Электронный документооборот эдо это информационная система которая

Электронный документооборот на предприятии

Кому полезен раздел : всем, кто решил избавиться от бумаги и прочих анахронизмов в своей работе и перейти к построению цифрового предприятия.

Что «внутри» : подробное описание, как устроены системы электронного документооборота и управления цифровым контентом.

1. С чего начинается электронный документооборот: основные понятия

Даже если 100 % документов в офисе создают в цифровом виде, то более 80 % из них до сих пор распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что автоматизация документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в ней формируется не мгновенно. Только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу, что предприятию нужна специальная информационная система (ИС) для управления контентом на всех стадиях его существования.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Современная система управления цифровыми процессами и документами — сложный организм, который включает в себя множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, аудиозапись), сохранённый на компьютере (форматы .doc, .xlsx и др.). Он сопровождается карточкой с атрибутами подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) можно быстро найти любой объект поиска.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение счёта-фактуры, его регистрация, рассмотрение и исполнение, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная их масса используется в цифровом виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу актов и договоров, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Это определение несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы перейти в класс ECM, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила их хранения и т.д.

Постепенно СЭД и ECM вытесняются с рынка более современными классами систем, которые не просто позволяют создавать документы, управлять контентом и процессами, но и обладают встроенными интеллектуальными сервисами, набором готовых бизнес-решений. Подробнее >>

2. Чек-лист «Нужна ли вам система электронного документооборота?»

Ответьте на следующие вопросы:

можете ли вы быстро найти нужный договор, счёт или приказ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
получится ли точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
устраивает ли объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, отправленный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься об автоматизации бизнес-процессов.

3. Преимущества электронного документооборота

Появляется прозрачность в бизнес-процессах	Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Многие работы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.
Выше исполнительская дисциплина	По статистике, 20 % полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Программы электронного документооборота контролируют все этапы работ, что напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников	ИС сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот, и, как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.
Обеспечивается конфиденциальность информации	Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота цифровой обеспечивает доступ к файлам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия (чтение, изменение, подписание) протоколируются.
Выполняются требования стандартов ISO 9000	Постановка менеджмента качества стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) — прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между работниками.

обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.

Легко внедрять инновации и обучать новичков	Благодаря уведомлениям можно быстро довести новые правила работы до всего персонала. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего персонал автоматически начинают работать по-новому.
Развивается корпоративная культура	Работа в информационной системе налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого пользователя за качественное выполнение выданного ему задания.
Больше конкурентных преимуществ	Автоматизация документооборота и бизнес-процессов напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

4. Функционал и классификация СЭД и ECM

Что относят к ECM

По мнению исследовательской компании Gartner, к этому классу причисляются системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

Управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка и т.д.
Совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд.
Сканирование бумажных документов и управление их образами.
Управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам.
Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения.
Управление веб-контентом для автоматизации публикаций, динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Что умеет делать СЭД

По количеству реализуемых функций системы электронного документооборота делятся на:

выполняющие задачи делопроизводства;
предназначенные для электронного архива;
workflow-системы;
комплексные или ECM-системы.

5. Как устроена ECM-система

Технологии

К управлению корпоративным контентом можно подойти со стороны практики и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

захват (Capture),
управление (Manage),
хранение (Store),
защита (Preserve),
доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на процессы деятельности компании, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, email. Файл заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в цифровом виде:

Чего не стоит ждать от ECM-системы

Комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках отдельно взятой системы.

СЭД и ECM в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в них некоторых специфических задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системах должна быть разумной.

Автоматизация кадрового делопроизводства

Задача этого направления — не учёт и управление кадрами. Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения и т.д. Для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM процессы согласования этих документов.

Учёт финансовой документации

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учёта, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские ИТ-решения, а также модули ERP-системы. ECM не может их заменить, хотя сканирование и организация архива скан-образов финансовой документации — это задачи СЭД. Потребность в подобных решениях обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые работают с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д

Совместное использование ECM и ERP полезно на следующих уровнях:

хранение в ECM образов документов, учёт которых ведётся в ERP;
хранение ERP-отчётов в ECM, в том числе подписанных ЭП;
согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, договорами, накладными и актами можно в цифровом виде. Хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество.

Анализ и моделирование бизнес-процессов

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (Business Process Management). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами и выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным — видам документов или оргструктуре.

Системы электронного документооборота, имеющиеся на рынке, часто выходят за рамки своих возможностей и сближаются с классом BPM-систем. Тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

6. Лучшие практики организации бизнес-процессов в информационной системе

Система электронного документооборота поможет вам вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Те или иные поручения исполняются в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач в рамках типовых работ или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Как «подружить» ERP и ECM

ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью ИС.

И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией. Однако её характер совершенно разный. Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация. Документ представляет собой чётко заданную форму, описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности, где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM нет разницы, текстовый это документ, таблица, видеофайл или чертёж. Система одинаково хорошо будет включать такие файлы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск.

Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

7. Внедрение программы электронного документооборота

Оценка эффекта

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или ПО для бухучёта.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление персоналу неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется, скорее, затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедрённого ПО будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на ИС, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения

Выбор и приобретение информационной системы — это только первый шаг на пути построения цифрового предприятия. Прежде чем он заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит сложный процесс перехода.

Внедрение состоит из следующих этапов:

организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
исследование предприятия и проектирование решений по использованию ИС;
настройка и адаптация системы;
обучение персонала;
опытная эксплуатация.

Организовать внедрение компания может самостоятельно или с привлечением сторонней организации-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ, скорее всего, затянутся. Во втором случае придётся платить за услуги, но сроки не затянутся и результат проекта будет гарантированным.

Правила успешного внедрения:

активное участие руководства в процессе внедрения и использования системы;
выделение и углублённое обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ИС;
организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций по работе с системой.

Проблемы и риски внедрения информационной системы

Во многом они совпадают с проектами перехода на другие информационные системы и приводят к следующим негативным последствиям:

ЭДО (электронный документооборот)

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый — заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.

Второй вариант — организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

контроль исполнения документов;

создание справочников и работа с ними;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

формирование отчетов по документообороту предприятия;

импорт документов из файловой системы и Интернета;

создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

электронное распространение документов;

работа с документами в папках;

получение документов посредством сканирования и распознавания.

уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

быстроту подписания документов;

возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

назначить ответственных за его ведение;

организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен и как организовать его в компании

Рассказали, как оптимизировать рабочие процессы с помощью ЭДО. Узнайте, как облегчить обмен документами с сотрудниками, партнёрами и налоговой.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Об электронном документообороте рассказала

Татьяна Сергеева

Юрисконсульт RTM Group в области ИТ.

При ведении любого бизнеса нужно обмениваться документами — например, договорами с поставщиками, актами выполненных работ, счетами на оплату и так далее. Можно делать это в бумажном виде и тратить время и деньги на распечатку и доставку документов, а можно перейти на электронный документооборот (ЭДО) и управлять всеми документами в цифровом формате.

В статье для Skillbox Media рассказываем главное об электронном документообороте. Материал будет полезен предпринимателям и руководителям компаний, которые планируют переходить на ЭДО, а также всем специалистам, которые будут с ним работать.

Какие есть виды ЭДО
В чём преимущества и недостатки ЭДО
Какие компании обязаны использовать электронный документооборот система ЭДО
Как получить электронные подписи для ЭДО
Как выбрать оператора ЭДО на электронный документооборот

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.

Электронные документы — цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.

Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить ниже.

Системы ЭДО — сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.

Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.

Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО — компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги — например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.

Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем ниже.

В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки — электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки — сервисы в интернете.

Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты — например, на бумагу и доставку.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет научиться организовывать работу бизнеса

«Эффективный руководитель» — научиться распределять ресурсы и сокращать издержки компании, разобраться в микроменеджменте и грамотно организовать бизнес-процессы.
«Основы предпринимательства: начни свой бизнес» — погрузиться в детали организации бизнеса и разобраться, как юридически грамотно вести бизнес без штрафов и санкций.

Внутренний и внешний виды ЭДО

Электронный документооборот делят на два основных вида: внутренний ЭДО и внешний. Внутренний ЭДО — это оборот внутри организации, внешний — это когда документы отправляют кому-то вне компании. Внутренний и внешний ЭДО используют в разных целях, они по-разному организованы.

Внутренний ЭДО. Предназначен для работы с документами внутри компании. Например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, которые не требуют подключения внешних сторон.

Внутренний оборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания устанавливает свои правила обмена документами. Обычно сотрудники используют сетевые папки или обмениваются всем необходимым по корпоративной электронной почте. В некоторых крупных компаниях есть специальное ПО для этого.

Внутренний ЭДО позволяет компании оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упрощает передачу информации между разными отделами.

Внешний ЭДО. Ускоряет процессы обработки документов при взаимодействии с внешними структурами — партнёрами, клиентами или государственными органами.

Например, с помощью внешнего ЭДО обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью и другими документами, требующими участия внешних сторон.

При внешнем ЭДО, кроме правил компании, нужно соблюдать установленные контрагентами правила составления документов, а в некоторых случаях и обязательные требования законодательства.

Кроме того, ЭДО подразделяют по процессам. Например, есть ЭДО для работы с бухгалтерскими, корпоративными, трудовыми документами и так далее.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.

Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.
Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.
Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.
Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.
Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.
Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.
Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.
Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.
Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.
Затраты на подключение — на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.

Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.

Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности на сайте налоговой службы.

Бизнес обязан использовать электронный документооборот в некоторых случаях — например, для обмена документами с некоторыми государственными структурами. Подробнее об этом говорим в следующем разделе.

Какие компании обязаны использовать электронный документооборот

В большинстве случаев переход на ЭДО — дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.

Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.

Компании занимаются оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства №2464 и №64.

Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в Распоряжении Правительства №792-р. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.

Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в Постановлении Правительства №1110.

Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров — например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.

НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, — например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.

Компании участвуют в госзакупках . Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.

Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.

Компании сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:

компании с численностью работников больше 100 человек, а также предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей — отчётность по всем налогам;
компании с численностью работников от 10 до 100 человек — формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.

Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, — подробнее о них говорим ниже. Для сдачи отчётности нужна электронная подпись.

Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через сервис ФНС без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.

Планируется, что ЭДО станет обязательным для всех компаний и ИП. Об этом говорится в Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанной правительственной комиссией. Всё больше документов будут переводить в электронную форму, большее число субъектов обяжут перейти на ЭДО — как внешний, так и внутренний. Например, с 2024 года переход на электронный документооборот станет обязательным для всех бюджетных учреждений.

Как работает система ЭДО

В классическом сценарии работы ЭДО участвуют три стороны: отправитель электронного документа, получатель и оператор ЭДО. Также есть вспомогательные стороны:

удостоверяющий центр (УЦ) — организация, которая выдаёт электронные подписи;
госорганы — регуляторы процессов электронного документооборота.

Они взаимодействуют друг с другом по такой схеме.

Этап 0. Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила ведения ЭДО, проводят проверки, ведут реестры и так далее. Например, ФНС ведёт реестр доверенных операторов ЭДО.

Этап 1. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и направляет получателю через оператора.

Этап 2. Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа и проверяет его (если есть такая договорённость). Затем направляет документ оператору получателя — с указанием даты и времени отправления.

Этап 3. Оператор получателя делает то же самое со своей стороны и направляет документ получателю.

Этап 4. Получатель проверяет документ, подписывает его электронной подписью и направляет обратно через своего оператора.

Большая часть процесса автоматизирована: действия операторов ЭДО могут занимать несколько секунд, если не требуется дополнительных проверок.

Таким образом, чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом — в следующих разделах.

Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить

Согласно закону, есть два вида электронных подписей (ЭП) — простая и усиленная. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надёжностью, а также сферами применения. Разберём подробнее.

Простая электронная подпись (ПЭП). Представляет собой набор данных, который генерируется программой по команде пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, ПЭП можно создать в документах Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство.

Также к ПЭП относят код, который присылают в СМС, электронных письмах или пуш-уведомлениях для подтверждения действий пользователя в интернете — например, оплаты в интернет-магазине или входа на портал «Госуслуг». Человеку нужно ввести полученный код в форме сервиса — это считается подписанием и подтверждением операции.

Усиленная электронная подпись. Отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она может не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения документа.

У усиленной подписи есть два подвида:

Во внутреннем электронном документообороте можно использовать разные виды ЭП. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись. В некоторых случаях подписывать электронные документы можно только с помощью неё — например, если документы предназначены для передачи отчётности в налоговую, работы с государственными информационными системами, участия в электронных торгах и так далее.

С 2022 года компании и индивидуальные предприниматели могут получить КЭП бесплатно в налоговой. Подробнее об этом — в разъяснении ФНС. Также получить электронные подписи можно у некоторых операторов ЭДО, аккредитованных Минцифры .

Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать

Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, «Контур.Диадок», «1С-ЭДО», СБИС. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.

Бизнес может выбрать любого оператора из списка. Мы рекомендуем обращать внимание на такие параметры:

функциональность сервиса;
ценовую политику и пакеты услуг;
совместимость с другими системами;
поддерживаемые форматы документов (например, акты, накладные, договоры, счета-фактуры);
возможность международного обмена документами;
дополнительные расходы (например, на специальное ПО);
какие электронные подписи нужны для работы компании;
работает ли оператор в системе «Честный знак» — актуально для компаний, которые занимаются оборотом маркированных товаров.

Например, оператор «СБИС» подходит для внутреннего и внешнего документооборота, в том числе международного, и требует наличия КЭП. А в сервисе Legium.io допускается использование НЭП.

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

Провести тестовый обмен документами.
Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.

Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами. Если компания или ИП планируют использовать ПЭП или НЭП, это нужно зафиксировать в дополнительных соглашениях, чтобы у таких подписей появилась юридическая сила.

Главное об электронном документообороте в 5 пунктах

Электронный документооборот (ЭДО) — процесс обмена электронными документами.
ЭДО бывает внутренний и внешний. Внутренний ЭДО используют для работы с документами внутри компании, когда не нужно подключать внешние структуры. Внешний ЭДО — для работы с партнёрами, клиентами или государственными органами.
В большинстве случаев на ЭДО переходят добровольно, но в некоторых случаях работа с электронным документооборотом обязательна. Например, если компания занимается оборотом маркированных товаров, работает с прослеживаемыми импортными товарами или участвует в госзакупках.
Для того чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись — это можно сделать в налоговой.
Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить в договорах и дополнительных соглашениях с контрагентами. Иначе обмен документами могут признать несогласованным, а документы недействительными.

Другие материалы Skillbox Media для руководителей

Как управлять бизнес-процессами, чтобы всё работало по плану и бизнес не терял деньги
В чём разница между цифровизацией и цифровой трансформацией бизнеса и как они могут двигать компанию вперёд
Когда компании нужна система ERP, сколько это стоит и зачем учиться работать с ней
Для чего нужны программы «1С», как они работают и как их внедрить в компании
Как управленческий учёт помогает принимать верные решения и как его организуют в компаниях

Папки с общим доступом для всех сотрудников. Как правило, хранятся на серверах компании.

Госзакупки — система, с помощью которой государственные компании ищут поставщиков товаров, работ и услуг.

Система электронного документооборота (ЭДО): что это такое, как работает и зачем переходить

Буквально все слышали об ЭДО, но внедрили его пока не все. На первый взгляд, это сложно и дорого. Но в итоге многое упростится, а клиенты будут рады слышать «счёт будет отправлен по ЭДО». Расскажем, как организовать электронный документооборот с контрагентами, государственными службами и внутри компании.

Автор: Лариса Бодрова
Редактор: Варвара Ермилова

Что такое электронный документооборот и как он работает

Помогли разобраться эксперты Эвотора

ЭДО — это создание документов в электронном виде и обмен ими. Электронным называют документ, который существует только в виде файла и подписан электронной подписью. Он юридически значим и является полной заменой бумажного ( п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ от 06.04.2011).

Примечание . Направленный контрагенту по электронной почте скан договора — это не электронный документ. Это лишь электронный образ документа, который существует на бумаге. Электронный документооборот проводится через специальные системы — они обеспечивают защиту передаваемых файлов.

Принцип работы ЭДО

Расскажем, как работать в ЭДО, на примере ситуации, когда компании необходимо закупить товары:

Менеджер отдела закупок размещает в системе ЭДО заявку на приобретение нужных позиций.
Руководство организации согласовывает покупку — это отражается в системе, так что менеджер сразу заметит изменение статуса своей заявки.
Менеджер направляет заявку поставщику посредством ЭДО.
Поставщик её подтверждает и формирует заказ.
Когда все позиции собраны, поставщик готовит отгрузочные документы, загружает их в систему ЭДО, подписывает их электронной подписью и отправляет заказчику.
Тот получает документы в системе, проверяет и подписывает своей электронной подписью.
Теперь у заказчика и поставщика есть накладные и счета-фактуры в электронном виде, подписанные обеими сторонами.

Если что-то изменилось, например, заказчик решил купить больше товара или у поставщика закончились определённые позиции, согласовать изменения можно также по ЭДО. А ещё через систему можно направить другие документы в электронном виде, сопутствующие сделке, например сертификаты соответствия продукции стандартам.

Основные понятия

Чтобы окончательно стало понятно, что такое электронный документооборот, нужно пояснить некоторые термины.

В системе ЭДО создаются и живут электронные документы (ЭД), то есть документы, сформированные в виде файлов.

Документ становится юридически значимым и полностью заменяет бумажный после его подписания квалифицированной электронной подписью — КЭП. Иногда её называют ЭП или ЭЦП — электронная (цифровая) подпись. Получить такую на имя директора компании или ИП можно в удостоверяющем центре (УЦ) налоговой службы или у её доверенных лиц. КЭП для других сотрудников можно оформить в коммерческих УЦ.

Электронную цифровую подпись нельзя никому передавать, даже самому проверенному сотруднику. В судах уже создано много прецедентов, когда директор подписал важный документ, сам того не подозревая. Почитайте , чем закончился один такой неприятный случай.

Подписание документов по ЭДО означает, что в них делается особая отметка при помощи КЭП. Это защищает документ от вмешательства и придаёт ему юридическую силу.

Электронный документооборот проводится через оператора ЭДО — это специальная компания, имеющая технические и юридические возможности реализовать обмен файлами по защищённым каналам. Все операторы ЭДО включены в специальный реестр , который ведёт ФНС.

Оператор предоставляет пользователю свою систему электронного документооборота, или СЭД . Это сервис, в котором документы можно создавать, загружать, изменять, подписывать КЭП, передавать и получать.

Компания, которая заключила договор с оператором и присоединилась к системе электронного документооборота, называется участником ЭДО . Она обменивается документами с другими участниками — своими контрагентами или контролирующими ведомствами ( госорганами ), например ФНС или СФР.

Преимущества и недостатки

Электронный документооборот на предприятии оптимизирует его работу.

Отпадает необходимость передавать документы контрагенту, направлять их почтой или с курьером. К тому же файлы проще хранить, чем кипу бумаг. Это экономит ресурсы.
Система ЭДО проверяет действительность КЭП. Это гарантия того, что документ был подписан уполномоченным лицом.
Для передачи данных операторы применяют защищённые программы и каналы связи. Это способствует сохранению безопасности документов.

Недостатки выделим такие:

На электронный документооборот в организации придётся потратиться. Оформление КЭП также потребует некоторых расходов. Однако при этом уменьшатся затраты, связанные с оборотом бумажных документов, а у персонала высвободится часть времени.
Работа в системе электронного документооборота зависит от доступности сервиса. Если с хранилищем документов что-то произойдёт, их можно потерять. Однако операторы ЭДО — надёжные компании, проверенные государством. Риски неполадок минимальны.
Если на электронные документы перешли не все контрагенты, придётся оформлять часть документов в бумажном виде. Возможна путаница. Однако всё больше компаний внедряют электронный документооборот, и со временем их число будет только расти.

Виды ЭДО

В зависимости от того, какие правовые отношения связывают участников ЭДО, его делят на три категории.

1. Внутренний.

Это оборот документов внутри компании: между руководством всех уровней и персоналом. Например, кадровый, складской, управленческий или бухгалтерский ЭДО. Правила устанавливаются преимущественно в нормативных актах компании, как и формы документов. Обмен может производиться не через оператора, а локально — через применяемое ПО.

2. Внешний.

Это ЭДО с контрагентами. Часть документов, которыми обмениваются стороны, имеют унифицированную форму, другие они утверждают совместно. Обмен происходит через операторов.

У сторон может быть один оператор. В этом случае схема ЭДО выглядит так:

Ввод и подписание документа → Оператор ЭДО → Контрагент.

Если же операторы разные, обмен электронными документами производится в рамках так называемого роуминга — взаимодействия между операторами. Схема немного усложняется:

Ввод и подписание документа → Свой оператор ЭДО → Оператор ЭДО контрагента → Контрагент.

Если у вас Эвотор, принимайте и подписывайте электронные документы прямо на кассе и в личном кабинете Эвотора с помощью сервиса «Электронный документооборот» . Так вы сэкономите деньги на бумагу и покупку компьютера для приёмки товара, а также время на настройку под разных операторов ЭДО.

На правах рекламы ООО “Эвотор” 2RanynBt6zk

3. С государственными органами.

Обычно это подача отчётов, прочих форм и сообщений в ФНС, СФР, Росстат. Все бланки унифицированы, за исключением обращений в свободной форме. Обмен производится либо через операторов, либо через специальную систему, разработанную конкретным органом. Например, в налоговую некоторые документы можно направлять через личный кабинет организации или предпринимателя . Но налоговые декларации подавать через них нельзя — только через оператора ЭДО или через специальный сервис ФНС .

Операторы обычно предлагают пользователям системы, в которых совмещены все виды ЭДО. То есть можно направлять документы сотрудникам компании, контрагентам и отчитываться в госорганы. Набор возможностей зависит от сервиса и от выбранного тарифа.

Какие документы можно передавать по ЭДО

В электронной форме можно обмениваться самыми разными документами. В рамках внутреннего ЭДО обычно обмениваются:

управленческими документами — локальными актами, приказами, распоряжениями, регламентами;
производственной и технической документацией;
бухгалтерскими и кадровыми документами, связанными, например, с заработной платой, отпуском и так далее.

Примечание. Некоторые положения по электронному документообороту прописаны в законах. Например, в статье 22.1 ТК РФ приводятся правила в сфере кадрового ЭДО. В частности, установлено, что электронный способ передачи не распространяется на трудовые книжки либо сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, документы, касающиеся инструктажа по охране труда. Всё это необходимо оформлять в бумажном виде и подписывать от руки.

В рамках внешнего ЭДО с контрагентами обычно обмениваются договорами и приложениями к ним, счетами на оплату, счетами-фактурами, накладными, актами приёмки, прочими первичными и иными документами.

В рамках обмена с госорганами им передаются декларации, расчёты и иные отчётные формы, различные заявления, уведомления, сообщения, подтверждения. Также при необходимости могут передаваться первичные документы или их реестры. От контролёров компания получает по ЭДО различные сообщения, требования, акты, справки, документы, подтверждающие приём отчётов.

Кому подходит система электронного документооборота

ЭДО подходит практически всем. Правда, считается, что для малого бизнеса это дорого и сложно. И действительно, если у компании бывает всего несколько договоров в год, минимум работников и отчётов, то целесообразность трат на внедрение электронного документооборота может вызвать сомнение. В остальных случаях преимущества сервисов ЭДО превосходят недостатки и в итоге позволяют сэкономить.

Кому и зачем нужен электронный оборот документов:

Для крупного бизнеса альтернативы нет. Такие предприятия обязаны подавать отчётность в электронном виде. Для обмена документами с контрагентами ЭДО также будет актуально: когда их сотни и с каждым нужно обменяться несколькими бумагами, затраты на документооборот значительны. Внедрение ЭДО помогает не только сократить финансовые расходы, но и передавать документы оперативно.
Для сегмента малого и среднего бизнеса ЭДО выполняет те же задачи — упрощает и ускоряет документооборот, — а в некоторых случаях он обязателен. Но есть ещё один момент — многие крупные контрагенты желают обмениваться электронными документами. Если малая компания не готова на такой шаг, это снижает вероятность сотрудничества.
Для плательщиков НДС альтернативы тоже нет — они обязаны подавать декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Именно такую передачу и обеспечивают операторы ЭДО.
Переходить в электронный формат нужно и тем, кто участвует в обороте маркированной, прослеживаемой и иной подконтрольной продукции. Такие компании обязаны обмениваться электронными документами и отправлять сведения в государственные информационные системы.

Внедрить ЭДО будет выгодно, если компания:

работает с большим количеством поставщиков и покупателей;
продаёт товары на маркетплейсах;
планирует торговать маркированной и подакцизной продукцией;
часто взаимодействует с ФНС, СФР, другими ведомствами;
выставляет и принимает счета-фактуры;
работает с компаниями из других населенных пунктов;
имеет большой штат сотрудников;
задумывается о том, как в будущем будет хранить документы.

Ограничений на применение ЭДО нет. Пользоваться им могут коммерческие фирмы и ИП, бюджетные организации — школы, больницы и другие, — органы власти, самозанятые граждане и физические лица.

Как перейти на ЭДО организациям и ИП

Чтобы начать обмен электронными документами, нужно:

Выбрать облачный сервис, которым вам будет удобно пользоваться. Прежде следует познакомиться с тарифами и возможностями.
Получить в налоговой инспекции или аккредитованном удостоверяющем центре КЭП на руководителя организации или на ИП. Сертификат выдают бесплатно, но придётся заплатить за специальный электронный носитель (токен) и программу криптозащиты.
Если нужно оформить КЭП на других работников, которые будут пользоваться системой ЭДО, нужно обращаться не в ФНС, а в коммерческие удостоверяющие центры.
На сайте выбранного оператора нужно подать заявление на подключение к его системе ЭДО, оплатить тариф, установить на ПК необходимые компоненты для работы сервиса.
Оповестить контрагентов, что документооборот может осуществляться в выбранном сервисе ЭДО.

В «ЭДО» Эвотора можно подключиться к одному или нескольким операторам: «Платформа ОФД», СБИС, «Контур. Диадок», «Такском». Документами можно обмениваться без перехода от одного оператора к другому в настройках.

На правах рекламы ООО “Эвотор” 2RanynGL4qn

Как совмещать бумажный и электронный документооборот

Очевидно, что не все контрагенты будут готовы перейти на ЭДО. Поэтому его придётся совмещать с классическими бумажными документами. Это вполне допустимо как во внутреннем, так и во внешнем документообороте.

При совмещении важно, чтобы один документ существовал лишь в одном виде — либо на бумаге, либо электронном формате с КЭП. Если контрагент направил документ по ЭДО, нельзя его распечатать и подписать от руки.