16. Объяснить назначение контрольной ленты, определить срок хранения использованных контрольных лент и ежедневных фискальных отчетов
Контрольная лента предназначена для контроля за всеми расчетно-кассовыми операциями. По контрольной ленте можно проверить выданный чек. Для этого нужно найти его порядковый номер на контрольной ленте и сверить реквизиты. При расхождении фактической суммы выручки с суммой показаний по денежным счетчикам правильную выручку можно определить путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте.
Без контрольной ленты кассир не имеет права работать на кассовом аппарате и без контрольной ленты аппарат блокируется. Красные полосы на чековой и контрольной лентах означают, что они заканчиваются и следует вставить новые.
Перед заправкой контрольной ленты в кассовый аппарат ее оформляют, т. е. на ней указывают тип и заводской номер кассового аппарата, дату, время начала работы, фамилию кассира. Данные на контрольной ленте заверяются подписями кассира и материально ответственного за кассу лица.
По окончании рабочего дня (смены) контрольная лента тоже оформляется, т. е. указывается тип и заводской номер кассового аппарата, дата, время окончания работы. Записи скрепляются подписями кассира и материально ответственного за кассу лица.
Использованные контрольные ленты, отчеты закрытия смены (Z– отчеты) хранятся в опечатанном виде в течение трех лет, после чего могут быть уничтожены комиссией с составлением акта (произвольной формы). При использовании компьютерных систем контрольные ленты хранятся в течение установленных сроков в электронном виде.
В случае обрыва контрольной ленты на обоих концах (обрывах) указывается время обрыва и ставится подпись контролера-кассира.
17. Описать операции, выполняемы с денежными накапливающими счетчиками, назвать лиц, имеющих право снимать показания денежных суммирующих счетчиков и определить с какой целью
С денежными накопительными суммирующими счетчиками кассового аппарата выполняют две операции: снятие показаний и обнуление (гашение), или перевод их на нули.
Снимать показания с этих счетчиков разрешается лицу, материально ответственному за кассу (так как у него хранится ключ от данного режима кассового аппарата), в присутствии кассира. Снимают показания ежедневно в начале и конце рабочего дня (смены) с целью определения выручки. Для определения выручки за день (смену) необходимо вычислить разность показаний накопительных денежных счетчиков на конец и начало дня. В электронных кассовых аппаратах имеется отдельный счетчик дневной выручки, данные которого печатаются на чеке при закрытии смены.
Лицо, материально ответственное за кассу, имеет право снимать показания накопительных денежных суммирующих счетчиков и в середине рабочего дня, чтобы проверить качество работы контролера-кассира.
Денежные суммирующие счетчики кассового аппарата должны непрерывно накапливать сумму в течение всего периода работы. Обнуление (гашение) денежных счетчиков производится только в исключительных случаях, к которым относятся:
1) ввод в действие нового кассового аппарата или передача его из одного торгового предприятия в другое;
2) ремонт денежных счетчиков;
3) достижение полной емкости денежных счетчиков;
4) использование всех свободных записей в модуле фискальной памяти.
Обнуление (гашение) показаний накопительных счетчиков производится комиссией в присутствии представителя инспекции МНС и оформляется актом в трех экземплярах (форма 5). Один из них как контрольный передается в инспекцию МНС, второй – в бухгалтерию вышестоящей торговой организации, третий – остается у владельца кассового аппарата. Для индивидуальных предпринимателей достаточно 2-х экземпляров акта. Ключ от замка «Гашение» хранится у главного бухгалтера в сейфе или в другом месте, определенном по согласованию с инспекцией МНС, и выдается председателю комиссии только по письменному распоряжению руководителя вышестоящей торговой организации, заверенному печатью.
На чековой и контрольной лентах печатается отчет «Гашение». После печатания этого отчета происходит обнуление всех денежных накопительных счетчиков, а данные счетчика, регистрирующего количество гашений, увеличиваются на единицу.
Зачем нужна чековая и кассовая лента?
В кассах объектов сферы услуг, торговли, сервиса обязательно печатаются кассовые чеки и контрольные ленты. Для чего они нужны?
Функция кассового чека и чековой ленты
Чек подтверждает факт расчета за покупку или услугу, его выдают устройства, которые осуществляют учет денег – контрольно-кассовые аппараты, банкоматы, терминалы. Этот документ покупатель забирает с собой и предъявляет в случае необходимости. Лента, на которой печатаются чеки, называется чековыми. Ее габариты выбираются под конкретное кассовое устройство.
Зачем нужна контрольная лента?
Каждый раз, когда покупателю выдается чек, устройство дублирует информацию на контрольную ленту. С помощью нее продавец товаров или услуг ведет учет: проверить подделанный чек или устранить несовпадения очень легко. Иными словами, чек и контрольная лента – это договоры, один из которых остается у потребителя, а другой – у продавца. Если с чеком покупатель может поступить как угодно, то продавец обязан хранить свой «договор» минимум 5 лет!
Кассовый чек. Контрольная лента
Согласно пункту 3 Положения о ККТ от 23.07.2007 № 470 используемая ККТ должна иметь контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков. Кроме этого, ККТ должна обеспечивать печать кассовых чеков, а также фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования. Технические характеристики представляют собой совокупность норм, определяющих технические свойства ККТ, а параметры функционирования – совокупность норм, определяющих технические условия функционирования ККТ.
Кассовый чек – это первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между продавцом и покупателем наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.
Контрольная лента – первичный учетный документ, выполненный контрольно-кассовой техникой на бумажном или электронном носителе, содержащий сведения о контрольно-кассовой технике и наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт.
На кассовом чеке и контрольной ленте обязательно должен быть отражен признак того, что ККТ работает в фискальном режиме. Например, это может быть знак «ФП». Если признаки фискального режима отсутствуют, то в используемых в настоящее время моделях ККТ информация на чеке и контрольной ленте блокируется.
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства должны храниться не менее 5-ти лет с даты окончания их использования (п. 14 Положения о ККТ № 470).
Организации (индивидуальные предприниматели) обязаны выдавать покупателям (клиентам) кассовые чеки, отпечатанные на ККТ в момент оплаты товаров (услуг, работ).
На выдаваемом чеке должны отражаться следующие реквизиты:
– ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);
– заводской номер контрольно-кассовой машины;
– порядковый номер чека;
– дата и время покупки;
– признак фискального режима;
— иные данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ.
Кассир-операционист или продавец (официант, бармен, администратор, др.) определяет общую сумму покупки по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и получает от покупателя деньги в следующем порядке:
– четко называет сумму полученных денег;
– печатает чек на ККТ;
– называет сумму причитающейся сдачи и выдает ее вместе с чеком.
Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с помощью штампов «Оплачено» или путем надрыва в установленных местах.
Все чеки, пробитые на ККТ в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма), должны быть сданы вместе с кассовым отчетом.
Положением о ККТ от 23.07.2007 № 470 установлен срок хранения контрольных лент – не менее 5-ти лет.
Контрольные ленты уничтожают по акту. В акте находят отражение:
– показания счетчиков контрольно-кассовых машин;
– марка ККТ, год выпуска и заводской номер;
– регистрационный номер ККТ;
– номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты;
– сумма выручки по ленте;
– подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.
В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлено».
Акт подписывают все члены комиссии. В ее состав должны входить представитель администрации организации (индивидуальный предприниматель), главный бухгалтер, кассир и налоговый инспектор. Эти подписи заверяются печатью организации и штампом налоговой инспекции. Акт составляют в двух экземплярах: один для налоговой инспекции, другой – для организации (индивидуального предпринимателя).
Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины по форме № КМ-1. Этот акт прилагают к акту на уничтожение контрольных лент.
Что такое ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная)
Предприниматели и бизнесмены, пользующиеся в своей работе контрольно-кассовыми аппаратами, в любом случае знают, что такое устройство ЭКЛЗ.
Данное устройство необходимо для контроля производимых с помощью кассы финансовых операций.
Прочитав эту статью, вы узнаете про ЭКЛЗ — что это — электронная контрольная лента, все нюансы ее использования, возможные «подводные камни» и много другой необходимой информации.
Электронная контрольная лента защищенная
Что это?
Заглавные буквы понятия ЭКЛЗ обозначают «электронная контрольная лента защищенная». Этот механизм чем-то похож на «черный ящик», то есть в нем содержится скрытая от внешних вмешательств информация и ее долговременное хранение. Если сказать другими словами, то не электронной ленте идёт запись всех операций,
которые проводятся на конкретном кассовом аппарате, а именно:
— каждый выбитый чек;
— каждая отмена товара, а точнее возврат денег за него;
— отчёт на начало смены (X-отчет);
— отчёт на конец смены (Z-отчет).
ЭКЛЗ включает в себя три элемента
- Процессор по коммуникации (КП)
На него идёт прием и архивация данных, а также с его помощью обеспечивается обмен информации с остальными частями устройства.
- Криптографический сопроцессор (КС)
Данные, получаемые от процессора по коммуникации, идут за основу формирования уникального проверочного кода (КПК).
- Архив
Это модуль, на котором хранится вся информация, попавшая на ЭКЛЗ, включая и вычисленный КПК.
СПРАВКА! ЭКЛЗ является энергетически автономным устройством. Это позволяет сохранить данные в любой ситуации.
Секретный КПК
Любое устройство ЭКЛЗ формирует криптографический проверочный код. Так как изготовление электронных лент происходит под контролем ФСБ России, то принцип его формирования находится под секретом и в данный момент не поддается расшифровке.
Такой код генерируется сопроцессором автоматически для каждого выбитого чека и показывается на нем в виде своего уникального номера. Это означает, что каждый чек получит свой собственный код.
КПК предназначен для дополнительного налогового контроля. Инспектор налоговой службы имеет право сравнить КПК с информацией на чеке и с лёгкостью найти произведенные с ЭКЛЗ манипуляции с ЭКЛЗ, если они были.
Это означает, что любой предприниматель, который пытался обнулить свою выручку для того, чтобы платить меньший налог, быстро будет вычислен и выведен на чистую воду.
СПРАВКА! Каждый покупатель, получив на руки кассовый чек, может проверить его подлинность на официальном сайте налоговой службы или других специальных информационных ресурсах.
Кодирование данных в КПК
Во время пробивания кассиром чека, внутри контрольно-кассового аппарата начинается сложная работа, которая обеспечивает фиксацию и хранение данных о произведенной операции.
- Информация от аппарата, отображаемая на чеке или отчёте, принимается коммуникационным процессором.
- Происходит формирование уникального проверочного кода КПК на основе полученных параметров.
- Нанесение полученного кода на контрольную ленту и перенесение в КП для печати чека или отчёта.
- Информация с контрольной ленты идёт в архив для последующего хранения.
- В процессе работы происходит проставление отметок о промежуточных итогах.
- Формирование итога при закрытие смены, который заносится в долговременную память.
- Передача всех данных в кассовый аппарат для печати чека или отчёта.
- ЭКЛЗ необходимо менять по мере заполнения ресурса. Это происходит после 13 месяцев работы или до 100 тысяч пробитых чеков.
Точность ЭКЛЗ
ЭКЛЗ устанавливается и меняется техническим специалистом, который и проводит ее активацию.
ЭКЛЗ используется один раз, его смысл работы заключается в том, чтобы информация не поддалась коррекции извне, поэтому никакие ошибки при активации недопустимы. В случае допущения какой-либо ошибки техническим специалистом или кем-то другим, контрольная лента становится непригодной для использования.
Информация, которую может предоставить ЭКЛЗ
Электронная контрольная лента пришла на замену бумажных лент, которые необходимо было хранить на протяжении нескольких лет. Такое огромное количество бумажных лент обычно не позволяло в нужный момент найти необходимую информацию.
В отличие от старых бумажных, электронная может помочь быстро найти нужные данные по запросу, например:
— отчёт о закрытой смене за любую дату или период;
— отчёт о закрытых сменах по номеру смен;
— финансовый итог необходимой смены по ее номеру;
— необходимый документ по номеру КПК. Это может быть чек или отчёт;
— все производимые за рассматриваемую смену операции;
— итог после активации ЭКЛЗ.
История ЭКЛЗ
Электронная лента защищенная использовалась в контрольно-кассовых механизмах не всегда.
До 2000 года функции ЭКЛЗ выполняла фискальная память, которая оказалась не совсем надёжным хранилищем информации. Хакеры смогли создать интерфейс, который позволил изменять информацию фискальной память, причем даже не вскрывая заводских пломб. Потому потерпевшую крах идею с фискальной памятью пришлось срочно обновлять.
По инициативе президента Федеральным агентством правительственной связи и информации была разработана новая концепция сохранения фискальных данных ККМ. Она была основана на формировании защитного кода, то есть криптографии.
Созданный образец успешно прошел испытания и в 2001 году его утвердили Государственной комиссией. Уже в следующем, 2002 году, начался массовый выпуск ЭКЛЗ.
СПРАВКА! С 1 октября 2004 года для всех предпринимателей применение ЭКЛЗ в кассовых аппаратах стало обязательным. За отсутствие ЭКЛЗ грозит серьезный штраф.
Есть ли у ЭКЛЗ будущее?
Правительство России в 2016 году приняло несколько законов по использованию контрольно-кассовых аппаратов. В июне 2016 года Президент подписал закон 54-ФЗ, который описывает новые правила учета прибыли и налоговых отчётов о ней. На сегодняшний день принцип хранения данных изменился на их передачу онлайн в ту же секунду.
Изменения:
- Все фискальные данные сразу же передаются напрямую в налоговую через интернет.
- Чек может выдаваться покупатель на руки в обычном напечатанном виде, или же отправляться ему на электронную почту. Оба этих документа имеют одинаковые полномочия.
- Новые кассовые аппараты используют вместо ЭКЛЗ фискальный накопитель. Этот накопитель является устройством, которое зашифровывает и хранит информацию, но не на ленте, а в электронном виде.
- ККМ теперь нужно регистрировать онлайн. Для этого не нужно приходить в налоговую и проходить техническую экспертизу. Кроме того, теперь не нужно регулярно оплачивать технический сервис.
- С 2018 года появилось новое требование для тех предпринимателей, которые пользуются налоговыми системами УСН и ЕНВД. Раньше ККМ был для них необязательным. Теперь же они должны использовать аппарат нового образца в обязательном порядке.
- На чеках появились другие реквизиты — количество информации на них стало больше.
ВАЖНО! Есть некоторые виды деятельности, которых не коснулись нововведения. Перечень этих видов деятельности представлен на официальном сайте налоговой.
На сегодняшний день закон уже как несколько лет вступил в силу, поэтому все предприниматели, у которых ещё могла остаться старая касса, обязаны поменять ее но новую и заново пройти регистрацию, понятно, что за счёт самих предпринимателей.