Сэд и эдо в чем разница

Электронный документооборот внутри организации

СЭД (Система Электронного Документооборота) – это аккредитованная государством система, позволяющая создавать и регистрировать документы, а также обмениваться ими между контрагентами, не применяя бумажные носители.

Электронный документооборот регулирует законодательная база. Он затрагивает всех сотрудников организации – менеджеров, исполнительных директоров, HR, технических специалистов.

В чем суть? Вся документация хранится внутри системы, поэтому упрощается поиск и управление файлами. Сервис уменьшает риск утери или порчи бумаг. После перехода на “электронку” меньше времени уходит на подготовку документации, быстрее согласуются бумаги. Сотрудники, получившие доступ, сплоченно работают над одним вопросом, а руководитель в режиме реального времени отслеживает прогресс. Никаких походов из кабинета в кабинет, поиска по столам и в архиве, ожиданий передачи от других сотрудников.

Весь оборот разделяют на внутренний и внешний. Последний включает входящие и исходящие файлы компании, благодаря которым обмениваются информацией с партнерами, клиентами, контролирующими органами. Сюда относят бухгалтерскую и налоговую отчетности, декларации, счет-фактуры, накладные и т.д.

Наблюдение! Не все уделяют должного внимания организации внутреннего документооборота, оставаясь сосредоточенными на внешнем. Напрасно – порядок во взаимодействии между сотрудниками напрямую влияет на эффективность работы компании.

Внутренний обеспечивает обмен между структурными подразделениями и отдельными работниками компании:

Внутренний документооборот включает и контроль исполнения поручений. Руководитель в любой момент уточняет, на каком этапе делопроизводство, кто еще не согласовал документ и т.д.

Перечисленные бумаги не выходят за границы предприятия, потому достаточно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

До активной цифровизации оформление и согласование пакета документов занимало несколько недель и более. Бумаги нужно где-то хранить, переносить из кабинета в кабинет, восстанавливать при утере, а также ждать, когда почта доставит отправление в другой филиал. С внедрением ЭДО затраты на подготовку, согласование, утверждение, пересылку бумаг сократились. Сотрудники компании ABT отмечают, что благодаря инструментам автоматизации процесс ускоряется не в разы, а в десятки раз. Но учитывайте, как до внедрения организовались процессы, какова вообще специфика проекта. По моему опыту, после внедрения увеличить эффективность реально на 20-30%, порой – в несколько раз.

К освоению ЭДО часть предпринимателей сначала подтолкнули последствия пандемии, затем – подорожание канцелярских товаров в первой половине 2022 года ввиду известных событий. Но часть руководителей по-прежнему отказывается от минимизации бумаги в документообороте. Что останавливает – необходимость первоначальных инвестиций, неумение рассчитать выгоды, непонимание того, что собой представляет процесс цифровизации. Попробую познакомить вас с СЭД, особенностями инструмента.

Для наших проектов мы внедряли Directum, LanDocs, БОСС-Референт, A2B. Я не могу выделить лучшую из перечисленных, все продукты хороши. Неплохо интегрируются с популярными CRM, стоимость каждой оправдана. То, что подошло мне, может не подойти вам или вашему партнеру, потому не спешите покупать какой-то из этих или других, представленных на рынке продуктов. Остановитесь на 2-5 заинтересовавших программах и воспользуйтесь тестовыми версиями. Так сложится собственное мнение, основываясь на котором проще найти свой вариант.

ЭДО для маркетплейсов: функции системы электронного документооборота и возможности интеграции

Рынок универсальных и нишевых маркетплейсов, как и e-commerce в целом, набирает обороты, даже в кризис. По данным Data Insight в 2024 году процент российского рынка маркетплейсов от общего рынка e-commerce составит 54% (для сравнения: в 2021 году он составлял 39,7%, а в I полугодии 2022 – 47,9%). Стремительное развитие и глобальная цифровизация бизнеса влекут за собой разработку разнообразных решений для эффективного взаимодействия участников электронной торговли и выстраивания бизнес-процессов. Разберемся, какое участие в этих драйверах роста принимает электронный документооборот для маркетплейсов.

Содержание

СЭД и ЭДО: в чем разница

Всего пару лет назад переход на ЭДО (электронный документооборот) воспринимался компаниями как сложный и дорогостоящий процесс. Сейчас сложно представить документооборот только на бумаге.

Любой бизнес регулярно взаимодействует с контрагентами, ведет отчетность и отчитывается в налоговые и другие органы о своей деятельности. У маркетплейсов огромное количество поставщиков, сотни тысяч товаров, сделок, складов, пунктов выдачи – количество документов зашкаливает, и ЭДО уже становится необходимостью, а не прихотью.

ЭДО для маркетплейсов – процесс обмена электронными документами (товарными накладными, счетами-фактурами, актами приемки, чеками и т.д.) между маркетплейсом и поставщиками/контрагентами через специальные сервисы – операторы ЭДО (например, Контур Диадок, СБИС, Такском, Сфера Курьер и др.). Электронные документы подписываются КЭП (квалифицированная электронная подпись) в двустороннем порядке. Она обеспечивает юридическую значимость документа. КЭП работает как обычная подпись, только онлайн. Получить ее можно в ФНС.

Программное обеспечение, через которое происходит обмен документами, управление базами данных в компании, автоматизация взаимодействия между сотрудниками, получение уведомлений, называется СЭД – система электронного документооборота. СЭД может быть как on-premise решением, так и облачным.

Эффективность системы электронного документооборота оценивается при использовании внутреннего обмена документами, для внешнего обмена с контрагентами и партнерами потребуется ЭДО. Одни системы электронного документооборота используют специальные надстройки для ЭДО, в других ЭДО уже встроен.

Как ЭДО упрощает взаимодействие маркетплейса и поставщиков

При разработке собственного универсального или нишевого маркетплейса понадобится модуль ЭДО, т.к. это важный процесс взаимодействия с поставщиками, который не только автоматизирует работу, но и в ряде случаев продиктован законодательством РФ. Например, при реализации товаров, подлежащих маркировке (текстильная, табачная и молочная продукция, шины, парфюмерия и т.д.) и системе прослеживания (контроль за импортом), данные об их перемещении необходимо передавать в систему «Честный знак» с помощью операторов ЭДО. С марта 2023 года это требование станет обязательным для всех маркетплейсов: они будут полноправными участниками товарооборота, а значит, обязаны передавать сведения в систему маркировки (ранее некоторые онлайн-площадки обходили эти требования, позиционируя себя как логистические/курьерские компании). В такой ситуации без ЭДО не обойтись.

Электронный документооборот во многом упрощает жизнь маркетплейсам и поставщикам и полностью заменяет бумажный. ЭДО – это:

1. быстро – секунды на отправку и получение документов вместо нескольких дней, по сравнению с почтой или курьерской доставкой;
2. экономически выгодно – снижаются финансовые и временные затраты, человеческие ресурсы на печать и отправку документов, содержание и обслуживание архива, сэкономленные средства (сотни тысяч рублей в год для крупных компаний) можно направить на оптимизацию других бизнес-процессов;
3. безопасно – КЭП имеет криптографическую защиту, и ее использование регулируется 63-ФЗ, а все данные и каналы передачи информации зашифрованы.

Схема работы через ЭДО

Документооборот сводится к главным двусторонним процессам: отправка и получение.

1. Маркетплейс через ЭДО направляет поставщикам закрывающие документы, акты, отчеты, обычно в конце месяца. Документы дублируются в личном кабинете поставщиков/дистрибьюторов, где те их проверяют и подписывают ЭЦП.
2. В свою очередь поставщики также формируют, например, заявку на поставку в своем личном кабинете и направляют онлайн-площадке.

В зависимости от схемы продаж (FBO – со склада маркетплейса/FBS – со склада продавца) требования к ЭДО для маркетплейса могут отличаться. Обойтись без ЭДО могут, пожалуй, только самозанятые и малый бизнес с минимальным товарооборотом. Для такого сегмента рынка крупные маркетплейсы (Ozon, Wildberries) предоставляют упрощенный ЭДО – просто в личном кабинете поставщика. Однако даже с небольшими оборотами эксперты рекомендуют использовать электронный документооборот, т.к. с помощью электронной подписи можно решать удаленно любые вопросы.

Функции системы электронного документооборота

Использование ЭДО остается пока добровольной инициативой (исключение: товарооборот маркированной продукции) для ряда документов и отчетности, однако ФНС предлагает перевести бизнес на электронный документооборот к 2024–2025 гг., а уже к концу 2024 года планируется перевести 70% транспортных накладных и 95% счетов-фактур в электронный вид. Благодаря таким мерам прогнозируется ускорение движения товаров в два раза.

Хотя отчасти использование ЭДО и продиктовано законодательством, оно имеет очевидные преимущества перед бумажным. Позволяет маркетплейсам справляться с нарастающим потоком документации при масштабировании, а поставщикам — вовремя получать нужные для отчетности документы. Многие компании уже оценили преимущества ЭДО и перевели свой документооборот в цифру. Среди функциональных и экономических выгод для всех участников электронных продаж можно выделить следующие:

• ЭДО оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы компании, в сотни раз упрощая документооборот;
• минимизирует человеческий фактор и риск ошибок;
• ускоряет оформление и оплату сделок;
• делает работу с электронными документами прозрачной: можно отследить все этапы обработки и увидеть, где завис документ;
• дает возможность работать на разных онлайн-площадках из любой точки мира, повышать доходность (у многих маркетплейсов использование ЭДО – обязательное требование для поставщиков);
• дублирует файлы на разных серверах, что исключает возможность потери документов;
• есть возможность использовать шаблоны документов и проверять корректность заполнения перед отправкой;
• упрощает ведение бухгалтерской отчетности – сервисы ЭДО интегрируются с любой системой бухгалтерского учета;
• хранить и находить документы удобно и легко благодаря электронному архиву;
• подписывать можно как в личном кабинете на онлайн-площадке, так и в приложении;
• сервисы ЭДО предоставляют техподдержку на всех этапах разработки, помогают настроить роуминг.

Возможности интеграции платформы AGORA

Ранее одной из проблем ЭДО-продуктов была сложность синхронизации систем. Если партнеры, поставщики, клиенты пользовались услугами другого провайдера ЭДО или собственной разработкой, компаниям приходилось подстраиваться под их требования. Казалось бы, это может стать проблемой, но технологии не стоят на месте – российские разработчики активно трудятся над способами ЭДО-интеграции (API, коннекторы).

Современная платформа AGORA, на базе которой можно разработать любые виды современных маркетплейсов, предусматривает возможность внедрения удобного для работы модуля интеграции торговой площадки с ЭДО. Модуль синхронизирует данные различных ЭДО-провайдеров с помощью API-интеграции. Как это работает?

Поставщики и заказчики подписывают договоры, счета-фактуры, УПД (универсальный передаточный документ) и УКД (универсальный корректировочный документ), акты приемки, документы о возврате товара и прочую документацию в привычном интерфейсе, внутри системы AGORA. При этом сами документы хранятся на стороне провайдеров ЭДО, с которыми интегрирована платформа AGORA. И контрагенты получают документы в той ЭДО-системе, к которой подключены.

Интеграция избавляет владельца маркетплейса от поисков решения для синхронизации различных ЭДО-систем и тем более от необходимости отказывать в сотрудничестве партнерами и поставщикам.

Стоит отметить, ЭДО необходим не только для маркетплейсов, но и ЭТП для закупок, b2b-порталов. Возможность внедрения интеграции с ЭДО включены в разработку всех продуктов на базе платформы AGORA. Также AGORA имеет широкие возможности интеграций. Платформа позволяет:

• обмениваться документами с контрагентами по стандартам EDI;
• интегрировать системы для работы со складом, бухгалтерией, управлением персоналом, продажами и обслуживанием клиентов, сотрудничества с поставщиками и дистрибьюторами;
• + 200 различных модулей под любые бизнес-задачи.

Разработка по типу конструктора по модели SaaS-подписки или On-Premise позволяет избежать проблем при создании маркетплейсов. Используя нашу платформу, клиенты получают масштабируемую площадку для развития новых рыночных направлений, цифровизации и роста продаж, а также открывают для себя возможности получения дополнительного дохода (комиссии на маркетплейсе, услуги страхования, вывод в топ и другие). AGORA автоматизирует бизнес-процессы и избавляет от необходимости дублировать данные в различные учетные системы.

Чтобы узнать больше о возможностях платформы AGORA и решениях для оптимизации вашего бизнеса, свяжитесь с нашим менеджером.

Электронный документооборот: понятие, виды, плюсы и минусы

Предлагаем материал для тех, кто планирует перейти с бумажной документации на электронную. Из статьи вы узнаете, что значит ЭДО, можно ли его сравнивать с СЭД и другую полезную информацию.

Электронный документ, СЭД и ЭДО: что это такое

Электронный документ представляет собой файл, который подписан электронной подписью. Документ не требуется распечатывать, поскольку он равнозначен бумажному экземпляру, подписанному от руки. Преобразовать в электронный формат можно любую документацию — к примеру, накладную, договор или акт сверки.

Совершать обмен электронными документами можно внутри организации, а также с партнёрами или ФНС. Это упрощает и ускоряет процессы, к тому же такие документы сложнее потерять, фальсифицировать или перехватить.

Система электронного документооборота (СЭД) позволяет обмениваться документами в электронном виде. Для этой цели, например, можно работать в программе 1С: Документооборот онлайн. Но сам процесс обмена именуют электронным документооборотом (ЭДО). Он входит в СЭД, являясь её частью — поэтому сравнивать эти два понятия не совсем корректно.

Каким бывает электронный документооборот

Внутренним. Осуществляется между работниками и руководством организации. Законы его не регулируют, а значит, любой бизнес вправе следовать собственным правилам обмена.

Внешним. Реализуется при обмене электронными документами с партнёрами. В этом случае можно использовать сервис «1С: ЭДО», который интегрирован во многие решения «1С». При создании документов необходимо отталкиваться от норм, которые установило государство.

С госорганами. Это сдача отчётности и прочей документации в ФНС, СФР и остальные ведомства.

Чтобы вести ЭДО, необходимо выполнение двух условий:

1. Подписывать документацию электронной подписью. Можно использовать ту, которой организация подписывает отчётность в ФНС.

2. Пересылать документацию должен оператор ЭДО.

Оператор ЭДО: что это означает

Оператор электронного документооборота (ОЭД) — это организация, предоставляющая услугу обмена электронной документацией, гарантирующая юридическую значимость документов и безопасность отправляемых сведений.

Вы отправляете документ
↓
ОЭД проверяет документ и формат файла
↓
Вскоре партнёр получает документ и подписывает его
↓
Отправляет подписанный документ вам

ЭДО напоминает обмен отсканированными документами по email, только быстрее.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы ЭДО

Главное преимущество — экономия на бумаге, печати, доставке и хранении документации. Документы в электронном формате можно разместить на серверах ОЭД.

сделать взаимодействие с государственными органами проще — можно отсылать электронные документы в налоговую и суды;

отправлять и получать документацию непосредственно из учётной системы, к примеру, «1С»;

мониторить статус документа: доставлен, подписан и т. д.

получать меньше отказов от налоговой — ОЭД проверяет формат документов и то, как они составлены. Поэтому налоговая, скорее всего, примет их сразу.

Минусы ЭДО

Система электронного документооборота имеет и недостатки:

если у партнёра нет ЭДО, то нужно будет формировать документы и в электронном, и в бумажном формате;

переход на ЭДО требует вложений: придётся подключить специальное ПО, а также потратить время и финансы на обучение работников.

Электронный документооборот отлично подойдёт, если организация работает со счетами-фактурами, сдаёт декларации по НДС, имеет множество филиалов, партнёров из других субъектов и большое количество бумажных документов.

В этом случае ЭДО позволит сформировать электронный архив и ускорить обмен документами.

ВЭДО. Внешний электронный документооборот что это и как выбирать

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ВЭДО). В России его принято называть ЭДО, но я считаю что правильнее называть его ВЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

• Получение электронного документа от пользователя.
• Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
• Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

• Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
• После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
• Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
• При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Update: После долгих раздумий решил все таки ввести термин ВЭДО ( внешний элекстронный документооборот), так как ЭДО это более обширное понятие.