Как составить штатное расписание для ооо образец 2021

Образец штатного расписания на 2023 год

В штатном расписании фиксируются вся рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы. Рассказываем, когда компании и ИП обязаны утверждать документ, и обязаны ли вообще.

В соответствии с Трудовым кодексом, иметь штатное расписание (или ШР) совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, тогда ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.

Но не все так просто, из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует: если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, то такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям, которые занимают сотрудники, положены льготы.

Следовательно, документ в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность, в отсутствие его должности в штатке, относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Без ШР вправе работать:

• физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями;
• микропредприятия (вправе отказаться от локалки на основании ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации, которые соответствуют критериям ст. 309.1 ТК РФ (вправе отказаться от нормативных актов, содержащих нормы трудового права, на основании ст. 309.2 ТК РФ).

Они используют типовые трудовые договоры, в которые включают все условия.

Для чего составляют штатное расписание

В первую очередь, документ необходим для планирования. По своей сути ШР — это перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде зарплаты в компании. ШР структурирует всю организацию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в компании отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму ШР, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что, если должность обозначена в ШР, она должна быть занята. Но это не говорит о том, что при каждом увольнении сотрудника необходимо менять ШР. При появлении вакансии у работодателя возникает обязанность сообщать информацию в службу занятости. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости.

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Штатка — одна из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых и иных проверках, так как является документом первичного учета. При составлении документа необходимо учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробное руководство по работе со штатным расписанием. Разобрали не только, как его заполнять, но и как хранить, как предоставлять проверяющим, как делать выписки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Когда разрабатывается штатное расписание и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если документ забыли утвердить, то сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3 штатного расписания, которая с 2013 года перешла в разряд рекомендованных, а не обязательных. Несмотря на это, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей, и утвердить ее во внутреннем локальном акте.

Какие сведения содержит и как правильно оформить штатное расписание, определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать собственный образец штатного расписания, то оно должно соответствовать требованиям части 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В расписании не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ — так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.

Порядок принятия штатного расписания

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

• устав;
• утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
• учетную политику;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить штатку, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на ШР не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т. е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют льготу по досрочному выходу на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться Списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (Постановление Кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991, Постановление Совмина СССР № 1173 от 22.08.1956). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

Другая сложность возникает, когда в форме ШР указывают не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России № 20 от 24.03.1999. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, то ШР разрешается не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них, в силу статьи 11 ТК РФ, не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как исполняют разовые работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, то возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Индивидуальные предприниматели

ИП с наемными работниками вправе работать без ШР. Но если возникнет желание или необходимость утвердить этот документ, то никаких особых требований по его составлению нет, штатка ИП не отличается от аналогичного документа, утвержденного юрлицом. В нем указывают должности, их количество и положенный заработок. Заверяет документ своей личной подписью ИП.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Любое изменение штатного расписания всегда происходит на основании приказа. Такие поправки связаны:

• с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
• вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
• сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
• изменением окладов;
• переименованием подразделений, наименований структурных единиц и пр.

Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы.

Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ. Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений. Если изменения касаются вакантных мест, то этот срок разрешено не соблюдать.

Аналогично: при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее чем за два месяца.

• как составить приказ об изменении штатного расписания;
• как оформить сокращение должности в штатном расписании.

Заполнение формы Т-3

Разберем на примере: оформляем по всем правилам образец штатного расписания на 2023 год для индивидуального предпринимателя, у которого десять штатных единиц (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

А это образец для ООО на примере штатного расписания строительной компании на 2023 год (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Показанный в качестве иллюстрации пример является приблизительным, в документ, при наличии, включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании. Вот пример заполнения штатного расписания на 2023 год для ООО с филиалом (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Штатное расписание на 2021 год: образец заполнения

Это документ, который применяется для оформления структуры компании, состава и численности работников. Как следует из пояснений к унифицированной форме № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1), штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц. Традиционно в нем дополнительно указывается размер заработной платы по каждой из должностей (письмо Роструда от 22.03.12 № 428-6-1).
Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Более широкое определение можно найти в судебной практике. Судьи отмечают, что штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором содержатся следующие сведения:

• структура, штатный состав и численность работников;
• перечень структурных подразделений (при наличии);
• наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и должностных окладах (см., например, решение Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.17 по делу № 2-5392/2017).

Составление штатного расписания

Штатное расписание – это локальный нормативный правовой акт, который применяется для оформления структуры, штатной численности работников организации в соответствии с учредительными документами. Это документ, который содержит перечень структурных подразделений, наименования профессий и должностей, информацию о количестве штатных единиц.

Штатное расписание оформляется в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы. При отсутствии этого документа невозможно заключение трудового договора с работником.

Составляет расписание, как правило, работники кадровой или юридической служб. В небольших организациях эта работа также может быть поручена главному бухгалтеру или юрисконсульту. Нанимателем определяется форма и содержание документа, однако в нем обязательно должны быть указаны наименования должностей, профессий, а также квалификация сотрудников.

Для разработки штатного расписания необходима следующая информация:

• численность работников, работающих в организации по трудовым договорам (контрактам);
• наименование профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию работ и обязанностей, предусмотренных соответствующими разделами квалификационных характеристик;
• распределение работников по структурным службам, подразделениям, рабочим местам;
• форма, система и размер оплаты труда работников, их тарифные ставки (оклады), а также дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера.

Если дополнительные выплаты носят не являются регулярными, в штатном расписании, как правило, их не указывают.

Штатное расписание может также содержать и другую информацию. Например, в «примечаниях» можно указать, на какой период вводится определенная должность, можно обозначить факт нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком и т.п.

Для того чтобы избежать ошибок при составлении данного документа, стоит провести определенную подготовительную работу, которая включает:

1. Изучение основных нормативных правовых актов:

• Трудовой кодекс РБ;
• Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34 (Общие положения ЕТКС);
• Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (Общие положения ЕКСД);
• Инструкция о порядке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 26.04.2010 № 60 (Инструкция № 60)

2. Утверждение организационной структуры компании, обосновать необходимость создания отдельных подразделений, определить взаимосвязь подразделений, распределить между ними необходимее функции.

3. Расчет численности работников, учитывая предполагаемые объемы работы.

4. Установление наименования профессий и должностей, выполнить тарификацию работ.

5. Распределение сотрудников по структурным подразделениям и рабочим местам.

6. Разработка формы, системы и размера оплаты труда и утверждение это соответствующими локальными нормативными правовыми актами.

Штатное расписания обычно составляется на календарный год. Его утверждает руководитель организации или лицо, которое исполняет его обязанности. Вносимые текущие изменения могут быть оформлены приказом руководителя.

Закажите разработку штатного расписания у нас, позвонив нам в офис или оставив заявку на сайте.

← Назад
Поделиться ссылкой:

Кто и зачем должен составлять

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается дважды — в части 1 статьи ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в части 2 статьи ТК РФ, где дано понятие трудовой функции работника. Кроме того, в пункте 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69) сказано, что наименование должности (работы), специальности, профессии указывается так, как оно зафиксировано в штатном расписании. Таким образом, без «штатки» не получится ни правильно оформить трудовой договор, ни внести запись в трудовую книжку.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

ВАЖНО. Если организация или ИП планирует заключить трудовой договор хотя бы с одним работником, сначала надо составить штатное расписание.

Чаще всего штатное расписание требуется предъявить во время проверок со стороны Трудинспекции. Но это не означает, что его можно оформить «задним числом» при попадании работодателя в план «трудовых» проверок. Этот документ могут запросить также контролеры из ФСС при выяснении правильности начисления взносов (п. 91 методических указаний; утв. постановлением ФСС от 07.04.08 № 81). Аналогичное право есть и у специалистов ПФР в рамках проверки индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к методическим рекомендациям; утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.02 № 11п). Затребовать штатное расписание могут и налоговики, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.12 № 03-02-07/1-246).

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Есть и еще одна причина, чтобы составить штатное расписание. Оно незаменимо в спорах при увольнении в связи с сокращением численности или штата. Именно этот документ может подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Требования к штатному расписанию

Данный документ будет легальным, если в нем содержится следующая информация: перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, количество штатных единиц и величина заработной платы по каждой должности. Также надо указать, что документ называется «Штатное расписание» и привести данные конкретного работодателя. Кроме того, желательно обозначить номер документа по ОКУД — 0252251.

Самый простой способ соблюсти указанные требования — это использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Работодатели негосударственного сектора вправе сами решать, будут они применять данную форму или разработают свою. Это неоднократно подтверждал Роструд (письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/409-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

ВНИМАНИЕ. В форме № Т-3 указан другой номер документа по ОКУД — 0301017, который соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При желании данный код можно дополнить кодом 0252251.

Какие сведения должно содержать штатное расписание?

Законодательно утвержденная унифицированная форма штатного расписания как отдельного вида документа в настоящее время отсутствует (за исключением некоторых бюджетных организаций), поэтому наниматель самостоятельно

определяет его форму, наличие в нем тех или иных граф, правила составления и утверждения с учетом общих требований законодательства о делопроизводстве.

Штатная единица – это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием организации. Количество штатных единиц коммерческой организации определяется ее по­требностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Количество штатных единиц по одной и той же должности (профессии) может быть различным. В штатном расписании могут выделяться доли штатных единиц.

Вопрос по теме

Какова минимальная неполная штатная единица, которую можно установить в штатном расписании: 0,1 ставки или 0,25 ставки?

Необходимо отметить, что законодательство о труде не содержит таких понятий, как «0,25 ставки», «0,5 ставки». Доля ставки по профессии (должности) указывается в штатном расписании для определения штатной численности работников в целом по организации, а также по структурным подразделениям.

Законодательством о труде неполная штатная единица определяется как неполное рабочее время, понятие которого установлено ст. 118 ТК.

Поскольку ТК не устанавливает минимальной продолжительности рабочего времени, которое применяется в отношении работника с неполным рабочим временем, то соответственно не определяется минимальная доля ставки для включения ее в штатное расписание.

В штатном расписании в отдельных графах таблицы могут быть отражены следующие сведения о заработной плате:

– размер тарифной ставки 1-го разряда;

– тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты;

– коэффициенты по технологическим видам работ;

– размеры тарифных ставок и тарифных окладов работников без учета повышений;

– повышения тарифных ставок и тарифных окладов по различным основаниям;

– размеры тарифных ставок и тарифных окладов работников с учетом повышений.

Работникам, с которыми заключен контракт, наниматель обязан предусмотреть повышение тарифной ставки в размере до 50 %, если больший размер увеличения не установлен законодательством (подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29). Указанное повышение распространяется, в т.ч. на тарифные оклады работников.

Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее – Декрет № 29).

В штатном расписании повышение тарифных ставок (окладов) по Декрету № 29 может не отражаться в случаях, когда: – наниматель не применяет контрактную форму найма; – тарифная ставка (тарифный оклад) работника в штатном расписании сразу указываются с учетом этого повышения.

В отношении работников со сдельной формой оплаты труда данное повышение учитывается в составе тарифной части заработной платы, но рассчитывается отдельно от сдельных расценок, обычно – пропорционально отработанному времени.

Перечень доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера, включаемых в штатное расписание, определяет наниматель. Как правило, это выплаты, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину

и выплачивается
ежемесячно.
Например:

– доплаты за совмещение профессий (должностей), увеличение объема работ;

– доплаты за работу с тяжелыми (вредными) или особо тяжелыми (особо вредными) условиями труда.

Вопрос по теме

Обязательно ли данные о заработной плате, указанные в штатном расписании, должны соответствовать фактическим условиям оплаты труда конкретного работника?

Сведения о заработной плате работника, которые являются постоянными и указываются в трудовом договоре (контракте) работника, являются элементами оплаты труда, гарантированными нанимателем работнику.

Поскольку первичным документом, определяющим условия оплаты труда, является трудовой договор (контракт) работника, то все ЛНПА, в которых содержатся сведения об оплате труда, в т.ч. штатное расписание, должны соответствовать содержанию трудового договора (контракта).

Пример оформления штатного расписания

При необходимости штатное расписание может содержать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Для этого удобно ввести дополнительную графу «Примечание».

В графе «Примечание», например, можно указывать:

– на какой период вводится та или иная профессия (должность);

– на какой период устанавливается совмещение профессий (должностей);

– факт нахождения работника, занимающего данную профессию (должность), в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

На практике встречаются случаи, когда штатное расписание содержит только сведения о наименованиях профессий (должностей) работников и их штатной численности. Сведения о заработной плате в таких случаях содержатся в штатной книге, в которой указываются фактические размеры начислений в каждом отчетном месяце. Это также не противоречит законодательству.

Вопрос по теме

Условия оплаты труда в штатном расписании устанавливаются для конкретного работника или для должности?

Условия оплаты труда в штатном расписании устанавливаются для конкретного работника, если штатная единица, по которой он принят на работу, заполнена.

Если же имеется вакансия, то в штатном расписании указываются для соответствующей профессии (должности) базовые условия оплаты труда (например, тарифная ставка (тарифный оклад) без повышений).

Татьяна Гуляко, экономист

Как утвердить штатное расписание

Необходимо издать приказ или распоряжение работодателя об утверждении штатного расписания. Данный приказ составляется в произвольной форме. Из него должно было понятно, какое именно штатное расписание принимается и с какой даты оно вводится в действие. В связи с этим, целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к приказу.

Реквизиты приказа указываются в «шапке» штатного расписания. В форме № Т-3 для этого предусмотрены специальные графы.

Проставлять печать на штатном расписании не надо. Документ можно применять сразу после того, как он будет введен в действие соответствующим приказом.

Знакомить работников со штатным расписанием не требуется (письмо Роструда от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если его забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения на основании специального приказа по организации.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все формы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако организация может изменять этот бланк, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

— сведения о количестве штатных единиц;

— месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2021 ) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Как внести изменения в штатное расписание

Корректировка необходима, если в организации появились новые должности, были упразднены или переименованы старые, либо изменились оклады, количество работников или структура предприятия. Порядок внесения таких поправок законодательно не регламентирован.

Сделать это можно двумя способами. Первый — составить новое (измененное) штатное расписание взамен предыдущего. Новый документ утверждается приказом. Второй способ — исправить действующую «штатку». Для этого издается приказ о внесении изменений.

Работодатель может совмещать оба способа. Например, при незначительных поправках (переименование, добавление, исключение одной из должностей, изменение количества штатных единиц или оклада по одной из них) можно издать приказ об изменениях. А при более глобальных коррективах — утвердить новое штатное расписание.

Также практикуется метод «подведения итогов», который предполагает обобщение изменений, внесенных в течение года отдельными приказами. В этом случае с 1 января следующего года утверждается новое штатное расписание с учетом всех поправок.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.

Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.

ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

По какой форме составить штатное расписание

Обязательно ли каждому предприятию иметь штатное расписание? Существуют ли утвержденный бланк и инструкция по его заполнению? Можно ли в штатное расписание частного предприятия ввести должность, которой нет в должностей? Чтобы разобраться в этих вопросах, воспользуйтесь образцами документов и разъяснением эксперта «Нормы» по кадровым вопросам Ленары ХИКМАТОВОЙ.

Нужно или нет

– Законодательство о труде не обязывает работодателя составлять штатное расписание. В Трудовом кодексе этот вид документа даже не упоминается. Однако есть веские аргументы в пользу того, чтобы такой документ у вас все-таки был.

Во-первых, ссылки на необходимость штатного расписания встречаются во многих нормативно-правовых актах, а также в Пленума ВС от 17.04.1998 г. №12 «О применении судами законодательства, регулирующего прекращение трудового договора (контракта)».

Во-вторых, составление штатного расписания позволит вам определиться с количеством работников, необходимых компании, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации. Ведь по сути штатное расписание – это документ, отражающий структуру компании, численность ее отделов, работников, а также размер их заработной платы.

Кроме того, в штатное расписание можно внести дополнительные выплаты сотрудникам в зависимости от должности (доплаты, надбавки).

Конечно, если у вас совсем маленькая организация с минимумом штата, вам нет острой необходимости составлять штатное расписание. Но крупной – без этого документа не обойтись.

Так, если в трудовых договорах указан конкретный размер зарплаты, при каждом ее увеличении с каждым работником нужно будет заключать дополнительные соглашения. Если же на предприятии имеется «штатка» и в трудовых договорах есть оговорка об установлении зарплаты «согласно штатному расписанию», при ее повышении не нужно оформлять допсоглашения.

Форма

– Поскольку трудовое законодательство не обязывает организации иметь штатное расписание, то и какой-либо унифицированной формы ее не предусмотрено. Вы можете самостоятельно определить содержание документа в зависимости от потребностей вашей компании. Также можете воспользоваться нашими образцами штатного расписания для и компаний.

Разработанное штатное расписание утвердите работодателя. Аналогичным образом вносите в него любые изменения.

Желательно составить документ в «Excel», так как эта программа позволяет автоматически рассчитывать месячный фонд заработной платы.

Если возникает вопрос внесения в штатное расписание специальности, не указанной в должностей, обратитесь в Министерство труда и социальной защиты населения. Оно установит тождественность профессии или должности, указанным в Классификаторе.
Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.

Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

В ООО «Лабиринт-2019» введено новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре организации предусмотрено 7 подразделений, включая АУП, бухгалтерию, отдел кадров, отдел продаж и хозчасть. Общая штатная численность сотрудников — 16,5 единиц. При этом уборщица (с окладом по полной ставке 12 тыс. руб.) оформлена на 0,5 ставки.

С учетом этих данных заполним штатное расписание по форме № Т-3.

В заключение отметим, что, если работодатель, составляя штатное расписание на 2021 год, будет придерживаться рассмотренных выше несложных правил, это обезопасит его от проблем при проверках контролирующих органов. А своевременное отражение в «штатке» изменений в структуре компании позволит избежать конфликтов, в том числе при необходимости увольнения работников «по сокращению».

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой штатное расписание, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если должность есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости.

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Как правильно составить штатное расписание на 2023 год

Штатное расписание — это документ, которым оформляется структура, численность и размер заработной платы как в целом по предприятию, так и по каждой отдельной должности. Но его необходимость часто вызывает споры в организации.

Что это за документ

Штатное расписание (штатка) определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 определен бланк штатного расписания — это унифицированная форма № Т-3. Это рекомендованный шаблон, предприятие вправе разработать собственную форму, отличную от унифицированной.

Что касается споров о необходимости этого документа в организации, то мы рекомендуем иметь штатное расписание (ШР), поскольку о нем упоминается в статьях 15 и 57 ТК РФ. На них и будут ссылаться инспекторы, составляя протокол об АП по 5.27 КоАП РФ. Да, микропредприятия и НКО, которые по характеристикам сходны с микробизнесом, избавлены от лишних документов, в том числе ПВТР, ШР, различного рода положений, — они эту информацию «зашивают» в трудовые договоры. Но им это позволяет глава 48.1 ТК РФ, а остальным организациям мы рекомендуем ШР иметь под рукой.

На картинке — образец штатного расписания сотрудников ООО по унифицированной форме № Т-3.

Если руководство решило разработать собственную форму штатного расписания для ООО, то обратите внимание на обязательные реквизиты. В документе должны быть указаны:

• наименование подразделения;
• наименование должностей;
• количество штатных единиц;
• размер оклада;
• надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.

Скрывать какие-либо сведения в ШР любого предприятия нельзя. Если единица есть, то она обязательно указывается в форме.

Для чего готовят штатное расписание

Этот локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

• дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты труда;
• используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
• полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
• необходим при взаимодействии с проверяющими органами — его обычно требуют трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие в организации правил, как составлять штатное расписание на 2023 год, и самого документа рассматривается как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составляет 1000–5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
• требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников (ТК РФ обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить сокращение 0,5 ставки в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как оформить по всем правилам

Подробная инструкция, как составляется штатное расписание по форме Т-3, пошагово.

Шаг 1. Заполняем шапку

Все стандартно: указываем полное наименование организации в соответствии с уставными документами. На этом же этапе указываем и период, на который составляется этот документ. Период указывают либо на год (как в нашем примере штатного расписания организации), либо просто пишут, что он применяется с определенной даты, без указания терминального срока.

Шаг 2. Указываем штатные единицы

В ШР вносятся все наименования профессий и должностей, которые есть в организации. Здесь они подлежат своеобразному учету и компоновке по подразделениям, если они, конечно, есть. Обратите внимание на наш образец штатки: если по профессии подразумевается применение профессионального стандарта или должность указана в списке, который позволяет досрочно уйти на пенсию, то вписывают наименования должности или профессии строго по профстандарту или списку.

Шаг 3. Прописываем должностные оклады и надбавки

Указываем конкретные цифры. Если у вас используются только оклады, как демонстрирует наш образец заполнения штатного расписания, то разделы о надбавках и компенсациях не заполняются. Пусть вас не смущают пустые клетки, закон это позволяет. Такая у вас система оплаты труда.

Шаг 4. Подписываем

Сводные сведения, как правило, подписывают два человека: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих разрешено расписаться и одному — например, тому же бухгалтеру.

Шаг 5. Утверждаем

Утверждает генеральный директор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в ШР вносятся исключительно приказами.

Когда составляется и как внести изменения

Расписание составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем коррективы и изменения при необходимости установить новые оклады или добавить новые единицы вносятся в него новыми приказами.

Изменения вносятся, как правило, в случае:

• переименования структурных подразделений или должностей;
• изменения оклада;
• реорганизации предприятия;
• сокращения численности или штата работников.

Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения. Работники, замещающие сокращаемые должности, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ.

Вносятся изменения исключительно тем же способом, что и утверждались, то есть приказами. В качестве основания указывается одна из следующих причин:

• усовершенствование организационной структуры компании;
• улучшение работы отдельных структурных подразделений;
• реорганизация компании;
• расширение или сокращение компании;
• изменение законодательства;
• оптимизация организационных процессов;
• планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом;
• устранение дублирования функций.

Все работники, которых затронули изменения, обязаны ознакомиться с приказом под подпись. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих работников о грядущих переменах не менее чем за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями работников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.

Штатное расписание. Унифицированная форма Т-3

Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.

Образец и бланк штатного расписания в формате excel 2020 года

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

1. Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Период действия

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.

Обязательно применять именно форму Т-3?

Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.

В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?

Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Вводная часть

Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.

Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Основная часть

В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.

Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.

Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.

Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.

Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.

Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.

Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.

Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.

Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.

Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.

Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.

Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).

В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.

Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!

Как утвердить в компании штатное расписание

ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.

Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.

В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

• наименование хозяйствующего субъекта;
• название и номер распоряжения;
• место и дата создания документа;
• даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
• ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
• указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
• подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.

К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.

Составим образец приказа об утверждении штатного расписания

30 декабря 2019 года

Об утверждении штатного расписания

1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2019 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей.
2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2019 года в работу с 1 января 2020 года.
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2019 года.

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Внесение изменений в штатное расписание

Чтобы изменить какие-либо данные в штатное расписание или внести в него новые, руководителю нужно издать специальный приказ о внесении туда изменений. Это может быть необходимо в таких ситуациях:

• требуется ввести новые подразделения или должности;
• меняется структура организации;
• требуется переименовать должности или подразделения;
• изменение зарплаты, тарифных ставок;
• предстоит сокращение штата.

Если нужно внести много изменений, то имеет смысл составить новое ШР и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку.

После издания распоряжения сотрудник отдела кадров или иной работник, ответственный за составление ШР, вносит в него все необходимые изменения.

Внимание! Приказ можно озаглавить, используя различные варианты: «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении дополнений в штатное расписание» и т.д.

В тексте документа должны содержаться стандартные реквизиты, такие как наименование, номер бумаги, дата и место составления и т.д. В основной части указывают, какие именно изменения должны быть сделаны, на кого возложена ответственность за исполнение данного распоряжения. Завершают текст подписи руководителя и ответственного за составление расписания лица.

Составляем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

12 августа 2020 года

О частичном изменении штатного расписания

В связи с оптимизацией структуры ООО «Афродита»

Внести с 15 августа 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:

1. В структурном подразделении «Правовой отдел» должность помощник системного администратора переименовать в младшего системного администратора.
2. Структурное подразделение «Редакция» переименовать в «Производственный отдел».
3. В структурном подразделении «Производственный отдел» должность главного редактора переименовать в руководителя производственным отделом.
4. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Как правильно ввести новую должность в штатное расписание

Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание. Для этого руководитель также издаёт приказ о введении новой должности. Начинается процедура с составления служебной записки о введении новой штатной единицы работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица. В записке должны приводиться все обоснования данного решения, также должны прилагаться статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и должностная инструкция для будущего сотрудника.

Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.

Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.

Далее сотрудник, ответственный за заполнение ШР, вносит в него дополнения.

Образец распоряжения о введении новой должности

20 сентября 2020 года

О введении новой должности

В связи с расширением области деятельности ООО «Афродита»

Внести с 23 сентября 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:

1. В структурном подразделении «Производственный отдел» ввести должность СЕО-специалиста в количестве 2 штатных единиц с окладом 35 тыс. рублей.
2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Порядок сокращения должностей

Вносить изменения в ШР потребуется и в случае сокращения штата (убираются определенные должности) или численности (сокращаются отдельные сотрудники). Согласно ст. 180 ТК РФ предупредить сотрудников о предстоящем расторжении трудового контракта по п.2 ст. 81 ТК РФ необходимо за 2 месяца до него. Делается это посредством вручения уведомления о сокращении штата.

В это же время необходимо издать распоряжение, в котором должен быть представлен список всех сокращаемых должностей либо сотрудников, а также еще один приказ — об утверждении нового ШР, или это может быть один документ, куда будет внесен пункт об утверждении нового ШР. Оно вводится в работу после расторжения трудовых договоров.

Внимание! Изменять ШР в данном случае нужно обязательно, поскольку именно оно позволит подтвердить, например, проверяющим из трудинспекции, факт отсутствия рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников.

Образец приказа о сокращении численности

15 мая 2020 года

О сокращении численности сотрудников компании

В связи с уменьшением в компании объемов производства

1. С 1 июля 2020 года сократить в ООО «Афродита» такие должности:
— программист, в количестве 2 шт. единиц;
— веб-дизайнер, в количестве 1 шт. единицы.
2. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. известить работников ООО «Афродита» о предстоящем расторжении трудового договора с ними в связи с сокращением отдельных штатных единиц и предложить им имеющиеся в организации вакантные должности.
3. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. совместно с помощником юриста Романовой А.П. к 1 июля 2020 года оформить процедуру сокращения отдельных штатных единиц в порядке, установленном трудовым законодательством.
4. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. к 1 июля 2020 года составить новое штатное расписание для ООО «Афродита».

Основание: решение учредителей от 15 мая 2020 года.

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлены:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Помощник юриста: Романова / А.П. Романова

Выписка из штатного расписания

Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Документ должен содержать только следующие сведения:

1. Наименование бумаги и дату ее составления.
2. Наименование компании.
3. Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
4. Срок действия выписки.
5. Подписи указанных выше сотрудников.

Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ

Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?

Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.

Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?

Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.

Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?

Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.

Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?

Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.

Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?

Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.