Ддс что это в бухгалтерии

Отчёт о движении денежных средств: что это такое и как его составить

Какие компании должны заполнять отчёт о движении денежных средств? Что в нём отражать? Какую форму использовать и как её заполнить?

Иллюстрация: Polina Vari для Skillbox Media

Отчёт о движении денежных средств (ОДДС) — форма №4 обязательной бухгалтерской отчётности. Её должны заполнять и ежегодно представлять в налоговую все компании среднего и крупного бизнеса.

Для компаний малого бизнеса ОДДС хоть и не обязателен, но тоже полезен. С помощью него они могут отследить фактическое движение денег компании, которое не всегда видно по отчёту о финансовых результатах.

В статье разберёмся:

• что отражают в отчёте о движении денежных средств и для чего он нужен; ; нужно составлять отчёт о движении денежных средств;
• как правильно заполнять ОДДС: разделы операционной, инвестиционной и финансовой деятельности; о формах бухгалтерской отчётности.

При подготовке статьи мы использовали материалы курса Skillbox «Профессия Финансовый менеджер 2.0».

Для чего нужен отчёт о движении денежных средств

В отчёте о движении денежных средств отражают все денежные поступления и платежи за отчётный период, а также остатки денег на начало и конец этого периода. ОДДС показывает, какие потоки денег проходили через компанию.

В предыдущей статье мы говорили, что в форме №2 бухгалтерской отчётности — отчёте о финансовых результатах — все доходы и расходы компании учитывают в момент совершения операции. Из-за этого указанные данные часто не соответствуют фактическому движению денежных средств.

Например, компания продала товар, но дала покупателю отсрочку. В этом случае прибыль отразят в отчёте о финансовых результатах, но фактически денег у компании не появится. В отчёте о движении денежных средств их поступление отразят только после полной оплаты товара.

Поэтому, если возникают расхождения, нужно анализировать строки ОДДС и выяснять, почему они появились. Пример такого расхождения — в ОФР отражена прибыль, но этих денег у компании нет.

Кому представлять ОДДС и в какие сроки? Отчёт о движении денежных средств представляют все компании, кроме компаний, ведущих бухучёт по упрощённой форме . ОДДС сдают в налоговую не позднее 31 марта года, следующего за отчётным.

С 2019 года все компании сдают бухгалтерскую отчётность только в электронном виде. Форму ОДДС приводим ниже.

Форма отчёта о движении денежных средств

Бланк формы отчёта о движении денежных средств — таблица с показателями, над которой приведены:

• отчётный период и дата;
• сведения о компании — коды ОКПО, ИНН, ОКВЭД, ОКОПФ, ОКФС;
• единицы измерения показателей в отчёте — с 2019 года показатели выражаются только в тысячах рублей.

Показатели отчёта — поступления денег и выплаты — сгруппированы в три раздела по типам деятельности компании:

Денежные потоки от операционной деятельности. К ним относят денежные потоки, связанные с основной деятельностью компании, которая приносит выручку. Например, прибыль или убытки от продажи товаров или услуг.

На иллюстрации ниже приведена форма отчёта о движении денежных средств с перечнем строк, которые нужно заполнить.

В скобках отражают суммы платежей. При расчёте результатов отчёта эти значения нужно будет вычитать.

В следующих разделах рассмотрим на примере, как заполнять разделы отчёта о движении денежных средств.

Как и в отчёте о финансовых результатах, в ОДДС отражают показатели за прошедший и за предшествующий ему период. За счёт этого можно отследить, какие изменения произошли — как изменились денежные потоки и что на это повлияло.

Раздел операционной деятельности ОДДС: как заполнять

Как мы говорили выше, в этом разделе отчёта отражают денежные потоки от основной деятельности компании. Его можно заполнить двумя способами: прямым или косвенным.

Прямой способ. В этом случае компания показывает общую сумму всех поступлений и платежей, связанных с операционной деятельностью за отчётный период. По этой сумме невозможно понять, по каким именно статьям прошли эти поступления и платежи.

Косвенный способ. В этом случае компания показывает платежи и поступления постатейно. Этот способ более нагляден для внутренних и внешних пользователей отчёта, поэтому в большинстве компаний выбирают его.

При составлении отчёта косвенным способом компания берёт за основу значение прибыли до уплаты налогов — из отчёта о финансовых результатах.

Дальше эту сумму корректируют на все доходы и расходы, которые учтены в отчёте о финансовых результатах, но имеют либо не денежный характер, либо другую природу — инвестиционную или финансовую.

Ниже разберём, как заполнить раздел операционной деятельности в ОДДС, на примере отчёта группы компаний «КамАЗ».

Раздел составлен косвенным способом. В первой строке, как мы говорили выше, — прибыль (убыток) компании до налогообложения. Это значение взято из отчёта о финансовых результатах.

Дальше прибыль корректируют на неденежные или неоперационные доходы и расходы. Сначала на амортизацию, затем — на прочие доходы и расходы.

Например, строка «Убыток от списания нематериальных активов» — это неденежный расход. Его значение прибавляют к прибыли до налогообложения, потому что раньше оно уже было включено в состав расходов в отчёте о финансовых результатах — то есть ранее прибыль до налогообложения была уменьшена на сумму этого расхода.

Затем компания заполняет строки с результатами финансовых операций — отнимает финансовые доходы и прибавляет финансовые расходы.

По такому же принципу компания анализирует все остальные строки отчёта о финансовых результатах — находит неоперационные и неденежные доходы или расходы и корректирует на эту сумму отчёт о движении денежных средств.

Полученные результаты показывают в промежуточном итоге отчёта — в строке «Движение денежных средств от операционной деятельности до изменений оборотного капитала».

Во втором блоке раздела компания очищает полученное значение от результатов операций, по которым ещё не прошли взаиморасчёты.

Например, если в отчёте о финансовых результатах отражено, что компания что-то продала, но деньги за эту продажу ещё не получила, то эту дебиторскую задолженность нужно исключить из отчёта о движении денежных средств.

Следующий промежуточный итог — строка «Денежные потоки, полученные от операционной деятельности».

Из этого значения компания вычитает налог на прибыль — сумму, которую фактически заплатили в прошедшем периоде, — и получает результат: чистый денежный поток по операционной деятельности.

С чистым денежным потоком сравнивают значения отчёта о финансовых результатах в случае расхождений, о которых мы говорили выше.

Раздел инвестиционной деятельности ОДДС: как заполнять

В разделе по инвестиционной деятельности отражены потоки денежных средств:

• от приобретения и выбытия основных средств, нематериальных и прочих внеоборотных активов;
• от приобретения и выбытия ценных бумаг;
• от получения процентных доходов и дивидендов;
• от выдачи займов и их погашения.

Ниже пример раздела инвестиционной деятельности в ОДДС группы компаний «КамАЗ».

В первую очередь в этом разделе отражают денежные потоки от приобретения и продажи основных средств компании. Кроме того, компания может покупать нематериальные активы, покупать акции других компаний, выдавать займы, получать дивиденды от инвестиций. Все эти операции также учитывают в разделе инвестиционной деятельности в ОДДС.

Итог этого раздела — строка «Чистые денежные потоки, использованные в инвестиционной деятельности».

Чаще всего результат этого раздела бывает отрицательным: компания инвестировала эти деньги в активы — направила их на своё развитие. В этом разделе ОДДС можно отследить, какие это были активы.

Раздел финансовой деятельности и результат ОДДС: как заполнять

В разделе финансовой деятельности отражены:

• поступления и погашения кредитов и займов;
• поступления от акционеров и выплаты им дивидендов;
• процентные расходы (если ранее они не были учтены в разделе операционной деятельности).

Ниже пример раздела финансовой деятельности в ОДДС группы компаний «КамАЗ».

Здесь отражают привлечение денег и выплаты по внешнему финансированию.

В первую очередь это поступления и выплаты по кредитам и займам. Если компания выпускает облигации, в этом разделе отражают поступления от выпуска или погашения этих облигаций.

Если у компании в отчётном периоде были операции с её собственником — например, получение денег от собственника или выплаты ему дивидендов — движение денежных средств, связанное с этими операциями, отражают также в разделе финансовой деятельности.

После заполнения всех разделов рассчитывают результат ОДДС — в строке «Чистое увеличение денежных средств и их эквивалентов». Это значение равно сумме денежных потоков по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности.

Если часть денег компания получает в другой валюте, рассчитывается эффект курсовых разниц, который отражают отдельной строкой.

Строка «Денежные средства и их эквиваленты на начало года» показывает, сколько денег было в компании в начале текущего периода. Это значение берут из последней строки ОДДС на конец предыдущего периода.

Результат отчёта о движении денежных средств — количество денег на конец периода. Это же значение будет отражено в бухгалтерском балансе в строке «Денежные средства и их эквиваленты».

Подведём итог

• Отчёт о движении денежных средств (ОДДС) — форма №4 обязательной бухгалтерской отчётности. Он отражает все денежные поступления и платежи за отчётный период, а также остаток денег на начало и конец этого периода.
• Отчёт о движении денежных средств составляют все компании, кроме тех, которые ведут бухучёт по упрощённой форме. Срок сдачи ОДДС в налоговую — не позднее 31 марта года, следующего за отчётным.
• Отчёт о движении денежных средств включает три раздела: денежные потоки от операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. В конце отчёта показывают, сколько денег есть в компании на конец периода.

Как узнать больше о формах бухгалтерской отчётности

• Отчёт о движении денежных средств — одна из пяти форм бухгалтерской отчётности. В Skillbox Media есть статьи о других формах — отчёте о финансовых результатах и бухгалтерском балансе.
• Если вы только начинаете знакомиться с бухгалтерским учётом, прочитайте нашу статью — «Разбираемся в бухгалтерском учёте: зачем он нужен, как устроен и как его организовать».
• Научиться вести бухучёт, работать в «1C», готовить бухгалтерскую и налоговую отчётность можно на курсе Skillbox «Профессия Бухгалтер».
• Ещё в Skillbox есть курс «Профессия Финансовый менеджер». Подойдёт тем, кто хочет научиться анализировать финансовое состояние бизнеса и оценивать инвестпроекты.

Другие материалы Skillbox Media для руководителей и предпринимателей

: зачем оно нужно и как компании планируют бюджет
• Статья о новом налоговом режиме АУСН — как он устроен и кому подходит , как его введение повлияет на бизнес и чем он выгоден потребителю
• Гайд по бизнес-аналитике: как она работает и в чём может помочь компании
• Статья об антикризисном управлении компанией: что это такое, как работает и когда пора начинать

Упрощённый бухгалтерский учёт — форма бухучёта, при которой компании могут не соблюдать все положения по бухгалтерскому учёту и вести упрощённую бухгалтерскую отчётность.
Упрощённый бухучёт могут вести компании малого бизнеса, некоммерческие организации и компании — участники проекта «Сколково».

Внутренние пользователи бухгалтерской отчётности — собственники компании и менеджеры.
Внешние пользователи бухгалтерской отчётности — государственные органы, кредиторы, контрагенты, органы статистики.

Дебиторская задолженность — задолженность перед компанией. Например, деньги, которые компании должны покупатели, или товар, который должны отгрузить поставщики.

Отчет о движении денежных средств (ДДС): зачем нужен и как заполнять

Как отслеживать, сколько у бизнеса денег и куда они деваются.

Внедрение управленческого учета начинается с отчета о движении денежных средств (ДДС). Он показывает, сколько денег должно быть у бизнеса, откуда они пришли и куда ушли. Но эту функцию ДДС выполняет, если формируется в ежедневном режиме. Другие отчеты — о прибылях и убытках и управленческий баланс — достаточно заполнять по итогу месяца, используя ДДС как базу. Именно поэтому начинать внедрение учета нужно с него.

Как формировать отчет ДДС — разбираемся вместе с Ингой Аблизиной, финансовым директором на аутсорсе из «Нескучных финансов». Компания ведет управленческий учет для более 100 клиентов из Украины, России, Казахстана, Беларуси и Чехии.

Что отражает отчет ДДС

Каждый день компания совершает финансовые операции: вчера оплатили аренду, сегодня перевели зарплату сотрудникам, завтра от клиента зайдет предоплата за партию товара. За неделю, а тем более месяц, таких операций может быть десятки, сотни, а то и тысячи. Отчет ДДС помогает свести эти данные в одну таблицу в режиме реального времени.

Распространенная ситуация — за месяц компания получила несколько крупных платежей. Собственник думает, что на 30 число у него должно быть много денег. А остаток на счете оказывается гораздо меньше ожидаемого. Владелец бизнеса начинает разбираться, поднимает отчет ДДС и видит: на прошлой неделе погасили кредит за оборудование, а вчера оплатили крупную партию товара. Еще и штраф от налоговой на днях прилетел.

Уже понятно, что дивидендов получится вывести меньше, чем планировалось. А с самой ситуацией, когда деньги расходятся, нужно что-то делать. Например, оптимизировать траты, прогнозировать доходы/расходы наперед, чтобы средств на все хватало, и быть построже с бухгалтерией, которая подводит компанию под штрафы.

Инга:

«Первый отчет ДДС может стать для собственников неприятным сюрпризом.

Типичные истории — остаток по операционной деятельности отрицательный (то есть бизнес потратил больше, чем заработал), “по чуть-чуть” выбрали в виде дивидендов будущую прибыль за несколько месяцев вперед, а расходы на содержание офиса превзошли мыслимые пределы.

Отчет ДДС показывает, что происходит с деньгами бизнеса, отражает, сколько средств пришло и ушло по трем направлениям деятельности — операционной, финансовой и инвестиционной.

• Операционная — все, что касается действий, которые приносят компании прибыль. Положительный остаток по этой деятельности в конце периода — показатель финансового здоровья бизнеса.
• Финансовая — кредиты, выплаты по ним и дивиденды.
• Инвестиционная — затраты компании на приобретение активов и доходы от их использования. Если бизнес привлекает инвестиции со стороны, эти поступления и выплаты вкладчикам отражаются в ДДС как инвестиционная деятельность. А грамотный потенциальный вкладчик обязательно захочет посмотреть отчет ДДС, чтобы знать, как компания умеет не только зарабатывать, но и тратить.

Кроме того, отчет ДДС помогает выявить воровство или чрезмерные расходы.

Недавний кейс: курьеры интернет-магазина клали в карман часть денег, которые получали наличными, а списывали, якобы клиенты оплатили картой. Пока в финансах компании царил бардак, о воровстве никто не знал. Как только собрали первый отчет ДДС, стало ясно, где не сходится “дебет с кредитом”. Достаточно было обязать складской персонал контролировать суммы, принимая деньги от курьеров, и уволить работника, который попался на очередной попытке присвоить часть выручки»

Отчет о движении денежных средств: что нужно знать инвестору

Отчет о движении денежных средств (ОДДС, в англоязычных источниках — Cash Flow Statement) — один из основных документов, составляющих финансовую отчетность компании наряду с балансом, отчетом о прибылях и убытках и отчетом об изменениях в капитале.

Отчет о движении денежных средств — неотъемлемая часть годовой финансовой отчетности по российскому стандарту бухгалтерской отчетности (РСБУ). Компании, отчитывающиеся по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО), заполняют ОДДС за каждый период отчетности, хотя ОДДС может не включаться в состав сокращенной отчетности по МСФО.

Если баланс детально показывает стоимость имущества и обязательств компании, отчет о прибыли — состав доходов и расходов, отчет об изменении капитала — за счет чего менялась стоимость имущества акционеров, то отчет о движении денежных средств позволяет детально увидеть, как по счетам компании проходили потоки «живых» денег — поступления и платежи.

В силу этого только отчет о движении денежных средств позволяет инвестору непосредственно увидеть сумму капитальных затрат, производимых компанией.

Отчет о движении денежных средств тесно увязан со статьей баланса, на которой учитываются деньги компании. Разница поступлений и платежей, отмеченная в отчете о движении денежных средств, будет и разницей между размером денежных средств на счетах компании в начале и в конце периода. Например, на начало на счетах компании было ₽10 млрд. В отчете о движении денежных средств зафиксировано, что в течение года у нее были поступления на сумму ₽60 млрд, а платежи — на сумму ₽50 млрд. Это значит, что ОДДС покажет чистое увеличение денежных средств и их эквивалентов на ₽10 млрд, а в балансе на конец года размер денежных средств и эквивалентов будет отмечен как ₽20 млрд.

ОДДС позволяет увидеть детализацию поступлений и платежей, причем группируя эти денежные потоки по их экономическому смыслу, что немаловажно для финансового анализа и принятия решений инвестором. Кроме того, с помощью отчета о движении денежных средств инвестор может увидеть, как компания зарабатывает «живые» деньги, проходящие по ее банковским счетам. Это позволит оценить реальные возможности компании по выплате дивидендов, по обеспечению займов и финансирования своей деятельности.

Структура отчета о движении денежных средств

Поступление денег на счет компании — это не всегда ее доходы. Доходом для компании будут деньги, поступившие за проданную продукцию. Но взятый кредит — это не доход компании, хотя это, несомненно, денежное поступление. Точно так же уменьшение денег на счетах после возврата компанией кредита не будет расходом при расчете прибыли. Чтобы денежные операции были разделены по смыслу, отчет о движении денежных средств состоит из трех основных разделов:

1. Движение денежных средств от операционной деятельности;
2. Движение денежных средств от инвестиционной деятельности;
3. Движение денежных средств от финансовой деятельности.

В разделе, где учитываются денежные потоки от операционной деятельности, показываются результаты от платежей и поступлений компании от основной производственной и торговой деятельности. По РСБУ этот раздел называется «Денежные потоки от текущих операций». В этом разделе будут учтены поступления от продажи товаров и оказания услуг, а также платежи, составляющие расходы компании — за покупку материалов, оплата счетов за электроэнергию, оплата транспортных расходов, зарплаты работников и т. п.

Итогом этого раздела будет сумма чистых денежных средств, полученных от операционной (основной) деятельности. Он может считаться двумя методами — прямым и косвенным. Соответственно, заполнение статей этого раздела может вестись также прямым и косвенным методом. Мы еще вернемся к этому ниже.

В разделе «Движение денежных средств от инвестиционной деятельности» будут отмечены покупка компанией долгосрочных активов — оборудования, земли, лицензионных прав на месторождения и товарные знаки, а также затраты на строительство сооружений и зданий. Кстати говоря, эти затраты называются капитальными, или CAPEX (англ. capital expenditure). Помимо CAPEX, во втором разделе отчета о движении денежных средств, будут учтены деньги, отправленные на банковские депозиты, на покупку облигаций и акций, учреждение дочерних компаний и пр. Соответственно, в этом разделе будут отмечены и деньги, снятые с депозитов и вырученные за продажу облигаций и акций. Итогом второго раздела ОДДС будет сумма чистых денежных средств, полученных (выплаченных) от инвестиционной деятельности.

В разделе «Движение денежных средств от финансовой деятельности» будут отмечаться как денежные поступления взятые компанией кредиты и займы. В этом же разделе учитываются возврат взятых кредитов и выплата дивидендов акционерам компании. Аналогично предыдущим разделам ОДДС третьего раздела будет сумма чистых денежных средств, полученных (выплаченных) от финансовой деятельности.

Итогом всего отчета о движении денежных средств станет чистое увеличение (или уменьшение) денежных средств и их эквивалентов. Этот итог будет равен разнице между суммой денежных средств и их эквивалентов компании на конец и начало отчетного периода.

Методы заполнения ОДДС

Как мы уже говорили, есть два метода заполнения такого важного раздела ОДДС, как «Движение денежных средств от операционной деятельности»:

• прямой метод;
• косвенный метод.

Прямой метод

Прямой метод — это метод составления отчета о движении денежных средств, при котором платежи и поступления, которые связаны со статьями доходов и расходов компании, учитываются непосредственно. С бухгалтерской точки зрения в этот раздел попадают те операции, которые корреспондируют с балансовыми счетами денежных средств (расчетный счет и касса).

Этот метод называется еще «сверху вниз», то есть в отчете о движении денежных средств статьи поступлений и платежей будут идти в том же порядке, что и при расчете прибыли в отчете о прибыли и убытках. В ОДДС будут показаны аналогичные статьи денежных доходов и затрат — поступления от продажи товаров, платежи поставщикам, платежи на оплату труда.

Главное отличие ОДДС и отчета о прибыли и убытках в том, что в ОДДС отражаются только денежные статьи. Такая статья затрат, как амортизация в отчете о движении денежных средств, прямым методом отображаться не будет, поскольку амортизация не проходит как платежи по счетам в этом периоде. Это так называемая неденежная статья расходов.

Разделы ОДДС «Движение денежных средств от инвестиционной деятельности» и «Движение денежных средств от финансовой деятельности» заполняются только прямым методом. РСБУ также требует использования только прямого метода заполнения отчета о движении денежных средств.

Косвенный метод

Косвенный метод — это метод составления отчета о движении денежных средств, при котором в разделе денежные потоки от операционной деятельности, указываются не сами платежи и поступления, а специальные корректировки прибыли. Этот метод называется иногда «снизу вверх». Дело в том, что раздел ОДДС «Денежные потоки от операционной деятельности» заполняется от прибыли компании — нижней, итоговой строки отчета о прибылях и убытках.

При заполнении этого раздела используются различные корректировки статей затрат и доходов из отчета о прибыли и убытке. То, что для компании доход, здесь учитывается со знаком минус, а то, что было затратами, здесь будет учитываться со знаком плюс. То есть чтобы отразить итог потока от операционной деятельности косвенным методом, к чистой прибыли прибавляются неденежные затраты (амортизация, отрицательные курсовые разницы, переоценка запасов и задолженностей). Неденежные доходы, такие, например, как положительная переоценка активов, наоборот, при заполнении вычитаются.

Кроме того, денежные расходы, учтенные как прочие или финансовые в отчете о прибылях и убытках, в ОДДС приводятся со знаком плюс. А вот денежные доходы, учтенные как прочие или финансовые, будут в ОДДС отмечены со знаком минус.

Для чего производятся такие, казалось бы, сложные действия? Во-первых, такой косвенный метод позволяет увидеть именно денежные поступления и платежи по операционной деятельности как итог расчетов. Во-вторых, и это самое важное, данный метод сразу позволяет сопоставить эти денежные итоги с неденежными статьями и косвенными доходами и расходами. То есть для инвестора косвенный метод сразу предлагает возможность анализа вопреки кажущейся сложности расчета. В отчетностях компаний по МСФО чаще всего встречается именно косвенный метод заполнения отчета о движении денежных средств.

Какие возможности для анализа дает отчет о движении денежных средств

Две возможности мы уже упоминали ранее:

• отчет о движении денежных средств непосредственно показывает размер производимых компанией капитальных затрат;
• косвенный метод заполнения отчета о движении денежных средств позволяет инвестору сопоставить именно денежный итог операционной деятельности с неденежными статьями или косвенными затратами и доходами. Это дает представление о финансовой устойчивости бизнеса компании, ее способности платить дивиденды.

Кроме того, сравнивая итоги движения денежных средств от операционной деятельности с другими разделами отчета о движении денежных средств, инвестор может оценить, насколько компания способна самостоятельно генерировать денежный поток. Сравнение такого самостоятельно сгенерированного потока с инвестиционным потоком поможет оценить возможности развития компании, финансирования капитальных затрат.

ОДДС позволяет быстро рассчитать такой специальный показатель, как свободный денежный поток, или FCF. Свободный денежный поток — это разница между чистым денежным потоком от операционной деятельности (итог первого раздела ОДДС) и капитальными затратами (первые статьи раздела о движении средств от инвестиционной деятельности).

Свободный денежный поток — это, по своей сути, остающиеся в распоряжении компании заработанные деньги на счетах. Определение этого показателя дает возможность инвестору понять такие моменты, как:

• возможность самостоятельного развития;
• необходимость и возможности компании в привлечении кредитов;
• реальную возможность компании выплачивать дивиденды.

Сопоставление по этим моментам может помочь инвестору принять инвестиционное решение при выборе акций конкурирующих компаний.

Следите за новостями компаний в нашей группе в сети «ВКонтакте»

Что такое отчет ДДС и как его составить, если вы не бухгалтер

Отчет о движении денежных средств – первое, что нужно внедрять в бизнесе: хоть в овощном ларьке, хоть в IT-компании. Рассказываем, что такое отчет ДДС, как его правильно составить и грамотно вести.

Что такое отчет ДДС

В отчете есть три основных раздела:

• Сумма на начало периода
• Поступления и выплаты за выбранный период
• Остаток средств в конце периода.

• Видеть, сколько денег лежит на счетах компании. Это особенно полезно для предпринимателей, у которых несколько счетов, касс, электронных кошельков и заначка под матрасом. Не нужно открывать кучу интернет-банков и суммировать остатки на калькуляторе.
• Оптимизировать расходы. ДДС подразумевает фиксацию расходов по статьям, поэтому вы всегда можете увидеть, куда и сколько денег уходит. По результатам месяца или квартала легко проанализировать самые затратные статьи и, например, закупать в офис меньше сладостей или сократить бюджет на рекламу.
• Планировать дальнейшую деятельность. Когда есть понимание, сколько денег на счетах компании, можно планировать расходы, например, увеличить бюджет на рекламу или купить новую плазму в переговорку.
• Взять кредит в банке. При подаче заявки на кредит, банк, кроме прочего, запросит отчет ДДС и по нему оценит, способен ли бизнес платить по кредиту.

В бухгалтерском учете отчет ДДС подчиняется правилам и строится по форме, признанной Приказом Минфина РФ от 2 июля 2010 г. N 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

В управленческом учете нет стандартизированных форм и строгих правил, поэтому каждый собственник сам решает, как оформлять и вести отчет. Но есть набор базовых действий, которые нужно выполнить, чтобы составить грамотный управленческий отчет ДДС.

Шаг 1. Разграничьте виды деятельности

Чтобы получать адекватные результаты для анализа, в отчете ДДС важно разграничить виды деятельности на:

• Операционную – все, что связано с вашей основной деятельностью: закупка сырья, производство, реализация, оплата аренды, зарплаты, налоги.
• Инвестиционную – вложение денег в другие проекты или даже в банк, проценты, которые вы получаете от вложений, а также покупка и продажа основных средств, например, дорогостоящего оборудования.
• Финансовую – получение кредитных средств и их последующая выплата, а также вывод дивидендов и ввод денег в бизнес.

Если свалить все виды деятельности в одну кучу, и фиксировать все подряд операции, становится сложнее планировать. Вы не сможете понять, хватает ли денег у компании платить по счетам и сколько принесла основная деятельность компании.

Шаг 2. Сгруппируйте расходы и доходы по статьям

Чтобы отчет ДДС был компактным (насколько это возможно) и информативным, важно разделить все расходы и доходы по статьям. Если этого не сделать, получится огромный нечитаемый отчет, где каждая операция будет выводиться отдельной строкой. Анализировать и принимать решение на основе таких данных невозможно.

Как правильно сгруппировать расходы и доходы:

• Возьмите выписку из банка и выпишите все статьи расходов и доходов, например, за последний месяц. Выпишите все статьи расходов – аренда офиса, уборка, реклама, канцелярия, зарплаты и так далее.

• Укрупните категории. Объедините похожие операции в тематические группы. Например, контекстную рекламу и SMM можно назвать расходами на продвижение. Важно не наплодить группу под каждую банковскую операцию – это затруднит дальнейший анализ.

• Распределите операции по выделенным группам статей. Уборку, оплату интернета и покупку кофе можно отправить в категорию «Содержание офиса», а все маркетинговые затраты – в «Реклама и продвижение». В идеале, групп расходов должно быть 5-7. Если создадите больше, отчет будет менее информативным и не позволит, например, определить самые затратные категории.

• Добавьте категорию «Прочее». Сюда пойдут какие-то разовые платежи, а также затраты, которые не получается включить в другие группы.

Шаг 3. Соберите все операции в одном месте

Теперь пора собрать все данные в одном месте, то есть построить тот самый отчет ДДС. Варианта два – собрать все движение денег в таблицах или использовать специализированный сервис для финучета.

Таблицы

ДДС – один из самых простых управленческих отчетов, но чтобы он был удобным и хоть немного автоматизированным, придется потрудиться.

• Разработайте стандарты заполнения. Это поможет не выдумывать каждый раз новые правила и избежать бардака. Как вариант – на отдельном листе создать что-то вроде справочника и внести туда все статьи по разным видам деятельности и проекты, если это актуально для вашей бизнес-модели.

• Добавьте лист с операциями. Сюда вносятся все движения денег с указанием статьи, юрлица, проекта, контрагента и, собственно, конкретного счета. Тут же указывается начальный остаток по всем-всем счетам. Чтобы остатки денег на каждом из счетов считались автоматически, не забудьте добавить формулы – это поможет немного автоматизировать процесс.

Обратите внимание на строку формул сверху – это только одна из формул на листе «Операции», которая позволяет хоть немного автоматизировать учет движения денег

• Соберите саму форму отчета ДДС. Это самый сложный этап, особенно для тех, кто не фанатеет от таблиц и формул. Задача – синхронизировать отчет со справочником и операциями, чтобы при внесении новой информации по платежам они подтягивались в отчет. Строки самого отчета обычно стандартные – остаток на начало периода, операции по разным видам деятельности и остаток на конец периода.

Избежать возни с формулами можно – для этого есть готовые шаблоны отчета ДДС, в которых уже расставлены необходимые формулы. Однако вносить все данные на начальном этапе и в будущем все равно придется руками. Плюс, часто таблицы требуют доработки под конкретный бизнес, поэтому разобраться в формулах и логике построение отчета, скорее всего, придется.

Специализированный сервис

Для построения ОДДС и других управленческих отчетов можно использовать специализированные сервисы, например, Adesk. Это, во-первых, проще – не нужно городить огромные формулы и ломать голову над синхронизацией листов, во-вторых – большую часть процессов можно автоматизировать.

Как это работает:

• Зарегистрируйтесь в сервисе за 2 минуты.
• Подключите интеграцию с банком, чтобы операции по счетам автоматически загружались в сервис.
• Добавьте статьи расходов и настройте правила автоматизации, чтобы операциям автоматически присваивалась нужная статья.
• Сделайте два клика мышкой, чтобы построить отчет ДДС.

Теперь все операции будут сами подгружаться в сервис из банка
и помечаться нужной статьей. А вам останется только открывать ДДС, анализировать результаты и принимать правильные решения.

Так выглядит отчет ДДС в Adesk. В настройках есть несколько фильтров, которые позволяют смотреть данные по всему бизнесу, отдельным проектам или счетам, по разным видам деятельности

Нет времени возиться с таблицами? Попробуйте Adesk!

Сервис сам построит отчет ДДС и другие управленческие отчеты на основе ваших данных – не придется разбираться в формулах, справочниках и городить километровые таблицы.

Три правила ведения отчета ДДС

1. Разделяйте личные и рабочие деньги. Старайтесь избегать оплаты личных трат рабочей картой – это неминуемо ведет к путанице в отчетах. Во-первых, есть риск забыть внести оплаченный корпоративной картой кофе в отчет, во-вторых – это смазывает картину: непонятно, то ли надо расходы на офис урезать, то ли собственнику пить меньше кофе на заправке.
2. Проверяйте цифры. Когда смотрите отчет, обязательно сверяйте цифры с реальными показателями. Если по отчету остаток на конец периода 150 000 рублей, а на счету лежит только 30 000 – есть смысл проверить правильность заполнения отчета. Когда данные «на бумаге» и фактические данные не сходятся – отчет теряет всякий смысл.
3. Ведите отчет регулярно. В идеале, вносить операции нужно каждый день. Если работаете со специальным сервисом – это произойдет автоматически, если с табличкой – придется делать это руками. Так у вас будет всегда актуальная финансовая картина и точно ничего не потеряется.

ДДС – только один из управленческих отчетов и он не даст полного понимания о финансовом здоровье компании. Но именно он – первый шаг к управленческому учету, который должен сделать каждый предприниматель.