Как выглядит счет на оплату

Правила оформления счета на оплату

Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.

На практике в учетных политиках компаний счет на оплату можно увидеть в перечне первичных документов. Это не совсем верно: счет на оплату является дополнением к другому документу (счету-фактуре, товарной накладной, акту выполненных работ и т.д.), а не «первичкой». Он фактически не отражает хозяйственных операций компании, а только лишь является письменно выраженным желанием поставщика получить оплату оказанных услуг или внесение авансового платежа.

Обратите внимание! Счет на оплату может иметь срок действия, например, три дня с момента выставления. Это означает, что плательщик должен оплатить его именно в этот срок, либо условия могут измениться (стоимость товара, сроки поставки и т.д.). После того, как указанный срок пройдет, счет становится недействительным.

Как составить счет на оплату

Унифицированной формы для того, чтобы сделать счет на оплату также не предусмотрено. Хозяйствующий субъект вправе разработать свой бланк или использовать тот, который предлагает автоматизированная система учета.

Вместе с тем в бланке счета нужно указать все реквизиты, которые четко обозначат следующие цели:

Кто и кому выставляет счет.
За что требуется оплата.
Детализированная стоимость услуг (товара): стоимость каждого наименования отдельно и итоговая сумма.
Куда произвести перечисление денежных средств (банковские реквизиты для оплаты).
Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (номер, дата).

Если предприятие разрабатывает свою форму счета на оплату, то ее нужно утвердить в учетной политике предприятия, либо в другом локально-нормативном акте. Там же обычно прописывается порядок, как оформить счет на оплату (внесение обязательных реквизитов, нумерация, право подписи и т.д.).

Является ли счет на оплату договором, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Оформление счета на оплату: обязательные реквизиты

В счет на оплату вносят следующие реквизиты:

Наименование документа «Счет на оплату».
Данные поставщика. Они включают в себя полное его наименование и банковские реквизиты для перечисления денежных средств. К внесению этих данных нужно отнестись очень внимательно – если в них есть ошибка, то платеж покупателя не пропустит банк.
Наименование покупателя (Ф.И.О. для ИП и физлиц). Для полной идентификации покупателя сюда нужно добавить его юридический адрес и ИНН/КПП, можно внести банковские реквизиты.
Дата выставления счета и его порядковый номер.
Предмет оплаты и его стоимость. Как правило, данная информация оформляется в виде таблицы, в которой указываются: наименование товара (услуги), единица измерения, стоимость единицы, НДС (при необходимости), или «Без НДС», конечная стоимость товаров (услуг). Итоговая сумма пишется цифрами и прописью.
Подписи должностных лиц, удостоверяющие информацию, содержащуюся в счете. Обычно в этом качестве указывают главного бухгалтера и руководителя, но на практике они могут делегировать данные полномочия другому ответственному работнику, согласно соответствующему приказу руководителя. ставится только при ее наличии. На этот документ не обязательно ставится гербовая печать, поэтому допустимо поставить оттиск печатей для внутреннего пользования (например, «Для финансовых документов», «Бухгалтерия» и т.д.).

Создать счет на оплату можно и с помощью специализированных программ на основании внесенных первичных документов (договоров, товарных накладных и т.д.). Один экземпляр счета передается покупателю, а второй остается у продавца (поставщика).

Заполненный образец счета на оплату можно скачать ниже

Итоги

Оформление счетов на оплату не является прямой обязанностью поставщика. Счет не относится к первичным документам, а служит указанием на то, что поставщик ждет оплаты. Форма этого документа определяется на усмотрение предприятия, которое выставляет счет, но она должна содержать все реквизиты, которые позволяют конкретизировать, кому и за что нужно произвести оплату.

Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта. В этом случае счет на оплату может выступать в качестве договора оферты, если включает необходимые для последней сведения. И если документ используют именно так, то оплата товара контрагентом в оговоренный срок является акцептом.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

если в тексте договора сумма к оплате не была установлена, например, за услуги связи и т.п. ;
по операциям, предусматривающим уплату НДС;
если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий. Однако в некоторых ситуациях счет может подтверждать факт хозяйственной жизни и содержать необходимые реквизиты, например, для подтверждения сделки.

Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Отметим, иногда при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы, который можно предоставить в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении. В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

полное наименование предприятия;
ИНН, КПП организации;
сведения об обслуживающем счёт банке;
реквизиты счёта.

Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания. Затем указывается контрагент по счёту, он же грузополучатель, тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС, то строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

Счет на оплату без НДС

Если же в данной ситуации используется НДС, то его в счете на оплату отражают следующим образом.

Счет на оплату с НДС

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения уплаты акцизов и НДС в полном объеме. Такая процедура поможет удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также есть сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НДС заявляют в том же налоговом периоде, в котором была получена счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
«Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Как выставить счет на оплату от ИП?

Обязательной формы счета на оплату не существует, поэтому предприниматель может разработать бланк самостоятельно. В него нужно включить все реквизиты, которые требуются для совершения платежа контрагентом. А именно:

Ф. И. О. предпринимателя;
его ИНН;
адрес местонахождения;
полные банковские реквизиты: наименование банка, БИК, коррсчет, № счета ИП;

Кстати, ИП может получать выручку как на счет, открытый для бизнеса, так и на личную карту.

номер и дату счета;
основание платежа, то есть наименование товаров, работ, услуг;
суммовые и количественные показатели: единицу измерения и количество (если их возможно указать), цену и итоговую сумму;
если ИП платит НДС, то ставку и сумму налога.

По ссылке ниже вы можете скачать бланк счета на оплату от ИП

А заполнить бланк вам поможет подготовленный нашими экспертами образец:

Какой срок действия счета на оплату, смотрите в «КонсультантПлюс». Пробный доступ предоставляется бесплатно.

Как выставить счет на оплату без НДС, читайте здесь.

Счета можно составлять на бланке в формате Word, Excel, других подобных приложениях. Облегчить процесс выставления счета может любая бухпрограмма. В частности, она поможет с нумерацией документов: номера будут присваиваться автоматически.

Счета составляют в двух экземплярах: один для ИП, другой для контрагента, на бумаге или в электронном виде.

Бланк и пример заполнения счета на оплату

Счета на оплату — это финансовые документы, которые используются во всех сферах бизнеса, от организационно-правовой формы и объемов деятельности. В большинстве случаев такой документ оформляется после заключения сделки и выступает приложением к подписанному договору. Но случаются ситуации, когда счет на оплату выписывается отдельно. На основании этого документа покупатель продукции либо услуги проводит оплату. Счет может выписываться на предоплату либо сразу после передачи товара, оказания услуги.

Документы для скачивания

Для чего нужен счет

На законодательном уровне отсутствуют нормативы, устанавливающие обязательное использование счетов на оплату в хозяйственных операциях. Но по законодательным требованиям каждую сделку должно сопровождать подписание договора. А счет на оплату является неотъемлемой его частью. Он подтверждает то, что участники сделки пришли к соглашению по условиям оплаты и покупатель готов заплатить продавцу за полученный товар либо услугу.

Бизнесмены применяют в своей деятельности счета, так как они делают условия сделки более прозрачными и понятными. В связи с тем, что законодательство не предусматривает обязательств по использованию счетов, они не относятся к бухгалтерской документации. Счета необходимы для более эффективного взаимодействия участников сделки.

Когда счет обязательно нужен

В определенных ситуациях законодательство требует обязательно оформлять счета:

при отсутствии в договоре суммы к оплате (например, за использование услуг связи);
по сделкам, предполагающим уплату НДС;
если продавец освобожден от НДС;
когда продавец на ОСНО сам реализует продукцию или услуги через агентские договоры;
при внесении предварительного платежа либо аванса.

Кто должен оформлять счет

Формированием и выставлением счетов занимается бухгалтерия. Готовый счет заверяется подписью руководителя компании и печатью (при наличии). Последнее условие соблюдать не обязательно, так как с 2016 года юрлица и ИП могут не пользоваться печатями и штампами.

Счет можно оформить на листе формата А4 либо на фирменном бланке. Последний способ считается более приемлемым, так как не потребуется указывать информацию о фирме-продавце. Документ формируется в 2-х экземпляров, один из них передается покупателю, другой остается у продавца.

Для счета на оплату не разработана унифицированная форма, поэтому ИП и юрлица могут использовать самостоятельно созданный бланк либо каждый раз выписывать счет в произвольном формате. Для экономии времени бизнесмены используют стандартные бланки, меняя лишь сведения о покупателе, наименование продукта либо услуги, стоимость, сумму и дату сделки. В счете можно дополнительно указать срок его действия, условия доставки и оплаты (к примеру, сумму предоплаты либо ее процент).

При наличии ошибок либо исправлений рекомендуется выписать новый счет на оплату. Только правильно оформленный документ может использоваться в качестве доказательства в суде, если между участниками сделки возникнут разногласия.

Как передается счет

Сформированный в электронном виде счет отправляется покупателю по электронной почте и распечатывается в 2-х экземплярах. После заверения руководителем один из них отправляется почтой покупателю, другой остается у продавца.

Счет-фактура для компаний, работающих с НДС

Компании и ИП, работающие с НДС, используют счета-фактуры. Такие документы нужно выставить непосредственно после выполненных работ, отгрузки товаров либо оказания услуги. Счет-фактура необходим для удержания НДС с покупателя, с помощью документа можно подтвердить уплату этого налога и акцизов. Документ создается на специально разработанном бланке и может включать информацию о происхождении продукции. Если страной-изготовителем является не Россия, то следует указать номер таможенной декларации. Счет-фактура также выписывается в 2-х экземплярах.

Составляющие счета

Хотя на законодательном уровне форма счета не установлена, определенные компоненты в нем должны присутствовать:

реквизиты участников сделки (наименование ИП или юрлица, организационно-правовой статус, юрадрес, компании дополнительно указывают КПП);
информация о банке продавца (название, БИК, номера корреспондентского и расчетного счетов);
коды ОКПО и ОКОНХ;
порядковый номер счета и дата его создания (такие сведения необходимы для внутреннего пользования);
сумма НДС, если необходимо. Указывается стоимость продукции без налога, сумма НДС и общая стоимость с учетом НДС;
ФИО и подпись сотрудника, составившего счет.

Счет можно заверить печатью. Но это условие выполнять необязательно, так как с 2016 года ИП и юрлица вправе не пользоваться печатями и штампами.

С помощью счета оплачиваются товары или услуги

На основании счета покупатель может оплатить продукцию, услуги либо выполненные работы. Соответствующие сведения фиксируются в столбце «Назначение платежа». Если счет формируется для оплаты продукции, то в данном столбце обозначается ее полный перечень, единицы измерения (штуки, килограммы, литры и прочее), количество и сумма (без НДС, с ним и общая). Для оплаты услуг либо работ их вид указывается в столбце «Назначение платежа». Остальная информация аналогична.

В счете можно детально не указывать все виды товаров либо услуг, обозначив лишь реквизиты договора, приложением к которому он выступает. Но такие сведения должны присутствовать в товарно-транспортных накладных либо сметах, поэтому лучше отразить перечень продукции и услуг в счете.

Основные ошибки

Типичные недочеты при оформлении счета заключаются в следующем:

отсутствие расшифровки подписи. Рядом с росписью необходима ее расшифровка. Онлайн-документ подписывается электронной подписью, поэтому таких проблем возникнуть не может;
пропущен срок счета-фактуры. Он должен совпадать с датой выставления счета. Сделать это необходимо на протяжении 5 дней с момента отгрузки продукции либо оказания услуги;
пропущен срок получения счета для оформления вычета по НДС. Заявить о нем необходимо в том налоговом периоде, в котором выставлен счет-фактура, подтверждающий право на оформление вычета. Избежать таких неприятностей можно отслеживая даты получения счетов с помощью почтовых извещений, квитанций, конвертов, записей в журнале регистрации входящей документации и прочее;
у участников сделки в счетах-фактурах указаны разные даты и номера. Все сведения в счетах участников должны совпадать, в противном случае сделка может быть признана незаконной;
ошибки в реквизитах (названии компаний или ИП, их адресах, ИНН и прочее). При наличии таких оплошностей счет будет признан недействительным.

Вносить правки в счет может только хозяйствующий субъект, выставляющий его. Неправильный показатель перечеркивается, с ним рядом указывается правильный. Правка заверяется подписью руководства и печатью (при наличии). Также необходимо обозначить дату внесения исправлений. Прочие юрлица и ИП не наделены правом вносить корректировки.