Для чего нужна электронная подпись ип

Всё, что нужно знать об электронной подписи: для чего ИП и ООО нужна ЭЦП, какой она может быть, где ее оформить и как безопасно использовать

Электронная подпись — это удобно. Она позволяет сдавать отчеты в налоговую и фонды и обмениваться документами с контрагентами, не переживая, что письмо потеряется. Разобравшись, как работает ЭЦП, вы убедитесь, что при правильном использовании она не таит в себе рисков для бизнеса.

Мы написали статью для сомневающихся и рассказали, для чего нужна ЭЦП, каких типов она бывает, как ее получить и безопасно использовать. Прочитайте эту статью, чтобы узнать:

Понятие электронно-цифровая подпись (ЭЦП) устарело, теперь применяется термин электронная подпись, сокращенно — ЭП. Но мы использовали в статье привычное сокращение, чтобы вам было проще найти ее.

Что такое ЭП

Электронная подпись (ЭП) — это информация, которая хранится в электронном виде и присоединяется к документу, с ее помощью можно установить личность подписавшего. Документ, подписанный ЭП, имеет такую же юридическую силу, как бумажный экземпляр, содержащий собственноручную подпись и печать.

С помощью электронной подписи можно обмениваться с контрагентами документами в электронном виде, сдавать отчеты в налоговую и другие контролирующие органы через интернет, подавать иски в суд, участвовать в аукционах и тендерах.

Что можно подписывать ЭЦП и как ее правильно использовать — написано в Федеральном законе «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ. В статье 10 перечислены обязанности участников электронного взаимодействия, среди которых:

• обеспечивать конфиденциальность ключа электронной подписи, не допускать его использования третьими лицами без согласия владельца;
• уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и других участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;
• не использовать ключ электронной подписи, если есть основания полагать, что его конфиденциальность нарушена.

Проще говоря, используя ЭП, вы должны следить за тем, чтобы ключ не попал в чужие руки. А если это случилось, обязаны сообщить о проблеме в удостоверяющий центр, который выдал сертификат, и тем, с кем ведете электронный документооборот. Возникает логичный вопрос — безопасно ли давать доступ к ЭП бухгалтеру, который сдает отчеты за вас? Отвечаем: вы имеете право согласовать использование подписи под вашим контролем, но несете полную ответственность за любые последствия. Передача права пользования ЭП другому человеку законом не предусмотрена. Оптимальное решение — выпустить отдельную ЭП для бухгалтера.

В Фингуру это устроено так. Принимая на обслуживание ИП или ООО, мы выпускаем отдельную ЭП на имя руководителя, которая используется только нашими специалистами. Руководитель поручает нам накладывать эту подпись на предварительно согласованную отчетность и использовать ее при расшифровке входящих документов от контролирующих органов. При расторжении контракта мы отзываем подпись. Эта схема позволяет легко урегулировать любую спорную ситуацию, касающуюся применения подписи, т. к. ее можем использовать только мы.

Для чего нужна ЭЦП и какой она может быть

Электронная подпись нужна для осуществления электронного документооборота, использования сайта Госуслуг и в ряде других случаев, которые мы рассмотрим ниже. Иногда без нее не обойтись. Например, торгуя со склада маркетплейса, вы будете оформлять поставки и получать отчеты посредством электронного документооборота ЭДО, для чего придется оформить ЭП. Также обязательно использование ЭДО, если вы производите или продаете товары (одежду, обувь, табачные изделия и т. д.), подлежащие обязательной маркировке. Отчеты в налоговую пока разрешено сдавать на бумаге (кроме отчетов по НДС), но и это может в скором времени измениться — к 2024 году государство планирует полностью перейти на электронный формат взаимодействия с бизнесом .

Концепция развития ЭДО, утвержденная президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию 25 декабря 2020, предусматривает такие этапы отказа от обмена бумажными документами.

Чем отличается обычная ЭЦП от усиленной ЭЦП

В законе зафиксировано два типа электронных подписей: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Давайте разберемся, для чего нужна каждая ЭЦП.

• Вход в личный кабинет банка.
• Авторизация на сайтах.
• Получение услуг на портале Госуслуги.
• Заверение документов в рамках внутрифирменного документооборота.

• Электронный документооборот с контрагентами.
• Электронный документооборот внутри компании.
• Использование личного кабинета налогоплательщика-самозанятого.

• Электронный документооборот с контрагентами.
• Сдача отчетов в налоговую и фонды.
• Использование личного кабинета налогоплательщика, имеющего статус ИП или юрлица.
• Использование сайта Госуслуг.
• Участие в торгах.
• Подача заявления в суд.

Теперь вы знаете, чем отличается простая ЭЦП от усиленной ЭЦП и что можно подписывать с помощью ЭЦП. Поскольку ИП и юрлицам чаще всего нужна квалифицированная усиленная подпись, дальше будем говорить только о ней.

Как получить квалифицированную ЭП

Шаг 1. Соберите документы.

1. Паспорт.
2. ИНН.
3. Номер СНИЛС.
4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

1. Паспорт и СНИЛС руководителя.
2. Учредительные документы юрлица.
3. Выписка из ЕГРЮЛ.
4. Свидетельство о постановке на налоговый учет.

Если документы подает уполномоченный представитель, дополнительно нужны его паспорт и доверенность от руководителя ООО.

Шаг 2. Выберите удостоверяющий центр.

Он должен быть аккредитован государством. Проверить, уполномочен ли центр выдавать ЭП, можно на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ .

Шаг 3. Подать документы в выбранный УЦ.

Если вы оформляете ЭП впервые, дистанционное подтверждение личности невозможно, придется явиться лично (в случае ООО подать документы может не руководитель, а доверенное лицо).

В удостоверяющем центре вас попросят заполнить заявление на выдачу квалифицированной ЭП и оплатить услугу. Средняя стоимость выдачи подписи — 3 000 рублей.

Шаг 4. Получить подпись.

Сертификат и ключ будут записаны на носитель. Если решите использовать токен (защищенный USB-носитель, который считается самым безопасным из возможных вариантов), заплатите за него дополнительно около 1 000 рублей.

Сертификат ЭП, как правило, выдается на год. До окончания срока действия его можно продлить, если не успели — придется снова подавать заявление, собирать пакет документов и платить. Документы, подписанные ЭП, после окончания срока действия сертификата сохраняют юридическую силу.

Доверьте бухгалтерский учет нам! Поможем получить квалифицированную ЭП, наладить ЭДО с контрагентами, налоговой и фондами.

Как пользоваться ЭЦП

Что представляет собой квалифицированная ЭП

Это уникальная последовательность цифр, которая содержит в себе:

• Закрытый ключ, задача которого — генерировать электронную подпись. Его можно хранить на жестком диске компьютера, любом USB-носителе или в облаке. Самым безопасным вариантом считается использование токена — USB-носителя, напоминающего флешку, в который встроена защищенная карта памяти.
• Открытый ключ, содержащий общедоступную информацию. Используя его, тот, с кем вы ведете электронный документооборот, может проверить подлинность подписи и убедиться, что документ не был изменен после подписания.
• Сертификат, который содержит информацию о владельце ЭП и удостоверяющем центре.

Как пользоваться ЭЦП

Перед началом работы с электронной подписью нужно настроить рабочее место: установить программу для защиты информации (средство криптографической защиты информации или СКЗИ), а также сертификаты удостоверяющего центра и Министерства цифрового развития, которые подтверждают тот факт, что подпись была выдана аккредитованным УЦ.

До того, как начать пользоваться ЭЦП на электронных площадках, нужно будет установить расширения для браузера. Какие конкретно — скажут в удостоверяющем центре, который выдал подпись.

Использование подписи сводится к взаимодействию открытого и закрытого ключей. Когда вы отправляете отчет в налоговую через систему ЭДО, происходит следующее:

1. Вы подписываете документ. Процесс зависит от системы ЭДО и того, в какой программе создавался или редактировался отчет.
2. С помощью специальной программы для криптографической защиты информации на основе содержимого документа генерируется так называемая хэш-сумма, представляющая собой уникальную последовательность цифр.
3. Хэш-сумма шифруется с использованием закрытого ключа. Получается уникальная подпись для данного документа.
4. Отправляете отчет в ФНС. Кроме документа с подписью передается сертификат, в котором содержится открытый ключ.
5. Получатель с помощью открытого ключа создает хэш-сумму, которую СКЗИ на его стороне сравнивает с той, которую зашифровали в подписи вы. Если последовательности совпадают, отчет считается подписанным и имеющим юридическую силу. Если нет, это указывает на то, что после подписания в документ внесли изменения, что делает его недействительным.

Возьмем на себя бухучет ИП и ООО на любой системе налогообложения, вне зависимости от сферы деятельности. Отвечаем за качество услуг — страхуем от ошибок на миллион рублей.

Как проверить подлинность ЭП

Если будете принимать от контрагентов документы в электронном виде не через систему ЭДО (по электронной почте), придется самостоятельно проверять их подлинность. Для этого используются специализированные сервисы (например, КриптоПро , Контур.Крипто ) или сайт Госуслуг , а также плагины для Microsoft Word и Excel, которые позволяют провести проверку в интерфейсе программ, и плагины Adobe для проверки PDF-файлов.

Рассмотрим процедуру проверки подлинности документа через Госуслуги:

1. Заходите в соответствующий раздел сайта .
2. Выбираете тип документа.
3. Загружаете файл.
4. Вводите капчу.
5. Получаете результат — информацию об ЭП: сведения о владельце, выдавшем сертификат УЦ и сроке действия. Если окажется, что срок действия закончился, или найдется другое несоответствие, вы увидите уведомление об этом.

Что делать, если токен с ключом ЭП утерян, украден или сотрудник, на которого оформляли сертификат, уволен

Как можно быстрее подать заявление об отзыве ЭП в удостоверяющий центр, который ее выдал, а затем оформить новый сертификат. Так вы сможете избежать ситуации, когда кто-то подпишет документы, а вам придется за это отвечать.

Аналогично нужно действовать в случае, если ЭП была скомпрометирована — например, ею без вашего ведома и согласия воспользовался сотрудник.

В соответствии с законом «Об электронной подписи» вы обязаны обеспечить сохранность сертификата и ключа ЭП.

Что изменится в 2021-2022 годах

1. Количество аккредитованных УЦ уменьшится. После 1 июля 2021 года продолжать работать смогут только те центры, которые прошли аккредитацию по новым, более строгим правилам.
2. С 01.01.2022 всем сотрудникам, которые участвуют в процессе ЭДО, нужно будет оформить свои подписи, обратившись в удостоверяющий центр. К каждому документу, подписанному таким человеком, нужно будет приложить машиночитаемую доверенность на право подписи.
3. ИП и руководители ООО смогут оформить ЭП только в ФНС.

В планах также два важных изменения, даты вступления которых в силу пока неизвестны:

1. По поручению владельца сертификата ЭП удостоверяющие центры смогут хранить информацию в облаке. Это позволит подписывать документы откуда угодно, без настройки рабочего места. Такие центры должны будут соответствовать повышенным требованиям к технической оснащенности и страхованию ответственности перед клиентами.
2. Появится доверенная третья сторона — организации, которые смогут проверять действительность сертификатов и полномочия участников ЭДО. Это нужно, чтобы исключить применение ЭП в мошеннических целях.

Выбрав Фингуру, вы получите ЭП и помощь в налаживании ЭДО с контрагентами, команду из трех бухгалтеров с опытом работы в вашей сфере (по зарплате, налогам, первичке) и персонального ассистента. От 3 300 рублей в месяц для ИП, от 6 600 рублей в месяц для ООО.

Электронная цифровая подпись для ИП

Индивидуальный предприниматель обязан представлять некоторые виды отчётности только в электронном виде. Для этого ИП использует электронную подпись (ЭП).

ЭП — это совокупность специальных реквизитов, которые содержат сведения о её владельце. Такая технология позволяет не только работать с электронной документацией, но и удалённо взаимодействовать с контрагентами, принимать участие в электронных торгах, работать на госпорталах. Выпуск электронной подписи всегда осуществляется для конкретного физлица.

В чём отличие подписи ИП от ЭП юридического или физического лица

В зависимости от того, на кого выпущена электронная подпись, она имеет различные функции.

ЭП юрлица

Подпись для руководителя компании содержит общие сведения и данные юрлица. Её используют для подписания документов от имени организации и для ЭДО.

ЭП физлица

С ЭП физлица можно работать на госпорталах, подписывать кадровые документы или подавать заявления в учебные заведения. Также гражданин может удалённо зарегистрировать себя в качестве индивидуального предпринимателя на сайте nalog.ru. Чтобы сдавать отчётность и подписывать файлы от имени фирмы ЭП физлица, подпись должна быть квалифицированной, а на сотрудника составляют доверенность. Только после этого государственные ведомства работают с такой подписью, а документы приобретают юридическую значимость.

ЭП индивидуального предпринимателя

В ЭП для ИП содержатся данные об основном регистрационном номере индивидуального предпринимателя. Ей можно подписывать любые цифровые файлы и документы, а также осуществлять юридически значимый документооборот. Она равнозначна рукописной подписи.

Какая ЭЦП нужна ИП

Существует три вида подписи:

• Простая ЭП;
• Усиленная неквалифицированная ЭП (НЭП);
• Усиленная квалифицированная ЭП.

Индивидуальные предприниматели используют квалифицированную электронную подпись — КЭП ИП. НЭП подойдёт только для внутреннего ЭДО. При этом, чтобы взаимодействовать с контрагентами, стороны должны заключить специальное соглашение. В документе прописывают правила использования такой подписи и взаимное признание её юридической силы.

Сдавать отчётность в контролирующие органы можно только с квалифицированной электронной подписью. А для работы с партнёрами не требуется заключать дополнительных договоров. КЭП является полным аналогом собственноручной подписи.

Далее рассмотрим, как и где получить КЭП индивидуального предпринимателя.

Как получить ЭЦП для ИП в налоговой

ЭП для ИП можно получить, обратившись в удостоверяющий центр ФНС или к доверенному лицу ведомства. Для получения потребуется заполнить заявку, приехать в местное отделение налоговой службы, представить необходимые документы. Услуга предоставляется бесплатно. Для оформления необходимо купить сертифицированный физический носитель для хранения электронной подписи — USB-токен. Устройство должно иметь сертификацию от ФСТЭК или ФСБ России.

Заявление подаётся двумя способами: онлайн или лично в отделении. Каждый вариант имеет свои нюансы.

Онлайн

Дистанционно отправляется только заявление на получение КЭП. Налоговая не выдаёт электронные подписи удалённо, так как для этой процедуры требуется подтверждение личности будущего владельца.

Заявка формируется в личном кабинете ФНС в соответствующем разделе. Документ заполняется автоматически. После этого предпринимателю нужно посетить налоговую лично.

Лично

Бумажное заявление на выдачу КЭП можно заполнить в ФНС или заранее, предварительно распечатав документ с сайта налоговой.

Что делать дальше

В конечном счёте индивидуальному предпринимателю нужно лично посетить ФНС, вне зависимости от формы заявления. Получить электронную подпись по доверенности нельзя. При себе необходимо иметь паспорт, СНИЛС, ИНН и токен.

Перечень подходящих отделений представлен на сайте ведомства в разделе «Порядок получения электронной подписи». Записываться на приём не нужно. Клиенты налоговой обслуживаются в порядке очереди по графику филиала. Индивидуальному предпринимателю лучше запланировать визит заранее и выделить дополнительное время.

Важно

Сотрудники и доверенные лица ИП не могут получить бесплатную КЭП налоговой. Также за них этого не может сделать сам индивидуальный предприниматель. Данным категориям граждан требуется получить КЭП физического лица. Для этого необходимо обратиться в коммерческий удостоверяющий центр, который имеет аккредитацию от Министерства цифрового развития. Их список ограничен. Актуальный перечень таких организаций представлен на сайте ведомства.

Сотрудники и доверенные лица ИП используют электронную подпись физического лица совместно с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Именно МЧД даёт право осуществлять деятельность от лица предпринимателя. В документе указываются срок действия и переданные полномочия.

Зачем покупать токен и устанавливать КриптоПро

КЭП хранится только у владельца. Чтобы начать с ней работать, токен вставляется в компьютер. Удалённо применить электронную подпись нельзя. Сделано это для того, чтобы подписью не воспользовались злоумышленники, а зашифрованная информация не попала в руки третьим лицам. Хранение ЭЦП на ключевом носителе — это гарантия информационной безопасности.

Для работы с КЭП нужно установить на компьютер специальную программу — криптопровайдер. Данный модуль создаёт, шифрует и защищает подписанную информацию от изменений. Одной из таких программ является КриптоПро CSP.

КриптоПро CSP — это средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Без СКЗИ электронная подпись работать не будет. На сайте производителя можно скачать пробную версию программы. По истечении трёх месяцев пользователю нужно купить лицензию.

Как применить ЭЦП на практике

Чтобы подписать документ, пользователю необходимо:

1. Вставить токен в USB-разъём компьютера.
2. Запустить программу с цифровым документом.
3. Выбрать актуальный сертификат.
4. Нажать «Подписать».
5. Отправить файл в системе электронного документооборота, сохранить в компьютере или на стороннем носителе.

Сколько стоит ЭЦП для ИП

Квалифицированная электронная подпись ФНС выдаётся бесплатно. Предпринимателю нужно заплатить только за ключевой носитель и лицензию КриптоПро.

Цена токена зависит от модели и производителя. Например, устройства для ЕГАИС будут стоить дороже. Это связано с тем, что память носителя уже содержит СКЗИ.

КриптоПро нужно устанавливать для каждого компьютера, где будет применяться электронная подпись. Если для работы используется несколько ПК, предпринимателю придётся потратиться.

Сколько времени занимает оформление ЭЦП

Законодательством не установлен срок выдачи КЭП в ФНС. Процесс оформления зависит от загруженности выбранного отделения. Если пакет документов и токен в порядке, предприниматель получит электронную подпись в день визита. В редких случаях это занимает больше времени.

Период действия сертификата КЭП

С 1 января 2022 года, налоговая служба выдаёт сертификаты с фиксированным сроком действия — 15 месяцев. Ранее сертификат КЭП действовал один год.

Квалифицированная электронная подпись, полученная в налоговой, продлевается удалённо через личный кабинет пользователя. КЭП полученная в коммерческом удостоверяющем центре, действует до конца срока действия. Далее предпринимателю нужно обратиться в ФНС для создания новой КЭП.

Зачем нужна электронная подпись ИП

С помощью КЭП индивидуальный предприниматель может:

• сдавать отчётность;
• подписывать электронную документацию;
• пользоваться услугами различных государственных инфосистем;
• принимать участие в электронных торгах на различных интернет-площадках;
• взаимодействовать с ЕГАИС, «Честный ЗНАК» и другими сервисами.

Отчётность

Чтобы подавать бухгалтерскую или налоговую отчётность в электронном формате, необходимо обеспечить её информационную безопасность. В этих целях используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ).

• сохранить конфиденциальность переписки;
• корректно идентифицировать налогоплательщика, подающего отчётную документацию;
• защитить отчётность от внесения исправлений со стороны налогоплательщика.

Ключи для расшифровки документов есть только у ФНС, поэтому получить доступ к отчётным данным может только налоговый орган.

В системе внешнего электронного документооборота квалифицированный сертификат ЭП для ИП применяется, чтобы взаимодействовать с контролирующими органами, размещать информацию на госпорталах и участвовать в электронных торгах. Это обусловлено тем, что:

• электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, считается юридически значимым;
• КЭП можно использовать в любом виде ЭДО.

Торги

Наличие электронно-цифровой подписи для участия в электронных торгах является обязательным. Без неё ИП не сможет подать заявку на аккредитацию и участие в процедурах, а также вносить ценовые предложения на аукционе или редукционе. Для этого подойдёт специальная ЭЦП для участия в торгах.

Госуслуги

С квалифицированной электронной подписью ИП может получить доступ ко всем сервисам государственного портала. Квалифицированная электронная подпись для Госуслуг позволяет предпринимателю получить:

• выписки ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
• разрешение на монтаж конструкций;
• разрешение для передвижения грузовых транспортных средств;
• разрешение на ведение профессиональной деятельности.

ЕГАИС

Квалифицированной ЭП можно подписывать документы, которые необходимо отправить в ЕГАИС. Однако это должна быть специальная электронная подпись для ЕГАИС. Она выпускается только на носителях JaCarta-2 PKI\ГОСТ\SE и Рутокен ЭЦП 2.0 и имеет отличительный криптопровайдер. Перед использованием в других информационных системах следует удостовериться в возможности взаимодействия. ЕГАИС и портал ФНС поддерживают такой вид носителя. Следовательно, с такой КЭП пользователь сможет сдавать налоговую отчётность.

Количество торговых точек у индивидуального предпринимателя не имеет значения – достаточно одного сертификата КЭП. Работники филиала используют подпись работника ИП вместе с доверенностью.

Электронная подпись необходима на каждом этапе: от производства товара до его продажи. К примеру, при формировании накладной поставщик отправляет её цифровую копию, подтверждённую электронной подписью, в ЕГАИС. Торговец розничными товарами проверяет соответствие данных ЕГАИС с фактической поставкой. Если обнаружатся расхождения, он может составить соответствующий акт, который также нужно заверить с помощью ЭП.

Продукты по направлению

Электронная подпись для участия в торгах, работы на государственных порталах и электронного документооборота

Квалифицированная цифровая подпись для ИП. Зачем нужна и как получить

Иллюстрация: user5812043/freepik

2023 год богат на различные изменения в процессах для бизнеса, главным из которых стало введение единого налогового счета – ЕНС. Изменились сроки уплаты налогов и сдачи деклараций, добавились новые формы отчетности. Одна из них – заявление на зачет. Основное назначение этого документа – фиксирование даты уплаты страховых взносов в бюджет.

Составляется оно только в электронной форме и подписывается КЭП (квалифицированной электронной подписью).

И если на 2023 год без нее можно обойтись, уплачивая взносы по-старому (платежками на КБК взносов), то в 2024 году – сделать это уже не получится.

Резервирование страховых взносов необходимо для уменьшения УСН и патента на страховые взносы. Без фиксирования даты уплаты все взносы будут считаться уплаченными по умолчанию на дату их списания с ЕНС: 31 декабря и 1 июля.

Квалифицированная ЭП. Что это?

Квалифицированная подпись – это информация в электронной форме, подтверждающая достоверность и целостность подписываемого ею документа и авторство лица, составившего его.

Если по-простому: квалифицированная подпись – это собственноручная подпись, но в электронном формате. Документы, которые ею подписаны, так же, как и оригиналы, имеют юридическую силу.

Зачем нужна квалифицированная ЭП?

Про основное назначение (подписание заявления на зачет) сказано выше. Кроме этого, квалифицированная ЭП позволит предпринимателю:

Сдавать отчетность в ИФНС, Социальный фонд и другие госструктуры в электронной форме.

Взаимодействовать с электронными площадками и сервисами (Госуслуги, Росреестр, Честный ЗНАК и другими).

Работать с ЕГАИС.

Участвовать в торгах и госзакупках.

Вести ЭДО с контрагентами и сотрудниками.

Наличие ЭП. Право или обязанность ИП?

Прямой обязанности ИП иметь электронную подпись законодательство не устанавливает. Работать он может и без нее: сдавать отчетность на бумаге, взаимодействовать с клиентами и госструктурами лично. Но некоторые задачи невозможно реализовать без ЭП. Например, торговать алкоголем, участвовать в торгах и госзакупках.

Пошаговая инструкция по получению квалифицированной подписи ИП в 2023 году

До 2022 года квалифицированная электронная подпись оформлялась в коммерческих удостоверяющих центрах. С 2022 года начался постепенный переход на получение подписей в ФНС. Уже полученные подписи продолжали свое действие, а вот новые необходимо было получать уже в удостоверяющем центре ФНС (УЦ ФНС).

Получите КЭП без посещения ФНС! В этом вам поможет новый сервис от Платформа ОФД. Все подробности в нашем видео.

Изначально действие старых сертификатов ЭП предполагалось прекратить с начала нового 2023 года. Но законом № 536-ФЗ от 19.12.2022 были внесены изменения, согласно которым действие старых подписей, выданных коммерческими центрами, прекращается не с 1 января, а с 1 сентября 2023 года.

Таким образом, пользоваться старой подписью можно еще полгода.

Новую квалифицированную подпись ИП в 2023 году может оформить только в удостоверяющем центре ФНС (УЦ ФНС).

Для получения квалифицированной ЭП предприниматель должен:

Выбрать место получения подписи.

Приобрести токен (носитель ключа ЭП).

Собрать пакет необходимых документов.

Получить подпись в удостоверяющем центре.

Установить и настроить программное обеспечение для ЭП.

Рассмотрим подробнее каждый из указанных выше этапов.

Шаг 1. Выбор места получения электронной подписи

Квалифицированную подпись можно получить только в пунктах выдачи удостоверяющего центра ФНС или у ее доверенных лиц.

Такими пунктами являются налоговые инспекции. Но занимаются этим не все, а лишь те, у кого есть соответствующие полномочия.

Полный перечень ИФНС, занимающихся выдачей электронных подписей для ИП, приведен на сайте налоговой службы.

Перечень доверенных лиц также пока незначителен, но со временем он будет расширяться и получить подпись можно будет рядом с домом. На момент написания статьи в их число входит семь юридических лиц. С полным перечнем доверенных лиц УЦ ФНС можно ознакомиться на сайте ФНС.

Обратите внимание, что порядок получения подписи в удостоверяющем центре и у доверенных лиц может различаться. Различия могут быть даже между удостоверяющими центрами: как по перечню документов, так и по порядку получения. В связи с этим рекомендуем изучить условия выдачи ЭП у выбранного доверенного лица.

Шаг 2. Покупка токена (устройства для работы с ЭП)

Сама по себе электронная подпись является лишь информацией, которая записывается на физический носитель. Этот носитель вставляется в компьютер или ноутбук, и с помощью специального программного обеспечения производится подписание документа электронной подписью.

Без носителя квалифицированная подпись может существовать: ее можно записать, в принципе, на любой носитель или на сам компьютер. Но такая подпись не будет защищена должным образом, что может повлечь ее незаконное использование мошенниками.

Запись квалифицированной электронной подписи в ИФНС или у доверенных лиц производится только на защищенный носитель – токен.

Токен – ключевой носитель электронной подписи USB-типа, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ. Он должен отвечать целому ряду требований. В противном случае, подпись на него записана не будет и ИП откажут в ее выдаче.

К требованиям, которым должен отвечать носитель подписи, относятся:

Наличие сертификации от ФСТЭК или ФСБ.

Обязательное требование. Вместе с токеном вам должны выдать документ, подтверждающий сертификацию токена. Его нужно будет приложить к общему пакету документов для получения подписи.

Формат устройства.

Токен должен иметь определенный формат – USB Type-А. Устройство другого формата для записи на него электронной подписи не подойдет.

Эти два условия обязательны, в остальном ИП может выбрать токен по своему усмотрению. Производитель может дополнить его расширенной памятью, дополнительными функциями или более защищенным корпусом. Все это скажется на цене.

Дороже выйдут и устройства известных производителей, такие как Рутокен и JaCarta.

Выбирайте токен по своим предпочтениям, не забывая проверить, отвечают ли они двум указанным выше обязательным требованиям.

Данным условиям отвечают следующие виды токенов: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.

Приобретать новый токен не обязательно, если он у вас уже есть и отвечает всем необходимым условиям.

Электронная подпись ФНС

Закажите электронную подпись в личном кабинете «Платформа ОФД»

Шаг 3. Сбор необходимых документов

Для получения квалифицированной электронной подписи необходимо подготовить следующий пакет документов:

Заявление можно заполнить в электронной форме и заранее направить на проверку в удостоверяющий центр ФНС или выбранному доверенному лицу.

К указанным документам в ИФНС потребуется предоставить и сам носитель (токен) квалифицированной подписи, приобретенный заранее.

Обратите внимание, что у доверенных лиц перечень документов для получения подписи может отличаться. Рекомендуем заранее уточнить список необходимых документов.

Шаг 4. Получение подписи в удостоверяющем центре (у доверенного лица)

После того как пакет документов будет собран, а токен приобретен, все это необходимо будет отнести в выбранный УЦ или к доверенному лицу.

Сэкономьте свое время и закажите электронную подпись для ИП в Личном кабинете «Платформа ОФД». Это удобно, так как данные заполняются автоматически из Личного кабинета.

Важные моменты про ЭП:

Срок выдачи подписи – в день обращения.

Стоимость подписи (не считая стоимости токена) – бесплатно.

Срок действия подписи – 15 месяцев.

Ключ подписи – неэкспортируемый, то есть его нельзя скопировать с токена на компьютер.

Получение по доверенности – невозможно.

Шаг 5. Установка и настройка ПО для работы с подписью

Для начала работы с подписью мало ее получить, нужно также настроить программное обеспечение на компьютере, где подпись будет использоваться.

Для каждой машины ПО нужно настраивать отдельно и, это может сказаться на стоимости, так как некоторые программы платные. Например, КриптоПро CSP.

Для работы с электронной подписью на компьютер потребуется установить следующие программы:

Основное программное обеспечение – «КриптоПро CSP».

Плагин для работы с электронной й подписью.

Расширение плагина для работы в вашем браузере.

Драйвер для токена.

Драйвера для скачивания – Рутокен, JaCarta.

Корневые и промежуточные сертификаты.

Для работы с порталом Госуслуг или системой ЕГАИС понадобится установить дополнительные плагины или программы.

Какие бывают электронные подписи, в каких случаях они применяются и как получить ЭЦП

Большинство государственных услуг давно можно получить в электронном виде, и на самом деле весь документооборот можно перевести в такой формат, но для этого придется оформить электронную подпись. Разбираемся, что это такое, чем отличаются механизмы получения такой подписи для физлиц и юрлиц и для чего она может понадобиться.

Что такое электронная подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это атрибут электронного документа, с помощью которого верифицируется авторство, время подписания документа и его неизменность. ЭЦП даже может полностью заменить рукописную подпись, но есть нюансы.

Принцип работы ЭЦП

Подписанный ЭЦП документ зашифровывается с помощью закрытого ключа, а расшифровывается с помощью открытого. Весь процесс складывается из нескольких этапов:

• Информация о документе и его содержании зашифровывается с помощью закрытого ключа, создается хэш-сумма.
• Полученная подпись прикрепляется к документу.
• Вместе с документом добавляется сертификат проверки (открытый ключ).
• С помощью программы криптографической защиты информации проверяется соответствие хэш-суммы и содержания документа. Если документ не изменялся после подписания, значит эти переменные совпадут, то есть документ сохранит юридическую силу.

Сертификат закрытого ключа хранится у владельца подписи на компьютере, внешнем диске или специальной флешке (токене). Также подпись можно записать на менее популярные носители: смарт-карты, сим-карты, облачные хранилища, диски.

Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:

1. Кто владеет подписью.
2. Какие у него полномочия.
3. Какая организация выдала подпись.

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись позволяет подписывать документы в электронном виде. Если для простых операций подходит простое подтверждение личности с помощью пары «логин-пароль» или СМС-подтверждение, то, например, для других целей физическим лицам понадобится ЭЦП. Например, чтобы:

• подать декларацию в ФНС;
• удаленно заключить трудовой договор;
• подать судебный иск через ГАС «Правосудие»;
• оформить заявление на поступление в вуз;
• получить патент или разрешение на различные работы;
• проводить удаленно сделки с недвижимостью (только при наличии специального расширения);
• подписывать договоры между заказчиком и исполнителем;
• использовать в других случаях, когда нужна подпись человека.

Федеральный закон «Об электронной подписи» прямо указывает, что ЭЦП — замена рукописной подписи. Поэтому физлицо смело может использовать электронную подпись в любых случаях, а препятствие к этому может быть лишь одно — категоричный отказ второй стороны взаимодействовать таким образом.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели пользуются ЭЦП, чтобы подавать отчетность, общаться с госорганами по электронному документообороту, работать в системе «Честный знак» или пользоваться онлайн-эквайрингом. Предпринимателям точно не обойтись без электронной подписи, если они планируют участвовать в тендерах и аукционах на торговых площадках. Без ЭЦП аккредитоваться на таких площадках не получится.

Декларации и отчетность в ФНС

Запросы в ПФР и ФСС

принимаются, но только на «Госуслугах» и только по выпискам

Трудовые отношения между организациями и сотрудниками

Операции с недвижимостью в Росреестре

принимаются, причем только со специальным расширением

принимаются, но ограниченно

принимаются, но только для студентов

В чем плюсы и минусы ЭЦП

Самое главное преимущество электронной подписи — экономия времени, а значит и расходов, связанных с физическим оформлением и подачей документов. Перевод документооборота в электронный вид упрощает рабочие процессы. Также к плюсам ЭЦП можно отнести:

• безопасность: электронную подпись невозможно подделать, если ее владелец соблюдает все правила сохранности;
• легкая проверка подлинности;
• высокая скорость коммуникаций между сторонами.

Правда, за это придется заплатить. Усиленная квалифицированная электронная подпись физического лица при самостоятельном выпуске стоит 1 200 рублей, а стоимость одного ключа для юрлиц может достигать 10 тыс. рублей. Учитывая, что ЭЦП действует только 15 месяцев, эти расходы станут ежегодными. К тому же в компании подпись может понадобиться нескольким сотрудникам, тогда расходы могут оказаться еще более существенными.

Электронная подпись — это точно безопасно?

Виды ЭЦП и их отличия

Всего существует три вида электронной подписи — простая, неквалифицированная и квалифицированная:

• Простая электронная подпись. Это знакомые пары «логин-пароль», коды из пуш-уведомлений и СМС. Когда пользователи заходят в онлайн-банкинг или в личные кабинеты сайтов госуслуг, совершают операции, подтверждают их с помощью кодов и паролей, то по условиям оферты или договора это приравнивается к подписи. Это лишь подтверждение согласия на действие, но нет никакой гарантии авторства.
• Неквалифицированная электронная подпись. Этот вид ЭЦП используется для электронного документооборота внутри компаний или с внешними контрагентами, если между сторонами подписаны соглашения о доверии электронным подписям. Неквалифицированную ЭЦП создают с помощью программ шифрования. Такой способ точно определяет автора, время подписи, но доказать неизменность документа уже не получится. А государство вовсе не доверяет этому виду ЭЦП, поэтому использовать такие документы в суде не получится.
• Квалифицированная электронная подпись (иногда — усиленная квалифицированная электронная подпись, УКЭП). Ее выдают лишь в удостоверяющих центрах, которые проходят госаккредитацию, поэтому это самый надежный вид ЭЦП. Ключи создаются только в тех программах, которые прошли сертификацию в ФСБ. Соответственно, государственные органы всецело доверяют именно квалифицированным электронным подписям. Подписанный такой ЭЦП документ можно проверить на авторство, неизменность и время подписания, то есть он равнозначен документу, подписанному от руки.

Для работы на портале Росреестра понадобится специальное расширение для квалифицированной электронной подписи. Без этого расширения ведомство не принимает электронные документы.

Можно ли компаниям участвовать в торгах с квалифицированной электронной подписью?

Как получить электронную подпись

Как получить электронную подпись физлицу

Квалифицированную электронную подпись можно получить через удостоверяющие центры. Для оформления необходимо подготовить пакет документов: каждый УЦ запрашивает свой список, но чаще всего требуется только заявление, паспорт и СНИЛС. Стоит обратить внимание, что понадобится техника — ноутбук или персональный компьютер. Его для корректной работы с ЭЦП бесплатно настроят специалисты удостоверяющего центра.

В офис идти необязательно. Многие УЦ предлагают услугу выезда специалиста на дом. Представители выезжают к клиенту на дом, верифицируют личность, забирают документы и выдают токен. После этого человек сам выпускает подпись на своем компьютере — это делается за пару кликов.

Стоимость выдачи электронной УКЭП для физлиц не превышает 2 тыс. рублей. Плюс к этой сумме добавляется отдельно стоимость токена — от 1,5 до 2 тыс. рублей в зависимости от региона.

При этом для операций в личном кабинете налоговой подойдет и неквалифицированная подпись, которую ФНС оформляет налогоплательщику бесплатно. Получить ее можно в разделе «Профиль».

Можно получить по доверенности подпись за другого человека?

Как получить электронную подпись юрлицу и ИП

Юридические лица и ИП получают квалифицированные сертификаты подписи в удостоверяющем центре или МФЦ. Понадобятся следующие документы:

1. заявление на изготовление электронной подписи;
2. паспорт и СНИЛС (для ИП);
3. выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
4. копия устава;
5. доверенность уполномоченного представителя и паспорт получателя.

Как и в случае с физлицами, представители УЦ могут выехать в офис или на дом.

Стоит оформление от 800 до 20 тыс. рублей. Стоимость зависит от того, в каких целях юрлицо или предприниматель будет использовать подпись. Разные ведомства и торговые площадки предъявляют свои требования к нужным расширениям у ЭЦП. Помочь в подборе нужной конфигурации могут специалисты УЦ. Стоит обратить внимание, что отдельно оплачивается также носитель.

ФНС бесплатно выдает КЭП, но только руководителям юрлиц и ИП. Правда, носитель придется все равно покупать — любая флешка не подойдет. Только тот токен, что сертифицирован в ФСБ.

С 2022 года руководители юрлиц, ИП и частные нотариусы обязаны получать подписи в ФНС — непосредственно в отделении инспекции или в офисе доверенного лица налоговой. Если есть действующая электронная подпись, выданная другим УЦ, то ей можно пользоваться до конца года. Обновлять уже придется у налоговиков. Такая подпись будет действовать до 15 месяцев.

Можно ли проверить подлинность электронной подписи

Проверить подлинность электронной подписи можно несколькими способами:

на «Госуслугах». Пользователь загружает документ без ограничений в форматах. Проверить таким образом бесплатно можно как квалифицированную, так и неквалифицированную электронную подпись. Если подпись отсоединенная, загрузить нужно и подписанный документ, и файл подписи.
• Сервис «КонтурКрипто». Здесь можно как подписать, так и проверить документы, подписанные электронной подписью. Последняя процедура бесплатная и подходит для файлов в любом формате. Правда, проверить можно только отсоединенную подпись — для этого нужно загрузить и документ, и файл подписи.
• Сервис «КриптоПро». На этом сервисе проверить бесплатно получится только PDF-файлы, а за остальные придется заплатить. Зато проверить можно все типы подписей.
• Программа «КриптоАРМ». Минус этого способа в том, что придется скачивать специальную программу. Для этого достаточно бесплатной версии «Старт». Проверить можно файлы в любом формате, а также папки документов.
• Плагины для офисного софта и читалок PDF. У «КриптоПро» есть свои инструменты, с помощью которых можно проверить подлинность документа прямо в Adobe Reader, Word или Excel. Такая же возможность есть у плагина «КриптоБит».

Если подписи действительны, сервисы укажут владельца подписи, дату подписания, наименование удостоверяющего центра, а также подтвердят, что файл не был изменен. Если же проверка окажется неуспешной, пользователю укажут, что с этим документом не так.

Помимо подлинности подписи для надежности рекомендуется проверять аккредитацию удостоверяющего центра, выдавшего ЭЦП. Это можно сделать на сайте Минцифры России.

Может ли другой человек использовать мою электронную подпись

Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» накладывает ответственность за безопасность ЭЦП на ее владельца. Он отвечает за сохранность ключей и следит, чтобы электронную подпись не использовали без его согласия. Поэтому если соблюдать все правила безопасности, то использовать подпись без ведома ее владельца невозможно.

К сожалению, передача доверенности на ЭЦП никак не регламентирована. Чтобы сэкономить расходы, в некрупных компаниях часто заводят подпись на одного уполномоченного сотрудника (чаще всего директора), а после передают ее между сотрудниками. Бухгалтеры этим ключом отправляют отчетность в ФНС, юристы формируют иски в суд, коммерческие сотрудники маркируют товары.

По закону это не считается нарушением, но стоит помнить, что всю ответственность несет владелец подписи, независимо от того, подписывал он документ сам или поручил это своему доверенному сотруднику. Поэтому рекомендуется оформлять ЭЦП каждому сотруднику, у которого есть право подписи.