Криптопро office signature как подписать документ word

Криптопро office signature как подписать документ word

В этой статье я бы хотел рассказать о том, как установить КриптоПро Office Signature и начать им пользоваться: подписывать документы и проверять электронную подпись.

Начнем с того, что вам потребуется чтобы начать:

Также рекомендую изучить таблицу совместимости Office Signature (на странице продукта) с версиями Microsoft Office. У меня установлен Office 2013, поэтому все скриншоты будет актуальны именно для этой версии Word. Если у вас другая версия Office, то у вас процедура может немного отличаться.

Итак, если у вас все вышеперечисленное готово, то приступим.

Шаг 1. Скачиваем и устанавливаем КриптоПро Office Signature

Скачать продукт можно с официального сайта КриптоПро вот по этой ссылке: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature/downloads (регистрация не требуется).

После загрузки установочного файла, нужно его запустить. Установка достаточно простая, поэтому приведу только те экраны, которые могут вызвать вопросы

На этом этапе оставляем все по-умолчанию: Полный вид установки

На этом экране вводим лицензионный ключ, который вы получили от нас по электронной почте после покупки КриптоПро Office Signature.

Шаг 2. Подписываем документ

После завершения установки, запускаем Word: можно или создать новый документ и сохранить его, или же открыть уже сохраненный документ. Помните, что подписать можно только сохраненный документ, и после подписания его нельзя редактировать.

Для того, чтобы подписать документ, нажимаем на кнопку Файл

Выбираем категорию Сведения, а затем нажимаем на кнопку Добавить электронную подпись.

В появившемся окне можно заполнить поля Тип подтверждения и Цель подписания, но это необязательно. Важно обратить внимание на пункты Тема сертификата и Кем выдан. Там должен быть именно тот сертификат электронной подписи, которым вы хотите подписать документ. Если же там выбран неправильный сертификат, то нажимаем на кнопку Изменить — там будет возможность выбрать нужный.

Помните, что здесь отображаются только установленные в систему сертификаты. Если у вас здесь ничего не отображается, то вам нужно установить ваш сертификат в систему.

На следующем шаге у вас может быть запрошен пин-код для вашего токена. Введите его. Если вы не знаете пин-код к своему токену, то попробуйте один из стандартных, которые приведены в этой статье.

Все, документ подписан.

Шаг 3. Проверка подписи

Проверить подпись очень просто. Достаточно открыть подписанный документ, и обратить внимание в строку статуса в нижней части окна.

Там должен быть расположен специфический символ. В более ранних версиях office он выглядит так:

Этот символ означает, что документ подписан. Чтобы узнать, кто подписал документ, нужно на него кликнуть. Откроется вот такое окно:

Инструкция по использованию КриптоПРО Office Signature

После завершения редактирования и сохранения документа можно добавить электронную подпись к документу. Подписанный документ будет доступен только для чтения. Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа, поскольку они станут недействительными.

Ниже описывается работа с русскими версиями Microsoft Office.

Для создания неотображаемой электронной подписи в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Рисунок 4. Добавление электронной подписи в Microsoft Word 2007

Для создания неотображаемой электронной подписи в Microsoft Office Word 2010/2013/2016 или Excel 2010/2013/2016 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО) (см. Рисунок 5 )

Рисунок 5. Добавление электронной подписи в Microsoft Office 2010/2013/2016

После этого появится диалог подписи документа, в котором нажатием кнопки Изменить можно выбрать личный сертификат подписи. После выбора сертификата нажмите Подписать.

Рисунок 6. Подписание документа

Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

Рисунок 7. Ввод пароля для контейнера

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится сообщение о статусе подписания документа.

Рисунок 8. Сообщение о подтверждении подписи

После подписи документа в меню Файл, разделе Сведения выводится информация о том, что документ подписан и редактирование запрещено.

Рисунок 9. Сведения о подписанном документе

В строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет электронную подпись.

Рисунок 10. Строка состояния Microsoft Word 2007/2013/2016

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка

Подписи , в которой указан статус подписи.

Рисунок 11. Статус подписи

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи. Появится детальное сообщение о составе подписи.

Рисунок 12. Состав подписи

Если открыть документ для редактирования, все подписи удаляются, об этом выводится предупреждение.

При открытии измененного документа, содержащего недействительную ЭП, появится сообщение.

Рисунок 13. Документ с недействительной подписью

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния. В результате справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи. Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мыши и выбором пункта Состав подписи в выпадающем меню.

Рисунок 14. Состав недействительной подписи

2.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит электронную подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2007 или Excel 2007 в главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в Microsoft Office Word 2010/2013/2016 или Excel 2010/2013/2016 на вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Рисунок 15. Несколько подписей в документе

Строка подписи

3.1. Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО).

Рисунок 16. Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО)

Появится диалоговое окно Настройка подписи (см. Рисунок 17 ).

Рисунок 17. Настройка подписи

В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты не обязательно.

· в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего;

· в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего;

· в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего;

· в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись;

· для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи;

· для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК. Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

Рисунок 18. Строка подписи

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи, например, если документ подписывается разными людьми. Добавление второй и следующих видимых подписей должно происходить до того, как будет добавлена первая электронная подпись, так как в этот момент содержимое документа становится защищенным от редактирования.

3.2. Добавление электронной подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется поместить электронную подпись, или выберите Подписать в контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши по элементу подписи. Появится диалоговое окно Подписание.

Рисунок 19. Выбор параметров электронной подписи

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается…

При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически. Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат.

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Выводится окно, в которое нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа, после ввода правильного пароля по- явится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это со- общение.

Рисунок 20. Подтверждение подписи

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

Рисунок 21. Требуемые подписи

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

Рисунок 22. Документ с несколькими подписями

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Рисунок 23. Список подписей на документе

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа, либо выберите действие Подписать в контекстном меню элемента, либо в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.

Рисунок 24. Добавление подписи

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать.

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи.

Рисунок 25. Документ с несколькими подписями

3.3. Просмотр свойств электронной подписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Рисунок 26. Меню свойств подписи

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне.

Рисунок 27. Просмотр состава подписи

Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку

Рисунок 28. Сведения о сертификате

Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно.

Рисунок 29. Сохранение подписанного документа

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.

Рисунок 30. Сообщение при попытке редактирования документа

Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут удалены.

Рисунок 31. Документ с подписями, удалёнными в результате редактирования

Документ можно подписать повторно, для этого на вкладке Подписи щелкните по требуемой подписи и выберите команду Подписать. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать…

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.

Как подписать документ с помощью КриптоПро Office Signature

В Microsoft Office можно подписать электронный документ, но предназначенная для этого функция не позволяет создать подпись, придающую документу юридическую силу. Чтобы подписать документ в формате документов Word или Excel потребуется дополнительное ПО, например, КриптоПро Office Signature.

Что такое КриптоПро Office Signature

КриптоПро Office Signature — специальный плагин, предназначенный для того, чтобы создавать и проверять электронную подпись (ЭП) по алгоритмам документов Word и Excel, входящих в состав пакета Microsoft Office. Плагин работает по принципу формирования сигнатур подписи в документе по алгоритмам ГОСТ Р 34.10-2001/ГОСТ Р 34.10-2012.

При использовании плагина формируется сигнатура, к документу добавляется подпись.

При работе с КриптоПро Office Signature необходимо учитывать особенности некоторых версий MS Office. Например, Microsoft Office 365 поддерживает создание электронной подписи только в приложении для ПК, в веб-версии Microsoft Office 365 этой функции нет. Microsoft Office Starter не поддерживает функцию создания и проверки ЭП, поэтому для работы с КриптоПро Office Signature не подходит.

Как установить плагин КриптоПро Office Signature

• ОС Windows 7 и выше (с разрядностью 32 или 64 bit)
• действующий сертификат ЭП;
• КриптоПро CSP (версия 4.0 9944 и выше);
• Microsoft Office 2007 или более поздняя версия (с разрядностью 32 или 64 bit)
• лицензионный ключ КриптоПро Office Signature.

Скачать дистрибутив КриптоПро Office Signature можно с официального сайта. Для его загрузки регистрация не потребуется.

• xmldsigaddin-win32.msi (для MS Office с разрядностью 32 bit);
• xmldsigaddin-x64.msi (для MS Office с разрядностью 64 bit).

Откройте загруженный файл для запуска Мастера установки.

Выберите вид установки. Рекомендуется Полный.

В следующем окне Мастера установки необходимо ввести серийный номер (лицензионный ключ). Обратите внимание, дистрибутив КриптоПро Office Signature поставляется с демонстрационной бесплатной лицензией на 90 дней, поэтому, если продолжить установку без ключа, срок использования плагина будет ограничен.

Чтобы пользоваться плагином по истечении бесплатного срока, необходимо приобрести лицензию. Сделать это можно в УЦ «Астрал-М». Чтобы оформить заказ, перейдите по ссылке и укажите необходимые данные.

Указав серийный номер, нажмите Далее. После этого плагин будет установлен на ваш ПК.

Как подписать документ и проверить подпись

Процесс рассмотрим на примере Microsoft Office 2013. Если у вас другая версия, последовательность действий может отличаться.

После установки плагина откройте необходимый документ. Обратите внимание, после подписания документа вы не сможете внести в него какие-либо изменения.

Нажмите Файл в верхней части окна.

Выберите категорию Сведения и нажмите Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО).

Откроется окно Подписание. Здесь вы можете выбрать тип подтверждения в соответствующем поле и указать и цель подписания документа. В блоке с пунктами Тема сертификата и Кем выдан должен быть указан сертификат той ЭП, которой вы хотите подписать документ. Чтобы установить правильный сертификат, нажмите кнопку Изменить и выберите в списке файл нужного сертификата.

Если вы не обнаружите необходимый сертификат, это будет означать, что он не установлен в хранилище сертификатов на вашем ПК. В этом случае вы можете воспользоваться нашей инструкцией по установке сертификат ЭП на компьютер.

Если токен защищён паролем, появится окно для его ввода. Укажите пароль. Готово, документ подписан!

Если вы хотите проверить, подписан ли документ с помощью ЭП, обратите внимание на строку статуса в нижней части окна. Если документ подписан, вы увидите специальный символ, как на картинке.

Чтобы узнать, кто подписал документ, кликните по этому значку. Справа появится панель с информацией, где будет указан владелец подписи.

Как подписать с помощью ЭЦП документ Word

Как подписать документ Ворд электронной подписью в КриптоПро Office Signature

Как подписать электронной цифровой подписью документ Word 2010

1. Скачайте программу и зайдите в ОС под правами администратора.
2. Установите ПО, следуя подсказкам Мастера установки. При первичной инсталляции по умолчанию активируется 14-дневный демо-период сборки «Стандарт Плюс» или «Терминал». По окончании ознакомительного периода автоматически включается режим «Старт», и система предлагает купить лицензию.

• реализация всех функций КЭП: создание, зашифровка, проверка подлинности и дешифрование;
• полная совместимость с КриптоПро CSP;
• в веб-сервисе можно работать бесплатно сразу после авторизации на сайте;
• обмен данными без установки на ПК вспомогательных программ и плагинов;
• проверка достоверности сертификатов от любых УЦ.

1. В ЛК войдите в раздел «Создание ЭП».
2. Выберите цифровую форму, которую требуется заверить, и СКПЭП.
3. Щелкните по клавише «Подписать».

1. Загрузите файл для зашифровки.
2. Выберите сертификат получателя (его следует заранее скачать или запросить у адресата).
3. Кликните по клавише «Зашифровать документ» и выберите место для хранения папки.

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Одно полезное письмо в неделю. Строго по делу и без спама.

Мероприятия

Другие статьи

756482
• #ЭЦП

Что такое КЭДО, для чего нужен и как на него перейти

535238
• #ЭЦП

КриптоПро CSP и ViPNet CSP на одном компьютере

610730
• #ЭЦП

КриптоПро не видит ключ: как исправить эту и другие ошибки в работе с ЭП

464160
• #ЭЦП

Серийный номер КриптоПро CSP: где найти и как ввести

707091
• #ЭЦП

Нужна ли ЭЦП главному бухгалтеру

705374
• #ЭЦП

Как передать ЭЦП другому сотруднику и нужна ли доверенность

483645
• #ЭЦП

Как получить электронную подпись для налоговой

419191
• #ЭЦП

ЭП — что это такое

446835
• #ЭЦП

ЭЦП для госуслуг: как оформить юрлицам и физлицам

676375
• #ЭЦП

Как и где получить электронную подпись уполномоченного лица

672653
• #ЭЦП

7 вопросов об электронной подписи ФНС России

662957
• #ЭЦП

Без бумажек! Получите ЭЦП и продавайте авто через «Госуслуги»

Добавить комментарий

5 комментариев к записи «Как подписать с помощью ЭЦП документ Word»

Как подписать документ WORD электронной подписью,если она уже существует

Здравствуйте! Чтобы подписать документ Word, который уже содержит электронную подпись, следуйте рекомендациям из раздела этой статьи «Как поставить электронную подпись на документ Word без программ».

Доброго времени,у нас в огрганизации все используют обсалютно бесплатный и по моему скромному мнению ни чем функционально не уступающий Word-у Openoffice.Хотел бы уточнить резонно ли все выше описанное в статье для данного прекрасного продукта.Заоранее благодарен за ответ.

Вы можете использовать ЭП при работе с OpenOffice. Для этого нужно получить или сгенерировать личный цифровой сертификат произвести его установку на свой ПК. Этот сертификат содержит данные о владельце, e-mail, ключ шифрования, информацию о компании его выдавшей, дату окончания его действия. Такой сертификат является платным, но в CACert вы можете получить его безвозмездно. Вы регистрируетесь на сайте CACert, потом подтверждаете свою электронную почту и активируете загрузку. После инсталляции вы можете начинать работу.

Как раз недавно возник вопрос о подписи в ворде. Казалось, это вообще невозможно, да и информации в интернете особо не было, так что статья как нельзя кстати подвернулась.

Расскажем и вовремя сообщим обо всех нововведениях.
Каждый месяц честный обзор нового кассового
оборудования и программного обеспечения.

Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
оборудование, решим технические сложности.

Федеральный оператор по продаже, подключению
и обслуживанию контрольно-кассовой техники.
Работаем по всей России.

Ваша заявка принята и уже обрабатывается

Мы перезвоним вам
в течение 10 минут в рабочее время.

Спасибо за подписку!

Полезный контент и свежая информация
об изменениях законодательства в нашей рассылке

Спасибо, ждите звонка!

+

Мы будем делиться полезным контентом и самой свежей информацией об изменениях законодательства.

Корзина

• 1x <>

Мы используем cookie. Подробнее

Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie, пользовательских данных (сведения о местоположении; тип и версия ОС; тип и версия Браузера; тип устройства и разрешение его экрана; источник откуда пришел на сайт пользователь; с какого сайта или по какой рекламе; язык ОС и Браузера; какие страницы открывает и на какие кнопки нажимает пользователь; ip-адрес) в целях функционирования сайта, проведения ретаргетинга и проведения статистических исследований и обзоров. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.