной сети электронных платежей.

Деловая среда — Платформа знаний и сервисом для бизнеса. Мы помогаем предпринимателям воплощать мечты об успешном бизнесе и формируем для него комплексную экосистему с продуктами и сервисами, позволяющими ему развивать личностные навыки и способности, увеличивать эффективность бизнеса.

Бизнес-карты: как ИП и ООО учитывать расходы?

Антон Артемов

Чтобы быстрее платить по текущим расходам, можно выпустить бизнес-карту. Она упрощает жизнь предпринимателей, но создаёт определенные налоговые риски. Рассказываем, как учитывать расходы по бизнес-картам, чтобы не получить штраф.

• Бизнес-карта для ИП и ООО: в чем разница
• Кто должен учитывать расходы
• Как правильно учитывать расходы
• Какие документы подготовить
• Распространённые ситуации
• Коротко

Бизнес-карта для ИП и ООО: в чем разница

ИП не ограничены в использовании бизнес-карт. Часть денег можно потратить на расчёты с контрагентами, а остатки — на личные нужды: продукты, бензин для личного авто, подписку на онлайн-кинотеатр.

Пользователям общего режима и упрощёнки «Доходы минус расходы» нужно помнить, что налоговую базу разрешено уменьшать на бизнес-расходы. То есть ужин в ресторане не уменьшит величину налога.

Бизнес-карты организаций разрешено использовать в нуждах компании. Картой нельзя оплачивать подписку на стриминговый сервис или новую посуду для дома. Такие расходы признают личным доходом, с которого нужно удержать НДФЛ и исчислить страховые взносы.

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Кто должен учитывать расходы

Расходы предприятий должны быть экономически оправданными и документально подтверждёнными — п. 1 ст. 252 НК РФ.

У самозанятых и ИП на УСН «Доходы» или патентной системе расходы не влияют на величину обязательств и нет обязанности по ведению бухучёта, поэтому для них учёт затрат не обязателен.

На УСН «Доходы минус расходы» затраты снижают базу налогообложения, поэтому ИП собирают документы по расходам и хранят в течение четырёх лет с окончания отчётного периода. В налоговую их не сдают — они пригодятся для обоснования затрат, если ИФНС усомнится в правильности расчётов.

Компании собирают документы вне зависимости от системы налогообложения — по нормам бухгалтерского учёта. Если на проверке фирма не предъявит сведения о затратах по бизнес-карте, её могут оштрафовать на сумму до 30 000 ₽ за грубое нарушение правил бухучёта — ст. 120 НК РФ.

Как правильно учитывать расходы

1. Составьте локальный нормативный акт. Он определит средства на бизнес-карте как подотчётные. Документ оформляют один раз.

Унифицированной формы нет, акт составляют в свободной форме. В документ включают:

• ФИО и должности сотрудников, которым выдали бизнес-карты;
• перечень товаров и услуг, на которые разрешено тратить подотчётные деньги;
• порядок составления авансового отчёта, список необходимых подтверждающих документов;
• лимиты использования денежных средств;
• ФИО ответственного лица, которое контролирует использование бизнес-карт.

2. Проверьте расходы. В установленный срок сотрудник подготовит авансовый отчёт по форме, которая утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 г. № 52н. Если деньги потратил сам ИП, обходятся без отчёта.

3. Получите подтверждение по расходам. Сотрудник предоставит документы, которые обоснуют траты из авансового отчёта. Перечень зависит от ситуации, об этом поговорим далее.

Какие расходы можно учесть

Налоговую базу по ОСНО и УСН уменьшают только на экономически обоснованные расходы, которые связаны с хозяйственной деятельностью. Рассмотрим несколько примеров.

1. ИП Карпова Анастасия Ивановна организует корпоративы, дни рождения и другие праздники. На одно из мероприятий контрагент не привёз надувные шары, поэтому реквизит купили в ближайшем магазине и оплатили бизнес-картой.

Расходы связаны с деятельностью, поэтому их учтут при расчёте налога по УСН «Доходы минус расходы».

2. Компания «Град» организовала деловые переговоры с потенциальным партнёром. В программу вошёл отдых на термальных источниках, который оплатили бизнес-картой. Налоговая инспекция не признала этот расход экономически обоснованным, доначислила налог и выписала штраф.

3. ИП Черных Руслан Кириллович оплатил принтер бизнес-картой и учёл расходы при расчёте налога по УСН. В ходе проверки объект в офисе не нашли, операцию переквалифицировали в затраты на собственные нужды. Величину налога пересчитали и выписали штраф.

Пользователи УСН «Доходы минус расходы» должны придерживаться закрытого перечня затрат, на которые разрешено уменьшать базу налогообложения — п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Уютный телеграм-канал, где переводят законы на человеческий язык

Какие документы подготовить

Если ИП или ООО работает на УСН и не платит НДС, для подтверждения расходов достаточно кассового чека. Вернёмся к Анастасии Ивановне — для обоснования затрат на шары хватит кассового чека от продавца.

Главное — проверить, чтобы чек содержал наименование продавца, перечень товаров или услуг, сумму и другие реквизиты из ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ. Чек можно хранить в бумажном или электронном виде. Второй вариант надёжнее — защищает предпринимателей от утери или порчи документа.

Если предприятие платит НДС, кассового чека недостаточно. Для подтверждения расходов нужны акты, накладные и/или счета-фактуры.

О передаче документов предварительно договариваются с партнёром при заключении договора. Например, сотрудник может попросить продавца, чтобы он передал бухгалтеру просьбу отправить закрывающие документы организации «Град» через систему электронного документооборота (ЭДО).

Получить документы сразу на кассе проблематично. Во-первых, это тормозит работу магазина. Во-вторых, зачастую у кассиров нет квалификации и полномочий на формирование актов, накладных и счетов-фактур.

Распространённые ситуации

1. Представительские расходы. Деловые встречи, сопровождение партнёров, обустройство офиса для мероприятий — это организационные процессы. Пользователям общего режима разрешено учитывать расходы, но только в пределах 4% от фонда оплаты труда за отчётный период.

Для списания представительских расходов организации выпускают приказ о мероприятии, формируют смету, а затем отчёт о результатах. Затраты обосновывают теми же документами — чеками, актами, накладными и счетами-фактурами.

Важно правильно трактовать понятие представительских расходов. Например, обед с потенциальным партнёром — это ок, а вечерний сбор сотрудников в ресторане для обсуждения текущих задач — нет.

2. Командировки. К расходам относятся:

• суточные;
• транспортные затраты на проезд, самолет, такси и т.п.;
• оплата гостиницы;
• и другие расходы, которые перечислены в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Чтобы списывать затраты, организации утверждают положение о командировочных расходах. На каждого сотрудника составляют приказ о направлении в командировку.

После поездки сотрудник сдаёт в бухгалтерию чеки и прочие документы по расходам, которые превышают размер суточных.

Коротко

ИП разрешено использовать бизнес-карты для личных расходов, а собственникам, директору и сотрудникам ООО — нет.

Расходы по бизнес-картам учитывают ИП на ОСНО и УСН «Доходы минус расходы» и все компании вне зависимости от системы налогообложения.

Самозанятые, ИП на УСН «Доходы» или «Патент» не учитывают затраты по бизнес-карте, так как освобождены от бухучёта и не учитывают расходы при расчёте налогов.

Чтобы учесть расходы, ИП и ООО составляют локальный акт о подотчётности денег на бизнес-карте, получают авансовые отчёты и подтверждающие документы от сотрудников.

Компаниям и ИП, которые не платят НДС, для обоснования затрат достаточно кассового чека. Главное, чтобы он содержал обязательные реквизиты из ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ.

Плательщики НДС подтверждают расходы актами, накладными и/или счетами-фактурами.

Статья актуальна на 23.06.2023

Индивидуальный предприниматель – это юридическое лицо или физическое

Самозанятым: какой товар продавать можно, а какой нет?

Как заполнить уведомление о прибытии иностранного гражданина в 2023 году

Рассылка для бизнеса

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Что такое предоплаченная банковская карта?

Какой принцип работы у предоплаченных карт?

В случае дебетовых и кредитных карт пластик всегда привязан к банковскому счету их владельца. То есть для получения такого продукта нужно заключить договор с использованием идентификационных данных (паспорта). Только после этого с помощью карточки можно будет оплачивать покупки, снимать наличные, переводить деньги и пр.

Предоплаченная (prepaid) карта — это особый продукт, который сильно отличается от дебетового и кредитного пластика. Для ее оформления не нужен паспорт, договор и счет. Пластик можно купить в магазине в виде подарочного сертификата, чтобы потом передать его другу или родственнику. Также такую карту можно оформить в отделении банка.

Как оформляется предоплаченная карта?

Пластик получил свое название из-за процесса оформления. Когда вы получаете такую карточку, нужно внести сумму предоплаты, которую определяете вы сами. По закону она может быть не более 150 000 рублей, при этом нижний порог не прописан (его обычно устанавливает сам банк). Деньги, которые вы вносите, попадают на баланс карты, ими можно пользоваться. Существует 2 пути получить такой продукт.

Виртуальная кредитная карта: что это такое, как работает и кому подойдет

Виртуальные дебетовые карты появились несколько лет назад. Сейчас банки начинают выпускать виртуальные кредитки. Разобрались, как они работают и как их получить.

Для чего нужна виртуальная кредитная карта

Виртуальная карта выпускается в электронном виде, то есть не имеет физического носителя. По сути, это набор реквизитов.

Используются такие карты в основном для покупок в Интернете — с их помощью можно обезопасить реквизиты обычной пластиковой карты, устанавливать лимит для каждой онлайн-операции.

Виртуальной картой можно расплачиваться в магазинах с помощью сервисов бесконтактной оплаты (например, Mir Pay) или гаджетом с функцией NFC, привязать ее к разным сервисам, перечисляет эксперт отдела анализа банковских услуг Банки.ру Ольга Станчак.

Виртуальная кредитка пригодится, когда нужно оплатить покупку в интернет-магазине, а своих денег не хватает (или не хочется вводить данные основной карты). Можно назвать ее своеобразным резервным кошельком — обслуживание такой карты, как правило, бесплатное.

Чем виртуальная карта отличается от обычной

У виртуальной кредитки, как и у пластиковой, есть собственные реквизиты: номер, срок действия, CVC-код, а также льготный период (в течение которого за пользование деньгами банк не начисляет проценты), кредитный лимит, процентная ставка. Условия кредитования зависят от финансовой организации и согласовываются для каждого заемщика индивидуально. Так, например, на размер кредитного лимита влияет кредитная история клиента, уровень его дохода и долговой нагрузки (соотношение ежемесячных расходов по кредитам к ежемесячному заработку).

Но отличия все же есть. Преимущество виртуальной карты в ее моментальном выпуске и готовности к использованию, указывает Станчак. Это особенно актуально, когда покупку нужно оплатить как можно скорее. Обычную же пластиковую карту нужно сперва забрать в отделении банка или дождаться, когда ее привезет курьер, затем активировать и только потом пользоваться.

Кто может оформить виртуальную кредитку и как это сделать

Виртуальная кредитная карта выпускается в личном кабинете интернет-банка или в мобильном приложении. В настоящее время виртуальные кредитки в основном предлагаются действующим клиентам финансовой организации, говорит Станчак.

Примерный порядок действий при подаче заявки на виртуальную кредитку:

• в мобильном приложении или в интернет-банке следует заполнить анкету: указать фамилию, имя, отчество, сумму примерного месячного дохода;
• необходимо указать размер желаемого кредитного лимита;
• в зависимости от банка, заявка может быть рассмотрена в течение нескольких минут. В случае одобрения, карта сразу появится в личном кабинете — ею можно пользоваться.

Документы, которые могут понадобиться: паспорт, справка о доходах.

Как пользоваться виртуальной кредитной картой

Процесс оплаты онлайн-покупок виртуальной кредитной картой не отличается от процесса оплаты обычной кредиткой: необходимо ввести данные карты, указать код из СМС-сообщения для подтверждения покупки (при необходимости), нажать на кнопку «Оплатить покупку».

Реквизиты карты для оплаты покупки можно посмотреть в мобильном приложении или интернет-банке.

Важно! Если по виртуальной кредитной карте доступны операции по снятию наличных и переводам, следует учитывать, что на них может не распространяться льготный период, действовать повышенная ставка, а также взиматься комиссия. Подробнее о снятии наличных с кредитки читайте в статье.

Как пополнить виртуальную кредитную карту

Лимит по кредитной карте — это деньги банка, при расходовании их нужно возвращать. Есть несколько способов пополнить виртуальную кредитную карту: