Как прописать в пвтр про электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка — вносим изменения в локальные нормативные акты

На протяжении 2020 года электронные трудовые книжки (ЭТК) планомерно входили в нашу жизнь с целью вытеснения бумажных предшественников. Введение ЭТК в обращение потребовало от организаций проведения работы по обновлению локальных нормативных актов. В какие сроки их необходимо обновить? В какие именно документы требуется внести изменения в связи с переходом на ЭТК? На эти и другие вопросы отвечаем в материале.

Плюсы введения ЭТК

Переход на использование сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде преимущественно мотивирован удобством.

• снижение финансовой нагрузки на работодателя, вызванной приобретением, а также необходимостью ведения и обеспечения сохранности привычных бумажных книжек и вкладышей к ним;
• удаленное назначение пенсий без бумажной волокиты;
• снижение уровня ошибок, неточностей в данных о трудящихся;
• безопасность хранения сведений;
• возможность оперативного получения информации о трудовой деятельности;
• дистанционное трудоустройство;
• удобство получения госуслуг по данным ЭТК.

Какой срок установлен для внесения изменений

П. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…» требует проведения всех необходимых мероприятий по подготовке и организации работы c ЭТК (то есть по передаче данных о трудящихся в электронном виде) в срок до конца 2020 года.

В какие документы вносить изменения

Закон не содержит конкретного списка актов, подлежащих редактированию, он лишь указывает на необходимость издания новых или изменения действующих в компании локальных актов, следуя установленному порядку.

По мнению экспертов к списку локальных нормативных актов (ЛНА), в которых работодателям необходимо зафиксировать введение электронных трудовых книжек, следует отнести следующие внутренние документы компании:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• коллективный договор.

А изданием приказов по организации — обозначить сам факт перехода на электронный формат ведения сведений, а также назначить ответственных за это лиц.

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Это документ, с которого начинается переход на электронный формат ведения сведений, подготовительный этап. Поскольку никакой унифицированной формы с требованиями к содержанию не существует, работодатель на свое усмотрение закрепляет в нем важные моменты, например:

• утверждение плана мероприятий по переходу на ЭТК;
• определение ответственных за проведение работы по уведомлению работников, сбор из заявлений;
• установление ответственных за предоставление в ПФР отчетов СЗВ-ТД и СЗИ-ТД в части полноты и достоверности сведений и соблюдения сроков.

Оформите его на бланке предприятия или в установленной в организации форме. Как и любой приказ по организации, приказ о переходе на ЭТК подлежит регистрации в книге учета с присвоением номера.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Скачайте бланк и образец приказа о переходе на электронные трудовые книжки.

Электронные трудовые книжки и ПВТР

ПВТР — емкий по содержанию документ, заключающий в себе описание нюансов взаимоотношений предприятия и работников, начиная с момента трудоустройства, заканчивая их увольнением. Наличие и порядок ведения ПВТР регламентированы ст. 189, 190, 372 ТК РФ.

Утверждение как первоначальной, так и последующих редакций ПВТР осуществляет руководитель, согласовав содержимое с профсоюзной организации (иным выборным органом). Редактированию подлежат пункты и разделы, в которых упоминается о трудовых книжках. При этом требований к конкретным формулировкам, формам, масштабов изменений нет, так как нет и установленного образца самих ПВТР.

Какие конкретно изменения необходимо внести в ПВТР? Вот некоторые возможные формулировки:

• «В момент оформления на работу гражданин обязан предоставить трудовую книжку/сведения о трудовой деятельности за исключением случаев, когда работник поступает на работу впервые».
• «Руководитель приказом назначает лицо из числа работников компании, отвечающее за ведение и предоставление в Пенсионный фонд России отчета по форме СЗВ-ТД».
• «С 1 января 2020 года компания в электронном виде ведет и предоставляет в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности каждого работника».
• «В срок не позднее 15 числа следующего месяца ответственное лицо формирует и направляет в ПФР сведения о трудовой деятельности работников компании за отчетный месяц».
• «При увольнении компания выдает сотруднику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации затребованным в заявлении способом в день прекращения трудового договора».
• «Если работник обнаружит некорректную или неполную информацию в электронной трудовой книжке, компания по письменному заявлению работника обязана исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности».

При необходимости можно ввести новые разделы: например «Обязанности работодателя». В нем пропишите регламентированные сроки сдачи сведений в ПФР, а также порядок назначения ответственных лиц.

Электронные трудовые книжки и колдоговор

Еще один важный документ — коллективный договор. Если в нем содержатся положения, касающиеся трудовых книжек, их следует дополнить указанием на электронную альтернативу. Здесь возможно обойтись заключением дополнительного соглашения к договору при условии, что вносимые правки невелики по объему.

А если в вашей компании ПВТР — приложение к колдоговору, то редактированию подлежит всего один акт.

Как прописать в пвтр про электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Автор статьи

Аттестованный налоговый консультант. Автор и разработчик курсов: «Бухгалтерский и налоговый учет», «1С Бухгалтерия», «1С Управление торговлей (Торговля и склад)», «Продвинутый бухгалтер». Соучредитель УЦ Профирост. Директор.Эксперт в области ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии. Сооснователь ПрофиРост, стаж профессиональной деятельности более 15 лет.

Всем бухгалтерам уже известно, что с 01 января 2020 года все работодатели обязаны фиксировать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде и сдавать соответствующую отчетность в Пенсионный фонд.

Чтобы сделать переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) быстро и просто, мы предлагаем свести всю работу к определенным этапам:

1. Приказом руководителя назначить ответственное лицо на предприятии, которое будет осуществлять переход на ЭТК и контролировать весь процесс перехода.

1. Внести изменения во внутренние локальные акты на предприятии, которые регулируют работу с трудовыми книжками. В частности, изменения следует внести в документ «Правила внутреннего трудового распорядка» (ПВТР). Предлагаем Вам формулировки, которые нужно внести в текст ПВТР. Смотрите ниже образец.

Образец внесения сведений о введении электронных трудовых книжек в Правила внутреннего трудового распорядка

1. Прием на работу.

3.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

3.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

1. Обязанности работодателя.

6.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;

– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

6.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

6.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя profirost@bk.ru.

6.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

6.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

1. Письменно уведомить сотрудников о том, что на предприятии начинают использоваться электронные трудовые книжки (ЭТК). Сделать это необходимо до 30 июня 2020 года. Смотрите образец уведомления ниже.

Образец уведомления работников о необходимости выбрать способ ведения трудовой книжки

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»

УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим уведомляем вас о том, что с 01.01.2020 в трудовом законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»). В частности, на работодателя возложена обязанность по представлению в органы Пенсионного фонда России в электронном виде всех сведений о Вашей трудовой деятельности (приеме на работу, переводах, увольнении и проч., включая реквизиты соответствующих приказов), а также трудовом стаже. Данные сведения могут быть получены Вами как непосредственно у работодателя или в органах Пенсионного фонда России, так и через многофункциональные центры оказания государственных и муниципальных услуг, либо в электронной форме с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг. Эти сведения используются вместо трудовой книжки, в т.ч. при заключении трудовых договоров (приеме на работу) и для подтверждения трудового стажа.

В период по 31.12.2020 включительно Вы имеете право путем подачи работодателю письменного заявления сделать выбор между продолжением ведением работодателем Вашей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или предоставлением Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае подачи заявления о предоставлении Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, Ваша трудовая книжка, которая сейчас находится у работодателя, будет выдана Вам на руки и в последующем записи в нее вноситься не будут. Изменить данный выбор в дальнейшем не представляется возможным.

В случае подачи заявления о продолжении ведения работодателем Вашей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, данное право сохранится за Вами и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Но при этом Вы вправе в дальнейшем в любое время изменить сделанный выбор и подать работодателю заявление в письменной форме о предоставлении Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае, если в течение означенного срока Вами не будет подано ни одно из указанных заявлений, работодатель продолжит вести Вашу трудовую книжку в прежнем порядке на бумажном носителе в соответствии с положениями статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Но при этом возможности изменить сделанный выбор после 31.12.2020 у Вас не будет.

Электронные трудовые книжки. Понятная инструкция, что вам делать в 2020-м

Весь 2020 год станет переходным периодом, в течение которого работодатели и работники должны подготовиться к новым реалиям.

16 декабря 2019 года принят закон о ведении электронных книжек (ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ).

1. Выделите в команде сотрудника, который будет отвечать за предоставление в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников, формировать для них документы в электронном виде.
2. Сведения о трудовой деятельности работников будут формироваться в базе ПФР. Проверьте информационную систему, в которой ведется кадровый учет организации. Если отчеты в ПФР будут формироваться в этих базах, то наименования должностей и структурных подразделений в них должны точно соответствовать трудовым договорам и приказам о приеме на работу. В наименовании должностей и структурных подразделений не должно быть латинских букв.

Начать эту работу нужно уже в январе 2020 года, так как новый отчет СЗВ-ТД нужно будет сдать не позднее 15 февраля 2020. Принимая работников на работу в январе 2020, переводя на другую работу или увольняя, нужно проследить за соответствием названия должности и/или структурного подразделения тем данным, которые указаны в ТД работника и приказе о приеме, чтобы из информационной системы автоматически не выгрузились в отчет неверные данные.

Проверьте, соответствуют ли номера приказов в базе 1С оригиналам приказов на бумажном носителе.

Если фамилия работника по паспорту содержит букву Ё, а в СНИЛС (соответственно, и в информационной базе) фамилия с буквой E, то нужно исправить это расхождение. В противном случае индивидуальный лицевой счет в ПФР и трудовая книжка с паспортом работника будут оформлены на два разных человека.

Если в компании есть льготные должности (например, предполагающие досрочное назначение пенсии), то их наименование нужно привести в строгое соответствие квалификационным справочникам/профессиональным стандартам.

Шпаргалка для кадровика по переходу на электронные трудовые книжки

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ

В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:

• приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
• уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.

Приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Такой приказ (пример 1) позволит работодателю эффективно организовать выполнение требований законодательства о формировании сведений о трудовой деятельности работников и подготовке к сдаче отчетности. Рекомендуем назначить лиц, ответственных за эту работу, а также определить, какие действия и в каком порядке им нужно произвести.

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Этим приказом локальный нормативный акт (рассмотрим в данном случае ПВТР, пример 2) будет приведен в соответствие действующему законодательству. Кроме того, этот приказ будет доказательством выполнения требований законодательства о внесении изменений в локальные нормативные акты.

Вместо внесения изменений можно утвердить новую редакцию ПВТР. Вносимыми изменениями следует установить также порядок предоставления работниками сведений о трудовой деятельности при приеме на работу и выдачи таких сведений работникам по их запросу или при увольнении.

Здесь же рекомендуем указать адрес корпоративной электронной почты.

Поскольку работодатель обязан ознакамливать работников с локальными нормативными актами[1], указание этого адреса в ПВТР либо другом локальном нормативном акте позволит довести его до сведения работников.

Эти изменения позволят снизить риски либо избежать их при проверках надзорных органов, а также при спорах с работниками.

Уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уведомление (пример 3) оформляется для выполнения требований законодательства о письменном уведомлении работников до 30.06.2020 об изменениях в порядке ведения трудовых книжек, порядке предоставления сведений в ПФР, а также о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Также работники будут уведомлены о корпоративном адресе электронной почты для направления заявлений в электронном виде.

Заявления о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления

Чтобы упростить процесс разработки организацией внутренних шаблонов заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления, приведем примеры заявлений работников в части способа ведения их трудовых книжек.

Образцы можно раздать работникам для написания заявления лично, в том числе от руки, либо для изготовления с применением компьютера и направления заявления в электронном виде.

Получение заявления работника о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ позволит работодателю выполнить требования законодательства о предоставлении работнику выбора способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Заявление работника о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности приведено в примере 4, о продолжении ведения трудовой книжки — в примере 5.

В одном заявлении (пример 6) можно указать оба варианта выбора в таблице, а работник поставит подпись в соответствующей строчке.

Предлагаем и еще один вариант — указать оба предложения и в уведомлении (пример 7). На наш взгляд, такой способ также приемлем, ведь в законодательстве не указан какой-то предпочтительный формат.