Связь информации и управления. Кибернетический подход
Если 17-ое столетие и начало 18-ого столетия — век паровых машин, то настоящее время есть век связи и управления.
В изучение этих процессов кибернетика внесла значительный вклад. Она изучает способы связи и модели управления, и в этом исследовании ей понадобилось еще одно понятие, которое было давно известным, но впервые получило фундаментальный статус в естествознании — понятие информации (с латинского ознакомление) как меры организованности системы в противоположность понятию энтропии как меры неорганизованности.
Чтобы яснее стало значение информации, рассмотрим деятельность идеального существа, получившего название «демон Максвелла». Идею такого существа, нарушающего второе начало термодинамики, Максвелл изложил в «Теории теплоты» вышедшей в 1871 году. «Когда частица со скоростью выше средней подходит к дверце из отделения А или частица со скоростью ниже средней подходит к дверце из отделения В, привратник открывает дверцу и частица проходит через отверстие; когда же частица со скоростью ниже средней подходит из отделения А или частица со скоростью выше средней подходит из отделения В дверца закрывается. Таким образом, в отделении А их концентрация уменьшается. Это вызывает очевидное уменьшение энтропии, и если соединить оба отделения тепловым двигателем, мы, как будто, получим вечный двигатель второго рода».
Кибернетика выявляет зависимости между информацией и другими характеристиками систем. Работа «демона Максвелла» позволяет установить обратно пропорциональную зависимость между информацией и энтропией. С повышением энтропии уменьшается информации и наоборот, понижение энтропии увеличивает информацию. Связь информации с энтропией свидетельствует и о связи информации с энергией.
Энергия (от греческого energeia — деятельность) характеризует общую меру различных видов движения и взаимодействия в формах: механической, тепловой, электромагнитной, химической, гравитационной, ядерной. Точность сигнала, передающего информацию, не зависит от количества энергии, которая используется для передачи сигнала. Тем не менее, энергия и информация связаны между собой.
Винер в своей книге «Кибернетика и общество» приводит такой пример: «Кровь, оттекающая от мозга, на долю градуса теплее, чем кровь, притекающая к нему».
Рассмотрим понятия информации, наиболее часто используемые в различных отраслях человеческого знания.
1. Общим философским определением понятия информации является следующее: информация — это отраженное многообразие. Это означает, что информация возникает, когда нарушается однообразие и это нарушение каким — то образом отражается, проявляет себя в сигналах.
2. В быту под информацией понимают сведения, которые нас интересуют. Но заинтересовать нас могут только те сведения, которые мы восприняли и осознали.
3. В журналистике под информацией понимают не любые сообщения или сведения, а только те из них, которые обладают новизной.
4. В технике связи под информацией принято понимать любую последовательность сигналов, которая хранится, передается или обрабатывается с помощью технических средств, не учитывая смысл этих сигналов.
5. Под информацией в теории информации понимают не любые сведения, а лишь те из них, которые снимают полностью или уменьшают существующую до их получения неопределенность (неизвестность). Информация — это снятая неопределенность (определение информации по К. Шеннону).
6. Под информацией в семантической теории (рассматривающей смысл сообщения) понимают сведения, обладающие новизной.
7. Под информацией в документалистике понимают все то, что, так или иначе зафиксировано в знаковой форме в виде документов.
8. В вычислительной технике под информацией принято понимать значения, присваиваемые подлежащим вводу в компьютер переменным (данным), хранимые в памяти компьютера, обрабатываемые компьютером и выдаваемые пользователям.
9. Под информацией (применительно к информационным, компьютерным технологиям) понимают конечную совокупность знаков (символов) или сигналов, которые образуют бесконечное разнообразие информационных объектов (текстов, изображений и т.п.).
10. В кибернетике (теории управления) под информацией понимают ту часть знаний, которая используется для ориентирования, активного действия, управления, т.е. в целях сохранения, совершенствования, развития системы (определение информации по Н. Винеру).
Итак, в научной литературе основными являются две точки зрения на природу и сущность информации: атрибутивная и функциональная.
Суть первой из них состоит в трактовке информации как общего свойства всей материи. Типичным примером такой точки зрения является следующая цитата: “Допустим, что общим свойством объективной реальности всех уровней (от элементарных частиц и неорганических соединений до человека и социальных явлений) является информация. Используем представление об информационном пространстве как совокупности информации, содержащейся в объективной реальности. Какая-то часть этой информации постепенно становится достоянием человечества”.
Согласно второй точке зрения информация трактуется как функциональное явление, связанное с управлением и, следовательно, относящееся только к системам управления в живой природе, технике и обществе. В этом смысле понятие информации является основным понятием кибернетики — науки об управлении.
Как писал Н. Винер (используя термин организм в широком смысле): “Всякий организм скрепляется наличием средств приобретения, использования, хранения и передачи информации”. Там же он отмечал, что “сообщество простирается лишь до того предела, до которого простирается действительная передача информации”.
Термин информация неоднозначен еще и потому, что различают два типа информации. Первый тип — это связанная или структурная информация, которая характеризует организованность, упорядоченность самой системы управления. Вторым типом является свободная, относительная информация, информация-сообщение; именно такое понимание информации наиболее распространено в науке. Объем и само восприятие такой информации зависит от подготовки управляющей системы к ее использованию, т.е. от состава и объема имеющейся в системе связанной информации. Результатом взаимодействия свободной и связанной информации в системе управления является актуальная информация. При этом постоянно происходит процесс превращения свободной информации в связанную.
Информационный подход к процессам управления — первая особенность кибернетики. В информационной трактовке кибернетического подхода управление в организационных системах, рассматривается, прежде всего, как процесс преобразования информации: информация об объекте управления воспринимается управляющей системой, перерабатывается в соответствии с той или иной целью управления и в виде управляющих воздействий передается на объект управления. Поэтому понятие информации принадлежит к числу наиболее фундаментальных понятий кибернетики. В информационной трактовке процессы кибернетического управления связаны с получением, передачей, переработкой и использованием информации. Процессы получения информации, ее хранение и передачи в этом случае отождествляются с понятием «связь».
Переработка воспринятой информации в сигналы, направляющие деятельность в объекте, отождествляется с понятием управление.
Если системы способны воспринимать и использовать информацию о результатах своего функционирования, то говорят, что они обладают обратной связью. Переработка информации, идущей по каналам обратной связи, в сигналы, корректирующие деятельность системы, называют регулированием. Между терминами «управление» и «регулирование» существует различие: если считать, что управление обозначает воздействие на результаты работы системы для достижения намеченной цели, то регулирование обозначает тип управления, основанный на методе выравнивания отклонений от нормы (эталона, заданной величины). Устройства (или органы), служащие для этой цели, носят название регуляторов.
Явления, которые отображаются в таких фундаментальных понятиях кибернетики, как информация и управление, имеют место в органической природе и общественной жизни. Таким образом, кибернетику можно определить как науку об управлении и связи с живой природой в обществе и технике.
Один из важнейших вопросов, вокруг которого идут философские дискуссии — это вопрос о том, что такое информация, какова ее природа? Для характеристики природы информационных процессов необходимо кратко рассмотреть естественную основу всякой информации, а таковой естественной основой информации является присущее материи объективное свойство отражения.
Положение о неразрывной связи информации и отражения стало одним из важнейших в изучении информации и информационных процессов и признается абсолютным большинством отечественных философов.
Информация в живой природе в отличие от неживой играет активную роль, так как участвует в управлении всеми жизненными процессами.
Материалистическая теория отражения видит решение новых проблем науки и, в частности, такой кардинальной проблемы естествознания как переход от неорганической материи к органической, в использовании методологической основы диалектического материализма. Проблема заключается в том, что существует материя, способная ощущать, и материя, созданная из тех же атомов и в тоже время не обладающая этой способностью. Вопрос, таким образом, поставлен вполне конкретно и, тем самым, толкает проблему к решению.
Кибернетика вплотную занялась исследованием механизмов саморегуляции и самоуправления. Вместе с тем, оставаясь методически ограниченными, эти достижения оставили открытыми ряд проблем, к рассмотрению которых привела внутренняя ломка кибернетики.
Сознание является не столько продуктом развития природы, сколько продуктом общественной жизни человека, общественного труда предыдущих поколений людей. Оно является существенной частью деятельности человека, посредством которой создается человеческая природа и не может быть принята вне этой природы.
Если в машинах и вообще в неорганической природе отражение есть пассивный, мертвый физико-химический, механический акт без обобщения и проникновения в сущность обобщаемого явления, то отражение в форме сознания есть, то мнению Ф.Энгельса «познание высокоорганизованной материей самой себя, проникновение в сущность, закон развития природы, предметов и явлений объективного мира».
В машине же отражение не осознанно, так как оно осуществляется без образования идеальных образов и понятий, а происходит в виде электрических импульсов, сигналов и т.п. Поскольку машина не мыслит, эта не есть та форма отражения, которая имеет место в процессе познания человеком окружающего мира. Закономерности процесса отражения в машине определяются, прежде всего, закономерностями отражения действительности в сознании человека, так как машину создает человек в целях более точного отражения действительности, и не машина сама по себе отражает действительность, а человек отражает ее с помощью машины. Поэтому отражение действительности машиной является составным элементом отражения действительности человеком. Появление кибернетических устройств приводит к возникновению не новой формы отражения, а нового звена, опосредующего отражение природы человеком.
Вот почему информацию можно считать бесполезной при отсутствие обратной связи. В своей книге «Кибернетика и общество» Винер пишет: «обратная связь есть метод управления системой путем включения в нее результатов предшествующих выполнению ею своих задач».
Чем короче информационная цепочка, тем меньше вероятность неправильного понимания сигнала управления. Поскольку с точки зрения Винера «любая передача сигналов (или внешнее вмешательство в них) уменьшает объем, содержащийся в них информации».
С кибернетической точки зрения семантически значимая информация — это информация, проходящая через линию передачи плюс фильтр, а не информация, проходящая только через линию передачи.
Фильтр в данном случае это «последний механизм, открывающий генераторы и выпускающий аналогичные задачи».
Возникновение информационного менеджмента как самостоятельной дисциплины, этапы развития.
преобразований общественных отношений из-за кардинальных изменений в сфере обработки информации. Следствием подобных преобразований являлось приобретение человеческим обществом нового качества.
Первая революция связана с изобретением письменности, что привело к гигантскому
качественному и количественному скачку.
Вторая (середина XVI в.) вызвана изобретением книгопечатания, которое радикально
изменило индустриальное общество, культуру, организацию деятельности.
Третья (конец XIX в.) обусловлена изобретением электричества, благодаря которому
появились телеграф, телефон, позволяющие оперативно передавать и накапливать информацию в любом объеме.
Четвертая (70-е гг. XX в.) связана с изобретением микропроцессорной технологии и
появлением персонального компьютера. На микропроцессорах и интегральных схемах создаются компьютеры, компьютерные сети, системы передачи данных (информационные коммуникации). Этот период характеризуют три фундаментальные инновации: переход от механических и электрических средств преобразования информации к электронным; миниатюризация всех узлов, устройств, приборов, машин; создание программно-управляемых. Бурное развитие компьютерной техники и информационных технологий послужило толчком к развитию общества, построенного на использовании различной информации и получившего название информационного общества.
Понятие «информационный менеджмент» (далее ИМ) появилось относительно недавно – в конце 70-х годов прошлого столетия. Возникновение ИМ как понятия, а затем как самостоятельной отрасли знания связано, как с необходимостью принимать эффективные решения в сфере информатизации (внутренние задачи ИМ), так и требованиями к управлению информацией в основной деятельности предприятия (внутренние задачи ИМ).
Информационные системы за короткий срок стали необходимым средством успешного
менеджмента. Информационный менеджмент выделился в отдельную отрасль менеджмента, использовать средства информационного менеджмента для получения конкурентного преимущества является целью многих предприятий.
Информационный менеджмент (далее ИМ) является новой, развивающейся отраслью
знания. ИМ возник на стыке дисциплин отрасли информационных технологий (далее ИТ или IT) и практического менеджмента в результате решения задач управления информационными системами (далее ИС) компаний и организаций.
2. Понятия: информация, управление, Информационный менеджмент,
информационные технологии, информационные системы, информационный
продукт, ресурсы и др.
Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах,
свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний. Информация — это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.
Управление – это важнейшая функция, без которой не мыслима никакая
целенаправленная деятельность экономического объекта. В связи с этим в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющий процесс (орган управления). Систему, представляющую собой совокупность объекта управления и органа управления, и реализующую функции управления, называют системой управления. Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также с обменом информацией системы и окружением.
Вся структура предприятия, задействованная в процессе управления всеми
информационными потоками, является информационной системой.
Информационная система (ИС) включает всю инфраструктуру организации,
задействованную в процессе управления всеми информационными, документальными потоками.
Ресурс – запасы, источники чего-нибудь
несколько основных видов ресурсов:
материальные ресурсы – совокупность предметов труда, предназначенных для использования в процессе производства общественного продукта, например сырье, материалы, топливо, энергия, полуфабрикаты, детали и т.д.;
природные ресурсы – объекты, процессы, условия природы, используемые обществом для удовлетворения материальных и духовных потребностей людей;
трудовые ресурсы – люди, обладающие общеобразовательными и профессиональными знаниями для работы в обществе;
финансовые ресурсы – денежные средства, находящиеся в распоряжении государственной или коммерческой структуры;
энергетические ресурсы – носители энергии, например уголь, нефть, нефтепродукты, газ,
гидроэнергия, электроэнергия и т.д.
Под технологией понимается совокупность методов обработки, изготовления, изменения
состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции. Это высшая форма умения делать что-либо. В информационном обществе понятие технология распространяется на процесс обработки информации. Когда мы говорим об информационной технологии в качестве сырья, материала выступает информация, в качестве продукта – тоже информация.
3. Информационная система как объект управления; оперативный уровень
управления, тактический уровень управления, стратегический уровень управления.
В связи с необходимость решения сложных комплексных задач менеджмента получили
широкое распространение ИС «для бизнеса» — АИС организационного управления [4].
АИС организационного управления тесно связана со структурой управления компанией. Так как имеются различные интересы, уровни управления, особенности управления, АИС
организационного управления компанией должна включать системы соответствующие
организационным уровням управления. ИС различных уровней организационного управления могут быть реализованы как самостоятельные системы. Если в компании действует интегрированная ИС, различным уровням управления будут соответствовать подсистемы интегрированной ИС. Связь уровней управления, типов информации и типов
Организация разделена на уровни управления: стратегический, тактически, оперативный.
Различным организационным уровням соответствуют четыре типа ИС:
оперативному уровню управления — системы с эксплуатационного уровня, системы уровня знаний; тактическому уровню управления – ИС тактического управления;
Глава 1.1. Возникновение информационного менеджмента как самостоятельной дисциплины
Первая революция связана с изобретением письменности, что привело к гигантскому качественному и количественному скачку.
Вторая (середина XVI в.) вызвана изобретением книгопечатания, которое радикально изменило индустриальное общество, культуру, организацию деятельности.
Третья (конец XIX в.) обусловлена изобретением электричества, благодаря которому появились телеграф, телефон, позволяющие оперативно передавать и накапливать информацию в любом объеме.
Четвертая (70-е гг. XX в.) связана с изобретением микропроцессорной технологии и появлением персонального компьютера. На микропроцессорах и интегральных схемах создаются компьютеры, компьютерные сети, системы передачи данных (информационные коммуникации). Этот период характеризуют три фундаментальные инновации: переход от механических и электрических средств преобразования информации к электронным; миниатюризация всех узлов, устройств, приборов, машин; создание программно-управляемых.
Для создания более целостного представления о периоде четвертой информационной революции целесообразно познакомиться с историческими этапами смены поколений электронно- вычислительных машин (ЭВМ) и сопоставить эти сведения с этапами в области обработки и передачи информации.
е поколение (начало 50-х гг.). Элементная база — электронные лампы. ЭВМ отличались большими габаритами, большим потреблением энергии, малым Быстродействием, низкой надежностью, программированием в кодах.
е поколение (с конца 50-х гг.). Элементная база — полупроводниковые элементы.
е поколение (начало 60-х гг.). Элементная база — интегральные схемы, многослойный печатный монтаж. Резкое снижение габаритов ЭВМ, повышение их надежности, увеличение производительности. Доступ с удаленных терминалов.
е поколение (с середины 70-х гг.). Элементная база — микропроцессоры, большие интегральные схемы. Улучшились технические характеристики. Массовый выпуск персональных компьютеров. Направления развития: мощные многопроцессорные вычислительные системы с высокой производительностью, создание дешевых микроЭВМ.
е поколение (с середины 80-х гг.). Началась разработка интеллектуальных компьютеров, пока не увенчавшаяся успехом. Внедрение во все сферы компьютерных сетей и их объединение, использование распределенной обработки данных, повсеместное применение компьютерных информационных технологий.
Последняя информационная революция выдвигает на первый план новую отрасль — информационную индустрию, связанную с производством технических средств, методов, технологий для производства новых знаний. Важнейшими составляющими информационной индустрии становятся все виды информационных технологий, особенно телекоммуникации. современная информационная технология опирается на достижения в области компьютерной техники и средств связи.
Бурное развитие компьютерной техники и информационных технологий послужило толчком к развитию общества, построенного на использовании различной информации и получившего название информационного общества.
Понятие «информационный менеджмент» (далее ИМ) появилось относительно недавно — в конце 70-х годов прошлого столетия. Возникновение ИМ как понятия, а затем как самостоятельной отрасли знания связано, как с необходимостью принимать эффективные решения в сфере информатизации (внутренние задачи ИМ), так и требованиями к управлению информацией в основной деятельности предприятия (внутренние задачи ИМ).
Практика создания и эксплуатации информационных систем выявила проблемы и противоречия, которые могли быть разрешены только введением всестроннего специализированного информационного менеджмента.
Едва ли можно четко обозначить проблему и место возникновения ИМ. ИМ как отрасль знания возник из практики создания и эксплуатации информационных систем.
Исторической точкой возникновения ИМ как понятия можно было бы назвать 1957 г. В этом году в США число работников отрасли обработки информации сравнялось по численности с числом работников занятых в материальном производстве. Далее в США работники области обработки информации стали доминировать по численности. Последние десятилетия они составляют более 50% работоспособного населения, тогда как производственные рабочие составляют менее 20%, а сельского хозяйственные — мене 5%.
В этот же период (50-е , 60-е годы) появились первые стратегические информационные системы.
Стратегические информационные системы создавались с целью обеспечить себе преимущество в конкурентной борьбе. Классическим примером является создание и развитие автоматизированной системы бронирования и продажи авиабилетов SABRE. Система бронирования SABRE была создана авиакомпанией American Airlines в 1964 г. Штаб-квартира SABRE расположена в США. Автоматизированная система функционирует и развивается, под различными марками распространяется в других регионах. В дальнейшем стратегические информационные системы бронирования авиабилетов получили свое развитие, превратившись в информационные системы туристического бизнеса. Рассмотрев историю развития стратегических информационных систем не нельзя не увидеть, что они вообще изменили структуру отрасли.
Информационные системы за короткий срок стали необходимым средством успешного менеджмента. Информационный менеджмент выделился в отдельную отрасль менеджмента, использовать средства информационного менеджмента для получения конкурентного преимущества является целью многих предприятий.
Информационный менеджмент (далее ИМ) является новой, развивающейся отраслью знания. ИМ возник на стыке дисциплин отрасли информационных технологий (далее ИТ или IT) и практического менеджмента в результате решения задач управления информационными системами (далее ИС) компаний и организаций.
По существу ИМ не имеет пока ни устоявшейся терминологии, ни ставших классическими решений. ИМ как отрасль знания является развивающейся. Вследствие этого, специалисты часто используют не только разную терминологию, но и различным образом толкуют задачи ИМ и методологию их решения. Поэтому в данном учебном пособии использованы материалы периодических изданий, в том числе электронных. Материалы периодических изданий предлагают решения задач ИМ, полученные зарубежными или отечественными специалистами, либо анализ проблем и методик их решения.
Управление информацией — Information management
Управление информацией (IM) касается цикла организационной деятельности: получение информации от одного или нескольких источники, хранение и распространение этой информации среди тех, кто в ней нуждается, а также ее окончательное распоряжение посредством архивирования или удаления.
В этом цикле организации информации участвуют различные заинтересованные стороны, включая тех, кто отвечает за обеспечение качества, доступности и полезность полученной информации; лица, ответственные за его безопасное хранение и утилизацию ; и тем, кому это нужно для принятия решений. Заинтересованные стороны могут иметь права на создание, изменение, распространение или удаление информации в соответствии с политиками управления информацией организации.
Управление информацией охватывает все общие концепции управления, включая планирование, организацию, структурирование, обработка, управление, оценка и отчетность информационной деятельности, все из которых необходимы для выполнения потребности тех, кто выполняет организационные роли или функции, зависящие от информации. Эти общие концепции позволяют представить информацию аудитории или нужной группе людей. После того, как люди смогут использовать эту информацию, она приобретет большую ценность.
Управление информацией тесно связано и частично совпадает с управлением данными, системами, технологиями, процессами и — там, где доступность информации имеет решающее значение для успеха организации — стратегия. Этот широкий взгляд на область управления информацией контрастирует с более ранним, более традиционным взглядом, согласно которому жизненный цикл управления информацией — это оперативный вопрос, требующий определенных процедур, организационных возможностей и стандартов, которые рассматривают информацию как продукт или услуга.
Содержание
- 1 История
- 1.1 Возникающие идеи из управления данными
- 1.2 Позиционирование управления информацией в более широком контексте
- 2.1 Поведенческие и организационные теории
- 2.2 Экономическая теория
- 3.1 Предпосылки
- 3.2 Согласование технологий и бизнес-стратегии с управлением информацией
- 3.3 Современная модель портфеля информации
- 3.4 Компетенции для хорошего управления информацией
- 3.5 Резюме
- 4.1 Управление необходимыми изменениями
- 4.2 Ранняя работа Гэлбрейта
- 4.3 Матричная организация
История
Возникающие идеи из управления данными
В 1970-х управление информацией в основном касалось вопросов, более близких к тому, что сейчас называлось бы управлением данными : перфокартами, магнитные ленты и другие средства хранения носители, связанные с жизненным циклом таких форматов, требующих создания, распространения, резервного копирования, обслуживания и удаления. В это время начал осознаваться огромный потенциал информационных технологий : например, один чип, хранящий всю книгу, или электронная почта Мгновенное перемещение сообщений по всему миру, замечательные идеи на тот момент. С распространением информационных технологий и расширением охвата информационных систем в 1980-х и 1990-х годах управление информацией приобрело новую форму. Прогрессивные компании, такие как British Petroleum трансформировали словарь того, что было тогда «ИТ-менеджментом », так что «системные аналитики » превратились в «бизнес-аналитики »,« монопольное снабжение »превратилось в смесь« инсорсинга »и« аутсорсинга », а крупная ИТ-функция была преобразована в« бережливые команды », которые начали обеспечивать некоторую гибкость в процессах, для которых используется информация. Сфера интереса высшего руководства к информации в British Petroleum расширилась от создания стоимости за счет улучшенных бизнес-процессов, основанных на эффективном управлении информацией, что позволило внедрить соответствующие информационные системы ( или «приложения »), которые работали в ИТ-инфраструктуре, переданной на аутсорсинг. Таким образом, управление информацией перестало быть простой работой, которую мог выполнять любой, кому больше нечего было делать, оно стало в высшей степени стратегическим и предметом внимания высшего руководства. Стало необходимым понимание задействованных технологий, способность управлять информационными системами проектами и хорошо, а также готовность согласовывать технологии и бизнес-стратегии.
Позиционирование управления информацией в более широкой картине
В переходный период, предшествовавший выработке стратегического взгляда на управление информацией, Венкатраман (решительный сторонник этого перехода и трансформации) предложил простую комбинацию идей, которые лаконично объединили управление данными, информация и знания (см. рисунок)) утверждали, что:
- Данные, которые хранятся в ИТ-инфраструктуре, должны быть интерпретированы для отображения информации.
- Информация в наших информационные системы должны быть поняты, чтобы появиться как знания.
- Знания позволяют менеджерам принимать эффективные решения.
- Эффективные решения должны вести к соответствующим действиям.
- Соответствующие действия Ожидается, что дадут значимое разрешение ults.
Ее часто называют моделью: данные, информация, знания, действие и результат, он дает убедительный ключ к пониманию уровней, задействованных в согласовании технологий и организационных стратегий, и его можно рассматривать как решающий момент в изменении отношения к управлению информацией. Признание того, что управление информацией — это инвестиция, которая должна приносить значимые результаты, важно для всех современных организаций, успех которых зависит от информации и правильного принятия решений.
Теоретические основы
Поведенческие и организационные теории
Принято считать, что хорошее управление информацией имеет решающее значение для бесперебойной работы организаций, и, хотя общепринятой теории управления информацией как таковой не существует, поведенческие и организационные теории помогают. Следуя поведенческой науке теории управления, разработанной в основном в Университете Карнеги-Меллона и активно поддерживаемой Марчем и Саймоном, большая часть того, что происходит в современных организациях, на самом деле является обработкой информации и принятием решений. Одним из важнейших факторов в обработке информации и принятии решений является способность человека обрабатывать информацию и принимать решения в условиях ограничений, которые могут проистекать из контекста: возраст человека, сложность ситуации или отсутствие необходимого качества в имеющейся информации. — все это усугубляется быстрым развитием технологий и новыми видами системы, которые они позволяют, тем более что социальная сеть становится явлением, которое бизнес не может игнорировать. И тем не менее, задолго до того, как появилось общее признание важности управления информацией в организациях, Марч и Саймон утверждали, что организации следует рассматривать как кооперативные системы с высоким уровнем обработки информации и огромной потребностью для принятия решений на разных уровнях. Вместо использования модели «экономического человека », как это предлагается в классической теории, они предложили «» в качестве альтернативы, основываясь на своих аргументах о когнитивных пределах рациональности. Кроме того, они предложили понятие удовлетворение, которое влечет за собой поиск доступных альтернатив, пока не будет достигнут порог приемлемости — еще одна идея, которая все еще актуальна.
Экономическая теория
В Помимо организационных факторов, упомянутых Маршем и Саймоном, существуют и другие проблемы, связанные с экономической и экологической динамикой. Есть стоимость сбора и оценки информации, необходимой для принятия решения, включая время и усилия. Стоимость транзакции, связанная с информационными процессами, может быть высокой. В частности, установленные организационные правила и процедуры могут помешать принятию наиболее подходящего решения, что приведет к неоптимальным результатам. Это проблема, которая была представлена как основная проблема бюрократических организаций, которые теряют экономию от стратегических изменений из-за укоренившегося отношения.
Управление стратегической информацией
Предпосылки
Согласно Согласно мнению школы Карнеги-Меллона, способность организации обрабатывать информацию лежит в основе организационных и управленческих компетенций, и стратегии организации должны быть разработаны для улучшения возможностей обработки информации, а информационные системы, обеспечивающие эту способность, стали формализованными и автоматизированы, компетенции подвергались серьезным испытаниям на многих уровнях. Было признано, что организации должны иметь возможность учиться и адаптироваться способами, которые никогда не были так очевидны раньше, и ученые начали организовывать и публиковать основополагающие работы, касающиеся стратегического управления информацией и информационных систем. В то же время идеи управления бизнес-процессами и управления знаниями, хотя многие из первых оптимистических взглядов на редизайн бизнес-процессов с тех пор были дискредитированы в литературе по управлению информацией. В области стратегических исследований наивысшим приоритетом считается понимание информационной среды, рассматриваемой как совокупность людей, организаций и систем, которые собирают, обрабатывают, распространяют или действуют на основе информации. Эта среда состоит из трех взаимосвязанных измерений, которые постоянно взаимодействуют с отдельными лицами, организациями и системами. Это физические, информационные и когнитивные аспекты.
Согласование технологий и бизнес-стратегии с управлением информацией
Венкатраман предоставил простой обзор необходимых возможностей организации, которая хочет хорошо управлять информацией — модель (см. Выше). Он также работал с другими, чтобы понять, как технологии и бизнес-стратегии могут быть соответствующим образом согласованы с целью определения конкретных необходимых возможностей. Параллельно с этой работой работали другие писатели из мира консалтинга, практики и академических кругов.
Современная модель портфолио для информации
Bytheway собрал и организовал основные инструменты и методы для управления информацией в одном объем. В основе его взглядов на управление информацией лежит модель портфеля, учитывающая растущий интерес к внешним источникам информации и необходимость организации неструктурированной внешней информации, чтобы сделать ее полезной (см. Рисунок).
Эта модель портфеля объединяет вопросы внутреннего и внешнего поиска и управления информацией, которая может быть как структурированной, так и неструктурированной.Такой информационный портфель, как этот, показывает, как можно собрать и с пользой организовать информацию, в четыре этапа:
Этап 1 : Использование общедоступной информации : распознавание и принятие хорошо структурированных внешних схем справочных данных, таких как почтовые индексы, данные о погоде, данные GPS-позиционирования и расписания поездок, примеры которых приведены в пресс для персональных компьютеров.
Этап 2 : Маркировка шума в всемирной паутине : используйте существующие схемы, такие как почтовые индексы и данные GPS или, что более типично, добавлением «тегов» или построением формальной онтологии, которая обеспечивает структуру. Ширки дает обзор этих двух подходов.
Этап 3 : Просеивание и анализ: в более широком мире обобщенные онтологии, которые находятся в стадии разработки, распространяются на сотни сущностей и сотни отношений между ними и предоставляют средства для выявления значение из больших объемов данных. Структурированные данные в базах данных работают лучше всего, когда эта структура отражает информационную модель более высокого уровня — онтологию или модель отношения сущностей.
Этап 4 : Структурирование и архивирование: с большим объемом данных, доступным из такие источники, как социальная сеть и из миниатюрных телеметрических систем, используемых в личных управлении здоровьем, новые способы архивирования и последующего поиска значимой информации. Методы уменьшения карты, берущие начало в функциональном программировании, являются более новым способом извлечения информации из больших архивных наборов данных, который становится интересным для обычных предприятий, которые большие ресурсы данных для работы, но для этого требуются расширенные многопроцессорные ресурсы.
Компетенция для хорошего управления информацией
Свод знаний по управлению информацией был доступен на World Wide Web в 2004 году и ставит целью показать, что управленческие компетенции, необходимые для извлечения реальной выгоды от инвестиций в информацию, являются сложными и многоуровневыми. Рамочная модель, которая является основой для понимания компетенций, включает шесть областей «знаний» и четыре области «процессов»:
Эта структура является основой организации «Свода знаний по управлению информацией», впервые выпущенного в 2004 году. Эта версия является адаптировано путем добавления «Бизнес-информации» в 2014 году. Области знаний по управлению информациейIMBOK основан на аргументе о том, что существует шесть областей необходимой управленческой компетенции, две из которых («управление бизнес-процессами» и «Управление бизнес-информацией») очень тесно связаны.
- Информационные технологии : темпы изменений технологий и необходимость постоянного приобретения новейших технологических продуктов могут подорвать стабильность инфраструктура, которая поддерживает системы и тем самым оптимизирует бизнес-процессы и дает преимущества. Необходимо управлять «стороной предложения » и осознавать, что технологии все чаще становятся товаром.
- Информационная система : в то время как исторически информационные системы разрабатывались в- house, с годами стало возможным приобретать большую часть программных систем, необходимых организации, из индустрии программных пакетов. Тем не менее, все еще существует потенциал для конкурентного преимущества за счет реализации новых системных идей, которые соответствуют стратегическим намерениям организаций.
- Бизнес-процессы и бизнес-информация : Информационные системы применяются к бизнес-процессам с целью их улучшения, и они приносят бизнесу данные, которые становятся полезными в качестве бизнес-информации. Управление бизнес-процессами все еще рассматривается как относительно новая идея, потому что она не получила всеобщего признания и во многих случаях была трудной; Управление деловой информацией представляет собой еще более сложную задачу.
- Преимущества для бизнеса : Какие преимущества мы ищем? Необходимо не только быть предельно честным в отношении того, чего можно достичь, но также необходимо обеспечить активное управление и оценку предоставления выгод. С момента появления и популяризации сбалансированной системы показателей возник огромный интерес к управлению эффективностью бизнеса, но не было приложено много серьезных усилий, чтобы связать управление эффективностью бизнеса с преимуществами инвестиций в информационные технологии и внедрением новых информационные системы до рубежа тысячелетия.
- Бизнес-стратегия : Несмотря на то, что до повседневных проблем управления информацией в организациях далеко, стратегия в большинстве организаций просто должен быть информирован о возможностях информационных технологий и информационных систем, будь то решение проблемы низкой производительности или улучшение дифференциации и конкурентоспособности. Инструменты стратегического анализа, такие как цепочка создания стоимости и анализ критического фактора успеха, напрямую зависят от должного внимания к информации, которая находится (или может быть) управляемой
Утверждается, что даже при наличии полных возможностей и компетентности в шести областях знаний дела могут пойти не так. Проблема заключается в переносе идей и ценности управления информацией из одной области компетенции в другую. Резюмируя то, что Bytheway объясняет в некоторых деталях (и подтверждается избранными вторичными ссылками):
- Проекты : Информационные технологии не имеют ценности, пока они не будут встроены в информационные системы, которые удовлетворяют потребности бизнеса посредством блага управление проектами.
- Бизнес-изменения : лучшие информационные системы успешно приносят пользу за счет изменений в бизнес-системах, но люди не ценят изменения, которые предъявляют новые требования к их навыкам, как это часто бывает в новых информационных системах. делать. Вопреки общепринятым ожиданиям, есть некоторые свидетельства того, что государственный сектор добился успеха с помощью информационных технологий.
- Деловые операции : с новыми системами, с бизнес-процессами и бизнес-информация улучшена, и когда персонал наконец-то будет готов и сможет работать с новыми процессами, бизнес сможет приступить к работе, даже когда новые системы выходят далеко за рамки одного бизнеса.
- Производительность менеджмент : Инвестиции больше не связаны исключительно с финансовыми результатами, финансовый успех должен быть сбалансирован с внутренней эффективностью, удовлетворенностью клиентов и с организационным обучением и развитием.
Резюме
Всегда есть много способов увидеть бизнес, и точка зрения управления информацией — только один. Важно помнить, что другие области деловой активности также будут способствовать развитию стратегии — не только хорошее управление информацией продвигает бизнес вперед. Корпоративное управление, управление человеческими ресурсами, разработка продуктов и маркетинг — все они будут играть важную стратегическую роль, и мы должны не рассматривайте одну только область деятельности как единственный источник стратегического успеха. С другой стороны, корпоративное управление, управление человеческими ресурсами, разработка продуктов и маркетинг — все это зависит от эффективного управления информацией, и поэтому, в конечном итоге, наша способность хорошо управлять информацией на той широкой основе, которая предлагается здесь, может быть оценена как быть преобладающим.
Оперативное управление информацией
Управление необходимыми изменениями
Организации часто сталкиваются со многими проблемами и проблемами управления информацией на операционном уровне, особенно когда возникли организационные изменения. Новизна новых системных архитектур и отсутствие опыта работы с новыми стилями управления информацией требует уровня организационного управления изменениями, который, как известно, трудно реализовать. В результате общего организационного нежелания меняться, чтобы включить новые формы управления информацией, может иметь место (например): нехватка необходимых ресурсов, неспособность признать новые классы информации и новые процедуры, которые их используют, отсутствие поддержки со стороны высшего руководства, ведущее к утрате стратегического видения и даже политическому маневрированию, которое подрывает работу всей организации. Однако внедрение новых форм управления информацией обычно должно приносить операционные выгоды.
Ранние работы Гэлбрейта
На ранних этапах работы, рассматривая организационный дизайн с точки зрения обработки информации, Джей Гэлбрейт выделил пять тактических областей для увеличения производительности обработки информации и уменьшения необходимость обработки информации.
- Разработка, внедрение и мониторинг всех аспектов «среды» организации.
- Создание резервных ресурсов с целью уменьшения нагрузки на общую иерархию ресурсов и для уменьшения обработки информации, связанной с перегрузкой.
- Создание автономных задач с определенными границами, которые могут обеспечить надлежащее закрытие, и со всеми ресурсами, необходимыми для выполнить задачу.
- Распознавание боковых связей, которые пересекают функциональные единицы, чтобы передать полномочия по принятию решений процессу вместо того, чтобы фрагментировать его внутри иерархии.
- Инвестиции в вертикальные информационные системы, которые направляют информационные потоки для конкретной задачи (или набора t спрашивает) в соответствии с применяемой бизнес-логикой.
Матричная организация
Концепция боковых отношений приводит к организационной форме, отличной от простой иерархии, «матричная организация ». Это объединяет вертикальный (иерархический) взгляд на организацию и горизонтальный (продукт или проект) взгляд на работу, которую она делает видимой для внешнего мира. Создание матричной организации — это ответ руководства на постоянную изменчивость внешнего спроса, позволяющий избежать разнообразных и ложных реакций на эпизодические требования, которые, как правило, решаются индивидуально.