СТД-Р в 2023 году: форма, пошаговая инструкция, заполнение в 1С
При расторжении договора с сотрудником работодатель выдает ему различные документы, в т. ч. СТД-Р. В 2023 году в бланк внесли незначительные корректировки, которые требуется учитывать при оформлении документа. Расскажем, как заполнять отчет, когда и в какие сроки выдается документ сотрудникам.
Когда выдают СТД-Р
СТД-Р в 2023 году заполняется теми работодателями, у которых имеются наемные сотрудники, перешедшие на электронные трудовые книжки. Эти работники при необходимости могут запросить информацию о трудовой деятельности — СТД-Р. Кроме того, документ выдается сотруднику при расторжении трудового договора.
Соответственно, СТД-Р выдается в двух случаях — при поступлении запроса от сотрудника в период работы у данного работодателя или же после увольнения и при непосредственном увольнении.
СТД-Р 2023 года — документ, на основании которого подтверждается трудовой стаж сотрудника. Работники запрашивают эту информацию:
- чтобы подтвердить трудовой стаж;
- при приеме на некоторые госдолжности;
- при приеме на должность директора научного учреждения;
- для оформления допуска к государственной тайне;
- при получении государственных стипендий или грантов;
- чтобы подтвердить право на различные компенсационные выплаты (за проезд, коммунальные затраты и т. д.);
- для оформления сертификатов или квалификации эксперта по спецоценке, производственной безопасности и т. д.;
- чтобы подтвердить право на получение доплат, надбавок за стаж или выслугу лет и т. д.
Если форма выдается при прекращении договора с работником, то от него не нужно получать письменное заявление или устную просьбу. Если же форма требуется сотруднику во время своей работы у работодателя или после увольнения, он подает соответствующее заявление.
Если сотрудник не перешел на трудовую книжку в цифровом виде, работодатель не обязан предоставлять ему СТД-Р. Однако он может это сделать — законодательством не запрещено (Письмо Минтруда от 10.04.2023 N 14-6/ООГ-2661). Кроме того, сотрудники, выбравшие бумажные трудовые книжки, могут запросить аналогичную справку в МФЦ, СФР или через сайт Госуслуг.
СТД-Р представляет собой выписку из электронной трудовой книжки. В ней фиксируются кадровые мероприятия, которые произошли по конкретному сотруднику именно у этого работодателя. В документе указывают информацию:
- о приеме на работу, в т. ч. дату приема, реквизиты документа о приеме, данные о профессии или должности;
- хронологический перечень кадровых изменений (переводы, присвоение новой квалификации и т. п.);
- об увольнении, в т. ч. дату увольнения, реквизиты документа об увольнении, причину прекращения трудового договора.
Перечисленная информация полностью указывается в СТД-Р при увольнении. Однако, когда документ нужен сотруднику до увольнения, его заполняют в усеченном виде — указывают данные о приеме и кадровых мероприятиях, которые состоялись на дату формирования СТД-Р.
В какие сроки и в каком формате выдают СТД-Р
СТД-Р в 2023 году при увольнении выдают непосредственно в день прекращения трудового договора вместе с другой документацией. Когда сотрудник во время работы у работодателя или уже после увольнения предоставил заявление на выдачу СТД-Р, документ выдается в течение 3 рабочих дней после поступления документа (ст. 66.1 ТК РФ).
Работодатель вправе оформлять СТД-Р как в бумажном виде, так и электронно — зависит от того, в какой форме сотрудник запрашивает документ. При предоставлении электронного документа его подписывают УКЭП.
Какой бланк использовать для СТД-Р
Форму СТД-Р в 2023 году заполняют на бланке, утв. Приказом Минтруда от 10.11.2022 N 713н. Обновленный бланк разработан в связи с тем, что в 2023 году произошло объединение ПФР и ФСС в новый СФР.
Этим же приказом регламентирована еще одна форма — СТД-СФР, однако ее выдает СФР, а не работодатель.
В СТД-Р содержится пять блоков данных:
- о сотруднике;
- о работодателе;
- о формате ведения трудовой книжки;
- о кадровых мероприятиях по конкретному сотруднику;
- об утверждении документа (дата, подпись, печать).
Новая форма СТД-Р с 2023 года предусматривает незначительные корректировки. Так, уточнили некоторые строки и столбцы:
- по строке «Регистрационный номер СФР» название ПФР поменяли на СФР;
- в столбце «Сведения о приеме, переводе, увольнении» добавили дополнительные коды, касающиеся приостановки и возобновления договоров по ст. 351.7 ТК РФ из-за мобилизации;
- в столбце «Код выполняемой функции» показатель фиксируется в виде ХХХХ.Х, ранее указывался в виде ХХ.ХХХ-Х-Х.
Код выполняемой функции выбирается из классификатора занятий ОК 010-2014. Например, для специалиста по продажам применяется кодировка 2433.9 «Специалисты по сбыту продукции».
Как заполнить СТД-Р
Для формирования отчета СТД-Р в 2023 году используется бланк из Приказа Минтруда от 10.11.2022 N 713н. Работодатель не имеет права вносить в него какие-либо корректировки, к примеру, дополнять или убирать строки и столбцы. Можно только вносить информацию в имеющиеся поля или оставлять их пустыми при отсутствии данных.
Заполнить СТД-Р несложно, делается это в несколько этапов. Полное описание формирования СТД-Р содержится в разделе II приложения N 3 Приказа Минтруда N 713н.
Этап 1. Сведения о сотруднике
Укажите ФИО работника. Отчество может отсутствовать, к примеру, у иностранцев. Информация указывается на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений, не заменяя имя и отчество на инициалы.
Внесите дату рождения физлица (формат ДД.ММ.ГГГГ) и СНИЛС (формат XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX).
Информация, указываемая в блоке, должна быть аналогична той, которая зафиксирована в документах о регистрации сотрудника в системе персучета СФР.
Этап 2. Сведения о работодателе
Укажите регистрационный номер работодателя в СФР, который присвоен ему при постановке на учет в качестве страхователя.
Впишите наименование юрлица согласно учредительной документации (или ФИО без сокращения для ИП согласно документа, который удостоверяет его личность).
В строке «ИНН» укажите номер юрлица или физлица (для ИП) согласно свидетельству о постановке на учет в ИФНС.
В строке «КПП» проставбте код причины постановки на учет для юрлица. Для ИП поле не заполняйте, поскольку по нему этот код отсутствует.
Этап 3. Сведения о трудовой книжке
Этот блок работодатели заполняют только по тем сотрудникам, которые подали требуемое заявление.
Отразите информацию о дате подачи заявления на электронную трудовую книжку или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Этап 4. Сведения о кадровых мероприятиях
Наиболее сложный к заполнению блок, который вызывает трудности у специалистов и сопряжен с разными ошибками. Строки заполняются так:
- в столбце 1 — номер записи в хронологической последовательности;
- в столбце 2 — дата кадрового мероприятия (к примеру, приема, увольнения и т. д.) в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- в столбце 3 — название кадрового мероприятия (их всего 7 — ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ). Последние два введены из-за мобилизации, о чем сказано выше;
- в столбце 4 — сведения о трудовой функции, например, должности, квалификации и т. д., а также структурном подразделении работодателя. Подразделение прописывают, когда условие о работе в нем зафиксировано в трудовом договоре. Наименование трудовой функции указывают по штатному расписанию;
- в столбце 5 — код выполняемой функции по классификатору ОК 010-2014. Формат записи — ХХХХ.Х, где первые четыре цифры обозначают код названия группы занятий, а пятая цифра — контрольное число;
- в столбце 6 — причина увольнения, в т. ч. пункт, часть статьи, статья ТК РФ;
- в столбцах 7, 8, 9 — соответственно название, дата и номер документа, которым оформлено кадровое мероприятие;
- в столбце 10 — признак отмены записи в формате «Х», когда данные по заполненной строке отменили.
Если сведения не просто отменили, а скорректировали, должно быть две строчки по одному кадровому мероприятию — первая с неверной информацией и признаком «Х» об отмене, а вторая с верными сведениями.
Этап 5. Сведения о заверении документа
Если документ оформляется в бумажном виде, то проставляются дата заполнения документа, а также должность, подпись и ее расшифровка уполномоченного лица (обычно руководитель работодателя). Ставится печать (если есть).
Если документ оформляется в электронном виде, его подписывают УКЭП уполномоченного лица.
После прохождения всех этапов документ считается заполненным, и его можно выдавать сотруднику. Если форма выдается в бумажном виде, сотрудник расписывается о ее получении в журнале выданных справок по форме СТД-Р. Регламентированной формы журнала нет, работодатель разрабатывает ее самостоятельно.
Образец заполнения СТД-Р
Рассмотрим заполнение формы СТД-Р на примере.
Михайлов Алексей Викторович
дата рождения — 25.04.1984
СНИЛС — 565-467-785 79
ООО «Престиж»
Рег. номер — 560-456-262363
ИНН — 5610029987
КПП — 561001001
Приказ от 23.05.2022 г. N 12/к
Менеджер по продажам
Приказ от 28.11.2022 г. N 84/к
Начальник отдела продаж
СТД-Р заполнится так:
Что будет за невыдачу СТД-Р
Если работодатель при увольнении не выдаст СТД-Р сотруднику с электронной трудовой книжкой, это нарушение аналогично невыдаче трудовой книжки. К нему применят меры ответственности по ст. 5.27 КоАП, если сотрудник направит жалобу в трудовую инспекцию или прокуратуру.
По ч. 1 ст. 5.27 КоАП штраф:
- 1-5 тыс. руб. (или предупреждение) — для должностных лиц;
- 1-5 тыс. руб. — для ИП;
- 30-50 тыс. руб. — для юрлиц.
Если работодатель уже совершал подобное правонарушение и вновь повторил его, ответственность ужесточается (п. 2 ст. 5.27 КоАП):
- 10-20 тыс. руб. (или дисквалификация на 1-3 года) — для должностных лиц;
- 10-20 тыс. руб. — для ИП;
- 50-70 тыс. руб. — для юрлиц.
Также к работодателю могут применить меры материальной ответственности. Например, если он не предоставит форму СТД-Р в установленные сроки или укажет в ней недостоверную или не соответствующую требованиям законодательства информацию о причинах увольнения сотрудника, из-за чего тот лишится возможности работать.
При таких действиях или бездействиях сотрудник не получает заработка, а потому работодателя обязывают возместить его согласно ст. 234 ТК РФ.
Как оформить СТД-Р в 1С:ЗУП ред. 3.1
Чтобы создать форму СТД-Р в 1С:ЗУП ред. 3.1, зайдите в меню Отчетность, справки и выберите Электронные трудовые книжки .
Нажмите кнопку Создать и выберите Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р .
В открывшейся форме Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р (создание) заполните все необходимые поля, затем проведите и закройте документ через одноименную кнопку.
Распечатать документ можно по кнопке СТД-Р .
Запомните
- СТД-Р — это выписка из электронной трудовой книжки, в которой содержатся данные о трудовой деятельности.
- Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем физлицам, которые выбрали электронный вариант ведения трудовой книжки.
- Форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда от 10.11.2022 N 713н. В нее нельзя вносить изменения по строкам или столбцам — можно только указывать имеющуюся информацию или оставлять поля пустыми, если данных для заполнения нет.
- Правила оформления СТД-Р указаны в разделе II приложения N 3 Приказа N 713н.
- СТД-Р выдают увольняемому сотруднику в день прекращения трудового договора без заявления увольняемого.
- СТД-Р выдают действующему или бывшему сотруднику в течение 3 рабочих дней на основании представленного им заявления.
- СТД-Р выдают в бумажном или электронном виде в зависимости от того, что указал сотрудник в заявлении.
- За невыдачу СТД-Р в установленные сроки к работодателю применяют соответствующие меры ответственности по ТК РФ и КоАП РФ.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Минтруд утвердил форму СТД-Р, которую нужно выдавать работникам при увольнении
После перехода на электронные трудовые книжки работодатели обязаны выдавать уволенным работникам сведения об их трудовом стаже в виде бумажной или электронной справки по форме СТД-Р. Форму разработал и утвердил Минтруд России.
Что случилось?
С 01.01.2020 в России начался переход на электронные трудовые книжки. В связи с этим у работодателей появились новые обязанности по передаче в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовом стаже и изменениях в трудовой деятельности (прием на работу, перевод, увольнение) работников. Также работодатели теперь должны информировать работников, которые решили перейти на электронные трудовые книжки, об их стаже и трудовой деятельности в специальной справке по форме СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности».
Ее форму утвердил Минтруд России приказом от 20.01.2020 № 23н. Документ зарегистрирован Минюстом и официально опубликован 25 февраля. Он вступит в силу 07.03.2020.
Новая форма информирования о трудовой деятельности
Всем работникам, которые перейдут в 2020 году на электронные трудовые книжки, работодатель обязан выдавать справку по форме СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности»:
- при увольнении;
- по заявлению работника.
Работник имеет право сам выбрать, в какой форме он получит от работодателя сведения о своей трудовой деятельности:
- на бумаге;
- в электронной форме.
Приказ Минтруда предусматривает оба эти варианта. Вне зависимости от формата, в форме СТД-Р нужно указать:
- Сведения о работнике — Ф.И.О., дату рождения, СНИЛС.
- Сведения о работодателе — наименование, регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП.
- Данные о трудовой деятельности работника в организации — сведения о приеме на работу, переводах и увольнении с датами, номерами приказов и основаниями по Трудовому кодексу РФ.
Бумажную справку должен подписать руководитель организации и заверить круглой печатью (если она есть). Электронную СТД-Р заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью. Выглядит бланк формы СТД-Р так:
При увольнении работника работодатель обязан выдать ему СТД-Р на бумаге или направить на указанный адрес в электронной форме в последний рабочий день вместе с расчетом, как сейчас трудовую книжку. По запросу работника в любое время, как в процессе работы, так и после увольнения, работодатель должен выдать справку в течение 3 рабочих дней после получения соответствующего запроса.
Работникам, которые решили продолжать использовать бумажные трудовые книжки, СТД-Р не выдают.
Еще одна форма сведений о трудовой деятельности
Этим же приказом Минтруд России утвердил еще одну форму — «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации» (СТД-СФР). Эту форму будет выдавать застрахованным гражданам Пенсионный фонд. Ее главное отличие от формы СТД-Р заключается в том, что в нее включаются не только данные о последнем месте работы, а все сведения с начала трудовой деятельности у всех работодателей.
Фактически форма СТД-СФР — это та самая электронная трудовая книжка, сформированная на бумажном носителе. Но форму можно при желании получить от СФР в электронном варианте.
Справка СТД-Р: как и где её получить
Справка СТД-Р появилась в связи с переходом на электронные трудовые книжки, чтобы работодатели могли предоставлять работникам сведения о трудовой деятельности. С 2023 года действует новая форма этой справки. В статье подробно справку СТД-Р: где взять этот документ работнику и как заполнить работодателю.
В каких случаях выдаётся справка СТД-Р
Справку СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности» обязаны выдавать работодатели, у которых есть сотрудники в штате, оформленные по трудовому договору. Также документ выдают работникам, которые выполняют свои обязанности по совместительству, на дому или дистанционно.
Компания выдаёт СТД-Р в случае, если:
- сотрудник уволился;
- работник запросил сведения о своей трудовой деятельности.
Срок выдачи СТД-Р при увольнении сотрудника — его последний рабочий день, а во втором случае документ предоставляют в течение трёх рабочих дней после запроса.
Сотрудники могут запросить справку СТД-Р:
- для подтверждения трудового стажа;
- при поступлении на ряд государственных должностей;
- при поступлении на должность руководителя научной организации;
- при оформлении допуска к гостайне;
- при получении госстипендии, гранта;
- для повреждения права на разного рода компенсаций: проезда, коммунальных расходов; при получении сертификатов или квалификации эксперта по СОУТ, производственной безопасности и т.п.;
- для подтверждения права на доплаты, надбавки за выслугу лет и т.п.;
- после прохождения альтернативной службы.
Для чего необходима справка СТД-Р
Форма СТД-Р нужна для подтверждения сведений о своей трудовой деятельности, в случае если у физлица электронная трудовая книжка. Соискатель предъявляет документ при трудоустройстве. Если кандидат ведёт бумажную трудовую книжку, то справку предоставлять не нужно.
В каком виде выдавать СТД-Р
Сотрудник может сам выбрать удобный ему формат документа. Получить СТД-Р можно в бумажном или электронном виде. Бумажную справку заверяют печатью организации, подписью руководителя или кадрового работника. Если документ выдан в виде электронного файла, его понадобится подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Приобрести такую подпись можно только в удостоверяющем центре, который аккредитован Минцифры.
УЦ «Калуга Астрал» имеет все необходимые лицензии для выпуска «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Электронная подпись позволяет заверять цифровые документы и делать их юридически значимыми.
Как работнику заказать справку СТД-Р по заявлению
Для получения справки сотруднику необходимо:
- Написать заявление на имя работодателя;
- Указать формат документа;
- Получить справку в течение трёх дней.
Заявление составляют в свободной форме. Предлагаем образцы документов на получение справки СТД-Р в различных форматах:
Образец заявления на выдачу справки СТД-Р в бумажном виде
Образец заявления на выдачу справки СТД-Р в электронном виде
Как заполнить форму СТД-Р
Новая форма СТД-Р с 2023 года утверждена приказом Минтруда России от 10 ноября 2022 года № 713н. Этим же документом утверждён также порядок заполнения формы.
Форма СТД-Р, которую необходимо формировать с 2023 года, по сравнению со старой формой практически не изменилась. Новая форма потребовалась в связи с тем, что с 1 января 2023 года ПФР и ФСС России образовали единый фонд. Соответственно, с 2023 года работодателю необходимо указывать в справке регистрационный номер в едином фонде (СФР).
Справка СТД-Р должна содержать в себе информацию о сотруднике и компании. Бланк состоит из двух частей.
В первой части указывают:
- сведения о застрахованном лице — Ф.И.О. работника, дату рождения, СНИЛС;
- регистрационные сведения о страхователе — название организации, номер в Социальном фонде России, ИНН и код причины постановки на учёт;
- дату подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки в формате ДД.ММ.ГГ;
- дату, когда подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности — в формате ДД.ММ.ГГ.
Вторая часть содержит таблицу с информацией о трудовой деятельности сотрудника. Рассмотрим важные к заполнению графы:
Графа №3 «Сведения о приёме, переводе, увольнении работника»
В данную графу вписывают кадровые перемещения сотрудника. Указывается код, сокращённое и полное наименование мероприятия. Данные пишутся с заглавной буквы.
Ещё одно изменение в новой форме связано с тем, что графа №3 была дополнена двумя кадровыми мероприятиями: ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ и ВОЗОБНОВЛЕНИЕ.
| Код | Наименование мероприятия | Полное наименование мероприятия |
|---|---|---|
| 1 | ПРИЁМ | Трудоустройство |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ИЗМЕНЕНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление работнику следующей профессии, специальности или квалификации. Указывают полученный разряд, класс или иную категорию данной профессии, специальности или уровню квалификации |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ | Приостановление трудового договора в связи с поступлением на военную службу по мобилизации, по контракту либо в связи с заключением контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооружённые Силы РФ |
| 7 | ВОЗОБНОВЛЕНИЕ | Возобновление действия ранее заключённого трудового договора, приостановленного в связи с поступлением на военную службу по мобилизации, по контракту либо в связи с заключением контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооружённые Силы РФ |
Графа №4 «Трудовая функция»
В графе указывают должность, профессию, специальность, квалификацию или конкретный вид поручаемой работы. Если в трудовом договоре указано структурное подразделение, его также необходимо внести. Указанная информация должна соответствовать штатному расписанию. При заполнении используют «Единый классификатор должностей».
Льготы или ограничения работника вносят согласно ст. 57 195.3 ТК РФ «О порядке применения профессиональных стандартов».
Если работник уволен по решению суда, то указывают должность, основание и срок лишения должности.
Графа №5 «Код выполняемой функции»
Заполняют, если в организации применяют профстандарты.
С 2023 года в этой графе нужно заполнять 5 цифр в формате XXXX.X. Первые 4 знака — код группы занятий по Общероссийскому классификатору занятий, пятый — контрольное число (до 01.01.2023 указывали 7-значный код, если он есть).
Графа №6 «Причины увольнения»
Основание для прекращения трудового договора или причину увольнения указывают согласно Трудовому кодексу РФ. Запись вносится без сокращений, аналогично трудовой книжки.
Графы №7,8,9 «Наименование, дата, номер документа-основания»
В графы вносят информацию об изменениях в трудовых отношениях между работником и работодателем. Дату приказа записывают по форме: число, месяц, год. Наименование документа и его номер вписывают числом, не указывая перед ним знак «№».
Графа №10 «Признак отмены записи сведений о приёме, переводе, увольнении»
Графу следует заполнять в том случае, если требуется отменить ранее поданные сведения.
Образец заполнения СТД-Р
Образец заполнения справки СТД-Р:
Как заказать СТД-Р на Госуслугах
Справку с информацией, аналогичной СТД-Р, получают не только у своего работодателя. Сделать это можно через Личный кабинет гражданина на сайте СФР или электронный сервис Госуслуг. В обоих случаях физлицо получит выписку из электронной трудовой. Документ называется СТД-СФР.
Справка формируется на основании сведений, которые фонд получает от работодателя. Раньше работодатель подавал сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД. С 2023 года, в связи с объединением фондов и введением новой формы отчётности, сведения о трудовой деятельности входят в состав Единой формы сведений (ЕФС-1): это подразделы 1 и 1.1 раздела 1.
«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
В отчёте отражаются все кадровые мероприятия, которые происходили в отношении работника за отчётный период. В том числе в справке указан формат трудовой книжки, которую использует сотрудник.
Чтобы заказать форму понадобится регистрация на портале Госуслуг. Используемые логин и пароль также подойдут для входа в личный кабинет сайта Соцфонда. Сведения формируются в режиме онлайн и хранятся в разделе «История обращений».
Документ можно скачать в формате pdf, распечатать или сохранить на электронное устройство.
Отличается ли СТД-Р от СТД-СФР
Форма СТД-СФР отображает сведения о деятельности работника у всех работодателей, в то время как в СТД-Р вписывают данные с последнего места работы. Справка СТД-СФР полностью дублирует информацию, которую содержит электронная трудовая книжка.
Согласно 439-ФЗ, компании должны были перейти на электронные трудовые с 2021 года. Сотрудникам, работающим до 31 декабря 2020 года, оставили за собой право ведения бумажной трудовой. Физлицам, которые начали трудовую деятельность начиная с 1 января 2021 года, работодатель вправе заводить трудовую только в электронном формате.
СТД-Р: как оформить, чтобы не получить штраф
Чтобы подтвердить стаж сотрудника с электронной трудовой книжкой, работодатели выдают справку СТД-Р. Расскажем, кому, когда и как оформлять этот документ, а так же как правильно его заполнить, чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией.
Кому и для чего выдают справку СТД-Р
С бумажными трудовыми все просто: если нужно предоставить информацию о трудовой деятельности при устройстве на работу, то достаточно передать оригинал документа. В случае с электронной книжкой все сведения хранятся в базах данных ПФР: получить их можно по запросу, либо у работодателя — в виде справки СТД-Р.
В обязательном порядке СТД-Р выдают сотрудникам, у которых нет бумажной трудовой:
если работник написал заявление о переходе на электронные трудовые книжки и, соответственно, забрали бумажный вариант документа из отдела кадров (ст. 66.1 ТК РФ);
если работник впервые устроился на работу с 1 января 2021 года – с этого времени ведение электронных трудовых книг стало обязательным.
Если сотрудник в заявлении указал, что предпочитает бумажный вариант трудовой, то работодатель может не выдавать СТД-Р: эту информацию работник может получить самостоятельно в ПФР, МФЦ или через Госуслуги.
В каких ситуациях выдают СТД-Р
Работодатель должен оформить СТД-Р в течение трех рабочих дней, если сотрудник запросил этот документ в заявлении. Само заявление пишут в свободной форме, обязательно указывают, в каком виде нужна справка – в электронном или бумажном.
Кроме этого, справку обязательно выдают при увольнении – в этом случае работник никаких дополнительных заявлений писать не должен. При увольнении СТД-Р выдают в последний рабочий день: если работник сначала уходит в отпуск, а потом увольняется, то справку выдают в последний день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).
Если сотрудник не забрал СТД-Р, отправьте ему справку заказным письмом с уведомлением – так вы снимете с себя возможную ответственность за несвоевременную выдачу справки.
Кто и как выдает СТД-Р
Назначьте ответственного сотрудника для выдачи СТД-Р: чаще всего этим занимается кадровик, который ведет электронные трудовые и отчитывается перед ПФР по форме СЗВ-ТД.
Справку выдавайте в том виде, который выбрал сотрудник. Если пожелания не указаны в заявлении, работодатель сам выбирает в бумажном или электронном формате оформлять справку. В любом случае документ нужно правильно заверить:
бумажная справка – подпись руководителя (доверенного лица) и печать организации (при наличии);
Документ можно отдать лично в руки, отправить заказным или электронным письмом.
Как правильно заполнить СТД-Р
В справке СТД-Р можно выделить три группы сведений, которые обязательно указывают при заполнении: о работнике, работодателе и трудовой деятельности сотрудника. Рассмотрим подробнее каждый блок.
Сведения о работнике
Нужно указать ФИО – на русском языке, в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Пишем так, как указано в паспорте. СНИЛС записывается в виде 11 цифр в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ» (как на самом документе). Дата рождения вносится в виде «ДД.ММ.ГГГГ».
Сведения о работодателе
Наименование юридического лица указывают так, как прописано в учредительных документах. Если работодателем является ИП, адвокат, нотариус или глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то прописывают ФИО в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность. Сокращения, инициалы или аббревиатуры недопустимы: к примеру, писать «Иванов И.И.» или «ООО «Ромашка»» нельзя.
Далее заполняются остальные поля:
регистрационный номер страхователя в ПФР – он состоит из 12 цифр в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ»;
ИНН – берется из свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, если после заполнения номера в конце остались пустые знаки, в них нужно поставить прочерки;
КПП – указывается в соответствии с уведомлением о постановке на учет по месту нахождения подразделения;
если сотрудник подавал заявление о предоставлении СТД-Р ранее, либо о продолжении ведения трудовой книжки, заполните соответствующие поле (формат даты — «ДД.ММ.ГГГГ»).
Сведения о трудовой деятельности
В табличном разделе нужно указать все кадровые мероприятия с момента устройства сотрудника и до момента его увольнения (либо до момента оформления справки). Всего в таблице 10 граф.
Графа 1. Порядковый номер кадрового мероприятия. Заполняется в хронологическом порядке: от самых ранних к самым последним.
Графа 2. Дата кадрового мероприятия — информацию берем из соответствующего приказа.
Графа 3. Вид кадрового мероприятия. Возможны пять вариантов:
ПРИЕМ – прием сотрудника на работу или службу;
ПЕРЕВОД – перевод на другую работу;
ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ – изменение наименования страхователя;
УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) – при получении новой профессии, квалификации, обязательно прописываются разряды, классы, категории и пр.;
УВОЛЬНЕНИЕ – при увольнении с работы.
Графа 4. Указываем название специальности, профессии, либо вид работы и название подразделения. Информацию следует брать из штатного расписания. Название подразделения указывается только в том случае, если это прописано в трудовом договоре.
Если работник имеет право на льготы, либо есть ограничения, связанные с работой или должностью, то при заполнении графы нужно руководствоваться квалификационным справочникам или отдельным положениям профессиональных стандартов (ст. 57, ст. 195.3 ТК РФ).
В случае если причиной увольнения стало решение суда (например, работника лишили права занимать определенную должность), то в графе нужно указать эту информацию: что запретили, на каком основании и на какой срок.
Графа 5. Эту часть таблицы заполняют начиная с 1 января 2021: указывают код выполняемой функции в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х»:
первые пять символов – это код наименования вида профессиональной деятельности в соответствии с первым разделом профстандарта;
если в документе нет точной формулировки трудовой функции, её можно подобрать по профессии, должности, специальности (раздел III профстандарта);
шестой символ – буквенное обозначение кода трудовой функции;
седьмой символ – цифровой знак уровня квалификации.
К примеру, для директора по персоналу в графу 5 вписывают 07.003-Н-7. Профстандартом для этой специальности является «Специалист по управлению персоналом». Первые пять символов указаны в разделе I документа. Шестой и седьмой символы соответствуют обобщенной трудовой функции – «Стратегическое управление персоналом организации» из раздела III этого же документа.
Графа 6. Статья Трудового кодекса, на основании которой работник увольняется.
Графы с 7 по 9. Сюда вносят реквизиты приказа об увольнении.
Графа 10. Отводится для исправления ранее поданных сведений.
Как исправить ошибочные сведения в СТД-Р
При обнаружении ошибки, неверную информацию нужно либо исправить, либо аннулировать. Порядок действий при этом такой:
Сначала исправляют СЗВ-ТД: так как СТД-Р формируется на основании данных из СЗВ-ТД, то перед исправлением самой справки, нужно отправить в ПФР уточненные данные. Если этого не сделать, то сведения из СТД-Р будут отличаться от сведений СТД-ПФР, а значит работодателю будет грозить ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.
Затем повторно оформляют СТД-Р: ошибочную запись делают в том же виде, в каком сведения были указаны в первый раз. При этом напротив записи в графе 10 ставят знак «Х». После этого в следующей строке указывают правильную информацию, а графу 10 уже не заполняют.
Если событие вписано по ошибке, то есть, его не было, то в СТД-Р вносят лишь одну запись с отметкой в 10 графе.
Справку СТД-Р вы всегда сможете сформировать в Небе. Для этого нужно зайти в «Раздел Персонал — Электронные трудовые книжки».
Что грозит работодателю за отказ в выдаче справки?
Нарушение сроков выдачи СТД-Р, либо отказ от оформления документа влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП:
за первое нарушение ИП оштрафуют на сумму от 1 до 5 тыс. руб., юридическое лицо – от 30 до 50 тыс. руб.;
за повторное нарушение ИП грозит штраф в размере от 10 до 20 тыс. руб., а юридическому лицу – от 50 до 70 тыс. руб.
Если сотрудник докажет в суде, что из-за проволочек с выдачей СТД-Р не смог устроиться на работу, работодателю придется выплатить бывшему работнику денежную компенсацию. Её размер определяет суд.