Сколько сотрудников можно оформить на ип

Как оформить сотрудника в ИП: инструкция

Если вы индивидуальный предприниматель и нанимаете сотрудников, вам нужно оформить их официально. Для разовой работы подойдет договор ГПХ, для постоянной — только трудовой договор. Нарушения при оформлении работника в ИП грозят предпринимателю штрафами, а в особых случаях — тюрьмой. Без согласования взаимных прав и обязанностей вы будете особенно уязвимы в конфликтных ситуациях.

Разберемся, как ИП принять сотрудника на работу и не нарушить закон.

Как оформить сотрудника в ИП

Для начала составьте локальные акты: правила трудового распорядка, положение об оплате, штрафах и премировании, документ об обработке персональных данных. Если у вас микропредприятие, все эти положения можно прописать в трудовом договоре.

Раскроем этапы оформления работника.

Бизнес

Как правильно делегировать полномочия

Как правильно делегировать полномочия

Составление штатного расписания

В нем указывают кадровую структуру с должностями, информацию о сотрудниках и их зарплатах. В документе должны быть:

• ФИО работодателя, код ОКПО. Последний можно уточнить на сайте Росстата.
• Наименования структурных подразделений — при наличии. Предприниматель также должен присвоить нумерацию каждому отделу на свое усмотрение. Например, «001. Отдел продаж», «002. Отдел логистики», «003. Отдел рекламы».
• Названия и коды должностей из Общероссийского классификатора занятий, численность сотрудников на каждой из них. Если вы нанимаете работников на неполную ставку, это число может быть дробным.
• Оклад, бонусы. Окладная часть не может быть ниже МРОТ по вашему городу. Сверьтесь с сайтами региональных ведомств, чтобы не ошибиться в сумме.
• Общий размер зарплаты.

Для создания штатного расписания можно использовать унифицированный шаблон Т-3.

Если у вас есть колл-центр, автоматизируйте его работу. Например, добавьте на ваш сайт виджет Обратного звонка Calltouch. Клиент оставит свой номер, а программа передаст его вашим операторам для быстрой связи в удобное клиенту время. Вы увеличите конверсию сайта и не упустите ни одной заявки.

• Повысьте конверсию сайта на 30%
• Новым клиентам 50 минут в подарок

Составление трудового договора

Запросите у работника документы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• бумажную или электронную трудовую книжку.

Также могут потребоваться диплом об образовании, военный билет, медкнижка. Информацию из документов вы внесете в договор и личное дело сотрудника.

В договоре должны быть:

• ФИО работника, данные его паспорта;
• полное имя и реквизиты предпринимателя;
• дата и место заключения соглашения;
• вид договора: если он срочный, укажите причину ограничения периода работы, при бессрочном контракте уточнений не требуется;
• подразделение и/или филиал места работы;
• должность сотрудника, его специальность;
• дата начала трудовой деятельности;
• порядок оплаты труда, сумма оклада и условия премирования;
• режим труда и отдыха;
• условия, формат работы;
• права и обязанности обеих сторон.

Вы также можете вписать дополнительную информацию, например дату окончания испытательного срока. Если на предприятии нет должностной инструкции, подробно опишите обязанности сотрудника.

Договор составляют в двух экземплярах. Его подписывают обе стороны не позднее трех дней с момента выхода сотрудника на работу.

Оформление приказа о приеме на работу

Это необязательный документ, его можно не оформлять. Для тех, кто это все-таки делает, есть специальная форма — Т-1. На основании приказа вы внесете запись в трудовую книжку подчиненного и заведете его личную карточку.

Запись в трудовой

Требования к заполнению бумажной трудовой книжки:

• не пишите аббревиатурами и сокращениями;
• соблюдайте поля;
• применяйте только арабские цифры;
• укажите порядковый номер вашей записи.

Вам понадобится журнал учета трудовых книжек — купите его в магазине канцтоваров и заполните.

На остальных сотрудников достаточно подать сведения в Пенсионный фонд РФ по форме СЗВ-ТД. Отчет формируют на каждого работника при любых кадровых изменениях: трудоустройстве, увольнении, смене должности. Сведения в Пенсионный фонд подают не позднее одного рабочего дня, следующего за днем, когда был издан соответствующий приказ.

Заведение личной карточки работника

В карточку по форме Т-2 вносят сведения о сотруднике:

• личные данные;
• кадровые сведения, включая учет отпусков;
• информацию об образовании, повышении квалификации, стаже и так далее.

Сотрудник подписывает распечатанную карточку и передает ее на хранение работодателю.

Регистрация в ФСС

Зарегистрируйтесь в Фонде социального страхования через Госуслуги, лично или перешлите документы почтой. Для этого:

• заполните заявление;
• снимите копии с паспорта и трудового договора подчиненного, заверьте их подписью — обычной или электронной;
• направьте документы в ФСС.

Как принять сотрудника временно или на полставки

Для найма временных работников предусмотрен срочный договор — его оформляют на период до 5 лет. В документе обязательно указывают причину ограниченного срока работы. Ей может быть декретный отпуск постоянного сотрудника, сроки проекта, на который требуется специалист, сезонность. В остальном процедура не отличается от обычного найма.

По закону частичную занятость именуют «неполным рабочим временем». Подчиненных, которые трудятся не весь день или несколько дней в неделю, оформляют по тому же принципу, что и остальных, но в трудовом договоре прописывают их график. Указывают полный оклад, как в штатном расписании. Чтобы прояснить финансовый вопрос, уточняют, что зарплата рассчитывается в соответствии с отработанным временем.

Сколько работников может быть у предпринимателя

Все зависит от системы налогообложения:

• упрощенная система (УСН) — до 100 работников;
• патентная система (ПСН) — не более 15 сотрудников;
• общая система — без ограничений.

Микропредприятие может нанять максимум 15 человек, малое — 100. Самозанятым запрещено принимать работников в штат.

Типичные ошибки

Нарушения при оформлении сотрудников наказываются по закону — ИП несет финансовую ответственность.

Основные ошибки и следующие за ними штрафы:

• Некорректное оформление трудового договора, его отсутствие или подмена договором ГПХ. За каждого подчиненного назначают штраф 5 000 – 10 000 рублей при первичном нарушении и 30 000 – 40 000 рублей — при повторном.
• Допуск сотрудника без инструктажа по охране труда. Работодатель платит 15 000 – 25 000 рублей, а при повторном нарушении — до 40 000.
• Другие нарушения. Возможны штрафы 1 000 – 5 000 рублей, а если нарушение повторится — до 20 000,.

Если обнаружат налоговую недоимку от 100 000 рублей, возможны штрафы до 500 000 рублей, принудительные работы или арест до 3 лет.

Чем самозанятость отличается от ИП

Раньше, чтобы вести бизнес, нужно было регистрировать ООО или ИП. С 2019 года появился еще один вариант — стать самозанятым.

Самозанятость — экспериментальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход», или НПД. Его могут применять ИП и люди без статуса предпринимателя, которые работают без наемных сотрудников и зарабатывают не более 2 400 000 ₽ в год.

Быть самозанятыми могут не только россияне, но и граждане Армении, Беларуси, Казахстана и Кыргызстана — стран Евразийского экономического союза. С 1 августа 2022 года стать самозанятыми могут и граждане Украины.

Самозанятым не надо сдавать никаких отчетов и использовать онлайн-кассу, для них действуют низкие налоговые ставки — 4 и 6%.

По данным ФНС, к началу мая 2023 года в России более 7,4 млн самозанятых. Это почти 9% всего работающего населения страны. А общий доход самозанятых за 2022 год — без малого 1 трлн рублей.

Количество ИП тоже растет. За прошлый год их стало почти на 200 тысяч больше, чем в 2021. На конец марта 2023 года в РФ было почти 4 млн индивидуальных предпринимателей. В это число входят и ИП, которые работают как самозанятые.

Что узнаете из статьи

Чем отличается самозанятость от ИП

ИП должны платить страховые взносы и подавать декларации, но они могут нанимать сотрудников и работать с большими оборотами. Самозанятому нужен минимум документов, но он, например, не может нанимать работников и ограничен в доходах: может зарабатывать максимум 2 400 000 ₽ в год. Расскажу о сходствах и различиях этих форм бизнеса.

Регистрация. Чтобы стать самозанятым, не нужно идти в налоговую. Заявление о постановке на учет в качестве плательщика НПД подают через интернет: нужны паспортные данные и ИНН. Госпошлины за регистрацию нет.

Отправить заявление можно четырьмя способами:

1. Через портал госуслуги.
2. Через мобильное приложение «Мой налог». на сайте ФНС. , которые позволяют клиентам регистрировать самозанятость. В таком случае заявление можно подать через личный кабинет на сайте конкретного банка или через его мобильное приложение.

По закону у налоговой есть шесть дней на то, чтобы проверить, корректны ли данные в заявлении. Отсчет начинается со следующего дня после подачи заявления. На практике самозанятых регистрируют почти мгновенно.

Подать заявление на регистрацию ИП тоже можно несколькими способами:

1. Лично прийти в налоговую по месту жительства с паспортом. В этом случае придется заплатить госпошлину 800 ₽. При остальных способах регистрации платить ее не нужно.
2. Через МФЦ.
3. Через специальный сервис ФНС. Тут понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Ее можно оформить бесплатно с помощью мобильного приложения «Госключ». Это не универсальная подпись, она подходит только для подписания документов, которые отправляют в налоговую для регистрации ИП или ООО.
4. Через портал госуслуг.
5. Через нотариуса, который подтверждает подлинность подписи на документах для налоговой. Он сам в тот же день отправит бумаги на регистрацию в электронном виде, подписав их своей УКЭП. Передача документов в налоговую входит в услугу по удостоверению подписи на заявлении, дополнительно платить за нее не нужно. Цены на услуги нотариуса зависят от региона. Например, в Москве за подтверждение подписи и отправку документов в налоговую надо заплатить в среднем 3700 ₽.

Максимальный срок регистрации ИП — три рабочих дня. Документы нужны те же , что и для регистрации самозанятости: паспорт и ИНН.

Налоги. Для самозанятых налоговая ставка зависит от того, кто им заплатил за работу или услугу: 4% — если заплатил человек без статуса ИП, 6% — если ООО или ИП.

То есть самозанятому нужно точно знать, кто его заказчик: фирма, ИП или обычный человек.

Когда самозанятый начинает работать, действует специальный вычет в 10 000 ₽. Эта сумма постепенно вычитается из налога, то есть налог платят со скидкой: 3% вместо 4% — с оплат от людей без статуса ИП, 4% вместо 6% — с оплат от ООО и ИП. Когда налоговых выплат наберется на 10 000 ₽, самозанятый будет платить без скидки 4 и 6% соответственно.

Самозанятые получают вычет один раз. Если человек, будучи самозанятым, использует весь вычет и уйдет с режима, а потом опять на него вернется, нового вычета уже не будет. Но если до ухода с НПД человек не исчерпал вычет полностью, после возвращения на режим он сможет использовать остаток.

Например, копирайтер зарегистрировался как самозанятый, чтобы платить НПД. За первый заказ он получил от ООО «Товары и услуги» 10 000 ₽. С этого гонорара он должен заплатить 600 ₽ налога — то есть 6% от суммы. Но, так как для него действует вычет 10 000 ₽, он заплатит только 4% — 400 ₽. Он будет платить налог со скидкой до тех пор, пока общая сумма уплаченного НПД не достигнет 10 000 ₽.

Налоговая нагрузка у ИП зависит от того, какую систему налогообложения он применяет. Всего их пять, по умолчанию все предприниматели находятся на общей системе налогообложения — ОСН, но могут выбрать один из специальных налоговых режимов.

ИП также может применять НПД, если зарегистрировался как самозанятый.

Сравнение режимов налогообложения для ИП

Система налогообложения	Какие налоги платит ИП
Общая система налогообложения, ОСН	НДФЛ 13 или 15% с прибыли и НДС 20, 10 или 0%
Упрощенная система налогообложения, УСН, объект «Доходы»	От 1 до 6% в зависимости от региона или 8% — с квартала, когда доходы превысили 188 550 000 ₽ или работников стало больше 100 человек
УСН, объект «Доходы минус расходы»	От 5 до 15% в зависимости от региона или 20% с квартала, когда доходы превысили 188 550 000 ₽ или работников стало больше 100 человек. Минимальный налог 1% платят, если налог с прибыли за год оказался меньше 1% полученных за год доходов
Автоматизированная УСН, АУСН, объект «Доходы»	8%
АУСН, объект «Доходы минус расходы»	20%. 3% от годового дохода платят, если налог с прибыли за год оказался меньше 3% дохода или дохода вовсе нет
Патентная система налогообложения, ПСН	6% от потенциального дохода по выбранной деятельности. Размер дохода устанавливает регион
Единый сельскохозяйственный налог, ЕСХН	6% с прибыли, в отдельных регионах установлены пониженные ставки, вплоть до нуля. НДС 20, 10 или 0%, но можно получить освобождение от налога, если доходы за предыдущий год не больше 60 000 000 ₽. В первый год применения ЕСХН можно получить освобождение от НДС при любой величине доходов

Сравнение режимов налогообложения для ИП

Общая система налогообложения, ОСН
Какие налоги платит ИП	НДФЛ 13 или 15% с прибыли и НДС 20, 10 или 0%
Упрощенная система налогообложения, УСН, объект «Доходы»
Какие налоги платит ИП	От 1 до 6% в зависимости от региона или 8% — с квартала, когда доходы превысили 188 550 000 ₽ или работников стало больше 100 человек
УСН, объект «Доходы минус расходы»
Какие налоги платит ИП	От 5 до 15% в зависимости от региона или 20% с квартала, когда доходы превысили 188 550 000 ₽ или работников стало больше 100 человек. Минимальный налог 1% платят, если налог с прибыли за год оказался меньше 1% полученных за год доходов
Автоматизированная УСН, АУСН, объект «Доходы»
Какие налоги платит ИП	8%
АУСН, объект «Доходы минус расходы»
Какие налоги платит ИП	20%. 3% от годового дохода платят, если налог с прибыли за год оказался меньше 3% дохода или дохода вовсе нет
Патентная система налогообложения, ПСН
Какие налоги платит ИП	6% от потенциального дохода по выбранной деятельности. Размер дохода устанавливает регион
Единый сельскохозяйственный налог, ЕСХН
Какие налоги платит ИП	6% с прибыли, в отдельных регионах установлены пониженные ставки, вплоть до нуля. НДС 20, 10 или 0%, но можно получить освобождение от налога, если доходы за предыдущий год не больше 60 000 000 ₽. В первый год применения ЕСХН можно получить освобождение от НДС при любой величине доходов

На УСН и на патенте есть налоговые каникулы. Это период, когда ИП не платит налог при УСН или не оплачивает патент, потому что региональные власти установили ставку 0%. Ее можно применять со дня регистрации ИП и до 31 декабря следующего года включительно. Страховые взносы и другие налоги, в частности транспортный и земельный, ИП платит как обычно.

На каникулы могут претендовать только те ИП, которые работают в производстве, социальной и научной сферах, оказывают бытовые или гостиничные услуги. Доходы от льготного вида деятельности должны быть минимум 70% от общего дохода. Наименования бизнеса, которым дают каникулы, есть в законе конкретного региона.

Расходы. Принцип «больше расходов — меньше налоговая база — меньше налог» для самозанятых не работает. То есть при расчете налога они не могут учесть затраты, например, на аренду помещения или на расходные материалы.

Предприниматели тоже не могут учесть расходы, если применяют патентную систему, упрощенную систему с объектом «Доходы» или автоматизированную УСН с тем же объектом. В остальных случаях расходы можно учитывать для налогообложения. Но при УСН можно учесть лишь определенные траты, которые перечислены в налоговом кодексе: например, на оплату труда работников или на аренду оборудования, которое нужно для бизнеса. Нельзя учитывать, например, расходы на проведение корпоративов, материальную помощь работникам, экспортные пошлины.

Возможности найма. Самозанятые не могут нанимать работников по трудовым договорам. Но если для выполнения какой-то работы нужны помощники, их можно привлечь по гражданско-правовым договорам — например, об оказании услуг или подряда.

В отличие от самозанятых, ИП могут нанимать персонал. Если предприниматель на ОСН, у него нет ограничений по количеству работников. А вот у ИП на специальных налоговых режимах такие ограничения есть. Если ИП перешел на НПД, нанимать сотрудников он не может.

Как оформить сотрудника в штат: пошаговая инструкция для ИП

Если ИП понадобился сотрудник, его нужно оформить по договору. Некоторым работникам подойдет договор ГПХ, другим — только трудовой. Это зависит от того, какую работу будет выполнять сотрудник — постоянную или разовую.

Если неправильно оформить работника, можно получить серьезный штраф или даже сесть в тюрьму. Конечно, это случается крайне редко, но законом такое наказание предусмотрено.

Чтобы все сделать по правилам, крупным компаниям нужно подготовить много кадровых документов, но микропредприятия могут действовать по упрощенной схеме. Правда, в этом случае документов тоже будет достаточно, но все же меньше, чем при стандартном оформлении.

В статье рассказываем, как ИП принять на работу сотрудника по трудовому договору по упрощенной схеме. Собрали шаблоны и подготовили примеры заполнения и оформления документов. Статья будет полезна ИП-микропредприятиям, которые впервые нанимают сотрудника в штат. Бизнесу, который уже давно работает с наймом, статья не подойдет.

Зачем оформлять сотрудника официально

Иногда предприниматели договариваются с работниками на словах: мол, ты продашь мой товар, а я тебе за это заплачу. Со стороны выглядит удобно: индивидуальный предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживают НДФЛ. Но это незаконно. Предпринимателя могут наказать.

ИП могут привлечь к административной, налоговой и уголовной ответственности.

Ответственность	Что грозит ИП
Административная	Штраф до 10 000 ₽
Налоговая	Взыскание НДФЛ и страховых взносов со всех выплат работнику.

Кроме потенциальных проблем с трудовой инспекцией и налоговой еще есть риск конфликта с сотрудником. Когда заключен договор, там прописаны взаимные обязанности: что должен делать сотрудник, а что ему за это должен работодатель. В случае конфликта всегда можно открыть договор — там четко прописано, о чем вы договаривались изначально и какие условия обе стороны должны соблюдать. Договор защищает не только работника, но и работодателя.

Когда договора нет, может возникнуть ситуация, что сотрудник отказывается выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Например, взяли на работу менеджера по продажам и планировали, что он будет обзванивать клиентов после их визита в офис, а он отказывается это делать. И без договора работодатель никак не сможет законно на него повлиять.

Кроме того, сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию и пожаловаться, что его специально не оформили официально. Если это получится доказать, трудовая инспекция начислит работодателю штраф и передаст сведения в налоговую. А та доначислит НДФЛ, взносы, пени и тоже оштрафует.

Чтобы избежать проблем, рекомендуем оформлять договор с работником.

Бесплатная регистрация ИП

• Без посещения налоговой и привязки к прописке
• Подготовим документы за вас
• Бесплатно откроем счет для бизнеса после регистрации

АО «Тинькофф Банк». Реклама

Что выбрать: трудовой договор или договор ГПХ

Вид договора зависит от особенностей работы сотрудника, которого вы планируете нанять. Подробно разобрали различия между трудовым договором и договором ГПХ в отдельной статье.

Здесь кратко напомним.

Если нужна разовая услуга или работа — например, продать партию товара, настроить рекламу магазина одежды, натянуть потолки в новом офисе, написать три статьи, — подойдет договор ГПХ.

В этом договоре вы прописываете конкретную услугу или список работ, вознаграждение за этот объем и сроки. Исполнитель должен выполнить условия этого договора, но вы не можете контролировать, где, когда и как он будет работать.

Можно заказать разработку сайта по договору ГПХ, но нельзя при этом заставить исполнителя приходить в офис с 09:00 до 18:00 и работать над сайтом под вашим контролем.

Если сотрудник должен постоянно выполнять работу — например, каждый день по графику продавать товар в вашем магазине, заниматься маркетингом компании в соцсетях из вашего офиса, — нужен трудовой договор.

По трудовому договору у сотрудника есть конкретные обязанности и зоны ответственности, за которые он отвечает. Сотруднику по трудовому договору можно обозначить рабочие часы, место работы, дресс-код и контролировать, как и где он выполняет свои обязанности.

ИП нанимает менеджера в салон по продаже окон и устанавливает, что обеденный перерыв длится с 12:00 до 13:00, а на рабочем месте нужно носить белый верх и черный низ. Если работник закрыл офис и пошел на обед в 14:00 или заявился на работу в джинсах с дырками на коленях, ИП может потребовать соблюдения правил и применить дисциплинарные меры — предупреждение, выговор, а в некоторых случаях увольнение.

Нельзя выбрать договор ГПХ для постоянного сотрудника, чтобы сэкономить. Если трудовая инспекция переквалифицирует такой договор в трудовой, придется оформить работника в штат и уплатить штраф — до 10 000 ₽.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

План оформления сотрудника для микропредприятия

Чтобы оформить сотрудника, работодатель должен разработать и принять несколько внутренних документов: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о персональных данных сотрудников, документы по охране труда и другие. Такие документы называют локальными нормативными актами.

Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников — без локальных нормативных актов. Все данные вносят в трудовой договор.

К микропредприятиям относят ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год меньше 120 млн рублей и менее 15 сотрудников в штате.

Проверить, входит ли ИП в категорию микропредприятий, можно на сайте налоговой службы. В строку поиска нужно ввести ОГРНИП, ИНН или ФИО предпринимателя.

Если ИП относится к микропредприятиям, можно оформить сотрудника по упрощенной схеме. При найме первого работника по трудовому договору будет чуть больше задач, чем при трудоустройстве следующих. В целом схема такая:

Почти на каждом шаге понадобится оформить кадровые документы. Сейчас закон разрешает разрабатывать свои формы. Главное, чтобы там были все необходимые сведения, которые прописаны в Трудовом кодексе РФ. Но удобнее воспользоваться унифицированными формами — это шаблоны кадровых документов.

Такие формы можно найти на любом бухгалтерском или правовом портале и скачать бесплатно. Для этого нужно ввести название документа и номер ОКУД, если знаете его. Или найти альбом унифицированных форм, где есть все шаблоны нужных документов.

Пройдемся по плану, как оформить сотрудника в ИП и разберем, что делать на каждом шаге и какие унифицированные формы понадобятся.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Если у ИП еще не было сотрудников, первое, что нужно сделать, — оформить штатное расписание. Это документ, в котором отражена кадровая структура ИП: должности, сотрудники, зарплаты.

В альбомах унифицированных форм штатное расписание — форма Т-3, ОКУД 0301017.

В штатном расписании должны быть:

1. Наименование работодателя — ФИО ИП полностью и код ОКПО. Этот код Росстат присваивает ИП на основании данных о регистрации из налоговой. Свой код ОКПО ИП может узнать на сайте Росстата: нужно ввести свой ИНН или ОГРНИП.
2. Названия структурных подразделений, если они есть. Например, бухгалтерия, юридический отдел, отдел продаж.
3. Номер подразделения. Нумерацию задает предприниматель так, как ему удобно. Например, 01 — бухгалтерия, 02 — юридический отдел, 03 — отдел продаж.
4. Код должности — его надо взять из Общероссийского классификатора занятий — ОКЗ.
5. Количество работников на этой должности. Число может быть и не целым — например, если вы планируете нанять сотрудника на 0,5 ставки.
6. Оклад и надбавки. Оклад не должен быть ниже минимального размера оплаты труда — МРОТ, который принят в вашем регионе. Например, в январе 2023 в Санкт-Петербурге МРОТ — 23 500 ₽, а в Самаре равен федеральному — 16 242 ₽. Узнать актуальный МРОТ в своем регионе можно в поисковых системах.
7. Итоговая сумма зарплаты.

ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание: по закону он не считается работником в своем бизнесе.

Штатное расписание утверждают приказом. Его можно составить в свободной форме, шаблона нет.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Документы сотрудника. Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника такие документы:

Для всех сотрудников

Для некоторых категорий сотрудников

— паспорт; — СНИЛС — если его нет, придется получить через социальный фонд; —ИНН; — трудовая книжка, если она есть, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

— документы воинского учета для военнообязанных, например военный билет; — диплом или другой документ об образовании. Нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, медицинский диплом у врача или права у водителя; — справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, учителям и воспитателям; — медицинская книжка. Нужна, если работа связана с людьми: продавцам продуктов и непродовольственных товаров, парикмахерам, поварам

Обязательные условия договора. Есть правила составления трудового договора, важно их соблюдать. ИП могут оштрафовать на сумму до 10 000 ₽, а за повторное нарушение — до 40 000 ₽.

В договоре обязательно должны быть:

• ФИО сотрудника и паспортные данные;
• информация о работодателе — ФИО ИП, его ИНН. Дополнительно можно указать банковские реквизиты ИП;
• населенный пункт и дата заключения трудового договора;
• срок договора — срочный или бессрочный. Если договор срочный, должна быть указана причина;
• подразделение, филиал, основной или дополнительный офис. Если основной офис в одном населенном пункте, а принимаете сотрудника в другой, то указывается еще адрес места работы;
• должность, профессия, специальность;
• дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
• условия оплаты труда — оклад, система премирования, если она есть;
• порядок выплат — по каким числам месяца выплата зарплаты за первую и вторую половину месяца, куда она перечисляется, форма и способ ее выплаты;
• режим работы и отдыха;
• гарантии и компенсация за вредные условия труда, если результаты спецоценки их предусматривают. Но в случае с ИП-микропредприятием, скорее всего, условия труда у работника обычные и этот пункт можно пропустить;
• пункт про государственное обязательное социальное страхование работника;
• характер работы: в офисе или ездить по клиентам — например, для медицинского представителя;
• условия труда на рабочем месте по результатам спецоценки: оптимальные, допустимые, вредные, опасные.

Если не внести какие-то из обязательных условий, у договора все равно будет юридическая сила. Но, чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительные условия договора. Кроме обязательных условий в договор можно вписать все, что нужно, если это не ухудшает условия работы сотрудника. Например:

• испытательный срок. Если его не указать, сотрудник сразу принимается на постоянную работу или на определенный срок, если договор срочный;
• улучшение бытовых условий работника и его семьи. Например, ИП оплачивает аренду квартиры, которую снимает сотрудник;
• должностные обязанности, если нет должностной инструкции.

Можете составить свой трудовой договор или воспользоваться типовой формой.

Трудовой договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель — на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу.

Перед подписанием трудового договора дайте сотруднику под подпись изучить положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации, правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, положение об оплате труда и другие локальные нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью, если они у вас есть.

Лучше, если еще перед началом работы сотрудник будет понимать, какие конкретно задачи он должен выполнять и какую информацию вы считаете секретной и не хотите разглашать.

Если работодатель решает издать приказ о приеме на работу, то лучше это сделать сразу после заключения трудового договора.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

Приказ оформляют, если это удобно работодателю. Закон этого не требует.

В альбомах унифицированных форм шаблон приказа о приеме на работу — форма Т-1, ОКУД 0301001.

Заполнить форму нужно так:

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке, если она есть у работника

В 2023 году заполнять трудовую книжку нужно только тем работникам, у которых бумажная трудовая книжка уже есть и они решили продолжать ее вести.

Для тех, кто впервые устраивается на работу, заводить бумажную трудовую книжку не надо. Но в любом случае нужно передавать информацию о работниках в Социальный фонд РФ. Часто это называют электронной трудовой книжкой. Термин неофициальный, потому что никакой книжки нет: это электронный отчет, который вы отправляете в социальный фонд, но он прижился среди работодателей.

По новым правилам нужно сдавать в социальный фонд отчет по форме ЕФС-1 с разделом 1 и подразделом 1.1. Его нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда происходят какие-то кадровые изменения, например прием на работу, перевод на новую должность, увольнение и другие.

По каждому сотруднику подают отдельный отчет после изменений:

• если приняли на работу — не позднее рабочего дня, следующего за датой подписания трудового договора или датой приказа о приеме на работу;
• если уволили — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа об увольнении;
• в остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца.

Бывает так, что человек дорожит своей трудовой и все еще хочет продолжать вести ее в бумажном виде. Тогда вы должны вносить в нее записи и правильно ее хранить.

Вот по каким правилам надо заполнять бумажную трудовую:

1. Нельзя сокращать и использовать аббревиатуры. Если принимаете сотрудника в отдел продаж и развития, то нельзя написать «отд. продаж и разв-я».
2. Пишите строго в полях формы, заходить за них нельзя.
3. Нельзя использовать римские цифры.
4. У каждой записи свой порядковый номер, его ставят напротив даты приема на работу, а не напротив наименования работодателя. Если трудовая книжка закончилась, вшейте вкладыш и продолжайте нумерацию.

Заполнить бумажную трудовую книжку нужно так.

Как оформить работника на полставки

В законе полставки и другие виды частичной занятости называются «неполное рабочее время».

Неполным рабочим временем считают сокращенную рабочую неделю, например три рабочих дня в неделю при пятидневке, или сокращенный рабочий день, например 4 часа вместо 8.

Прием сотрудника на неполный рабочий день — такая же процедура, как и обычное оформление в штат: нужно подготовить трудовой договор, вписать информацию в трудовую книжку, если она есть.

В трудовом договоре и приказе о приеме на работу нужно указать график: например, «работает на условиях неполного рабочего времени 5 дней в неделю с понедельника по пятницу с 09:00 до 13:00».

Если сотрудник работает меньше 4 часов в день, можно не устанавливать обеденный перерыв, но об этом нужно написать в трудовом договоре.

Оклад в трудовом договоре указывают полностью — сумму, которая зафиксирована в штатном расписании. А получать работник будет только за то время, которое работал. Чтобы не было разночтений, укажите в договоре, что заработная плата начисляется пропорционально отработанному времени.

В трудовой книжке писать о том, что сотрудник работает неполный рабочий день, не нужно. Запись делается так же, как и для работников на полный день.

Как оформить работника временно

Трудовые договоры бывают бессрочные и срочные.

Бессрочный договор заканчивается, когда его расторгают по инициативе работника, работодателя или по причинам, не зависящим от них.

Срочный договор действует до определенной даты или события. Даже если сотрудник работает хорошо, работодатель может его уволить. Временных сотрудников оформляют по срочному трудовому договору.

Чтобы оформить срочный трудовой договор, должна быть причина из ТК РФ, и ее нужно указать в договоре: сроки проекта, на который принят сотрудник, сезонная работа или трудоустройство на время декрета основного сотрудника.

Предлагать всем сотрудникам срочные трудовые договоры, даже если работа постоянная, могут ИП — субъекты малого бизнеса. У них в штате должно быть не более 35 человек или до 20 в розничной торговле и сфере бытовых услуг.

По закону срочный договор можно заключить на срок до 5 лет. Если срок подошел, а вы не уволили сотрудника или он не ушел сам, договор автоматически становится бессрочным.

Временного сотрудника оформляют так же, как и постоянного: готовят трудовой договор, заполняют трудовую книжку, если она есть.

Сколько сотрудников можно оформить на ип

С уходом с российского рынка ряда транснациональных корпораций у отечественных компаний появилась возможность занять освободившиеся ниши. Особенно это касается небольших розничных магазинов, общепита и сферы услуг. Если вы индивидуальный предприниматель, который «поймал волну», то, очевидно, уже ощутили, что своими силами не справляетесь. Настало время нанимать работников. Ловите нашу инструкцию, как это сделать.

В этой статье:

• Ответственность работодателя
• Сколько работников может быть у ИП
• Какой договор заключить
• Оформление документов
• Кому и сколько платить
• Как сэкономить

Ответственность работодателя

Трудовое законодательство РФ больше ориентировано на защиту работников, чем на интересы бизнеса. Поэтому важно знать про обязанности работодателя и ничего не упустить.

Если российский Трудовой кодекс (ТК) суров к предпринимателям, то зачем оформлять работника официально? Ответ прост: это незаконно. За нарушение ТК к административной, налоговой и уголовной ответственности привлекут и работника, который скрывает доходы, и предпринимателя, который уклоняется от обязательных выплат.

Нарушение грозит предпринимателю штрафом или лишением свободы, в зависимости от статьи, по которой его привлекут.

Есть еще одна причина, по которой лучше оформить договор с работником. В документе прописываются взаимные обязанности. В случае конфликта легче будет установить, правомерны ли претензии одной из сторон.

Оформить договор необходимо в течение трех дней, после того как сотрудник приступил к работе. Не позднее следующего дня после приема, необходимо уведомить Пенсионный фонд России о трудоустройстве сотрудника, отправив отчет по форме СЗВ-ТД.

Сколько работников может быть у ИП

Ограничения по количеству работников связаны с выбранным предпринимателем налоговым режимом: упрощенной системой налогообложения (УСН) или патентной (ПСН).

У работодателя на УСН в штате может не больше 100 человек. На ПСН — не более 15 работников.

При общей системе налогообложения ограничений по количеству персонала нет.

Если предприниматель рассчитывает на государственную поддержку, то количество сотрудников тоже имеет значение. В штате микропредприятия может быть не более 15 человек, у малого предприятия — не более 100.

Какой договор заключить

Работодатель может заключить с работником гражданско-правовой или трудовой договор. Это зависит от того, нужен сотрудник на разовую работу или постоянную.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат и придерживается правил внутреннего распорядка. Работодатель разрабатывает для него должностные инструкции, два раза в месяц выплачивает зарплату, делает отчисления по страховым взносам и удерживает НДФЛ как налоговый агент. Гарантирует оплату больничных и отпускных.

В договоре гражданско-правового характера (ГПХ) прописывается конкретный перечень и объем работ, вознаграждение и сроки. Здесь важен конечный результат. Заказчик не обязан обеспечивать условия для выполнения работы, и не контролирует рабочий график исполнителя. Такие взаимоотношения регулируются Гражданским кодексом.

При заключении договора ГПХ работодатель не оплачивает отпуск, не оформляет выплаты по временной нетрудоспособности и материнству, не делает отчисления по несчастным случаям в Фонд социального страхования, если это отдельно не предусмотрено договором, и не оставляет запись в трудовой книжке.

Не стоит экономить и подписывать договор ГПХ с постоянным сотрудником. Если трудовая инспекция заметит нарушение, то придется выплачивать недоимки налоговой и ФСС. Кроме того КоАП РФ предусматривает штраф до 20 000 рублей за каждого неправильно оформленного сотрудника.

Оформление документов

Для оформления трудового договора работник должен принести следующие документы:

• паспорт;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Если сотрудник устраивается впервые, то бумажная трудовая книжка не оформляется;
• страховое свидетельство (СНИЛС);
• документы воинского учета;
• документы об образовании и профподготовке;
• медицинская книжка, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Итак, документы собраны. Пора переходить к оформлению.

• Попросите работника написать заявление о приеме на работу.
• Подпишите трудовой договор в двух экземплярах. Для его составления можно воспользоваться типовой формой. В документ разумно включить правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, должностные инструкции и положение о коммерческой тайне. В конце договора работник должен оставить свою подпись в графе «Экземпляр трудового договора получил».
• Оформите кадровые документы: приказ о приеме сотрудника на работу с указанием его должности (он уже не обязателен, но удобен), правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, личную карточку работника, положения об оплате труда, о премировании, отпуске и др.
• Подайте документы в Фонд социального страхования в течение 30 дней с момента приема на работу самого первого сотрудника.

Кому и сколько платить

Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ работодатель должен каждые две недели выплачивать сотруднику заработную плату.

Каждый месяц до 15 числа надо перечислять страховые взносы за каждого сотрудника на трудовом договоре. В «базовом» тарифе ставки следующие: 22 % от заработной платы — в Пенсионный фонд России, 5,1 % – в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования, 2,9 % – в Фонд социального страхования (субъекты МСП вправе применять льготный тариф по страховым взносам с меньшими ставками). Эти выплаты ложатся на работодателя.

Отметим, что субъекты малого и среднего предпринимательства вправе применять льготный тариф по страховым взносам с меньшими ставками.

Кроме того, ежемесячно из зарплаты работника удерживается налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13%. Тут работодатель выступает только как посредник между своим сотрудником и налоговыми службами, перечисляя деньги в бюджет региона.

Когда с работником заключается гражданско-правовой договор, то выплаты остаются те же, за исключением взносов в Фонд социального страхования. Они производятся только если это было прописано в документе.

Как сэкономить

В непростых для российского бизнеса экономических условиях многие руководители хотят сэкономить. Есть один законный способ — привлечь на работу индивидуальных предпринимателей или самозанятых.

С ними заключается договор ГПХ. Обязанность работодателя только вовремя произвести оплату за выполненную работу. Платить взносы и удерживать НДФЛ не придется. ИП или самозанятый делает это сам.

Проверить, действительно ли работник имеет статус самозанятого, можно на портале «Налог на профессиональный доход». Это бесплатный сервис, который помогает узнать, действительно ли сформированные чеки отправляются в налоговую.

При такой схеме работы затраты по договору можно включить в расходы для уменьшения других налогов.

Кроме того можно заключить договор на аутсорсинг. В этом случае функционал узкого специалиста будет выполнять сторонняя компания, а вы оплачивать эту услугу. Дополнительных отчислений делать не придется.

Контроль над всеми отчислениями ложится на индивидуального предпринимателя. Если в штате нет специально обученного сотрудника, который бы взял на себя эту работу, то у руководителя могут поначалу возникнуть затруднения.

Вариант решения проблемы — заключить гражданско-правовой договор на оказание аутсорсинговых услуг со специалистом по кадрам.

Подчеркнем, что описанная выше экономия возможна только для разовых работ, потому что нельзя подменять трудовые отношения гражданско-правовыми. Это касается найма и самозанятых, и ИП.