Агентства в тендере что это

Тендерное сопровождение: что входит в услугу и зачем она нужна

Многие компании отказываются от участия в тендерах из-за сложности правил и большого количества подводных камней. При этом совсем не обязательно заниматься этим самостоятельно — существуют компании, предоставляющие тендерное сопровождение. Что включает в себя данная услуга и какие особенности следует учесть тем, кто решил ею воспользоваться?

Для многих компаний тендер становится ситуацией из разряда «и хочется и колется». С одной стороны, при победе в тендере компания приобретает не только надежного и, как правило, крупного заказчика, но и определенную репутацию, укрепляя имидж. С другой — правила подготовки документации для тендера настолько сложные и запутанные и меняются так часто, что руководители предпочитают даже не пытаться принимать участие в конкурсе: слишком велик риск потратить время впустую и получить отказ из-за малозначительной ошибки в оформлении документов.

Однако на самом деле это вовсе не повод отказываться от участия в тендере. Тендерное сопровождение — услуга, которая создана как раз для подобных ситуаций. Компании, предоставляющие сопровождение тендеров, помогают быстро и без ошибок пройти этот квест.

Сопровождение тендеров: пытаемся дойти до самой сути

Тендерное законодательство в нашей стране находится на стадии формирования. Правила и нормы меняются очень часто и быстро. И это создает массу проблем для предпринимателей. Даже если у вас уже был опыт участия в тендере пару лет назад и вы сделали все так же, как делали в прошлый раз, нет гарантии, что вас допустят к участию в конкурсе — за это время многое могло измениться. Чтобы держать руку на пульсе, необходимо содержать специалистов по тендерному законодательству, которые будут отслеживать любые изменения и точно знать требуемый порядок действий в случае участия в конкурсе. Крупные корпорации так и поступают, но что делать относительно небольшим компаниям, которые не могут выделить ресурсы на содержание тендерного отдела? Все просто — отдать эту работу на аутсорс.

Сопровождение тендеров может быть комплексным и локальным. Комплексное — это сопровождение тендеров под ключ, от первого до последнего этапа. Локальное тендерное сопровождение предполагает участие специалистов лишь на каком-то определенном этапе — например, при подготовке пакета документов или сопровождении торгов.

Тендерное сопровождение — услуга крайне востребованная. Прежде всего, в ней нуждаются компании, не имеющие опыта участия в тендерах, организации, в которых просто нет специалистов нужного профиля, и компании, которые уже пытались принять участие в тендере, но из-за допущенных ошибок не добились успеха. В таком случае имеет смысл выбрать вариант под ключ.

Услуги сопровождения тендеров нужны и тем, кто хочет сократить траты на содержание собственных специалистов или сталкивается с затруднениями лишь на каком-то этапе — в этих случаях чаще выбирают локальное тендерное сопровождение. Конечно, существуют руководители, которых опыт ничему не учит. Но большинство бизнесменов, хоть раз пытавшихся поучаствовать в тендере, не опираясь на специалистов, знает, что шансы на успех минимальны. Если вы не хотите терять свое время или не можете отвлечься от дел компании, чтобы углубиться в тендерное законодательство, перепоручите тендерное сопровождение тем, кто хорошо в этом разбирается, выбрав локальный вариант.

Этапы тендерного аутсорсинга: каждому по потребностям

Тендерный аутсорсинг под ключ снимает с компании все заботы, связанные с участием в конкурсе, а локальный — по одному из этапов, но тоже полностью. Как правило, такое обслуживание включает в себя:

• Получение и перевыпуск электронной подписи (согласно №63-ФЗ «Об электронной подписи», она выдается на срок до 15 месяцев и требует регулярной замены).
• Аккредитация организации на электронных торговых площадках.
• Мониторинг и выбор тендеров по требованиям, озвученным компанией. Здесь важно не только собирать все подходящие тендеры, но и оценивать условия участия в них, требования к исполнителям и поставщикам, обеспечению заявки и срокам исполнения. Необходимо учитывать и репутацию заказчика. Словом, даже мониторинг тендеров — это уже существенный пласт работы, требующий времени и ресурсов.
• Предоставление тендерного займа, помощь в получении банковской гарантии или кредита для участия в тендере . Получить такой заём и кредит намного проще и быстрее через тендерного брокера.
• Подготовка документации и подача заявки на участие в тендере. Один из самых сложных этапов, поскольку документов потребуется много, у каждого заказчика их список свой, а ведь еще нужно учесть, что даже отсутствие одной единственной справки или печати может свести все усилия на нет и заявка будет отклонена.
• Сопровождение торгов от имени организации . Этот шаг также предполагает презентацию проектов, услуг или товаров, и очень важно, чтобы она была убедительной. Далеко не всякий предприниматель знает, как именно убедить заказчика в качестве своего товара.
• Подписание контрактов с помощью ЭЦП от имени организации .
• В случае неудачи — обжалование результатов в Федеральной антимонопольной службе .
• Юридическое сопровождение сделок.
• Обучение персонала компании и повышение его квалификации . Это вложение, которое окупится в будущем — впоследствии при участии в тендере можно будет переложить часть подготовки на плечи собственных сотрудников, а не нанимать новых.

При заказе тендерного сопровождения компания может либо полностью передать процесс в руки экспертов, либо отдать на аутсорс один или несколько этапов. Вариант под ключ предполагает оплату сразу за несколько месяцев сопровождения с ограниченным количеством тендеров, а при локальном тендерном сопровождении оплачивается один выбранный этап.

Сильные и слабые стороны услуги тендерного сопровождения

Стоит ли заказывать тендерное сопровождение у сторонней компании или лучше обойтись своими силами? У аутсорсинга есть как преимущества, так и недостатки.

Плюсы:

• Не придется отслеживать все изменения закона и разбираться в тонкостях. Как мы уже говорили, тендерное законодательство меняется очень быстро, поэтому за ним нужно следить. К примеру, с 1 января 2018 года будет снижен порог выручки для заказчиков тендеров — если раньше он равнялся 2 млрд рублей в год, то теперь снизится до 500 млн рублей в год. Это расширит возможности как заказчиков, так и участников тендеров. С другой стороны, значительно ужесточатся требования к банкам, выдающим банковские гарантии для обеспечения заявок и исполнения контракта, и, следовательно, таких банков станет меньше.
• Благодаря участию экспертов вы сможете подготовиться к участию в тендере очень быстро, поскольку вся процедура им знакома до мелочей и многократно отработана.
• На любом этапе вам будет предоставлена любая возможная юридическая поддержка и консультации экспертов.
• Вы не упустите выгодный тендер, поскольку сотрудники компании, оказывающие услуги по тендерному сопровождению, будут следить за всеми предложениями и вовремя информировать вас о подходящих конкурсах.
• Обращаясь к специалистам, вы полностью исключаете возможность ошибки в оформлении документов.
• Вам будет гораздо проще получить банковскую гарантию, поскольку банки охотнее сотрудничают с брокерами. К тому же это будет быстрее, что особенно важно в свете грядущих изменений законодательства, о которых мы писали выше.

Минусы:

• Услуга платная, поэтому придется выделить из бюджета некоторые средства. Тендерное сопровождение под ключ на срок три месяца в Москве обойдется в сумму около 40 000–60 000 рублей. В случае победы в тендере вам придется выплатить дополнительную комиссию — 2–2,5% от стоимости контракта. Это очень приблизительные цифры, поскольку разные компании предлагают разные тарифы в зависимости от профессионализма и опыта сотрудников.

• Вам все равно придется уделять внимание процессу — никто, кроме вас, не сможет ознакомиться с техническим заданием и принять окончательное решение. Однако тендерное сопровождение в любом случае сэкономит вам немало времени.
• Это не гарантия победы, хотя очень большой вклад в нее.

Насколько целесообразен для вас тендерный аутсорсинг? Если участие в тендерах в вашем случае — рутинная процедура и основной способ привлечения новых заказчиков, экономнее будет создать отдельный тендерный отдел, обучив имеющихся сотрудников (этим, кстати, тоже могут заняться компании, предоставляющие тендерное сопровождение) или наняв новых специалистов. Если же вы участвуете в тендерах лишь время от времени, например всего несколько раз в год, тендерный отдел будет совершенно лишней и крайне ощутимой финансовой нагрузкой — в такой ситуации проще и значительно дешевле обратиться к профессионалам на стороне, выбрав тот вариант, который максимально подойдет вашей компании.

Каадзе Анастасия Геннадьевна Ответственный редактор

Выбирая брокера, обратите внимание на список его клиентов. Если компания отказывается предоставлять эти сведения, лучше поищите другую. Брокеры, работающие добросовестно, гордятся своими клиентами и не опасаются, что они могут дать им нелестную характеристику.

© 2023 АО «Аргументы и Факты» Генеральный директор Руслан Новиков. Главный редактор еженедельника «Аргументы и Факты» Игорь Черняк. Директор по развитию цифрового направления и новым медиа АиФ.ru Денис Халаимов. Шеф-редактор сайта АиФ.ru Владимир Шушкин.

Как участвовать в госзакупках и организовать продажи B2G: опыт трех digital-агентств

Виктория Кучинова Редакция «Текстерры»

Чиновники тоже люди. Они проводят мероприятия, хотят PR-продвижение в интернете, нуждаются в сайтах и мобильных приложениях. А помогает им в этом наш брат маркетолог.

Я побеседовала с представителями трех digital-агентств, которые работают с госструктурами и раскрывают тонкости взаимодействия с ними. Приятного погружения в сферу B2G !

Наши эксперты

1. Кирилл Иванов, руководитель проектного отдела агентства «Интаро». В активе компании – сложные высоконагруженные проекты для крупного госклиента с их последующей поддержкой, а также другие госконтракты.

1. Юрий Мирошников, руководитель агентства по организации мероприятий “Event Agency Republic Free”. Агентство проводит мероприятия для государственных клиентов.

1. Ренат Янбеков, директор SMM-агентства Nerpa. Проекты: «Госуслуги», «Электронное образование», «Открытая Республика», «Продукт Башкортостана» и другие.

Сперва немного лирики (точнее – баттхерта)

Артемий Лебедев раскатал госконторы асфальтоукладчиком.

Самый ********, непредсказуемый, чудовищный, неблагодарный, ****** заказчик на свете — это государство (или его уменьшенная копия — город).

Так как все госконтракты рассматриваются общественносью под микроскопом, никто не может формально договориться ни о чем вменяемом. Потому что всегда тут же появится ******** общественный контролер. И появится какой-нибудь кретинский параметр типа «самая низкая цена».

Но в обычной жизни никто и никогда не покупает себе ничего, руководствуясь такими параметрами. Даже люди, которые идут в Макдачную, не ищут гамбургер дешевле, чем в Макдачной. Хотя такие гамбургеры точно продаются (на вокзалах).

Главный секрет работы с городом/государством заключается в том, что работать с ним могут только идеалисты. Как правило, нужно город или государство прокредитовать на ******** сумму, сделать кучу работы бесплатно, подождать полгода-год, а потом, может быть, получить то, на что рассчитывал. Или без прибыли. Или не получить. И никто не будет переживать, если ты просто ******* пару десятков миллионов, потому что формально ты сам чудак.

Поэтому второй главный секрет работы с городом/государством заключается в том, что с ними могут работать только очень коммерчески успешные, устоявшиеся и надежные компании. Если у компании все очень хорошо, и образовался небольшой избыток средств, она может попробовать [при наличии идеализма] помочь городу или стране. Никакой благодарности за это компания не получит. Но получит сто **** в тачанку. А в качестве бонуса, если карты лягут красиво, останется жива. И если компания совсем успешная, она сможет свой результат хоть как-то донести до публики в качестве результата. Но таких очень-очень мало.

Еще наблюдение: больше всего рассуждают о госконтрактах те, кто никогда в них не участвовал. Больше всего говорят о госденьгах те, кто никогда их не получал. А кто получал и участвовал, тот на форумах не смеется.

Потому что минное поле бесконечно и правил нет.

Прав ли Лебедев? Одно знаю точно – у него огромный опыт работы с госклиентами, чтобы так говорить. Я не хочу опровергать его слова и придумывать сладкую сказочку-противоядие. Перед вами – честные ответы специалистов. Решайте сами.

– Как искать заказчиков из госсектора?

Многое зависит от веса самого подрядчика, насколько он зарекомендовал себя на рынке. Зачастую хорошие агентства передают из рук в руки. Опыт и успешное портфолио делают свою работу.

Для самостоятельного поиска заказчиков из госсектора можно использовать тендерные площадки – например, сайт «Госзакупки». Для участия в тендерах нужно иметь аккредитацию на конкретной площадке и электронную цифровую подпись.

В тендерной документации прописаны требования к объекту закупки и исполнителю, а также минимальная закупочная цена контракта.

После сбора предложений от участников проводится оценка компетенции исполнителя и итоговое ценовое предложение (обратите внимание: важно, чтобы разработке коммерческого предложения уделили время грамотные специалисты). Например, если исполнитель соответствует всем требованиям заказчика, ему присваивается 60 баллов. Если предложенная им цена наименьшая среди всех предложений, начисляется максимальный балл по данному пункту – обычно 30–40 баллов. Заказчик принимает решение по общему количеству набранных баллов.

Нередко цена имеет определяющее значение. Чем она ниже – тем больше шанс, что выберут вас.

Заказчиков из госсектора нужно искать на тендерных площадках, а также в разделе «Закупки» на официальных сайтах. После участия в нескольких запросах предложений или тендерах вас могут включить в базу проверенных поставщиков, которым по умолчанию в будущем делаются рассылки с предложением поучаствовать в процедуре.

Если все условия соблюдены, в дело вступает критерий цены. Чем ниже будет конечная цена предложения, тем выше ваши шансы выиграть тендер.

Есть несколько работающих способов:

• Заводите знакомства и общайтесь в сети. Напишите министру, депутату, действительному советнику, работнику администрации и предложите свои варианты решения его задач.
• Расскажите публично о желании работать с госсектором.
• Станьте участником молодежной школы политики.
• Станьте членом общественной организации или создайте такую организацию.
• Запишитесь в волонтеры на выборах.

Дам подсказку: сейчас в тренде брендирование территорий и их продвижение. Очень многие министерства и ведомства готовы сотрудничать с креативными агентствами по этой теме.

– Каковы требования к исполнителю?

Подрядчик должен соответствовать установленным требованиям: иметь необходимые компетенции, сертификаты, штат сотрудников, достойное портфолио и опыт подобных работ.

Основные критерии выбора поставщика в event-сфере – продолжительность работы в области организации мероприятий, надежность и качество оказываемых услуг. А также наличие у компании материально-технической базы, штата квалифицированных сотрудников, офиса, юридической чистоты и, конечно же, наличия обширного портфолио с отзывами клиентов.

Главное требование – юридическое соответствие, как и при сотрудничестве с крупными организациями. Вы должны быть действующей организацией или ИП (хотя про сотрудничество с ИП в этой сфере я еще не слышал). Идеальный вариант – ООО. Минимальный набор документов для проверки: устав, свидетельство о регистрации, приказ о назначении гендиректора. Фрилансерам посотрудничать с государством не получится.

У вас не должно быть многочисленных судебных процессов и, разумеется, вы не сможете взаимодействовать с государством, если хотя бы раз были признаны недобросовестным поставщиком услуг. Очень пристально смотрят на предыдущий опыт агентства.

Очень ценят госструктуры и рекомендации. На днях ко мне обратилось одно федеральное государственное унитарное предприятие. Обратились по рекомендации – так по телефону и сказали: «Вас рекомендовал такой-то». Скорее всего, сработаемся 🙂

– Жесткое ли ТЗ у госзаказчиков?

В основном ТЗ заказчика из госсектора выглядит более размыто, чем ТЗ частной компании. Требуется дополнительный анализ и детализация требований. Как правило, со стороны заказчика в проекте задействовано много внутренних подразделений и ответственных лиц. К тому же ЛПР госзаказчика не так глубоко погружены в проект, как, например, ЛПР в сфере e-commerce. У проектной команды на стороне заказчика может просто не хватать компетенций для составления полноценного ТЗ.

Агентству приходится принимать решение об участии в тендере, опираясь лишь на общее описание проекта. А дальнейшие дополнения и доработки могут появиться в процессе выполнения. Как итог, есть риск, что придется делать совсем не то, что ожидаешь.

Специфика работы с госзаказчиком подразумевает не только жесткое ТЗ, но и жесткие условия по документальному оформлению предложения.

В техническом задании тендера на организацию мероприятия прописаны все детали: программа праздника, его техническое сопровождение, даже марка оборудования. Иногда случаются казусы: представители клиента, ориентируясь на свои прошлые ТЗ, указывают марку приборов, которые уже давно не используются. Но в последние годы с ЛПР стало проще общаться и решать такого рода вопросы.

ТЗ всегда очень жесткое. В коммерческих проектах показатели эволюционируют в процессе: вы быстро внедряете какие-то новшества или, наоборот, что-то убираете. Коммерческие заказчики такому только рады. В госпроектах же вы будете двигаться согласно первоначальным договоренностям на протяжении всего периода сотрудничества. Поэтому, если в контракте не были указаны Stories, то и делать вам их не придется (даже если очень хочется).

Надо еще понимать, что бывают просто жесткие ТЗ и бывают невыполнимые. Например, на продвижение в соцсетях достаточно масштабного проекта государство может выделить смешные 225 000 рублей на весь год (!). В то время как эта сумма – средний ежемесячный бюджет на соцсети в обычном коммерческом проекте. А KPI при этом ставятся высокие: например, плюс 5 000 подписчиков в каждой соцсети за месяц, 2 поста в день, 1 000 переходов на сайт из соцсетей в месяц.

Как поступать с невыполнимыми ТЗ – каждый решает сам. Отступить или исхитриться и выполнить.

– Какие бывают ограничения в работе?

Ограничения в работе есть всегда, хотя все зависит от масштаба мероприятия.

Во-первых, мероприятия для госзаказчиков – это всегда высокий уровень требований к качеству услуг, который подробно регламентируется в договоре.

Во-вторых, это определенный официоз – на мероприятии или присутствуют представители государства, или же им потом будет направлен подробный фотоотчет.

Безусловно. В государственных проектах недопустимы фривольности, двусмысленности, пошлость и критика государства. Причем черту перейти очень легко.

Например, мы продвигали госпортал, в котором каждый может пожаловаться на яму на дорогах или на то, что его запрос остался без ответа. Что сделает неопытный эсэмэмщик? Побежит писать: «Увидел яму на дороге? Ударился днищем своего автомобиля? Отправляй заявку на новом портале и в течение 3 дней бригада строителей залатает дыру!» Но так нельзя. Фактически это одновременно признание недоработки местных властей. Кому-то оно понравится, а кому-то (очень важному) – нет. Надо писать по-другому, используя обтекаемые формулировки и заостряя внимание на позитивных моментах.

Не будем забывать и про ограничения рекламных систем. Во «ВКонтакте» строго запрещена реклама политики, поэтому проект маскируется под общественный или вовсе для активного продвижения переезжает на Facebook. Что не патриотично, но эффективно.

Были казусы и в контекстной рекламе. Когда мы отправляли на модерацию рекламу «Госуслуг» по оформлению загранпаспорта, одна из систем вернула нам ее с формулировкой: «Торговать документами и паспортами запрещено». На объявлении была нарисована обложка паспорта гражданина РФ.

Сегодня существует множество программ, в которых людей, причастных к коммуникациям в госпроектах, обучают этой самой коммуникации. В этом немалую роль играет сегодняшний инфостиль и просветительская деятельность Максима Ильяхова и других специалистов. Советую почитать руководство по коммуникациям в социальных сетях для «Госуслуг», в разработке которого он участвовал совместно с Rocketmind, а также «Руководство по созданию текстов для проекта «Активный гражданин» от «Студии Артемия Лебедева».

Входя в подобные проекты, несите принципы, близкие к инфостилю: чиновники к ним хорошо относятся. Они не хотят запутывать население или отпугивать его кривыми текстами, просто им нужна ваша помощь.

И еще есть человеческий фактор. Вам может встретиться чиновник, который одобрит все ваши смелые креативы. Или зарубит. Вопрос случая.

– Как часто надо быть на связи с заказчиком?

На связи – постоянно. Для плотных коммуникаций по статусу проекта и выяснения требований – пару раз в неделю.

В основном интенсивность коммуникаций зависит от срочности выполнения того или иного блока работ, приближения дедлайнов.

У нас контактные лица требуют постоянного внимания: связываются по каждому нюансу и даже незначительным деталям.

Не чаще, чем в обычных коммерческих проектах. Госструктуры имеют собственный регламент и темп работы, а также бывают бюрократизированы. Это в целом приводит к тому, что общение проходит организованно, только по рабочим вопросам и не слишком часто.

Большинство чиновников выполняют огромный объем работы (вопреки расхожему мнению об их бездействии). Они не будут стараться занять ваше время. Однако бывают случаи, когда в проекте появляется особо ретивый чиновник, у которого есть желание поучить вас работать. Этот человек начинает активно звонить, давать какие-то свои указания, и вообще ведет себя так, будто вы его подчиненный.

В таких случаях желательно апеллировать к существующему договору и мягко, но настойчиво, пояснить, что вы выполняете в проекте определенный набор функций. И в них не входит ежедневное выслушивание разносов от человека, который ничего в SMM не понимает.

– Кто оценивает работу? На какие критерии в основном обращают внимание при оценке?

Все текущие коммуникации ведутся с руководителем проекта со стороны заказчика, но окончательное решение всегда остается за ЛПР. Основные критерии оценки:

• Соответствие требованиям проекта. Здесь важно, чтобы требования одинаково понимали все участники: это уменьшит количество доработок и сократит время.
• Визуальная составляющая. Дизайн, типографика (тона, цвета, шрифт) – все это должно быть прописано в ТЗ.
• Соответствие стандартам. Сайт госструктуры должен придерживаться обязательных условий: простой и понятный пользовательский интерфейс, доступность мобильной версии и версии для слабовидящих и т. д.

Исполнитель должен провести мероприятия строго по техническому заданию, а потом так же строго отчитаться по всем заказанным услугам, артистам и оборудованию. Основные критерии оценки – соответствие требованиям и качество услуг. Процедура предоставления отчета и его проверки зависит от условий тендера.

Если говорить о тендерах, то для них существует отдельная система отчетности. Если же о проекте в целом, то оценивают работу чиновники, которые непосредственно общаются с вами, и их вышестоящее начальство.

Вышестоящие начальники практически никогда не смотрят посты, не читают комментарии пользователей, не заглядывают в статистику. Они смотрят только в отчет, который для них сформируют подчиненные, получив от вас информацию. Это и минус, и плюс.

С одной стороны, если все числовые KPI выполнены, у начальства выше нет нареканий. С другой – они могут негативно отнестись к вашей работе, исходя из собственных представлений о соцсетях, которые могут быть искаженными (они не сидят в соцсетях или не до конца понимают принципы их работы). Это один из самых больших рисков, который может испортить вам настроение во время ведения проекта.

На что обращают внимание? Вышестоящее начальство – на выполнение KPI, заложенные в контракте. Произошла регистрация 1 000 человек на новом госпортале? Пришло 500 человек на мероприятие? Увеличилось число подписчиков в 2 раза? Вопросов нет, получите, распишитесь.

Чиновники, которые общаются с вами, обращают внимание на мелкие детали и скорость вашего реагирования. Они как раз оперативно проверяют выход постов в соцсетях, задают много вопросов по таргету и промежуточным результатам. Очень важно всегда быть на связи и не допускать неточностей в написании всяких «МОУ СОШ ГБУ» и прочих государственных штук.

Для чиновника главное – стабильность и возможность отчитаться о проделанной работе. Сказано сверху опубликовать новость в соцсетях – она должна быть опубликована. Будут ее читать, не будут, полезна она или нет – об этом никто не думает. Главное – вовремя отчитаться.

– Как долго проверяют и согласовывают, много ли правок?

Каждое изменение первоначальных требований грозит увеличением сроков и стоимости проекта. А так как бюджет формируется на старте, все риски по увеличению стоимости лежат на исполнителе.

Большое значение имеет личная коммуникация и умение договариваться. Важно, с одной стороны, гибко подстроиться под меняющиеся требования, чтобы заказчик остался доволен, а с другой – уметь отстаивать интересы агентства, чтобы не потерять большую часть прибыли.

В большинстве госпроектов, в которых мы участвовали, проверка контента и рекламных материалов для таргета проходила быстро, как и в коммерческих проектах. Изредка согласуемый материал попадает в «производственный ад», когда его долго не могут или не хотят согласовывать. А время идет, близится дедлайн и невыполнение вами обязательств.

Наиболее частая претензия: непонятно или слишком смело. Какие-то банальности типа «дорогие граждане, этот проект полезный и замечательный» идут, разумеется, на ура. Что-то более тонкое, с использованием мемов или нестандартного подхода, вызывает скепсис.

Несколько раз я вступал в конфронтацию и доказывал, что материал отличный, что это модно, что так сейчас и надо. Сегодня, наученный опытом, я быстрее иду на компромиссы по части визуальной эстетики и самое пристальное внимание уделяю числовым показателям проекта.

– По какой системе оплачивается работа?

Как правило, это частичная предоплата и постоплата в течение двух месяцев, иногда полная постоплата. А иногда сроки задерживаются, и денежные средства приходят с опозданием до полугода.

Обычно это постоплата после выполнения контракта. Иногда могут пойти навстречу и организовать помесячную постоплату, если это небольшой госзаказ, который проходит по упрощенной процедуре. Предоплаты и моментальных денег не бывает никогда.

На «Суровом Питерском SMM-2017» мы с партнером Екатериной Ларионовой рассказывали, что сотрудничать с государством имеет смысл не только из-за денег. Государство охотно может вам предоставить свои варианты бартера или взаимной пользы.

Вот как можно законно получить деньги или вознаграждение:

• Договор ГПХ (гражданско-правового характера) – оформляете на себя лично и работаете в проекте.
• Временное трудоустройство и зарплата.
• Постоплата по контракту.
• Бесплатная или очень недорогая аренда помещения от государства.
• Письменный отзыв или благодарственное письмо (очень ценный актив, поработать за благодарственное письмо вполне хорошая сделка).
• Взаимозачет.
• Закупки до 100 000 рублей по законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ (упрощенная схема).
• Получение гранта.
• Выигрыш в тендере.
• Работа безвозмездно – отличный вариант, если вы молодой специалист с горящими глазами и хотите наработать полезные связи и портфолио.

– Итак, подытожим. Каковы главные плюсы работы с госзаказчиками?

Сотрудничество с крупными госзаказчиками укрепляет репутацию агентства. Оно требует высокого уровня профессионализма, опытной проектной команды и гибкости в подходах. А при успешной реализации проекта есть возможность долгосрочного партнерства.

Основной плюс – это стабильность. Есть годовой план мероприятий, которые крайне редко отменяются. А при успешном сотрудничестве заказчик может привлечь ваше агентство к более крупным и интересным проектам.

Плюсы, недоступные при работе с обычным бизнесом:

• Стабильность: госорган никуда не исчезнет.
• Новые знакомства и связи с высокопоставленными людьми.
• Бесценный опыт вхождения в государственные круги.
• Государство как заказчик ведет себя идеально: чиновник всегда знает, какой отчет ему нужен и четко это формулирует.
• Возможность поучаствовать в законодательных инициативах.
• Возможность самому стать политиком, если втянетесь. Знаю такие случаи.

– Каковы минусы работы с госструктурами?

Большое количество участников проекта со стороны заказчика, отсутствие полноценного ТЗ на старте проекта и, как следствие, часто меняющиеся требования – все это приводит к незапланированным временным и финансовым затратам.

При неумелом менеджменте со стороны агентства это грозит потерей большей части прибыли или испорченной репутацией.

Минусы работы – строгие процедуры, постоплатная система расчетов, зачастую небольшие бюджеты.

• Люди путают политику и госпроекты. Тебе начинают писать, что ты «продажный», что «участвуешь в распилах». Ты можешь сфотографироваться с замечательным молодым чиновником из министерства, который много делает для предпринимателей и по-настоящему всем помогает. Но читатели в «Фейсбуке» посмотрят на его пиджак и галстук и напишут: «Это что за зажравшийся депутат? Разворовали страну! Доколе?» В целом все, что связано с госсектором, сопровождается негативом со стороны обывателей.
• Тебе больше ничего нельзя спокойно похвалить – будут писать, что это заказуха.
• Предоплату не получишь, государственные учреждения могут работать только по постоплате.
• Чиновник может оказаться тираном, чудаком. Ему ничто клиентское не чуждо.

– Если кратко, чем отличаются клиенты госсектора от B2В и В2C?

Главные отличия заказчиков из госсектора от B2В и В2C:

• Бюрократизм.
• Бюджеты формируются и осваиваются под конкретные закупки, следовательно, нет возможности оплатить доработки.
• Выбор подрядчика осуществляется на тендерной площадке.
• Размытое ТЗ на старте проекта.
• Систематическое изменение требований.

Клиенты госсектора отличаются от B2В и В2C более строгими процедурами проведения тендера, оценки качества предоставляемых услуг и отчетности, а также условиями оплаты.

Отличия колоссальные. Проще всего проиллюстрировать их на примере контекстной и таргетированной рекламы.

Контекстная реклама – это работа с горячим спросом (или с предпринимателями), а чиновник – это таргетирование. Что-то может попасть в его поле зрения, и он неспешно примет решение, если ваш посыл совпадает с задачами его ведомства.

Предприниматель мотивирован, одержим страстью, развивает собственное детище. Ему важно расти и реализовываться сейчас, перед его глазами четкая цель или мечта.

Чиновник же решает поставленную ему задачу в глобальном проекте, в котором он один из множества исполнителей. Перед его глазами совершенно другие нюансы: он может знать, что это будет последнее бюджетирование проекта перед концом года, что дальше проект будет реорганизован. Или государственная инициатива, опирающаяся на указ президента, ныне отменена или устарела – а значит, проект в этом году одобрять не надо, SMM не нужен, нужно подождать другого указа.

Чувствуете, сколько во втором случае расплывчатых нюансов? Даже я не уверен, что правильно их воспроизвел. Тут не получится с разбегу ворваться в проект и воскликнуть: «Давай ударим по рукам, я нагоню тебе лидов!»

Основная задача бизнеса – зарабатывать. Основная задача госпроектов – научить чему-то, привлечь массы. На них хорошо отрабатывать навыки реализации коммуникационных стратегий.

– Так выгодно вообще работать с госзаказчиками или не очень?

Это решение каждое агентство принимает самостоятельно. Для многих работа с госзаказчиком – отличная возможность зарекомендовать себя на рынке, заработать хорошую репутацию.

Даже если этот проект будет закрыт себе в убыток, опыт работы с крупным госзаказчиком позволит в дальнейшем получать более выгодные и перспективные проекты.

Каждая компания сама определяет целесообразность работы с госзаказчиком. Для участия в тендерах нужно иметь определенный положительный опыт на рынке, запас человеческих и финансовых ресурсов.

Практиковать работу с госзаказчиком нужно, а дальше смотреть, насколько формат работы и прибыльность проектов коррелируют с затратами на участие в тендерах и победу в них.

Если говорить о деньгах, то в теории – да: можно получить выгодный тендер, очень крупный по деньгам. Но это не быстрые, сложные деньги. В большинстве случаев это не столько способ заработать, сколько вхождение в определенную сферу и наработка определенного портфолио.

Госпроекты – это лучший способ добавить себе кейсы по продвижению общественно-значимых проектов, проектов серьезной тематики. Потом будет легче продавать услуги коммерческим компаниям, которые по уровню условной «серьезности» близки к государственным. Это, к примеру, энергетические компании, нефтегазовый комплекс, финтех-стартапы и т. д. Не представляю, как вы будете продавать этим серьезным дядям презентацию, на которой примеры продвижения шоколадок или бижутерии. А госпроекты в портфолио – другое дело, они сразу показывают, что вы надежны, терпеливы, финансово стабильны, эмоционально устойчивы и умеет продавать не только шоколадки.

В целом вхождение в круги и мероприятия политиков или государства – это одновременно и образ жизни, и стратегия продвижения. Мне трудно объяснить это тем, кто никогда этого не делал и не понимает, зачем это. Скорее всего, если вы не знаете зачем, значит, вам это точно не нужно. Это весьма своеобразная тусовка.

Кейс от агентства Nerpa – продвижение «Госуслуг» в регионе

Итак, ответы на вопросы получены. Теперь давайте посмотрим, как все происходит на практике.

Вот как строилась наша работа с порталом:

1. Провели несколько бесплатных лекций и консультаций для одного госучреждения, запомнились им. Впоследствии были приглашены на конкурс, выиграли его.
2. Подписали госконтракт. Основной KPI – трафик из соцсетей на портал «Госуслуг» и увеличение числа зарегистрированных в нем жителей региона.
3. Запросили исходные материалы – нам предоставили репозитарий с исходниками визуальных материалов.
4. Провели аудит проекта и поняли, что ранее он продвигался не по коммуникационной стратегии «Госуслуг». В контенте была допущена ошибка: в постах людям объясняли, например, какие кнопки нажимать на портале, чтобы заказать загранпаспорт или оплатить штраф. То есть публиковались инструкции по пользованию порталом. Но стратегия гласит иначе – нужно максимально краткое, лаконичное приглашение зарегистрироваться на портале, а все инструкции по его пользованию будут показаны там. Мы видоизменили подход к контенту и получили хороший трафик на сайт.
5. К сожалению, несмотря на мои запросы, точную цифру регистраций на портале мне не сообщили, однако госкомитет IT, ответственный за проведение проекта, остался доволен – KPI был выполнен, защита отчета прошла успешно. Нас пригласили к участию в конкурсах на следующие подобные заказы.
6. Подписали акты выполненных работ, получили оплату.

От автора: основные особенности работы с госклиентами

Как я поняла, в любой сфере (разработка сайтов, организация мероприятий, SMM) работа с госклиентами имеет ряд устоявшихся правил. Помимо раз и навсегда установленной процедуры выбора подрядчика (все эти тендеры), бюрократизма и работ, выполненных для галочки, вас могут ждать систематическое изменение требований, невозможность оплатить доработки, высокие риски и множество этапов согласования. Справедливости ради – все эти прелести возможны и в работе с клиентами B2B и B2C. Но от заказчиков B2G гарантируется хотя бы оплата, да и для репутации агентства хороший плюс.

… И все же не покидает чувство, что Лебедев во многом прав. Или нет?

В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров

Как организовать рекламный тендер

* В расчетах используются средние данные по России на момент написания статьи. В каждой статье есть калькулятор расчета прибыльности бизнеса, который позволит вам рассчитать актуальные на сегодня ключевые показатели доходности.

Как проводится рекламный тендер, какие бывают виды тендеров, каковы их цели и правила проведения, что должен включать бриф с заданием — обо всем этом поговорим в этой статье.

Периодически в деловой прессе мелькают сообщения о том, что та или иная крупная компания подвела итоги тендера и передала разработку и проведение рекламной компании тому или иному агентству. Так и хочется спросить, что это за зверь такой «тендер», который откусывает рекламные бюджеты клиентов от одного рекламного агентства и передает другому?

Да знаем мы, конечно, что все вы имеете представление о том, что такое тендер, но попробуем дать максимально подробное описание процесса организации тендера – чтобы оживить ваши воспоминания и дать практическое руководство по его проведению.

Цели тендера

Начнем с целей тендера. В последнее время появилась масса предприимчивых компаний (по крайней мере, в Москве), которые используют тендеры с одной целью – собрать побольше интересных идей, а потом организовать собственную рекламную кампанию. И хотя на таких «хитрецов» есть закон о защите авторских прав, все мы знаем, как расторопно наше законодательство. Эта опасная тенденция привела к тому, что лучшие рекламные агентства предпочитают не рисковать, и в принципе отказываются от участия в открытых тендерах (когда бриф-задание на рекламу рассылается всем подряд).

Однако вернемся к целям. Как правило, добросовестный заказчик, проводя тендер, преследует две цели: первая – выбрать агентство, которое подготовит самую гениальную рекламную кампанию всех времен и народов, и второе – сделает это за минимальную сумму. И от того, насколько серьезно компания-заказчик подойдет к проведению тендера, во многом зависит, как близко она сможет подойти к этой цели.

Прежде всего надо определиться, какой тендер вы будете проводить: открытый или закрытый. О недостатках открытого тендера мы уже сказали, поэтому будет справедливо остановиться на его преимуществах. Единственное и главное преимущество его в том, что чем шире круг участников, тем больше оригинальных и интересных решений вы сможете получить – и кто сказал, что самые гениальные идеи рождаются лишь в недрах известных агентств? В известных агентствах все идеи рождаются за соответствующую статусу цену, в то время как начинающее рекламное агентство может согласиться сократить до минимума свою прибыль, лишь бы заполучить крупного заказчика.

Выбор участников закрытого тендера

И все же и большинство рекламодателей и львиная доля рекламных агентств склоняются к закрытому тендеру, когда есть всего несколько специально приглашенных участников. В этом случае и заказчики серьезнее настроены на сотрудничество и агентства больше выкладываются, понимая, что это реальный шанс заполучить клиента.

Несколько слов о том, как выбирать участников. Алгоритм действий прост: прежде всего необходимо посмотреть на существующие рекламные кампании, отметить те, которые вам нравятся и поинтересоваться, какие агентства их делали. Кроме этого, рекомендуется поинтересоваться, какие агентства получали призы за рекламные кампании смежных с вами категорий товаров – однако это скорее из московской практики (и возможностей).

Тренинговый центр онлайн за 120 000 руб.

12 ТРАНСФОРМАЦИОННЫХ ИГР, 35 ТРЕНИНГОВ.
ПОЛНОЦЕННАЯ ИНФРАСТРУКТУРА ДЛЯ РАБОТЫ
ОФЛАЙН + ОНЛАЙН.

В стоимость входит комплект материалов для очного проведения 12 т-игр и 35 тренингов. Виртуальный бизнес-кабинет для проведения этих программ в онлайн-формате. Живое обучение. Поддержка в процессе работы.

Выбрав несколько предположительно подходящих агентств, договоритесь с каждым о встрече и попросите их провести собственную презентацию: рассказать о своей истории, опыте работы с крупными заказчиками, квалификации специалистов и т.д. Этот этап очень важен, поскольку поможет сразу отсеять недостаточно профессиональных кандидатов и остановиться на действительно лучших.

Теперь, когда участники тендера определены, настало время разослать всем бриф с заданием на рекламу и условиями проведения тендера.

Что должен включать бриф с заданием

От того насколько профессионально составлен бриф, во многом зависит полученный результат. Согласно разработкам Европейской ассоциации рекламных агентств, бриф должен содержать следующую информацию:

Описание компании-рекламодателя и продукта (включая текущее позиционирование и обзор конкурентов).

Цели рекламной кампании (изменить имидж, вывести новый продукт на рынок, отстроиться от конкурентов, повысить узнаваемость, увеличить объем продаж и т.д.).

Подробное описание целевой аудитории.

Желаемое позиционирование бренда.

Перечень основных рекламных сообщений (идеи и мысли, которые вы хотите донести до аудитории), в порядке приоритетности.

Организационные вопросы: график проведения тендера, будущий рекламный бюджет, на который может рассчитывать победитель, сроки проведения кампании, территориальный охват и т.п.

Контактная информация: адрес, телефоны компании-заказчика, контактные лица, сроки подачи предложений и время проведения презентации.

Юридическая и другая необходимая информация.

Некоторые правила проведения тендера

Теперь остановимся на ряде опорных пунктов подробнее. Прежде всего, после прочтения перечня информации, которая должна содержаться в брифе, у вас может возникнуть вполне закономерный вопрос: не произойдет ли утечки информации к конкурентам? Ответ – нет: во-первых – город маленький, агентство не решит рисковать своей репутацией, во-вторых — есть такая вещь как договор о неразглашении коммерческой тайны. С другой стороны, и заказчик подписывает договор, в котором обязуется не разглашать и не использовать идеи и предложения предоставленные агентствами-участниками в рамках тендера.

Кроме того, ряд агентств могут запросить дополнительную информацию для более качественного выполнения работ – и если это обосновано, стоит пойти им навстречу. К слову, согласно сложившимся обычаям, затраты на приобретение результатов маркетинговых исследований по рынку и другой справочной информации несет компания-заказчик.

Если говорить о сроках проведения тендера, то минимально необходимым промежутком времени для разработки проекта и подготовки презентации считается 4 недели, хотя лучше дать агентствам немного больше времени: не забывайте, эту работу они выполняют бесплатно и в свободное время после обслуживания существующих клиентов, требующих не меньшего внимания.

И еще один важный момент: общепринятым правилом проведения закрытого тендера является включение в бриф перечня всех остальных компаний участников. Кроме этого рекомендуется сообщить претендентам о критериях, по которым будет оцениваться их работа (а для этого стоит самим определиться с этими критериями).

В ответ на рассылку брифа – рекламные агентства должны прислать подтверждение своего участия. Возможно, придется провести еще несколько установочных встреч.

Подведение итогов тендера

После проведения презентации всеми участниками, возьмите тайм-аут на пару недель для принятия взвешенного решения. Этот перерыв полезен еще и тем, что вы можете провести предварительные переговоры по согласованию условий контракта с компанией-фаворитом. Если по какой-то причине вы не сможете прийти к согласию – у вас всегда останется в запасе компания, занявшая второе место.

Только после того, как все юридические тонкости будущего сотрудничества улажены, стоит официально объявить результаты тендера. Хотя о дате оглашения итогов все участники должны были быть оповещены сразу после презентаций.

Итак, выбор сделан, победитель определен – настало время письменно поблагодарить всех участников за их работу (некоторые крупные компании даже выплачивают проигравшим небольшие компенсации) — кто знает, может, через год, когда вы в очередной раз решите сменить партнера, кто-то из них сделает идеальное предложение, и наконец-то создаст лучшую рекламную кампанию всех времен и народов.

Что такое тендер? И как он проходит?

В российском законе понятия «тендер» нет, хотя в обиходе оно звучит довольно часто. Как правило, под ним имеют в виду «конкурентную закупку» — это когда государство или компания сообщает, что ей нужен продукт, — а поставщики предлагают свои варианты. Примерно как если вы в соцсети просите контакты «хорошего специалиста», а вам в комментариях советуют разных людей.

А как проходит тендер? Хочу понятный пример.

Легко! Небольшая самарская фабрика делает йогурт и хочет купить новую одежду для своих сотрудников. В прошлый раз ее покупали в ближайшем магазине, но она оказалась непрочной, а цвета — нелепыми. Фабрика решила посмотреть, что еще есть на рынке. Зарегистрировалась на электронной торговой площадке и описала, чего хочет. Получила десятки предложений и выбрала крошечное ателье из Воронежа с отличными отзывами. Вместе с доставкой спецодежда обошлась дешевле, чем раньше, — и сотрудникам она нравится больше.

А кто устраивает тендеры?

И частные компании, и государство. Первых все больше: рынок корпоративных закупок в 2017 году вырос на 6% — преимущественно о них и будем говорить в этих карточках.

Компании с государственным участием тоже проводят тендеры, например «Роснефть» и «РЖД» (и делают они это по закону 223-ФЗ). Объемы внушительные: в 2017 году госкомпании провели закупки на 27 триллионов рублей .

Наконец, самые известные тендеры — это «госзакупки» (для них есть отдельный закон 44-ФЗ), их проводят на бюджетные деньги. К ним жесткие требования: например, закупки обязательно надо размещать на сайте Единой информационной системы в сфере закупок, документы оформлять только в стандартной форме.

Зачем так сложно? Можно ведь просто взять и купить, без тендера.

Для частных компаний проведение тендера — это способ стать эффективнее, расширив круг привычных поставщиков. Еще это хороший знак для контрагентов и потенциальных инвесторов: если компания проводит публичные закупки, значит, стремится к открытости. Ну и дополнительный плюс — можно быть уверенным, что ответственные за закупки сотрудники не привлекают в качестве подрядчиков своих друзей.

Что касается государства и компаний с госучастием, тендеры — это в первую очередь попытка доказать свою прозрачность .

Про заказчиков ясно. А зачем мне в этом участвовать?

Тут все очевидно: это поможет вам найти новых заказчиков, войти в пул их постоянных поставщиков, пополнить портфолио и, конечно, заработать. И важно, что электронные закупки — это официальный и открытый канал работы с заказчиком, который не подразумевает «серых» схем.

А как искать тендеры?

Есть множество способов. Некоторые заказчики действуют «в лоб»: рассылают письма о закупке потенциальным поставщикам — тут, конечно, нужно предварительное знакомство. Но проще всего искать закупки на электронных площадках — вместе с одной из них, B2B-Center, мы написали эти карточки. Там, кстати, поиск можно автоматизировать за счет подписки на новые закупки по интересующей теме или пользоваться рекомендациями площадки (это бесплатно). В среднем на сайте около 5,5 тысячи актуальных закупок, а оборот торгов в сутки — от 8 до 15 миллиардов рублей.

Допустим, я хочу поучаствовать в тендере. Что я должен сделать?

Расскажем по пунктам на примере B2B-Center. Другие электронные площадки работают похожим образом:

• Получите электронную подпись (ЭП). Это токен , который выдают в удостоверяющих центрах, обычно процедура занимает пару дней.
• Зарегистрируйтесь на площадке — как ООО или ИП.
• Заполните профиль. Чем подробнее, тем лучше: расскажите, в каком регионе работаете, в каких сферах бизнеса, какой у вас опыт. Это не только поможет заказчикам понять, кто вы, но и оградит вас от нерелевантных предложений.
• Оплатите участие в закупках. У B2B-Center есть разные тарифы, в зависимости от суммы сделок. За 1000 рублей в месяц можно участвовать в закупках на сумму меньше 600 тысяч рублей, за 5 тысяч рублей — в закупках отдельных компаний, которые вы сами и выберете, а за 10 тысяч рублей — вообще в любых.
• Находите подходящие закупки и вдумчиво читайте их описание, затем отправляйте предложение, торгуйтесь с другими участниками (если тип закупки это позволяет) и ждите выбора победителя. Если это вы — заключайте договор и приступайте к работе.
• Если вы считаете, что заказчик, который проводит закупки по закону 223-ФЗ или 44-ФЗ, нарушает его, то имеете право обратиться в ФАС — и иногда это может изменить ход дела.

Но это же для огромных компаний, а у меня маленькая фирма!

Вовсе нет. В закупках активно участвует малый и средний бизнес (МСБ) — просто он ориентируется не на огромные контракты, а на сделки поменьше. Более того, и государство, и госкомпании обязаны делать 15–18% всех своих закупок только у малого и среднего бизнеса. За неполный 2017 год на одной только площадке B2B-Center госкомпании провели больше 15 тысяч закупок у МСБ.

Раз так, может, и мне искать поставщиков через тендер?

Есть смысл попробовать. Никаких ограничений по размеру компании или роду деятельности нет. Например, на площадке B2B-Center свои закупки могут размещать даже компании, которые находятся в стадии банкротства (скажем, они могут разместить закупку грузовиков для вывоза офисной мебели). Рядом с их предложениями есть соответствующие пометки — чтобы подрядчики знали, с кем имеют дело.